Sei pronto a risparmiare sui costi aumentando la produttività della tua azienda? Adatta il tuo flusso di lavoro per incorporare tecniche di ottimizzazione della forza lavoro.
Quando migliori il modo in cui funziona la forza lavoro della tua azienda, stai effettivamente lavorando in modo più intelligente piuttosto che più duro per raggiungere gli stessi obiettivi. Ciò può avere un impatto significativo e di vasta portata sulle prestazioni della tua azienda.
In questo post, ti presenteremo il potenziale dell'ottimizzazione della forza lavoro e ti mostreremo come metterlo a frutto nella tua azienda.
Cos'è l'ottimizzazione della forza lavoro?
In sostanza, l'ottimizzazione della forza lavoro (WFO) è un metodo per aumentare l'efficienza complessiva di un'azienda. Ne fanno parte l'aumento della produttività del personale, la soddisfazione dei clienti e la semplificazione delle procedure organizzative.
Le aziende utilizzano molti strumenti e approcci per ottimizzare i processi sottostanti al fine di sfruttare al meglio le proprie risorse, rimuovere errori e migliorare i risultati. L'obiettivo finale è quello di migliorare i risultati utilizzando le risorse esistenti.
È necessario uno studio approfondito delle prestazioni per l'ottimizzazione della forza lavoro. La revisione completa rivela i difetti che possono essere risolti e fornisce informazioni su come affrontarli. Di seguito alcune delle aree interessate dal processo:
- Amministrazione della forza lavoro
- Programmazione e pianificazione
- Amministrazione del bilancio
- Controllo qualità
- Customer Relationship Management (CRM).
In sostanza, WFO è un termine generico che racchiude praticamente tutte le attività dell'azienda.
Il processo di ottimizzazione aumenta l'efficienza della forza lavoro organizzativa, con conseguente maggiore soddisfazione del cliente. Date le tendenze del mercato in continua evoluzione e l'aumento della concorrenza, le aziende devono utilizzare le tecnologie e gli approcci più recenti per aiutarle a salire la scala.
E il primo passo per raggiungere questo obiettivo è ottimizzare le prestazioni ei processi.
Perché è importante l'ottimizzazione della forza lavoro?
Ora per la domanda da un milione di dollari: perché l'ottimizzazione della forza lavoro è vitale o dovresti farlo? Ecco alcuni esempi che dovrebbero aiutarti a capire perché l'ottimizzazione della forza lavoro è così importante:
- L'unico modo per progredire è valutare costantemente le prestazioni, scoprire i difetti e apportare modifiche in meglio. L'ottimizzazione della forza lavoro richiede un esame approfondito di ogni processo, fornendo informazioni su ogni parte dell'organizzazione. Una volta compreso il sistema di ottimizzazione della forza lavoro sottostante, è possibile apportare modifiche per ottimizzare le procedure in qualsiasi modo si ritenga opportuno.
- Le prestazioni dei dipendenti sono direttamente correlate alla soddisfazione del cliente. Il lavoro di alta qualità deriva dall'ottimizzazione operativa, che soddisfa i consumatori (e, alla fine, anche tu).
Uno degli aspetti più significativi è che una forza lavoro qualificata è costantemente preparata a risolvere le sfide. Di conseguenza, anche se si riscontra un problema, è possibile risolverlo rapidamente. Puoi prepararti per l'inevitabile con una preparazione e un programma accurati. - Le aziende che si aggrappano all'aumento delle vendite spesso ignorano il piacere dei dipendenti, ignorando il benessere dei dipendenti. Le buone aziende, invece, cercano di aumentare le proprie performance senza provocare affaticamento del personale.
- WFO, fortunatamente, si prende cura del benessere mentale e fisico dei suoi dipendenti. Aumenta la produttività e l'efficienza senza introdurre il rischio di straordinari o sforzi extra. L'ottimizzazione delle prestazioni dei dipendenti in questo modo migliora le loro capacità e li rende più felici e contenti. Ciò include certamente l'utilizzo dell'appropriata applicazione di ottimizzazione della forza lavoro.
Come puoi vedere, il WFO è uno strumento significativo per ottimizzare le operazioni e far crescere un'azienda. La nostra prossima parte ti fornirà un riepilogo completo di come puoi migliorare le prestazioni dei tuoi dipendenti. Diamo un'occhiata più da vicino alla procedura di ottimizzazione.
