Uno dei metodi più popolari di comunicazione testuale, sia all'interno che all'esterno dell'ufficio, è la posta elettronica. Un messaggio cortese, chiaro, succinto e attuabile viene consegnato al destinatario di un'e-mail professionale ben scritta. Potrebbe essere necessario uno sforzo per diventare abili nello scrivere e-mail che aderiscono a tutti questi standard. In questo articolo scopriremo come scrivere un indirizzo email professionale per un lavoro, chi è uno scrittore professionista e cos'è la comunicazione email professionale.
Come scrivere un'e-mail professionale
Un'e-mail scritta in una situazione professionale, ad esempio tra colleghi, un manager e un dipendente, uno studente e il suo professore o un candidato e un responsabile delle assunzioni, viene definita e-mail professionale. Le e-mail professionali hanno un messaggio distinto e utile.
Un'e-mail professionale può essere scritta in vari modi. Potrebbe essere una lettera di ringraziamento, una lettera di dimissioni alla tua azienda o una lettera di accompagnamento inviata con un curriculum per una domanda di lavoro. Qualunque sia il motivo della tua email, devi scriverla in modo professionale per aumentare le tue possibilità di successo.
8 consigli per creare un'e-mail professionale
Qualunque sia l'oggetto della tua email, può essere suddivisa nelle stesse parti fondamentali. Potrebbe non essere sempre necessario utilizzare tutti questi componenti, ma dovresti sempre riflettere attentamente su ciascuno di essi.
#1. Assicurati che la riga dell'oggetto contenga l'argomento.
La riga dell'oggetto della tua email è la prima cosa che il tuo destinatario vede quando la apre nella sua casella di posta. La riga dell'oggetto di un'e-mail di marketing può determinare se il destinatario la apre o la elimina. L'oggetto deve essere succinto, convincente e pertinente.
Nella riga dell'oggetto della tua email, sii il più specifico possibile. Il destinatario saprà cosa aspettarsi dalla tua email in questo modo. Il destinatario apprezzerà una riga dell'oggetto concisa che facilita la lettura e la risposta alla tua email; non c'è bisogno di essere fantasiosi o clickbait qui.
#2. Rivolgersi correttamente al destinatario
Il metodo migliore per indirizzare il destinatario di un'e-mail aziendale è con "Gentile", il loro nome o cognome e il titolo onorifico appropriato. Se non sei sicuro, usa il loro nome o il loro nome e cognome come titolo onorifico.
Al posto di "Ciao" o "Ciao", potresti iniziare l'e-mail con il nome del destinatario. Questo di solito si applica solo alle persone con cui hai già una relazione, come un collega o un manager.
#3. Rimani concentrato
Un'e-mail aziendale dovrebbe riguardare solo un oggetto. Potrebbe essere una domanda, una richiesta, una risposta o una spiegazione. Il corpo dell'e-mail dovrebbe concentrarsi su questo argomento, qualunque esso sia. Mantieni la tua e-mail breve, ma non omettere dettagli importanti. La scorciatoia per questo è "solo finché deve essere".
#4. Ricordati di firmare.
Aggiungi una firma adeguata e la tua firma dopo aver redatto la riga di chiusura dell'e-mail, che dovrebbe includere un invito all'azione o un'attività attiva. Tutti i dettagli che il destinatario potrebbe richiedere per contattarti in modo appropriato, come titolo, numero di telefono, estensione e indirizzo e-mail, devono essere inclusi in una firma professionale. Anche se siamo consapevoli che qualcuno potrebbe semplicemente premere rispondi per rispondere, fornire il tuo indirizzo e-mail evita qualsiasi ambiguità su come contattarti.
# 5. Correggi
Controlla la tua email per eventuali errori prima di inviarla. Controllalo velocemente per assicurarti che non ci siano refusi, errori di ortografia o errori grammaticali. Gli errori di posta elettronica possono rovinare l'intero messaggio e darti un aspetto poco professionale.
#6. Evita di usare un tono casuale.
Ciò in genere comporta l'evitare l'uso di emoji.
Un tono professionale dovrebbe essere usato quando si scrive un'e-mail. Stai lontano da qualsiasi lingua che suoni abbastanza casuale da essere in un messaggio di testo, inclusi gergo e espressioni colloquiali. Allo stesso modo, evita di usare cliché come "tornare indietro" mentre fai un follow-up.
