Quando devi licenziare un dipendente, è importante farlo in modo professionale. Quindi, non solo devi sapere come licenziare un dipendente, ma devi anche sapere come non licenziare un dipendente. Ed è di questo che tratta questo articolo. I passaggi in questo articolo ti guideranno su cosa fare per licenziare un dipendente in caso di scarso rendimento e presenza.
Perché dovresti licenziare un dipendente?
Se intendi licenziare un dipendente, devi avere una causa specifica per farlo. Ad esempio, forse il comportamento di un dipendente ha un impatto sulla tua organizzazione, danneggia il morale del posto di lavoro o mette a rischio la salute o la sicurezza dei tuoi dipendenti. Ricorda che la tua motivazione per licenziare un dipendente deve essere conforme alle leggi statali e federali. Ecco alcuni dei motivi più tipici per licenziare un dipendente:
- Problemi con le prestazioni
- Problemi di presenza o frequenti ritardi
- Furto o comportamento criminale
- I dipendenti possono subire violenze o minacce.
- Riorganizzazione della società
- Personalità o atteggiamento inappropriati sul posto di lavoro
Sebbene tu possa licenziare un dipendente per uno qualsiasi dei motivi sopra elencati, la tua decisione finale dovrebbe essere basata sui fatti e sulle circostanze di ciascun caso e dipendente.
Cosa fare prima di licenziare un dipendente per scarso rendimento
Prima di licenziare un dipendente per scarso rendimento, prova prima quanto segue:
# 1. Fai una lista di tutto.
La documentazione è essenziale. È possibile sostenere che se non si scrive qualcosa, non si è verificato. Anche i colloqui informali documentati in un taccuino possono essere utili e contano ai fini della documentazione.
#2. Comunica chiaramente le aspettative
Per ogni posizione dovrebbe essere scritta una descrizione del lavoro. Anche se nulla è formalizzato, dovresti avere una solida conoscenza dei ruoli e delle responsabilità di ciascun ruolo nel tuo team. Dovresti anche capire cosa serve perché le persone abbiano successo in ogni funzione.
È anche fondamentale che il tuo personale lo capisca.
Non fare supposizioni. Le persone portano le proprie prospettive, che non coincidono necessariamente con quelle del loro capo. Ogni ruolo dovrebbe essere chiaramente specificato per ridurre al minimo la confusione. Ciò semplifica l'identificazione e la correzione dei problemi.
Allo stesso modo, la tua politica di disciplina progressiva dovrebbe essere scritta e documentata, descrivendo come si verificherebbero le azioni correttive e la risoluzione, se necessario. Questo aiuta a garantire che ogni problema venga affrontato in modo coerente ed equo.
#3. Sii un allenatore efficace.
I dipendenti, sia nuovi che vecchi, dovrebbero essere formati. Questo è un feedback informale che include sia ciò che è corretto sia ciò che è errato. Considera un allenatore di calcio. Loda un buon passaggio o un contrasto forte, sottolineando anche le catture mancate e le lacune difensive.
Prima di prendere in considerazione l'azione disciplinare o il licenziamento, i tuoi dipendenti richiedono questo feedback per capire come stanno.
#4. Implementare una strategia di miglioramento delle prestazioni (PIP)
Quindi, supponiamo che tu abbia fornito coaching continuo ma non abbia visto alcun cambiamento, o che tu abbia notato alcuni seri problemi con le prestazioni che il coaching non ha affrontato. Questa è un'ottima opportunità per creare una strategia di miglioramento delle prestazioni (PIP).
Il PIP dovrebbe specificare le aree problematiche e fornire obiettivi espliciti su ciò che il dipendente deve fare per affrontarle. I PIP sono spesso utilizzati per colmare una lacuna di competenze o per identificare le aree in cui è necessario un miglioramento piuttosto che per problemi comportamentali o infrazioni alle politiche.
#5. Fornire consulenza verbale
In circostanze in cui una politica viene violata, può essere preferibile una consulenza verbale. Utilizzare questa opzione per affrontare problemi come la presenza, la comunicazione e altri problemi comportamentali.
Invia un'e-mail di follow-up al tuo dipendente se conduci una consulenza verbale. (Questa opzione non richiede un documento firmato.)
