給与計算は、従業員の給与と福利厚生を管理および追跡する、企業の人事部門内で重要な機能です。 人事給与プロセスには、賃金の計算、税金やその他の源泉徴収の控除、支払いの発行などのタスクの処理が含まれます。 ただし、処理には時間がかかり複雑になる場合がありますが、人事給与ソフトウェアを使用すると、自動化によってこれらのプロセスを簡素化および合理化できます。 この記事では、人事給与計算プロセス、給与計算ソフトウェアの使用法、その機能と利点について説明します。 また、どの企業が人事給与ソフトウェアを提供しているか、またその企業からデモを入手する方法についても説明します。
人事給与とは何ですか?
人事 (HR) 給与計算では、社内の従業員の給与と福利厚生を追跡および管理します。 人事 (HR) 部門は、従業員の給与、給料、ボーナス、控除を期限内に計算し、支給する責任があります。
人事給与プロセス
このプロセスとは、賃金の計算、税金やその他の控除の差し引き、支払いの発行など、従業員の仕事に対する報酬に関わる手順を指します。 これは、従業員に正確かつ期限どおりに給与が支払われることを保証する重要な機能です。 このプロセスには以下が含まれます。
従業員の税金情報の収集
プロセスの最初のステップは、記入済みの IRS フォーム W-4 や州が要求する源泉徴収フォームなど、必要な税務情報を従業員から収集することです。 この情報を使用して、人事部は正確な源泉徴収税を計算できます。
給与計算スケジュールの設定
従業員にいつ給与が支払われるかを示す定期的な給与スケジュールを確立します。 設定するスケジュールでは、支払い期間、支払い頻度 (毎週、隔週、毎月など)、支払いの受け渡し方法 (紙の小切手、直接入金など) などの要素を考慮する必要があります。
総給与の計算
各従業員の総給与を計算するには、基本賃金、受け取る残業代、ボーナスや歩合給、その他の適切な収入を合計するだけです。
税金およびその他の源泉徴収の控除
従業員の税金情報に基づいて、総給与から連邦税、州税、地方税を差し引きます。 さらに、社会保障拠出金、メディケア税、任意控除（退職金、健康保険料など）などのその他の源泉徴収も差し引かれます。
純報酬の計算
従業員の「純給与」を計算します。これは、税金と源泉徴収が差し引かれた後に残る金額です。 これは従業員の給与に表示される金額です。
給与レポートの生成
従業員の収入、控除、税金などの給与計算プロセスを要約したレポートを作成します。 これらのレポートは、記録管理、コンプライアンス、および財務分析の目的に役立ちます。
支払いの発行
紙の小切手の発行や従業員の銀行口座への直接入金の開始など、選択した支払い配信モードを利用して従業員に正味給与を支払います。
給与税の申告
給与税を内国歳入庁 (IRS) や州/地方税務署などの適切な税務当局にタイムリーかつ正確に申告できるようにします。 これには、税金の支払いの送金や、連邦税の Form 941 などの必要な納税フォームの提出が含まれます。
給与記録の維持
従業員の納税フォーム、報告書、納税申告書、支払記録など、給与関連のすべての文書を徹底的に整理して記録します。 これらの記録は、法的および規制上の要件を遵守するために必要な期間保存する必要があります。
コンプライアンスを維持する
給与処理に関連する関連する法律、規制、税金要件について常に最新の情報を入手してください。 処理は、公正労働基準法 (FLSA) などの州法および連邦法に準拠する必要があります。 正確かつ準拠した処理を確実に行うために、税務コンプライアンス部門や公認会計士などの専門家の支援を利用することを検討できます。
人事給与ソフトウェア
人事給与ソフトウェアとは、主要な人事データと給与計算プロセスを管理するあらゆる種類の人事管理システムを指します。 これは幅広いカテゴリであり、要件に適合するさまざまなサブタイプの HR ソフトウェア ソリューションが存在します。 これらには、人事情報システム (HRIS)、人的資本管理 (HCM) システム、人事管理システム (HRMS) が含まれ、すべて給与処理機能が組み込まれています。
人事および給与ソフトウェアを統合すると、XNUMX つのシステム間でデータが自動的に共有されるため、エラーのリスクが軽減され、手動によるデータ入力が最小限に抑えられます。 たとえば、従業員の給与率または税金情報が HR ソフトウェアで更新されると、給与計算ソフトウェアは重複したデータ入力を必要とせずに従業員の給与記録を自動的に更新できます。
人事給与ソフトウェアの利点は何ですか
このソフトウェアは企業に次のようないくつかの利点をもたらします。
- 給与管理の簡素化: このソフトウェアは、賃金計算や給与小切手の生成などのタスクを自動化することで給与管理プロセスを簡素化し、企業が中核業務の実行に集中できるようにします。
- ヒューマンエラーの削減: このソフトウェアは、手動データ入力と不正アクセスを排除することで、給与処理における人為的エラーを最小限に抑え、コストのかかるミスや IRS による罰則を防ぎます。