Esempi di ottimizzazione della forza lavoro
Ecco alcuni esempi di come appare in pratica il WFO:
#1. Programmazione
Questo è un software che tiene traccia delle presenze dei dipendenti, delle statistiche sulle prestazioni e di altri indicatori al fine di creare un programma dei dipendenti. Non solo puoi controllare gli straordinari e il burnout, ma puoi anche determinare se hai bisogno di assumere più persone. Ciò è anche correlato ai lavoratori temporanei, poiché i processi possono influenzare il carico di lavoro.
Ad esempio, durante i periodi di punta delle vendite come il Natale, potrebbe essere necessario installare un nuovo sistema di forza lavoro, reclutare manodopera temporanea o assumere altri dipendenti, a seconda di una serie di circostanze. Molte catene di approvvigionamento, magazzini e aziende di vendita al dettaglio sono preoccupate per questo.
WFO è stato utilizzato da "Book People", un libraio con sede nel Regno Unito, per gestire la propria forza lavoro, che include previsioni, gestione giornaliera, programmazione, elaborazione delle festività e report in tempo reale. Di conseguenza, i livelli di servizio al cliente sono aumentati del 5%.
#2. Gestione del tempo
Puoi sempre capire cosa sta succedendo con il monitoraggio del tempo o il software di presenza. Fornisce risposte a domande quali se i dipendenti arrivano in ritardo o in anticipo. O se ci sono "false timbrature", che si verificano quando i dipendenti timbrano per i loro amici. Tuttavia, non è una misura punitiva. Piuttosto, consente a un'azienda di esaminare la programmazione e verificare che sia sempre coperta, in tutte le aree geografiche, orari di lavoro, ore di punta e giorni festivi/fine settimana.
Ingenico, ad esempio, ha utilizzato il WFO per ridurre le spese per gli straordinari del 25% e il tempo dedicato alle risorse dell'87%, mantenendo gli stessi livelli di servizio.
#3. Gestione delle prestazioni
Il WFO viene spesso utilizzato nella gestione delle prestazioni per ottimizzare le prestazioni dei dipendenti e garantire che siano nella posizione migliore per avere successo nei loro ruoli. Quando si misurano e si aiutano le prestazioni, l'utilizzo di una piattaforma di monitoraggio delle attività come Asana o Trello è in genere uno strumento utile. Queste tecnologie consentono al personale di tagliare il "rumore" e concentrarsi su ciò che è critico e urgente. A livello individuale, aiuta nella gestione delle attività. Aiuta le organizzazioni a spostare il lavoro nella direzione migliore e più efficiente.
Vantaggi dell'ottimizzazione della forza lavoro
#1. Maggiore efficienza e produzione
Avere sempre la giusta quantità di personale a portata di mano. Le organizzazioni possono ottenere una visione completa della presenza del personale e del tempo totale. Di conseguenza, possono gestire in modo efficiente le esigenze dei clienti. Durante l'alta stagione, il WFO consente alle aziende di determinare se devono assumere lavoratori temporanei o implementare la tecnologia per aiutarle a far fronte all'aumento della domanda di lavoro.
#2. Minori costi e maggiori risparmi
È possibile prevenire sia l'eccesso di personale che la carenza di personale, il che comporterebbe una perdita di entrate a causa di un servizio clienti scadente. Non solo riduce i costi, ma apre anche il potenziale per il cross-selling e l'up-selling. Il WFO che incorpora l'automazione fornisce raccomandazioni in tempo reale e informazioni utilizzabili per le prospettive di guadagno.
#3. Migliore servizio clienti e fidelizzazione
I clienti ricevono assistenza e hanno risposte alle loro domande in modo rapido ed efficiente. Ciò si traduce in un'esperienza positiva per il consumatore. WFO ti assiste nell'analisi della comunicazione con i clienti, nella comprensione delle cause principali del comportamento dei consumatori e nell'implementazione delle tattiche di fidelizzazione dei clienti.
Il software WFO consente alle aziende di ottenere una migliore comprensione delle abitudini dei propri clienti e della loro capacità di soddisfare le loro richieste. Consente a un'azienda di rispondere più rapidamente alle preoccupazioni dei consumatori, di agire più rapidamente e quindi di migliorare la soddisfazione dei clienti. È più probabile che un cliente soddisfatto ritorni.
