L'onboarding dei dipendenti è importante quanto il processo di reclutamento stesso. Hai le persone giuste per il lavoro, sì, ma devi fare uno sforzo per mantenerle. Non sei sicuro di come procedere? Abbiamo incluso un elenco di controllo in questo articolo per aiutarti a capire cosa comporta l'intero processo di inserimento dei dipendenti e come farlo. Abbiamo anche incluso un elenco dei migliori software di onboarding dei dipendenti per rendere il processo senza interruzioni.
Che cos'è l'onboarding dei dipendenti?
L'onboarding dei dipendenti è definito in modo diverso da ciascuna organizzazione. Sebbene il processo sia quasi lo stesso, i tempi e i compiti coinvolti contraddistinguono ogni programma di inserimento.
Mentre alcuni responsabili delle risorse umane sembrano considerare il processo di inserimento dei dipendenti come nient'altro che scartoffie per le nuove assunzioni, i membri del team più esperti e motivati hanno una visione diversa di ciò che comporta l'inserimento dei dipendenti. Come parte dell'onboarding dei dipendenti, considerano l'intero periodo dal momento in cui un'offerta viene rilasciata fino al momento in cui un dipendente diventa un collaboratore produttivo dell'azienda.
L'onboarding comprende tutti i processi che si verificano dal momento in cui si fa un'offerta e il momento in cui la persona inizia a produrre veramente in un ruolo, inclusi il programma di orientamento, il piano di formazione, l'impostazione di benchmark delle prestazioni e la creazione di un ciclo di feedback.
Il processo di inserimento dei dipendenti
L'onboarding dei dipendenti è la trasformazione sistematica e intenzionale di potenziali prospettive in lavoratori ad alte prestazioni.
Le aziende forniscono ai nuovi lavoratori le informazioni, le relazioni e le risorse di cui hanno bisogno per sentirsi a proprio agio e abbastanza sicuri di sé per svolgere un lavoro eccellente, organizzando attentamente le fasi di inserimento.
Il processo inizia durante il reclutamento quando i potenziali clienti prevedono di lavorare per la tua organizzazione. Accelera quando un candidato accetta un'offerta e diventa un dipendente per la prima volta. Culmina nei giorni e nelle settimane iniziali cruciali del dipendente sul lavoro quando (si spera) stabiliscono forti legami con i loro nuovi colleghi.
Più significativamente, l'esperienza di inserimento di un dipendente si riverbera per tutto il suo mandato presso la tua organizzazione, dando potenzialmente il tono alla sua intera carriera.
Un servizio clienti scadente può comportare partenze anticipate e un elevato turnover dei dipendenti. Un incontro positivo può preparare il terreno per una soddisfazione a lungo termine.
Qual è lo scopo dell'onboarding?
L'onboarding dei dipendenti è la prima interazione che un dipendente ha con l'azienda dopo il lungo processo di colloquio.
Se l'incontro non soddisfa le aspettative, il tuo dipendente potrebbe pentirsi di aver accettato l'offerta di lavoro.
Un processo di inserimento errato può alterare le loro prospettive, dare loro nozioni preconcette sull'azienda e alla fine costringerli a dimettersi anticipatamente.
È necessario un solido processo di inserimento dei dipendenti per aiutare i nuovi assunti ad ambientarsi, conoscere l'organizzazione, ottenere chiarezza sui loro obiettivi di lavoro e stringere relazioni positive con gli altri dipendenti.
Una straordinaria esperienza di inserimento non solo fa sentire i lavoratori i benvenuti, ma li aiuta anche a integrarsi più rapidamente nella famiglia organizzativa esistente.
Pertanto, l'ottimizzazione del processo di onboarding dei dipendenti non solo impressiona i nuovi dipendenti, ma riduce anche al minimo il carico di lavoro del team delle risorse umane.
Fasi del processo di inserimento dei dipendenti
# 1. Rendere pubblica l'offerta
Il processo di onboarding dei dipendenti inizia subito dopo la fase di reclutamento. Quando un dipendente viene assunto, un responsabile delle risorse umane invia una simpatica e-mail di benvenuto che include alcuni documenti importanti come la lettera di offerta, i collegamenti ai moduli di onboarding digitale e i documenti politici. Mantenere la trasparenza nell'approccio fa familiarizzare il dipendente con la cultura dell'organizzazione e fa sapere loro cosa aspettarsi.