#6. Effettuare consulenza scritta
Se le cose diventano troppo difficili da gestire e senti il bisogno di aggravare la situazione, potresti dover ricorrere a una consulenza scritta.
Simile al PIP, la consulenza scritta dovrebbe descrivere chiaramente le aree che i dipendenti devono rettificare. Ancora una volta, definire esplicitamente cosa deve essere migliorato e come farlo per iscritto.
Inoltre, l'accordo scritto di consulenza dovrebbe indicare inequivocabilmente quel cambiamento deve essere immediato, marcato (percettibile) e sostenuto.
Dopo averne discusso con loro, i dipendenti dovrebbero firmare questo modulo. (Ciò non implica che debbano essere d'accordo con ciò che hai registrato.) La loro firma certifica semplicemente che hanno ricevuto la consulenza.
Ora, e questo è fondamentale, se non vedi miglioramenti o se il dipendente continua a commettere errori simili, affrontalo. Non rimandare fino alla prossima riunione di follow-up. Tieni traccia di ciò che hai affrontato e quando.
Quando tutto il resto fallisce, la risoluzione potrebbe essere l'unica opzione.
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Come licenziare un dipendente per scarso rendimento
Con continue scarse prestazioni, ecco come licenziare correttamente un dipendente:
# 1. Prima della risoluzione, annotare eventuali difficoltà e avvisi.
Prima di licenziare un dipendente, assicurati di aver documentato tutti i motivi della tua scelta. Ad esempio, un dipendente potrebbe aver costantemente minacciato i propri colleghi. Prendi nota di ciascuna di queste situazioni poiché ti aiuteranno durante l'incontro e, se necessario, in tribunale. Prendi nota di eventuali avvisi che hai inviato al tuo dipendente, come una revisione negativa delle prestazioni. Avere prove dei tuoi sforzi per informarli dei loro difetti rende più facile per loro capire che hai cercato di avvertirli prima di prendere la tua decisione finale.
#2. Porta i tuoi documenti alla riunione di fine rapporto.
Preparare la documentazione prima dell'inizio della riunione. Porta con te tutte le valutazioni delle prestazioni, gli avvertimenti scritti o la corrispondenza che hai avuto con il dipendente durante il loro tempo. Ciò ti consente di esaminarli e avere prove del motivo per cui stai interrompendo il loro lavoro.
#3. Crea una lettera di disdetta.
Anche se dovresti evitare di prolungare la riunione di conclusione più del necessario, assicurati di coprire tutti i fondamenti. Crea un documento di transizione che evidenzi gli elementi chiave sulla loro risoluzione. Sii preciso sulle fasi successive, come l'ultimo giorno di lavoro, l'ultimo stipendio, i benefici, i progetti in corso e i giorni di ferie non utilizzati. Assicurati che tutto sia chiaro e che abbiano tutte le informazioni di cui hanno bisogno prima della fine della riunione. Fargli firmare il contratto di risoluzione e fornirgli una copia. Una copia dovrebbe essere conservata anche nel fascicolo del personale.
#4. Tenere la riunione in un ambiente privato.
Tieni la riunione di fine rapporto in un ambiente privato, come il tuo ufficio. Assicurati che l'area selezionata sia priva di interruzioni e non sia soggetta a controllo. Poiché si tratta di un argomento delicato, è fondamentale trattarlo come tale e fornire al dipendente la cortesia di tenere la discussione in un ambiente privato.
#5. Presta attenzione a ciò che hanno da dire.
Quando un dipendente viene licenziato, può provare shock, rifiuto, furia o dolore. Prenditi del tempo per ascoltare ciò che hanno da dire per accertare i loro reali sentimenti riguardo alla notizia della loro cessazione. Sapere come si sentono riguardo alla situazione può aiutarti a rispondere in modo appropriato.
#6. Usa una lista di controllo.
Quando incontri il dipendente, intendi licenziare, utilizza una lista di controllo per la cessazione del rapporto di lavoro per mantenerti concentrato. L'utilizzo di una lista di controllo ti assicura di coprire tutte le tue basi durante la riunione. La tua lista di controllo dovrebbe essenzialmente offrirti linee guida su come informare il dipendente di ciò che può legittimamente aspettarsi da te e dalla tua organizzazione se interrompi il rapporto di lavoro. La check list funge anche da documentazione di quanto discusso in assemblea.
