La responsabilità primaria di un project manager è supervisionare tutte le fasi dei progetti di un'azienda e garantirne l'effettiva conclusione. Creano documentazione per informare le parti interessate, dirigere i membri del team e stabilire la durata di un progetto. Possono anche sviluppare piani di gestione delle modifiche per adattarsi ai cambiamenti nelle operazioni e nei tempi del progetto.
Questo articolo definisce il processo di controllo delle modifiche, esamina perché è importante nella gestione dei progetti, spiega come implementarlo e fornisce consigli di gestione.
Che cos'è il controllo delle modifiche nella gestione dei progetti?
Il controllo delle modifiche è un processo che rileva, registra e approva qualsiasi modifica essenziale che si verifica in un progetto al fine di evitare inutili interruzioni.
Gli sforzi di cambiamento su larga scala, come la trasformazione digitale, richiedono la totale collaborazione di diverse organizzazioni e team, ponendo ulteriori ostacoli ai project manager. Questi tipi di sforzi richiedono metodi di controllo rigorosi e sistematici.
Una delle funzioni chiave della gestione delle modifiche è ridurre al minimo le modifiche non approvate, il che aiuta a ridurre gli errori. Inoltre, i project manager possono utilizzare meglio le risorse disponibili adottando un processo di controllo delle modifiche pianificato e integrato.
I vantaggi del processo di controllo delle modifiche
Un efficiente processo di controllo delle modifiche nella gestione dei progetti può essere molto prezioso per la tua azienda. Le aziende possono aumentare la produttività del personale utilizzando un processo di gestione del cambiamento all'avanguardia e promuovendo il lavoro di squadra collaborativo e la comunicazione del cambiamento. Ecco un elenco dei vantaggi del processo di gestione del cambiamento.
- I project manager impareranno a conoscere la necessità di cambiamento durante la fase di pianificazione del cambiamento e avranno il tempo di considerare la migliore linea d'azione.
- Ridurre il rischio associato a ogni modifica;
- Capacità superiori di riduzione dei costi e di mitigazione del rischio;
- Fare aggiustamenti richiede meno tempo;
- Le modifiche possono essere apportate con minore influenza sulla pianificazione del progetto perché le richieste saranno prese in considerazione e gestite in conformità con la pianificazione del progetto.
Quali sono i diversi tipi di controllo delle modifiche?
La gestione del cambiamento si divide in due categorie:
- Cambiamenti imprevisti
- Il lavoro cambia
I cambiamenti imprevisti richiedono un'azione rapida. Ad esempio, un cambiamento imprevisto si verifica quando un prodotto viene ritirato dal mercato a causa di un'inevitabile difficoltà.
Le modifiche pianificate, invece, vengono eseguite con una preparazione approfondita, un'analisi dei rischi e il rispetto di una tempistica rigorosa. Un cambiamento pianificato ha l'obiettivo specifico di preparare l'organizzazione o un team specifico all'interno dell'organizzazione per nuovi traguardi o obiettivi. I cambiamenti nella cultura aziendale, nella struttura interna, nei processi o in qualsiasi altra caratteristica ne sono un esempio.
Elementi chiave del processo di controllo delle modifiche
#1. Cambia richieste
Se desideri aggiornare qualcosa sul tuo progetto, devi inviare una richiesta di modifica. Questo documento riassume le modifiche proposte e la loro logica principale. Le richieste di modifica possono essere presentate da chiunque sia coinvolto in un progetto, sia internamente che esternamente.
#2. Modifica scheda di controllo
Lo scopo di un comitato di controllo delle modifiche è rivedere e decidere in merito alle modifiche proposte a un progetto a intervalli regolari. Se la richiesta di modifica è autorizzata, è possibile generare un ordine di modifica.
#3. Modifica dell'ordine
Se il comitato di controllo delle modifiche approva la modifica richiesta, il consiglio e i clienti o le parti interessate interessati devono firmare un ordine di modifica. I termini originariamente menzionati nel contratto saranno modificati ed entrambe le parti acconsentono a tali revisioni.
#4. Modifica registro
Un registro delle modifiche è uno strumento utilizzato nella gestione delle modifiche per tenere traccia di eventuali modifiche apportate al piano o all'accordo per un progetto. Un registro delle modifiche ben definito dovrebbe essere accessibile a tutti i project manager.
