Le aziende devono sforzarsi di promuovere la gestione della conoscenza attraverso i loro sistemi e strumenti stabiliti. Clienti e dipendenti cercano informazioni su prodotti, servizi, programmi e così via di un'azienda. Queste informazioni devono essere raccolte, organizzate e analizzate utilizzando sistemi di gestione della conoscenza. Molte aziende lottano con l'accesso alla conoscenza. Tuttavia, le aziende possono evitarlo integrando un sistema di conoscenza funzionale utilizzando strumenti specifici. Cosa sono gli strumenti di gestione della conoscenza e in che modo questo aiuta le aziende con i loro KM? Scopri quali sono gli strumenti di gestione della conoscenza oltre ai loro esempi.
Cosa sono gli strumenti di gestione della conoscenza?
Qualsiasi strumento utilizzato per acquisire e fornire con successo le conoscenze interne ed esterne per la tua azienda viene definito strumento di gestione della conoscenza. Sebbene la maggior parte degli strumenti di gestione della conoscenza siano disponibili separatamente, sono anche inclusi come funzionalità del software di gestione della conoscenza.
Gli strumenti di gestione della conoscenza aiutano a organizzare e allineare le conoscenze a cui hanno accesso tutti i dipendenti. Idealmente, tutti nella tua azienda dovrebbero operare sulla base dello stesso insieme di fatti. Questa conoscenza consiste in qualcosa di più di semplici materiali di formazione e analisi dei prodotti. Può contenere anche:
- Prodotti e ricerche di settore Storia dell'azienda
- Studio di casi
- Schede informative
- Reportistica KPI
- Manuali\sGuide
- Script per le vendite
- Grafica per il marketing
Quando si utilizzano strumenti di gestione della conoscenza per organizzare metodicamente le informazioni aziendali, si crea facilità di accesso e uniformità tra le divisioni.
Esempi di strumenti di gestione della conoscenza
I seguenti sono esempi di strumenti che le aziende possono utilizzare per il loro sistema di gestione della conoscenza;
#1. Scherzo
Il primo nel nostro elenco di esempi di strumenti di gestione della conoscenza è Quip. Quip include uno strumento per documenti affidabile che consente di creare e caricare nuovi articoli della knowledge base. Puoi archiviare tutti i dati della tua azienda in un unico posto caricando fogli di calcolo, presentazioni, conversazioni con i clienti e una varietà di altri tipi di file.
Quip include anche una funzione di chat interna, che consente al tuo team di collaborare alla creazione di contenuti. Il tuo team eviterà problemi di comunicazione, che spesso si traducono in contenuti imprecisi o confusi, collaborando in tempo reale.
#2. ServizioOra
ServiceNow fornisce soluzioni di gestione della conoscenza sia interne che esterne. Le opzioni interne aiutano i team IT a gestire e documentare le richieste di servizio in entrata salvando le interazioni di servizio in un database centralizzato. Ciò consente all'IT, ai team, di generare articoli della knowledge base basati sui problemi tipici dei dipendenti.
# 3. Guru
Guru è un software che collega tutti i dati della tua azienda. Impiega intelligenza artificiale per suggerire informazioni ai tuoi rappresentanti in tempo reale, eliminando la necessità per il tuo team di cercare informazioni durante un'interazione con il servizio.
Inoltre, più usi Guru, migliore diventa il software. Le prestazioni di Guru miglioreranno nel tempo man mano che apprende e si adatta al flusso di lavoro quotidiano del tuo team, grazie all'apprendimento automatico.
#4. Aiuta il succo
Helpjuice offre opzioni di personalizzazione uniche che ti consentono di personalizzare ogni area della tua knowledge base. Ciò include opzioni di formattazione che rendono i layout più intuitivi per i tuoi lettori.
Prima della pubblicazione, gli autori possono collaborare a nuovi post e condividere le anteprime delle pagine. Se commettono un errore, ogni revisione viene salvata in modo da poter tornare alle versioni precedenti del tuo post quando necessario.
#5. Base di conoscenza dei professionisti
ProProfs Knowledge Base è una piattaforma semplice ma efficace che ti consente di fornire un supporto immediato di auto-aiuto ai tuoi clienti e al tuo personale. Questa applicazione, adatta a piccole organizzazioni e aziende, può essere utilizzata anche per creare articoli di knowledge base dall'inizio, importare documenti Word o file PDF esistenti e pubblicarli con un solo clic. Per iniziare rapidamente, lo strumento offre una serie di modelli progettati professionalmente. Inoltre, il suo sistema di reporting integrato fornisce informazioni su quali domande le persone cercano e quali risposte non trovano. Puoi utilizzare queste informazioni per creare e aggiornare regolarmente la tua knowledge base.
