Indipendentemente dalla tua posizione all'interno del team, migliorare le tue capacità di project management può avere un impatto diretto sulla capacità del team di portare a termine un incarico. Quindi, quali sono le competenze di un project manager? Quanto peso sostengono realmente? E come puoi affinare queste abilità e posizionarti per il successo? In questa risorsa completa, rispondiamo a quelle domande riguardanti le capacità di gestione dei progetti e molte altre.
Cosa sono le competenze di Project Management?
Le capacità di gestione del progetto sono gli attributi e le caratteristiche che ti consentono di portare i progetti vincenti dall'inizio al completamento. Ciò include la pianificazione del progetto, la valutazione dei rischi e delle opportunità, la creazione del budget, la comunicazione con le parti interessate, la risoluzione dei problemi e altro ancora.
Naturalmente, le competenze necessarie per completare i progetti sono particolarmente importanti per le persone che desiderano iniziare o avanzare nella propria carriera come project manager.
Ma queste caratteristiche hanno un fascino molto più ampio. Tutti, indipendentemente da qualsiasi titolo di project management, sono responsabili del coordinamento e della direzione di un progetto in un dato momento. Quando lo faranno, faranno affidamento sulle loro capacità di gestione del progetto per completare l'attività.
Competenze trasversali di Project Management
Le competenze trasversali, o "competenze non tecniche", sono quelle che possono aiutarti a migliorare la qualità del tuo lavoro senza uno strumento specifico o un prerequisito tecnico. Sono spesso conosciute come "competenze interpersonali" o "capacità interpersonali" poiché spesso ti aiutano a lavorare e relazionarti con gli altri sul posto di lavoro. Le seguenti dieci competenze trasversali sono cruciali per la gestione del progetto:
#1. Collaborazione
La partnership è il fondamento di tutte le capacità di project management. La collaborazione nella gestione dei progetti consente di completare le attività in modo più rapido ed efficiente. Quando puoi cooperare tra i team, ottieni informazioni vitali sul tuo progetto che potresti non trovare all'interno del tuo stesso team. I progetti sono intrinsecamente più innovativi e ben sviluppati quando più menti sono coinvolte nello sforzo.
Esercitati a parlare per migliorare le tue capacità di cooperazione. Impiega capacità di ascolto attivo per rimanere interessato e attento quando gli altri ti parlano. Può sembrare semplice, ma capire come comunicare apertamente, ridurre le barriere e co-creare sono competenze essenziali per un ambiente di lavoro collaborativo.
#2. Lavoro di squadra
Tutti i membri del tuo team hanno qualcosa da offrire e lavorare insieme è più efficace che lavorare da soli. La collaborazione garantisce che tutti siano accolti, apprezzati e incoraggiati a contribuire.
Come puoi essere un membro migliore del team se miri a migliorare le tue capacità di collaborazione? Approfondisci i brainstorming del team, i colloqui 1:1 e chiedi feedback al tuo team. Fai attenzione a qualcuno che non parla da un po' e sii incoraggiante quando un altro membro del team ha un nuovo suggerimento.
#3. Comunicazione
Quando si lavora con un gruppo di persone, i problemi di comunicazione sono comuni. Sapere come comunicare in modo efficace ed evitarli renderà il progetto più fluido e piacevole.
Esercitati a essere aperto e onesto con i tuoi colleghi per migliorare le tue capacità comunicative. Ciò richiede un alto livello di fiducia tra te e i membri del tuo team. Per favorire questa fiducia, incoraggia i membri del tuo team a condividere le loro idee, anche se non sei d'accordo con loro.
#4. Gestione del tempo
La gestione del tempo e le capacità organizzative vanno di pari passo. Man mano che migliori l'organizzazione delle tue attività, avrai una migliore comprensione di cosa c'è nel tuo piatto e quanto tempo impiegheranno le tue prossime faccende.
