Il turnover dei dipendenti è inevitabile; tuttavia, gestire efficacemente le transizioni dei dipendenti è un investimento vitale e vantaggioso per le aziende, nonostante non sia mai semplice. Dovresti fare del tuo meglio per separarti amichevolmente dagli ex colleghi che passano a nuove opportunità. Tuttavia, il cambiamento può essere difficile e i dipendenti spesso se ne vanno sentendosi scontenti, maltrattati o delusi. Un solido programma di offboarding può aiutare le risorse umane a evitare problemi comuni e agevolare la transizione sia per il dipendente in partenza che per le risorse umane. In questo articolo, discuteremo della lista di controllo dell'offboarding, del software, della sicurezza informatica e del perché l'offboarding è importante.
Che cos'è l'offboarding?
L'offboarding è la procedura che si traduce in una scissione formale tra un lavoratore e l'azienda tramite pensionamento, licenziamento o dimissioni. Include ogni scelta e azione compiuta nel corso della partenza di un dipendente.
Al contrario, l'offboarding sovrintende all'uscita di un dipendente da un'azienda. Il processo di offboarding di un dipendente dopo le sue dimissioni o cessazione include tutto ciò che deve essere fatto per garantire una transizione agevole.
Se la procedura di offboarding è chiara, il trasferimento per l'azienda e l'individuo dovrebbe svolgersi senza intoppi.
Tali esempi potrebbero essere:
- Cambiare le mansioni del lavoratore a qualcun altro
- Eliminazione delle password e limitazione dell'accesso
- Restituzione dell'attrezzatura
- Prendersi il tempo per fare colloqui post-impiego
L'obiettivo dell'offboarding è assicurarsi che non ci siano domande o problemi persistenti una volta che un dipendente ha lasciato l'organizzazione, ad esempio se ha ancora il badge identificativo o meno. Puoi anche ottenere informazioni su come servire meglio i membri del tuo personale presente e futuro attraverso questo processo.
Quali sono le fasi del processo di offboarding?
La procedura di offboarding dovrebbe consistere nei seguenti passaggi:
#1. Comunicare la partenza del dipendente agli altri gruppi
Le risorse umane (HR), la finanza e la tecnologia dell'informazione (IT) dovrebbero essere informate il prima possibile quando un dipendente se ne va. Questi gruppi sono responsabili della cessazione dei privilegi IT, della chiusura degli account e della gestione dei pagamenti finali.
Mantenere solidi legami con le squadre rivali è fondamentale dal punto di vista del networking. Come si può, ad esempio, colmare il vuoto lasciato da un dipendente in partenza che è stato fondamentale per il successo di un progetto interdipartimentale?
Fare promesse intenzionali l'un l'altro è qualcosa di cui discutiamo spesso, soprattutto quando si collabora tra i dipartimenti. Relazioni solide con i colleghi possono essere mantenute mediante una comunicazione aperta e tempestiva dei cambiamenti.
Se la partenza di un dipendente avrà effetto su una scadenza, una consegna o un progetto, informa tutte le persone coinvolte il prima possibile. Ciò può aiutare a ridurre lo stress, colmare le lacune di comunicazione e ridurre l'impatto di eventuali cambiamenti imprevisti.
Mantenendoli aggiornati, puoi assicurarti che non vengano persi passaggi importanti di offboarding e che i processi procedano più rapidamente.
#2. Riassegnare i doveri del lavoratore a qualcun altro
Potrebbe essere necessario del tempo per trovare un sostituto adeguato per un lavoratore in partenza. Inizia a cercare un sostituto il prima possibile per evitare una perdita di produzione. Ciò potrebbe comportare la ricerca di un nuovo assunto o la delega dell'attività a un dipendente esistente.
Il passo successivo è addestrare il nuovo assunto ad assumere la posizione. Chiedi al lavoratore uscente di addestrare il suo sostituto, se possibile. Il processo attraverso il quale le informazioni vengono condivise tra gli individui è noto come trasferimento di conoscenza.
Chiedi al lavoratore cose come queste per raggiungere questo obiettivo:
- Quando pensi al tuo lavoro, cosa fai più spesso?