#6. Confluence: un eccellente software di base di conoscenza per migliorare l'area di lavoro del tuo team
Confluence è un'altra opzione da considerare durante la ricerca del miglior software di gestione della conoscenza. Atlassian ha inventato questa tecnologia, che migliora notevolmente la collaborazione facilitando lo scambio di conoscenze e la collaborazione tra i team su più progetti. Inoltre, è collegato a una varietà di app Atlassian, che ti offriranno tutte le funzionalità di cui hai bisogno.
Include anche oltre 15 modelli per aiutarti a iniziare con lo strumento in modo rapido ed efficiente. Puoi anche aggiungere GIF, filmati e fotografie ai siti Web per renderli più attraenti per gli utenti. Puoi anche organizzare insieme le pagine correlate per consentire agli utenti di scoprire più facilmente le informazioni o il materiale di cui hanno bisogno.
# 7. Docebo – Il miglior software di gestione della conoscenza per un'esperienza di apprendimento superiore
Una delle cose migliori delle soluzioni di gestione della conoscenza è che ti consentono di organizzare i tuoi dati nel modo desiderato, consentendoti anche di imparare rapidamente lungo il percorso. Docebo è uno di questi sistemi di knowledge base, che consente di sviluppare, archiviare e fornire un gran numero di corsi, lezioni multimediali e altri tipi di materiali didattici in un unico luogo.
Docebo fornisce widget predefiniti, nonché un'interfaccia utente semplice e intuitiva e un processo di onboarding, che semplificano l'intera esperienza di apprendimento e rendono tutti i contenuti di apprendimento più coinvolgenti e interattivi. Ha un'ampia libreria di materiali e migliora l'apprendimento con le funzioni Scopri, Allena e Condividi.
# 8. Zendesk – Software di gestione della conoscenza intelligente per un self-service migliorato
L'ultimo nel nostro elenco di esempi di strumenti di gestione della conoscenza è Zendesk. La cosa migliore di Zendesk è che, oltre ad essere un software di knowledge base, è anche una delle soluzioni di assistenza clienti più conosciute e antiche del mercato. Include forum della community e un centro assistenza. Ti consente inoltre di scrivere articoli con un potente editor di testo e di utilizzare temi personalizzati per personalizzare il tuo Centro assistenza.
Inoltre, puoi trarre vantaggio da straordinarie funzionalità pronte all'uso come il ripristino, la cronologia dei contenuti, il controllo dell'accesso e le autorizzazioni di pubblicazione. I clienti possono anche accedere alla tua knowledge base in molte lingue e utilizzare strumenti di chat e ticketing. Nel complesso, se sei una grande organizzazione che cerca una soluzione per gestire regolarmente centinaia di clienti, Zendesk Support Suite è una buona scelta.
Tipi di gestione della conoscenza
In generale, gli strumenti di gestione della conoscenza sono un sottoinsieme del quadro più ampio. Questo quadro più ampio è il sistema di gestione della conoscenza. Ma poi, dobbiamo ancora considerare i vari tipi di gestione della conoscenza perché è esattamente di questo che tratta il sistema. La gestione della conoscenza è raggruppata in 3 tipi principali. Questi sono principalmente;
# 1. Conoscenza tacita
Quando si parla di conoscenza tacita, ci si riferisce a ogni conoscenza che si acquisisce attraverso l'esperienza e si comprende istintivamente. Di conseguenza, è difficile da descrivere e codificare, rendendo difficile trasmettere questa conoscenza ad altri. Il linguaggio, il riconoscimento facciale e le capacità di leadership sono esempi di conoscenza tacita.
#2. Conoscenza implicita
Mentre una parte della letteratura identifica la conoscenza implicita con la conoscenza tacita, alcuni studiosi differenziano questa categoria, affermando che il concetto di conoscenza strategica è più sfumato. Sebbene le informazioni tacite possano essere difficili da codificare, la conoscenza implicita non presenta sempre questo problema. Invece, la conoscenza implicita rimane non documentata. Di solito esiste all'interno dei processi ed è indicato come conoscenza del "saper fare". Questo è un altro tipo di conoscenza che gli strumenti di gestione tengono sotto controllo.
