Le PMI hanno in genere risorse limitate e una grande quantità di lavoro da completare. La gestione manuale del processo dell'ordine d'acquisto mette a dura prova i membri del team e distoglie la loro attenzione dalle loro responsabilità primarie. Con un sistema di ordini di acquisto per piccole imprese, puoi automatizzare l'intero processo, migliorare l'efficienza e ridurre le possibilità di errori causati dall'inserimento manuale. Sebbene la scelta del giusto sistema di ordini di acquisto per una piccola impresa possa sembrare un compito arduo, tutto si riduce a ciò che la tua attività richiede.
Che cos'è un sistema di ordini di acquisto?
Il software per ordini di acquisto (noto anche come software PO) aiuta nella creazione di documenti finanziari emessi ai fornitori al momento dell'acquisto di forniture o servizi. Gli ordini di acquisto in genere includono informazioni su tipo, quantità e prezzo del prodotto, nonché altre informazioni pertinenti.
Inoltre, il software di gestione degli ordini di acquisto è una componente essenziale di qualsiasi processo di contabilità fornitori. I sistemi per gli ordini d'acquisto possono aiutare ad automatizzare la creazione degli ordini d'acquisto, risparmiando tempo quando i livelli delle scorte si stanno esaurendo avvisando il tuo team prima che si verifichi una carenza. Di conseguenza, il software dell'ordine di acquisto funziona in tandem con il software di gestione dell'inventario.
I flussi di lavoro di acquisto erano molto manuali, soprattutto quando si trattava di raccogliere firme per l'approvazione. Il software PO può anche aiutare ad accelerare i processi di approvazione e richiesta. Quando qualcuno nella tua azienda desidera effettuare un acquisto, deve prima eseguire il processo di approvazione:
- Una richiesta di acquisto viene inviata da un dipendente al flusso di lavoro di approvazione appropriato.
- La richiesta viene inoltrata lungo la catena al personale di gestione appropriato.
- La direzione valuta la necessità e gli attuali stanziamenti di bilancio.
- La richiesta è approvata o respinta dal decisore.
I migliori sistemi di ordini di acquisto per le piccole imprese
Qual è il miglior sistema di ordini di acquisto per le piccole imprese? Abbiamo condotto una ricerca per identificare alcune opzioni che sono costantemente convenienti, semplici da usare e semplici da configurare. Loro includono;
# 1. coupé
Coupa è un programma completo di gestione della spesa che include ordini di acquisto e richieste di acquisto. Il software può essere semplice come uno strumento per creare ordini di acquisto o complesso come gestire tutto ciò che riguarda il processo di acquisto.
A seconda delle tue esigenze, puoi acquistare Procure per l'e-procurement, Fattura per l'automazione AP, Spese per il monitoraggio delle spese di viaggio/dipendenti o Paga per i pagamenti B2B. Coupa è una delle opzioni software per ordini di acquisto più versatili disponibili perché può essere completamente integrato per funzionare come una piattaforma completa di gestione della spesa.
#2. QuickBooks professionale
La creazione di un ordine di acquisto nel flusso di lavoro della contabilità fornitori di QuickBooks Pro è semplice. QuickBooks è stato a lungo riconosciuto come una delle principali soluzioni di contabilità per le piccole imprese, offrendo una contabilità generale con conti attivi e passivi. La possibilità di creare un ordine di acquisto fa parte del processo di contabilità fornitori.
Quickbooks può aiutarti a tenere traccia di ciò che ordini e ricevi, pianificare le tue spese e gestire i tuoi soldi con saggezza. QuickBooks sarà una scelta eccellente per le piccole imprese che cercano un sistema di ordini d'acquisto con capacità contabili complete grazie alla combinazione di questi fattori e una solida pista di controllo.