- Hai un metodo per organizzare la tua giornata lavorativa?
- Sai se il tuo successore avrà bisogno di formazione su programmi o software?
- A quali documenti dovrebbe avere accesso il tuo successore?
Per ricominciare da dove si era interrotto il precedente dipendente, le risposte a queste domande sono cruciali.
#3. Annulla account utente
Dopo l'ultimo giorno di lavoro di un dipendente, dovrebbero essere revocati tutti i privilegi di accesso. Rimuovi l'uso di tutti i programmi e le app, tra cui:
- Corrispondenza di lavoro
- Autorizzazioni software
- Mezzi di trasmissione
- Software per la gestione dei progetti
Dovresti anche disabilitare tutti i badge di sicurezza dell'ingresso della porta o l'accesso al codice di accesso che potresti avere.
Elimina tutte le tue informazioni personali da qualsiasi laptop fornito dall'azienda prima di consegnarle a un nuovo dipendente. In caso contrario, il dipendente uscente è responsabile della consegna all'amministratore IT di tutti i dati aziendali archiviati su qualsiasi dispositivo personale.
Ciò impedisce che le informazioni riservate dell'azienda o dei clienti cadano nelle mani di ex dipendenti. Le violazioni dei dati possono verificarsi se le informazioni sensibili vengono ottenute da parti non autorizzate, come un ex dipendente che è amareggiato per essere stato licenziato.
Una violazione dei dati è sia un grave rischio che un notevole onere finanziario. Le violazioni dei dati in genere costano alle aziende 4.24 milioni di dollari nel 2021. Assicurati di prendere tutte le precauzioni necessarie per proteggere le tue informazioni (e i tuoi soldi).
#4. Finalizzare la documentazione ed effettuare i pagamenti necessari
A seconda della politica aziendale e dei termini delineati nel manuale del dipendente, a un dipendente in partenza potrebbe essere richiesto di completare documenti specifici. Le divulgazioni di sicurezza e gli accordi di non divulgazione sono due esempi di tali pratiche burocratiche.
Dopo aver informato le risorse umane che un dipendente se ne andrà, possono iniziare a redigere la documentazione di uscita. Il libro paga verrebbe programmato dal dipartimento finanziario in modo che il dipendente venga pagato per intero prima della sua partenza.
Il dipendente riceverà la busta paga finale prima di essere tolto dal libro paga dal reparto contabilità.
#5. Avviare un colloquio di uscita
Un colloquio di uscita offre un'ultima opportunità di lasciare a condizioni professionali amichevoli con un dipendente in partenza. Fornisce inoltre informazioni preziose per migliorare la cultura aziendale.
Chiedi al dipendente in partenza le sue impressioni sull'approccio gestionale dell'azienda in un colloquio di uscita. Informarsi sulle procedure di lavoro e sullo stato d'animo generale del personale. Ecco alcune domande da porre alla fine di un colloquio:
- Quando stavi lavorando, sentivi di avere gli strumenti e il supporto di cui avevi bisogno per avere successo?
- In che misura le tue aspettative iniziali per il lavoro si sono allineate con la realtà?
- A che punto sei con i tuoi colleghi?
- Pensi che ci fosse qualcosa che avremmo potuto fare diversamente per impedire la tua partenza?
- Secondo te, qual è la cosa più importante da sistemare?
- Consiglieresti questa azienda a chi cerca lavoro? Se sì, spiega perché. E se la risposta è no, spiega perché.
- Stai pensando di tornare a lavorare per questa azienda?
Insistere affinché il lavoratore dia risposte schiette a queste domande. Dovresti anche essere pronto a ricevere feedback, sia positivi che negativi. Presta molta attenzione ai membri del tuo staff, indipendentemente dalla natura dei loro commenti. I lavoratori sono consapevoli che le loro opinioni vengono ignorate. Il colloquio di uscita è una parte cruciale del processo di feedback poiché mostra ai lavoratori che le loro opinioni contano.
Comunicare i risultati del colloquio ai superiori. Inoltre, se un dipendente ha un reclamo, dovresti rispondere alle sue preoccupazioni il prima possibile.
