Un nuovo CEO o una rivoluzione digitale sono esempi di cambiamento organizzativo. Quando si verifica una transizione importante, che si tratti di strumenti, processi o persone, le aziende devono garantire che le operazioni procedano senza intoppi e che i dipendenti accettino il cambiamento. Gli obiettivi di cambiamento organizzativo potrebbero non essere raggiunti se le aziende non sono preparate a potenziali interruzioni del processo.
Quando vengono utilizzate tecniche di gestione del cambiamento organizzativo, le aziende possono navigare più facilmente in transizioni complesse. Ad esempio, se i dipendenti resistono al cambiamento, le aziende possono fornire una guida chiara e coerente per assisterli nell'adattamento a nuovi processi e strumenti. Le aziende possono valutare i progressi e raccogliere feedback lungo il percorso con un solido piano di trasformazione per garantire il raggiungimento delle pietre miliari. Ecco un'introduzione alla gestione del cambiamento organizzativo e alcuni suggerimenti per navigarla.
Cos'è la gestione del cambiamento organizzativo?
Il cambiamento organizzativo si riferisce alle azioni intraprese da un'azienda o da un'impresa per alterare un componente importante della sua organizzazione, come la sua cultura, le tecnologie o le infrastrutture sottostanti o i suoi processi interni. La gestione del cambiamento organizzativo è il processo che guida il cambiamento organizzativo verso una risoluzione di successo. Di solito consiste in tre fasi principali: preparazione, implementazione e follow-through.
Quali sono le ragioni per la gestione del cambiamento organizzativo?
Il cambiamento organizzativo è necessario per molte ragioni. I manager incontrano spesso i seguenti problemi:
- Nuova leadership ai vertici dell'azienda o all'interno dei suoi dipartimenti
- La struttura del team cambia all'interno di un'organizzazione
- L'applicazione della tecnologia moderna
- Adozione di nuovi modelli di business
- Per garantire una transizione agevole, è fondamentale disporre di un processo di gestione del cambiamento organizzativo che possa essere applicato a vari tipi di cambiamento.
Tipi di cambiamento organizzativo
I cambiamenti adattivi sono piccoli cambiamenti incrementali che le organizzazioni adottano per soddisfare le esigenze che cambiano nel tempo. In genere, questi cambiamenti sono piccole modifiche e aggiustamenti che i manager perfezionano e implementano per attuare strategie aziendali. La leadership può aggiungere, rimuovere o modificare i processi durante tutto il processo.
Un'organizzazione che aggiorna i sistemi operativi del proprio computer da Windows 8 a Windows 10 è un esempio di cambiamento adattivo.
Il cambiamento trasformativo è più ampio in scala e portata rispetto al cambiamento adattivo. Spesso comportano un cambiamento simultaneo nella missione e nella strategia, nella struttura aziendale o del team, nelle persone e nelle prestazioni organizzative o nei processi aziendali. A causa delle loro dimensioni, queste modifiche richiedono spesso una notevole quantità di tempo e sforzi per essere implementate. Anche se non sempre accade, il cambiamento trasformativo viene spesso perseguito in risposta a forze esterne come l'emergere di un nuovo concorrente dirompente o problemi che interessano la catena di fornitura di un'azienda.
L'adozione del software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), che tutti i reparti dovrebbero imparare e utilizzare, è un esempio di cambiamento trasformativo.
Molti cambiamenti saranno da qualche parte tra adattivo e trasformativo nello spettro. Di conseguenza, i manager devono capire che il processo di cambiamento deve essere adattato alle sfide e alle esigenze uniche di ogni situazione.
Quanto è importante la gestione del cambiamento organizzativo?
Affinché le aziende abbiano successo e crescano, è necessario un cambiamento organizzativo. L'adozione e l'applicazione di successo del cambiamento all'interno dell'organizzazione sono guidate dalla gestione del cambiamento. Consente ai dipendenti di comprendere e impegnarsi nel turno e di lavorare in modo efficace durante lo stesso.
Senza un'efficace gestione del cambiamento organizzativo, le transizioni aziendali possono essere imprevedibili e costose in termini di tempo e risorse. Possono anche tradursi in un abbassamento del morale dei dipendenti e nello sviluppo delle competenze.
