Hai bisogno di un prodotto o servizio specifico per gestire la tua piccola impresa. Quindi contatti i tuoi fornitori e spieghi le tue esigenze. Lo forniscono. Devi pagarli per questo. Questa è la fine della storia. Non sembra troppo semplice? Sì. Sì, il processo di ottenimento delle merci può essere più complicato di quanto descritto sopra. Tuttavia, ottenere servizi da fornitori affidabili in modo agevole e tempestivo non deve essere troppo bello per essere vero. È possibile e l'utilizzo degli ordini di acquisto può aiutare. In questo articolo, vedremo i diversi tipi ed esempi di ordini di acquisto, il flusso di processo e il formato corretto per un ordine di acquisto.
Che cos'è un ordine di acquisto?
Un ordine di acquisto, noto anche come PO, è un documento legale che un acquirente invia a un fornitore o venditore per autorizzare un acquisto. Gli ordini di acquisto specificano ciò che l'acquirente desidera acquistare e quanto ne desidera ricevere. Questi accordi aiutano nella documentazione delle transazioni sia dell'acquirente che del venditore.
Gli ordini di acquisto vanno a vantaggio sia dell'acquirente che del venditore. Le piccole aziende possono decidere di quali prodotti e servizi hanno bisogno dai loro fornitori e quando ne hanno bisogno emettendo ordini di acquisto.
Ciò mantiene le attività della piccola impresa di successo e coordinate. Aiuta anche il venditore a garantire che i beni e i servizi necessari siano disponibili prima di impegnarsi per l'adempimento, consentendo all'acquirente la flessibilità di prepararsi di conseguenza.
Gli ordini di acquisto aiuteranno anche l'acquirente e il venditore a mantenere registrazioni corrette e complete per la revisione ei rendiconti finanziari.
Come funziona un ordine di acquisto?
Ora che abbiamo descritto cos'è un ordine di acquisto, esaminiamo come crearne uno.
# 1. L'acquirente si impegna ad acquistare la merce dal venditore.
Prima di effettuare un ordine, l'acquirente deve essere in grado di riconoscere un'esigenza che il prodotto o servizio del venditore soddisferà. Durante questo processo, l'acquirente deve determinare quale prodotto o servizio è richiesto, quanto è richiesto (se possibile) e quando è richiesto (di nuovo, se possibile).
Ad esempio, se devi ordinare nuove scatole per spedire i tuoi ordini di prodotti ai clienti, scopri quante ne avrai bisogno e quando ne avrai bisogno.
Se ti aspetti una corsa alle vacanze, potresti guardare l'ordine della scatola dell'anno scorso e moltiplicarlo per la crescita prevista durante le festività natalizie per ordinare il numero appropriato.
#2. L'acquirente crea un ordine di acquisto e lo invia al venditore per l'approvazione.
Con i dettagli di cui sopra, l'acquirente deve redigere un ordine di acquisto e inviarlo al venditore per l'approvazione. Quando si invia un ordine di acquisto a un fornitore, specificare quando è necessaria l'approvazione per mantenere il processo in pista.
Idealmente, la risposta dovrebbe arrivare in tempo utile affinché l'acquirente possa ottenere il prodotto o il servizio in tempo. In caso contrario, dovrebbe concedere all'acquirente abbastanza tempo per rivolgersi a un altro venditore, se necessario.
Continuando con l'esempio precedente, una volta trovato un fornitore in grado di fornire le tue scatole, sapere di quante scatole avrai bisogno e quando ne avrai bisogno, puoi utilizzare queste informazioni per redigere il tuo ordine di acquisto. Invia al tuo rappresentante di vendita o punto di contatto.
#3. Il venditore controlla l'ordine di acquisto e conferma se può soddisfare o meno la richiesta.
Se il venditore riceve l'ordine di acquisto, è sua responsabilità esaminare la richiesta e verificare l'inventario o la disponibilità. Questo per confermare se può essere rispettato entro la scadenza dell'acquirente.
Nel caso della spedizione del pacco, il venditore ha controllato il tuo ordine e ha stabilito che è in grado di soddisfare la tua richiesta dopo aver verificato il proprio inventario e la capacità di spedizione.
#4. Accettazione dell'ordine di acquisto.
Se il venditore può soddisfare la richiesta dell'acquirente, accetterà l'ordine di acquisto, rendendolo legalmente vincolante per tutte le parti.
Poiché la società box può soddisfare la tua richiesta, ti ha inviato una copia autorizzata dell'ordine di acquisto per conferma.
#5. Consegna di prodotti o servizi.
Dopo che l'ordine di acquisto è stato approvato, il venditore è responsabile della consegna del prodotto o servizio concordato. Possono anche produrre e inviare una fattura all'acquirente per l'importo specificato sull'ordine di acquisto durante questa fase. La fattura deve riassumere i prodotti consegnati, la quantità adeguata e l'importo dovuto.
Ad esempio, dopo aver approvato la spedizione delle scatole, dovresti ottenere l'ordine completato e una fattura per la somma dovuta. Questo venditore accetta 30 termini netti e si aspetta il pagamento entro 30 giorni dall'emissione della fattura.
