La governance è uno degli argomenti più aridi nella gestione dei progetti, ma è anche uno dei più critici. È così che il senior management sa che i loro team stanno facendo un buon lavoro e li rassicura che il progetto sta procedendo come pianificato. Fornisce inoltre i controlli ei saldi necessari per la gestione per garantire che il denaro venga speso in modo appropriato e in conformità con il business case. Infine, è obbligo dello sponsor del progetto garantire una governance sufficiente, ma anche la gestione del progetto può svolgere un ruolo in questo. Qualunque sia la tua funzione, comprendere la governance del progetto e come aiuta i team a raggiungere i propri obiettivi è vantaggioso. Questo post discuterà come gestire la struttura, il modello e il framework di governance del progetto.
Che cos'è la governance del progetto?
La governance del progetto garantisce che i progetti vengano eseguiti senza intoppi e in tempo, con la soddisfazione del cliente. Per raggiungere questo obiettivo in modo coerente, è necessario un quadro di governance generale che supervisioni il progetto. Questa è la gestione del progetto. Ma cosa comporta esattamente?
Cosa include la governance del progetto?
La parola "governo del progetto" si riferisce all'insieme di azioni e principi che stabiliscono come gestire, pianificare ed eseguire un progetto. Potresti pensare alla governance del progetto come a un quadro per aiutarti a guidare il progetto nella giusta direzione. Utilizzando la governance del progetto come struttura, crei coerenza, che aumenta la stabilità del progetto.
Tuttavia, la governance va oltre il processo decisionale di un particolare progetto. Specifica le attività di un'organizzazione e chi è responsabile di cosa. Questa è una fetta considerevole della torta e comprende politiche, regolamenti, funzioni, processi, procedure e doveri.
È ovvio che la governance del progetto è un compito di grandi dimensioni che richiede un software di gestione del progetto per gestire tutti i suoi obblighi. Project Manager è un software di gestione del lavoro e dei progetti con tabelle di marcia per assisterti nel tracciare un portafoglio di progetti. Sono inclusi anche lo spazio di archiviazione illimitato, la collaborazione e la condivisione di file. Quando monitori orari, finanze e risorse in tempo reale, puoi prendere decisioni più informate. Inizia subito gratuitamente.
I pilastri della governance del progetto
La governance del progetto comprende tre concetti:
# 1. Struttura
La struttura e l'ambiente dell'organizzazione devono supportare il progetto. Ciò significa che il top management è disposto a dedicare tempo e sforzi allo sviluppo di una visione che i project manager devono seguire. La parte "struttura" della governance si riferisce all'intera organizzazione, non semplicemente al team attuale.
# 2. Le persone
Investire in project manager efficaci è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto. Tuttavia, l'alta dirigenza deve prima comprendere le loro azioni esistenti. La governance può quindi delineare gli obiettivi per i quali ogni PM dovrebbe tendere. Questi obiettivi devono essere specifici, raggiungibili ea lungo termine.
# 3. Informazione
Sebbene sia fondamentale capire le persone, il processo è molto più critico. Indipendentemente dal numero di obiettivi dichiarati o dalla visione, senza una condivisione chiara e coerente delle informazioni, qualsiasi progetto ne risentirà.
Ruoli nella governance di progetto
Le funzioni attive all'interno della struttura di governance sono determinate dall'approccio di gestione del progetto utilizzato. In genere, incontrerai tutti o più dei seguenti ruoli:
# 1. Proprietario del progetto
Questa persona è sotto i riflettori perché rappresenta l'azienda. Di conseguenza, di solito non sono il project manager perché ritengono responsabile il project manager.
#2. Azionisti principali
Un Project Board è composto da stakeholder essenziali. Sono finanziatori di progetti, clienti di prodotti finali o fornitori. Per rendere efficiente il processo, mantieni il numero di parti interessate essenziali a un massimo di sei.
#3. Comitato consultivo
Quando ci sono più stakeholder, avere un comitato consultivo più ampio li mantiene coinvolti nel progetto senza rendere difficile o inefficiente il processo decisionale. Questa è più una bacheca di discussione che una bacheca di progetto.
