Una firma digitale è esattamente ciò che sembra un moderno sostituto della firma di documenti con carta e penna.
Controlla la validità e l'integrità di messaggi e documenti digitali utilizzando una tecnica matematica innovativa. Garantisce che i contenuti di un messaggio non vengano alterati durante il transito e aiuta a prevenire la rappresentazione e la manomissione nelle comunicazioni digitali.
Le firme digitali includono anche informazioni aggiuntive come l'origine del messaggio, il suo stato e il consenso del firmatario.
Che cos'è una firma digitale?
Una firma digitale è un tipo di firma elettronica che funziona in modo simile a una "impronta digitale" elettronica. Fornisce una verifica aggiuntiva delle persone che firmano l'identità dei documenti fornendo un timbro di autenticazione crittografato e un ID digitale per autenticare le informazioni provenienti da essi.
Una firma digitale associa in modo sicuro un firmatario a un documento in una transazione registrata attraverso l'uso di un formato standard approvato noto come Public Key Infrastructure (PKI), che fornisce i massimi livelli di sicurezza e accettabilità universale.
La PKI viene utilizzata per creare un "certificato digitale" univoco a prova di manomissione che associa un firmatario a un documento e garantisce che il documento elettronico sia autentico. Il certificato digitale del firmatario viene utilizzato per creare la firma, che viene successivamente allegata al documento firmato.
La funzione delle firme digitali
Le firme digitali sono legalmente vincolanti e hanno lo stesso significato delle firme di documenti tradizionali in molte regioni, comprese sezioni del Nord America, dell'Unione Europea e dell'APAC.
Sono utilizzati anche per transazioni finanziarie, fornitori di servizi di posta elettronica e distribuzione di software, che richiedono la legittimità e l'integrità delle comunicazioni digitali.
L'autenticità e l'integrità dei dati di una firma digitale sono garantite dalla tecnologia standard del settore nota come infrastruttura a chiave pubblica.
Come funzionano le firme digitali?
Una chiave pubblica e una chiave privata saranno generate da una procedura matematica da fornitori di soluzioni di firma digitale come Zoho Sign. Quando un firmatario firma digitalmente un documento, viene generato un hash crittografico del documento.
Tale hash crittografico viene quindi crittografato con la chiave privata del mittente, che viene conservata al sicuro in una casella HSM. Viene quindi allegato al documento e distribuito insieme alla chiave pubblica del mittente ai destinatari.
Con il certificato a chiave pubblica del mittente, il destinatario può decrittografare l'hash crittografato. Alla fine del destinatario, viene generato ancora una volta un hash crittografico.
Per verificarne la legittimità, vengono confrontati entrambi gli hash crittografici. Se corrispondono, il documento non è stato manomesso ed è legittimo.
Quali passi devo seguire per creare una firma digitale?
Utilizzando un provider di firma elettronica come DocuSign, è semplice creare firme digitali. Quando ricevi un documento da firmare tramite email, devi autenticarti secondo gli standard della Certificate Authority e poi “firmare” il documento compilando un form online.
Dovresti visualizzare le istruzioni "Avvia" o "Firma" se ti viene chiesto di firmare da DocuSign eSignature. Segui le istruzioni per aggiungere la tua firma elettronica se necessario, quindi conferma la tua identità e segui le istruzioni per adottare la tua firma elettronica.
A seconda dell'autorità di certificazione, potrebbe essere necessario fornire ulteriori informazioni. Potrebbero esserci anche vincoli e limitazioni su chi inviare i documenti per la firma e in quale sequenza li invii. L'interfaccia di DocuSign ti guida attraverso il processo e ti garantisce di soddisfare tutti questi standard.
Che cos'è la PKI (infrastruttura a chiave pubblica)?
Public Key Infrastructure (PKI) è un insieme di circostanze che consente la produzione di firme digitali, nonché la gestione di certificati digitali e chiavi pubbliche e private.
Ogni transazione di firma digitale che coinvolge PKI include una coppia di chiavi: una chiave privata e una chiave pubblica. La chiave privata, come suggerisce il nome, non è condivisa e viene utilizzata solo dal firmatario per firmare elettronicamente i documenti. La chiave pubblica è disponibile gratuitamente ed è utilizzata da chiunque abbia bisogno di convalidare la firma elettronica del firmatario.
Ulteriori requisiti sono imposti da PKI, come l'autorità di certificazione (CA), un certificato digitale, software di registrazione dell'utente finale e strumenti per la gestione, il rinnovo e la revoca di chiavi e certificati.