Tuttavia, può essere difficile concentrarsi e dare priorità alle attività. Per migliorare le tue capacità di gestione del tempo ed eliminare la procrastinazione, prova a dare priorità alle attività. Quando sai quali lavori sono più importanti, puoi affrontarli per primi per assicurarti che nulla venga lasciato indietro o cada attraverso le lacune.
#5. Comando
Anche se non ti consideri un leader o non hai un ruolo nella gestione del team, il tuo team di progetto si rivolge a te per leadership, consigli e supporto quando gestisci un progetto.
Sviluppa le tue capacità di leadership affrontando le situazioni con empatia e comprensione. Per sviluppare la cooperazione e la collaborazione, i buoni leader riuniscono tutti e li fanno sentire supportati.
# 6. Organizzazione
Per molti project manager, l'organizzazione è la soft skill più spaventosa. Potresti credere che l'organizzazione sia qualcosa che "hai" o "non hai", tuttavia, come ogni altra abilità di gestione del progetto discussa in questo post, puoi migliorare le tue capacità organizzative e diventare la tua Marie Kondo.
Il metodo migliore per diventare un organizzatore migliore è stabilire (e mantenere) un'unica fonte di verità per il tuo lavoro e il lavoro della tua squadra. Siamo spesso disorientati perché i nostri lavori sono disgiunti: il dipendente medio si sposta tra 10 strumenti ogni giorno. Invece di dividere il tuo tempo tra dieci strumenti, prendi in considerazione l'utilizzo di uno strumento di organizzazione digitale che funga da unica fonte di verità per il tuo team.
#7. Risoluzione dei problemi
Le capacità di problem solving sono abilità collaborative e iterative che ti consentono di affrontare e, in definitiva, risolvere una sfida. Sviluppare capacità di risoluzione dei problemi non significa avere sempre la risposta "corretta" a ogni problema; piuttosto, le persone con forti capacità di problem solving si esercitano nell'affrontare le sfide da nuove angolazioni e lavorare metodicamente verso una soluzione.
Utilizza quadri decisionali basati sui dati o analisi di routine per diventare un risolutore di problemi migliore. Usa questa conoscenza per affrontare il problema del minor numero di vendite. In questa situazione, puoi creare un nuovo piano di marketing in collaborazione con il team di vendita.
#8. Pensiero critico
Il pensiero critico, come la risoluzione dei problemi, non ha "soluzione". Non puoi "vincere" con il pensiero critico, ma puoi esercitarti ad affrontare le situazioni in modo logico piuttosto che emotivo. Eccellenti pensatori critici si esercitano a valutare il materiale di fronte a loro e a trarre le proprie conclusioni sulla base delle prove, proprio come fa Sherlock Holmes quando risolve un mistero.
Fai un passo indietro e chiediti: "Come sono arrivato a questa conclusione?" esercitare il pensiero critico. C'è un'altra possibilità? Qualcosa di diverso dai fatti sta influenzando la mia decisione? Le decisioni emotive non sono sempre cattive; infatti, alcune delle migliori decisioni sono quelle che ci appassionano. Ma il pensiero critico può aiutarti ad assicurarti di affrontare una situazione dall'angolazione appropriata.
#9. Adattabilità
Gli aspetti del tuo piano di progetto a volte cambieranno, che si tratti di questo progetto o del prossimo. Forse la tua scadenza o le tue priorità cambiano e devi adattare il tuo flusso di lavoro di conseguenza. I project manager eccezionali possono orientarsi e adattarsi alle mutevoli situazioni per mantenere il loro team di progetto in carreggiata.
Capire quando e come cambiare marcia è la chiave per diventare più versatili. Per farlo, devi prima capire te stesso. Coltivare altre abilità trasversali, come l'autoconsapevolezza e la consapevolezza, può aiutarti a essere più in contatto con e regolare le tue emozioni, che sono spesso in movimento durante i periodi di cambiamento.
