Un'organizzazione di gestione a matrice consente ai dipendenti di riferire a diversi manager. Alcune aziende utilizzano la gestione della matrice per semplificare le proprie operazioni. Anche se questo tipo di organizzazione potrebbe non essere adatto a tutti, è fondamentale coglierne i vantaggi e l'applicazione per valutare se è la soluzione migliore per te e per l'azienda per cui lavori. In questo post, esploreremo la struttura di gestione della matrice, i suoi vantaggi e svantaggi, nonché come implementarla al meglio sul posto di lavoro.
Che cos'è la gestione della matrice?
La gestione della matrice è la struttura organizzativa utilizzata dalle aziende per distribuire i compiti dei dipendenti e farli riferire a numerosi supervisori. Il project manager e il manager funzionale sono le due catene di comando di base nella gestione della matrice.
A causa dei numerosi stili di gestione a matrice, è fondamentale capire cosa stanno cercando di ottenere per valutare se questo tipo di gestione è adatto a te e alla tua azienda.
Tipi di gestione della matrice
Gli stili di gestione delle matrici possono essere suddivisi in tre categorie:
#1. Matrice debole
Il project manager ha poca autorità in questi sistemi a matrice. Ciò potrebbe implicare che non vengono segnalati. Il potere passa al manager funzionale in una matrice debole, mentre i project manager assumono più un ruolo di coordinatore del progetto.
#2. Matrice bilanciata
Project manager e manager funzionali hanno pari autorità e potere in una matrice equilibrata. I project manager identificano le capacità richieste per un progetto e i manager funzionali assegnano il personale per soddisfare tali esigenze. I membri del team tengono aggiornati entrambi i manager sui loro progressi e priorità.
#3. Matrice Forte
I project manager hanno la massima autorità in una matrice forte e i membri del team riferiscono a loro. Ciò implica che i project manager devono anche dividere le risorse e fornire responsabilità a ciascun membro del team. Una matrice potente spesso ha un professionista con la maggiore influenza su un progetto, consentendo ai membri del team di indirizzare la loro comunicazione a questa singola direzione.
Responsabilità e ruoli in una struttura di gestione a matrice
Sebbene una struttura di gestione a matrice abbia diverse funzioni, le seguenti sono le più importanti.
#1. Matrice Dipendenti
I singoli contributori in un'organizzazione basata sulla matrice sono indicati come dipendenti della matrice. Come detto in precedenza, i dipendenti Matrix e le loro competenze vengono utilizzati da più dipartimenti per realizzare vari progetti. Di conseguenza, devono riferire al loro responsabile funzionale e ai loro superiori di linea. È inoltre necessario che migliorino regolarmente le loro competenze e rimangano pertinenti alla loro funzione attuale per essere facilmente impiegati in altre iniziative.
#2. Responsabili funzionali
I manager funzionali (un'altra parola per project manager) sono responsabili di una determinata funzione o progetto. Richiederanno vari tipi di risorse per adempiere ai loro obblighi di consegna durante il ciclo di vita del progetto. Di conseguenza, contattano periodicamente i responsabili delle risorse corrispondenti per assumere o licenziare i professionisti. Una volta assegnate le risorse a un'unità funzionale, è compito del manager funzionale supervisionare le loro operazioni quotidiane. Mentre sono distribuite in quel progetto, le risorse hanno una linea di segnalazione tratteggiata per il responsabile funzionale.
#3. Responsabili di linea
All'interno dell'organizzazione a matrice, ogni risorsa riporta direttamente a un responsabile di linea oa un responsabile di reparto. Questi manager sono incaricati di compiti quali revisioni delle prestazioni, adeguamenti retributivi, piani di formazione e sviluppo e così via. Non sono responsabili delle azioni quotidiane dei loro rapporti diretti (DR), ma utilizzano il feedback sulle prestazioni dei responsabili funzionali pertinenti per prendere decisioni chiave. Sono anche noti come responsabili del personale e la linea gerarchica tra un responsabile e un DR non viene modificata di frequente. In un'organizzazione a matrice, un dipendente può anche fungere sia da manager funzionale che da manager di linea.
Come implementare la struttura di gestione della matrice
Considera i seguenti passaggi per implementare correttamente una struttura di gestione a matrice nel tuo posto di lavoro:
#1. Determina a chi riferiranno i dipendenti.
