Per essere produttivo sul lavoro, devi utilizzare modi efficaci per portare a termine i tuoi compiti. A seconda di quante persone o reparti utilizzano tale procedura come parte del loro flusso di lavoro, un processo inefficiente può avere un impatto sull'intera organizzazione. Conoscere i segni di processi inefficienti può aiutarti a individuarli sul posto di lavoro e sostituirli con modi migliori di fare le cose. Questo articolo spiega gli effetti dei processi inefficienti, quindi condivide come identificarli sul lavoro e offre suggerimenti per migliorarli
Come identificare i processi inefficienti sul lavoro
Aziende, dipendenti e clienti possono essere danneggiati in modi diversi da operazioni che non funzionano come dovrebbero. La produzione alla fine rallenterà, il che potrebbe diminuire il morale, i ricavi e la soddisfazione del cliente. Quando i tuoi processi di lavoro non funzionano bene, hai anche meno possibilità di sviluppare nuove idee e avanzare nel tuo campo. Le inefficienze devono essere risolte il prima possibile se vuoi ottenere il massimo dal tuo lavoro e divertirti a farlo.
12 modi per identificare i processi inefficienti sul lavoro
Ecco alcuni modi per identificare i processi inefficienti sul lavoro, insieme a raccomandazioni su come gestirli:
#1. Incomprensioni ripetute
Quando i malintesi affliggono quotidianamente te e il tuo team, potrebbe esserci un problema più serio con i sistemi e le procedure aziendali. Anche se le persone devono assumersi la responsabilità della loro comunicazione interpersonale, può essere difficile entrare in contatto in modo efficace con colleghi e clienti se si affidano a metodi antiquati o pratiche di comunicazione scadenti. Le persone spesso comunicano male perché perdono messaggi, rispondono in ritardo o fraintendono ciò che dicono gli altri.
Soluzione
Modernizzare le tecnologie di comunicazione della tua organizzazione è un modo per affrontare questi problemi. Imposta un programma di messaggistica nel tuo ufficio in modo che tutti possano parlarsi immediatamente e organizzare i propri messaggi per team, reparti e canali.
#2. Difficoltà a trovare informazioni
La cattiva gestione delle informazioni è un segno prevalente di aziende con procedure inefficaci. La gestione delle informazioni, la documentazione e la distribuzione dei dati sono cruciali per l'efficienza nelle aziende moderne. I progetti possono subire ritardi quando le persone hanno problemi a reperire le informazioni sull'azienda, necessarie per poter svolgere i propri compiti in modo efficiente.
Soluzione
Puoi combattere le informazioni non disponibili costruendo un unico database condiviso sempre disponibile. L'efficienza totale dei processi aziendali può essere notevolmente migliorata istituendo un reparto IT per la gestione dei dati o semplicemente trasferendo tutti i record del team in un'unica sede.
#3. Tecnologia obsoleta
Anche l'utilizzo di hardware e software obsoleti può rendere inefficaci i processi. Sebbene non siano tutte obsolete, è importante guardare ai nuovi sviluppi del mercato e agli standard del settore per le apparecchiature utilizzate.t problemi. Ciò è particolarmente vero se disponi di sistemi obsoleti che rendono difficile collaborare con aziende che utilizzano software contemporanei o aggiornano le tue apparecchiature.
Soluzione
Per assicurarti di avere accesso alla tecnologia più recente, cerca regolarmente versioni aggiornate di software e driver. Inoltre, è fondamentale esaminare eventuali nuove scoperte di mercato e standard di settore per le apparecchiature da utilizzare.
#4. Tanti fatturati
Alti tassi di rotazione del personale potrebbero derivare da inefficienze pervasive sul posto di lavoro. Invece di creare nuovi processi e implementare il cambiamento da soli, i dipendenti che vedono che un'azienda ha regole e procedure inefficaci possono decidere di licenziarsi e cercare un altro impiego. I dipendenti a lungo termine potrebbero alla fine infastidirsi per le inefficienze e i nuovi assunti potrebbero notare immediatamente un posto di lavoro inefficiente.
Soluzione
Comunicare con i dipendenti sui miglioramenti che vogliono vedere per risolvere l'eccessivo turnover causato da procedure inefficaci. Chiedi ai nuovi assunti quali procedure nella loro posizione sono diverse da quelle dei precedenti datori di lavoro e discuti quale automazione e tecnologia desiderano utilizzare per semplificare il loro lavoro.
