Un forte orientamento al lavoro aiuta i dipendenti a familiarizzare con un'azienda. Ciò può portare a una migliore produttività, membri del team più collaborativi e tassi di fidelizzazione più elevati. In qualità di manager, devi stabilire una chiara procedura di orientamento al lavoro che i nuovi assunti devono seguire affinché si sentano a proprio agio, fiduciosi e pronti a svolgere un lavoro utile. In questo post discuteremo cos'è un orientamento al lavoro, i vantaggi di averne uno, cosa includere in uno e come prepararsi per uno.
Cos'è un orientamento al lavoro?
Un orientamento al lavoro ha luogo durante i primi giorni di assunzione di un nuovo dipendente. Implica presentarli al loro team, dimostrare il loro spazio di lavoro e completare la nuova documentazione per i dipendenti. I dipendenti in genere trascorrono parte del loro orientamento al lavoro esaminando informazioni sull'onboarding come codice di abbigliamento, vantaggi e stipendio.
Un nuovo assunto trascorrerà anche la procedura di orientamento al lavoro nel dipartimento in cui lavorerà. Puoi usare questo tempo per spiegare le loro attività quotidiane, familiarizzare con il software o l'attrezzatura che useranno e presentarli ai membri del team con cui lavoreranno. Il processo di orientamento al lavoro dovrebbe essere accogliente e confortevole per i nuovi dipendenti, facendoli sentire i benvenuti ed entusiasti di iniziare i loro compiti.
Vantaggi di un processo di orientamento al lavoro
Consentire ai lavoratori di acquisire familiarità con i loro ruoli e l'organizzazione attraverso il processo di orientamento al lavoro può aumentare il loro livello di comfort e incoraggiarli a fornire un lavoro di alta qualità. Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi più comuni nel condurre un processo di orientamento al lavoro:
#1. Fornisce una chiara comprensione degli standard aziendali e degli obblighi lavorativi:
I dipendenti che ottengono informazioni specifiche su politiche, standard e responsabilità durante il processo di orientamento hanno maggiori probabilità di obbedire alle regole dell'organizzazione o di svolgere i propri compiti in modo più chiaro.
#2. Aumenta la produttività e l'efficienza:
Fornire ai dipendenti un processo di orientamento al lavoro chiaro e completo può aumentare la loro fiducia nelle proprie capacità di fornire un lavoro di qualità che corrisponda agli obiettivi dell'organizzazione. Inoltre, fa sentire le persone più a loro agio e sicure di sé, il che porta a un minor numero di errori sul lavoro e a un aumento dei livelli di produzione.
#3. Incoraggia un ambiente più collaborativo:
Quando stabilisci un processo di orientamento che invita e dà il benvenuto ai nuovi dipendenti nei loro team, si sentono più connessi ai loro colleghi e sono più ispirati a interagire con i membri del team e i supervisori.
Cosa dovrebbe includere un orientamento al lavoro?
Quando i dipendenti iniziano il loro nuovo lavoro, dovresti assicurarti che il loro orientamento copra tutto ciò che devono sapere. L'elenco seguente ti assicurerà di non trascurare alcun fatto importante mentre crei l'orientamento al lavoro di maggior successo possibile.
#1. Panoramica dell'organizzazione
Anche se il processo di colloquio è approfondito, i potenziali lavoratori avranno domande sull'azienda, i suoi principi e la sua cultura. Se condividi queste informazioni in anticipo, sarai in grado di anticipare alcune delle richieste più comuni dei nuovi dipendenti.
#2. Procedure e politiche
Questo aspetto del processo di orientamento al lavoro potrebbe non essere piacevole, ma è necessario. Le politiche e le procedure aziendali (P&P) delineano tutte le norme e i regolamenti che i dipendenti devono seguire durante il lavoro. Questo contiene regole di sicurezza, linee guida sul codice di abbigliamento, politiche di equità e informazioni su come vengono affrontate le violazioni di P&P.
#3. Benefici e informazioni di pagamento
I dipendenti dovrebbero ricevere tutte le informazioni di cui hanno bisogno in merito a vantaggi e pagamenti fin dall'inizio. Questo è uno degli aspetti più sconcertanti dell'inizio di un nuovo lavoro. I dipendenti possono essere distratti per giorni se le domande su prestazioni sanitarie, copertura assicurativa e buste paga non vengono gestite in modo efficace.