#6. La fattura è pagata
Durante questo ultimo punto, l'acquirente è tenuto al pagamento della fattura secondo i termini di pagamento del venditore.
Ora spetta a te, cliente, pagare la fattura secondo i termini di pagamento concordati.
Qual è il formato corretto dell'ordine di acquisto?
Sei pronto a fare il tuo ordine di acquisto? Questi sono i dettagli che devi fornire.
- testata — Fornisci informazioni sulla tua azienda, come il nome della società, l'indirizzo commerciale, la data dell'ordine di acquisto e il numero dell'ordine.
- Dettagli del fornitore — Indicare chi dovrebbe ricevere il PO. Qui è dove menzioni il nome della società venditrice, il tuo nome di contatto e l'indirizzo della società venditrice.
- Spedisci a — Indicare dove deve essere consegnato l'ordine, il processo di spedizione, i termini di spedizione e la data di consegna prevista.
- Specifiche dell'ordine — Includere un elemento pubblicitario per ogni prodotto nell'ordine che includa il codice prodotto o il numero SKU, il nome o la descrizione dell'articolo, la quantità di unità ordinate, il prezzo per unità e la data di consegna.
- Riassumere — Completare l'ordine di acquisto includendo un totale parziale, eventuali sconti, commissioni, costi di spedizione e il totale necessari.
Ecco un esempio di formato dell'ordine di acquisto che include tutti i punti sopra elencati:
Tipi di ordine di acquisto
È fondamentale capire che non crei tutti gli ordini di acquisto uguali e anche il loro formato potrebbe differire. A questo punto potresti pensare: "Se hai visto un PO, li hai visti tutti", ma semplicemente non è vero. Esistono quattro tipi di ordini di acquisto, che differiscono in termini di formato e di quante informazioni includono
# 1. Ordini di acquisto standard
Gli ordini di acquisto standard sono i più comuni e conosciuti. In questo caso, l'acquirente comprende i dettagli dell'acquisto e può identificare l'articolo o il servizio acquistato, la quantità, il programma di consegna e i termini di pagamento.
Un'azienda che sta esaurendo le cartucce per stampanti, ad esempio, può effettuare un ordine di acquisto standard perché sa esattamente di quanto ha bisogno e quando ne ha bisogno. Questo è un esempio di ordine di acquisto.
A seconda dei requisiti, è possibile creare PO standard per una varietà di funzioni diverse. Ad esempio, il modello di cui sopra potrebbe essere modificato per includere:
- Servizi da fornire
- Contrattazione
- Vendita in conto vendita
#2. Ordini di acquisto pianificati
Un cliente che effettua un ordine d'acquisto pianificato prevede le potenziali esigenze della propria azienda per l'articolo in questione effettuando un ordine di acquisto in anticipo. In questo caso sono visibili dettagli come l'oggetto, il peso e i termini di pagamento, ma la quantità si basa su un'ipotesi informata e la data di consegna è provvisoria.
Se la stessa azienda che sta esaurendo le cartucce per stampanti effettua un ordine di acquisto pianificato, l'acquirente responsabile stimerà il numero di cartucce per stampanti necessarie per un programma di consegna più flessibile. Questo è un esempio di ordine di acquisto pianificato.
#3. Ordini di acquisto generali
Gli acquirenti utilizzano un ordine di acquisto globale per posizionare più ordini contemporaneamente al fine di negoziare prezzi scontati.
Ad esempio, se la stessa azienda può ottenere un prezzo migliore decidendo di effettuare più ordini di cartucce e carta per stampanti da un unico fornitore, potrebbe pensare di utilizzare un ordine di acquisto generale per ottenere questi prodotti. Ecco un esempio di ordine di acquisto in questo caso.
#4. Ordini di acquisto a contratto
La variante più formale è un ordine di acquisto a contratto. Fino all'emissione di un PO con riferimento al contratto, l'acquirente e il venditore firmano un contratto specificando i termini dell'acquisto. Questa forma di ordine d'acquisto fornisce la maggior parte delle garanzie legali per tutte le parti coinvolte.
Nel caso di forniture per stampanti, se un'azienda firma un contratto con il proprio fornitore specificando i prodotti, la quantità, i prezzi e tempi di consegna degli articoli promessi, e poi prosegue con un ordine di acquisto regolare, queste società sono soggette a un contratto di ordine di acquisto. Questo è un esempio di ordine di acquisto del contratto.
Avere un processo di ordine d'acquisto in atto renderà il processo di approvvigionamento più rapido e avvantaggerà sia gli acquirenti che i venditori.
Leggi anche: 11+ SISTEMA DI ORDINI MIGLIORI ACQUISTI PER LE PICCOLE IMPRESE 2023
Processo dell'ordine di acquisto
Il processo dell'ordine di acquisto copre tutto, dalla scrittura alla consegna. Il processo dell'ordine di acquisto è suddiviso nei seguenti passaggi.
# 1. Immaginazione
L'ordine di acquisto viene emesso dopo aver inviato la richiesta di acquisto, in genere dal team di approvvigionamento o da un amministratore del progetto.
