Le informazioni sono vitali per la crescita di un'organizzazione. Ma gestirlo richiede molte attività, che includono identificazione, manutenzione, archiviazione e così via. Per semplificare le cose, ci sono sistemi di gestione dei record elettronici e software che automatizzano i processi. Nessuna organizzazione può funzionare senza dati poiché non ci saranno standard o norme chiare da seguire durante l'esecuzione dell'attività. Anche le forze dell'ordine utilizzano un sistema di gestione dei record.
Che cos'è la gestione dei record?
La gestione dei record è un ruolo organizzativo incaricato di dirigere il modo in cui l'intero ciclo di vita delle informazioni di un'organizzazione gestisce le informazioni. Questo processo si svolge dal punto di creazione, ricezione o ricezione fino al punto di disposizione.
I registri tenuti da un'azienda fungono da deposito per la memoria istituzionale. La conservazione dei registri è una prova delle transazioni e le decisioni dovrebbero essere prese in considerazione quando si considera per quanto tempo conservarle.
La gestione dei record è un'attività più ampia di governance, gestione del rischio e conformità. Inoltre, si occupa principalmente di gestire l'evidenza delle operazioni di un'organizzazione e di mitigare o ridurre al minimo il rischio ad esse associato.
Cosa sono i sistemi di gestione dei record?
I sistemi di gestione dei record, tuttavia, servono anche a uno scopo più generale, snellendo notevolmente le numerose procedure di flusso di lavoro necessarie per produrre, diffondere e conservare record accurati. Un sistema di gestione dei record ha uno scopo principale. E questo per assicurarsi che una società rispetti gli obblighi legali e normativi.
Dovresti anche essere consapevole del fatto che i record sono un particolare tipo di file o documento che può essere fisico (cartaceo) o digitale. Una componente vitale delle aziende che fanno affidamento sui record è la loro gestione e manutenzione. Ed è per questo che il software di gestione dei record utilizza questi sistemi per gestire i record per garantire che nulla vada perso.
Caratteristiche di un sistema di gestione dei record
# 1. Controllo dell'inventario
I componenti principali del software dei sistemi di gestione dei record includono esempi di funzionalità semplici come scansione, duplicazione, trasmissione e salvataggio, nonché funzionalità più sofisticate come l'automazione basata sui requisiti di conservazione e classificazione di un'azienda.
#2. Motori di ricerca
Garantisce che il personale del personale possa accedere alla documentazione richiesta il prima possibile. Questi di solito funzionano con un numero di operatori di ricerca o campi di contenuto, consentendo agli utenti di trovare un record anche se conoscono solo, ad esempio, la data di creazione del record o l'ultimo utilizzo.
#3. Controllo della conformità
I sistemi di gestione dei record assicurano che tu conservi e aggiorni i record in conformità con gli obblighi di legge o la politica aziendale. Ad esempio, una funzione di monitoraggio della conformità può notificare periodicamente agli utenti che determinati record devono essere aggiornati, modificati o sostituiti.
#4. Sistemi di record
Gli amministratori possono seguire le modifiche alla proprietà e le modifiche ai record mentre si spostano all'interno dell'organizzazione. Per assicurarsi che la copia master rifletta accuratamente le modifiche apportate ad altre versioni, dispone anche più copie dello stesso record.
Quali sono i 5 elementi essenziali di un efficace sistema di gestione dei record?
- Inventario e classificazione dei record.
- Conservazione degli orari.
- Archiviazione e conversione dei record.
- Iniziativa sui record vitali.
- Pianificazione per il ripristino e la prevenzione dei disastri.
- Fornitura
Quale software è il migliore per la conservazione dei registri?
Conoscere il software migliore per la tenuta dei registri dipende dalle sue funzionalità e caratteristiche e anche da ciò per cui li desideri. Esempi di software per sistemi di gestione dei record includono:
- Sulla base.
- FileHold.
- Rubex.
Quali sono i tipi di sistemi di gestione dei record?
I tipi di sistemi di gestione dei record possono essere sostanzialmente suddivisi in due categorie:
- Quelli che usano tradizionalmente i documenti cartacei
- Quelli che usano record elettronici.
Quali sono le funzioni del sistema di gestione dei record?