Software di offboarding
Il software offboarding semplifica le pratiche burocratiche necessarie per la partenza o il licenziamento di un dipendente centralizzando il processo. Quando un dipendente lascia la sua posizione, il software di offboarding semplifica il processo semplificando le attività amministrative e riducendo la necessità di scartoffie. Automatizzando attività come la fornitura di documentazione per ferie personali, la generazione di documenti e la creazione di referenze, il software offboarding riduce la quantità di lavoro manuale richiesto. Inoltre, il software di offboarding mantiene in regola il nome e la reputazione di un'azienda anche dopo che un dipendente se n'è andato. Il software per l'offboarding dei dipendenti di solito fa parte di un più ampio sistema di gestione delle risorse umane che gestisce anche l'onboarding dei dipendenti, i colloqui di partenza e altre attività.
Un prodotto deve soddisfare i seguenti criteri per essere idoneo per Offboarding:
- Tieni d'occhio la documentazione di cessazione delle risorse umane in corso
- Raccogli informazioni che ti aiuteranno a impedire ai tuoi migliori dipendenti di passare alla concorrenza
- Facilita linee di contatto aperte tra la tua azienda e i dipendenti in partenza
- Controllare la restituzione degli strumenti e la revoca dell'accesso per i lavoratori in partenza.
Miglior software di offboarding
Ecco alcuni dei migliori software di offboarding che potresti voler utilizzare nella tua azienda come responsabile delle risorse umane.
#1. Atlan
L'hub di informazioni all'avanguardia. Facilita la rapida scoperta di tutte le tue risorse di dati, dalle tabelle di dati ai report BI. Trovare l'oggetto preciso che stai cercando è un gioco da ragazzi grazie ai nostri sofisticati algoritmi di ricerca e all'interfaccia user-friendly. Poiché Atlan sviluppa automaticamente i profili di qualità dei dati, individuare informazioni imprecise è un gioco da ragazzi. Possiamo trovare i valori mancanti e identificare le anomalie, nonché identificare automaticamente i tipi di variabili e calcolare le distribuzioni di frequenza.
Con Atlan, monitorare e amministrare il tuo ambiente dati è un gioco da ragazzi. Puoi creare restrizioni di accesso dinamiche e una governance di prim'ordine facendo in modo che i bot di Atlan eseguano la cronologia delle tue query SQL per generare automaticamente la derivazione dei dati e scoprire i dati PII. Il nostro generatore di query simile a Excel consente anche agli utenti non tecnici di eseguire query direttamente su numerosi data lake, data warehouse e DB. La collaborazione sui dati prende vita con il supporto integrato per programmi popolari come Tableau e Jupyter.
#2. Fare clic su Imbarco
Il coinvolgimento dei dipendenti è la base di un'azienda di successo nel mondo moderno. Le crescenti aspettative dei dipendenti e gli effetti negativi del turnover evidenziano l'importanza di un solido processo di onboarding. Questo è il primo passo per migliorare l'esperienza dei dipendenti durante tutta la loro carriera con un'azienda. La piattaforma di esperienza Click consente un numero infinito di "momenti umani" che mantengono i dipendenti felici, coinvolti e, in definitiva, a bordo. La piattaforma di viaggio dei dipendenti totalmente conforme e sempre coinvolgente di Click può aiutarti a passare da candidato a campione.
In sostanza, l'onboarding è solo il primo passo. Fornire un processo completo e pratico di onboarding del personale. Consenti transizioni fluide e ben orchestrate per i dipendenti in ogni momento per massimizzare la fidelizzazione. Le opzioni self-service e l'accesso a software ed esperti IT di prim'ordine dovrebbero essere messi a disposizione dei dipendenti.
#3. BetterCloud
BetterCloud facilita l'eliminazione delle attività di offboarding manuale e degli errori associati per le aziende. Quando un dipendente lascia l'azienda, l'amministratore può rimuovere rapidamente e facilmente il suo accesso a tutte le applicazioni aziendali utilizzando BetterCloud. Questo aiuta a prevenire violazioni dei dati e rilasci di informazioni sensibili causati da dipendenti in partenza.