Separare la bacheca del progetto da "attività come al solito". Ciò mantiene il progetto reattivo, consentendogli di continuare senza richiedere l'approvazione di un livello superiore su ogni decisione del progetto. Il Project Owner può prendere decisioni quotidiane senza il permesso di tutti gli altri.
Leggi anche: Pianificazione del progetto: una guida alle tecniche di pianificazione del progetto
Struttura di governo del progetto
Potremmo anche affermare che avere una struttura di governance è importante per il successo di un progetto poiché fornisce regole chiare su come comportarsi in situazioni diverse e rimuove molto caos dall'equazione.
Quali fattori influenzano la struttura di governance del progetto?
La struttura di governance di qualsiasi progetto dovrebbe basarsi su alcuni concetti chiave che sono interamente applicabili durante l'intero processo, indipendentemente dalla fase del progetto:
- Elementi Logici – il quadro definito deve essere ragionevole e comprensibile per tutte le parti interessate.
- Adeguatezza – non esiste una struttura di governance unica per tutti; questo dovrebbe sempre essere adattato all'azienda o al progetto in questione.
- Trasparenza—tutte le informazioni sulla struttura di governance devono essere comunicate in modo aperto, intelligibile e accessibile a tutti i membri del team.
- Replicabilità – le tecniche e le procedure utilizzate dovrebbero essere sufficientemente complete da poter essere riutilizzate in una data situazione.
- EFFICIENZA – la struttura di governance dovrebbe consentire a qualsiasi progetto di funzionare nel modo più fluido e produttivo possibile.
Se a un progetto manca una struttura di governance, è facile rimanere intrappolati e perdere di vista i suoi obiettivi.
Modello di governance del progetto
Il modello di governance del progetto deve lavorare in tandem con l'organizzazione. Un modello di governance del progetto è il risultato dell'interazione coordinata di tre componenti:
# 1. Strutture decisionali
Le organizzazioni usano spesso i grafici per definire le strutture decisionali. Il flusso gerarchico di controllo è chiaramente visibile in molti quadri di governance a tre livelli. I ruoli predefiniti e le matrici di responsabilità aiutano i grafici di governance fornendo maggiore chiarezza e consentendo decisioni precise su chi può prendere quali decisioni nell'organizzazione.
#2. Procedure operative
Le procedure definiscono le aspettative di un progetto al fine di ottenere risultati collettivi. Sebbene i processi debbano essere adattati a ogni progetto, molti sono importanti per il successo del progetto.
#3. Facilitatori di collaborazione
L'attivatore di collaborazione fornisce un modo per le parti interessate del progetto di comunicare le proprie opinioni e informazioni. Le organizzazioni possono trarre vantaggio da una soluzione che consente ai membri del team di registrare i dati decisionali man mano che il progetto avanza, invece di fare affidamento sulla memoria collettiva.
Come implementare un modello di governance del progetto
Per costruire e utilizzare il modello di governance del progetto, attenersi alla seguente procedura:
# 1. Determina le parti interessate
Dirigenti di alto livello, personale e persone di terze parti coinvolte nel progetto potrebbero essere tutti considerati stakeholder. Dopo averli identificati, sottolinea l'importanza della governance nell'agevolare la transizione.
#2. Determina l'importanza degli obiettivi della tua azienda.
Il comitato direttivo classifica gli obiettivi e le iniziative aziendali. I membri del comitato possono creare obiettivi nelle aree in cui hanno esperienza. Quindi lavorano insieme per determinare a quali dare la priorità.
#3. Stabilire le procedure adeguate
Creare protocolli per semplificare la comunicazione e determinare come ottenere l'approvazione. Creare norme e standard che consentano a tutte le parti di collaborare verso un obiettivo comune.
#4. Nominare i membri del comitato
Seleziona il personale da diverse divisioni e assegna loro un ruolo specifico per eseguire il progetto. Puoi formare il tuo comitato selezionando persone che hanno dimostrato la loro capacità di fornire, rivedere e regolare la direzione strategica di un progetto, nonché fornire consulenza politica alle parti interessate e al team di progetto. Questi membri formuleranno raccomandazioni di progetto e discuteranno ampie tecniche di pianificazione e implementazione del progetto. I membri del comitato direttivo sono spesso alti dirigenti e progetto di alto livello rappresentanti dei clienti.