La reazione e l'adattamento di un'azienda al cambiamento è anche una considerazione critica per le principali parti interessate come investitori, fornitori e potenziali dipendenti al momento di decidere se lavorare con o per un'azienda. Di conseguenza, la mancanza di un'efficace gestione del cambiamento può portare al fallimento di un'organizzazione.
Qual è il ruolo di un manager nella gestione del cambiamento organizzativo?
Ogni dipendente in un'organizzazione svolge un ruolo diverso nell'assistere il cambiamento. Mentre molti membri del personale possono completare lavori altamente dettagliati, i dirigenti di alto livello con un mandato più lungo possono avere obiettivi diversi. Anche all'interno del management, manager e leader hanno responsabilità diverse.
Ad esempio, i leader devono essere coraggiosi nell'assumersi dei rischi. Devono guardare al quadro generale e articolare il cambiamento di alto livello dell'azienda, spiegare perché si sta verificando e motivare le persone a sostenere la transizione. Per essere un leader di successo, devi essere perspicace e sapere come delegare la responsabilità per l'implementazione dei processi di cambiamento.
I manager sono più concentrati sul successo delle transizioni aziendali. Si concentrano sull'implementazione del cambiamento identificando i passaggi discreti che devono verificarsi e la loro sequenza. I manager sono anche in genere responsabili dell'allocazione delle risorse, come il personale, e della determinazione del modo in cui viene misurato il successo. I leader dovrebbero idealmente essere anche manager, ma è responsabilità primaria di un manager sapere come progettare, dirigere e dare forma ai processi di cambiamento.
Per raggiungere questo obiettivo, è necessario possedere una serie diversificata di capacità di gestione, come ad esempio:
- Una comunicazione efficace include l'ascolto attivo del tuo team e dei tuoi colleghi.
- Un livello altamente sviluppato di intelligenza emotiva
- Forti capacità organizzative
- Prestando molta attenzione
- Capacità di risolvere problemi e prendere decisioni
- Delegare senza microgestione
Preparazione alla gestione del cambiamento organizzativo
Per prepararsi al cambiamento organizzativo, è fondamentale definire prima il cambiamento organizzativo, capire perché è fondamentale e ottenere il supporto dei colleghi.
Quindi, sviluppa una tabella di marcia che articola chiaramente e misura il successo, spiegando anche in che modo l'azienda e i suoi dipendenti, clienti e collegi elettorali saranno interessati.
Garantire che il piano del processo sia in linea con gli obiettivi aziendali e delinei l'implementazione e la sostenibilità del cambiamento organizzativo. Sii abbastanza adattabile da adattarti di conseguenza e prendi nota di eventuali sfide potenziali. Assicurati di celebrare le piccole vittorie lungo la strada.
Una volta completata una transizione organizzativa, la gestione del cambiamento non termina. Sia durante che dopo il processo, è necessario valutare continuamente i risultati, tenere traccia delle prestazioni rispetto agli obiettivi, formare i dipendenti su nuove metodologie e pratiche aziendali e riadattare gli obiettivi secondo necessità per aumentare le probabilità di successo.
Strategie di gestione del cambiamento organizzativo
Il cambiamento organizzativo può essere difficile e richiede un'attenta pianificazione e procedure consolidate per ottenere l'accettazione e la collaborazione dei dipendenti. Durante una transizione, un'organizzazione potrebbe dover cambiare più volte filosofie e obiettivi, rendendo essenziale per il successo un insieme di linee guida forti e flessibili.
Change Management
Un'organizzazione deve passare attraverso diverse fasi di pianificazione per prepararsi ai cambiamenti imminenti.
#1. Crea un team di cambio:
Le imprese devono identificare i membri del management che devono essere direttamente coinvolti nelle fasi di pianificazione del piano di transizione. Di solito sono inclusi alti dirigenti, professionisti delle risorse umane e responsabili di dipartimenti chiave. I dirigenti devono determinare come funzionerà il team, inclusa l'assegnazione di compiti e responsabilità a determinati membri, la pianificazione delle riunioni e la definizione dei metodi di comunicazione. Questo team stabilirà la visione e gli obiettivi che saranno comunicati a tutta l'organizzazione durante il cambiamento.
#2. Valutare l'impatto:
Quanto è significativo il cambiamento? Quanti reparti saranno interessati e quanto? Quali ruoli professionali dovranno essere aggiornati? Che costi ci saranno? Le aziende devono esaminare la loro attuale struttura organizzativa per vedere come se la caverà in caso di cambiamento. Potrebbe essere necessario riassegnare dipendenti con tratti utili a ruoli più rilevanti e assumere lavoratori e manager con nuove competenze.
