I sistemi di gestione delle spese aiutano un'azienda a gestire i costi coinvolti nella rendicontazione manuale delle spese. I sistemi di gestione delle spese di viaggio, ad esempio, aiutano l'organizzazione a tenere traccia e gestire le spese di viaggio dei propri dipendenti. Lo stesso vale per i sistemi di gestione delle spese di telecomunicazione. Anche se questi sistemi potrebbero non generare denaro, aiutano a risparmiare denaro riducendo i costi sostenuti dal reporting manuale. Detto questo, diamo un'occhiata ai vantaggi e agli esempi dei sistemi di gestione delle spese, con una piccola occhiata ai sistemi basati su cloud.
Cosa sono i sistemi di gestione delle spese?
I sistemi di gestione delle spese sono software che automatizzano la maggior parte del processo di rimborso dei costi dei dipendenti. Il software elimina la necessità di carta, riduce il tempo dedicato alla gestione delle spese e riduce gli errori.
Cosa cercano i programmi di gestione delle spese?
I sistemi di gestione delle spese automatizzano la registrazione, il monitoraggio, l'approvazione e il pagamento delle spese rimborsabili dei lavoratori. Lavorano in tandem con la strategia di gestione delle spese dell'azienda per garantire che le spese consentite (o non approvate) non vengano spese in eccesso.
Un sistema di gestione delle spese fornisce anche capacità analitiche che aiutano l'azienda a formulare giudizi migliori in merito alle spese future e a informare su eventuali modifiche politiche necessarie. Infine, segnalando accuratamente tutte le spese, il sistema aiuta le aziende a mantenere la conformità e la responsabilità.
Caratteristiche dei sistemi di gestione delle spese
Di seguito sono elencate alcune delle caratteristiche e delle capacità più importanti dei sistemi di gestione delle spese:
- Tieni traccia di tutte le ricevute dei dipendenti.
- Consenti al personale di acquisire le ricevute utilizzando i propri smartphone.
- Posizionare le ricevute su un cruscotto centrale.
- Stabilire limiti di spesa e politiche aziendali.
- Consenti alle aziende di modificare questi limiti e regole secondo necessità.
- Collegarsi a carte di credito aziendali (se applicabile)
- Invia le ricevute ai responsabili dell'approvazione.
- Gestisci tali approvazioni o evidenzia quelle che richiedono ulteriore attenzione.
- Esaminare le infrazioni alle norme.
- Pianificare gli assegni di rimborso per il pagamento.
Perché dovresti usare un sistema di gestione delle spese?
La gestione manuale delle note spese è costosa e inefficiente. La Global Business Travel Association stima che occorra in media:
- 20 minuti per completare una nota spese
- 18 minuti per correggere un rapporto di spesa.
- $ 58 per elaborare un rapporto di spesa
- $ 52 per riparare una nota spese
Le aziende che automatizzano i loro processi di gestione delle spese possono ridurre significativamente la quantità di tempo e denaro spesi per questa operazione critica. Allo stesso tempo, le aziende ottengono informazioni più approfondite sulle abitudini di spesa dei singoli dipendenti, rendendo più facile identificare le spese eccezionalmente elevate e gestirle.
Come selezionare un sistema di gestione delle spese
Oggi sono disponibili numerosi sistemi di gestione delle spese e non tutti sono uguali. Come per qualsiasi acquisto di tecnologia, ti consigliamo di assicurarti che la soluzione fornisca la quantità appropriata di funzionalità, possa soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda e includa un alto livello di supporto post-vendita.
Le caratteristiche comuni da verificare e confrontare tra i fornitori includono:
- Audit trail creati attraverso la gestione dei documenti.
- Processi di approvazione semplici e adattabili.
- Politiche di spesa personalizzabili con controlli di conformità dei dipendenti in tempo reale.
- Accessibilità mobile su un'ampia gamma di dispositivi.
- Reporting e analisi
- Integrazione con altre applicazioni software.