#4. Responsabilità e ruoli
I manager saranno confusi se i compiti e le responsabilità non sono chiaramente definiti prima dell'inizio di una nuova assunzione. L'orientamento dei dipendenti dovrebbe definire ciò che è e non è nella loro descrizione del lavoro. Ciò aiuterà i nuovi membri del team a rimanere concentrati sul lavoro importante.
#5. Tour degli impianti
Questa è una componente fondamentale dell'orientamento al lavoro se i tuoi nuovi dipendenti sono in loco o partecipano a lavori ibridi. Ancora più importante, un tour della struttura dice al nuovo assunto dove si trova la sua scrivania o dove può lavorare. A livello pratico, il tour dovrebbe comportare non solo mostrare loro dove si trovano la sala relax e i bagni dell'ufficio, ma anche dove possono prendere caffè, snack e forniture per ufficio.
#6. Presentazione della nuova squadra
Infine, le presentazioni del team dovrebbero essere incluse nell'orientamento al lavoro. Ciò include le persone con cui i nuovi assunti lavoreranno quotidianamente. Potresti anche voler rendere più facili le presentazioni ai potenziali collaboratori, ad esempio, un nuovo responsabile del marketing potrebbe voler chiedere a un responsabile delle vendite un consiglio sulla campagna.
È anche una buona idea invitare i membri del team esistenti a incontrare i nuovi assunti per salutarli e spiegare come lavoreranno (o potrebbero lavorare insieme in futuro).
#7. Considerazioni sull'orientamento al lavoro a distanza
Molti dipendenti ora conducono virtualmente gli orientamenti lavorativi. Nonostante i limiti, questo tipo di orientamento può essere altrettanto interessante e significativo che di persona. Ecco alcuni suggerimenti per rendere i team virtuali preziosi quanto i dipendenti in loco:
- Invece di un tour delle strutture, presenta a questi dipendenti applicazioni come Slack e Zoom, nonché collegamenti a risorse di formazione remota.
- Assicurati che le assunzioni virtuali siano a conoscenza di tutti i vantaggi applicabili (ad esempio, uno stipendio per l'acquisto di forniture per l'home office) e pensa a come condurre l'onboarding virtuale.
- Aiuta i nuovi dipendenti a integrarsi diffondendo informazioni su incontri sociali virtuali, riunioni a livello aziendale e così via.
- Organizza un incontro virtuale di "conoscimento" per offrire al nuovo team del dipendente la possibilità di salutarlo.
- Con un'e-mail festiva, dai il benvenuto ai nuovi dipendenti nell'azienda o nel dipartimento.
- Assistere la nuova recluta nella pianificazione di appuntamenti virtuali per il caffè con le principali parti interessate.
Orientamento per nuovi assunti: come prepararsi
Ogni eccellente orientamento al lavoro inizia prima che il nuovo assunto entri dalla porta. I dipendenti si sentiranno accolti, a proprio agio e fiduciosi fin dall'inizio se ti prepari in anticipo.
Ecco alcuni suggerimenti per aiutare le risorse umane, le operazioni del personale e i manager a prepararsi per l'orientamento.
#1. Condividi il piano in anticipo.
Condividi i piani di orientamento con il nuovo personale in anticipo, almeno una settimana se possibile, per garantire una transizione graduale. Questo potrebbe essere facile come un'e-mail che delinea il programma del loro primo giorno. Se ti senti avventuroso, puoi sviluppare un pacchetto di benvenuto digitale completo di domande frequenti. I dipendenti apprezzeranno, indipendentemente da come lo fai, se dai loro un'indicazione di cosa aspettarsi.
#2. Prepara le tue risorse e attrezzature.
Non trascurare questo passaggio fondamentale mentre pulisci la loro nuova scrivania o spedisci loro un laptop. Assicurati di avere tutto pronto per consentire ai dipendenti di avere una prima settimana di lavoro di successo, da un mouse del computer in più al manuale del dipendente.
#3. Assicurati che il tuo team sia pronto a dire "benvenuto".
Prima del primo giorno del nuovo assunto, comunica con il personale attuale. Renderà la transizione più agevole se sono disposti ad assistere con l'accoglienza di un nuovo membro del team. Gli orari possono anche essere coordinati per garantire che tutti siano accessibili per un pranzo di benvenuto o una pausa caffè.
5 suggerimenti per un orientamento al lavoro agevole per i nuovi dipendenti
Questi 5 suggerimenti ti aiuteranno a creare la migliore esperienza di orientamento per i dipendenti possibile ora che sai cosa includere e come prepararti.