I reparti IT possono utilizzare la libreria di BetterCloud con oltre 900 operazioni per automatizzare l'eliminazione di account utente, applicazioni e appartenenze a gruppi e il trasferimento di tutti i file pertinenti. Semplificando il processo di offboarding, BetterCloud aiuta i reparti IT a risparmiare tempo ed evitare che informazioni sensibili cadano nelle mani sbagliate.
Caratteristiche:
- Protegge le informazioni sensibili dalle uscite degli ex lavoratori
- Offre una pletora di flussi di lavoro predefiniti per automatizzare i processi di offboarding
- Aiuta a soddisfare i requisiti normativi e di sicurezza
#4. Increspatura
Con Rippling, è facile concedere o revocare l'accesso ad app aziendali popolari come Slack e Trello per tutto il tuo staff con pochi clic del mouse. Automatizzando vari processi, l'IT aiuta ad accelerare il processo di offboarding e riduce la quantità di lavoro manuale necessario. Rippling fornisce protocolli automatizzati per rimuovere l'accesso di un dipendente alle app critiche al momento della sua partenza, sollevando gli amministratori IT da questo onere.
Caratteristiche:
- impedisce agli ex lavoratori di accedere a dati sensibili
- Una volta che un dipendente si dimette, il processo di offboarding è automatizzato.
#5. Beatamente (Venditore)
Quando un dipendente lascia la tua azienda, i flussi di lavoro di offboarding di Blissfully assicurano che venga rimosso dal sistema il prima possibile e in modo sicuro. Il software genera in anticipo elenchi di attività di offboarding, in modo che tu e il tuo team non dimentichiate nulla di importante.
Caratteristiche:
- Riduce il rischio di violazioni della sicurezza interrompendo l'accesso degli ex dipendenti ai dati e ai sistemi aziendali.
- Durante l'offboarding, crea un elenco di cose da fare per ogni utente specifico per il suo dipartimento e posizione.
- Tieni d'occhio, fai una copia ed elimina tutti gli account Google Workspace prima di partire.
# 6. Zluri
Zluri è uno strumento di gestione SaaS che garantisce alle aziende il pieno controllo dei propri programmi SaaS. Consente alle aziende di automatizzare un'ampia gamma di processi, tra cui l'onboarding e l'offboarding dei dipendenti, nonché il monitoraggio della conformità.
Zluri ha molte funzioni utili, tra cui:
- Automazione del processo di assunzione e offboarding: Il robusto motore di automazione di Zluri consente alle aziende di concedere o annullare l'accesso ai dipendenti in modo rapido e semplice. Ha anche un sistema di suggerimento contestuale che può dirti a quali programmi dovrebbe avere accesso un nuovo assunto in base alla sua posizione e livello all'interno dell'azienda. Inoltre, suggerisce a quali canali/gruppi dovrebbe aderire un dipendente.
- Gestione efficace dei fornitori: Il suo sistema di gestione dei fornitori semplificato offre tutto il necessario per tenere traccia delle tue installazioni SaaS. Si integra con il tuo sistema aziendale principale per mantenere un sistema di registrazione SaaS e quindi si prepara a gestire il ciclo di vita del tuo fornitore utilizzando i processi che hai progettato.
- Monitoraggio dei rinnovi: Elimina la possibilità di spese di rinnovo improvvise. Ti invieranno un promemoria prima della scadenza dell'abbonamento in modo che tu possa valutare se trovi ancora valore in esso o meno. Gli approfondimenti di Zluri sull'adozione e l'utilizzo di SaaS ti aiuteranno a fare quella scelta.
Lista di controllo per l'offboarding
Le specifiche della procedura di offboarding dovrebbero essere adattate all'azienda, al settore e alla posizione del dipendente. Tuttavia, qualsiasi lista di controllo per l'offboarding deve affrontare le seguenti aree chiave.
