Quando si gestiscono più iniziative e non si dispone di un meccanismo per tenere traccia delle spese e delle risorse, il fallimento del progetto diventa inevitabile. Il monitoraggio del progetto, d'altra parte, è utile in questa situazione. Fondamentalmente, i team di tutte le dimensioni possono trarre vantaggio dal monitoraggio dei progetti gestendo meglio le proprie risorse e producendo risultati che supportano l'espansione della propria attività. Quindi, in questo articolo, spiegheremo perché è importante implementare un sistema di monitoraggio dei progetti nella tua azienda e ogni altra cosa che devi sapere.
Che cos'è il monitoraggio del progetto
Una tecnica di gestione del progetto chiamata monitoraggio del progetto viene utilizzata per monitorare lo stato del lavoro all'interno di un progetto. Tenendo traccia del tuo progetto, puoi valutare i progressi effettivi rispetto a quanto previsto e individuare eventuali problemi che potrebbero rendere più difficile il completamento del progetto in tempo e nel budget.
I metodi di gestione del progetto e l'utilizzo degli strumenti di monitoraggio del progetto sono essenziali per il monitoraggio del progetto. Una panoramica delle attività, del carico di lavoro e dei traguardi in qualsiasi fase del ciclo di vita del progetto è fornita, ad esempio, da un diagramma di Gantt, che consente ai manager di monitorare l'avanzamento del progetto. I rapporti sullo stato e altri rapporti sui progetti possono raccogliere informazioni aggiuntive che fanno più luce su risultati, rischi e prestazioni. Il team di progetto e le parti interessate possono quindi ricevere queste informazioni per rimanere informati.
Perché il monitoraggio del progetto è importante
Un project tracker è uno strumento che i manager possono utilizzare per monitorare le prestazioni del proprio team e l'allocazione delle risorse. È uno strumento fondamentale per mantenere i budget e le pianificazioni dei progetti.
I modelli per i tracker di progetto possono essere utilizzati come un'unica fonte di informazioni per lo sviluppo del progetto. Il team di progetto può compilare il modello con le informazioni relative allo sviluppo del progetto, che possono quindi essere condivise con il project manager e altri stakeholder per mostrare loro a che punto è il progetto in questo momento.
Tuttavia, l'utilizzo di un software di gestione dei progetti per tenere traccia dei progetti è la scelta più affidabile. Gli aggiornamenti in tempo reale vengono effettuati agli strumenti online e il software condivide queste informazioni. Successivamente, può produrre rapporti che includono fatti attuali per aiutarti nel tuo processo decisionale.
Come tenere traccia dello sviluppo del progetto
Sebbene tenere traccia dello sviluppo del tuo progetto possa sembrare un'impresa difficile, puoi prepararti al successo delineando la procedura e pianificando in anticipo. Puoi intraprendere subito le seguenti azioni per rimetterti in carreggiata:
- Crea pietre miliari e risultati finali
- Stabilisci obiettivi raggiungibili, misurabili e realistici.
- Utilizza uno strumento di gestione dei progetti per monitorare tempi, spese e attività.
- Riunioni periodiche del team e delle parti interessate
- Stabilisci scadenze precise
- Incoraggiare la trasparenza
Queste raccomandazioni sono strutturali e dovrebbero essere implementate per ogni progetto. Per fornire ai project manager le specifiche di cui hanno bisogno per mantenere i propri team nel rispetto della pianificazione e del budget previsti, possono lavorare con un software di monitoraggio del progetto o un modello di monitoraggio del progetto.
Quale metodo di monitoraggio del progetto funziona meglio
Esistono numerose tecniche di tracciamento dei progetti, dai diagrammi di Gantt alla stesura delle bozze dei progetti, come descritto in precedenza. I project manager e i membri del team possono vedere lo stato di un progetto e le relazioni tra le sue attività grazie ai diagrammi di Gantt. Puoi creare un diagramma di Gantt in Excel, ma una piattaforma con funzionalità di monitoraggio dei progetti ti fornirà una versione più robusta che mostra modifiche e aggiornamenti in tempo reale. Ne parleremo di più nella prossima sezione. Nel frattempo, ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a orientarti nella gestione dei progetti.
#1. Prima di iniziare, sviluppa un piano
Una delle cause principali per cui il monitoraggio del progetto diventa difficile è la propensione a lanciarsi nel progetto senza intraprendere la necessaria preparazione. Avere piani e obiettivi ti consente di monitorare lo sviluppo del progetto.
