プロジェクト管理計画は、利害関係者とエンドユーザーに将来のプロジェクトを実行するためのロードマップを提供します。 組み立てには時間がかかりますが、最終的な結果には価値があります。 これは、リスクの軽減、賛同の創出、チームの専門知識の収集、コミュニケーションの調整、リソースの可用性の確保に役立ちます。 このガイドでは、プロジェクト管理計画とは何か、関連するフェーズ、その例、およびその利点について概説し、次に、プロジェクト管理計画の作成方法についての簡単なステップバイステップのガイドを提供します。
プロジェクト管理計画とは何ですか?
プロジェクト管理計画は、プロジェクトの実行方法、時期、および状況を詳細に記した文書の集合です。 プロジェクトの価値提案、実行フェーズ、リソース、コミュニケーションツールとプロトコル、リスク、 ステークホルダー (およびその責任)、および成果物。 その資料には、エグゼクティブサマリー、ガントチャート、チームチャートが含まれます。 リスクアセスメント、コミュニケーションのためのサブプラン、 資源管理。
プロジェクト管理計画は何に使用されますか?
よく書かれ、よく構造化されたプロジェクト計画書が、プロジェクトを完全に把握する唯一の方法です。
プログラムの高レベルの戦略であるプロジェクト憲章とは対照的に、プロジェクト管理計画はその高レベルの視点をプロジェクトの実際的な日常業務に分解し、目標を満たすために行う必要があるすべてを網羅します。プロジェクトの目標。
期限から予算、リソースから成果物などに至るすべてが包括的なプロジェクト計画に詳細に記載され、プロジェクトの管理と評価に使用できる、対処すべき事項のロードマップが提供されます。
プロジェクト管理計画の重要性
優れたプロジェクトには必ず綿密な計画が必要です。
として プロジェクトマネージャ、いつでもたくさんのことができます。 プロジェクト計画では、各ステップで何に重点を置くべきかを正確に示すことで、当て推量を排除します。 リソースと注意をどこに向けるべきか。 遅れたり予算を超過したりしないようにするには何に気をつけるべきか。
プロジェクト計画の作成時に事前に取り組む作業は、プロジェクトのライフサイクル全体にわたって役立ち、次に何をすべきかを考えるのではなく、結果をもたらすことに完全に集中できます。
プロジェクト管理計画の重要性を示す XNUMX つの利点を紹介します。
#1. プロジェクトの開始点となります。
承認されたプロジェクト憲章に基づいて、プロジェクト計画には、プロジェクトの合意された範囲、期間、予算が記載されます。
これらのベースラインが決定、指定され、プロジェクト スポンサーによって承認されると、プロジェクトの実際の進捗状況と予測された進捗状況を比較できるようになります。
これは、プロジェクトのどの段階にいても、意図したとおりに成果を上げているかどうか、また、期待通りに成果を上げていない場合は軌道修正するために何をする必要があるかを迅速に評価できることを意味するため、非常に便利です。
#2. これにより、プロジェクトの調整が確実に行われ、混乱が解消されます。
驚くことも警戒することもありません。プロジェクトがプロジェクト計画に記載されていれば、いつ、何を予想すればよいか誰もが知っています。
プロジェクト憲章により、あなた、関係者、プロジェクト チームがすべて同じ認識を持っていることが保証されますが、正確なプロジェクト計画では、正確な期日と成果物の概要を示し、全員がそれに応じて計画を立てることができるため、間違いや混乱が生じる余地がありません。 。
#3. それはプロジェクトの範囲を完全に定義します。
位置合わせのもう XNUMX つの利点は、スコープのクリープを防止できることです。 関係者の期待と合意されたすべての成果物がプロジェクト計画文書に明確に記載されている場合、範囲外の項目を見つけるのは簡単です。
そして、おそらくもっと重要なことは、それらへの対処が容易になることです。 それは、会話中に参照する書面またはプロジェクト計画シートがあるため、全員が最初に合意した内容を思い出し、プロジェクトの範囲内（または範囲外）について誤解がなくなるからです。
#4. これにより、より適切なリソースを活用したプロジェクト管理が可能になります。
プロジェクトの労力を成果物、マイルストーン、タスクなどの管理可能な部分に分割し始めると、プロジェクトを完了するために本当に必要なリソースの種類がはるかに簡単になります。
繰り返しになりますが、プロジェクト憲章の基本的なレベルでこれを明確にし始めているかもしれませんが、プロジェクト計画では、自由に使えるリソースをどのように使用するつもりであるかについてより厳密になります。
#5. プロジェクトの信頼性が高まります。
詳細なプロジェクト計画は、プロジェクトのスポンサー、関係者、プロジェクト チーム (そして、正直に言うと、本当にひどい一日を過ごしている場合はあなたも) がどこに向かっているのか、そしてその理由を安心させるのに役立ちます。
プロジェクト計画書を作成すると、すべての作業がどのようにしてプロジェクトの (そして、暗黙的には組織の) 目標を進めるために行われるのかを全員が理解できるため、プロジェクト マネージャーとしてのリーダーシップに対する自信が高まります。
プロジェクト計画を作成する前に知っておくべきこと
計画の作成を始める前に、数分かけて準備をしてください。 プロジェクトが失敗した場合に何が問題になるかを定義し、正常に完了するために必要なマイルストーンを特定し、プロジェクトを完了するための主要な人材を選択し、計画作成プロセスを簡単かつ効率的にするツールを選択してサインアップし、最終受益者を定義します。あなたのプロジェクトはすべて、そうする方法の例です。 これらの各準備プロセスについては、以下でさらに詳しく説明します。