#3. Fai un programma:
Il team di cambiamento deve sviluppare una tempistica su come verrà implementata la trasformazione con manager e dipendenti. Alcune transizioni più ampie potrebbero dover essere implementate in più fasi. Il team dovrebbe anche stabilire metriche di successo e identificare potenziali ostacoli.
#4. Identifica potenziali problemi con le persone:
I leader devono prevedere come i dipendenti reagiranno ai cambiamenti culturali o lavorativi, soprattutto se i carichi di lavoro aumentano. L'adozione di nuovi strumenti e processi può essere estremamente frustrante e richiede un ampio supporto manageriale. I licenziamenti tra pari possono anche avere un effetto negativo sui restanti dipendenti. Per determinare la preparazione della forza lavoro, un'azienda potrebbe aver bisogno di utilizzare strumenti di valutazione come le autovalutazioni. Potrebbero anche aver bisogno di istituire risorse di coaching o consulenza per garantire che i dipendenti abbiano il supporto psicologico di cui hanno bisogno per affrontare il cambiamento.
#5. Avvisare i dipendenti importanti:
Dopo aver stabilito le proprie strategie, il team di cambiamento deve assicurarsi che tutti i leader ei manager dell'organizzazione siano coinvolti prima di implementare il cambiamento. Questi manager saranno responsabili di educare i membri del team sulla visione e le aspettative coinvolte nel piano di transizione e devono essere preparati a fornire ulteriore formazione e supporto morale.
Strategie per il cambiamento
Strategie di gestione del cambiamento organizzativo ben sviluppate possono comportare una maggiore efficienza, un lavoro di squadra più forte e migliori risultati finanziari. Le aziende devono prendersi il tempo necessario per sviluppare le strategie appropriate al fine di evitare esiti negativi.
#1. Comunica onestamente.
I leader dovrebbero assicurarsi che le ragioni del cambiamento siano semplici da comprendere. Dovrebbe essere creato un senso di urgenza intorno al motivo per cui l'azienda deve trasformarsi, sia per combattere le sfide competitive, soddisfare le mutevoli esigenze dei clienti o passare a tecnologie moderne che miglioreranno il business. Le linee di comunicazione dovrebbero essere mantenute aperte in modo che i dipendenti possano contribuire. Addolcire le ragioni di un cambiamento e le sfide che ne deriveranno non fa che allontanare i lavoratori e alimentare la sfiducia.
#2. Coinvolgi il personale.
I dipendenti devono credere che il cambiamento migliorerà l'azienda e che beneficeranno della transizione. Le aziende possono offrire programmi di coaching, strumenti di sviluppo personale e sistemi di ricompensa per aiutare a mantenere un morale positivo. Il feedback dei dipendenti dovrebbe essere sollecitato durante tutto il processo per determinare se le strategie o le tempistiche devono essere adattate.
#3. Sii ottimista.
I leader delle iniziative di cambiamento possono fare appello alle emozioni dei dipendenti generando entusiasmo per il raggiungimento della nuova visione aziendale. I manager possono dimostrare empatia riconoscendo in che modo l'ansia e la fatica possono influire sulle prestazioni, secondo l'articolo "10 principi della trasformazione della forza lavoro" di Strategy+Business. Quando i dipendenti lottano contro il cambiamento, hanno bisogno di incoraggiamento positivo e ispirazione dai loro manager. I leader dovrebbero evitare di imporre negatività ai dipendenti esprimendo la propria rabbia o dubbi.
#4. Attuare un cambiamento rivoluzionario.
Sebbene il cambiamento organizzativo sia spesso sinonimo di progresso, i dipendenti beneficiano di un senso di stabilità e determinazione. I leader dovrebbero collegare la nuova visione trasformativa alla strategia a lungo termine dell'azienda, onorando la storia dell'organizzazione ei successi passati. Quando i dipendenti hanno un quadro chiaro di dove è stata l'azienda e dove sta andando, sono più coinvolti nella trasformazione.
#5. Continua a farlo.
Le trasformazioni organizzative non si realizzano da un giorno all'altro. Le transizioni più riuscite vengono implementate gradualmente per mantenere operazioni fluide. I leader dovrebbero essere persistenti nel monitorare il cambiamento e fare perno quando si discosta dagli obiettivi. Il team di transizione deve rivedere gli obiettivi e le tempistiche durante la transizione per determinare se sono necessari aggiustamenti.
