L'inventario aziendale si riferisce alle materie prime, ai prodotti in corso di lavorazione e ai prodotti finiti che un'azienda detiene allo scopo di vendere o produrre beni e servizi. L'inventario è una risorsa fondamentale per molte aziende, poiché consente loro di soddisfare la domanda dei clienti e aumentare le vendite. Ma come funziona?
In questo articolo esamineremo cos'è un inventario aziendale e come funziona.
Cos'è l'inventario aziendale?
L'inventario aziendale ti consente di garantire la disponibilità dei prodotti e ridurre i costi di produzione monitorando l'acquisto, lo stoccaggio e la vendita dei tuoi articoli in ogni fase. Aiuta le aziende a tenere traccia dei livelli delle proprie scorte in modo che possano decidere quando e quanto creare.
L'inventario aziendale è un indicatore economico che esamina la quantità complessiva di inventario in ciascuna delle tre fasi della produzione:
- Produzione,
- Commercio all'ingrosso e
- Al dettaglio.
Il rapporto sull'inventario elenca anche le vendite aziendali e le vendite totali nelle tre fasi di output.
L'inventario e le vendite di un'azienda sono riportati in dollari per il periodo di riferimento, ma gli investitori e gli esperti tendono a concentrarsi sulle variazioni percentuali di mese in mese e di mese in anno.
Perché i conteggi dell'inventario sono importanti per un'azienda?
Economisti, investitori, analisti e organizzazioni come la Federal Reserve, le società di investimento istituzionale e le banche utilizzano i dati per studiare e prevedere come cambierà l’economia. Le scorte aziendali sono un indicatore importante di ciò che farà il settore manifatturiero in futuro e di come i clienti potrebbero spendere i propri soldi.
Livelli elevati di scorte, ad esempio, possono essere visti come un segnale che i produttori stanno producendo più beni e ne hanno abbastanza per soddisfare la domanda prevista, oppure che la domanda dei clienti è bassa e troppi beni rimangono invenduti. Questo potrebbe essere un segnale che l’economia sta peggiorando.
Sistemi punto vendita per la gestione degli inventari
Numerosi sistemi POS nell'elenco seguente possono aiutare con la contabilità, il monitoraggio del tempo del personale, i programmi di fidelizzazione dei clienti, il monitoraggio dell'inventario e aiutando le aziende a tenere traccia delle proprie scorte.
NerdWallet consiglia i seguenti sistemi POS, che forniscono tutti strumenti per la gestione dell'inventario:
# 1. Piazza
Uno dei sistemi di punti vendita più popolari per le piccole imprese è Square. Può tenere traccia dell'inventario in base alle vendite e generare automaticamente SKU. Square fornisce sistemi su misura per i settori della ristorazione, della vendita al dettaglio e degli appuntamenti.
Un tipico sistema POS per soddisfare le esigenze di altri tipi di piccole imprese.
I toast, utilizzati principalmente dalle società di servizi di ristorazione, possono produrre rapporti di inventario e identificare beni deludenti. Inoltre, può mappare digitalmente il tuo piano di inventario per adattarlo alla cucina della tua azienda.
#2. Velocità della luce
Tra i sistemi POS, Lightspeed ha uno dei migliori prodotti per la gestione dell'inventario. Grazie a un sistema completo di gestione dell'inventario che tiene traccia della disponibilità dei prodotti in varie località, gli utenti possono creare punti di riordino automatici per assicurarsi di non rimanere mai senza prodotti.
# 3. Shopify
Gli utenti di Shopify, un sistema di punti vendita molto apprezzato dai rivenditori online, possono controllare il loro inventario attuale, modificare automaticamente i livelli di inventario e ricevere avvisi quando è il momento di acquistare più di un determinato articolo.
Tipi di inventario aziendale
Per quanto riguarda la domanda e l'offerta, gli imprenditori e i manager devono conoscere i diversi tipi di beni. Conoscendo questi diversi tipi di inventario, puoi gestire, pianificare e budgetare meglio. Quindi sarai in grado di soddisfare le esigenze dei clienti e ottenere buoni risultati sul mercato.