#10. Risoluzione del conflitto
Il conflitto si svilupperà inevitabilmente durante i compiti che supervisioni. Uno stakeholder potrebbe desiderare di modificare l'ambito del progetto. O forse hai perso il budget o la tempistica. La risoluzione dei conflitti implica affrontare entrambe le parti di una controversia in modo che tutti si sentano ascoltati e supportati. Se ci sono parti interessate, ascoltale e cerca di trovare una soluzione che funzioni per tutti. Anche se non è possibile, affrontare la conversazione con pazienza ed empatia può aiutare a disinnescare una situazione potenzialmente difficile e portare a un risultato migliore.
Competenze tecniche di gestione del progetto
Le hard skills sono abilità misurabili, al contrario delle soft skills. Mentre le soft skills sopra elencate si applicano a molte funzioni lavorative, queste sette hard skills di project management sono esclusive del project management. Svilupparli ti aiuterà a diventare un project manager più completo ed efficiente.
#11. Pianificazione del progetto
Un piano di progetto (noto anche come project charter) è essenzialmente un progetto delle parti principali necessarie per il successo del progetto. Un tipico piano di progetto includerà i seguenti sette elementi:
- Obiettivi e target del progetto
- Metriche di successo
- Stakeholder e loro ruoli
- Bilancio e scopo
- Pietre miliari, risultati finali e dipendenze del progetto
- Orari e orari
- Strategia di comunicazione
Nella roadmap o nel brief del tuo progetto, alcuni di questi dettagli, come i tuoi obiettivi o traguardi, potrebbero essere già specificati. Tuttavia, il tuo piano di progetto è dove tutti questi aspetti del progetto si uniscono per formare un'immagine unificata del tuo lavoro pianificato.
#12. Definizione del progetto
Le dimensioni, gli obiettivi ei vincoli (ovvero, date e risorse) del progetto sono noti come ambito del progetto. L'ambito del tuo progetto specificherà cosa puoi fare entro una data tempistica e un budget. Definire e definire l'ambito del progetto è fondamentale per evitare lo sconvolgimento dell'ambito, che si verifica quando i risultati finali del progetto superano l'ambito del progetto previsto.
Esercitati a definire l'ambito del progetto in anticipo e spesso per migliorare le tue capacità di definizione dell'ambito del progetto. Una volta stabilito l'ambito del progetto, discutetene con le parti interessate e rivedetelo spesso per assicurarvi che tutti siano sulla stessa pagina riguardo agli obiettivi e ai vincoli del progetto. Puoi usarlo come guida per aiutarti a decidere quando rifiutare nuove richieste.
#13. La creazione del brief di progetto
Il brief del progetto definisce gli obiettivi generali del progetto e il modo in cui intendi raggiungerli. Questo potrebbe fungere da utile stella polare per guidare le sessioni di pianificazione.
La cosa più importante da ricordare sul brief del tuo progetto è che si tratta di un documento live. Puoi adattare e aggiornare il brief del tuo progetto mentre crei la tua strategia di progetto e raccogli feedback dalle parti interessate. In generale, il brief del progetto dovrebbe includere un collegamento alla roadmap del progetto, se ne hai preparata una, un elenco delle parti interessate del progetto e dei loro compiti (noto anche come grafico RACI), qualsiasi altra documentazione o file pertinente e qualsiasi altro informazioni di livello che il tuo team potrebbe richiedere.
#14. Organizzazione di una riunione di avvio del progetto
Una riunione di kickoff è un'opportunità per allinearsi con le parti interessate del progetto. Questa è la tua opportunità per chiarire gli obiettivi e l'ambito del tuo progetto, oltre a fornire tutti i documenti che hai già creato, come il piano del progetto, il brief del progetto o la documentazione supplementare, come una distinta dei materiali per una campagna di marketing o una creatività breve per un team di progettazione.
Pianifica di distribuire i documenti che hai compilato con le parti interessate del progetto per avere una riunione di inizio di successo. Infine, organizza un brainstorming o una sessione di domande e risposte per concordare eventuali variabili extra, come denaro, risorse o risultati finali.