Quando si tratta di dipendenti, l'offboarding non è importante quanto l'onboarding. Sebbene sia entusiasmante assumere nuovi lavoratori, è anche fondamentale trattare con rispetto i lavoratori che se ne vanno. Lasciare in buoni rapporti mantiene il posto di lavoro piacevole e migliora le probabilità di successo futuro per tutti i soggetti coinvolti. Un dipendente Offboarding è un ottimo approccio per ottenere l'input dell'utente per futuri sforzi di conservazione e ridurre i problemi di sicurezza e legali.
È più probabile che i buoni dipendenti tornino al lavoro se si dispone di una lista di controllo per l'offboarding stabilita. In un mercato del lavoro competitivo, i “dipendenti boomerang” (ex lavoratori che sono partiti ma sono poi rientrati) sono molto ricercati. Inoltre, leggi LA PARTENZA DEI DIPENDENTI: Cosa dire e il modo migliore per dirlo.
Come si esegue l'offboarding di un dipendente?
Un'efficace lista di controllo per l'offboarding può aiutare sia il dipendente in partenza che l'azienda a navigare con eleganza nelle acque emotive e potenzialmente agitate di questa transizione. I metodi per progettare una lista di controllo offboarding sensibile e produttiva includono quanto segue:
#1. Sii equo e gentile con i dipendenti che se ne vanno
Indipendentemente dalle circostanze della loro partenza, dovresti trattare i dipendenti in uscita con rispetto e decenza. Esprimi gratitudine al lavoratore in partenza per tutto il suo duro lavoro e il tempo e lo sforzo che ha dedicato al suo lavoro e all'azienda.
Ritorsioni, minacce legali e violazioni dei dati possono essere tutte evitate con una separazione civile del rapporto di lavoro, e l'azienda ha anche da guadagnare dal mantenere un rapporto forte e a lungo termine con il dipendente che se ne va sotto forma di un futuro cliente, ambasciatore del marchio, o connessione industriale.
#2. Discuti la tua partenza
Avvisare i colleghi della partenza di un lavoratore può essere imbarazzante, ma è nell'interesse di tutti farlo il più rapidamente possibile. Se ritardi, è possibile che alcuni dei tuoi colleghi cerchino di riempire gli spazi vuoti da soli. Per questo motivo, le cose potrebbero diventare imbarazzanti o una partenza volontaria potrebbe essere interpretata erroneamente come licenziamento.
Condividere le partenze dei dipendenti e, in caso di pensionamento, lodare e ringraziare pubblicamente il dipendente per il tempo e il servizio prestato, può aiutare a prevenire voci e malintesi. Indipendentemente dal fatto che una partenza sia volontaria o involontaria, è sempre meglio essere sinceri con il resto del team sulla situazione. Riconoscere quando sono stati commessi errori e mostrare come verranno risolti.
#3. Confisca e revoca l'accesso alla proprietà
La protezione delle risorse aziendali, l'annullamento dell'accesso al sistema dei dipendenti e la garanzia della conformità a qualsiasi altra normativa aziendale sono alcuni dei componenti più semplici dell'elenco di controllo per l'offboarding e rimangono gli stessi indipendentemente dall'offboarding dei dipendenti che se ne vanno volontariamente o involontariamente.
Insistere affinché il lavoratore in partenza restituisca tutti i beni aziendali, comprese chiavi, badge, carte di credito, uniformi, dispositivi mobili, veicoli e documenti. Nonostante la sua apparente semplicità, ciò garantisce che nessuna informazione privilegiata venga trapelata, accidentalmente o di proposito.
Inoltre, non dimenticare di cambiare le serrature, disattivare gli allarmi e rimuovere le chiavi da tutti gli ex dipendenti prima che se ne vadano. E-mail, intranet aziendali, sistemi di gestione delle relazioni con i clienti, profili di social media e database di vendita rientrano tutti in questa categoria. In caso di risoluzione concordata per entrambe le parti, è buona educazione offrire al dipendente uscente un preavviso o un periodo di grazia durante il quale può recuperare tutti i dati personali desiderati e informare eventuali contatti che potrebbero aver bisogno del nuovo indirizzo e-mail del dipendente.