#1. Materiali
Ogni azienda ha bisogno di materie prime per andare avanti. Sono realizzati con gli stessi materiali utilizzati dalla tua azienda per realizzare i suoi prodotti. Ad esempio, se gestisci un servizio di limonata, avrai bisogno di acqua, zucchero e limoni. Non puoi produrre la bevanda che commercializzi e vendi senza questi prodotti crudi. Se hai della limonata, i tuoi clienti saranno felici (e non avranno più sete).
Se la tua azienda non ha un modo per tenere traccia delle forniture di materie prime, non puoi prevedere cosa realizzerà nel prossimo trimestre o anno.
#2. Lavori in corso (WIP)
Il work in progress (WIP) è costituito da tutte le parti di un sistema su cui si sta lavorando. Il WIP è generalmente costituito da materie prime inviate per essere lavorate per la prima volta. Include anche l'intero processo di realizzazione di un film. Supponiamo, ad esempio, che tu possieda un'attività che ripara automobili. Il tuo WIP includerebbe le pastiglie dei freni.
#3. Beni finiti
Come avrai intuito, l'inventario dei prodotti finiti include tutti gli articoli finiti pronti per essere commercializzati e venduti. Ad esempio, se la tua attività alimentare vende coni gelato preconfezionati, i coni nelle loro scatole sarebbero considerati prodotti finiti.
#4. Materiali da imballaggio
Come suggerisce il nome, il materiale da imballaggio è ciò che tieni a portata di mano per imballare e spedire i prodotti finiti. La maggior parte dei materiali di imballaggio rientrano in uno di questi tre gruppi:
Il materiale di imballaggio principale è la scatola, la borsa o altro materiale che contiene il prodotto mentre è esposto in un negozio. Se la tua azienda produce sapone da bucato, la scatola o la bottiglia che i clienti prendono dallo scaffale del supermercato è il tipo di imballaggio principale.
Il secondo materiale di imballaggio che utilizzi è la scatola, la borsa o altro materiale per immagazzinare e trasportare le tue merci. Seguendo l’esempio del detersivo per il bucato, la grande scatola che contiene quattro bottiglie del tuo prodotto per lo stoccaggio sfuso e la spedizione ai negozi al dettaglio è il secondo tipo di imballaggio.
#5. Scorta di sicurezza
Con un buon monitoraggio, tracciabilità e controllo, è possibile accantonare determinati tipi di inventario per proteggersi da domanda e offerta incerte, bassa affidabilità di consegna e componenti di bassa qualità. Questa scorta extra è chiamata scorta di sicurezza (o scorta buffer).
La quantità di prodotto che tieni a disposizione che è superiore a quella di cui la tua azienda ha bisogno per soddisfare la normale domanda è chiamata “scorta di sicurezza”.
Avere una scorta di sicurezza può aiutarti a evitare:
- L'esaurimento delle scorte si verifica quando un ordine non può essere soddisfatto con ciò che è già disponibile.
- Liste di attesa
- Mettere il cliente in attesa fino al prossimo ciclo di produzione
- Indurre il cliente a cercare la merce altrove
#6. Inventario in corso
L'inventario di livellamento, chiamato anche "inventario anticipato", è un tipo di inventario in cui un'azienda acquista e immagazzina più beni o forniture di quelle di cui ha bisogno in questo momento in preparazione di qualcosa che accadrà in futuro.
Le aziende lo fanno perché “attenuano” i picchi e i cali della domanda che cambiano con le stagioni e consentono loro di mantenere la stessa produzione. Come funziona?
Nei mesi precedenti l’inizio del nuovo anno scolastico, quando la domanda è al suo picco, un produttore di penne farà scorta di parti, materiali e penne finite. Poi, quando arriva il momento per i bambini di tornare a scuola, il produttore si sbarazza lentamente delle scorte in eccesso senza dover accelerare la produzione.
#7. Guasto
In un ambiente industriale, raramente le macchine lavorano tutte alla stessa velocità. Nella catena di produzione, uno o due macchinari possono funzionare molto più velocemente dei pezzi che li precedono o li seguono. Talvolta le macchine si rompono per poter essere riparate o sottoposte a manutenzione.
Anche se i tempi di attività e produzione sono diversi, i produttori possono mantenere attivo il flusso disaccoppiando le scorte in magazzino.