Le fasi del processo di controllo delle modifiche
Un tipico flusso di processo di gestione delle modifiche è costituito da cinque fasi. Controlla le fasi del processo di gestione del cambiamento di seguito per costruire e implementare efficacemente il piano d'azione adeguato.
Passaggio n. 1: identificare la necessità di cambiamento
Qualsiasi parte interessata può apportare una modifica identificando la necessità della modifica e spiegandola su un modulo di richiesta di modifica del progetto. Un modulo di richiesta di modifica avviato da qualsiasi membro del team deve includere le seguenti informazioni:
- Il titolo del progetto
- Data
- Descrizione della richiesta
- Richiesto da
- Cambia proprietario
- Gli effetti del cambiamento
- Scadenza
- Priorità
- Commenti
Passo 2. Valutare la richiesta di modifica
In qualità di project manager, devi rifiutare o annullare qualsiasi richiesta di modifica non legittima.
Quindi è necessario determinare quali risorse saranno necessarie per eseguire l'analisi della richiesta di modifica.
Quindi, valutare immediatamente i probabili esiti e modificare il modulo di richiesta, se necessario.
Le richieste di revisione respinte dovrebbero essere temporaneamente sospese.
Passaggio n. 3. Analizza la richiesta di modifica
Assegnare la richiesta di modifica a un membro del personale qualificato per la valutazione.
Questa analisi dovrebbe essere ripetuta tenendo conto della modifica differita.
Passaggio n. 4. Eseguire la richiesta di modifica
- Determinare il rischio e la complessità della modifica prima di approvarla.
- Prima dell'approvazione finale, valutare l'impatto della modifica.
- Analizzare gli impatti del cambiamento e inviare una richiesta di revisione alle autorità competenti.
Passaggio 5: chiudere la richiesta di modifica
- Le pratiche e le procedure per la gestione dei progetti dovrebbero essere riviste.
- È fondamentale tenere tutti aggiornati sugli sviluppi.
- Controllare regolarmente lo stato della richiesta di modifica.
- Tenere traccia dell'esito della richiesta di modifica.
- Arrestare la richiesta di modifica.
Diversi fattori del processo di controllo delle modifiche
Ci sono sei parti principali per i vari aspetti di un processo di controllo delle modifiche del progetto. Allineamento della leadership, comunicazione, coinvolgimento delle parti interessate, impatto del cambiamento, prontezza, formazione e progettazione dell'organizzazione sono esempi di questi.
#1. Coordinamento dirigenziale
L'allineamento della leadership non dovrebbe essere difficile. Lo sponsor del progetto di solito fornisce il brief originale e discute i vantaggi, quindi dovrebbe già essere a bordo. Mantenere i dipendenti entusiasti e coinvolti nel progetto, tuttavia, potrebbe essere difficile se sono sotto pressione e le loro priorità cambiano costantemente.
I project manager spesso presumono che altri dirigenti senior coinvolti nel progetto abbiano gli stessi punti di vista dello sponsor del progetto o siano d'accordo con gli obiettivi del progetto. In caso contrario, è fondamentale chiedere il loro aiuto perché i membri del tuo team senior avranno un impatto su altre parti interessate.
#2. Analisi degli stakeholder
È fondamentale eseguire un'analisi degli stakeholder all'inizio di un progetto. Ti consente di individuare e conoscere le parti interessate del progetto, raggrupparle e creare piani di coinvolgimento per ciascun gruppo.
Il coinvolgimento delle parti interessate è una componente fondamentale del cambiamento e dovrebbe essere mantenuto durante tutto il progetto e anche successivamente per far sì che il cambiamento si attacchi. I gruppi di parti interessate ei piani per coinvolgerli dovrebbero essere rivisti e aggiornati nelle varie fasi del progetto.
#3. Comunicazione
L'aspetto più critico è la comunicazione. Un project manager deve determinare quali canali di comunicazione sono accessibili e quindi intraprendere le azioni necessarie per utilizzarli. Vuoi stimolare l'interesse delle persone per il tuo progetto. Le persone inventeranno le proprie verità se non possono comunicare tra loro. Quindi, se vuoi dire qualcosa, dillo. Dichiara se hai o meno nuove conoscenze.