#7. Attento al linguaggio
Tieni presente che chiunque può inoltrare la tua email a chiunque altro. Simile a come chiunque può stampare, eseguire uno screenshot o scaricare la tua e-mail. Se non vuoi una registrazione scritta di una conversazione, non dirlo in un'e-mail, perché le e-mail sono registrazioni scritte di conversazioni.
#8. Sii specifico nelle tue istruzioni
Non presumere mai che il destinatario sia a conoscenza della posizione di un determinato file o dei riferimenti che hai utilizzato per sostenere le tue argomentazioni in un saggio recente. Assicurati che il tuo destinatario capisca tutto ciò che dici e offri i collegamenti ove appropriato in modo che possano trovarlo rapidamente.
Come scrivere un'e-mail professionale per un lavoro
Più di 7 secondi (più o meno lo stesso tempo necessario per allacciarsi le scarpe) per scansionare il tuo messaggio.
Essere distintivi è essenziale per il successo. Essere professionali è lo stesso approccio che devi adottare in tutte le e-mail di follow-up per le domande di lavoro; questo non implica cercare di essere intelligente o oltraggioso.
Cosa è necessario per scrivere un'e-mail professionale per un lavoro?
Definiamo prima un'e-mail di lavoro. Serve come veicolo per presentarli, piuttosto che come lettera di accompagnamento o curriculum.
Il reclutatore non si preoccuperebbe nemmeno di studiare il tuo curriculum o aprire la tua lettera di candidatura se non ci dedichi molto tempo o se non è corretto. Non lasciare che sia tu, poiché se hanno a che fare con 250 risposte, stanno cercando attivamente una giustificazione per rifiutare le domande.
Sebbene ogni reclutatore abbia una procedura di candidatura unica, devi sempre includere alcuni componenti molto tipici, come ad esempio:
#1. Lettera di presentazione
La tua lettera di accompagnamento è una componente formale del processo di candidatura in cui ti identifichi, delinei le tue qualifiche, spieghi perché ti stai candidando per la posizione e discuti il valore che puoi apportare all'azienda.
Non ti guideremo attraverso il processo di scrittura di una lettera di accompagnamento. Ma inizia con le incredibili risorse online disponibili.
La tua lettera di presentazione può essere allegata come file Word o PDF. Utilizzare un file che può essere scaricato, stampato e condiviso; non utilizzare servizi cloud come Google Docs.
#2. CV (riprendi)
Il tuo CV è un'opportunità per mostrare i tuoi risultati, raccontare la storia della tua carriera professionale e fornire una rapida panoramica delle tue capacità. Ancora una volta, non entreremo nei dettagli su come scrivere un CV accattivante, ma suggeriamo di adottare una struttura semplice e comprensibile.
Crea un documento che può essere scaricato, stampato e condiviso piuttosto che tentare di utilizzare tipi di file fantasiosi.
#3. Campioni di lavoro (opzionale)
Mostra, non raccontare, come consigliano i professionisti. Puoi evidenziare le tue capacità e i risultati precedenti nell'e-mail della tua candidatura. Nella tua e-mail puoi collegarti al tuo sito Web o agli account dei social network, allegare un portfolio o includere immagini o video.
Ecco alcuni suggerimenti da parte nostra: fornisci esempi e descrivi l'effetto. A chi importa se il design del tuo poster è bello? Ma se lo stesso poster ha aumentato le vendite del 50%, allora la situazione è diversa.
Il secondo consiglio è di usare un numero limitato di esempi: tre è un numero eccezionale. Troppe persone sembrano senza speranza.
In terzo luogo, distribuire solo contenuti originali. Rendi chiaro il tuo ruolo in qualsiasi team o organizzazione con cui hai lavorato. Non spacciare mai per tua la creazione di qualcun altro.
Indirizzo e-mail professionale
L'aspetto più basilare della tua identità Internet è il tuo indirizzo email. Ti consente di inviare e ricevere e-mail con chiunque, configurare account su diversi siti Web o applicazioni mobili, iscriverti a newsletter e-mail da fonti affascinanti, accettare notifiche importanti, inviare domande di lavoro e altro ancora.