#3. Conoscenza esplicita
Questa conoscenza viene acquisita in molti tipi di documenti come manuali, report e linee guida, consentendo alle aziende di trasferire prontamente le conoscenze tra i team. Questo è probabilmente il tipo di conoscenza più noto.
Componenti della gestione della conoscenza
Nell'evidenziare i vari strumenti utilizzati nella gestione della conoscenza, non mancheremmo di elencare le varie componenti del KM. Questi sono i seguenti:s;
#1. Persone
"Persone, procedure e tecnologia", probabilmente hai sentito. I leader organizzativi hanno utilizzato questo paradigma, spesso noto come il "triangolo d'oro", per dirigere iniziative e guidare il cambiamento organizzativo almeno dall'inizio degli anni '1990. Se ti concentri troppo su un fattore, la tua iniziativa fallirà. E la sequenza è fondamentale. Pertanto, è necessario prima incorporare le persone appropriate prima di passare ai processi e alla tecnologia.
Quando avvii un sistema o strumenti di gestione della conoscenza, avrai bisogno di due gruppi di persone. Queste persone sono i dirigenti senior che forniranno sponsorizzazione e approfondimenti sulla strategia organizzativa complessiva e le parti interessate interfunzionali che guideranno l'esecuzione.
#2. Processo
La conoscenza scorre come un approvvigionamento idrico municipale nelle aziende con forti sistemi e strumenti di gestione della conoscenza. Quando qualcuno lo vuole, apre semplicemente il rubinetto. Come un urbanista, il team KM capisce come tutto scorre sotto la superficie. Sono in grado di identificare colli di bottiglia, reindirizzare i flussi e misurare input e output.
Tuttavia, l'utente finale non è tenuto a comprendere come funziona tutto ciò. Ottenere le conoscenze di cui hanno bisogno è semplice per loro.
#3. Contenuto/IT
Quando parliamo di content IT, ci riferiamo a qualsiasi tipo di conoscenza scritta, che va dalle best practice approvate a raccomandazioni rapide e sporche condivise tra i colleghi. Il contenuto potrebbe essere facilmente riutilizzabile, come modelli e video dimostrativi, oppure può essere disordinato e non strutturato (ad es. documentazione di progetto).
Includiamo contenuti con l'IT perché le infrastrutture IT consentono alle persone di produrre contenuti, archiviarli da qualche parte, accedervi e riutilizzarli. Le persone continueranno a creare e utilizzare contenuti in assenza di KM. Lo faranno in luoghi che altri non riescono a trovare, ricreeranno cose che altri hanno creato in precedenza e (più pericolosamente) riutilizzeranno contenuti non aggiornati o sbagliati.
#4. Strategia
Ogni programma KM richiede un piano ben definito, documentato e rilevante per l'azienda. Puoi avere i migliori strumenti di gestione della conoscenza e un team KM super intelligente, ma senza una strategia sarà tutto inutile.
I migliori esempi e tecniche di strumenti di gestione della conoscenza
Mettere in funzione i migliori strumenti di gestione della conoscenza è la chiave per una grande gestione della conoscenza. Ecco alcuni dei migliori esempi di strumenti di gestione della conoscenza per la tua azienda.
# 1. Strumenti della base di conoscenza
La base di conoscenza è un esempio di strumento di gestione della conoscenza. È un database ricercabile di informazioni sui tuoi prodotti e su come utilizzarli. Questa soluzione di gestione della conoscenza potrebbe includere contenuti tecnici su come eseguire il debug del programma, risposte alle domande frequenti e altre informazioni. Queste informazioni miglioreranno la tua esperienza cliente con il tuo software o prodotto.
Le basi di conoscenza sono strumenti di gestione della conoscenza distinti in quanto sono ugualmente preziosi per il tuo personale e per i tuoi consumatori. Le basi di conoscenza sono un archivio centralizzato di conoscenze su prodotti, processi e formazione che possono essere utilizzate per risolvere problemi e ottenere informazioni importanti.
#2. Sistemi di relazione con i clienti
Questi sistemi aiutano i team di marketing, vendite e assistenza clienti a tenere traccia dei dati potenziali e dei clienti durante la relazione con il cliente. È uno dei migliori strumenti di gestione della conoscenza in grado di farlo.