#15. Creazione di una sequenza temporale per il tuo progetto
La sequenza e la durata delle attività all'interno del ciclo di vita del progetto sono definite dalla sequenza temporale del progetto. Comprendere la sequenza temporale del progetto aiuta il tuo team a tenere traccia del successo del progetto e a consegnare le risorse appropriate in tempo.
Chiarire le date di inizio e di fine del progetto, nonché eventuali traguardi critici, al fine di creare un'ottima sequenza temporale del progetto. Imposta le dipendenze tra le attività e specifica le date di inizio e di fine di ciascun elemento di lavoro mentre procedi alla creazione di singole attività e risultati finali.
#16. Gestione dei compiti
Una volta avviato il progetto, la gestione delle attività si riferisce al modo in cui tu e il tuo team gestite il vostro tempo con successo. I migliori project manager hanno visibilità in tempo reale su ciò su cui sta lavorando il loro team, consentendo loro di stabilire le priorità ed eseguire i progetti in modo efficiente.
Ma non devi sapere tutto quello che sta succedendo nel tuo progetto; utilizzare invece un software di gestione delle attività. Il software di gestione delle attività è più di un semplice elenco di cose da fare; è un metodo per vedere il quadro generale di tutto ciò che accade nel tuo progetto. Puoi consentire al tuo team di operare in modo più produttivo, efficiente ed efficace con un'eccellente gestione delle attività.
Competenze tecniche di gestione del progetto
Controlla le competenze trasversali. Capito, abilità difficili. Le abilità tecniche sono l'unica cosa che devi ancora perfezionare!
La tua comprensione di particolari strumenti e software utilizzati nella gestione dei progetti è indicata come le tue capacità tecniche. Questi strumenti non sono difficili da imparare: come detto in precedenza, la moderna gestione dei progetti è progettata per essere versatile e semplice da usare. Queste otto abilità fanno parte dei lavori di project management con cui dovresti acquisire familiarità in modo da sapere quando e come usarle.
#17. Competenze nel software di gestione dei progetti
Il software per la gestione dei progetti ha fatto molta strada rispetto alle tecnologie legacy che erano difficili da utilizzare e che richiedevano l'implementazione di uno specialista della gestione dei progetti. Tuttavia, come con qualsiasi strumento, anche il più semplice, il software software che scegli richiederà tempo per essere compreso e padroneggiato completamente. Assicurati che lo strumento che scegli abbia una guida scritta e video didattici per istruirti su come usarlo.
#18. Diagrammi di Gantt
I diagrammi di Gantt sono una tecnica per visualizzare il tuo progetto come un grafico a barre orizzontali, con ogni barra che rappresenta un pezzo di lavoro e la lunghezza di ogni barra che rappresenta la quantità di tempo che richiederà l'attività.
- Pietre miliari del progetto
- dipendenze
- Avanzamento del progetto in tempo reale
- Date di inizio e fine
La tecnologia convenzionale del diagramma di Gantt può essere difficile da usare e di portata limitata, motivo per cui, in Asana, abbiamo combinato il meglio della tecnologia del diagramma di Gantt per creare Timeline, uno strumento simile al diagramma di Gantt che mostra come tutti i pezzi si incastrano.
#19. Schede Kanban
Le bacheche Kanban sono un'altra forma comune di gestione visiva dei progetti. Ogni colonna su una lavagna Kanban simboleggia una fase del lavoro, ad esempio Nuovo, In corso o Completato. Le singole attività sono rappresentate da carte che passano attraverso le colonne fino a quando non sono finite.
Le bacheche Kanban sono uno strumento comune di gestione dei progetti visivi per i team di gestione dei progetti snelli, in particolare i team di sviluppo di prodotti, ingegneria e software. Sono un approccio Agile progettato per essere adattabile e flessibile al fine di rispondere alle esigenze di sviluppo in tempo reale.