Hai bisogno di un indirizzo email aziendale, sia che tu stia cercando lavoro, gestendo un'attività o espandendo la tua rete.
Un solido indirizzo email professionale dà un'impressione positiva senza risaltare come un pugno nell'occhio su un curriculum o un biglietto da visita. Sebbene non vi sia alcun divieto legale di utilizzare il tuo indirizzo e-mail del liceo, quasi sicuramente funzionerà contro di te e ti renderà poco attraente per reclutatori e responsabili delle assunzioni.
Suggerimenti per creare un indirizzo email professionale
Sebbene non sia difficile creare un indirizzo email professionale, ci sono alcuni fattori da tenere a mente:
- Sii breve: evita di utilizzare un indirizzo e-mail lungo per la tua corrispondenza commerciale. Usa una versione più memorabile e più breve se il tuo nome è lungo, come nel mio caso.
- Rendilo pronunciabile: potresti aver bisogno di leggere il tuo indirizzo e-mail a qualcuno a un certo punto, di persona o per telefono, quindi dovresti lavorare per renderlo il più semplice possibile. Il mio cognome è impossibile da capire per chiunque, quindi l'ho abbreviato in "DRK" su uno dei miei account di posta elettronica.
- Evita di usare accenti o segni diacritici nel tuo indirizzo e-mail, anche se il tuo nome completo è scritto con loro in altri posti.
Formato indirizzo email professionale
Naturalmente, [email protected] è il formato più tradizionale e consigliato per un indirizzo email aziendale. Tuttavia, esistono altri modi per ottenere un indirizzo email aziendale, tra cui:
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
Sebbene un punto sia ora più frequentemente utilizzato, in alternativa è possibile utilizzare un carattere di sottolineatura per separare i nomi. Se l'occasione lo richiede, puoi utilizzare caratteri numerici nel tuo indirizzo email professionale, anche se in genere è meglio evitarli. Su alcuni siti Web, si consiglia inoltre di includere la città, la carriera o il set di competenze nell'indirizzo e-mail. Questo non è qualcosa che approviamo ed è generalmente scoraggiato. Il tuo set di abilità si svilupperà nel tempo e la tua carriera professionale potrebbe portarti in luoghi diversi, quindi indirizzi e-mail come [email protected] ed [email protected] diventerà rapidamente poco attraente.
Scrittore di posta elettronica professionale
Una persona specializzata nella scrittura di e-mail raffinate e di successo per vari obiettivi è nota come e-mail writer professionale. Sono competenti nel modificare i loro messaggi per adattarsi a un pubblico e a obiettivi particolari e hanno grandi capacità di scrittura.
Uno scrittore professionista di e-mail è abile nell'organizzare professionalmente le e-mail ed è consapevole del valore di una comunicazione breve e chiara. Capiscono come comunicare con successo il loro punto attraverso l'uso di grammatica, punteggiatura e tono corretti.
Gli scrittori di e-mail professionisti tengono conto dell'obiettivo dell'e-mail, del pubblico di destinazione e del risultato previsto durante la composizione. Per una serie di motivi, come domande di lavoro, richieste aziendali, comunicazioni con i clienti, vendite e marketing, servizio clienti e altro, potrebbero scrivere e-mail.
Mirano a produrre e-mail avvincenti, interessanti e di alto livello. Inoltre, possono essere incaricati di modificare e correggere le e-mail per assicurarsi che siano prive di errori e riflettano accuratamente il contenuto previsto.
In generale, uno scrittore di posta elettronica professionale aiuta le persone e le aziende a comunicare in modo efficiente tramite e-mail, rafforzando la propria immagine professionale e aumentando la probabilità che riescano a raggiungere i propri obiettivi.
Comunicazione e-mail professionale
L'atto di scrivere e inviare e-mail in modo rispettoso, succinto e adatto a un contesto formale o aziendale è noto come comunicazione e-mail professionale. Per comunicare correttamente il tuo messaggio e sostenere la professionalità, implica l'utilizzo di grammatica, punteggiatura e linguaggio professionale precisi.
Di seguito sono riportati alcuni attributi essenziali della comunicazione e-mail professionale:
#1. Conciso e chiaro
Invia e-mail concise e ben focalizzate. Quando comunichi, evita ambiguità e dettagli estranei utilizzando un linguaggio semplice e non ambiguo.