Sondaggi frequenti possono aiutare i leader a valutare l'impegno dei dipendenti e potrebbero essere necessari interventi per gruppi o individui che faticano ad accettare il cambiamento, secondo questa guida alla trasformazione organizzativa del collaboratore del CIO Bart Perkins. Oltre a essere persistenti nell'eseguire questi passaggi, i leader devono essere pazienti nel concedere ai dipendenti il tempo di cui hanno bisogno per adattarsi al cambiamento.
#6. Utilizzare strumenti e risorse online.
Diversi strumenti possono essere utilizzati per pianificare e attuare il cambiamento organizzativo.
- Modello Prosci ADKAR — un modello per la pianificazione dei programmi di gestione del cambiamento
- Creately — uno strumento online per la creazione di diagrammi di flusso e altri diagrammi di cambiamento
- Il diagramma di Gantt - un grafico di tracciamento della sequenza temporale per i programmi di cambiamento
- La bussola del cambiamento — una piattaforma basata su cloud per l'analisi e la pianificazione del cambiamento
- Il negozio di cambio — una piattaforma software per tenere traccia delle attività di gestione del cambiamento
- Il processo in 8 fasi di John Kotter per guidare il cambiamento — una guida per guidare il cambiamento organizzativo
Modifiche organizzative comuni
Fallimenti e riduzioni della forza lavoro per acquisizioni e trasformazioni di prodotti sono solo alcuni esempi di cambiamenti organizzativi. Questi aggiustamenti sono necessari sia per le grandi aziende che per le piccole imprese, poiché tutte le organizzazioni devono cambiare continuamente le proprie strategie per stare al passo con le tendenze competitive e le aspettative dei clienti.
Secondo la Society for Human Resource Management, alcuni dei cambiamenti organizzativi più frequenti includono cambiamenti nei processi, cambiamenti nella leadership e ristrutturazioni aziendali. Loro includono;
#1. Nuovi processi o programmi, inclusa la trasformazione digitale.
Quando le aziende adottano nuove tecnologie, come il passaggio al cloud o l'implementazione di un nuovo sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), vengono spesso implementati programmi di gestione del cambiamento organizzativo. Con gli uffici che passano al lavoro da remoto e i rivenditori che passano agli ordini e alle consegne online, la trasformazione digitale sta diventando sempre più comune. Le aziende possono anche modificare un processo importante, ad esempio il modo in cui i nuovi clienti vengono inseriti.
#2. Nuove responsabilità lavorative.
Ai dipendenti può essere chiesto di cambiare ruolo man mano che le aziende passano a prodotti più recenti o lavorano per migliorare l'efficienza. Alcune riassegnazioni di lavoro sono il risultato di riduzioni dei costi, licenziamenti, esternalizzazione o sforzi di automazione dei processi, che rendono più difficile mantenere la soddisfazione dei dipendenti.
#3. Nuova dirigenza.
Quando un'azienda è in difficoltà, la struttura dirigenziale superiore è spesso scossa. Quando le operazioni diventano stagnanti, coinvolgere un nuovo CEO, presidente, responsabile delle vendite o responsabile marketing può essere un modo efficace per attuare nuove visioni e abbattere lo status quo.
#4. Riorganizzazione di reparti o unità aziendali.
Le aziende ristrutturano spesso le unità aziendali per aumentare l'efficienza. Ad esempio, una grande azienda può posizionare il reparto marketing più vicino ai rappresentanti di vendita per migliorare la messaggistica dei clienti. Le aziende possono anche subire ristrutturazioni a seguito di modifiche normative che alterano il modo in cui possono svolgersi i processi aziendali.
#5. Eventi di fusione e acquisizione aziendale.
Le aziende effettuano acquisizioni per espandere le proprie operazioni o per raggiungere determinati obiettivi finanziari. Quando due culture aziendali si fondono, è necessario apportare modifiche alle strategie e ai processi per raggiungere i nuovi obiettivi aziendali.
#6. Esempi di cambiamenti organizzativi
Le aziende hanno diversi gradi di successo nell'attuazione del cambiamento organizzativo. Secondo un recente sondaggio di McKinsey & Company, oltre il 70% delle aziende in fase di trasformazione digitale ha registrato progressi rallentati o bloccati durante la transizione. Problemi di risorse, strategie digitali poco chiare, impegno insufficiente, culture disallineate e mancanza di competenze di base sono stati tra i motivi del deragliamento. Dopo aver affrontato le sfide, il 36% delle organizzazioni è riuscito a riprendere slancio.