La raccolta di un elenco di tutto il personale e dei progetti in corso è la prima fase nell'implementazione di un sistema di gestione a matrice in azienda. Dopo aver determinato quali talenti sono richiesti per un determinato progetto, assegna i singoli dipendenti o team a tali progetti e identifica a chi riferiscono.
Questo può aiutare i dipendenti a identificare i loro superiori e promuovere una comunicazione più efficiente. Ciò mantiene anche te e il tuo personale organizzati e le operazioni procedono senza intoppi.
#2. Mantieni una comunicazione chiara
È fondamentale che i manager facciano il check-in con il proprio personale. Vedi se c'è qualcosa che puoi fare per loro o qualsiasi domanda a cui puoi rispondere.
Mantenere una buona comunicazione ed essere un ascoltatore attivo dimostrerà al tuo staff che ci tieni e sei affidabile. Contattali frequentemente, in particolare quando emergono problemi.
Mantieni una linea di contatto aperta con i tuoi vari manager se sei un dipendente. È fondamentale tenerli informati su eventuali problemi e sullo stato del progetto. È anche fondamentale apprezzare i pensieri dei membri del tuo team.
Anche se non sei d'accordo con loro, sii un ascoltatore attento e ricettivo a ciò che hanno da dire. Buone relazioni con il tuo management, così come con i membri del tuo team, possono aiutare il progetto a progredire più rapidamente.
#3. Prendi nota di cosa funziona e cosa no.
Presta molta attenzione al successo e ai problemi di ogni progetto. Ciò può includere se tutti comunicano correttamente, se i membri del team possono utilizzare una determinata capacità in un modo nuovo o se il progetto trarrebbe vantaggio da una minore gestione.
Prendi nota di ciò che non funziona in modo da poter prevenire situazioni simili in futuro. Allo stesso modo, ricorda cosa rende il team di successo e applica tali informazioni al progetto successivo.
Vantaggi di una struttura di gestione a matrice
Sebbene la struttura di gestione della matrice sia più complessa della struttura gerarchica, presenta numerosi vantaggi. Il design a matrice presenta numerosi vantaggi, tra cui obiettivi di progetto chiari, utilizzo efficace delle risorse, informazioni a flusso libero e formazione per i project manager.
#1. Specificare gli obiettivi del progetto
Il disegno organizzativo a matrice potrebbe aiutare a chiarire gli obiettivi del progetto. Quando il tuo team riporta i propri progressi sia al project manager che al capo dipartimento, è fondamentale stabilire gli obiettivi del progetto. L'organizzazione del progetto diventa una priorità quando il project manager si sente supportato da altri membri del senior management.
Supponiamo che il tuo team stia lavorando a un progetto di sviluppo di app. Poiché hai una struttura a matrice, gli sviluppatori IT fanno capo a te come project manager e direttore del reparto IT. L'obiettivo del progetto è sviluppare un software di ricerca per parole chiave mobile per i professionisti del marketing. L'app viene prodotta più velocemente quando il capo del dipartimento IT e il project manager comunicano un chiaro obiettivo del progetto agli sviluppatori IT.
#2. Utilizzo efficiente delle risorse
Poiché i team contengono professionisti di molti dipartimenti, la struttura a matrice prevede l'uso più efficiente delle risorse. Ciò riduce i costi generali e il tempo necessario per portare a termine un lavoro. Ci sono meno manager per team in una struttura gerarchica in cui ogni team riferisce a un solo manager. Poiché mancano di personale con diverse specialità, questi team potrebbero impiegare più tempo per completare un singolo progetto consegnabile.
Scenario: Il team che sviluppa l'app per la ricerca di parole chiave può includere specialisti dei reparti IT, finanza e marketing. Quando questi membri del team riferiscono con successo ai loro capi dipartimento e project manager, aumentano la produttività del team, risparmiano tempo e completano il progetto più rapidamente.
Il team Matrix consente di risparmiare denaro poiché le aziende dovrebbero riorganizzare i team e magari assumere nuovi membri del team ogni volta che viene sviluppato un nuovo prodotto o servizio senza un gruppo combinato di specialisti.