#4. Impatto e disponibilità al cambiamento
L'impatto e la prontezza del cambiamento è un aspetto critico del processo di gestione del cambiamento. È determinato da quanto il cambiamento influisce sugli stakeholder e da quanto sembrano preparati a fare l'adeguamento. Le attività di prontezza, come una lista di controllo della prontezza e un sistema di tracciamento dello stato di prontezza, forniscono informazioni sulla capacità del gruppo di implementare il cambiamento e riducono i rischi di consegna.
In qualità di project manager, devi garantire che le organizzazioni incaricate di implementare le modifiche possano rispondere in modo accurato alle tue domande di prontezza. Se dicono di essere pronti ma non lo sono, in seguito avrai problemi con la consegna. Quando i livelli di prontezza previsti non vengono raggiunti, è necessario adottare piani di modifica per limitare i danni al progetto.
#5. Formazione e aderenza alla struttura organizzativa
La formazione è necessaria per assistere con l'adozione e l'integrazione dove sono state identificate lacune di conoscenza. Questo potrebbe essere di natura sia tecnologica che comportamentale. Il modo ideale per allenarsi sarà individuale, in gruppo, attraverso programmi "train the trainer", guide di formazione o in un ambiente remoto o controllato, a seconda del tipo di cambiamento e del numero di persone coinvolte.
Le aziende o i team interessati dal cambiamento potrebbero dover costruire nuove strutture organizzative o apportare modifiche a quelle esistenti per accogliere la transizione. Le analisi "as is" e "to be" dovrebbero essere completate, così come le procedure associate e le descrizioni dei compiti.
Il design dell'organizzazione potrebbe non essere parte del progetto, ma è necessario per il suo funzionamento. Ciò significa che il lavoro di progettazione deve svolgersi in concomitanza con l'attività principale del progetto e qualsiasi modifica deve essere apportata prima o anche durante la data di consegna del progetto.
Come implementare il controllo integrato delle modifiche nella gestione dei progetti
#1. Creare un sistema di gestione del cambiamento:
Definire cosa costituisce e non costituisce una richiesta di modifica. Ad esempio, l'aggiunta di un passaggio aggiuntivo a una fase del progetto che non richiederà troppo tempo e non interferirà con la pianificazione non richiederà una richiesta di modifica, ma l'aggiunta di un passaggio aggiuntivo che interferirà con la scadenza sì. Determinare il processo per l'invio, l'approvazione e l'aggiornamento delle richieste.
#2. Creare procedure di gestione del cambiamento:
Assegna un leader a questo processo che comunicherà con le parti interessate, supervisionerà i progressi e manterrà tutti aggiornati. Risponderanno anche alle richieste di modifica con risposte preimpostate per mantenere il processo in corso. Includere una ripartizione di come la modifica proposta influenzerebbe il budget, i tempi, i rischi, le parti interessate, i consumatori e i membri del team.
#3. Annotare l'impatto di potenziali modifiche:
Utilizzare un grafico per mappare l'area interessata dalla richiesta di modifica. Compresi i soldi, l'orario, le risorse e la qualità. Quindi, definisci la modifica e qualsiasi domanda preliminare che tu o i membri del team potreste avere al riguardo. Successivamente, calcola l'impatto utilizzando i KPI per ciascuna regione. Ad esempio, se il budget ne risente, calcola la probabile conseguenza utilizzando il denaro che andrebbe perso o guadagnato se la modifica fosse accettata.
Se non l'hai già fatto, fai un elenco di tutte le attività relative al progetto. Controllare la richiesta di modifica rispetto all'elenco delle attività per vedere se ci sono conflitti. Potresti persino scoprire una sovrapposizione significativa, che ti consentirebbe di combinare o forse eliminare alcuni dei tuoi attuali oneri se il cambiamento viene implementato.
#4. Modelli di bozza:
Automatizzando il processo di gestione delle modifiche, risparmierai tempo comunicando ogni nuova fase. Se più di una persona supervisiona il processo, aiuterà anche gli altri membri del team a seguire un protocollo coerente. Creare un modello di assunzione, elaborazione, approvazione e azioni successive.
Strumenti per il processo di controllo delle modifiche
I project manager richiedono l'accesso agli strumenti di controllo delle modifiche per stabilire un piano efficace per la gestione delle modifiche. È necessario cercare i seguenti strumenti nel software di controllo delle modifiche in base alla natura del flusso di lavoro del progetto.