#4. Previeni la perdita di produttività nella tua azienda
La partenza di un dipendente, pianificata o imprevista, può avere un impatto significativo sull'organizzazione. A volte, altri lavoratori dovranno farsi avanti per coprire il gioco, il che potrebbe essere faticoso e frustrante per tutti i soggetti coinvolti.
Comunica apertamente e in modo comprensivo con il tuo personale su come l'abbandono influirà sui vari reparti e assicurati che tutti siano preparati per eventuali adeguamenti necessari alle loro normali routine. Riconoscere la mancanza di sostenibilità in una situazione a breve termine è fondamentale per il continuo successo di un'azienda, quindi è fondamentale pagare di più i restanti dipendenti per assumersi maggiori responsabilità e sviluppare una strategia per gestire l'eventuale manodopera extra necessaria. Collaborare con il lavoratore in uscita per garantire un trasferimento di conoscenze senza intoppi e concludere eventuali questioni in sospeso, per ridurre l'effetto della partenza sulla produzione.
#5. Mantenere la comunicazione
Se il dipendente se ne va in buoni rapporti, tenersi in contatto dopo che se ne è andato è un'ottima opportunità per offrirgli amore e apprezzamento anche se lascia l'azienda. A seconda della natura del tuo impegno con il lavoratore, ciò potrebbe significare chiamarlo o inviargli un'e-mail, fissare un appuntamento per un caffè o invitarlo ad attività commerciali. Mantenere un contatto cordiale con gli ex dipendenti è nell'interesse di tutti, poiché potrebbero continuare a lavorare per appaltatori o clienti della tua azienda.
Questo può aiutare la tua azienda in due modi: può impedire a un dipendente scontento di intraprendere azioni legali o ritorsioni e può incoraggiare l'ex dipendente a parlare bene di te e della tua azienda. Avere un buon rapporto di lavoro con il predecessore del dipendente è importante poiché il nuovo assunto potrebbe aver bisogno di assistenza con un incarico specifico.
Offboarding della sicurezza informatica
Sebbene i responsabili delle risorse umane si concentrino naturalmente sulla miriade di attività relative alle risorse umane associate all'onboarding, sarebbero negligenti se trascurassero l'importanza della sicurezza informatica nel processo di offboarding. I responsabili delle risorse umane dovrebbero coordinarsi con altri dipartimenti per garantire che tutti coloro che partecipano al processo di offboarding aderiscano alle procedure standard di sicurezza informatica.
Le risorse umane dovrebbero collaborare con altre divisioni, come IT e legale, durante l'onboarding per fornire una base per processi di sicurezza informatica adeguati durante l'offboarding.
Ecco alcune cose che i responsabili delle risorse umane possono fare per assicurarsi di non lasciare alcuna falla nella sicurezza quando un dipendente se ne va.
#1. Utilizza il processo di onboarding per iniziare a utilizzare le migliori pratiche di sicurezza informatica
Il primo passaggio di una checklist per l'offboarding di successo è l'onboarding. Non è sufficiente che le risorse umane assumano semplicemente un lavoratore o un appaltatore affidabile; devono inoltre comunicare e concordare con il nuovo assunto le norme e le procedure di sicurezza aziendali. Se i dipendenti sono obbligati ad approvare le politiche di sicurezza, è più probabile che vengano rispettate.
I professionisti delle risorse umane possono anche trovare modi innovativi per sollevare regolarmente il tema dell'offboarding delle aspettative di sicurezza informatica con il personale. È meglio fare qualcosa, anche solo una riunione del personale o un video esilarante piuttosto che inviare copie del manuale del dipendente e non fare nient'altro.
Il personale delle risorse umane ha anche la responsabilità di chiarire ai lavoratori cosa accadrebbe se violassero le norme di sicurezza dell'azienda. I lavoratori seguiranno l'esempio della direzione se considera le norme ei protocolli di sicurezza come un ripensamento.
#2. Acquisisci beni aziendali
I gadget dei dipendenti e altro hardware devono essere raccolti per evitare che le informazioni riservate o l'accesso cadano nelle mani sbagliate. Le risorse umane e la tecnologia dell'informazione dovrebbero controllare congiuntamente per assicurarsi che tutti i beni aziendali siano stati restituiti al dipendente uscente.