Le funzioni dei sistemi di gestione dei record elettronici sono le seguenti:
Garantisce l'archiviazione e il recupero di file e documenti elettronici, inclusi anche i contenuti interni di elaborazione testi e la corrispondenza elettronica,
Esempi di sistemi di gestione dei record
- set Affari
- WordPress
- Microsoft 365
- Area di lavoro di Google
- Microsoft Onedrive
- Microsoft SharePoint
- Scatola
- Confluenza
- Prezi
- LibreOffice
- eFileCabinet
- Joomla
Sistemi di gestione dei record elettronici
L'uso di sistemi di gestione dei record elettronici è un approccio produttivo alla conservazione dei documenti. Scansionando, indicizzando e archiviando documenti cartacei e digitali per una comoda conservazione e recupero, puoi garantire la sicurezza dei tuoi dati.
I sistemi di gestione dei record elettronici sono più interessati alla conservazione dei documenti da utilizzare in processi legali, revisioni interne o audit di terze parti, mentre i sistemi di gestione dei documenti sono più interessati al salvataggio e all'organizzazione dei documenti digitali.
Esempi di sistemi di gestione dei record elettronici
# 1. Zoho Docs
Lo strumento di collaborazione sui contenuti Zoho WorkDrive consente ai team di archiviare, condividere, gestire e collaborare su file di qualsiasi dimensione. Con Zoho Docs, uno strumento di gestione dei documenti basato sul Web, puoi archiviare e anche gestire tutti i tuoi dati nel cloud.
Questa è una soluzione di gestione dei documenti sicura e facile da usare che ti consente di creare, condividere e collaborare su documenti con chiunque all'interno e all'esterno della tua azienda, ad esempio clienti, partner e clienti.
#2. logico doc
I sistemi di gestione dei record elettronici come logicalDOC funzionano come sistemi di gestione dei documenti. Ad esempio, è dotato di processi di importazione automatica, indicizzazione e flusso di lavoro Activiti.
#3. MicrosoftSharepoint in linea
Le organizzazioni possono facilmente salvare, distribuire e gestire le informazioni digitali con l'aiuto di Microsoft SharePoint Online.
Gli utenti possono ora interagire tra loro nelle discussioni, mettere "mi piace" ai post, caricare documenti, video e immagini e menzionare altri utenti nelle citazioni del loro feed di notizie. è anche semplice da personalizzare o configurare.
SharePoint Online consente la collaborazione tra utenti esterni, come clienti e fornitori, può essere acquistato da solo o come parte di una suite Microsoft Office 365.
#4. M-Files DMS
Software di gestione dei documenti, o software DMS, è una tecnologia business-critical. Le organizzazioni faticano a gestire e proteggere i volumi di documenti in rapida espansione poiché il settore aziendale produce nuovi dati e documenti a un ritmo da record.
Inoltre, i knowledge worker di oggi trascorrono gran parte della loro giornata alla ricerca dei documenti appropriati o alla duplicazione di dati che non riescono a trovare. Con la soluzione software DMS, puoi semplificare la gestione della sicurezza, della conformità, della conservazione e di altre fasi del ciclo di vita dei documenti.
#5. Solo sistema AscensioUfficio
ONLYOFFICE è realizzato per la collaborazione interna del team. Offre ai consumatori la gestione dei documenti, il calendario, la posta e i connettori CRM. Ha anche un'eccellente compatibilità con i formati OpenDocument e Microsoft Office. Puoi anche installare OpenOffice localmente o nel cloud.
È progettato per le piccole e medie imprese che cercano una solida base per la gestione dei processi aziendali.
#6. Evernote Affari
I tuoi team potrebbero collaborare con Evernote Business. In un'unica posizione, possono creare documenti, collaborare su progetti e archiviare informazioni. I membri del team possono visualizzare, modificare, caricare e condividere note e file da qualsiasi dispositivo, anche se perde la connessione a Internet.
Con solide funzionalità di ricerca e connessioni tra strumenti, puoi ordinare rapidamente il disordine e individuare le informazioni di cui hai bisogno. Puoi utilizzare Evernote Business per semplificare il tuo processo.
