Allo scopo di semplificare e automatizzare il processo dall'origine alla liquidazione, le aziende investono in soluzioni di gestione degli appalti. Il software di gestione degli acquisti svolge un ruolo significativo nel controllo dei costi generando risparmi attraverso accordi di acquisto negoziati con i fornitori. Quindi in questo articolo ci sono tutte le risposte di cui hai bisogno sulla gestione degli appalti.
Cos'è la gestione degli acquisti
La gestione degli appalti è la gestione di tutte le procedure coinvolte nell'acquisto di merci, servizi e materiali necessari per operazioni commerciali efficaci che rientrano nell'ambito dell'approvvigionamento. I termini "approvvigionamento", "acquisto" e "approvvigionamento" possono essere usati in modo intercambiabile a seconda dell'attività e del settore per fare riferimento alla funzione di approvvigionamento di forniture e gestione del processo, con l'approvvigionamento considerato più strategico e l'acquisto e l'approvvigionamento utilizzati per fare riferimento alla funzione operativa effettiva.
Funzionalità essenziali di un sistema di gestione degli acquisti basato su cloud
Le aziende hanno bisogno di tecnologie agili che le aiutino a migliorare le loro procedure di approvvigionamento in un mercato che sta diventando sempre più complesso e dinamico. I gruppi di approvvigionamento strategici stanno adottando sempre più suite software integrate basate su cloud che includono la gestione dei fornitori, l'approvvigionamento, la gestione dei contratti, la gestione proattiva del rischio e le funzionalità transazionali procure-to-pay.
Le aziende possono prendere decisioni informate e gestire in modo proattivo le attività in corso durante tutto il ciclo dall'origine alla liquidazione utilizzando una soluzione di approvvigionamento completa. Di seguito è riportato un elenco di componenti di una soluzione di gestione degli appalti integrata basata su cloud:
#1. Gestione acquisti
Prima di iniziare i colloqui, l'approvvigionamento strategico identifica e qualifica i potenziali fornitori. Implica la raccolta, l'analisi e il monitoraggio dei dati dei fornitori per garantire che i fornitori aderiscano alle normative aziendali. Utilizzando profili self-service e questionari interni ed esterni, puoi raccogliere dati cruciali sulla qualifica dei fornitori con il software di gestione degli acquisti. Scegli i fornitori migliori valutando le qualifiche dei fornitori, le considerazioni sui rischi e la conformità alle policy.
Caratteristiche principali soluzioni di approvvigionamento includono una solida gestione della spesa che copre il budget, il monitoraggio delle spese e l'ottimizzazione dei costi. Le funzionalità avanzate di approvvigionamento facilitano l'identificazione, la negoziazione e la gestione dei contratti dei fornitori in modo efficiente. Strumenti efficaci per i fornitori gestiscono i database, monitorano le prestazioni e promuovono la collaborazione. La perfetta integrazione con i sistemi ERP, contabilità, inventario ed e-commerce garantisce un flusso di dati regolare.
L'analisi fornisce approfondimenti sui processi, sulle prestazioni dei fornitori e sulla spesa. Le funzionalità di conformità e gestione del rischio garantiscono il rispetto delle normative e mitigano i rischi dei fornitori. L'accessibilità mobile consente l'accesso in movimento, mentre gli strumenti di collaborazione consentono l'invio di offerte e il monitoraggio degli ordini. Scalabilità, flessibilità, interfacce intuitive e supporto completo promuovono l'adozione e l'implementazione di successo.
#2. Reperimento
La definizione manuale delle specifiche e la raccolta e l'analisi dei preventivi dei fornitori possono richiedere molto tempo e sono soggette a errori. Potrebbe anche rimandare acquisti significativi.
Per ottenere risultati economici, creazione di documenti più intelligenti, impegni di negoziazione e selezione dei fornitori, utilizzare le migliori pratiche di negoziazione. È semplice unire gli sforzi e produrre documenti di negazione più efficaci grazie alla collaborazione sociale incorporata. Con l'uso degli strumenti di analisi dei premi, puoi valutare rapidamente le offerte dei fornitori in base a criteri specifici, come prezzo, qualità e valore, consentendoti di fare la scelta ottimale del premio in base alle tue particolari esigenze aziendali.
