Tenere registri accurati delle informazioni sui dipendenti è fondamentale per il successo delle risorse umane. Se sei un responsabile delle risorse umane, un supervisore o uno specialista, può essere vantaggioso comprendere i vari tipi di record richiesti per la documentazione conforme. Mantenere i registri dei dipendenti aggiornati e conformi alla legge può aiutarti a evitare potenziali azioni legali, promuovere la coerenza nel tuo dipartimento delle risorse umane e trasmettere informazioni cruciali ai nuovi assunti. In questo post, affrontiamo l'importanza che i datori di lavoro mantengano tutti i registri dei dipendenti e esaminiamo cinque diversi tipi di registri dei dipendenti da conservare, per quanto tempo conservare e gli aggiornamenti all'interno del dipartimento delle risorse umane.
Cosa sono i registri dei dipendenti?
I registri dei dipendenti sono una raccolta di tutte le informazioni rilevanti per un dipendente, dalla data di assunzione fino alla data di cessazione. Queste informazioni possono includere il nome del dipendente, il numero di previdenza sociale, l'indirizzo, la data di nascita, la posizione, lo stipendio e le indennità. I registri dei dipendenti sono spesso conservati sotto forma di fascicolo personale.
Questi record possono contenere informazioni di base raccolte durante il processo di intervista, come ad esempio:
- Nome
- Contattaci
- Esperienza sul posto di lavoro
- Sfondo educativo
- Credenziali e certificazioni
- Note sull'intervista
- Riferimenti
I registri di occupazione possono anche includere informazioni raccolte durante il processo di assunzione, alcune delle quali le società sono tenute dalle leggi sul lavoro statali e federali a controllare e conservare in archivio, come ad esempio:
- Stato di cittadinanza
- Numero di Social Security
- Esenzione dall'imposta sui salari
- Stato della ritenuta d'acconto (W-4)
- Stato esente o non esente
- Identificazione fotografica
- Data di inizio rapporto di lavoro
- Titolo professionale
- Scala salariale
- Prova di autorizzazioni e certificazioni professionali
I record creati nel tempo possono anche essere inclusi nel fascicolo del personale o nel registro di lavoro di un dipendente, come ad esempio:
- Orologi del tempo
- Valutazioni delle prestazioni
- Documentazione del procedimento disciplinare
- Registri delle buste paga
- Informazioni sui vantaggi
- Fotografia ufficiale
Perché sono necessari i registri dei dipendenti?
I registri dei dipendenti sono fondamentali poiché forniscono la documentazione ufficiale della storia lavorativa di un dipendente con una società. Presentano informazioni come il titolo di lavoro del dipendente, la data di inizio, il tasso di stipendio e qualsiasi altra informazione relativa all'occupazione. I registri dei dipendenti vengono utilizzati per effettuare scelte su questioni come promozioni, aumenti e licenziamenti. Sono anche utilizzati alla fine dell'anno per generare record come W-2 e 1099.
Perché è fondamentale conservare tutti i tipi di registri dei dipendenti?
La conservazione di tutti i tipi di registri dei dipendenti aiuterà in modo sostanziale il successo e l'efficacia del dipartimento delle risorse umane. Ci sono diversi vantaggi significativi nel conservare i record completi dei dipendenti, tra cui:
#1. Rispetto dei requisiti legali
Diversi regolamenti obbligano i datori di lavoro a conservare determinati registri in archivio. Questi statuti sono stati resi possibili dai seguenti atti:
- Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC): Secondo l'EEOC, è necessario conservare tutti i registri dei dipendenti per almeno un anno. È necessario conservare i registri del dipendente licenziato per un anno dopo la data della sua cessazione se sono stati licenziati involontariamente.
- La legge sulla discriminazione basata sull'età nell'occupazione (ADEA): richiede di conservare i registri delle buste paga per almeno tre anni. È inoltre necessario tenere un registro dei regimi di benefici, come assicurazioni e programmi pensionistici, per almeno un anno dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
- Equal Pay Act (EPA) e Fair Labor Standards Act (FLSA): Secondo la FLSA e l'EPA, è importante mantenere registri di giustificazione delle differenze salariali tra dipendenti di sesso diverso. È necessario conservare questi registri per un minimo di due anni.