Usi dei sistemi di gestione dei record elettronici
# 1. Archiviazione documenti
L'obiettivo più fondamentale dei sistemi di dati elettronici è l'archiviazione. Ogni azienda tende ad accumulare documenti nel tempo, rendendo difficile l'individuazione di permessi che non sono stati rilasciati di recente.
I sistemi di gestione dei record elettronici accettano l'input umano o archiviano automaticamente i documenti elettronicamente, centralizzando tutto il materiale in un'unica posizione a portata di mano anziché disperderlo su numerosi computer intorno all'organizzazione o occupare spazio sugli scaffali.
# 2. Organizzazione
Mantenere tutta quella documentazione organizzata e accessibile è essenziale per una gestione efficace dei documenti. I sistemi di gestione dei record elettronici ordinano e classificano la documentazione in modo che possa essere rapidamente accessibile. Inoltre, avere questa funzione farà risparmiare a un'azienda centinaia o addirittura migliaia di ore di lavoro.
# 3. Sicurezza
Alcuni documenti sono estremamente sensibili e lasciare importanti dati organizzativi su uno scaffale o in una cartella del computer non protetta è una ricetta per il disastro. Un sistema ERMS mantiene tutto in un'unica posizione e ne limita l'accesso a persone non autorizzate.
La maggior parte degli esempi di software dei sistemi di gestione dei record elettronici consente all'amministratore di specificare autorizzazioni separate per vari file. Questo per garantire che un individuo che desidera accedere a un file non abbia il controllo completo.
#4. Comunicazione
Un EDRMS ha spesso funzionalità di comunicazione, come avvisare un dipartimento che uno specifico documento rilevante è stato caricato nel sistema o condividere automaticamente un file con le persone etichettate su di esso. Alcuni sistemi possono consentire agli utenti di scambiarsi messaggi direttamente tramite il sistema o persino di contrassegnare documenti aziendali.
Sistema di gestione dei documenti delle forze dell'ordine
Il sistema di gestione dei record delle forze dell'ordine è un sistema a livello di agenzia. Il suo scopo è fornire archiviazione, recupero, conservazione, manipolazione, archiviazione e visualizzazione di informazioni, record, documenti o file relativi alle operazioni delle forze dell'ordine.
Copre anche l'intero ciclo di vita dello sviluppo dei record, dalla generazione iniziale al suo completamento. Un efficace sistema di gestione dei record delle forze dell'ordine consente un'unica immissione di dati supportando anche più meccanismi di segnalazione.
Tuttavia, il sistema di gestione dei record delle forze dell'ordine è limitato ai record direttamente correlati alle sue operazioni.
Il presente documento riguarda le seguenti funzioni aziendali:
- Chiama il servizio
- Segnalazione degli incidenti
- Gestione del caso investigativo.
- Segnalazione di incidenti stradali
- Citazioni
- Contatto sul campo
- Pedine
- Processo Civile
- Ordini e vincoli
- Permessi e licenze
- Attrezzature e gestione del patrimonio
- Gestione della flotta
- Personale
- Affari interni
- Supporto analitico (analisi del crimine)
Il sistema di gestione dei record delle forze dell'ordine semplifica il processo collegando persone, proprietà, luoghi e record correlati in un database centrale con un'interfaccia utente intuitiva. Un'agenzia delle forze dell'ordine ha bisogno di un sistema di gestione dei record (RMS) per inserire informazioni relative a eventi criminali che si verificano nella loro giurisdizione.
Esempi di sistemi di gestione dei documenti delle forze dell'ordine
# 1. Sistema di gestione dei record ARMS
Gli esempi includono i sistemi di gestione dei record di legge ARMS. Consente a un'agenzia di organizzare, mantenere e recuperare i dati attraverso un'unica interfaccia.
ARMS RMS è un sistema di gestione dei record delle forze dell'ordine di facile utilizzo che fornisce un processo di immissione dei record rapido ed efficiente. Consente inoltre agli utenti di trovare con successo i record o le analisi ricercati. Sia in ufficio che in viaggio con un dispositivo mobile, gli utenti sperimentano una gestione delle informazioni senza interruzioni con ARMS.
