Come un responsabile del progetto, devi avere familiarità con i casi in cui i tuoi progetti si trovano inaspettatamente nella zona grigia tra successo e fallimento. A volte il tuo progetto rimane entro il budget ma va oltre la pianificazione. Può rispettare la scadenza ma a scapito di un alto tasso di burnout in altre situazioni. Nonostante una pianificazione rigorosa, la mancanza di monitoraggio delle prestazioni rispetto a variabili quali costo e tempo contribuisce al fallimento del progetto. Quindi, se stai cercando obiettivi più specifici per il successo, ci sono ottime notizie per te.
Earned Value Management, o EVM, ti consente di vedere chiaramente "dov'è un progetto" e "quanto è lontano il viaggio da percorrere". Questo post esaminerà i fondamenti di EVM. Quindi, prima di approfondire questo aspetto, definiamo l'Earned Value Management.
Che cos'è l'Earned Value Management (EVM)?
L'approccio EVM Earned Value Management consente ai manager di misurare le prestazioni del progetto rispetto alla linea di base del progetto in modo sistematico. Combina la sequenza temporale, i costi e l'ambito per valutare pianificato rispetto a quello effettivo e rileva eventuali discrepanze.
EVM assiste i project manager nell'identificare e correggere le differenze in modo che i progetti possano essere completati in tempo e meno budget limitato.. Quindi, aiuta anche le previsioni, consentendo ai project manager di apportare le modifiche necessarie.
Concetti di Earned Value Management EVM e Indicatore Chiave Di Prestazione
Il valore del lavoro è pari alle spese previste per il suo completamento, secondo la premessa fondamentale di EVM. Quindi, i sistemi di Earned Value Management hanno tre fonti di dati, che sono le seguenti:
- Valore pianificato (PV): Il valore previsto del lavoro che dovrebbe essere completato entro un periodo di tempo specificato.
- Valore guadagnato (EV): Il budget approvato per i lavori eseguiti prima della scadenza.
- Costo reale (CA): I costi effettivi sostenuti per il lavoro svolto entro la scadenza.
EVM può essere utilizzato per analizzare la pianificazione e le prestazioni dei costi del progetto in base ai seguenti indicatori critici:
# 1. Variazione programma (SV):
Questa è la differenza tra il lavoro effettivo svolto e le stime. Indica se il progetto è sulla buona strada o meno utilizzando la formula SV = EV – PV. Una varianza pari a 0 indica che il progetto è sulla buona strada. Quindi, una varianza negativa o positiva indica che è in ritardo o in anticipo rispetto alla pianificazione.
#2. Variazione dei costi (CV)
Questo è definito come la differenza tra Earned Value EV e Actual Cost AC. Determina se il progetto rientra o meno nel budget applicando la formula CV = EV – AC. Quindi, una deviazione pari a 0 indica che il progetto rimane all'interno del suo budget. Una varianza negativa o positiva implica che il progetto sta superando o superando il budget.
#3. Indice di prestazione del programma (SPI)
L'indice di performance pianificata (SPI) è il rapporto tra Earned Value EV e Planned Value PV. È una misura relativa dell'efficienza temporale del progetto calcolata utilizzando la formula SPI = EV/PV. Se il valore SPI è maggiore o uguale a uno, il progetto è sulla buona strada. Un valore inferiore a uno indica una divergenza dall'importo preventivato.
#4. Indice di prestazione economica (CPI)
Viene calcolato come il rapporto tra l'Earned Value (EV) ei costi effettivi (AC). Il CPI viene calcolato dividendo il valore guadagnato per le spese effettive, CPI = EV / AC." Questa è una misura relativa dell'efficienza dei costi del progetto e può essere utilizzata per stimare il costo delle attività rimanenti. Secondo la Guida PMBOK® di PMI, il CPI è una "misura dell'efficienza dei costi di un progetto".
Importanza dell'Earned Value Management EVM nella gestione dei progetti
L'analisi del valore guadagnato è una tecnica di gestione del progetto che valuta il rendimento di un progetto in relazione al suo budget e programma. Aiuta a stimare le risorse necessarie per completare il lavoro. Il project manager può prevedere quante risorse sono necessarie per il completamento confrontando il lavoro completato con la proiezione stabilita all'inizio del progetto.
In contrasto con Tempo trascorso, che non fornisce una valutazione esatta del completamento del progetto, Earned Value fornisce una misurazione oggettiva del lavoro completato. Usiamo un esempio per dimostrare.
Ad esempio, se un progetto edilizio di 12 mesi comprende lavori come ingegneria, idraulica ed elettrica, valori come:
- L'ingegneria rappresenta il 55% del totale.
- 20 per cento per l'impianto idraulico
- 25 per cento per l'elettricità
Quando un'attività è completata, il suo valore viene aggiunto al tuo EV. In questo caso, se hai completato l'ingegneria e l'impianto idraulico entro i sei mesi, puoi dire di aver utilizzato il 50% delle volte e di avere il 75% di EV. Pertanto, il budgeting e la pianificazione vengono eseguiti con incrementi di valore pianificati in fasi temporali, che alla fine creano una baseline di misurazione delle prestazioni con EVM.
I vantaggi dell'Earned Value Management
Diamo un'occhiata ad alcuni dei vantaggi più importanti dell'adozione dell'Earned Value Management in un progetto.
# 1. Aiuta nella pianificazione realistica dei progetti:
Per ottenere i vantaggi di EVM, i project manager devono dedicare molto tempo alla definizione di un budget accettabile e di un periodo di tempo realistico. Pertanto, i manager devono tenere conto dei probabili problemi durante lo sviluppo del piano di progetto dall'inizio alla fine e l'assegnazione delle attività ai propri team. L'inclusione di EVM nel processo di pianificazione richiede la definizione della linea di base del progetto, che include il tempo, i costi e l'ambito del progetto.