#2. Formattazione corretta
Mantieni un tono e-mail professionale durante la comunicazione utilizzando una riga dell'oggetto chiara, apertura, paragrafi del corpo e chiusura. Rendi la tua e-mail logica e facile da leggere utilizzando paragrafi o punti elenco se necessario.
#3. Voce discreta ed educata
Mantieni sempre il tono della tua e-mail educato e rispettoso. Per trasmettere professionalità e rispetto, usa saluti e saluti formali come "Caro signor/signora". o "Ciao [nome del destinatario]", così come un linguaggio educato.
#4. Vocabolario e linguaggio appropriati
Utilizzare una terminologia appropriata per l'azienda che sia professionale. Astenersi dall'usare gergo, slang o linguaggio troppo informale. Sii consapevole delle variazioni culturali e adatta la tua formulazione alle esigenze del destinatario.
#5. Firma e indirizzo e-mail professionali
Usa un indirizzo e-mail formale che contenga il tuo nome o una sua variante simile. Termina la tua e-mail con una firma professionale che contenga il tuo nome completo, il titolo di lavoro (se applicabile), le informazioni di contatto e qualsiasi link pertinente o informazioni aggiuntive.
#6. Reazioni rapide e appropriate
Rispondi a ogni e-mail il prima possibile, confermando la ricezione e risolvendo eventuali domande o dubbi non appena si presentano. Mantieni la tua comunicazione professionale ed evita inutili ritardi.
Tieni presente che la tua professionalità, attenzione ai dettagli e rispetto per le altre persone si riflettono nella tua corrispondenza e-mail professionale. È possibile generare interazioni e-mail efficienti ed esperte in una varietà di scenari aziendali aderendo a queste regole.
Quali sono le cinque regole di galateo e-mail?
- Di conseguenza, rivolgiti al tuo destinatario. Assicurati che il nome del destinatario e il titolo associato siano scritti correttamente due, tre volte.
- Utilizzare osservazioni di apertura e chiusura appropriate.
- Inserisci il formato corretto.
- Evita di usare TUTTO MAIUSCOLO.
- Consolida file enormi.
Qual è una buona frase di apertura per un'e-mail?
Buon giorno, [Nome del destinatario] Spero che tu stia bene e che tu stia leggendo la mia email. Spero che la tua giornata sia andata bene finora, [Nome del destinatario] Buon [mattina/pomeriggio/sera]. Per presentarmi come [il tuo ruolo lavorativo] presso [nome della tua azienda], il mio nome è [il tuo nome]. Ti sto inviando un'email a causa di [oggetto dell'email].
Quali sono le quattro parti fondamentali di un'e-mail professionale?
- La riga dell'oggetto, probabilmente la parte più significativa dell'e-mail, determina se verrà letta o eliminata.
- Il saluto
- La sezione centrale
- La conclusione
Sommario
Scrivere un'e-mail vincente potrebbe essere difficile, ma se usi i consigli di questo articolo come guida, sarai sulla buona strada. Anche se non tutte le e-mail riceveranno risposta, seguire i tuoi potenziali clienti aumenterà il tuo ritorno sull'investimento.
Per distinguerti nelle caselle di posta dei tuoi destinatari, ricorda di ricontrollare ogni componente delle tue e-mail aziendali, mantenerle brevi e aggiungere alcuni tocchi personali. Prima di inviare le tue e-mail, correggile e attendi dai tre ai cinque giorni prima di inviare qualsiasi messaggio di follow-up.
Articoli Correlati
- AUTORIZZAZIONI E-MAIL DIVERTENTI: 27+ E-mail divertenti da provare
- EMAIL DELLA LETTERA DI PRESENTAZIONE: esempio, formati e come scrivere
- Come richiamare un'e-mail in Outlook (Guida dettagliata)
- MESSAGGIO AL RESPONSABILE DELLE ASSUNZIONI: esempi e guida per inviare un'e-mail a un responsabile delle assunzioni
- EMAIL FUORI DALL'UFFICIO: i modi migliori per scrivere un messaggio di assenza dall'ufficio ed esempi
Riferimenti