#7. Sii premuroso.
Quando incontri il dipendente, sii cortese e rispettoso. Invece di discutere, informali della tua decisione in modo fermo, rispettoso e professionale. Anche se li stai lasciando andare, finire con una nota positiva li fa apprezzare il tempo che hanno trascorso con la tua organizzazione.
#8. Permetti loro di interrogarti.
Il dipendente che hai lasciato andare ha il diritto di chiedere informazioni sulla tua decisione. Consenti loro di porre qualsiasi domanda sul motivo per cui hai scelto di ignorarli e sui passaggi successivi. Poiché le persone reagiscono in modo diverso a questo tipo di eventi, è fondamentale dare loro il tempo di esprimersi. Evita una discussione o un acceso disaccordo dando loro risposte oneste.
#9. Tenere la riunione di conclusione alla fine della giornata
Scegli un momento della giornata più tranquillo per la riunione di fine rapporto per mostrare rispetto per la situazione e il dipendente che stai lasciando andare. Invece di licenziare un dipendente a metà giornata, aspetta fino alla conclusione del suo turno quando ci sono meno persone lì. Ciò elimina la necessità di interrogazioni indesiderate e occhi indagatori.
# 10. Modifica l'account di sicurezza e le informazioni di accesso
Anche se non fornisci più loro l'accesso ai sistemi della tua azienda, cambia le password, gli accessi al computer e i codici di accesso per precauzione. Se sono risentiti per la loro cessazione, l'aggiornamento di queste informazioni impedisce loro di eseguire deliberatamente, come l'accesso e il furto di informazioni dalla tua azienda.
# 11. Agisci immediatamente.
Fai il tuo giudizio e muoviti velocemente dopo aver avuto una base ben ponderata per licenziare un dipendente. Perché il motivo per cui li stai licenziando è molto probabilmente a causa dell'impatto che stanno avendo sull'azienda o sui tuoi dipendenti, ed è meglio porre fine a tutto ciò il prima possibile.
# 12. Ringraziali per i loro contributi.
Anche se stai lasciando andare un dipendente, è fondamentale ringraziarlo per i loro eccezionali contributi durante tutto il tempo trascorso con te. Ciò ti consente di lasciare l'incontro con una nota positiva, dimostrando anche loro che li apprezzi nonostante dovessi lasciarli andare. Prima che se ne vada, assicurati di augurargli ogni bene e di stringergli la mano.
Come licenziare un dipendente per scarsa presenza
Ecco come licenziare correttamente un dipendente per scarsa presenza:
# 1. Completa tutti i documenti richiesti
Se ti prepari in anticipo, una riunione di conclusione può diventare più amichevole.
Raccogliere registrazioni delle presenze, emettere avvisi e qualsiasi altro documento di supporto necessario durante la riunione.
Inoltre, se il tuo dipendente era coperto da un piano sanitario di gruppo ed è idoneo alla copertura sanitaria dopo il licenziamento, dovresti avere le informazioni necessarie a portata di mano.
La lettera di disdetta è il prossimo documento di cui avrai bisogno.
Spiega le basi per il licenziamento, di cui parlerai anche durante la discussione sul licenziamento. Include anche informazioni sulla retribuzione finale, l'indennità di licenziamento e, se applicabile, le indennità di disoccupazione.
Inoltre, prepara un elenco di controllo per il licenziamento che includa tutti i beni aziendali che il dipendente deve restituire, come una carta d'identità, hardware, chiavi e così via.
#2. Parla con il tuo consulente legale e il dipartimento delle risorse umane.
È sempre una buona idea rivolgersi a un consulente legale e consultare il proprio dipartimento delle risorse umane per confermare che il motivo del licenziamento sia legittimo e conforme alla politica aziendale.
Possono garantire il rispetto delle leggi sul lavoro e delle restrizioni sull'occupazione specifiche dello stato.
Inoltre, se hai sottoscritto un contratto di lavoro, il tuo legale può confermarne la legittimità e consigliarti sulla procedura di risoluzione.
#3. Organizza una riunione di conclusione.
Il passaggio finale è quello di organizzare una riunione di terminazione.