Puoi tenere traccia del primo contatto con un potenziale cliente utilizzando un CRM per vedere come ti hanno trovato e quali contenuti hanno letto sul tuo sito web. Puoi quindi monitorare le interazioni che il tuo personale di vendita ha con loro durante tutto il ciclo di acquisto, nonché le interazioni in corso come gli acquisti ripetuti.
#3. Sistemi di gestione dell'apprendimento
Molte grandi aziende utilizzano soluzioni LMS per gestire il processo di formazione e istruzione dei dipendenti. È un altro esempio di uno strumento di gestione della conoscenza che ti piacerà considerare. La sua tecnologia può essere utilizzata dalle aziende per condividere moduli di formazione online e risorse educative relative al lavoro, consentendo al proprio personale di ottimizzare i processi e migliorare le prestazioni.
I corsi LMS sono anche ampiamente utilizzati per affrontare i problemi di conformità. I sistemi LMS non sostituiscono la comunicazione verbale o le riunioni, ma assicurano che tutti i dipendenti siano sulla stessa pagina quando si tratta di politica aziendale.
#4. Tecnologie di automazione
Le tecnologie di automazione sono la via del futuro in termini di gestione del tempo e produttività. Molte aziende utilizzano già l'automazione in molti reparti e processi aziendali. Le e-mail automatizzate e i chatbot, in particolare nelle vendite e nell'assistenza clienti, aiutano a ridurre il lavoro intenso e consentono alle persone di trascorrere più tempo con i propri consumatori.
#5. Sistemi di gestione dell'inventario
Questi sono fondamentali per ogni team della tua organizzazione. Il monitoraggio dell'inventario ha un impatto sulle vendite, sul servizio clienti, sul marketing e sulla gestione dei prodotti. Se i prezzi cambiano a causa di problemi nella catena di approvvigionamento o se alcuni prodotti sono esauriti, tutti nella tua azienda devono essere consapevoli in modo che i tuoi consumatori ricevano sempre informazioni chiare e coerenti.
L'utilizzo di un sistema di gestione dell'inventario per tenere traccia del tuo inventario è semplice e mette tutti sulla stessa pagina.
# 6 Sistemi di gestione del progetto
La gestione dei progetti è una fonte comune di contesa per molte aziende. I grandi progetti richiedono il coinvolgimento di una varietà di parti interessate con orari e tempistiche variabili. Hanno anche bisogno dell'accesso interdipartimentale a un'ampia gamma di documenti e rapporti, che possono causare ritardi se sono difficili da distribuire o aprire.
#7. Sistemi di gestione dei contenuti e dei documenti
I documenti multiuso vengono compilati in un unico database in base al contenuto e/o ai sistemi di gestione dei documenti per un facile accesso. Queste soluzioni consentono a molti gruppi di condividere documenti senza lo stress di richiedere l'autorizzazione individualmente. Conservano anche un registro conciso dei documenti precedenti, che è importante per reparti come vendite e marketing che potrebbero dover fare riferimento a politiche o materiali obsoleti.
Passi nella gestione della conoscenza
Nell'integrare gli strumenti di gestione della conoscenza nei tuoi sistemi, ci sono alcuni passaggi che sono coinvolti in esso. Questi sono i seguenti;
Fase uno: raccolta
Questo è il passaggio più cruciale nella procedura di gestione della conoscenza. Se raccogli dati errati o irrilevanti, la conoscenza che ne deriva potrebbe essere errata. Di conseguenza, anche le decisioni basate su tale conoscenza potrebbero essere errate.
Sono disponibili numerosi metodi e strumenti di raccolta dati per la gestione della conoscenza. Per cominciare, la raccolta dei dati dovrebbe essere una fase del processo di gestione della conoscenza. Le persone coinvolte nel processo di raccolta dei dati dovrebbero seguire determinati protocolli, che dovrebbero essere adeguatamente registrati.
Alcuni punti di raccolta dati sono definiti dalla tecnica di raccolta dati. Alcuni punti possono essere riepiloghi di rapporti normali. I rapporti mensili sulle vendite e le presenze giornaliere, ad esempio, potrebbero essere due utili risorse di raccolta dati.
Fase due: organizzazione
Le informazioni raccolte devono essere organizzate. Questa organizzazione viene solitamente eseguita secondo una serie di regole. L'organizzazione stabilisce questi regolamenti.