- コンプライアンスの向上: このソフトウェアは、福利厚生の資格と勤怠管理の計算を自動化し、給与計算と統合して精度を高めます。 したがって、コンプライアンスを確保し、コストのかかる違反を防止します。
- 人事プロセスの合理化: このソフトウェアは給与計算と人事活動を合理化し、切断されたシステムを排除します。 したがって、ビジネスの効率、洞察、意思決定が強化されます。
- 時間とリソースの節約: 給与計算ソフトウェアは手動プロセスを合理化し、時間とリソースを節約します。 また、事務手続きが削減され、従業員にセルフサービスのオプションが提供されます。
- データセキュリティの強化: 人事給与ソフトウェアは、役割ベースのアクセス、ルール、更新されたポリシーを通じて従業員データを保護し、情報に基づいた意思決定とコスト管理のための分析を提供します。
- 環境にやさしいです: このソフトウェアは、データを保存するためのオンライン データベースを備えています。 したがって、企業の紙の使用量と二酸化炭素排出量を削減し、持続可能性を促進します。
人事給与ソフトの特徴
人事給与ソフトウェアの主な機能は次のとおりです。
既存のシステムとの統合
会社の会計ソリューション、従業員データベース、または人事システムと統合される給与計算ソフトウェアを選択することが重要です。 これにより、シームレスなデータ転送が保証され、手動でのデータ入力の必要がなくなります。
スケーラビリティ
会社の成長に対応できる給与計算ソフトウェアを探してください。 従業員の増加に対応したり、必要に応じて規模を縮小したりできるように、双方向に拡張可能である必要があります。 したがって、企業の規模に関係なく、ソフトウェアの有効性が維持されることが保証されます。
業界固有の機能
ビジネスに特定の要求がある場合、または特定の要件を持つ業界に属している場合は、それらの側面に対応するソフトウェアを選択してください。 たとえば、販売業界に従事している場合、ソフトウェアには販売報酬やボーナスのための機能が提供される必要があります。
税務コンプライアンス
給与計算ソフトウェアは、税務規制の最新情報を常に入手し、正確な税務データを確保するために、社内に十分な訓練を受けた税務コンプライアンス チームを置く必要があります。 これにより、コンプライアンスを維持し、エラーを回避することができます。
クラウドベースのソリューション
クラウドベースの給与計算ソフトウェアは、特に組織が複数の場所に分散している場合に便利です。 どこからでもソフトウェアに簡単にアクセスでき、通常は使用量に基づいて毎月請求されるため、コストを節約できます。
トレーニングとサポート
ソフトウェアで利用できるトレーニングとサポートのオプションを確認してください。 特により専門的な知識を必要とするスタッフにとって、理解しやすく使いやすいものであることを確認してください。 最大限の価値をもたらすオンラインおよびオンサイトのトレーニングを提供するソフトウェア ベンダーを探すことができます。
価格設定オプション
給与計算ソフトウェア ベンダーは、さまざまな価格オプションを提供しています。 したがって、必要な機能のリストを作成し、利用可能なソリューションを比較して、予算内でパッケージを見つけてください。 次に、予算に合った、インストールと使用が簡単で、最も必要な機能を備えたシステムを選択してください。
給与管理
給与計算ソフトウェアは、従業員の賃金、控除、純収入を計算する必要があります。 ボーナス、特典、休暇、経費管理、所得税控除などのさまざまなコンポーネントを処理する必要があります。 また、税法への規制遵守を確保し、レポート、給与明細、フォームを生成する必要もあります。
従業員のセルフサービス
従業員のセルフサービス オプションを提供するソフトウェアも探す必要があります。 これにより、従業員は自分の給与率、福利厚生、労働時間、その他の情報にアクセスして確認できるようになります。
通知とアラート
ソフトウェアは、SMS、ダッシュボード通知などを介して従業員にリアルタイムおよびスケジュールされたメッセージを送信できる必要があります。通知とアラートの送信は、給与関連の重要な情報を伝達するのに役立ち、タイムリーな更新を保証します。
可動性
接続性が向上し、簡単にアクセスできるモバイル バージョンを提供する給与計算ソフトウェアを探してください。 これにより、従業員や人事担当者は外出先でもソフトウェアにアクセスできるようになり、より便利で効率的になります。
給与等級別の従業員組織
ソフトウェアを使用すると、従業員の給与体系と組織内での地位に基づいて従業員を簡単に組織できるようにする必要があります。 これは、効率的な給与処理と管理に役立ちます。
複数の支払い方法
給与計算ソフトウェアは、直接入金、小切手、現金などのさまざまな支払い方法をサポートする必要があります。 月次や週次など、さまざまな支払い頻度に対応できる柔軟性が必要です。
人事給与ソフトウェア会社
いくつかの企業が人事給与ソフトウェアを市場に提供しています。 それらには次のものが含まれます。
- パパイヤ グローバル: これは、サードパーティの支払いインテグレーターを排除するために推奨される給与ソフトウェア会社の XNUMX つです。 給与管理やその他の従業員管理機能を提供します。