#2. Cerca segnali d'allarme e risolvi i problemi
Gli elementi che potrebbero creare o rovinare un progetto sono indicatori di avvertimento. Il tuo progetto fallirà se non noterai alcuna bandiera rossa. Esistono app di gestione dei progetti che possono aiutare a visualizzare messaggi di avvertimento. Nel frattempo, potrebbe essere una buona idea chiedere aiuto se ci sono numerose attività che non sono state completate.
#3. Rispettare il programma di lavoro
Dopo che il progetto è stato pianificato, il lavoro può essere eseguito. I risultati finali di alto livello possono essere suddivisi in compiti più piccoli per fornire alle persone una comprensione più chiara di ciò che ci si aspetta da loro. Questo li aiuterà a prendere coscienza di cosa sia un buon lavoro prima ancora di iniziare a lavorare. Lo stato di avanzamento del progetto può essere accertato rivedendo le attività e il piano. Essere proattivi con il lavoro dei progetti garantisce che nulla possa cadere attraverso le lacune e impedire il completamento del progetto.
#4. Contrassegna le attività come terminate solo quando lo sono
Quando le cose vanno lentamente, può sembrare saggio iniziare a contrassegnare i lavori come finiti anche se sono stati completati solo parzialmente. I veri progressi del progetto diventano più difficili da tracciare a causa di questi rapporti fasulli.
Cosa dovresti cercare in uno strumento di gestione del progetto
Ogni strumento di gestione del progetto ha una caratteristica speciale da offrire. Tuttavia, quando si tratta di funzionalità essenziali, le integrazioni software, le app mobili e l'automazione del flusso di lavoro prendono il sopravvento.
#1. Automazione del flusso di lavoro
Uno dei fattori principali nell'efficienza del progetto è l'automazione del flusso di lavoro, che evita al team di progetto di dover eseguire operazioni ripetitive e dispendiose in termini di tempo, come lo spostamento di attività attraverso la pipeline del progetto o la notifica ai membri del team non appena un'attività è stata completata.
L'automazione ti consente di progettare i tuoi flussi di lavoro e su alcuni programmi (come Monday.com), puoi iniziare selezionando da modelli già pronti o personalizzando totalmente i tuoi per soddisfare i requisiti del team.
Ad esempio, potresti programmare un automatismo per avvisare il capo squadra una volta che un contratto diventa firmato. In questo caso, il responsabile del team non deve perdere tempo a cercare aggiornamenti sullo stato; invece, ricevono semplicemente una notifica quando qualcuno firma il contratto.
#2. Applicazioni mobili
Una piattaforma che non supporta l'accesso mobile è l'antitesi della produttività, che è l'essenza del software di project management. Il tuo team può comunque accedere alle attività e comunicare nel contesto mentre è in movimento da qualunque dispositivo scelga, anche se Monday.com è più di un semplice strumento di gestione dei progetti.
La capacità di monitorare l'avanzamento del progetto e assegnare compiti sul posto è fondamentale per i project manager che guidano team distanti. I team possono monitorare le date di scadenza e gestire i progetti dalla A alla Z su Monday.com Work OS, che consente anche di personalizzare qualsiasi flusso di lavoro per ottimizzare qualsiasi flusso di lavoro, progetto o attività.
#3. Fusioni software
Non dovresti (o non puoi) rinunciare ai tuoi attuali strumenti preferiti solo perché stai cercando uno strumento di monitoraggio del progetto consolidato. Naturalmente, vorrai che il software di gestione dei progetti che selezioni funzioni bene con il resto del tuo stack IT. Puoi effettivamente avere tutto il lavoro del tuo team in un unico posto grazie alla perfetta integrazione di Monday.com con tutti i tuoi strumenti preferiti.
Software per il monitoraggio dei progetti
Il modo più semplice per tenere traccia dei progetti è con il software di tracciamento dei progetti, che tiene traccia di tutto il lavoro coinvolto e aiuta a mantenerti puntuale. La maggior parte dei software di monitoraggio dei progetti può anche essere utilizzata per tenere traccia del budget e dell'allocazione delle risorse oltre alle attività.
Anche prima che un progetto inizi la sua fase di esecuzione, un project tracker è utile. Può assisterti nella gestione delle risorse necessarie per svolgere le attività durante la pianificazione del progetto. Il programma entra davvero in gioco una volta che sei nella fase di monitoraggio e controllo del tuo progetto, permettendoti di verificare se i tuoi progressi effettivi corrispondono a dove ti aspettavi di essere a quel punto.