#1. Concentrati sui requisiti del nuovo assunto.
Alcuni seminari di orientamento al lavoro passano troppo tempo a discutere dell'organizzazione. Tuttavia, gli studi suggeriscono che enfatizzare l'identità di un nuovo assunto è molto più efficace in termini di fidelizzazione dei dipendenti.
Invece di insegnare ai nuovi dipendenti a essere culturalmente adatti, prova a creare opportunità per loro di essere un "aggiunta culturale". Partecipa a conversazioni sullo scopo e sui valori personali durante l'orientamento al lavoro. Informarsi su come i nuovi dipendenti intendono contribuire. Piuttosto che proiettare richieste comportamentali, questi colloqui possono aiutare nella creazione di un senso di appartenenza.
#2. Falli sentire subito i benvenuti.
Il primo giorno, è probabile che i nuovi dipendenti si sentano sopraffatti. Piccoli gesti per aiutare le persone a sentirsi a proprio agio farebbero molto. Ad esempio, puoi lasciare una maglietta con il marchio dell'azienda sulla scrivania o salutarli con caffè appena preparato e pasticcini per la colazione. È il pensiero che conta in questa circostanza.
#3. Fai un programma.
Puoi risparmiare tempo progettando un orario di orientamento al lavoro. Anticiperai ed eviterai molte domande se ne parli con tutti gli interessati. Ciò ti consentirà di concentrare i tuoi sforzi su ciò che è importante: aiutare il nuovo assunto a compiere una transizione senza intoppi.
#4. Utilizzare una lista di controllo computerizzata per l'orientamento.
Una checklist digitale per le nuove assunzioni, come un calendario, assicurerà che tutti (e tutto) siano sulla stessa pagina. Può essere creato con una soluzione di coinvolgimento dei dipendenti come Asana o con un foglio di calcolo di base. In ogni caso, la lista di controllo ti aiuterà a tenere traccia dello sviluppo del nuovo assunto ea mantenerlo organizzato.
#5. Fai alcuni esercizi di team building.
Il team building può avere una cattiva reputazione, ma funziona. È uno strumento forte per costruire una collaborazione futura ed evitare l'imbarazzo che deriva da così tante presentazioni durante l'orientamento. Questo è uno dei modi migliori per integrare un nuovo dipendente, sia che si tratti di un'attività di team building virtuale o di un esercizio di definizione degli obiettivi del team.
#6. Richiedi feedback
Infine, gli orientamenti lavorativi più efficaci evolvono nel tempo. Usa questa occasione per scoprire cosa pensano i nuovi dipendenti del programma. Puoi utilizzare un sondaggio via e-mail o chiedere commenti informali dopo che sono stati al lavoro per alcune settimane. L'elemento più cruciale per ricevere feedback è metterlo in atto.
Cosa aspettarsi come dipendente in un orientamento al lavoro
Aspettati di incontrare molte persone e assorbire molte informazioni se partecipi a un nuovo orientamento lavorativo.
#1. Operazioni affaristiche.
Molto probabilmente il tuo datore di lavoro ti istruirà sui processi quotidiani, come timbrare le timbrature, dove conservare i tuoi averi e cosa indossare, oltre a spiegare le tue responsabilità e i tuoi compiti e presentarti alle persone che sarai lavorando con. Ti verrà inoltre comunicato il tuo reddito, i benefici e l'orario di lavoro.
#2. Sessioni di orientamento individuali contro sessioni di orientamento di gruppo.
Potresti far parte di un orientamento di gruppo o potresti essere solo tu, a seconda delle dimensioni dell'organizzazione e del numero di nuovi lavoratori. L'orientamento può essere formale, con sessioni programmate in uno o più giorni, oppure può essere più informale, senza un ordine del giorno fisso.
#3. Domande e risposte.
Poiché ti vengono presentate così tante nuove informazioni, avrai senza dubbio molte domande. Sebbene sia fondamentale essere un ascoltatore impegnato, non esitare a sollevare problemi o preoccupazioni, ma fallo in modo premuroso che non interrompa l'intero processo di orientamento.
#4. Orientamento tramite distanza.
Se lavori a distanza o con orari misti, il tuo orientamento potrebbe svolgersi online. Ti verrà mostrato come effettuare il login e accedere alle informazioni necessarie per familiarizzare con il tuo nuovo lavoro.