#20. Gestione agile
La gestione agile dei progetti è uno stile di gestione dei progetti snello particolarmente popolare tra i team di sviluppo di prodotti, ingegneria e software. Questa è una strategia di miglioramento continuo ed evoluzione incrementale che include numerosi approcci snelli come la gestione del portafoglio snella, Scrum e Kanban.
Il project manager deve coordinarsi con i membri del team e rimanere flessibile per guidare un team Agile. Ciò può comportare la modifica del calendario del progetto, la collaborazione con i team che lavorano su un progetto diverso o semplicemente il rimanere in contatto attraverso un'eccellente comunicazione.
#21. Gestione del carico di lavoro
Se hai mai gestito un progetto, sai quanto sia difficile determinare chi sta lavorando su cosa, ma non deve essere per forza così. La gestione del carico di lavoro ti consente di valutare la larghezza di banda del tuo team e assicurarti che non siano sovraccarichi o sottolavorati. È un processo interattivo senza inizio né fine; invece, un project manager esperto controllerà continuamente il carico di lavoro del proprio team per assicurarsi che nessuno si esaurisca.
Il software di gestione del carico di lavoro può essere utilizzato in due fasi. Per iniziare, determina le capacità, le competenze e il carico di lavoro attuale del tuo team. Da lì, alloca le risorse in base a particolari carichi di lavoro o ribilancia i carichi di lavoro secondo necessità.
#22. Gestione dei costi
La gestione dei costi nella gestione del progetto sta considerando come ogni attività influisce sul budget in ogni fase del progetto. Questo è un aspetto cruciale della gestione del progetto e determinerà se il tuo progetto avrà successo o meno. Mantenere il budget è fondamentale quanto rispettare la scadenza del progetto e la gestione dei costi può aiutarti ad arrivarci.
Per gestire le spese in modo efficace, project manager qualificati identificano i costi e il budget all'inizio del progetto. Accertarsi che tutte le parti interessate del progetto e i membri del team siano a conoscenza del budget. Quindi, durante il progetto, tieni a mente costi e budget.
#23. Gestione dei progetti di portafoglio
Utilizzando la gestione del portfolio di progetti (PMM), potresti ricevere una visione d'insieme dell'attività del tuo team su numerosi progetti. Contrariamente alla tipica gestione dei progetti, il PMM comporta il lavoro simultaneo su molti progetti o iniziative su larga scala. Per collegare la strategia all'esecuzione, i sistemi di gestione del portafoglio di progetti forniscono una visione olistica in tempo reale di tutte le attività del tuo team.
#24. Cambio gestione
Se hai mai implementato un cambiamento organizzativo significativo, molto probabilmente hai utilizzato la gestione del cambiamento, anche se non ne eri a conoscenza. La gestione del cambiamento è la pratica di implementare cambiamenti organizzativi, come nuovi processi o strumenti, nel tempo per renderli più semplici da adattare.
Come posso migliorare le mie capacità di gestione dei progetti?
Mentre valutavi tutte le capacità di un project manager, ne hai indubbiamente visto un paio in cui sai già di eccellere. Ma potresti aver notato molti altri che sai di dover imparare o migliorare.
Fortunatamente, puoi sviluppare le competenze necessarie per essere un project manager di successo. Capire quali abilità possiedi già e quali richiedono un miglioramento è il primo passo per farlo.
Questo livello di autoconsapevolezza potrebbe essere impegnativo, quindi puoi ottenere una migliore comprensione delle tue abilità esistenti:
- Rivedere ruoli e progetti precedenti per determinare dove hai eccelso e dove hai vacillato. Questo può aiutarti a identificare determinati punti di forza e limitazioni.
- Richiesta di feedback da supervisori o membri del team precedenti o presenti. Altre persone a volte possono fornire informazioni utili su ciò che offri al tavolo.
- Fai una valutazione formale (CliftonStrengths di Gallup è popolare) per trovare le tue migliori capacità.