#5. Procedure di assunzione lunghe
È anche più difficile reclutare e convincere i dipendenti a unirsi al tuo team se i tuoi processi sono inefficienti. Potrebbe essere un segno che l'azienda ha procedure antiquate e inefficaci che scoraggiano i potenziali dipendenti dall'entrare nel team se diversi candidati terminano il processo di colloquio ma rifiutano le loro offerte di lavoro.
Soluzione
Considera perché le persone potrebbero non trovare allettante il lavoro quando hai una lunga procedura di assunzione per ogni posizione perché rifiutano continuamente il ruolo. Pensa ai vari elementi del flusso di lavoro del luogo che scoraggiano i candidati e valuta la possibilità di automatizzare questi elementi per rendere la posizione meno scoraggiante.
#6. Molto tempo per compiti noiosi
Anche se la direzione non accetta ufficialmente questo metodo come standard, i dipendenti spesso cercano di trovare un modo più semplice per fare le cose quando un processo non funziona bene. .
Soluzione
Chiedi ai membri del tuo team se hanno suggerimenti per modi più efficienti di svolgere il proprio lavoro se trascorrono una parte sostanziale della giornata svolgendo attività monotone e ripetitive. Chiedere loro direttamente è una tecnica fantastica per gestire questo problema specifico perché probabilmente hanno idee per semplificare la loro routine e risparmiare tempo.
#7. Cattiva pratica standardizzata
Anche se la direzione non accetta formalmente questo approccio come standard aziendale, i dipendenti spesso si sforzano di trovare un'opzione più semplice quando un posto di lavoro ha un processo inefficiente. Di conseguenza, potrebbe esserci un aumento della mancanza di uniformità del business. Mentre alcune persone possono aderire a norme ufficiali inefficaci, altre possono impiegare tattiche personali.
Soluzione
Aumentare il coinvolgimento della direzione e garantire che tutti utilizzino le stesse procedure in caso di mancanza di uniformità e di un mix di vari metodi utilizzati sul posto di lavoro. È possibile utilizzare i dati per apportare costantemente modifiche e miglioramenti una volta compresi i risultati di una metodologia.
#8. Aumento delle spese operative
Il processo di produzione di un'azienda è probabilmente meno efficiente se i suoi costi operativi aumentano bruscamente rispetto alle sue vendite. Ciò potrebbe derivare dal fatto che i processi di produzione non sono in grado di informare i dipendenti di eventuali modifiche apportate che hanno influito sul loro lavoro, tenendo conto di cose come scarsa motivazione o progetti più difficili: arginare l'inefficienza.
È possibile utilizzare l'analisi finanziaria per saperne di più sulla fonte precisa dei costi operativi quando indicano inefficienze in un'azienda. Per determinare dove stai spendendo più denaro, confronta i costi correnti in ciascuna area della tua azienda con le spese dei periodi precedenti. Quindi, escogita misure di riduzione dei costi che rientrino nel budget di quel dipartimento.
#9. Ignorare le scadenze
Processi inefficienti possono farti iniziare a non rispettare le scadenze perché rallentano i flussi di lavoro aziendali. La colpa può essere di un sistema inefficace se inizi improvvisamente a inviare il lavoro in ritardo. Racconta ai tuoi dipendenti di eventuali cambiamenti che hai apportato che hanno influito sulla loro carriera, considerando cose come scarsa motivazione o progetti più difficili.
Soluzione
Quando inizi a non rispettare le scadenze, guarda quanto tempo ci è voluto per completare ogni parte del progetto per vedere dove potresti essere rimasto indietro. Questo potrebbe aiutarti a capire quale fase del processo lo rende meno efficiente. Inoltre, potresti scoprire che il sistema nel suo complesso non funziona, il che ti consentirebbe di concentrarti sull'ideazione di un modo completamente nuovo per completare il tuo compito o un nuovo modo di stimare il tempo in modo da poter fissare scadenze realistiche.
#10. Mancato soddisfacimento della domanda
È un segno di inefficienza se devi allontanare clienti e clienti perché la tua infrastruttura non riesce a tenere il passo con la domanda. Questa inefficienza può essere utile per l'azienda nel breve termine perché indica che sei pronto per espanderti.