#3. Amministrazione contrattuale
Un'efficace amministrazione dei contratti di appalto è essenziale. La gestione manuale del processo potrebbe richiedere molto tempo. Ma con un moderno sistema di gestione degli appalti, la paternità assistita che fa uso di librerie di clausole preapprovate, modelli standardizzati e collaborazione sociale incorporata può semplificare la creazione di contratti.
L’implementazione di solidi meccanismi di tracciamento e monitoraggio dei contratti è fondamentale per rimanere al passo con i principali traguardi, scadenze e risultati finali. L'utilizzo di avvisi e promemoria automatizzati può aiutare ad affrontare in modo proattivo qualsiasi potenziale problema rispetto ai termini concordati. Inoltre, condurre revisioni e audit periodici del contratto per identificare le aree di miglioramento e aderire agli standard legali e normativi gestione della conformità.
#4. Requisizione
Quando l'acquisto non viene gestito adeguatamente durante il ciclo procure-to-pay, i risparmi negoziati vanno presto perduti. Attraverso politiche aziendali, controlli e approvazioni, il moderno software di gestione degli acquisti assicura che i risparmi concordati vengano implementati.
I dipendenti possono cercare e acquistare beni e servizi in modo rapido e semplice con un'esperienza user-friendly. È necessaria poca o nessuna formazione. Garantire che i prezzi e i termini negoziati vengano applicati automaticamente attraverso cataloghi dei fornitori e flussi di lavoro di approvazione personalizzabili progettati per limitare la spesa e tagliare le spese è reso possibile da solide funzionalità di ricerca, moduli intelligenti, liste della spesa ed esperienze di acquisto su misura.
#5. Acquisto
Automatizzando i comuni processi procure-to-pay come la stesura degli ordini di acquisto, hai più tempo per cercare ulteriori opportunità di risparmio sui costi. È possibile accelerare la procedura applicando prezzi negoziati e garantendo la conformità alle politiche utilizzando una soluzione di gestione degli appalti basata su cloud. Crea ordini di acquisto automaticamente dalle richieste accettate. Fornisci ai tuoi team di approvvigionamento informazioni su eccezioni, stato e azioni necessarie. Utilizza le funzionalità social integrate per interagire con i tuoi fornitori.
#6. Ricevute da fare
L'elaborazione manuale delle fatture dei fornitori richiede molto tempo ed è soggetta a errori. L'utilizzo di un sistema integrato di gestione degli appalti consente di risparmiare denaro sulla manodopera e beneficiare di riduzioni dei pagamenti anticipati. Ciò comprende un efficace sistema di gestione dei pagamenti che consente ai fornitori di trasmettere le fatture elettronicamente e che facilita un'elaborazione più rapida con l'uso della scansione ottica, dell'apprendimento automatico e della corrispondenza automatizzata degli ordini di acquisto.
Quali passaggi comprendono il processo di gestione degli appalti
Queste fasi essenziali sono spesso incluse nel processo di base "procure-to-pay", che è la procedura di acquisto complessiva che un'azienda segue quando effettua un acquisto:
#1. Pianificare e specificare
Stabilisci i requisiti del prodotto o del servizio, stabilisci le specifiche del prodotto e quindi pianifica, o prevedi, quando e come il prodotto verrà ordinato o riordinato in base a fatti e previsioni attuali.
#2. Ricerca e scelta dei fornitori
Scegli un fornitore per soddisfare le tue esigenze di prodotto, da un elenco di fornitori approvati o fornitori consigliati con cui lavori già o cercando nuovi fornitori e inviando un RFx o una richiesta di informazioni, proposte o preventivi.
#3. Contrattualistica e contrattazione
Stabilire le aspettative ed esprimere chiaramente i requisiti ai fornitori prima di impegnarsi in trattative dirette per ottenere un accordo sul miglior prezzo e condizioni per la merce. Una volta concordate tutte le condizioni, completare e firmare il contratto con il fornitore.