Tutti i dati relativi alle vendite, ad esempio, possono essere archiviati insieme e tutti i dati relativi al personale possono essere inseriti nella stessa riga del database. Questo tipo di disposizione aiuta nella manutenzione accurata dei dati all'interno di un database.
Se il database contiene una grande quantità di dati, è possibile utilizzare procedure come la "normalizzazione" per organizzarlo e ridurre la duplicazione.
Fase tre: riassumere
Il materiale è riassunto in questo passaggio per ottenere il nucleo di esso. Le informazioni lunghe sono fornite in formato tabellare o grafico e correttamente memorizzate.
Sono disponibili numerosi strumenti per riassumere, inclusi pacchetti software, grafici (Pareto, causa ed effetto) e varie metodologie.
Fase quattro: analisi
A tale scopo dovrebbe essere designato un team di esperti o esperti, poiché l'esperienza della persona o del team è fondamentale. Inoltre, i rapporti vengono generati dopo l'analisi delle informazioni.
Fase cinque: sintetizzare
In questa fase, l'informazione si trasforma in conoscenza. I risultati dell'analisi (spesso report) vengono integrati per creare vari concetti e artefatti.
Un modello o comportamento di un'entità può essere utilizzato per spiegarne un'altra. L'organizzazione nel suo insieme avrà una raccolta di pezzi di conoscenza che possono essere utilizzati su tutta la linea. Queste informazioni vengono quindi salvate nella knowledge base dell'organizzazione per riferimenti futuri.
La base di conoscenza è spesso un'implementazione software a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo su Internet. È inoltre possibile acquistare tale software di knowledge base o ottenere un'implementazione open source gratuita.
Fase sei: processo decisionale
Ora, la conoscenza viene utilizzata per prendere decisioni. Ad esempio, quando si stima un tipo specifico di progetto o attività, è possibile fare riferimento a stime precedenti. Ciò accelera il processo di stima mantenendo un'eccellente precisione. Questo è il modo in cui la gestione della conoscenza organizzativa genera valore e allo stesso tempo fa risparmiare denaro nel tempo.
Conclusione
La gestione della conoscenza è una tecnica fondamentale per le organizzazioni aziendali. Fortunatamente, ci sono strumenti che semplificano l'intero processo. La conoscenza organizzativa supporta l'organizzazione a lungo termine in termini di denaro, cultura e persone. Di conseguenza, tutte le aziende mature dovrebbero intraprendere i passi essenziali per costruire il proprio sistema di gestione della conoscenza utilizzando gli strumenti pertinenti, per migliorare le operazioni aziendali e le capacità complessive. I migliori strumenti di gestione della conoscenza contribuiscono a questo miglioramento e altro ancora.
Strumenti di gestione della conoscenza FAQ
Quali strumenti potrebbero essere utilizzati per incoraggiare i dipendenti a condividere le proprie conoscenze?
MS Teams e Slack, ad esempio, sono due delle applicazioni di condivisione delle informazioni più popolari, in cui i dipendenti possono scambiare materiali, webinar, blog aziendali, podcast e persino i loro film che esprimono i loro pensieri su un determinato argomento.
Quali sono i vantaggi della gestione della conoscenza per un'organizzazione?
La gestione della conoscenza stimola e favorisce lo scambio di idee, la cooperazione e l'accesso alle informazioni più aggiornate. Consente inoltre alle persone di promuovere l'innovazione e i cambiamenti culturali necessari per far evolvere l'azienda e soddisfare le mutevoli esigenze aziendali.
In che modo i migliori strumenti di gestione della conoscenza possono aiutare la gestione?
I migliori strumenti di gestione della conoscenza aiutano le aziende a garantire che dispongano dei processi, delle procedure o dei sistemi appropriati per sviluppare, gestire, archiviare e comunicare le informazioni organizzative. Si assicurano inoltre di poter mettere a frutto tali conoscenze seguendo la propria strategia aziendale.
Quali sono i tre domini principali della gestione della conoscenza?
La gestione della conoscenza può essere suddivisa in tre categorie: acquisizione di conoscenza, archiviazione della conoscenza e condivisione delle informazioni.
- Sistemi di gestione della conoscenza: guida dettagliata
- Miglior software di gestione della conoscenza 2022: le 21 migliori scelte
- STRUMENTI DI GESTIONE DEL DENARO: cos'è, come utilizzarlo e strumenti online gratuiti
- Gestione della conoscenza: processi, tipi, esempi e strumenti
Riferimento