#3. Libero flusso di informazioni
Lavorare in una struttura a matrice consente alle informazioni di fluire liberamente tra i team perché ogni team riferisce a molti leader. In una struttura gerarchica, i membri del team devono ricordarsi di trasmettere le informazioni, ma la matrice richiede il flusso delle informazioni. La segnalazione di informazioni a diversi leader può sembrare dispendiosa in termini di tempo, ma con il corretto sistema di gestione dei progetti in atto, i membri del team devono svolgere poco o nessun altro lavoro.
Scenario: Se il team di sviluppo dell'app per la ricerca di parole chiave ha semplicemente segnalato al project manager, le informazioni su una patch di bug potrebbero andare perse. Tuttavia, quando fa parte del processo Matrix, la trasmissione delle informazioni al capo reparto IT è semplice.
#4. Educazione alla gestione dei progetti
La struttura distinta dell'organizzazione a matrice consente ai project manager una grande quantità di autorità. I project manager hanno la responsabilità di guidare i loro team attraverso il ciclo di vita del progetto. Questa struttura mette alla prova i project manager e li prepara a diventare manager interfunzionali in altre aree.
Scenario: Il tuo team incontra diverse correzioni di bug e un ritardo nella pianificazione del progetto mentre lavora a questo progetto. È tuo obbligo in qualità di project manager collaborare con il capo del dipartimento IT per risolvere con successo tutti i problemi. Di conseguenza, scopri una passione personale per l'IT, nonché una potenziale opportunità professionale futura.
#5. Conservazione della squadra
Poiché gli specialisti sono posizionati insieme, il team di prodotto rimane forte nell'organizzazione a matrice. Questi membri del team vengono assegnati ai project manager dopo aver lavorato sotto i capi dei dipartimenti funzionali. Lavorare con specialisti è in genere piacevole e può migliorare le prestazioni del progetto.
Scenario: Durante il progetto dell'app per la ricerca di parole chiave, il team di progetto è composto da numerosi specialisti IT, di marketing e finanziari che comprendono le complessità dello sviluppo di un'app per gli utenti di telefoni. Questo gruppo di specialisti molto probabilmente continuerà a collaborare a numerosi progetti in futuro.
Svantaggi della struttura organizzativa a matrice
L'organizzazione a matrice, come la struttura gerarchica dei rapporti, presenta degli svantaggi. La maggior parte degli svantaggi deriva dalla complessità di questa struttura. Mentre i progetti intricati possono essere utili quando funzionano, possono anche causare disaccordi e rendere le cose più complicate.
#1. Stile complesso di segnalazione
La complessità dell'organizzazione a matrice potrebbe essere negativa perché i team potrebbero avere difficoltà a determinare a chi riferire e quando. Sebbene l'obiettivo della matrice sia aiutare i team, ha il potenziale per complicare i progetti e confondere l'intero processo.
Soluzione: Il metodo migliore per evitare un errore di segnalazione è garantire che ogni membro della matrice comprenda a chi e come riferire. La struttura a matrice può essere semplificata utilizzando un software di gestione dei progetti intuitivo che supporta la collaborazione tra team.
#2. Tempo di risposta lento
La complessità della matrice può causare tempi di risposta ritardati, che possono causare ritardi nel progetto. La necessità di riferire informazioni a più persone causa tempi di reazione lenti. Avere più persone che partecipano è una cosa positiva, ma ci vuole tempo per comunicare informazioni ad altre persone.
Soluzione: L'utilizzo di un sistema di gestione del progetto risolverà il problema dei tempi di risposta scarsi della struttura a matrice. Come singola fonte di verità, Asana può ridurre la duplicazione degli sforzi e aumentare la visibilità tra team e leader.
#3. Idee contrastanti
Quando il project manager e il capo dipartimento non sono sulla stessa pagina, si verificano indicazioni contrastanti. Sebbene la struttura a matrice abbia lo scopo di promuovere il lavoro di squadra, a seconda delle personalità coinvolte, può avere l'effetto opposto.
Per evitare indicazioni contraddittorie, implementa un meccanismo che consenta ai manager di connettersi direttamente tra loro. I manager che sono allineati sugli obiettivi del progetto e rimangono sulla stessa pagina possono evitare che i membri del team si sentano intrappolati nel mezzo.