Progetto di gestione degli appalti
Affinché i progetti in una vasta gamma di settori raggiungano con successo i propri obiettivi, sono necessari materiali e risorse esterni. Il progetto di gestione degli appalti, che prevede la selezione, il coordinamento e la manutenzione di questi prodotti e servizi, è fondamentale per l'efficace esecuzione del progetto. È possibile raggiungere gli obiettivi del progetto con maggiore successo se si è a conoscenza delle procedure, dei vantaggi e degli usi della gestione dell'approvvigionamento di progetto.
Che cos'è il progetto di gestione degli appalti?
Un progetto di gestione degli appalti è lo sviluppo e il mantenimento di collegamenti con risorse esterne necessarie per realizzare un progetto. Un project procurement manager interagisce con i fornitori per acquistare, noleggiare o noleggiare i beni e i servizi necessari per completare gli obiettivi del progetto. Molto spesso, i fornitori vengono scelti dopo che hanno presentato offerte per collaborare con aziende che cercano i loro beni o servizi.
La gestione dell'approvvigionamento dei prodotti prevede quattro procedure cruciali:
#1. Acquisti e Pianificazione
Una serie di procedure denominate pianificazione degli appalti assiste le organizzazioni nell'identificare le risorse di cui avranno bisogno per completare un progetto e l'entità del loro budget. Quando pianificano l'acquisto, i project procurement manager spesso prendono in considerazione i seguenti fattori:
- I materiali e le risorse necessarie al progetto,
- Quelli che già hanno e quelli che devono essere procurati
- I requisiti del contratto per gli acquisti esterni
- I requisiti della data di consegna
- Le scadenze per le tappe principali del progetto
- I termini e le condizioni legali
- Gli standard di sicurezza del settore per i materiali e le risorse
#2. Esecuzione di un acquisto
I responsabili dell'approvvigionamento del progetto valutano le offerte dei fornitori e scelgono le partnership in base alle esigenze del progetto dopo la preparazione per l'approvvigionamento. Durante questa fase del processo di approvvigionamento, si verificano frequentemente colloqui con i fornitori e tutte le parti firmano i contratti che sono stati raggiunti. In questa fase, i project procurement manager possono anche effettuare pagamenti per beni e servizi.
#3. Gestione degli acquisti
Una volta che i contratti sono in vigore, la gestione e il controllo dell'approvvigionamento sono fondamentali per preservare i rapporti con i fornitori e garantire che i servizi e le merci funzionino come previsto per la durata del progetto. Il controllo degli appalti comporta spesso le seguenti attività:
- Valutazione dei rapporti di stato interni di routine
- Esaminare gli accordi degli appaltatori
- Esaminare i rapporti sui progressi e sulle prestazioni dei fornitori
- Svolgimento di ispezioni e audit
- Valutazione degli ordini di lavoro Emissione di pagamenti aggiuntivi se necessario
#4. Completa l'appalto
Tutte le procedure pertinenti per la risoluzione di una partnership o di un contratto sono incluse nella chiusura dell'appalto. Ciò comporta frequentemente la valutazione dell'opera o dei servizi erogati, la rinegoziazione di eventuali modifiche alle condizioni del contratto originario, la verifica dei pagamenti effettuati e ricevuti. Al completamento dell'acquisto, le organizzazioni possono anche presentare un rilascio formale di responsabilità. Tale contratto attesta il rispetto da parte del venditore di quanto previsto dal contratto originario e lo libera da ulteriori obblighi connessi al progetto.
Vantaggi della gestione degli appalti di progetto
Progetti di qualsiasi dimensione e grado di complessità possono trarre vantaggio dall'aggiunta della gestione degli appalti per una serie di motivi, tra cui:
#1. Qualità migliore
La gestione dell'approvvigionamento di progetto consente alle aziende di negoziare accordi di servizio approfonditi che soddisfano al meglio le loro esigenze. Può aumentare la probabilità che i prodotti e i servizi siano di alto livello. Un maggior grado di garanzia della qualità può incoraggiare finanziamenti e investimenti futuri, fornendo alle parti interessate maggiori garanzie sulla performance di un progetto.