Dopo aver stabilito i requisiti della tua azienda, esamina le tue possibilità e richiedi dimostrazioni. Parla con altre aziende (idealmente nel tuo campo) che stanno effettivamente utilizzando un sistema di gestione delle spese e assicurati di valutare numerose possibilità prima di fare la tua scelta definitiva.
Sistemi di gestione delle spese basati su cloud
I sistemi di gestione delle spese basati sul cloud possono aiutare la tua organizzazione, non importa quanto grande o piccola, a espandersi. Non solo sono convenienti, ma riducono anche lo spazio per gli errori e offrono analisi avanzate per una comprensione più approfondita della salute finanziaria della tua organizzazione.
Cosa sono i sistemi di gestione delle spese basati sul cloud?
Il cloud computing ha alterato il modo in cui funzionano le organizzazioni. Ha completamente trasformato i processi di raccolta, archiviazione ed elaborazione dei dati. Le caratteristiche del cloud computing hanno rivoluzionato molte parti dell'azienda, dalle connessioni dei clienti alla gestione delle spese alla sicurezza dei dati.
Le responsabilità dei sistemi di gestione delle spese basati su cloud includono:
- Trovare opportunità di taglio dei costi
- Esame delle spese totali
- Gestire la spesa eccessiva
La relazione è molto più semplificata quando è basata su cloud, lasciando meno spazio per errori o compromessi. È anche un'efficace strategia di risparmio di denaro. Inoltre, indipendentemente da dove si trovano in qualsiasi momento, dipendenti e titolari di aziende sono sulla stessa pagina.
Spesso, un cloud di spesa consentirà anche l'integrazione con altre funzionalità del software, come ad esempio:
- Software per la pianificazione del viaggio
- Software per la gestione del tempo
- Software per la gestione della forza lavoro
- Software per la contabilità
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di sistemi di gestione delle spese basati su cloud?
# 1. È veloce ed economico.
Quando si tratta di elaborazione delle spese, il vecchio adagio "il tempo è denaro" non potrebbe essere più vero. La gestione delle spese non crea reddito, ma è qualcosa che ogni azienda deve fare per rimanere in pista.
Un sistema di gestione delle spese basato su cloud è preciso, semplice e facile da usare. Il lavoro pesante è già stato svolto in background. Tutto ciò che resta da fare agli utenti è inserire le informazioni e i numeri necessari.
L'utilizzo di sistemi di gestione delle spese automatizzati basati su cloud garantisce il controllo dei costi perché lascia uno spazio minimo per l'errore umano. Può ridurre drasticamente le spese IT e il costo di elaborazione di ogni report passando da un approccio manuale a uno automatizzato.
#2. Consente una collaborazione senza interruzioni.
Quando si tratta di spese dei dipendenti, la maggior parte degli acquisti viene effettuata durante il viaggio. Ma i giorni in cui hai salvato una pila di ricevute e poi hai inserito ciò che hai speso quando torni a casa sono finiti da tempo.
I team finanziari e altro personale possono interagire da molti luoghi utilizzando il software di rendicontazione delle spese correnti. La funzione di gestione delle ricevute consente alle aziende di visualizzare i dati sulle spese da una posizione di archiviazione centralizzata (il cloud).
#3. Elimina la possibilità di errori.
Più a lungo il personale conserva le ricevute o attende di tornare in ufficio per inserire reclami e spese, maggiori sono le possibilità di errore.
Un sistema di gestione delle spese elimina gli errori di immissione e di elaborazione. Ciò è dovuto principalmente al fatto che le informazioni possono essere diffuse ovunque e in qualsiasi momento.
Un sistema basato su cloud offre anche maggiore trasparenza. Inoltre, il software di rendicontazione delle spese online rileva rapidamente le fatture duplicate, consentendo di valutarle ed eliminarle prima che abbiano un impatto sui numeri riportati.
#4. È più sicuro
La maggior parte delle violazioni dei dati è causata da errori umani. Ecco alcuni esempi di come le azioni dei dipendenti possono causare una violazione della sicurezza:
- Alcune informazioni sono trapelate accidentalmente.