Oltre ai laptop, tablet e smartphone più visibili, questa proprietà include anche elementi come badge per porte, token, dongle e unità USB. Le note scritte a mano e altro materiale pertinente possono contenere proprietà intellettuale o informazioni sui clienti, pertanto anche le risorse umane e l'IT dovrebbero considerare di recuperarle.
Potrebbe essere necessario ispezionare i dispositivi personali utilizzati dal personale e dagli appaltatori indipendenti. Il responsabile del dipendente è un'altra fonte di informazioni per il dipartimento delle risorse umane in merito all'accesso del dipendente alle attrezzature aziendali.
#3. Discuti i termini e le condizioni con il team legale
I responsabili delle risorse umane dovrebbero consultare un avvocato per identificare la migliore linea d'azione per far rispettare gli accordi di riservatezza e altri termini e condizioni successivi al rapporto di lavoro.
Inoltre, le risorse umane devono garantire che il lavoratore in partenza sia consapevole che tutti i termini e le condizioni continueranno ad applicarsi anche dopo la sua partenza. Le risorse umane dovrebbero consultare un consulente legale su come gestire le violazioni degli accordi.
#4. Disattiva l'accesso ai sistemi aziendali
Se le risorse umane non si coordinano con l'IT per disabilitare l'accesso degli ex dipendenti a computer, reti e applicazioni aziendali, è facile che causino problemi dopo aver lasciato l'organizzazione. Se l'eliminazione di un account è nel migliore interesse del servizio o della legge, è possibile farlo. Un piano di riserva che prevede che le risorse umane verifichino che l'IT abbia portato a termine queste responsabilità è un'opzione valida.
Questo lavoro deve iniziare prima che un membro dello staff venga licenziato. Le risorse umane e la tecnologia dell'informazione dovrebbero compilare un elenco di tutti i dipendenti con accesso ai sistemi aziendali per facilitare la rimozione di accessi non autorizzati.
Perché l'offboarding è importante
I principi fondamentali e la dichiarazione d'intenti di un'azienda fungono da stella polare dell'organizzazione.
L'uscita di ogni dipendente dall'organizzazione dovrebbe riflettere le sue convinzioni fondamentali e la sua missione. Quando un dipendente se ne va, l'organizzazione ha un'ultima possibilità di dimostrare compassione e apprezzamento.
Puoi fare un'impressione positiva sugli attuali dipendenti durante l'offboarding e puoi anche rafforzare quell'immagine con gli ex colleghi dei dipendenti. Considera i seguenti punti sul motivo per cui l'offboarding dei dipendenti è così importante.
#1. Aiuta a riportare ex dipendenti
Non è necessariamente la fine della strada per gli ex dipendenti di una società. Non è raro che gli ex dipendenti tornino ai loro precedenti datori di lavoro dopo aver trascorso un po' di tempo lavorando altrove.
Questi lavoratori sono noti come dipendenti boomerang, indipendentemente dal fatto che tornino alla loro posizione precedente o ne assumano una nuova.
Una ricerca condotta nel 2020 ha rilevato che i lavoratori boomerang erano più dediti ai loro datori di lavoro rispetto agli altri lavoratori. Sono andati ben oltre il loro dovere assumendo compiti extra per l'azienda.
I dipendenti che se ne vanno e poi tornano sono un vantaggio per la competenza e l'esperienza che portano con sé. I riassunti hanno un vantaggio rispetto alle nuove reclute poiché possono entrare subito nel loro lavoro senza bisogno di tanta formazione.
Inoltre, è più probabile che i dipendenti che hanno attraversato un processo di offboarding regolare prendano in considerazione l'idea di tornare a lavorare per l'organizzazione in futuro.
#2. Migliora la sicurezza dei dati
Le violazioni dei dati causate da lavoratori in partenza si verificano in circa il 20% delle aziende. Ciò ha senso considerando che il 25% dei lavoratori utilizza ancora le credenziali del precedente datore di lavoro.
Sfortunatamente, se un dipendente viene licenziato senza una buona ragione, potrebbe tentare di vendicarsi contro l'organizzazione. Il dipendente potrebbe divulgare informazioni riservate sui clienti, ad esempio, eliminando file o caricandoli su un server pubblico.