#2. Elusione del contenzioso
Mantenere un record aggiornato e corretto è una strategia chiave per le aziende per evitare potenziali controversie da parte di ex dipendenti. Ad esempio, se un ex dipendente intenta una causa contro un'organizzazione sostenendo che i suoi datori di lavoro non gli hanno pagato un salario minimo, le prove sui salari potrebbero aiutare a confutare queste accuse. Una corretta tenuta dei registri evita anche qualsiasi problema legale con gli enti governativi che monitorano la conformità al diritto del lavoro.
#3. Disseminazione delle informazioni
Quando nuovi manager, che si tratti di risorse umane, contabilità o direzione generale, entrano a far parte della tua azienda, potrebbe essere utile avere registri dei dipendenti attuali e precedenti. Questa conoscenza potrebbe essere utile quando si assumono nuovi dipendenti, si sviluppano nuove politiche e si acquisisce familiarità con le procedure di registrazione. Comprendere la storia lavorativa di ciascun membro del personale potrebbe aiutare i nuovi manager ad adattarsi alle loro posizioni in modo più efficace.
Diversi tipi di record dei dipendenti
Comprendere i vari tipi di record dei dipendenti può aiutarti a garantire che il tuo dipartimento delle risorse umane documenti in modo appropriato le funzioni organizzative critiche. Esistono cinque tipi di registri dei dipendenti che è importante conservare:
#1. Record di presenze
I registri delle presenze contengono informazioni sul tempo trascorso al lavoro da ciascun dipendente. I registri delle presenze potrebbero includere le seguenti informazioni:
- Vacanza pagata
- Tempo libero senza paga
- Vacanze Vacanze
- Congedo di malattia
- Orario di lavoro a settimana
- Ritardi/assenze
Tenere registri accurati di queste informazioni è fondamentale per dimostrare che la tua azienda ha pagato ai dipendenti la giusta quantità di remunerazione in base al tempo trascorso al lavoro. Oltre agli argomenti sopra elencati, il Family and Medical Leave Act (FMLA) richiede ai datori di lavoro di tenere un registro di tutti i congedi retribuiti e non retribuiti, nonché dei casi di indennizzo del lavoratore.
#2. Record di benefici
Ai sensi dell'Employee Retirement Income Security Act del 1974 (ERISA), i datori di lavoro sono tenuti a tenere un registro di tutti i documenti depositati dalle agenzie di assicurazione dei dipendenti, della partecipazione dei dipendenti e delle informazioni sui singoli beneficiari per un minimo di sei anni.
Le compagnie assicurative, i piani disponibili, le date di iscrizione e un elenco di tutti i dipendenti attualmente iscritti ai benefit aziendali sono spesso inclusi nei registri dei benefit. L'aggiornamento di questi record dopo ogni periodo di iscrizione può essere un modo efficace per garantire che i tuoi record siano aggiornati e conformi a ERISA.
#3. Record di formazione
Per una serie di motivi, è anche fondamentale tenere registri di formazione affidabili. Per cominciare, i record di formazione possono servire come guide istruttive per future iniziative di onboarding. In secondo luogo, le informazioni ottenute durante i periodi di formazione possono servire come prova che il personale è pronto per la promozione o lo sviluppo nella propria carriera.
Esistono anche alcuni criteri imposti a livello nazionale per alcune aziende in termini di modalità e frequenza della formazione. Tenere traccia dei programmi di formazione e dei partecipanti potrebbe aiutare la tua azienda ad aderire alle regole federali.
#4. Pagare le trattenute
Tenere traccia delle trattenute sui salari dei dipendenti è un passaggio fondamentale nel processo di dichiarazione dei redditi. Ci sono due vantaggi principali per le aziende nel tenere traccia delle trattenute sui salari:
L'IRS richiede alle aziende di conservare i registri di tutte le trattenute sui salari dei dipendenti per almeno tre anni dopo la data di restituzione o la data di deposito, se successiva.
Registri accurati possono aiutare a confutare le accuse secondo cui un'ex società ha trattenuto troppe tasse statali o federali da un dipendente.