- Email inviate ai destinatari errati
- La documentazione è stata smarrita o rubata.
- Furto di hardware
- Scartoffie scartate in modo inadeguato
Scegliendo i sistemi di gestione dei costi basati su cloud, beneficerai della massima sicurezza informatica. Inoltre, poiché i dipendenti possono inserire i dati da qualsiasi luogo, c'è meno possibilità di documenti smarriti e invio di informazioni sensibili via e-mail, tra le altre cose.
Ricorda solo di insegnare ai tuoi dipendenti cose come aprire le e-mail sbagliate, fare clic su collegamenti dannosi o utilizzare reti non sicure creando un corso online o materiali di formazione ad hoc. Più sono informati, più beneficerai del tuo cloud spese protetto.
#5. Fornisce analisi e trasparenza migliorate.
Un software di gestione delle spese basato su cloud è accessibile e sofisticato. Offre alle aziende e agli utenti visibilità in aree che richiedono attenzione. Un software di gestione delle spese basato su cloud non è solo accessibile ma anche intelligente. Offre alle aziende e agli utenti visibilità sulle aree che devono essere migliorate, come la gestione della spesa e l'ottimizzazione dei processi aziendali.
I gestori possono negoziare soluzioni di viaggio più convenienti quando hanno un accesso coerente e trasparente ai dati. Inoltre, possono rilevare rapidamente guasti o frodi deliberate prima che si verifichino.
I migliori sistemi di gestione delle spese
#1. Spese Zoho
Zoho Expense è l'ideale per tutti, dai liberi professionisti alle grandi aziende. La piattaforma semplifica la gestione della spesa. Dalla richiesta al rimborso, tutto è semplice e veloce.
# 2. Divvy
Divvy è tutto sulla facilità d'uso. Questo programma gratuito di gestione dei costi ti collegherà a tutte le carte di credito di cui hai bisogno per monitorare le tue spese. Accelera il processo di registrazione e categorizzazione di tutte le transazioni. Non dovrai mai più cercare le ricevute per i rimborsi!
#3. Spesa Rydoo
Rydoo Expense è perfetto per organizzazioni di medie e grandi dimensioni in rapida crescita. La piattaforma di spesa ti consente di gestire la tua spesa da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Riceverai un gestore delle spese facile da usare e controllato che ti aiuta a tenere sotto controllo i costi finanziari.
#4. libri freschi
FreshBooks è un software di gestione della contabilità globale creato principalmente per le piccole imprese. Vanta uno dei più alti livelli di soddisfazione del cliente. La base di 24 milioni di abbonati di Freshbooks dimostra che fornisce uno dei migliori prodotti di gestione delle spese sul mercato.
#5. Costoso
Expensify è un programma di gestione delle spese che può essere utilizzato da chiunque. È in grado di gestire qualsiasi esigenza, dalla rendicontazione finanziaria personale alla gestione di enormi spese aziendali. Attraverso dati semplici e processi basati sui report, il software controlla le spese, le transazioni e il denaro in tempo reale.
QuickBooks gestisce le spese?
Sebbene non sia elencato qui, QuickBooks è uno degli strumenti di gestione delle spese efficaci che puoi utilizzare per la tua organizzazione.
Sistemi di gestione delle spese e dei viaggi
La gestione dei viaggi richiede tempo, ma i sistemi di gestione delle spese ti assicurano un quadro chiaro di tutte le tue spese di viaggio.
I viaggi di lavoro diventano molto più facili da organizzare, modificare e gestire con i sistemi e il software corretti. Può anche aiutare a risparmiare denaro ed evitare di pagare in eccesso, il che è fondamentale per le piccole imprese con finanze limitate.
Cosa sono i sistemi di gestione delle spese e dei viaggi?