#5. Comunicare efficacemente
Educare tutti i partecipanti al progetto sui comitati e sui processi del progetto. Fornire istruzione ai membri del progetto dimostra che la direzione è coinvolta nel progetto e aiuta a coinvolgere tutti i membri del personale.
Che cos'è la governance dei progetti nella gestione dei progetti
Nella gestione, la governance del progetto è l'architettura che si occupa della responsabilità e della responsabilità che circonda il tuo progetto. Serve come struttura per fare scelte relative al progetto. Governo in gestione del progetto fornisce una soluzione alla domanda: a chi devo riferire? E chi è tenuto a segnalarmi? Fornisce una struttura per la gestione del progetto. Lo sponsor, che funge da collegamento tra il consiglio di amministrazione, il project manager e gli stakeholder, svolge un ruolo importante nella governance del progetto.
Quadro di governance del progetto
Non esiste una struttura di governance valida per tutti che tutte le aziende possano utilizzare. Ci sono, tuttavia, componenti importanti di una governance eccellente che tutte le aziende dovrebbero considerare quando sviluppano il proprio quadro di governance.
Elementi di un quadro di governance del progetto
Cosa costituisce il buon governo? Ci sono indicatori evidenti che indicano le caratteristiche di un framework di governance del progetto?
Dai un'occhiata e potresti essere in grado di identificare determinati atti e caratteristiche che indicano la corretta governance di un progetto.
- Un solido ciclo di vita della gestione del progetto è presente in qualsiasi progetto che enfatizzi un'eccellente governance. Tiene conto di tutti i criteri di approvazione esplicitamente stabiliti.
- I punti discutono se il progetto è fattibile o meno. Qualunque sia il caso, a questo punto viene presa una decisione sulla continuazione del progetto.
Cosa comporta la governance del progetto e perché è fondamentale?
Fornendo canali di escalation efficienti per i problemi e le richieste di modifica e delineando i limiti di autorità delegati, la governance fornisce al personale di progetto gli strumenti per svolgere i propri compiti. Anche i compiti e le responsabilità del team e delle altre parti interessate devono essere chiaramente definiti al fine di praticare una buona governance.
Cos'è una struttura per la governance del progetto?
La struttura di governance è il quadro per la gestione del progetto, in particolare in termini di regole, pratiche, ruoli e allocazione delle responsabilità durante l'intero processo decisionale. Tiene sotto controllo il progetto, permettendogli di procedere perfettamente e nei tempi previsti.
Chi è responsabile della governance del progetto?
Lo sponsor del progetto svolge un ruolo cruciale nella governance del progetto. Il consiglio di amministrazione, il project manager e gli stakeholder del progetto sono i tre punti chiave di responsabilità dello sponsor del progetto.
Conclusione
Tutti questi sono aspetti della gestione del progetto che devono essere compresi fin dall'inizio. Non concentrarti solo sulle definizioni. Se vuoi ottenere di più da questo, guarda oltre. Quando ne fai un'abitudine, l'immagine più grande diventa più visibile. Ciò che alla fine succede è che prendi decisioni più informate riducendo al minimo gli errori.
Domande frequenti sulla governance del progetto
Qual è l'esempio di governance del progetto?
Esempio:
Poiché sviluppa la strategia generale e il piano di gioco, il capo allenatore funge da project manager. Il direttore generale del team è un dirigente di progetto, qualcuno che dimostra grandi capacità di leadership, processo decisionale e comunicazione per garantire il buon funzionamento del progetto.
Come si sviluppa la governance del progetto?
Inizia stabilendo i fondamenti:
- Fai un elenco di "ruoli e doveri".
- Assicurati di avere uno sponsor del progetto.
- Crea un comitato di progetto o un gruppo direttivo e programma riunioni regolari in cui prenderai e condividerai i verbali.
- Creare una procedura di gestione del rischio.
- Creare una procedura di gestione delle modifiche.
Qual è la differenza tra project management e project governance?
Mentre la governance implica la supervisione di un progetto nel suo insieme durante tutto il ciclo di vita del progetto, la gestione implica la gestione quotidiana delle componenti specifiche di un progetto. Un approccio collaborativo alla governance e alla gestione del progetto è fondamentale per il successo del progetto.
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