#2. Rischio ridotto
Specificando i prezzi, le procedure e la qualità del servizio, il processo di creazione e negoziazione dei contratti di servizio può aiutare le organizzazioni a comprendere meglio le opzioni dei fornitori. Ciò può aiutare a ridurre la possibilità che i termini del contratto vengano violati, il che potrebbe causare ritardi o influire negativamente sul successo di un progetto.
#3. Costi gestiti
Le condizioni di appalto che sono state negoziate con cura sono un ottimo metodo per tagliare i costi e gestire la spesa. Le organizzazioni possono trarre vantaggio dalla gestione degli appalti se desiderano comprendere meglio le spese necessarie per completare un progetto e scegliere beni e servizi da fornitori in grado di soddisfare le loro richieste senza superare il budget.
I compiti del progetto di gestione degli appalti
I project manager sono responsabili di una varietà di compiti durante l'approvvigionamento del progetto. I project procurement manager spesso svolgono le seguenti cinque attività, sebbene possano differire in base al progetto e ai suoi obiettivi:
#1. Lancio del progetto
Durante l'avvio del progetto, un project procurement manager può avviare il processo di appalto. Per parlare degli obiettivi e delle scadenze del progetto, comunicano spesso con la direzione, i dirigenti e i membri del team. Anche discutere del budget, delle risorse interne e delle aspettative elevate può far parte di questo.
#2. Coordinamento partecipanti
I progetti spesso coinvolgono una serie di parti interessate, inclusi consulenti, dirigenti, esperti di responsabilità, team di progetto e imprenditori. Per garantire che tutte le parti coinvolte nel progetto siano sulla stessa pagina per quanto riguarda i suoi scopi e obiettivi, il responsabile dell'approvvigionamento del progetto deve coordinare vari gruppi e individui. Dovrebbero raggiungere questo obiettivo identificando tutte le parti interessate significative e coinvolgendole secondo necessità durante tutto il progetto.
#3. Coordinamento dei fornitori
Spesso, diversi fornitori lavoreranno allo stesso progetto. I project procurement manager devono gestire in modo efficiente il lavoro di diversi appaltatori. Un project manager può pianificare riunioni di gruppo o dimostrazioni per i fornitori in questo momento e, se necessario, aiutare gli appaltatori a comunicare tra loro.
#4. Strategia di acquisto
Un piano di approvvigionamento è fondamentale per coordinare le aspettative e impostare i flussi di lavoro. I project manager fanno spesso liste e documenti durante la fase di pianificazione dell'approvvigionamento che includono i materiali e le risorse richieste, i programmi e le pietre miliari e i modi probabili per entrare in contatto con i fornitori. Inoltre, potrebbero utilizzare siti di rete Internet, annunci economici e le loro reti professionali per commercializzare la loro domanda di appaltatori.
Piano di gestione degli appalti
I documenti chiamati piani di gestione degli appalti specificano le esigenze di pianificazione di un progetto e delineano le azioni necessarie per stipulare il contratto finale.
La strategia delinea i metodi con cui l'organizzazione acquirente otterrà i prodotti e i servizi di cui ha bisogno, tra cui:
- Delineare ciò che deve essere acquistato
- Calcolo del prezzo degli acquisti
- Stabilire un programma per i riordini
Utilizza il software di procurement per semplificare l'approvvigionamento, la selezione dei fornitori e la gestione dei contratti. Stabilire obiettivi di approvvigionamento chiari, valutare le capacità dei fornitori e negoziare termini favorevoli. Implementare robusti meccanismi di tracciamento per monitorare consegne, qualità e costi. Esaminare regolarmente i parametri delle prestazioni e adattare le strategie secondo necessità per il miglioramento continuo. Integra l'analisi dei dati per un processo decisionale informato e la mitigazione del rischio.
Quanto è importante un piano di gestione degli appalti
Un processo chiamato gestione degli appalti aiuta le aziende a effettuare acquisti di beni e servizi convenienti in termini di costi e tempi.