#5. Record di disoccupazione
Dopo essere stato licenziato o licenziato, un dipendente può richiedere e ricevere l'indennità di disoccupazione. È fondamentale documentare ogni fase della procedura di disoccupazione e conservare questi registri per tutto il tempo in cui il dipendente riceve l'indennità di disoccupazione. Dovrebbero essere inclusi i seguenti dettagli:
- Nome dipendente
- Nome del dipendente Indirizzo del dipendente Numero di previdenza sociale del dipendente
- Date di assunzione, separazione o riassunzione
- Date di pagamento per contanti e non salari
- Date lavorate
- Ore lavorative
Se qualcuno dei tuoi dipendenti riceve l'indennità di disoccupazione, tenere un registro meticoloso di queste informazioni è fondamentale per confermare i file delle indennità settimanali. Se c'è un disaccordo tra i tuoi dati e le informazioni fornite dal dipendente, il dipendente potrebbe perdere l'accesso ai propri benefici. Accurati registri di disoccupazione possono aiutare a garantire che i dipendenti licenziati o licenziati ricevano i benefici a cui hanno diritto.
Quali sono i vantaggi di conservare i registri dei dipendenti?
I registri dei dipendenti presentano numerosi vantaggi sia per l'azienda che per il dipendente. I registri dei dipendenti possono aiutare i datori di lavoro a tenere traccia delle prestazioni dei dipendenti nel tempo, identificare le aree in cui i dipendenti devono migliorare e documentare le azioni disciplinari. Questi registri possono anche aiutare le aziende a soddisfare le normative normative. I registri dei dipendenti possono fornire una registrazione della carriera e dell'esperienza, nonché della formazione e dell'istruzione del dipendente. I registri dei dipendenti possono anche aiutare nella qualificazione dei dipendenti per promozioni o altre possibilità di lavoro.
Migliori pratiche per la conservazione dei registri dei dipendenti
Sebbene alcune best practice siano universali per le aziende ben gestite, il modo in cui un'azienda produce e conserva i registri di lavoro non è standardizzato tra i settori. Al livello più elementare, una società è tenuta a conservare registri del personale che contengano informazioni sufficienti per garantire la conformità alle normative statali e federali sull'occupazione applicabili a tale settore. Alcune leggi sul lavoro federali e statali aumentano anche gli obblighi di tenuta dei registri di un'azienda in proporzione al numero di dipendenti che impiega.
A parte la conformità legale fondamentale, le pratiche consigliate per la progettazione di un sistema di record dei dipendenti che copre tutte le basi spesso includono:
#1. Specificare cosa costituisce un record.
Non tutti i pezzi di carta si qualificano come record di occupazione. Determinare quali documenti devono essere conservati in un file per far fronte alle responsabilità legali e proteggere l'organizzazione dalla responsabilità dovrebbe essere fatto fin dall'inizio.
#2. Creazione di un piano di conservazione.
È difficile conservare per sempre i registri di occupazione per ogni dipendente precedente e attuale. Le leggi federali specificano per quanto tempo un'azienda è tenuta a conservare determinati registri di lavoro dopo che un dipendente ha lasciato l'organizzazione. Sulla base di questi obblighi legali, un'azienda dovrebbe creare un programma di conservazione dei documenti che elimini le informazioni obsolete mantenendo tutti i contenuti pertinenti.
#3. Restrizione di accesso.
I registri di occupazione dovrebbero essere accessibili solo alle persone autorizzate. Stabilire protocolli di accesso protegge sia l'organizzazione che il dipendente dall'uso improprio delle informazioni.
#4. Scegliere un formato e memorizzarlo.
I record di occupazione possono essere archiviati in formato cartaceo tradizionale in un sistema di schedario, in formato digitale scansionando i documenti originali in un sistema informatico o una combinazione dei due.
Determinare dove verranno archiviati i record di occupazione e come sarà possibile accedervi è un passo importante nella progettazione di un sistema funzionale. Molte soluzioni di contabilità computerizzata, ad esempio, possono accettare informazioni sui dipendenti per motivi di buste paga, che soddisfano molti standard di diritto del lavoro federali e statali.