Qualsiasi progetto deve essere gestito utilizzando un dashboard di gestione del progetto. Fornisce un meccanismo per gestire i tripli vincoli di tempo, denaro e ambito. I manager sono consapevoli di quando le attività sono terminate e che non consumano più risorse e costi di quelli assegnati.
Strumenti per il monitoraggio del progetto
Le piattaforme software basate sul Web o sul cloud, note come strumenti di tracciamento dei progetti, consentono ai team e ai singoli di programmare i progetti, tenere sotto controllo i loro progressi e promuovere un migliore lavoro di squadra. Alcuni programmi che possono aiutarti a tenere traccia delle tue iniziative sono:
- Monday.com è un sistema operativo di lavoro (Work OS) che aiuta i team di tutte le dimensioni nell'organizzazione e nella gestione di qualsiasi forma di lavoro.
- Microsoft Project: MS Project è progettato per progetti a cascata grandi e complicati; tuttavia, le metodologie agili potrebbero non essere altrettanto adatte.
- Trello: la bacheca di Trello e gli strumenti per la creazione di elenchi, che si concentrano sulle bacheche Kanban, aiutano i team nell'organizzazione dei progetti.
- Evernote è un noto strumento per prendere appunti che consente agli utenti di salvare e organizzare note basate sul Web e altri contenuti.
- Jira: molti sviluppatori preferiscono Jira come software preferito. Il programma è particolarmente noto per l'organizzazione dello sviluppo del codice e il monitoraggio dei problemi.
Quali vantaggi offrono gli strumenti di monitoraggio del progetto
Utilizzando lo strumento appropriato, i project manager possono garantire che il flusso di lavoro dei propri team sia migliorato, mantenendo al contempo i progetti nei tempi previsti e al di sotto del budget.
Cos'altro fanno?
- Facilitare la pianificazione del progetto. Le piattaforme più complete forniscono condivisione di documenti all'interno della piattaforma, diagrammi di Gantt, viste Kanban e altre procedure agili.
- Per pianificare in modo efficace i progetti, avrai bisogno di uno strumento che ti permetta di suddividere le attività tra i membri del team e taggarli sulla piattaforma in modo che tutti siano consapevoli di ciò che deve essere fatto.
- Tieni traccia del tempo: uno strumento di gestione del progetto ti darà anche un modo per tenere traccia del tempo speso per ogni attività e dei progressi che sono stati fatti.
- Controlla lo stato delle attività del progetto: gli stati sono un metodo rapido e semplice per vedere a che punto si trova il team. Alcuni dei software più accessibili utilizzano etichette accattivanti e modificabili in modo che chiunque possa vedere rapidamente l'avanzamento di progetti, attività e attività secondarie.
- L'impostazione delle pianificazioni dei progetti è fondamentale per garantire che tutti siano sulla stessa pagina, sia che tu voglia una rappresentazione visiva delle tempistiche di tutti i tuoi progetti o che tu abbia bisogno di sapere quanto tempo hai tu e il tuo team per completare un'attività o un progetto.
Monitoraggio del progetto gratuito
Ognuno gestisce le attività nel proprio modo unico. Alcune persone preferiscono gestire le proprie responsabilità utilizzando le proprie caselle di posta. Ad alcune persone piace anche la tecnica obsoleta di carta e penna, mentre altri preferiscono vedere il proprio lavoro su una bacheca Kanban o in una visualizzazione del calendario.
Gli 8 migliori strumenti gratuiti per la gestione dei progetti
- Trello per la gestione del progetto con elementi visivi
- Asana per le squadre
- Per visualizzazioni di attività personalizzate, utilizzare ClickUp
- Per funzionalità simili a fogli di calcolo, utilizzare Wrike
- Jira per gli sviluppatori;
- Collaborazione attiva per appaltatori indipendenti e team di piccole agenzie;
- Airtable per la creazione di uno strumento di gestione dei progetti su misura;
- Goodday per varie tecniche di gestione del progetto.
App di monitoraggio del progetto
Di seguito sono riportati alcuni elenchi di app di monitoraggio dei progetti che possono essere di aiuto alla tua attività:
# 1. Trello
Le piccole imprese che vogliono andare oltre il tipico foglio di calcolo dovrebbero prendere in considerazione Trello. A causa della ricchezza di funzionalità disponibili nel suo piano gratuito, è anche un'ottima scelta per l'uso personale. Trello non ti deluderà se hai bisogno di un software di gestione dei progetti plug-and-play con un'eccellente sicurezza e un'app mobile.