Cos'è l'autorità di certificazione (CA)?
Le chiavi pubbliche e private sono utilizzate nelle firme digitali. Per mantenere la sicurezza e scoraggiare la contraffazione o l'uso dannoso, le chiavi devono essere salvaguardate. Quando invii o firmi un documento, devi sapere che i documenti e le chiavi sono stati realizzati in modo sicuro e utilizzando chiavi valide.
Un'autorità di certificazione è una sorta di fornitore di servizi fiduciari, un'organizzazione di terze parti ampiamente riconosciuta come affidabile per il mantenimento della sicurezza delle chiavi e in grado di offrire i certificati digitali richiesti. L'entità che consegna il documento e l'entità che lo firma devono entrambi accettare di utilizzare una CA specifica.
Quando i firmatari utilizzano la firma digitale DocuSign Express, DocuSign diventa una CA. Cioè, se usi DocuSign come autorità di certificazione, puoi consegnare un documento con una firma digitale.
In alternativa, puoi utilizzare l'appliance di firma DocuSign per creare in modo sicuro la tua CA, ottenendo allo stesso tempo l'accesso a tutte le funzionalità dei servizi cloud DocuSign per la gestione delle transazioni. Altre CA ben note sono utilizzate da alcune organizzazioni o regioni e anche la piattaforma DocuSign le supporta.
OpenTrust, ampiamente utilizzato nei paesi dell'Unione Europea, e SAFE-BioPharma, una credenziale di identificazione che le organizzazioni di scienze della vita possono scegliere di utilizzare, ne sono due esempi.
Qual è lo scopo dell'utilizzo di una firma digitale?
Le firme elettroniche offrono numerosi vantaggi e le firme digitali sono un tipo di firma elettronica. Le firme digitali sono più sicure poiché crittografano le firme e verificano l'identità del firmatario. Le firme digitali che utilizzano la tecnica PKI utilizzano una tecnologia internazionale, ben compresa e basata su standard che aiuta anche a prevenire la contraffazione o l'alterazione del documento dopo la firma.
Molti settori e aree geografiche hanno stabilito standard di firma elettronica per i documenti aziendali basati sulla tecnologia della firma digitale e su determinate CA certificate. Il rispetto di questi standard locali basati sulla tecnologia PKI e la collaborazione con un'autorità di certificazione attendibile possono garantire l'applicabilità e l'accettazione di una soluzione di firma elettronica.
Le firme elettroniche, che utilizzano la tecnologia della firma digitale, sono legalmente vincolanti?
SÌ. Nel 1999, l'Unione Europea ha istituito la Direttiva UE sulle firme elettroniche e nel 2000 gli Stati Uniti hanno approvato l'Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN). Entrambe le misure hanno reso legalmente vincolanti contratti e documenti firmati elettronicamente, come i contratti cartacei. La legalità delle firme elettroniche è stata confermata numerose volte da allora.
La maggior parte dei paesi ha ora emanato leggi e regolamenti sul modello degli Stati Uniti o dell'Unione Europea, con molte aree che preferiscono il modello dell'Unione Europea di firme elettroniche basate sulla tecnologia della firma digitale gestite localmente. Inoltre, utilizzando la tecnologia della firma digitale, diverse organizzazioni hanno migliorato la conformità agli standard creati dai loro settori (ad esempio, FDA 21 CFR Part 11 nel settore Life Sciences).
Queste normative nazionali e specifiche del settore sono in continua evoluzione. L'impatto della legge sulla firma elettronica nel Regno Unito rimane lo stesso dopo la Brexit, poiché il Regno Unito ha approvato l'European Union (Withdrawal) Act 2018 per fornire certezza giuridica e continuità delle leggi dell'UE ai sensi delle leggi del Regno Unito, tra cui eIDAS, che disciplina le transazioni elettroniche nel Mercato unico europeo e firme elettroniche.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo delle firme digitali?
#1. Affidabile e conforme.
Le firme digitali supportate da certificati digitali di terze parti ti consentono di rispettare le regole in tutto il mondo.
#2. Protetto.
La tua firma digitale e il documento elettronico PDF firmato sono crittografati e sigillati con un sigillo antimanomissione.
#3. Sei unico.
Quando firmi digitalmente, usa la tua identità digitale univoca per controllare facilmente le tue credenziali e autorizzare la tua firma.
#4. La convalida è semplice.