#4. Nuove opportunità
Man mano che vengono generate nuove opportunità e prodotti, il WFO incoraggia la migrazione interna delle carriere. Consente alle persone di ottenere prestazioni ottimali, aumentando la possibilità di avanzamento verticale o orizzontale all'interno dell'azienda. La soddisfazione del cliente aumenta di pari passo con la soddisfazione dei dipendenti.
Cos'è il software per l'ottimizzazione della forza lavoro?
Le aziende più grandi trarrebbero vantaggio dal software di ottimizzazione della forza lavoro perché l'analisi e il miglioramento manuali sarebbero irrealizzabili. Il software WFO è una soluzione che consente l'ottimizzazione di diverse aree di efficienza sul posto di lavoro. Può, ad esempio, esaminare i requisiti aziendali come il conteggio del personale, i periodi di punta, la disponibilità, il budget, le competenze, il diritto del lavoro e gli impegni contrattuali. Può quindi valutare, programmare, prevedere e ottimizzare la forza lavoro sulla base di queste informazioni.
Esistono numerosi fornitori di software per l'ottimizzazione della forza lavoro. Soprattutto, dovrebbero:
- Avere una bella interfaccia utente – Poiché le decisioni vengono prese in tempo reale, deve essere un software intuitivo. Un'interfaccia contorta confonderà solo le decisioni. Dovrebbe essere visivamente accattivante e moderno e fornire aggiornamenti in tempo reale.
- Scalabile – È fondamentale che la soluzione di ottimizzazione della forza lavoro sia scalabile all'interno dell'organizzazione, dei reparti e dei diversi tipi di lavoro.
- Integrazioni – Probabilmente il fattore più essenziale. Dovrebbe comunicare con i sistemi interni di un'organizzazione e interfacciarsi con i comuni programmi HR (ad esempio, SAP, Sage, BambooHR e così via).
- Valore – Il software WFO è in genere costoso, quindi quando ne scegli uno, assicurati che includa tutti i controlli di cui hai bisogno, oltre ad altri bonus (ad esempio, un servizio clienti efficiente, un'app mobile e nuove versioni).
Gli esempi di software WFO includono Kronos Workforce Management, SAP Workforce Management, Monet Live WFO, When I Work, BambooHR e Oracle Workforce Management, sebbene ce ne siano molti disponibili.
Best practice per l'ottimizzazione della forza lavoro
#1. Coinvolgere dipendenti, manager e proprietari.
L'ottimizzazione della forza lavoro è efficace solo quando tutti i membri dell'organizzazione, dai dipendenti ai manager ai proprietari, sono coinvolti nell'implementazione del processo.
L'ottimizzazione della forza lavoro può assumere numerose forme, a seconda del modello operativo specifico. Poiché le soluzioni che implementi hanno un impatto diretto sul tuo team, non vuoi prendere una decisione al massimo livello solo per turbare o fuorviare il tuo staff.
#2. Mettere in atto una soluzione di pianificazione.
L'utilizzo degli strumenti migliori per semplificare e ottimizzare la pianificazione è un elemento cruciale per la gestione della forza lavoro (e per migliorarla in meglio).
Creare il miglior programma possibile ti consente di abbinare le competenze dei membri del tuo team a responsabilità specifiche nella tua azienda. Quando ciò accade, i tuoi dipendenti sono soddisfatti, i tuoi clienti sono soddisfatti e tutto va bene.
#3. Mantieni l'attenzione dei membri del team attraverso le assegnazioni di attività
Uno dei metodi più efficaci per migliorare il modo in cui lavora il tuo team è aiutarlo a rimanere concentrato sui propri compiti.
Qualsiasi software di ottimizzazione della forza lavoro deve includere un "elenco delle cose da fare" che i manager e il personale possono utilizzare per identificare quali attività devono essere completate successivamente.
#4. Implementare il software per la rilevazione delle presenze
Le schede attività cartacee, i furti di tempo e persino i terminali di timbratura fissi appartengono al passato.
Il moderno software per la rilevazione delle presenze è ora disponibile nel cloud affinché tutti i membri del tuo team possano utilizzarlo ovunque e ogni volta che ne hanno bisogno.