Alcuni ex dipendenti, se hanno ancora accesso agli account aziendali, potrebbero tentare di frodare i clienti dell'azienda.
La riservatezza e la sicurezza informatica delle informazioni aziendali proprietarie vengono mantenute attraverso una procedura di offboarding agevole. Come parte di questa procedura, i conti dei dipendenti sarebbero stati chiusi e le loro attrezzature fornite dall'azienda sarebbero state restituite. Gli account dei dipendenti che escono possono essere cancellati o le loro autorizzazioni modificate dall'IT. In questo modo, gli ex lavoratori non saranno in grado di accedere a informazioni sensibili anche se ci provano.
#3. Mitigazione dei rischi di conformità
Alcune regole e leggi possono essere applicate al licenziamento dei dipendenti, a seconda del settore in cui operi.
I colloqui di uscita sono uno strumento utile per le aziende poiché possono rivelare eventuali problemi incontrati dai dipendenti mentre lavorano lì. Senza timore di ritorsioni, possono parlare di incontri con razzismo, misoginia e pressioni sul posto di lavoro. In questo approccio, il datore di lavoro può occuparsi del problema prima che il dipendente lo renda pubblico o lo utilizzi.
Quando un dipendente lascia un'azienda con sede nell'UE, i dati personali devono essere cancellati da tutti i dispositivi in conformità con il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
Avere una solida procedura di offboarding renderà meno complicato seguire le regole. Più persone avranno fiducia nella tua azienda se ha una reputazione impeccabile e garantisce la privacy dei dati dei suoi clienti.
#4. Promuove la fedeltà al marchio
Il processo di offboarding per un dipendente in partenza dovrebbe comportare più di una rapida stretta di mano e un saluto.
Tale freddezza può avere un impatto devastante sul morale sul posto di lavoro. Ciò potrebbe portare i clienti a pubblicare feedback negativi sulla tua attività online. Tutte queste cose danneggiano la reputazione della tua azienda come datore di lavoro.
Tutti i dipendenti che se ne vanno dovrebbero essere lasciati come ambasciatori del marchio attraverso un processo di offboarding ben progettato. È un ottimo modo per mostrare apprezzamento per il duro lavoro di qualcuno e conoscere il tempo trascorso presso la tua organizzazione dal suo punto di vista. In questo modo, quando se ne andranno, sarà più probabile che si vantino di te con gli altri.
Il modo in cui gestisci i dipendenti in partenza invia un messaggio alla tua forza lavoro attuale. I clienti si sentiranno più a loro agio nell'acquistare da te se sapranno che tieni a loro. Il desiderio delle persone di lavorare per te sarà influenzato da tutti questi fattori.
Conclusione
L'offboarding è una parte cruciale del processo delle risorse umane che viene spesso trascurata a favore dell'onboarding. Mantenere la produttività e ridurre al minimo le interruzioni durante le transizioni dei dipendenti è possibile con un'attenta pianificazione del processo di offboarding. La tua organizzazione sarà protetta da perdita di produttività, azioni legali e ritorsioni e otterrai informazioni su dove il tuo modello di business potrebbe richiedere alcune modifiche.
Domande frequenti sull'offboarding
Qual è l'obiettivo dell'offboarding dei dipendenti?
Quando una persona lascia un'azienda, ci sono rischi e potenziali perdite che devono essere gestiti attraverso un processo di offboarding. Una parte comune dell'offboarding è raccogliere i pensieri del dipendente in partenza sulla cultura dell'azienda e su come potrebbe essere migliorata.
Qual è la differenza tra offboarding e onboarding?
Il processo di onboarding inizia quando un candidato accetta un'offerta di lavoro. Include tutto ciò che deve accadere affinché un nuovo lavoratore venga distribuito in modo efficace e inizi a contribuire immediatamente. L'offboarding è il processo di separazione di un dipendente da un'azienda, l'inverso dell'onboarding. Lo scambio di conoscenze tra i membri del personale è un possibile meccanismo per questo.
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