Il rinnovo è necessario per la convalida della firma digitale perché il documento firmato e la firma digitale sono progettati per essere riconvalidati per almeno dieci anni.
Assicurazioni di firme digitali
I concetti e le descrizioni seguenti dimostrano le garanzie offerte dalle firme digitali.
- Autenticità: L'identità del firmatario è stata confermata.
- Integrità: Poiché è stato firmato digitalmente, il contenuto non è stato alterato o manomesso.
- Non ripudio: L'origine del contenuto firmato è dimostrata a tutte le parti. L'atto di un firmatario che nega qualsiasi relazione con il materiale firmato è indicato come ripudio.
- Autenticazione notarile: In alcune condizioni, le firme nei file di Microsoft Word, Microsoft Excel o Microsoft PowerPoint che sono state contrassegnate con data e ora da un server di marcatura temporale protetto hanno la legittimità di un'autenticazione notarile.
Per fornire queste garanzie, l'autore del contenuto deve firmare digitalmente il contenuto con una firma che soddisfi i seguenti requisiti:
- La firma digitale è corretta.
- Il certificato di firma digitale è aggiornato (non è scaduto).
- L'editore è la persona fisica o giuridica che firma il documento.
Qual è la differenza tra una firma digitale e una firma elettronica?
Diversi tipi di firme elettroniche sono inclusi nella vasta categoria delle firme elettroniche (eSignatures). Una firma digitale è inclusa in questa categoria. Attraverso i certificati digitali, le firme digitali forniscono un livello più elevato di garanzia dell'identità. Puoi firmare documenti e convalidare il firmatario utilizzando firme digitali e altri sistemi di firma. Tuttavia, esistono distinzioni tra firme digitali e altri tipi di firme elettroniche in termini di intenti, implementazione tecnologica, applicazione geografica e accettazione legale e culturale.
Esistono tre tipi di firme digitali: firme elettroniche di base (SES), firme elettroniche avanzate (AES) e firme elettroniche qualificate (QES).
L'utilizzo della tecnologia di firma digitale per le firme elettroniche differisce notevolmente tra le nazioni che hanno normative di firma elettronica aperte e neutrali dal punto di vista tecnologico, come Stati Uniti, Regno Unito, Canada e Australia, e quelle che hanno modelli di firma elettronica a più livelli. Molte nazioni dell'Unione Europea, del Sud America e dell'Asia scelgono modelli di firma elettronica a più livelli basati su norme specificate a livello locale basate sulla tecnologia della firma digitale. Inoltre, diverse aziende adottano standard specifici del settore basati sulla tecnologia della firma digitale.
Che cos'è un'identità digitale?
Un'identificazione digitale (o ID digitale), simile a un passaporto in formato elettronico, fornisce prove convincenti che sei chi dici di essere quando firmi elettronicamente un documento. Ogni ID digitale è supportato da un certificato digitale fornito da una terza parte fidata, come una banca o un governo, dopo che la tua identità è stata accuratamente verificata.
L'utilizzo di un ID digitale per verificare la tua identità e una firma digitale durante il processo di firma del documento garantisce che tu abbia acconsentito ai termini menzionati e autorizzato la tua firma su un documento specifico.
Che cos'è un certificato digitale?
Un certificato digitale è un documento digitale emesso da un'autorità di certificazione (CA). Contiene la chiave pubblica per una firma digitale e l'identificazione connessa alla chiave, come il nome di un'organizzazione. Il certificato convalida che la chiave pubblica appartiene all'organizzazione specificata. La CA funge da garante. I certificati digitali devono essere emessi da un'autorità attendibile e avere un periodo di validità limitato. Sono necessari per creare una firma digitale.
Che cos'è una firma cloud?
Una firma cloud è una firma digitale in cui il certificato digitale del firmatario viene amministrato nel cloud da un fornitore di servizi fiduciari (TSP). Il Cloud Signature Consortium (CSC) ha prodotto uno standard aperto globale per le firme cloud. A differenza di una firma digitale standard applicata con una smart card fisica o un token USB, una firma cloud consente di applicare firme digitali verificate istantaneamente da un dispositivo mobile o da un browser web.
Cos'è un sigillo elettronico?
Una persona giuridica, come un'azienda o un'organizzazione, utilizzerà un sigillo elettronico o un sigillo elettronico per confermare l'origine, la legittimità e l'integrità dei documenti. I sigilli elettronici possono fornire una forte prova legale che un documento non è stato alterato e proviene dall'entità rappresentata dal certificato di sigillo digitale.
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Riferimenti