La direzione delle attività di approvvigionamento dell'organizzazione è stabilita da un efficiente piano di gestione degli approvvigionamenti, che garantisce anche che siano in linea con la strategia aziendale complessiva dell'azienda. Disporre di un piano di gestione degli appalti presenta diversi vantaggi. La capacità di risparmiare denaro per le aziende è probabilmente il vantaggio più significativo. Le organizzazioni possono evitare di spendere soldi per cose non necessarie o di pagare più del necessario per gli articoli di cui hanno bisogno adottando una solida strategia di approvvigionamento.
Componenti di un piano di gestione degli appalti
# 1. Dichiarazione di lavoro
Il documento che delinea il prodotto o servizio che deve essere acquistato, nonché gli obiettivi e le specifiche per quel prodotto o servizio, è noto come dichiarazione di lavoro.
#2. Linea di base per gli acquisti
I tempi, i costi ei criteri di prestazione concordati per l'approvvigionamento sono descritti in dettaglio nella baseline dell'approvvigionamento.
#3. Criteri di selezione per le fonti
Al fine di esaminare possibili fornitori prequalificati e scegliere quello migliore per la pianificazione del progetto, i criteri di selezione della fonte sono gli elementi di gestione del fornitore che verranno applicati.
Stipendio della gestione degli appalti
La retribuzione media del Procurement Manager negli Stati Uniti è di $ 123,400; tuttavia, la fascia salariale normale è compresa tra $ 110,100 e $ 139,300. Le fasce salariali possono variare in modo significativo a seconda di una varietà di aspetti cruciali, tra cui istruzione, credenziali, talenti supplementari e il periodo di tempo in cui hai lavorato in un determinato campo. Salary.com ti aiuta a determinare il tuo preciso obiettivo di retribuzione fornendo più dati sui compensi online e in tempo reale rispetto a qualsiasi altro sito web.
Che cos'è la gestione degli acquisti?
Il metodo con cui un'azienda esegue, approva, monitora e massimizza le proprie spese per beni e servizi è noto come gestione degli appalti. L'obiettivo principale di un team di approvvigionamento è ridurre i costi di acquisto complessivi e accelerare l'acquisizione delle forniture e dei servizi di cui un'azienda ha bisogno per generare prodotti.
Che cos'è un sistema di gestione degli appalti?
Un altro nome per la gestione degli appalti è il processo dalla fonte alla liquidazione. Comprende la gestione delle connessioni con i fornitori in corso per l'azienda, nonché la valutazione, la scelta e la redazione di accordi contrattuali formali.
Qual è lo scopo principale della gestione degli appalti?
Affinché i progetti e le procedure procedano con successo, la gestione degli appalti si assicura che tutti i beni e i servizi vengano acquistati correttamente. Se ottimizzato per risparmiare denaro, tempo e risorse, l'approvvigionamento può essere utilizzato come vantaggio competitivo piuttosto che come semplice esigenza aziendale.
Quali sono le sette fasi della gestione degli appalti?
- Riconoscere i bisogni
- Richiesta d'acquisto
- Revisione richiesta
- Processo di sollecitazione
- Valutazione e contratto
- Gestione degli ordini
- Approvazioni e contestazioni per fatture
Quali sono i quattro ruoli principali della gestione degli appalti?
L'approvvigionamento, la negoziazione, la gestione dei contratti e la gestione delle relazioni con i fornitori sono le quattro funzioni principali dell'approvvigionamento. Per avere successo, queste iniziative richiedono una solida conoscenza degli obiettivi organizzativi, delle tendenze del mercato e delle capacità dei fornitori.
Conclusione
Chief Procurement Officer (CPO) e altri lavori a livello esecutivo nel procurement sono diventati più comuni a causa dell'impatto della gestione degli acquisti sui profitti, dell'adozione di nuovi metodi e del suo potenziale strategico. Secondo LinkedIn Economic Graph Research, la posizione ha un tasso di crescita del 15% (come quota di tutte le assunzioni di C-suite lo scorso anno) ed è attualmente classificata 11 nell'elenco delle posizioni C-suite in più rapida crescita.
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Riferimenti