#3. Saggio Intatto
Le aziende in crescita che desiderano passare a una soluzione di contabilità di medie dimensioni con una forte funzionalità di acquisto dovrebbero prendere in considerazione Sage Intacct. Utilizzando dashboard e strumenti di reporting, il modulo acquisti automatizza le transazioni di acquisto, consentendo al personale di monitorare le acquisizioni di merci e servizi in tempo reale.
Sage Intacct ti consente di implementare le migliori pratiche di acquisto e creare modelli personalizzati per richieste, richieste di preventivi, ordini di acquisto e rettifiche. Ti consente inoltre di tenere traccia dei prezzi dei tuoi fornitori in un database. Quando si paga un prezzo su un ordine di acquisto, i costi del fornitore vengono aggiornati automaticamente per gli ordini di acquisto futuri.
# 4. Xero
Xero è un software di contabilità online per piccole imprese e startup. Questa piattaforma basata su cloud è nota per la sua facilità d'uso ed è accessibile in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Il tuo flusso di cassa può anche essere visualizzato in tempo reale! Con Xero puoi pagare bollette, richiedere spese e proteggere i collegamenti bancari.
#5. SpenderMap
Il progetto di approvvigionamento gratuito di SpendMap è un vero sistema di ordini di acquisto gratuito per le piccole imprese. Non offre funzionalità limitate o una prova gratuita della sua versione a pagamento. La soluzione Free-Procurement Project di SpendMap consente alla tua azienda di automatizzare il processo dell'ordine di acquisto con un numero illimitato di PO.
# 6. Inventario di Zoho
Zoho Inventory è un'applicazione gratuita della suite Zoho. Il generatore di ordini di acquisto, incluso in Zoho Inventory, può generare semplici ordini di acquisto con campi modificabili. Puoi inserire il tuo indirizzo di fatturazione, l'indirizzo del tuo venditore, un numero di PO e persino le descrizioni degli articoli acquistati.
Sebbene Zoho Inventory sia gratuito, è una soluzione di gestione dell'inventario e potrebbe non essere la scelta migliore per tutti i processi di acquisto. Servirà principalmente come un semplice strumento per creare rapidamente un ordine di acquisto, ma non fornirà il livello di automazione, collaborazione o personalizzazione di una versione a pagamento. Con la versione gratuita, sei anche limitato a 20 ordini al mese.
#7. Posto di lavoro fondamentale
Gli ordini di acquisto possono essere facilmente creati e gestiti con Paramount WorkPlace, una soluzione di gestione degli acquisti. Fornisce ai dipendenti e al management gli strumenti necessari per semplificare il processo di approvazione dell'ordine di acquisto e gestire le proprie spese in modo più efficace.
La sua moderna interfaccia utente è semplice da implementare e può essere utilizzata da dipendenti di tutti i livelli nell'organizzazione. Gli utenti possono indirizzare automaticamente le richieste di richiesta approvate per la creazione di ordini di acquisto e vengono generati registri di controllo dettagliati.
Per una migliore esperienza utente, Paramount Workplace supporta anche una perfetta integrazione in tempo reale con applicazioni ERP come Microsoft Dynamics, Acumatica, Blackbaud, Sage-ERP, Sage Intacct e Netsuite, tra molte altre.
#8. Kiss Flow
KissFlow è una fantastica soluzione per la richiesta di acquisto. Uno dei motivi è la sua potente funzione di elaborazione PO. Il software offre agli utenti una soluzione paperless che consente l'esecuzione e la gestione efficiente di tutta la documentazione dell'ordine di acquisto senza la necessità di stampe non necessarie.
Gli utenti possono utilizzare flussi di lavoro personalizzabili basati su regole per garantire che i PO che creano aderiscano alle politiche stabilite. Questo assicura che non ci siano errori nella loro creazione. Offre inoltre un approccio altamente adattabile alla registrazione di fornitori non registrati.
La direzione ottiene inoltre l'accesso a informazioni utili in tempo reale che possono essere utilizzate per ridurre le spese non necessarie e risparmiare sugli acquisti.