#1. 失敗のリスク評価
プロジェクトが正常に完了しなかった場合に何が起こるかを定義しておくことは、後で実行チームにインスピレーションを与え、プロジェクトの計画と価値提案を作成するときに役立つ可能性があります。 この視点は、各ステークホルダーの参加の重要性を強調します。
#2. マイルストーンの特定
責任を負うマイルストーンを定義することは、計画の設計と実行に適切なチーム メンバーを確実に選択するための XNUMX つの方法です。 マイルストーンを決定したら、必要な専門知識を特定し、そのスキルを持つ人材を特定します。
#3. 才能の特定
戦略を作成するときに、それを実行するチームメンバーから専門知識を得ることが重要です。 これがプロジェクトの成功と失敗の分かれ目となる可能性があります。 これらの関係者を特定することで、計画プロセスの早い段階で関係者に関与してもらうことができるようになり、より多くの知識を集合的に得ることができます。
#4. ツールの選択
プロジェクトを計画するときは、チャート、グラフ、レポートを使用して関連情報を記録する必要があります。 Canva などのグラフィック デザイン アプリケーション プロジェクト管理ソフトウェア 役立つことがあります。
#5. 受益者またはエンドユーザーの特定
エンドユーザーまたはプロジェクト受益者が最終成果物に何を求めているかを理解することほど、プロジェクトを成功に導くための準備となるものはありません。 これを理解するには、エンドユーザーまたは受信者の理解が必要です。 彼らに影響を与え、おそらくは喜ばせるプロジェクトの計画を始める前に、時間をかけて彼らのニーズ、目標、希望に耳を傾けてください。
プロジェクト管理計画の作成方法
私たちは現在、次の手順を含むプロジェクト管理戦略を策定中です。
ステップ1。 プロジェクト計画用の高レベルのテンプレートを作成する
何が プロジェクト計画 あなたの組織ではどうですか？ プロジェクト戦略を設計するときは、プロジェクト計画の例やプロジェクト計画テンプレートなど、参照として使用できる既存のリソースから始めることをお勧めします。
プロジェクト計画用の概要テンプレート、プロジェクト計画スプレッドシート、モデル計画、プロジェクト準備用のカレンダーなど、会社が保有するリソースを使用します。
ステップ2。 プロジェクトの目標を定義する
準備に役立つ無料のテンプレートやサンプルが多数用意されていますが、プロジェクトの種類に適したものを使用するようにしてください。
プロジェクト管理計画は、プロジェクト、スタッフ、要求の詳細に合わせて調整する必要があります。 たとえば、新しい機器の展開のための IT プロジェクト計画は、アジャイル プロジェクト計画とは確実に異なります。アジャイル プロジェクト計画は、より広範な戦略的プロジェクト計画とはほぼ確実に異なります。
ガント チャート、タスク リスト、その他のプロジェクト管理の側面は、戦略の有効性を確保するのに役立ちます。
ステップ 3。 すべての利害関係者を特定する
プロジェクトの概要を完了したら、プロジェクトの成功に主な関係者を特定する必要があります。 したがって、すべての要件を収集することが重要です。 この情報を収集した後、各関係者に対してプロジェクトの範囲を定義し、具体的な成果物を指定する必要があります。 良い コミュニケーションスキル プロジェクト管理のこの段階をマスターするには不可欠です。
ステップ4。 顧客、プロジェクト関係者、チームメンバーからフィードバックを得る
いざというとき、何もない状態で策定された戦略は、必要な支持を得られる可能性が低くなります。 プロジェクト計画プロセスに利害関係者を含めると、利害関係者はより関与しているように感じられ、プロジェクトに利益をもたらす統合されたチームの雰囲気が醸成されます。
プロジェクト計画を作成するときは、計画会議、ブレーンストーミング セッション、または XNUMX 対 XNUMX の面接を通じて、必ずプロジェクトの主要人物からフィードバックを求めてください。 また、追加のボーナスとして? これは、利害関係者とプロジェクトの憲章および分析を通じて開始した重要な利害関係者との関係の構築を継続する良い機会です。
ステップ5。 これまでに行ったプロジェクト管理計画をすべて含める必要があります
プロジェクト計画のステージ 1 ～ 5 をすでに完了している場合は、それらのステップの結果と、この時点までに行った調査をプロジェクト管理計画に含める必要があります。
次のプロジェクト管理戦略は、Project Management Institute のプロジェクト管理知識体系ガイドおよび標準によって推奨されています。
- 範囲管理の計画
- 要件の管理を計画する
- 時間管理の戦略
- コスト削減戦略
- 品質管理の計画
- リソースを管理するための戦略
- コミュニケーションを管理するための戦略。
- リスク管理の戦略
- 調達戦略
- ステークホルダーへの働きかけ戦略
たとえ完全に記録されていないとしても、これらの各トピックは、プロジェクト管理計画のどこかで取り上げる必要があります。
ステップ6。 プロジェクト管理戦略の中心となる場所を選択してください
プロジェクト憲章を含むプロジェクト管理計画は、利害関係者、チームメンバー、経営陣、クライアントなどの関係者全員がすぐにアクセスできるように、一元的に保管する必要があります。
プロジェクト管理は財務管理とどう違うのですか?