I manager possono utilizzare questa linea di base come punto di partenza per valutare le prestazioni del progetto nel tempo. EVM fornisce un quadro chiaro di dove si trova il tuo progetto rispetto a dove avrebbe dovuto essere se tutto fosse andato bene. Visualizza anche il lavoro effettivo svolto rispetto alla pianificazione prevista. Di conseguenza, EVM fornisce informazioni utili che aiutano i project manager a determinare se il piano iniziale fosse realistico e ad agire in modo proattivo.
#2. Ottieni visibilità in tempo reale sui dati centralizzati.
Il project manager deve avere una visibilità completa in tutta l'azienda per tenere traccia delle prestazioni del progetto in tempo reale. EVM è utile per aiutare i manager a tenere traccia delle metriche delle prestazioni su potenti soluzioni di gestione. Combina pianificazioni e budget nel sistema e fornisce informazioni utili su reportistica e analisi utilizzando i diagrammi di Gantt. Di conseguenza, la gestione del valore guadagnato aiuta a misurare il successo in ogni fase e traguardo.
Usando l'obiettività in termini di tempo e costi, puoi dare piccole ma misurabili porzioni di lavoro ai tuoi team e aumentare il ritmo. In caso di deviazione, i project manager vengono avvisati in modo che possano intraprendere le misure proattive necessarie per riportare il progetto in carreggiata. Una volta avviato il progetto, EVM può aiutarci a identificare le incongruenze in base alle priorità di dipendenza delle attività.
#3. Misurare la tempestività e l'accuratezza del budget.
Eventi sorprendenti possono verificarsi in qualsiasi momento durante il ciclo di vita del progetto. Possono verificarsi cambiamenti nell'ambito del progetto, nelle priorità dei clienti e ostacoli imprevisti, come l'epidemia di COVID 19. Di conseguenza, la pianificazione e il budget del progetto potrebbero differire dal progetto originale. Cosa succede quando ti rendi conto, dopo aver completato l'80% del progetto, di aver speso tutti i tuoi soldi ma di aver comunque rispettato tutte le scadenze?
Per evitare tali guasti parziali, è possibile calcolare ed eseguire gli scostamenti programma SC sopra menzionati e gli scostamenti costi CV. La misurazione di queste deviazioni a ogni traguardo aiuta a mitigare i danni. È anche utile adottare misure preventive per ridurre il livello di CV a zero.
#4. Prepararsi ai pericoli e intervenire tempestivamente.
Gli stakeholder del progetto vengono a conoscenza delle aree problematiche che possono mettere a repentaglio il successo del progetto durante tutto il suo ciclo di vita come parte del processo EVM. Consente loro di apportare modifiche in anticipo per evitare che il progetto si discosti dal piano originale. Le modifiche includono l'adeguamento della portata e delle finanze del progetto, l'acquisizione di nuove risorse, l'investimento in tecnologie migliorate e altre misure.
Ti aiuta anche a evitare il ripetersi di difficoltà che limitano i progressi. La gestione del valore guadagnato aiuta a rilevare i problemi quando si presentano. Consente inoltre la previsione dei rischi relativi al budget e alla tempistica del progetto. Di conseguenza, i manager possono intervenire e agire tempestivamente prima che si verifichino battute d'arresto.
#5. Migliora la responsabilità e l'incentivo.
L'analisi del valore guadagnato consente ai project manager di rispondere prima alle difficoltà perché fornisce maggiore chiarezza e controllo sulle attività coinvolte. I dipendenti devono tenere traccia del loro tempo e segnalare il loro miglioramento rispetto alla linea di base come parte di EVM. Spinge i migliori artisti a mantenere lo sforzo extra e sollecita coloro che sono in ritardo ad aumentare il ritmo e ad eguagliare la produzione dei loro colleghi.
Come notato in precedenza, gli indici di performance come SPI e CPI rivelano se il tuo progetto rispetta il budget e i tempi previsti. Ad esempio, sapere che metà del progetto è terminato li manterrà motivati ed entusiasti del lancio del prodotto. Questa chiarezza aiuta le parti interessate a determinare quali progetti hanno le migliori possibilità di successo durante l'analisi del portafoglio.
Sommario
Basandosi sui concetti precedenti, EVM consente di misurare oggettivamente il lavoro svolto su un progetto in un dato momento e di intraprendere le azioni appropriate in caso di divergenza. Tuttavia, vale la pena notare che le aziende non possono realizzare i vantaggi dell'EVM senza un approccio, strumenti e una volontà di adattamento adeguati alla gestione dei progetti. Per iniziare, puoi testare il regime EVM su uno o due lavori prima di incorporarlo nella normale procedura di gestione del progetto.
Domande frequenti sulla gestione dell'Earned Value
Come si calcola l'Earned Value Management?
L'EV di un progetto può essere calcolato moltiplicando la % di completamento per l'intero budget del progetto.
Che cos'è la formula dell'Earned Value?
Valore realizzato (EV) = budget totale del progetto moltiplicato per la % di completamento del progetto.
Quali sono le tre metriche EVM chiave?
Valore pianificato, valore realizzato e costo effettivo sono le tre metriche su cui si basa l'EVM. Considera questi parametri in termini di budget e tempistica del tuo progetto.
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1 commento
Ogni singolo progetto ha la sua giusta quota di rischi. Il vantaggio della gestione del progetto è che aiuta nell'identificazione precoce.