#1. Mappe di processo / diagrammi di flusso
I diagrammi di flusso e le mappe dei processi sono strumenti eccellenti per la mappatura della gestione del cambiamento. Consente a tutte le parti interessate, interne o esterne al progetto, di acquisire una comprensione completa del processo.
Un diagramma di flusso è semplice da costruire e mantenere. Un diagramma di flusso consente ai project manager di mappare lo stato corrente del processo organizzativo, aggiornare il ciclo di gestione delle modifiche e aggiungere o rimuovere richieste di modifica in base all'approvazione del comitato di controllo delle modifiche.
#2. La valutazione dell'ADKAR
L'acronimo ADAKAR sta per Consapevolezza, Desiderio, Conoscenza, Abilità e Rinforzo. Nella gestione del cambiamento, l'analisi ADKAR viene utilizzata come tecnica di formazione per garantire che tutti i partecipanti al progetto credano e supportino il cambiamento. Denota una serie di obiettivi per i capigruppo. I piani hanno lo scopo di realizzare i miglioramenti precedentemente concordati. I product manager possono raggiungere questi obiettivi
- Crescente consapevolezza,
- Ravvivare la volontà dei dipendenti di partecipare,
- Fornire le conoscenze necessarie,
- Capacità crescente,
- Far aderire le regolazioni.
#3. Analisi dei campi di forza
In qualità di project manager, l'utilizzo di un'analisi della barriera e degli aiuti o dell'analisi del campo di forza può aiutarti a prendere decisioni migliori. È una tecnica preziosa per capire perché le parti interessate supportano o si oppongono a un'idea di cambiamento.
#4. Mappa della cultura
Uno strumento di mappa culturale viene spesso utilizzato per descrivere come le regole aziendali, i valori e il comportamento dei dipendenti influenzano la cultura aziendale. Consente ai product manager di individuare le informazioni critiche per le iniziative di cambiamento. Una mappa culturale può aiutarti come project manager nell'identificare i fattori abilitanti positivi nel tuo team. Di conseguenza, è più facile assegnare la responsabilità alla persona appropriata, garantendo che il progetto affronti il minor rischio possibile.
Oltre a questi, i project manager possono utilizzare una varietà di altri strumenti per migliorare la gestione del cambiamento.
2023 Modelli di processo di controllo delle modifiche
Quando si tratta di eseguire correttamente le modifiche, i modelli di processo di controllo delle modifiche sono piuttosto importanti. A seconda della natura delle modifiche, i team di gestione del progetto possono utilizzare una varietà di modelli di controllo delle modifiche. Diamo un'occhiata ad alcuni popolari modelli di controllo delle modifiche.
#1. Modello di proposta di modifica
Anche se la modifica è già stata accettata, un modello di proposta di modifica ti aiuterà a determinare il "perché" dietro la modifica. Una volta completato questo modello, sarai in grado di spiegare perché il cambiamento è importante e aiutare gli altri a fare lo stesso.
Componenti importanti:
- Modifiche che sono state proposte
- Il motivo del cambiamento
- Risultati da aspettarsi
- Stima del tempo
- Stima dei costi
- Eventuali altre considerazioni
#2. Cambia il modello del piano di comunicazione
Una strategia di comunicazione è una componente essenziale di qualsiasi piano. Le persone interessate da un cambiamento sono in ultima analisi responsabili del suo successo, pertanto è fondamentale sviluppare un piano per comunicare il cambiamento. Un modello di piano di comunicazione del cambiamento aiuterà nell'esecuzione della strategia.
Elementi da considerare:
- Modello di gestione del cambiamento
- Cambia Capo
- Eventi legati alla comunicazione
- Data di comunicazione
- Pubblico
- Metodo di comunicazione
#3. Modulo di analisi del cambiamento
Ogni fase del processo di gestione del cambiamento è composta da più passaggi più piccoli. I project manager devono esaminare a fondo ciascuno di questi processi. Un modello di analisi delle modifiche aiuta a monitorare e implementare in modo efficace le modifiche.
Elementi da considerare:
- Modello di gestione del cambiamento
- Data di analisi
- Problemi riscontrati
- successi
- Passaggi obbligatori
Best practice per il processo di controllo delle modifiche
#1. Usa un software per la gestione dei progetti.