プロジェクト管理には、プロジェクトの開始から完了までの管理に必要なすべてのプロセスが含まれ、組織の目標と関係者の要求が確実に満たされるようにします。
財務管理は、組織や利害関係者の目標をできるだけ早く満足のいく形で達成しながら利益を増やすためのリソースと財務業務の管理に関係します。
プロジェクト管理計画の 5 つの要素とは何ですか?
プロジェクト管理プロセスの XNUMX つの基本フェーズは次のとおりです。
- プロジェクトの開始。
- プロジェクト計画。
- プロジェクトの実行。
- プロジェクトの監視と制御。
- プロジェクトの終了。
プロジェクト管理計画を作成するにはどうすればよいですか?
プロジェクト管理戦略の構築方法には次のものが含まれます。
- ステップ 1: プロジェクトの目標を特定します。
- ステップ 2: 範囲を計画する
- ステップ 3: 概要または計画を作成します。
- ステップ 4: この最初のアイデアをチームと共有します。
- ステップ 5: 計画を完成させる
- ステップ 6: ガント チャートを使用して物事を整理する
- ステップ 7: プロジェクト管理計画を配布します。
プロジェクト管理計画の主な目的は何ですか?
プロジェクト管理計画の目的は、実行フェーズと制御フェーズのガイドとして機能することです。 プロジェクト計画には、プロジェクトの目標、目的、作業範囲、マイルストーン、リスク、リソースなど、実行フェーズに必要なすべての情報が含まれています。
プロジェクト計画フォーマットとは何ですか?
プロジェクト計画テンプレートは、プロジェクト計画の一貫した形式を確立する文書です。 多くの場合、関係者、範囲、日付、予想コスト、コミュニケーション メカニズムなど、プロジェクトの重要な側面のリストが含まれます。 通常、プロジェクト マネージャーはタスクに基づいて情報をリストします。
プロジェクト計画の構造とは何ですか?
作業明細書、リソース リスト、作業分解構造、プロジェクト スケジュール、およびリスク計画は、プロジェクト計画の一般的なコンポーネントです。 プロジェクトの重要な成功基準の XNUMX つは、綿密に作成されたプロジェクト計画を持つことです。
ガント チャートはプロジェクト計画ですか?
ガント チャートは、プロジェクト管理でプロジェクト計画の進行状況を時間の経過とともに視覚的に示すために使用される水平棒グラフです。 ガント チャートは多くの場合、プロジェクト内の各項目のタイミングとステータス、およびそれらの責任者を示します。
優れたプロジェクト計画とは何でしょうか?
目的と範囲、目標とマイルストーン (成果物) を定義し、各フェーズにタスクと予算リソースを割り当てるプロセスは、プロジェクト計画と呼ばれます。 優れた計画は関係者全員と簡単に共有でき、定期的に検討することが最も効果的です。
プロジェクト計画チェックリストとは何ですか?
プロジェクト チェックリストは、プロジェクトを正常に完了するために必要な手順のリストです。 これらの手順は、計画とセットアップの段階に重点を置いています。 チェックリストを使用すると、チームが今後のプロジェクト作業に向けて適切に準備するのに役立ちます。
ボトムライン
プロジェクトの優れた実行と完了を保証するための最初の重要なステップは、プロジェクト管理計画を作成することです。 これがなければ、プロジェクトの脱線、過剰支出、満たされない価値提案、そして潜在的にエンドユーザーの不満を招くリスクがあります。 これにより、同意、リソースの可用性、予算の順守、高品質で専門家主導の最終納品、および満足したエンドユーザーが提供されます。 このガイダンスによって、これらすべてのメリットを享受できる軌道に乗せられることを願っています。
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参考文献