I sistemi di gestione delle spese e dei viaggi sono soluzioni all-in-one per la gestione e il monitoraggio delle spese di viaggio aziendali. I sistemi di gestione T&E sono essenziali per le aziende che inviano il personale in trasferta aziendale, che si tratti di pianificare viaggi, monitorare i dipendenti in viaggio o preparare note spese.
I sistemi di gestione delle spese e dei viaggi aziendali possono aiutare le aziende di tutte le dimensioni. È fondamentale avere una prospettiva completa delle spese di viaggio aziendali e un servizio clienti esperto in caso di problemi. Aiuta anche a pianificare i viaggi in conformità con la politica di viaggio della tua azienda e semplifica il processo di fatturazione.
I più efficaci sistemi di gestione delle spese e dei viaggi
#1. Vantaggio di viaggio
TravelPerk è una piattaforma di gestione dei viaggi d'affari che semplifica ai clienti la pianificazione e la gestione dei viaggi aziendali. Il sistema si interfaccia con una varietà di prodotti diversi, tra cui Rydoo e Circula, due delle principali piattaforme di gestione delle spese. Ciò ti garantisce di avere tutto ciò di cui hai bisogno su un'unica piattaforma semplice.
TravelPerk fornisce anche una soluzione di viaggio flessibile, FlexiPerk, per aiutare le organizzazioni a ridurre le spese di viaggio inutili. Le aziende che annullano fino a due ore in anticipo possono ottenere un rimborso di almeno l'80% dei loro soldi con FlexiPerk.
#2. File
Fyle è un software di gestione delle spese che aiuta le aziende e le persone a gestire le spese e i rimborsi in modo più efficace. Si interfaccia con TravelPerk per fornire una rendicontazione completa delle spese di viaggio oltre alle integrazioni dei dati contabili e del personale. Fornisce inoltre controllo e visibilità completi sulle procedure di T&E ai gestori finanziari.
Fyle non può fornire assistenza nella pianificazione dei viaggi aziendali, ma la sua combinazione con TravelPerk offre ai gestori di viaggio un'unica sede per gestire tutte le operazioni di viaggio d'affari. Eventuali escursioni prenotate utilizzando Travelperk verranno create come spese in Fyle, con fatture allegate. Le due soluzioni lavorano in tandem per fornirti un quadro completo delle tue spese di viaggio.
#3. SAP Concorre
SAP Concur è un software per la gestione di viaggi e spese all-in-one. Aiuta nell'automazione delle operazioni di lavoro per un'esperienza di gestione del viaggio più semplice. È disponibile in hotel, biglietti aerei e taxi.
#4. Banca di viaggio
TravelBank è un altro software che combina spese e gestione dei viaggi. Offre una varietà di prodotti per aiutarti a semplificare la gestione dei viaggi e delle spese.
Nel complesso, i consumatori affermano che TravelPerk è più facile da configurare, utilizzare e gestire rispetto a TravelBank. TravelPerk soddisfa le richieste dei revisori meglio di TravelBank e l'assistenza di alta qualità fornita dal team di assistenza clienti di TravelPerk non ha rivali.
#5. Emborso certificato
Emburse Certify è un programma di gestione delle spese che permette di prenotare i viaggi direttamente dalla piattaforma o integrandosi con un altro sistema di gestione dei viaggi.
Questo software consente di fornire resoconti di spesa, gestire i conti da pagare e gestire le fatture da un'unica piattaforma.
Sistemi di gestione delle spese di telecomunicazione
Lo scopo dei sistemi di gestione delle spese di telecomunicazione (TEM) era controllare le spese mensili della linea telefonica fissa. Da allora è cresciuto fino a includere la gestione di servizi wireless, voce e dati, con lo scopo di ridurre rischi e costi. I dipartimenti finanziario, IT e approvvigionamento traggono vantaggio dall'impiego di questi servizi semplificando la gestione dei costi delle comunicazioni aziendali e dell'inventario.