#8. Disaccoppiamento dell'inventario
Parti, forniture e prodotti finiti in attesa di essere utilizzati dalla macchina successiva nella catena costituiscono l'inventario di disaccoppiamento. Consideralo un ammortizzatore che impedisce alle variazioni dei tempi di funzionamento, ai guasti delle macchine e alle riparazioni di interrompere il processo di produzione.
Questo tipo di inventario rende meno importante per l'azienda seguire l'ordine della linea di produzione, quindi la Macchina B non deve attendere che la Macchina A finisca prima di poter iniziare. Anche se la Macchina A è ferma per riparazioni, la persona responsabile della Macchina B può comunque estrarre le parti dal magazzino scollegato.
#9. EOQ
La teoria economica dell’ordine quantitativo (EOQ) porta al ciclo delle scorte. EOQ cerca di mantenere in equilibrio i costi di stoccaggio e quelli di installazione della macchina.
D'altra parte, quando la tua azienda acquista un numero limitato di parti per più piccoli cicli di produzione, i costi di inventario diminuiscono, ma i costi di installazione della macchina aumentano (perché devi cambiare la macchina per ogni ciclo).
#10. Merci MRO
I beni MRO, ovvero le forniture di manutenzione, riparazione e funzionamento, vengono utilizzati per mantenere attivi i posti di lavoro nel processo di produzione. Nella maggior parte dei casi, questi elementi costituiscono una parte importante del processo di produzione, ma non fanno parte del prodotto finito.
Tutti i beni MRO sono guanti, materiali di imballaggio, strumenti, ecc. Le forniture per ufficio come cucitrici, penne e matite, carta per fotocopie e toner sono chiamate inventario delle merci MRO. Queste sono tutte le piccole parti che mantengono la macchina in funzione.
Tecniche e migliori pratiche per la gestione dell'inventario delle piccole imprese
Ecco alcuni metodi per la gestione delle scorte utilizzati da molte piccole imprese.
#1. Sviluppa le tue capacità di previsione
Fare previsioni corrette è essenziale. Le proiezioni di vendita previste dovrebbero basarsi su elementi come dati di vendita passati (se utilizzi Square, controlla la tua dashboard online per queste informazioni), tendenze di mercato, crescita prevista e stato dell'economia, promozioni, iniziative di marketing, ecc.
#2. Utilizza la strategia First-in, First-Out (FIFO).
Questo è fondamentale per gli articoli deperibili come cibo, fiori e cosmetici. Ad esempio, il proprietario di un bar deve conoscere le forniture dietro il bancone e utilizzare le tecniche FIFO per aumentare l'inventario del bar. I beni non deperibili dovrebbero fare lo stesso poiché gli articoli lasciati fuori per troppo tempo potrebbero deteriorarsi o diventare scaduti e invendibili. In un magazzino o in un magazzino, l'approccio più semplice per implementare il FIFO è aggiungere nuovi prodotti dal retro in modo che i prodotti più vecchi siano nella parte anteriore.
#3. Trova azioni con un giro basso
Di solito è il momento di smettere di immagazzinare un articolo se nessuno dei tuoi stock è stato venduto negli ultimi sei-dodici mesi. Poiché le scorte extra consumano spazio e denaro, potresti pensare ad altri metodi per sbarazzartene, come uno sconto o una promozione speciale
#4. .Controlla il tuo inventario
Anche con un buon software di gestione dell'inventario, è necessario contare occasionalmente fisicamente le scorte per garantire che ciò che hai corrisponda a ciò che pensavi di avere. Le aziende utilizzano vari metodi, come un inventario fisico annuale di fine anno che conta ogni articolo e controlli regolari a campione, che possono essere particolarmente utili per i prodotti che si spostano rapidamente o con problemi di stoccaggio.
#5. Utilizza il software di gestione dell'inventario sul cloud
Dovrebbe essere ricercato un software che offra analisi delle vendite in tempo reale. I livelli delle tue scorte vengono modificati immediatamente ogni volta che effettui una vendita, grazie alla connessione diretta del software Square al tuo punto vendita. Ricevi e-mail giornaliere di avviso di stock per sapere quando i prodotti stanno per esaurirsi o sono esauriti in modo da poter effettuare un ordine più rapidamente.