#2. Sistema di gestione dei record della CSI
Il CIS Records Management System (RMS) automatizza le funzioni di gestione dei record di un'agenzia. Il sistema fornisce anche l'uso online simultaneo in archivi, spedizioni, uffici investigativi, ecc.
Menu, barre degli strumenti, Guida, tasti funzione e altri strumenti forniscono un ambiente intuitivo ed efficiente per l'intera gamma di personale che entrerà, accederà e terrà traccia degli incidenti.
#3. Record di piazza centrale
Con una suite integrata e completa dalla chiamata al caso, puoi ridurre drasticamente il tempo che dedichi all'inserimento dei dati e alla segnalazione. L'integrazione completa dell'invio consente di risparmiare tempo migliorando la qualità dei dati NIBRS inviati. Puoi inserire dati nel tuo sistema e recuperarli dove e in qualsiasi momento con CentralSquare Records. Con questo sistema adattabile basato su cloud, i tuoi soccorritori rimangono nelle vicinanze mentre il tuo personale IT ha meno mal di testa.
Utilizzando le associazioni automatiche tra file e casi, potresti trovare rapidamente i tuoi media ed eliminare le noiose ricerche manuali attraverso grandi quantità di prove digitali.
Con l'uso del CAD e dei record di CentralSquare, le prove digitali vengono sincronizzate automaticamente, consentendo una gestione più efficace dei casi. Quando collabori con utenti all'interno e all'esterno della tua azienda, condividi le prove in modo sicuro e protetto.
#4. Omnigo
Le forze dell'ordine, l'istruzione, l'assistenza sanitaria e altre aziende possono trarre vantaggio dalle soluzioni offerte da Omnigo Software. Il software per sistemi di gestione dei record facile da usare e adattabile dell'azienda fornisce agli utenti le informazioni di cui hanno bisogno per intraprendere un'azione più efficace.
Ha inoltre assistito il personale delle forze dell'ordine e della sicurezza nell'aumentare la produttività del personale fino al 25%, ridurre il rischio di conformità e fornire aumenti evidenti della sicurezza.
Per proteggere i tuoi dipendenti, le tue risorse e il tuo marchio, Omnigo ritiene che dovresti avere il massimo supporto possibile. Il tuo team può concentrarsi su ciò che è più essenziale avendo accesso a dati semplici da tracciare, analizzare e recuperare.
#5. eFORCE
eFORCE si impegna a migliorare l'efficienza della tua agenzia. Migliora inoltre la sicurezza della comunità attraverso una gamma completa di sistemi di applicazione della legge basati su browser. Qualsiasi prodotto eFORCE che acquisti viene fornito con funzionalità premium, un prezzo competitivo e un servizio clienti eccezionale.
Hanno tutti i requisiti del software di pubblica sicurezza per la tua organizzazione coperti. Per costruire l'ecosistema ideale per supportare la tua agenzia, puoi scegliere dalla nostra gamma di prodotti
Puoi fare affidamento su eForce per mantenerti all'avanguardia, aiutando il tuo dipartimento a operare in modo più efficace e sicuro, che si tratti di un nuovo sistema di invio assistito da computer o di un software per sistemi di gestione dei record.
#6. Gestione dei record di Spillman Flex
Spillman Flex è una soluzione software per sistemi di gestione dei record di sicurezza pubblica in locale. È stato creato per soddisfare i requisiti delle forze di polizia, degli uffici dello sceriffo, dei centri di spedizione, delle carceri e dei vigili del fuoco in tutta la nazione. Flex offre alle agenzie i vantaggi di un'integrazione impareggiabile, capacità di condivisione dei dati multi-giurisdizionale, licenze del sito a prezzi ragionevoli e sviluppi continui, il tutto incentrato su un hub integrato centrale e supportato da assistenza e supporto clienti affidabili.
Sono disponibili più di 60 moduli collegati di Spillman Flex, che consentono alla tua organizzazione di creare un sistema su misura per le tue esigenze specifiche. Le soluzioni integrate offerte da Flex includono moduli pre-costruiti per CAD, RMS, JMS, raccolta di dati mobili e reporting sul campo, analisi e polizia basate sull'intelligence, mappatura e sistemi di informazione geografica (GIS), antincendio, condivisione dei dati e personale e risorse.