L'utilizzo del software di gestione dei progetti e di controllo delle modifiche per garantire che le procedure di controllo delle modifiche si svolgano senza intoppi è un metodo meraviglioso per garantire che i processi di controllo delle modifiche funzionino correttamente.
Il software creato espressamente per la gestione dei progetti può fornire numerosi vantaggi, come una migliore comunicazione, una programmazione puntuale e un maggiore utilizzo delle risorse disponibili. Attraverso l'uso di strumenti software collaborativi, i membri del team possono comprendere meglio i propri ruoli e gli obiettivi generali del team. Di seguito sono riportati alcuni esempi di software che aiutano il lavoro collaborativo:
- Trello
- Progetto Microsoft
- Campo libero
- Alveare
- Asana
# 2. Riconosci i potenziali pericoli
Il rischio di gestione del progetto può essere definito come qualsiasi cosa che potrebbe impedire al progetto di raggiungere i suoi obiettivi. I project manager esaminano regolarmente i possibili rischi del progetto durante il processo di gestione del cambiamento. Solo allora saranno in grado di sviluppare efficaci strategie di gestione del cambiamento che avranno il minor impatto negativo sul business.
L'identificazione, la valutazione e la mitigazione del rischio sono componenti fondamentali di una gestione efficace del cambiamento. La creazione di un efficiente sistema di gestione del cambiamento consente alle aziende di anticipare e superare facilmente possibili ostacoli.
#3. Crea un piano di controllo delle modifiche.
Quando si aggiungono modifiche a un progetto, un piano di controllo delle modifiche ben congegnato può aumentare l'output riducendo al tempo stesso le perdite di tempo. Ciò è dovuto al fatto che avere un solido approccio gestionale può aiutare un project manager ad anticipare i problemi, creare alternative e prepararsi a qualsiasi eventualità. Con questi piani, stabilire un grande cambiamento in un'organizzazione può aiutare con la riduzione dei costi e la programmazione, senza garantire alcuna influenza negativa su altri elementi operativi.
#4. Utilizza un modulo di richiesta di modifica e un registro delle modifiche.
Un modulo di richiesta standardizzato semplifica il processo di monitoraggio, analisi e implementazione delle richieste di modifica. Fornendo ai membri del team un quadro coerente da seguire quando si richiede una modifica, i modelli di controllo delle modifiche possono garantire un processo di controllo delle modifiche efficace. Assiste inoltre i project manager nel tenere traccia delle richieste di modifica e delle modifiche precedenti.
Qual è la distinzione tra gestione del cambiamento e controllo del cambiamento?
Dopo una transizione organizzativa, la gestione del cambiamento è un processo di analisi, adeguamento e adattamento ai nuovi standard. Il controllo delle modifiche, d'altra parte, è un sottoinsieme della gestione delle modifiche che genera, analizza, gestisce e genera una roadmap o un piano di implementazione delle modifiche.
Come gestisci la gestione del cambiamento in un progetto?
Per gestire in modo efficace il controllo delle modifiche in un progetto, i project manager potrebbero utilizzare un modello di controllo delle modifiche e tenere d'occhio il registro delle modifiche.
Quali sono i tre obiettivi primari della gestione del cambiamento?
Un processo di gestione del cambiamento ha tre obiettivi primari:
- Analizzare il processo e implementare misure correttive e preventive per prevenire il ripetersi di problemi in un progetto.
- Assicurarsi che tutte le richieste di modifica siano conformi al piano di gestione del progetto.
- Elaborazione delle richieste di modifica in conformità con le indicazioni fornite dalle autorità autorizzate.
Come dovrebbe essere scritto un documento di controllo delle modifiche?
I project manager dovrebbero redigere un efficace documento del processo di controllo delle modifiche.
- Spiega perché è stata apportata la modifica.
- Creare un team di gestione del cambiamento identificando le varie parti interessate. Chiarire i vantaggi specifici della modifica.
- Stabilire obiettivi definiti per il team di gestione del progetto da raggiungere per completare il progetto.
Conclusione
La gestione del cambiamento migliora il lavoro di squadra, aumenta la produttività dei dipendenti e consente ai team di affrontare le sfide molto più rapidamente. Mentre leggi il testo, acquisirai alcune importanti conoscenze su numerosi aspetti del processo di gestione del cambiamento.
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Riferimenti