#5. Mantenere la sicurezza e la privacy intatte.
Mantenere la sicurezza e la privacy dei dati è una parte fondamentale della raccolta delle informazioni. Che si tratti di mantenere chiusa la stanza dei registri di lavoro o di utilizzare la crittografia più recente per impedire agli hacker di accedere al sistema, l'organizzazione deve impegnarsi per garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso alle informazioni di un dipendente.
Quali registri di occupazione devono essere conservati separatamente?
Alcuni record richiedono particolari salvaguardie della privacy imposte dalla legge federale. Per proteggere i datori di lavoro dalla responsabilità, questi documenti di lavoro dovrebbero essere tenuti separati dal fascicolo personale di base di un dipendente e dovrebbe essere loro garantito un livello di protezione più elevato con un accesso molto limitato. Tra questi record ci sono:
#1. Cartelle cliniche
I datori di lavoro sono tenuti dall'Americans with Disabilities Act a tenere i documenti medici separati dai registri generali al fine di mantenere la riservatezza delle informazioni mediche di un dipendente. Ciò include i risultati dei test antidroga e alcolici, le richieste di indennizzo dei lavoratori, l'iscrizione all'assicurazione sanitaria, problemi fisici o disabilità e risultati di idoneità al servizio.
#2. Informazioni sul credito
I datori di lavoro sono tenuti dal Fair Credit Reporting Act a mantenere la riservatezza delle informazioni sul credito relative ai consumatori, rapporti di credito e dati finanziari personali. Se un datore di lavoro ottiene un rapporto di credito per stabilire l'idoneità di una potenziale assunzione o per assicurare la responsabilità finanziaria continua di un dipendente, i registri devono essere conservati separatamente dal fascicolo principale del dipendente e mantenuti riservati.
#3. Cause e denunce.
I documenti relativi a eventuali reclami dei dipendenti presentati ai sensi della politica aziendale interna, tramite un'agenzia governativa come la Commissione per le pari opportunità di lavoro degli Stati Uniti o tramite un'azione legale devono essere raccolti e conservati fino a quando il reclamo o l'azione non saranno completamente risolti.
Come gestisci i registri dei dipendenti?
Per gestire i record dei dipendenti, un'azienda deve prima creare un sistema per la registrazione delle informazioni sui dipendenti. Queste informazioni dovrebbero includere, tra le altre cose, il nome del dipendente, il numero di previdenza sociale, la data di nascita, l'indirizzo e il numero di telefono. Inoltre, il sistema dovrebbe registrare il titolo di lavoro, il dipartimento, lo stipendio e i benefici del dipendente.
Una volta installato il sistema, l'azienda deve creare una politica per la gestione dei record dei dipendenti. La politica dovrebbe indicare chi è responsabile del monitoraggio e della conservazione delle informazioni sui dipendenti, per quanto tempo devono essere conservate e come devono essere eliminate quando non sono più necessarie.
L'azienda deve anche istruire i dipendenti su quanto sia importante mantenere le loro informazioni aggiornate e riservate. I dipendenti devono essere avvertiti di non fornire il proprio numero di previdenza sociale o altre informazioni sensibili a persone diverse dal proprio datore di lavoro.
Un metodo per notificare ai dipendenti le modifiche alle loro informazioni personali, come un cambio di indirizzo o numero di telefono, dovrebbe essere in atto anche presso l'azienda. In questo sistema dovrebbe essere incluso anche un metodo per aggiornare le informazioni sui dipendenti nel database dell'organizzazione.
Che tipo di società richiede i registri dei dipendenti?
La creazione di registri dei dipendenti è necessaria per molti diversi tipi di attività. Le aziende con un numero elevato di dipendenti di solito devono tenere traccia delle informazioni sui dipendenti per amministrare buste paga e benefit.
Le aziende in crescita devono anche tenere traccia delle informazioni sui dipendenti per garantire che i nuovi dipendenti siano adeguatamente integrati nell'organizzazione. Inoltre, le aziende che assumono un gran numero di dipendenti contemporaneamente potrebbero dover tenere traccia delle informazioni sui dipendenti per garantire la conformità a tutte le leggi sul lavoro applicabili.
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