Come prepararsi come dipendente per un nuovo orientamento lavorativo
Anche se non dovresti preoccuparti troppo di un nuovo orientamento lavorativo, dopotutto il tuo datore di lavoro sa bene che è il tuo primo giorno, ci sono cose che puoi fare per rendere il processo il più agevole possibile.
Ecco alcuni suggerimenti per passare a un nuovo orientamento lavorativo:
#1. Conferma tramite telefono o e-mail
Non fa male chiamare o inviare un'e-mail al tuo datore di lavoro qualche giorno prima dell'orientamento per vedere se c'è qualcosa di specifico che devi portare o qualcosa che devi sapere in anticipo. Alcune aziende, ad esempio, suggeriscono di leggere il manuale del dipendente prima del tuo orientamento e, se ti vengono forniti dei documenti in anticipo, assicurati di prenderli con attenzione. In questo modo non ci saranno sorprese nel giorno dell'orientamento.
#2. Come vestirsi
Abbi un aspetto professionale e curato e vestiti allo stesso livello di formalità che hai indossato durante il colloquio, se non diversamente indicato. Indossa scarpe comode se prevedi di stare in piedi per tutta la giornata.
#3. Arriva prima
Ricordati di pianificare il tempo per trovare il posto, parcheggiare e fare il check-in con il tuo supervisore. Se l'orientamento è online, assicurati che la tua tecnologia sia attiva e funzionante in anticipo e accedi con qualche minuto di anticipo. L'ultima cosa che vuoi fare è arrivare in ritardo il primo giorno!
#4. Porta con te un taccuino e una penna.
Non c'è modo di ricordare tutto ciò che hai imparato il primo giorno, e anche se potresti non avere l'opportunità di prendere appunti, è utile avere gli strumenti a portata di mano nel caso tu abbia bisogno di ricordare qualcosa di importante. Invece di interrompere nel mezzo del processo, può essere utile annotare le domande da porre verso la fine dell'orientamento.
#5. Tieni a portata di mano le tue informazioni personali.
È possibile che ti venga chiesto di compilare un modulo fiscale W4, nel qual caso dovrai avere il tuo numero di previdenza sociale e le informazioni fiscali pertinenti. Se non conosci queste informazioni dalla parte superiore della tua testa, portane una copia con te. Porta con te le tue informazioni bancarie (conto bancario e numeri di instradamento) in modo da poter impostare un deposito diretto per il tuo stipendio, se lo desideri.
#6. Si prega di portare uno spuntino.
Potresti avere una lunga giornata davanti a te e non vi è alcuna garanzia che ti verranno forniti cibo e acqua. Porta qualcosa da mangiare e da bere per mantenerti idratato ed evitare di sentirti stanco a mezzogiorno. In questo modo, sfuggirai all'irritabilità che deriva da lunghi periodi di fame, e riuscirai a orientarti e sarai pronto per il tuo primo giorno di lavoro!
Quanto dura un orientamento al lavoro?
Un normale orientamento al lavoro può durare da poche ore a un'intera settimana lavorativa. Di solito si basa sulla complessità del ruolo e sull'organizzazione. Ancora una volta, l'orientamento al lavoro non deve essere confuso con l'onboarding, che in genere è una procedura lunga.
È comune per le aziende compensare i dipendenti per l'orientamento al lavoro per i nuovi assunti?
L'orientamento si tiene solitamente durante il normale orario lavorativo ed è richiesta la partecipazione. I datori di lavoro devono compensare i dipendenti per il tempo che trascorrono in orientamento per questi motivi. Inoltre, molti nuovi assunti avranno successo solo se ricevono un orientamento adeguato. La legge non impone retribuzioni per eventi di orientamento volontari e non obbligatori.
Che cos'è l'orientamento pre-impiego?
L'orientamento pre-impiego si verifica prima che un candidato venga formalmente assunto. Il candidato potrebbe aver ricevuto un'offerta di lavoro, ma dipende dalla partecipazione a una serie di corsi di orientamento e dal superamento di una serie di esami.
Considerazioni finali
Un orientamento al lavoro organizzato offre ai tuoi nuovi dipendenti un ottimo inizio nella tua azienda. Trascurare questa fase può portare a un turnover anticipato del personale, che si desidera evitare.
Con questo in mente, è fondamentale disporre di un orientamento al lavoro ben progettato fin dall'inizio per aiutare i dipendenti a migliorare la produttività, le prestazioni e l'impegno con la tua azienda.
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Riferimenti