- 波打つ：リップリングは、確立された人事部門を持つ中規模企業に適しています。 給与管理のほか、運用ワークフロー、応募者の追跡、IT 在庫管理などの機能を提供します。 高度な人事ワークフロー管理機能も備えています。
- ペイチェックフレックス: この給与計算ソフトウェアは、中規模から大企業に最適です。 給与管理や福利厚生管理など、柔軟な人事ソリューションを提供します。 また、スタートアップ企業や規模拡大中のビジネスにも最適です。
- ADP の従業員の現状: ADP は、ADP Workforce Now と呼ばれるクラウドベースのソリューションを提供する有名な人事給与ソフトウェア会社の XNUMX つです。 これは、主要な人事機能と給与処理、勤怠管理、人材管理、福利厚生管理を組み合わせたものです。 ビジネスの拡大や急成長中のスタートアップに適しています。
- ジャストワークス: Justworks は、時給制従業員と給与従業員の両方の給与計算と時間追跡を含むクラウドベースの人事ソフトウェアです。 従業員福利厚生管理、人事サポート、コンプライアンス支援などの機能を提供します。 これにより、給与計算プロセスが簡素化され、税金、支払い、人事規制への準拠が保証されます。
人事給与ソフトウェアのデモ
人事給与ソフトウェアのデモは、潜在的なユーザーが購入前にその機能、機能、使いやすさを評価するために非常に重要です。
ソフトウェアのデモ中に確認すべき内容には、コア機能、主要な機能、使いやすさの評価、データの正確性とコンプライアンス、カスタマイズと拡張性が含まれます。
人事給与ソフトウェアのデモをリクエストする方法
ソフトウェア デモをリクエストしてアクセスするには、次の手順に従います。
- ビジネスのニーズと要件に基づいて、潜在的な人事給与ソフトウェアのオプションを調査し、候補リストにまとめます。
- 最終候補に挙げられた各ソフトウェア プロバイダーの Web サイトにアクセスして、提供内容や機能に関する詳細情報を収集してください。 Web サイトで「デモをリクエスト」または「営業に問い合わせ」ボタンを探してください。
- 「デモをリクエストする」または「営業に連絡する」ボタンをクリックして、デモリクエストプロセスを開始します。 表示されたフォームに必要な情報を入力します。
- フォームの追加のコメントまたはメッセージ セクションで、人事給与ソフトウェアのデモに特に興味があることを明記してください。 ソフトウェアに関する特定の要件や質問を含めることもできます。
- フォームを送信していただくと、ソフトウェア プロバイダーの営業チームからデモのスケジュールを立てるために連絡させていただきます。 ビジネス ニーズに関する詳細情報を収集し、デモの適切な時間を設定するために、電子メールまたは電話で連絡する場合があります。
- デモでは、営業担当者が人事給与ソフトウェアの特徴と機能を紹介します。 ソフトウェアがどのようにお客様のビジネス要件を満たし、お客様が指摘したあらゆる問題点に対処できるかについて説明します。
- この機会を利用して、ソフトウェアについて質問し、疑問を解消してください。 給与処理や他のシステムとの統合などの機能について問い合わせることができます。
- デモの後、その機能、使いやすさ、拡張性、価格設定、カスタマー サポート、およびビジネスに関連するその他の要素に基づいて給与計算ソフトウェアを評価します。 次に、さまざまなソフトウェア プロバイダーのデモを比較して、情報に基づいた決定を下します。
デモの後、特定のソフトウェアに満足した場合は、購入に進むか、サービスに登録することができます。
人事給与計算は難しいですか?
給与処理は、給与法の複雑さ、従業員の分類、手作業によるプロセスとコミュニケーション、記録保持と文書化、人的ミスなど、さまざまな要因により困難になっており、特に組織が成長し従業員がリモートで勤務する場合には顕著です。
また、正確な計算を保証するためには、地域および国内の法律に準拠し、常に最新の情報を入手する必要があります。 さらに、正確な計算には、従業員の種類と分類を理解することが不可欠です。 ただし、課題はありますが、給与計算機能を備えた HR ソフトウェアを導入すると、業務を合理化し、これらのプロセスを自動化し、人的エラーを最小限に抑えることができます。
給与計算と人事は密接な関係にあり、連携して業務を円滑に進めます。 人事部門は、正確な給与処理のためのデータの提供、従業員の勤怠管理、労働時間の管理、総給与、会社のコスト、報酬、残業代、福利厚生、昇給、インセンティブの決定において重要な役割を果たします。
人事部門が従業員の報酬を決定し、給与部門が報酬管理を保証するため、人事部門と給与部門の関係は密接な相関関係があるため重要です。 したがって、効率的な給与処理には、XNUMX つの部門間の明確なコミュニケーションとコラボレーションが不可欠です。 ただし、組織構造はさまざまで、別の部門を持つ組織もあれば、財務部門の一部である組織もあります。
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参考文献