I sistemi di gestione delle spese delle telecomunicazioni sono ora automatizzati per alleviare l'onere della fatturazione e monitorare la spesa su base giornaliera per garantire il raggiungimento degli obiettivi. Avere una visibilità totale sui sistemi di comunicazione, sui dispositivi mobili e sui circuiti fornisce all'azienda un'istantanea delle spese, che aiuta a migliorare l'efficienza. Il processo decisionale strategico della tecnologia di livello C è anche aiutato dai prodotti software TEM.
Le funzioni del software TEM sono paragonabili a quelle della gestione dei dispositivi mobili (MDM), che offrono un'ampia varietà di funzionalità di sicurezza e sono quindi adatte per l'uso commerciale. I beni TEM, invece, sono più focalizzati sulle seguenti aree:
- Controllo dell'inventario e gestione del cambiamento
- Reperimento
- Acquisto e realizzazione
- Amministrazione fatture
- Controllo delle spese (inclusa la convalida e l'ottimizzazione)
- Chargeback e gestione dell'utilizzo
- Pagamento delle bollette
- Gestione della mobilità aziendale (EMM)
I sistemi di gestione delle spese di telecomunicazione (TEM) includono:
Clearview, Cass Telecom Expense Management (TEM), Saaswedo mytem360, Tangoe Platform, Upland Cimpl, Widepoint Telecom Lifecycle Management, brightfin (MobiChord + Mobile Solutions + visage) e One Source sono solo alcune delle aziende che offrono la gestione delle spese per le telecomunicazioni.
Come gestisci le note spese?
- Avere una politica di spesa ben definita.
- Semplifica la segnalazione e il monitoraggio delle spese.
- Rendi disponibili le carte di credito aziendali.
- Crea un audit di routine.
In che modo Microsoft Excel può assisterti nella gestione delle spese?
I modelli di monitoraggio delle spese sono disponibili in Excel. Il modello di nota spese, che include sottotitoli per diversi tipi di spese aziendali, è un'opzione popolare. I dati vengono presentati come colonne, ciascuna delle quali può avere la propria etichetta o intestazione modificata o rimossa se non soddisfa le esigenze dell'utente.
Come gestisci le spese mensili?
Puoi evitare di spendere troppo per articoli frivoli e avere ancora dei soldi da parte destinando il 50% dei tuoi guadagni alle necessità e il 30% ai lussi. Affitto/ipoteca, utenze, cibo, vestiti e altre spese sono tutti esempi di necessità.
Qual è la differenza tra spesa e costo?
Sebbene i termini "costo" e "spesa" siano talvolta usati in modo intercambiabile, esistono importanti distinzioni tra i due che le aziende devono tenere in considerazione. Le spese sono costi ricorrenti come gli stipendi del personale o l'affitto di un negozio, mentre i costi sono l'esborso iniziale necessario per acquistare un bene.
Quando devono essere registrate le spese?
Le entrate e le spese di una società vengono conteggiate il prima possibile dopo che sono state guadagnate e sostenute, rispettivamente, secondo il principio della competenza economica. Contrariamente alla base di cassa della contabilità, che richiede che le transazioni siano registrate solo quando il contante passa effettivamente di mano, questa azione non si riflette nei libri fino a tardi.
Riassumere
I sistemi di gestione delle spese possono assistere le aziende nell'organizzazione e nella gestione di viaggi aziendali, telecomunicazioni e spese associate. Le aziende possono aiutare a risparmiare spese e problemi utilizzando i sistemi di gestione delle spese corretti. Un sistema completo di gestione delle spese e dei viaggi assiste sia il travel manager che il responsabile finanziario nella creazione di programmi di viaggio più convenienti.
Domande frequenti
Che cos'è il sistema di rimborso spese?
Un sistema di rimborso spese è il modo in cui le aziende ripagano i propri dipendenti che hanno speso i propri soldi per spese legate all'attività.
I rimborsi spese contano come reddito?
I rimborsi spese sono imponibili come parte del reddito lordo dei dipendenti.
Che cos'è una piattaforma di gestione della spesa?
Le piattaforme di gestione della spesa sono software che tracciano e gestiscono le spese aziendali non salariali.
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Riferimenti