#9. Controllo degli acquisti
Il controllo degli acquisti di Planergy offre ai propri clienti un semplice sistema di elaborazione degli ordini di acquisto, ideale per le piccole imprese. Fornisce un sistema di gestione degli ordini di acquisto basato su cloud competente, più adatto alle piccole imprese.
Gli utenti possono utilizzare il software per creare e gestire ordini e richieste di acquisto, nonché gestire le spese, elaborare le fatture e semplificare l'intero processo dell'ordine di acquisto. Ha una forte metrica di reporting che mira a fornire ai manager le informazioni di cui hanno bisogno per migliorare le prestazioni.
# 10. O2b Technologies Inc.
O2b Technologies offre un software di gestione degli acquisti che snellisce notevolmente il processo di acquisto. Semplifica e automatizza in modo significativo la creazione, la gestione e il monitoraggio degli ordini di acquisto e delle richieste di acquisto, rendendo il processo meno caotico.
Si concentra sulla creazione di PO agili che gli utenti possono eseguire con pochi clic. Oltre all'elaborazione PO, il software consente una perfetta integrazione con altre utili applicazioni. Queste integrazioni rendono più efficienti la gestione delle relazioni con i fornitori, la contabilità, la gestione delle relazioni con i clienti e la gestione dell'inventario.
Inoltre, il software supporta flussi di lavoro di autorizzazione degli ordini di acquisto a livello singolo e multilivello, nonché un meccanismo di audit trail completo per tenere traccia di tutti gli ordini di acquisto approvati e rifiutati.
# 11. Bellwether
Bellwether è ampiamente considerata come una delle migliori soluzioni di e-procurement del settore. Uno dei motivi per cui ha ricevuto così tanti elogi è per le sue eccezionali capacità di elaborazione dei PO. Lo strumento è ideale per le aziende che devono creare da 50 a 1000 documenti al mese.
Offre due piani distinti che si rivolgono separatamente alle piccole e grandi o medie imprese. Si concentra sulla riduzione dei tempi burocratici digitalizzando il processo dell'ordine di acquisto dall'inizio alla fine.
Gli utenti possono personalizzare i propri flussi di lavoro e tenere traccia delle approvazioni e dei rifiuti degli ordini di acquisto senza difficoltà. Inoltre, il software è interamente web-based.
# 12. Addetto alle vendite
Intuit QuickBooks è uno dei programmi software di contabilità più popolari al mondo. Tuttavia, poche persone sono consapevoli delle sue notevoli capacità di integrazione con altri strumenti di elaborazione di PO. SalesAttach è un programma software che si integra con il sistema di contabilità QuickBooks per ridurre gli errori di immissione dei dati nei registri finanziari.
L'app tiene traccia di tutto ciò che riguarda i tuoi ordini di acquisto, comprese le informazioni sul fornitore, i costi degli ordini e il numero di ordini effettuati. Il software è anche estremamente utile per la gestione dell'inventario.
I dati di SalesAttach possono essere utilizzati per confrontare diverse informazioni sui fornitori e ottenere l'offerta migliore per i tuoi soldi.
Una piccola impresa dovrebbe utilizzare gli ordini di acquisto?
Gli ordini di acquisto sono una componente essenziale di qualsiasi attività commerciale. Consentono di stipulare contratti legalmente vincolanti con i fornitori tramite documenti legali. Ciò ti consente di garantire l'accuratezza dei tuoi sistemi di ordinazione mantenendo al contempo i tuoi processi aziendali nei tempi e nel budget.
QuickBooks offre un sistema di ordini di acquisto?
Gli ordini di acquisto per acquisti ricorrenti possono essere facilmente programmati in QuickBooks. Una volta completato un ordine, QuickBooks copia automaticamente gli articoli, le quantità e le tariffe dal tuo ordine di acquisto e lo trasforma in una fattura.
Come si crea un sistema Po?