#4. Potenziale conflitto
La principale distinzione tra una struttura a matrice e una struttura gerarchica è che i membri del team in una struttura a matrice riportano a due manager. Ciò complica l'organizzazione a matrice e attribuisce maggiori responsabilità ai membri del team. Avere due manager potrebbe fornire più feedback e assistenza ai membri del team, ma può anche causare conflitti.
Soluzione: È fondamentale che il capo dipartimento e il project manager comunichino per evitare potenziali conflitti. Quando c'è un conflitto tra manager, non dovrebbe essere responsabilità del team scegliere tra di loro. I manager possono evitare conflitti stabilendo obiettivi di progetto chiari fin dall'inizio e lavorando insieme per generare un risultato di successo, sia di persona che attraverso piattaforme virtuali.
#5. Gestione delle priorità
Se i supervisori non collaborano, potrebbe essere difficile per i membri del team destreggiarsi tra le priorità in una struttura a matrice. Se il capo dipartimento ritiene che i propri compiti siano i più importanti e il project manager è d'accordo, il team potrebbe avere difficoltà a decidere a quale consiglio del manager dare la priorità.
Quando i membri del team hanno difficoltà a stabilire le priorità dei compiti a causa di problemi di comunicazione tra i supervisori, spetta ai manager discutere i compiti del team e scegliere cosa fare per primo. La maggior parte delle sfide che possono svilupparsi come risultato della struttura a matrice possono essere risolte con una buona partecipazione, comunicazione e chiarezza del team.
Competenze necessarie per diventare un efficace MatrixLeader
Un project manager o un manager di linea guida il team verso il successo. Di conseguenza, devono sviluppare competenze trasversali per garantire il buon funzionamento del team.
I seguenti sono alcuni dei più notevoli:
#1. Soluzione della disputa
Quando il personale di diversi dipartimenti collabora a un progetto, porta sul tavolo più punti di vista, il che spesso porta a disaccordi e discrepanze. Per risolvere queste differenze e sostenere l'armonia del team, ogni manager deve acquisire capacità pratiche di risoluzione dei conflitti.
#2. Comunicazione e collaborazione
Un responsabile di progetto o funzionale è responsabile della comunicazione di ruoli e compiti a tutti i membri del team mantenendo la trasparenza. Di conseguenza, devono avere forti capacità comunicative. Inoltre, una struttura a matrice richiede lo scambio continuo di conoscenze, file e così via tra i reparti, rendendo la collaborazione un set di competenze essenziale per i manager.
#3. Capacità analitiche che sono state affinate
Un project manager e un responsabile delle risorse in un'organizzazione a matrice possono incontrare una varietà di difficoltà che possono avere un impatto su un progetto. Distribuzione non uniforme del carico di lavoro, disimpegno, diminuzione della produttività, perdite addebitabili, sforamenti di pianificazione/budget e così via sono alcuni di questi. I manager devono migliorare le proprie capacità analitiche per formulare giudizi ponderati, costruire il progetto più adatto e il piano delle risorse e affrontare tali problemi.
#4. Stato influente
È necessaria una buona capacità di persuasione per mettere tutti sulla stessa pagina, vedere il quadro generale ed esortare tutti a lottare per un obiettivo comune.
Per sollecitare gli altri a seguire l'esempio, un manager efficace deve dare l'esempio e dimostrare una buona etica.
#5. Capacità di risoluzione dei problemi
Una mentalità orientata alla risoluzione dei problemi è essenziale per rimanere al passo con le sfide e risolverle in modo più rapido ed efficiente. Di conseguenza, ogni responsabile funzionale e di linea deve avere una mentalità positiva e una strategia di risoluzione dei problemi.
Conclusione
Un'organizzazione a matrice è un modello organizzativo gerarchico che ha dimostrato di essere efficace in termini di produttività e organizzazione sul posto di lavoro. Tuttavia, organizzare l'organizzazione per progetto non è il segreto del successo. Altrettanto significativa è la corrispondente strategia di gestione. Per raccogliere i veri benefici di questo tipo di strutture organizzative nel lungo periodo, è fondamentale garantire che i manager capiscano come comunicare, gestire le proprie emozioni e prendere decisioni future nel migliore interesse dell'azienda. La gestione agile del progetto, così come altre iniziative come la gestione della diversità e l'innovazione frugale, sono quindi fortemente consigliate.
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Riferimenti