Una volta determinato dove devi migliorare, ci sono numerose strategie per migliorare le tue abilità:
# 1. Lettura
Sono disponibili numerosi materiali per aiutarti ad ampliare i tuoi orizzonti e migliorare le tue capacità. Puoi imparare da solo acquistando un libro sulla gestione dei progetti. Risorse aggiuntive, come il nostro blog, gli eBook e persino questa guida alla gestione dei progetti, ti aiuteranno a gettare solide basi.
#2. Fare un corso
Ci sono molti corsi di gestione dei progetti competenti disponibili da aziende rispettate che possono aiutarti a sviluppare le tue capacità. Il Project Management Institute offre otto credenziali distinte e le organizzazioni professionali di tutto il mondo offrono ulteriori certificazioni per aiutarti a rafforzare le tue capacità di gestione dei progetti.
#3. Alla ricerca di un mentore
Conosci qualcuno che è esperto in un campo in cui ti manca? Contattali per scoprire se sono disposti a fornire consigli e raccomandazioni personalizzati. Non aver paura di pensare fuori dagli schemi neanche qui. Non devi necessariamente cercare altri project manager da cui imparare perché il project management attinge competenze da un'ampia gamma di discipline. Il tuo conoscente legale potrebbe essere in grado di fornire un eccellente consiglio di negoziazione, ma il tuo vicino analista di dati potrebbe essere in grado di aiutarti a migliorare il tuo pensiero critico o le tue capacità di reporting.
#4. Familiarizzare con uno strumento di gestione dei progetti
Un enorme 77% dei progetti ad alte prestazioni utilizza software di gestione dei progetti, quindi avrai bisogno di esperienza con uno. Puoi costruirlo attraverso l'esperienza e la maggior parte dei software di gestione dei progetti offre prove gratuite in modo che tu possa esplorare e imparare.
Indipendentemente dalla strategia che usi, tieni presente che l'acquisizione di un nuovo talento richiede tempo. Sii paziente e persistente e migliorerai gradualmente le tue capacità e conoscenze di gestione dei progetti.
Le competenze di Project Management sono davvero necessarie sul posto di lavoro?
La risposta breve è sì. E le competenze richieste per un project manager nel mercato del lavoro sono vitali non solo se si desidera un lavoro con un titolo formale di project management.
Indipendentemente dalla tua posizione, è probabile che sarai responsabile di un progetto, che si tratti di un'iniziativa di gruppo o di un lavoro o di un obbligo nella tua lista di cose da fare. Per pianificare, eseguire e consegnare il tuo lavoro, devi utilizzare varie capacità di gestione del progetto.
Con questo in mente, è ovvio che le capacità di project management sono molto ricercate dalle aziende.
Competenze di gestione del progetto da includere nel tuo curriculum
Mentre metti insieme il tuo curriculum, mostra le tue capacità di gestione del progetto menzionando l'ambito del progetto, le dimensioni del tuo team e i risultati positivi del tuo lavoro. Ad esempio, "Ha guidato un team di quattro sviluppatori a riprogettare una piattaforma di pagamento con un budget di 2 milioni di dollari per completare il progetto in tempo".
Puoi evidenziare le tue capacità di project management elencandole nella sezione "competenze" del tuo curriculum. Se non hai mai guidato un progetto in precedenza, evidenzia le tue precedenti esperienze in cui sei stato coinvolto nella pianificazione o nell'implementazione di una nuova iniziativa.
Conclusione
Mentre ci sono diversi percorsi per diventare un project manager, avrai bisogno di alcune competenze di project management per avere successo. Queste competenze spaziano da quelle tecniche come il software di gestione dei progetti, il budget e gli approcci di pianificazione a competenze trasversali come comunicazione, lavoro di squadra, adattamento e leadership.
Le competenze richieste variano per ogni project manager, ma è fondamentale dedicare del tempo all'identificazione delle competenze più importanti per te. Una volta che sai quali competenze devi migliorare, puoi iniziare a lavorare per migliorare te stesso e il tuo lavoro come project manager.
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Riferimenti