#7. Sistemi di valore
Questa è una risorsa affidabile di gestione degli incidenti per leggi, incendi, EMS e sicurezza in ogni segmento di mercato. Valor Systems mantiene con orgoglio i clienti dal primo anno di attività. L'invio e la gestione dei casi possono collaborare in modo più efficace con il sistema di gestione degli incidenti (VMS) di Valor.
Ha creato un sistema per l'allocazione delle risorse e la consapevolezza della situazione che avvantaggia l'intera organizzazione. Valor IMS rende le operazioni più efficaci e offre alle unità sul campo l'accesso a informazioni vitali tramite dispositivi basati su WindowsTM, Apple iOSTM e AndroidTM.
Computer Aided Dispatch fa sì che le cose accadano quando si tratta di offrire una soluzione. In altri progetti, si sono imbattuti troppo frequentemente in organizzazioni che fanno promesse al DOD ma poi non soddisfano le aspettative. Questo per garantire che soddisfi i criteri specifici della Marina.
#8. Codificare RMS di pubblica sicurezza
Per le forze dell'ordine e i dipartimenti di pubblica sicurezza, Incode RMS offre una selezione completa di suite integrate. Dispone inoltre di una soluzione integrata di invio computerizzato, gestione dei documenti e mobile per accelerare i tempi di risposta, fornire informazioni vitali sulla sicurezza pubblica per proteggere i cittadini e gli agenti di polizia e semplificare le attività amministrative di segnalazione, gestione dei casi e indagini penali.
#9. Polisys
PoliSys 4.0 è un sistema lungimirante e completamente integrato. Offre inoltre un'elaborazione delle chiamate di emergenza affidabile e all'avanguardia, consentendo una gestione efficace del flusso di lavoro. Ciò migliora anche il processo di invio attraverso le funzionalità di mappatura e paginazione dell'applicazione. 4.0 include numerose interfacce, moduli e funzionalità di terze parti.
# 10. CrimeStar RMS
Per le forze dell'ordine e il mercato della sicurezza pubblica, Crimestar è un insieme di soluzioni di gestione delle informazioni completamente integrato, adattabile e potente.
In qualità di fornitore di riferimento per i professionisti delle forze dell'ordine lungimiranti di oggi, abbiamo decenni di esperienza e una reputazione nell'offrire software di alta qualità, facile da usare ed economico.
Quali sono i vantaggi della gestione dei record?
Troppe aziende minimizzano l'importanza della gestione dei record o la vedono come una comodità (piuttosto che come una necessità).
# 1. Conformità più facile
Le organizzazioni devono disporre di un solido sistema di gestione dei record in atto per assicurarsi che aderiscano a tutti gli standard applicabili, poiché la conformità dei record sta diventando più rigorosa. Queste leggi e regole potrebbero includere HITECH Act, FACTA e/o HIPAA, che richiedono tutti un approccio organizzato alla gestione dei record.
E poiché l'applicazione per non conformità può essere piuttosto severa, una conformità più rapida e uniforme è incredibilmente vantaggiosa per la tua agenzia nel suo insieme (che vanno da azioni legali ad altre sanzioni costose). Oltre ad avere una politica di conservazione dei dati affidabile, probabilmente avrai bisogno dell'aiuto di un software per sistemi di gestione dei record per assicurarti di aderire alla conformità normativa.
#2. Flussi di lavoro migliori
La maggior parte delle organizzazioni non tiene traccia del tempo che dedica alla conservazione o alla ricerca di documenti. è anche difficile stimare quanto tempo si perde durante la procedura. Tuttavia, non c'è dubbio che una notevole quantità di tempo viene spesa nel tentativo di estrarre informazioni pertinenti quando i documenti vengono conservati in loco in armadietti stipati.
Peggio ancora, dopo aver recuperato i documenti, alla fine dovranno essere nuovamente archiviati, occupando più tempo che potrebbe essere speso meglio altrove nell'azienda.
I tuoi dati e fatti più significativi possono essere facilmente recuperati ogni volta che ne hai bisogno grazie a un software di sistema di gestione dei record unificato e completo. Di conseguenza, ciò incoraggia flussi di lavoro migliori e rafforza la capacità dell'organizzazione di gestire l'attività in modo efficiente e garantire la fornitura del servizio.