# 2. Asana
Questa è una buona opzione se ti piace Trello (di cui parleremo di seguito) ma richiedi funzionalità più ricche di funzionalità. Asana è uno strumento completo di gestione dei progetti che ti consente di tenere traccia di ogni membro del team e delle attività su cui sta lavorando. Puoi rimanere aggiornato con le attività, le note, le aree di lavoro e i tag della pipeline del progetto grazie agli aggiornamenti in tempo reale della piattaforma.
Puoi impostare le autorizzazioni per ogni membro del team in Asana e i membri del team possono condividere i documenti del progetto lì invece di inviare diverse e-mail.
#3. lunedì.com
Su Monday.com sono disponibili più di 200 modelli visivi per aiutarti a iniziare. Per progettare un flusso di lavoro unico, puoi trascinare e rilasciare oltre 30 diversi tipi di colonne. Inoltre, per ridurre al minimo il lavoro intenso e aumentare l'efficienza, è possibile automatizzare i processi di routine.
Per semplificare operazioni complicate, puoi collegare schede, aggiungere file ai progetti e comunicare con i membri del team. La visualizzazione del carico di lavoro consente ai manager di vedere a cosa sta lavorando ciascun membro del team senza tenere riunioni inutili.
#4. Campo base
La più grande piattaforma per la collaborazione in team, la gestione dei progetti e la condivisione di file è Basecamp. La piattaforma ha forti integrazioni, che potrebbero aiutarti a utilizzare meno software per gestire la tua organizzazione. L'adozione da parte di Basecamp di prezzi forfettari (piuttosto che della fatturazione per utente) lo distingue dai suoi rivali.
# 5. Smartsheet
Gli strumenti di collaborazione basati sul Web sono disponibili da Smartsheet per aiutarti a semplificare le tue iniziative. Rispetto al rivale Wrike, fornisce un onboarding più rapido. Gli strumenti per la gestione e l'automazione delle risorse aiutano a bilanciare le allocazioni ed evitare i colli di bottiglia.
Che cos'è il monitoraggio e il monitoraggio del progetto?
Il monitoraggio del progetto inizia con la pianificazione iniziale e continua fino al termine del progetto. Seguendo lo sviluppo del progetto, individuare tempestivamente i potenziali problemi e risolverli.
Perché il monitoraggio del progetto è importante?
Puoi semplificare le operazioni con il monitoraggio dei progetti tenendo traccia di quali attività vengono prima. aiutandoti a scegliere l'uno piuttosto che l'altro. Inoltre, ciò consente di rispettare le scadenze, identificare gli ostacoli e rimuoverli e ridurre al minimo i rischi. Portare avanti con successo il team e il progetto nel complesso.
Cosa usi per tenere traccia dei progetti?
Uno dei metodi più comuni per monitorare lo sviluppo del tuo progetto è il diagramma di Gantt. Fornisce ai membri del team un quadro visivo in tempo reale dei progressi per la gestione del progetto. Inoltre, i diagrammi di Gantt semplificano l'identificazione delle relazioni tra le attività.
Chi è responsabile del monitoraggio del progetto?
La pianificazione del progetto pone le basi per un monitoraggio efficiente della gestione del progetto e per il reporting sullo stato. Il project manager e i dirigenti stabiliscono risultati definitivi e punti di controllo per misurare i progressi in questo momento. I team leader dovrebbero supervisionare il monitoraggio del progetto per il bene dell'intero gruppo.
Cosa fa il software di monitoraggio del progetto?
Un project tracker è uno strumento che i manager possono utilizzare per monitorare le prestazioni del proprio team e l'allocazione delle risorse. È uno strumento fondamentale per mantenere i budget e le pianificazioni dei progetti. I modelli per i tracker di progetto possono essere utilizzati come un'unica fonte di informazioni per lo sviluppo del progetto.
Conclusione
Il monitoraggio del progetto inizia con la pianificazione iniziale e continua fino al termine del progetto. Il monitoraggio regolare delle prestazioni del progetto per individuare le deviazioni dal piano di gestione del progetto può aiutarti a garantire che i tuoi progetti rispettino la pianificazione.
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Riferimenti