Soluzione
È necessario modificare le procedure aziendali per accettare più prospettive di business e tenere il passo con la domanda alla fine. Ciò significa esaminare possibili nuove sedi, acquistare strumenti di produzione più potenti e assumere più persone per gestire più ordini dei clienti.
#11. Una pessima esperienza del cliente
Quando i clienti non sono contenti e ottengono prodotti o servizi scadenti, potrebbe significare che le procedure e i processi della tua azienda non funzionano. Ciò dimostra che la qualità della tua produzione è diminuita e che il tuo team di garanzia della qualità spesso perde parti importanti del processo. Man mano che un'azienda cresce, i clienti potrebbero non ricevere la stessa attenzione personale, rendendo più facile individuare i problemi del prodotto e come funziona l'azienda. Gli aggiornamenti di sistema e l'obiettivo di rendere più efficiente un'azienda possono aiutare i clienti, il che è una buona notizia.
#12. Riduzioni di prezzo da rivali
Se tutti i concorrenti di un'azienda possono abbassare i prezzi, ciò potrebbe danneggiarne l'efficienza. A causa delle economie di scala e dei diversi modi di fare le cose, è normale che alcune aziende facciano pagare meno di altre. Tuttavia, grandi variazioni di prezzo possono significare che gli standard, le procedure e le migliori pratiche del settore stanno cambiando.
Soluzione
Puoi adattarti a questa transizione esaminando i nuovi sviluppi nel tuo settore, imparando modi migliori per realizzare i tuoi prodotti e utilizzando nuove tecniche di produzione.
Cosa sono le inefficienze di processo?
Significa quando le risorse, le macchine o i team non funzionano bene o non fanno progressi, quando i team non comunicano bene, quando le apparecchiature non vengono utilizzate perché i team sono in attesa di risorse, quando le apparecchiature si guastano, ecc.
Quali sono i sintomi tipici di un processo scadente o inefficiente?
Ecco alcuni sintomi tipici di processi scadenti o inefficienti
- I problemi di comunicazione tra le squadre si verificano frequentemente.
- Il tasso di turnover delle aziende è aumentato.
- È difficile riempire nuove aperture di lavoro.
- Gli aumenti dei costi stanno diventando la norma.
- L'insoddisfazione dei clienti sta peggiorando.
Quali sono i tre tipi di inefficienze?
I tre tipi principali di inefficienze sono i seguenti: inefficienza produttiva, inefficienza del mercato delle risorse e inefficienza X.
Quali sono le cause dell'inefficienza sul posto di lavoro?
Una delle cause più comuni di inefficienza sul lavoro è la mancanza o un cattivo modo di comunicare. Cambierà il modo in cui le persone possono misurare i loro progressi, vedere se i loro sforzi stanno facendo la differenza e agire abbastanza rapidamente per fare la differenza.
Quali sono i tipi più comuni di inefficienza?
Tra i tipi più comuni di inefficienza ci sono:
- Inefficienza produttiva.
- Inefficienza distributiva
- Inefficienza allocativa
Come si identificano i problemi dei processi inefficienti?
Implica capire il problema, analizzarlo, trovare possibili soluzioni, scegliere la migliore, pianificare i tuoi prossimi passi e poi mettere in atto la soluzione valutando se ha funzionato bene.
Come si identificano prestazioni scadenti?
- Aumento della quantità di reclami da parte di clienti o colleghi.
- Obiettivi o traguardi non raggiunti.
- Il lavoro completato era di scarsa qualità.
- Ignorando le scadenze.
Come si riconosce una cattiva gestione?
Questi sono modi per riconoscere una cattiva gestione.
- Il troll.
- Il capo inesistente.
- La partizione.
- Un micromanager
- Comodità e rifiuto di adattarsi
Conclusione
Dai uno sguardo più approfondito alle tue operazioni aziendali e identifica i segnali di allarme sopra menzionati se hai dubbi sulle prestazioni del tuo personale o ritieni che possano esserci processi inefficienti. Anche se a nessuno piace trovare difetti nel proprio piano aziendale, sarebbe meglio farlo piuttosto che avere problemi senza conoscerli.
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Riferimenti