#3. Risparmi
Pensa a quanti rapporti ed e-mail invia la tua azienda ogni giorno; solo una piccola parte di quel materiale potrebbe essere veramente utile (o che deve essere tenuta in archivio). Inoltre, la gestione dei documenti, in particolare quelli cartacei, richiede una notevole quantità di tempo e denaro a causa della necessità di trovare spazio di archiviazione sufficiente e stampare o archiviare tutti i moduli fisici. Per fortuna, con una buona gestione dei record, la tua agenzia può tenere traccia dell'espansione dei propri record e garantire che conservi solo le informazioni più importanti o utili.
La gestione dei record digitali riduce i costi di archiviazione e aumenta la produttività del team, con conseguente notevole risparmio sui costi (ossia meno tempo speso per la ricerca di file persi o fuori posto).
Le tue informazioni e specifiche più importanti possono essere facilmente recuperate ogni volta che ne hai bisogno grazie a un software di sistema di gestione dei record unificato e completo.
#4. Recupero efficace
Le informazioni sono utili solo quando è possibile accedervi, quindi non è davvero molto utile salvare qualcosa se non puoi accedervi quando ne hai bisogno. Tuttavia, con un recupero efficiente e una tecnologia di facile utilizzo, la tua agenzia può prendere rapidamente decisioni informate. Il software per i sistemi di gestione dei record semplifica il recupero dei documenti e rimuove le informazioni non necessarie per liberare spazio per i materiali più importanti.
#5. Proteggi i dati
La protezione dei dati è una delle massime priorità per tutte le autorità (come dovrebbe essere). Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, è necessaria una programmazione intelligente per proteggere i file del personale e altri dati sensibili da furti o disastri.
La posta in arrivo, le fatture, i contratti con i clienti e altro possono essere digitalizzati dai migliori software di gestione dei record in modo che, non appena ricevuti, ciascuno di questi documenti sia disponibile in un archivio ricercabile. I tuoi dati saranno quindi adeguatamente protetti e accessibili ogni volta che sarà necessario se combinati con un programma IT affidabile.
Quali sono le sfide della gestione dei record?
- Il monitoraggio e l'inventario dei file è difficile.
- non è in grado di generare rapporti dal software di registrazione che può essere utilizzato.
- Mancano le statistiche sui file.
- La gestione dei record è inefficace.
- Nessun sistema di gestione dei record elettronici.
- Un'interfaccia ingombrante.
Che cos'è una gestione efficace dei record?
Un efficace programma di gestione dei record dipende da un'adeguata conservazione e smaltimento dei record. Garantisce che i record siano disponibili quando necessario per procedimenti legali, audit, operazioni aziendali di routine o ricerche d'archivio e anche che i record non necessari non consumino spazio di archiviazione costoso.
Un'efficace gestione dei record genera solo i record necessari e nessuno di più. Poiché le informazioni ei dati sono le pietre miliari di ogni azienda, una gestione efficace dei record è fondamentale per qualsiasi organizzazione, non importa quanto grande o piccola sia.
Conclusione
I sistemi di gestione dei record sono responsabili della gestione dei record nelle forze dell'ordine. Partecipano al controllo effettivo e metodico della generazione, ricezione, mantenimento, uso e disposizione dei record. Questi includono anche i processi per acquisire e conservare prove e informazioni su operazioni e transazioni commerciali sotto forma di record.
FAQ
Quali sono i due metodi di registrazione?
La conservazione dei registri manuali e la conservazione dei registri informatizzata (o automatizzata) sono i due metodi principali per la conservazione dei registri commerciali.
Che cos'è l'archiviazione dei record
Una struttura di archiviazione dei record è stata creata appositamente per offrire un'archiviazione a lungo termine per salvaguardare e preservare documenti, documenti e dati aziendali vitali.
Quali sono i record fisici?
I record fisici sono documenti archiviati su carta o in altri formati analogici, inclusi nastri audio o video. Sono esclusi i materiali conservati in formato digitale su computer, server o altri supporti di memorizzazione digitali.
Cosa significa ECM in diritto?
Significa Equity Capital Market (ECM)
Riferimenti
- AIIM
- FBI
- IBM
- riparazioni
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