Storie di successo nella gestione del cambiamento organizzativo
I seguenti articoli forniscono esempi di modifiche organizzative riuscite:
#1. Sviluppo Amazon.
In pochi decenni, Amazon è passata dall'essere una piccola libreria online a una potenza globale di vendita al dettaglio online. Amazon ha sempre investito molto nella tecnologia, anticipando la concorrenza delle librerie più grandi offrendo strumenti di vendita online a misura di cliente. Ha gradualmente ampliato le sue offerte online, si è espansa a livello internazionale e si è ramificata in web hosting, elettronica, robotica e altri campi. Amazon ora rappresenta quasi la metà di tutte le vendite al dettaglio online negli Stati Uniti.
#2. La rivoluzione della mela.
Nel 1997, Apple era sull'orlo del fallimento quando ricevette un'infusione di denaro da Microsoft e subì un'importante ristrutturazione guidata dal co-fondatore Steve Jobs. Apple ha gradualmente revisionato la sua gamma di prodotti, creando prodotti moderni e desiderabili come iMac e iBook. L'azienda ha sviluppato una strategia di progettazione agile e pronta all'uso che le ha permesso di soddisfare le esigenze dei clienti e Jobs ha portato l'azienda a un enorme successo con il lancio di Apple Store, iPod, iTunes e iPhone.
#3. Il processo di produzione di Toyota.
Lo sviluppo da parte di Toyota di quella che oggi è nota come filosofia di produzione snella è una delle storie di trasformazione più note. La strategia era incentrata sulla riduzione degli sprechi nei processi di produzione, sull'immagazzinamento del minor numero possibile di prodotti e sulla rotazione rapida quando erano necessari miglioramenti. Toyota è diventata una delle principali case automobilistiche del mondo grazie a questa filosofia e migliaia di aziende in tutto il mondo hanno adottato procedure operative snelle.
Casi di gestione del cambiamento organizzativo falliti
Ci sono anche molti esempi di cambiamento organizzativo che non hanno avuto successo. Queste aziende in genere non sono riuscite a prendere in considerazione i desideri dei clienti, le innovazioni della concorrenza e il contributo dei dipendenti durante lo sviluppo dei loro piani di sviluppo aziendale, risultando in una visione e una strategia inefficaci.
#1. L'ascesa e la caduta di Blockbuster.
La scomparsa di Blockbuster è un classico esempio di un'azienda che non riesce a tenere il passo con la concorrenza. La società ha creato un modello di business innovativo per una rapida crescita nel settore dei negozi di noleggio di film, ma era troppo concentrata sull'espansione della sua catena di negozi fisici e non è riuscita a competere con Netflix nel mercato degli ordini per corrispondenza e dei film digitali.
#2. Fallimento di Motorola.
Nonostante la storia di innovazione e assunzione di rischi di Motorola, l'avvento dello smartphone ha presentato sfide organizzative significative. L'azienda non è riuscita a riconoscere un cambiamento culturale nel modo in cui i consumatori volevano utilizzare i propri telefoni cellulari e la discordia interna tra i dirigenti ha portato a un netto calo dei lanci di prodotti innovativi.
#3. La fine di Sears.
Come molti altri rivenditori fisici, Sears ha faticato a tenere il passo con la concorrenza online. Dopo aver chiuso centinaia di negozi, l'azienda ha dichiarato bancarotta. La sua scomparsa è stata in gran parte attribuita alla riluttanza del top management a investire nell'aggiornamento dei negozi o nell'introduzione di nuove offerte di prodotti, concentrandosi invece sulla riduzione dei costi di fronte al rallentamento delle vendite.
- STRATEGIA DIGITALE: Tipi di significato e trasformazione
- GESTIONE DEL CAMBIAMENTO: Passi per i processi di gestione del cambiamento
- AGENTI DI CAMBIO: come identificare gli agenti di cambiamento in qualsiasi organizzazione
- STRUMENTI DI GESTIONE DEL CAMBIAMENTO: Tecniche e tutto ciò che devi sapere
- Idee innovative per far crescere le aziende nella nuova normalità
Riferimenti