#2. Accettazione
Se tutti gli interessati concordano su merce, quantità, prezzo e condizioni di consegna, il contratto viene firmato dal venditore accettando i termini.
#3. Spedizione
in spedizione, si invia l'ordine di acquisto al venditore attraverso il canale preferito. Inoltre, puoi farlo di persona, su carta, via fax o e-mail e così via.
#4. Spedizione e trattamento
I prodotti specificati nel PO sono consegnati dal venditore. Quando le condizioni dei prodotti sono soddisfacenti, quali l'assenza di difetti o mancanze di oggetti, vengono ispezionati e accettati. In cantiere, ciò viene in genere eseguito da un amministratore o da un responsabile degli acquisti.
#5. Finitura
Se l'ordine è completo, una fattura di accettazione viene inviata al finanziamento per l'elaborazione del pagamento. L'ordine di acquisto è chiuso fino al ricevimento del pagamento.
Fasi del processo dell'ordine di acquisto
I passaggi del processo dell'ordine di acquisto sono i seguenti:
- Crea un ordine di acquisto
- Approva un ordine di acquisto
- Invia un ordine di acquisto al venditore.
- L'ordine di acquisto è stato ricevuto
- Ricevuta merce o servizio
- fatturazione
- Abbinamento in tre direzioni
- Autorizzazione e programmazione dei pagamenti
- Chiusura di PO
A cosa serve un ordine di acquisto?
La tua azienda emette ordini di acquisto ai venditori (il venditore). Gli acquirenti li utilizzano per specificare esigenze e prezzi e documentare legalmente i beni/servizi ordinati.
Chi effettua gli ordini di acquisto?
L'acquirente ordina. Dopo l'approvazione, l'acquirente o il richiedente dell'acquisto creerà un ordine d'acquisto. Per un accurato adempimento, il cliente trasmette l'ordine di acquisto al venditore.
Come funziona PO?
Prima di acquistare beni o servizi, il processo dell'ordine di acquisto conferma e specifica il requisito. Elaborare i pagamenti e i risultati dell'audit.
Chi firma gli ordini di acquisto?
Un ordine di acquisto è vincolante quando entrambe le parti lo firmano. Prima di inviare l'ordine di acquisto al venditore, assicurati che il tuo rappresentante aziendale lo abbia firmato.
Conclusione
Dì addio a grafia illeggibile, ordini di acquisto fuori posto e ore e ore di immissione dei dati. un ordine di acquisto basato su cloud converte fasci di scartoffie in formati digitali facilmente tracciabili che vengono archiviati in modo sicuro sul cloud.
Sebbene l'implementazione di una soluzione di approvvigionamento possa sembrare una soluzione rapida per tutti i problemi relativi agli ordini di acquisto, il processo è in realtà molto complesso. Di conseguenza, è importante disporre di alcune best practice per gli ordini d'acquisto. Questo per garantire che lo strumento di appalto funzioni come dovrebbe.
La corretta procedura di approvvigionamento riparerà il processo di ordine di acquisto interrotto, aumenterà le prestazioni e aumenterà il ROI. Sebbene la teoria su cosa sia un ordine di acquisto può sembrare complicata, guardare alcune delle migliori pratiche più popolari lo chiarirà una volta per tutte.
Domande frequenti sugli ordini di acquisto
Come faccio a effettuare un ordine di acquisto?
Di seguito sono riportati i passaggi più comuni del processo di ordine di acquisto:
- Crea un ordine di acquisto.
- Invia più richieste di preventivo (RFQ)
- Analizza e seleziona un fornitore.
- Negozia il contratto e invia l'ordine di acquisto.
- Ricevi beni / servizi.
- Ricevi e controlla la fattura (abbinamento a 3 vie)
- Autorizza la fattura e paga il venditore.
- Tenuta dei registri.
Perché hai bisogno di un ordine di acquisto?
Gli ordini di acquisto sono documenti emessi da un acquirente (la tua organizzazione) a un venditore (il venditore). Sono uno strumento importante per Acquirenti perché formalizzano requisiti e prezzie fungere da documentazione legalmente vincolante dei beni/servizi ordinati
Che cos'è un ordine di acquisto rispetto alla fattura?
La differenza fondamentale è che un ordine di acquisto viene inviato dagli acquirenti ai fornitori con l'intenzione di tracciare e controllare il processo di acquisto. D'altra parte, una fattura è una richiesta di pagamento ufficiale inviata dai venditori agli acquirenti una volta che il loro ordine è stato evaso
Un ordine di acquisto è un pagamento?
Un ordine di acquisto (PO) è un documento legalmente vincolante creato da un acquirente e presentato a un venditore. … Poiché l'ordine viene eseguito prima che l'acquirente riceva la fattura, un ordine di acquisto fornisce al venditore un'assicurazione contro i danni-Pagamento
- Ordine di lavoro: procedura/passaggi semplici per la creazione di un ordine di lavoro
- Passaggi del processo di automazione degli ordini di vendita (+ modello di modulo di ordine di vendita gratuito)
- Come funzionano i vaglia postali? (+Come acquistare con carte di debito)
- Puoi acquistare un vaglia con una carta di credito? (Pro e contro)