Sebbene la conversazione non sia mai piacevole e non ci sia un momento opportuno per comunicare la notizia, è necessario fissare l'appuntamento non appena si dispone di tutta la documentazione necessaria.
In che modo un dipendente risolve il proprio contratto di lavoro?
Un dipendente può dimettersi dal proprio lavoro per qualsiasi motivo purché fornisca al datore di lavoro una comunicazione scritta della propria intenzione in tal senso. Il periodo di preavviso è determinato dall'accordo tra le parti nel contratto di lavoro. Per alcune organizzazioni, il dipendente può dimettersi emettendo una lettera di dimissioni o perdendo un mese di reddito.
Come licenziare bene un dipendente?
Mantieni un tono di rispetto e mantieni brevi i tuoi commenti. Non esiste un metodo perfetto per licenziare un dipendente, ma mantenere le cose brevi e dolci può aiutare. Tu e il dipendente licenziato non volete che la separazione vada avanti troppo a lungo. Dovresti spiegare perché vengono lasciati andare e cosa succederà dopo.
Un dipendente può essere licenziato senza preavviso?
La risoluzione senza preavviso o l'indennità sostitutiva del preavviso è consentita solo in caso di colpa grave. La necessità di un'istruttoria disciplinare svolta a tal fine secondo i principi dell'equità naturale è evidenziata dal fatto che la cessazione del rapporto di lavoro per colpa richiede la prova della colpa.
Il licenziamento equivale al licenziamento?
Se sei licenziato dal tuo lavoro, il tuo impiego terminerà immediatamente. Il tuo datore di lavoro è tenuto per legge a fornirti una spiegazione per il tuo licenziamento. È possibile perdere il lavoro per una serie di motivi, tra cui cattivo comportamento, scarso rendimento o semplicemente non essere adatto al team o all'organizzazione.
Hai bisogno di un motivo per licenziare un dipendente?
Un datore di lavoro ha il diritto di interrompere il rapporto di lavoro di un dipendente per qualsiasi motivo o senza alcun motivo secondo la dottrina del "impiego a volontà". Tuttavia, ai datori di lavoro è vietato licenziare i dipendenti per motivi illegali e discriminatori ai sensi della legge federale, statale o locale.
È meglio smettere o essere licenziato?
Ci sono vantaggi nel dimettersi dal proprio lavoro che dovrebbero essere presi in considerazione. Il vantaggio numero uno è che sembra meglio che essere lasciati andare su un curriculum. Quando lasci un lavoro volontariamente, sei tu a decidere come finisce la storia. Puoi dipingere un quadro più positivo della tua partenza per i potenziali datori di lavoro.
Puoi fare causa se sei costretto a dimetterti?
Le condizioni di lavoro tossiche possono essere motivo di azione legale se ti rendono impossibile continuare nella tua posizione. In alcuni casi, le dimissioni dovute a condizioni di lavoro o trattamento intollerabili possono essere trattate come un licenziamento.
In conclusione,
Prima di licenziare un dipendente per cattiva prestazione o scarsa presenza, ci sono numerose fasi e variabili da considerare e non è un processo facile per nessuna delle persone coinvolte. Tuttavia, con un piano d'azione ben congegnato, un buon follow-up e la pazienza, potresti essere certo di aver preso le misure necessarie.
Domande frequenti su come terminare un dipendente
Cosa dire quando si licenzia un dipendente?
Inizia con una dichiarazione semplice e inequivocabile come "Il tuo rapporto di lavoro è stato interrotto da oggi". Qualunque cosa tu dica, assicurati che non ci sia spazio per dubbi. Anche esprimere 'sarà piuttosto che 'ha' può essere percepito come uno scenario che può essere modificato dal dipendente.
Quali sono i quattro tipi di recesso?
I quattro tipi di risoluzione includono la risoluzione volontaria, la risoluzione involontaria, la risoluzione illecita e la fine del contratto.
Puoi semplicemente licenziare qualcuno?
Solo quando un dipendente ha commesso una colpa grave è possibile licenziarlo tempestivamente e senza alcun avviso ufficiale. Tuttavia, prima di cessare il rapporto di lavoro, è necessario aver condotto un'indagine approfondita e aver accumulato prove sufficienti per giustificare il reato.
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