#5. Migliora la comunicazione
La comunicazione è fondamentale per il processo di ottimizzazione della forza lavoro. Hai bisogno di un sistema di comunicazione in atto sia che tu parli di persona con i membri del tuo team, invii comunicazioni via e-mail o invii messaggi istantanei con aggiornamenti e modifiche alle politiche.
Se non comunichi bene su base regolare, avrai difficoltà a fornire conoscenza alle persone che ne hanno più bisogno.
#6. Introduzione alla gestione delle attività del team.
Mantenere il personale in carreggiata è un aspetto importante dell'ottimizzazione della forza lavoro. È qui che entra in gioco la gestione delle attività di squadra.
La gestione delle attività di squadra è il processo di guida, organizzazione e realizzazione di progetti sia piccoli che grandi fino al completamento.
Ciò comporta spesso:
- Pianificazione
- Testing
- Tracking
- Reportistica
- Fissare scadenze
- Comprese le dipendenze delle attività
- Fare priorità
- Gestione del tempo delle attività
La gestione delle attività del team assomiglia ad altre due pratiche aziendali tipiche: la semplice lista delle cose da fare e la gestione dei progetti. In realtà, però, le tre attività sono estremamente diverse.
Un elenco di cose da fare è un approccio semplice per dire al personale cosa deve essere fatto in un dato giorno e serve a mantenere tutti, incluso te stesso, organizzati e in pista.
La gestione del progetto, invece, si concentra sulle fasi di un'impresa su larga scala e sul lavoro di squadra che c'è dietro.
La gestione delle attività di squadra cade da qualche parte nel mezzo. Si concentra sulle singole attività che devono essere completate per mantenere il progetto o l'attività con successo, piuttosto che limitarsi a ricordarti di ricaricare la fotocopiatrice quando la carta si esaurisce.
#7. Tieni traccia delle buste paga e dei benefit online
Il calcolo e l'organizzazione manuale delle buste paga e dei benefit è sia complicato che dispendioso in termini di tempo. Ma, in questo giorno ed età di applicazioni specifiche per l'occasione, non deve essere così.
Molte delle fasi richieste nel processo sono automatizzate e semplificate dal software di gestione della forza lavoro, quindi pagare il personale richiede meno tempo e fatica rispetto a prima.
Gli strumenti software WFO ti offrono anche più opzioni quando si tratta della velocità con cui gestisci il tuo libro paga e i tuoi benefici. Sling ha funzioni utili come i pagamenti istantanei di fine turno e l'opzione per sincronizzare le schede attività con le buste paga.
#8. Esaminare i dati per prevedere le tendenze del lavoro
Come detto in precedenza, le spese di manodopera sono una delle spese più significative che la tua azienda dovrà affrontare.
Inoltre, poiché non puoi gestire ciò che non monitori, gli strumenti di ottimizzazione della forza lavoro di Sling ti consentono di prevedere le tendenze e ottimizzare i costi del personale.
La capacità di esaminare le spese di manodopera durante la programmazione ti aiuta a tenere traccia del tuo budget di manodopera e rende più facile ottenere risparmi significativi, margini più ampi e guadagni migliori.
Puoi persino identificare ed evitare potenziali straordinari, nonché visualizzare la manodopera come percentuale delle vendite, in modo da sapere esattamente dove vanno i tuoi soldi.
#9. Pianifica in anticipo per una migliore linea di fondo
Con il potere di previsione del software di ottimizzazione della forza lavoro, puoi preventivare in modo più appropriato le tue spese maggiori, come materie prime, nuove attrezzature e tecnologia.
I dati raccolti dagli strumenti WFO gettano luce sulle aree oscure della tua azienda in cui la gestione del capitale potrebbe essere stata incostante.
Ciò consente un budgeting più preciso, che ti consente di risparmiare e reindirizzare le entrate ad altre aree della tua organizzazione.
Considerazioni finali
Se eseguita correttamente, l'ottimizzazione della forza lavoro può fornire enormi vantaggi a vari tipi di imprese. L'uso della tecnologia per ottimizzare la tua forza lavoro è fondamentale per il successo. Il WFO non si verifica dall'oggi al domani. È un processo graduale, con iterazioni e miglioramenti man mano che vengono implementati nuovi sistemi e tecnologie.
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Riferimenti