Fai domanda online: trova, prenota e paga un pacco presso un ufficio postale vicino a te. Ritiro delle chiavi di persona: porta la tua domanda compilata e 2 moduli di identità all'ufficio postale (dove si trova la tua cassetta) per ritirare le chiavi. Ricevi la posta a tuo piacimento: gli orari flessibili ti consentono di controllare la tua casella postale in base al tuo programma.
Quanto costa un sistema Po?
Secondo gli studi condotti da varie organizzazioni, il costo medio di elaborazione dell'ordine di acquisto varia tra $ 50 e $ 1000. Diamo un'occhiata ad alcune delle metriche.
Come gestisco gli ordini di acquisto in Excel?
Se preferisci lavorare con un foglio di calcolo, puoi creare un ordine di acquisto in Microsoft Excel utilizzando lo stesso metodo. Apri un nuovo documento Excel, quindi fai clic sull'icona nell'angolo in alto a sinistra dello schermo. Seleziona "nuovo" e "Ordini di acquisto" dai menu a discesa.
Quanto costa una casella postale al mese
Trova una casella postale vicino a te
A seconda della tua posizione, puoi ottenere una nuova casella postale presso un ufficio postale per un minimo di $ 4.33 al mese. Usa il tuo account USPS.com esistente o nuovo per prenotare una scatola.
Vantaggi dell'utilizzo di un sistema di ordini di acquisto per una piccola impresa
Ridotto ricorso all'intervento manuale
Digitalizzando e automatizzando il processo dell'ordine di acquisto, puoi eliminare l'intervento manuale da parte del tuo team, risparmiando tempo e riducendo gli errori causati dall'inserimento manuale dei dati.
Costi operativi ridotti
Puoi velocizzare l'intero processo e risparmiare fino al 45-65% sui costi operativi per la tua azienda utilizzando sistemi di ordini di acquisto basati su cloud.
Trasparenza
Visualizzando lo stato di tutti gli ordini di acquisto aperti, puoi garantire la completa trasparenza durante l'intero processo dell'ordine di acquisto e assicurarti che tutto sia in ordine.
Conclusione
Un'azienda non può sperare di prosperare se il suo sistema di approvvigionamento è inefficiente e costantemente in disordine. Questo è il motivo per cui un sistema di ordini di acquisto per piccole imprese competente che automatizza l'intero processo all'interno dell'organizzazione è fondamentale.
Un buon PO software di gestione aiuterà nella creazione senza errori di ordini di acquisto, nel tracciamento efficiente degli acquisti, nel miglioramento delle relazioni con i fornitori e nell'evasione tempestiva degli ordini.
Per quanto riguarda la nostra raccomandazione, se stai cercando un sistema di automazione degli ordini di acquisto facile da usare e a basso costo per le piccole imprese, non cercare oltre Paramount WorkPlace.
Domande frequenti
Gli ordini di acquisto sono necessari per le piccole imprese?
Gli ordini di acquisto sono una componente essenziale di qualsiasi attività commerciale. Consentono di stipulare contratti legalmente vincolanti con i fornitori tramite documenti legali. Ciò ti consente di garantire l'accuratezza dei tuoi sistemi di ordinazione mantenendo al contempo i tuoi processi aziendali nei tempi e nel budget.
Che cos'è un buon sistema di ordini di acquisto?
Precoro è il miglior software per ordini di acquisto per la maggior parte delle persone. Il software per gli ordini di acquisto garantisce che la tua azienda riceva l'inventario di cui ha bisogno dai fornitori in modo rapido e semplice. Semplifica il processo di approvvigionamento, consentendoti di essere certo che la tua azienda riceverà i prodotti di cui ha bisogno in seguito.
Le aziende utilizzano ancora gli ordini di acquisto?
Gli ordini di acquisto sono una parte essenziale di qualsiasi attività commerciale. Gli ordini di acquisto sono un evento comune nel mondo degli affari, sia che vengano ricevuti dai clienti, inviati ai fornitori o utilizzati internamente tra i reparti all'interno della stessa azienda.
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Riferimenti