#6. Monitora lo stato delle tue scorte in ogni momento
Stabilisci una strategia affidabile per tenere traccia del tuo inventario, dando priorità agli articoli di maggior valore. Gestendo molte attività ad alta intensità di manodopera, un software efficiente ti aiuta a risparmiare tempo e denaro.
#7. Velocizza le riparazioni delle attrezzature
La gestione di tali risorse è fondamentale perché le apparecchiature critiche non sono sempre funzionanti. Una macchina costosa può rompersi. Comprendere il ciclo di vita del tuo macchinario e dei suoi componenti è fondamentale se vuoi essere pronto quando si verificano problemi.
#8. Non trascurare la garanzia della qualità
È fondamentale garantire che tutti i tuoi articoli abbiano un aspetto fantastico e funzionino correttamente, indipendentemente dalla tua area di competenza. Ai dipendenti potrebbe semplicemente essere chiesto di effettuare una breve ispezione durante gli audit delle scorte, inclusa una lista di controllo per segni visibili di danni e un'etichettatura accurata del prodotto.
#9. Assumi un responsabile delle scorte
Il controllo delle scorte, che include tutto, dalle materie prime ai prodotti finiti, viene utilizzato per dimostrare la quantità di inventario disponibile in un dato momento. Potrebbe essere necessario che una persona sia responsabile del tuo inventario se ne hai molto. Tutti gli ordini di acquisto vengono elaborati da un controllore dello stock, che riceve anche le consegne e garantisce che tutto arrivi in linea con quanto acquistato.
#10. Tieni a mente il tuo ABC
Raggruppare i prodotti di inventario nelle categorie A, B e C consente a molte organizzazioni di avere un controllo più stretto sulle materie prime di valore più elevato.
#11. Pensa al dropshipping
Puoi vendere oggetti senza tenere alcun inventario se la tua azienda utilizza tecniche di drop shipping. Invece, quando un cliente acquista dal tuo negozio, un grossista o un produttore mantiene l'inventario e invia la merce. In questo modo, sei libero da preoccupazioni relative alla detenzione, allo stoccaggio o all'evasione dell'inventario. Il drop shipping è una scelta popolare tra i nuovi proprietari di negozi online, ma le aziende di tutti i settori dell’economia possono utilizzare questo approccio di catena di fornitura.
Le piccole imprese devono fare l'inventario?
Il funzionamento e il successo della tua azienda dipendono da una gestione efficace delle scorte. Contare le tue cose, sistemare il tuo piano e aumentare la produttività e l'efficienza dei dipendenti trarranno tutti vantaggi dall'organizzazione del sistema. Un conteggio accurato comporta maggiori disparità e un margine di profitto più elevato per la tua azienda.
Come posso creare un elenco di inventario per la mia attività?
Un responsabile dell'inventario deve contare fisicamente ogni articolo in magazzino prima di registrare i dati su un modulo o modello che progetta o scarica per generare manualmente un elenco di inventario. L'elenco deve essere aggiornato regolarmente per riflettere la frequenza con cui variano i livelli di inventario per produrre risultati più accurati.
L'inventario è una risorsa o una spesa?
Punti chiave per la presente risorsa I prodotti disponibili per la vendita e le materie prime necessarie per realizzarli sono considerati inventario. Nel bilancio di un'organizzazione, è classificata come attività corrente.
Come calcolo l'inventario?
Secondo la formula di base, l'inventario iniziale più gli acquisti netti meno il COGS equivale all'inventario finale. L'inventario finale del periodo precedente è l'inventario iniziale.
Perché un'azienda conserva l'inventario?
In termini di mantenimento dell'inventario, l'obiettivo principale è garantire che gli standard del servizio clienti possano sempre essere soddisfatti senza mettere a repentaglio il flusso di cassa o esaurire le scorte. I clienti spesso smettono di essere clienti quando non possono acquistare ciò di cui hanno bisogno nel momento in cui ne hanno bisogno.
Conclusione
Ultimo ma non meno importante, una gestione efficace dell’inventario può migliorare il servizio clienti. Questo è fondamentale poiché potrebbe incoraggiare più clienti a effettuare acquisti ripetuti da te e spargere la voce sui loro social network riguardo alle loro eccellenti esperienze.
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Riferimenti