#2. Accettazione di un'offerta
Quando un dipendente accetta un'offerta, le migliori aziende pianificano una chiamata rapida per esaminare documenti, vantaggi e politiche, oltre a stabilire aspettative. Il coinvolgimento dei nuovi assunti confermerà la loro decisione di accettare l'offerta e formerà forti legami emotivi con l'organizzazione. Questo è il momento di iniziare a pianificare l'agenda di orientamento del personale.
#3. Tempo di attesa
Solo perché un dipendente ha accettato l'offerta non garantisce che si presenterà alla data di inizio. Durante il tempo di attesa, il lavoratore può essere ricettivo anche ad altre eventuali proposte dei datori di lavoro. Di conseguenza, è fondamentale stabilire un rapporto positivo con il dipendente. Fai sapere al dipendente quanto lo apprezzi. Quando sviluppi il processo di inserimento dei tuoi dipendenti, considera di includere un periodo di attesa.
#4. La data di iscrizione
La maggior parte dei nuovi dipendenti sperimenta emozioni contrastanti il primo giorno. Allo stesso tempo, sono apprensivi, felici, eccitati e nervosi. Di conseguenza, la responsabilità primaria dei responsabili delle risorse umane è quella di far sentire i nuovi assunti benvenuti ea proprio agio. Instillare un senso di appartenenza nei nuovi assunti aumenterà il loro impegno e si concentrerà sul loro lavoro.
Un utile elenco di controllo per l'onboarding dei dipendenti allevierà lo stress del personale delle risorse umane. Ecco alcune cose da fare prima del grande giorno:
- Preparare il programma di orientamento.
- Assegna risorse IT (workstation, accesso e-mail, ecc.)
- Acquistare tutto il materiale necessario per l'ufficio (mobili, chiavi, tessera di accesso, ecc.)
- Crea un conto stipendio.
- Assegna un mentore o una persona di riferimento per assistere il dipendente nella sistemazione.
#5. Collaborazione con altri reparti
È fondamentale collaborare con gli stakeholder chiave (colleghi e manager) e informarli sulla data di inizio del nuovo assunto. Il personale delle risorse umane può chiedere l'assistenza dei colleghi per decorare il cubicolo del nuovo dipendente, organizzare incontri di benvenuto individuali e programmare una sessione di orientamento.
#6. Istruzione e orientamento
I seminari di orientamento forniscono ai nuovi dipendenti una panoramica della cultura dell'organizzazione e una comprensione degli obiettivi dell'azienda. Questa fase fornisce ai nuovi assunti una conoscenza pertinente sui team dell'organizzazione, sulle operazioni del team e sulle politiche aziendali. La definizione di obiettivi e obiettivi basati sui ruoli per i prossimi 30/60/90 giorni è un buon momento per dimostrare ai nuovi assunti su cosa devono concentrarsi.
Poiché la grande maggioranza dei dipendenti richiede una formazione essenziale per iniziare, la maggior parte delle aziende organizza il programma di formazione per aggiornare rapidamente il proprio personale. Una valutazione delle competenze aiuterà le aziende a determinare le conoscenze e le capacità del nuovo assunto ea sviluppare un piano di formazione personalizzato e specifico per il ruolo su misura per le loro competenze.
#7. I primi tre mesi
L'obiettivo principale di questo periodo è valutare e garantire che le aspettative dell'organizzazione e del dipendente coincidano. Questa fase dovrebbe essere riempita con discussioni attive sul successo del nuovo assunto e sforzi continui per diventare parte integrante dell'attività.
Lista di controllo per l'inserimento dei dipendenti
Ecco un elenco di controllo per l'onboarding dei dipendenti delle azioni da fare che i professionisti e i manager delle risorse umane devono completare per mantenere i nuovi lavoratori per lungo tempo:
- Esaminare l'esperienza del dipendente per vedere se soddisfa le sue aspettative.
- Esaminare le loro prestazioni e fornire critiche
- Verificare se il dipendente ha preoccupazioni o problemi.
- Discutere l'avanzamento professionale e la strategia.
- Ottieni feedback sull'onboarding ed eventuali suggerimenti.
- Determina se richiedono una formazione extra.
Software per l'inserimento dei dipendenti
Il software di onboarding dei dipendenti più efficace include
- Training: per creare una libreria di playbook online
- Alberello: per facilitare il processo di onboarding
- Enboarder: per semplificare il processo di onboarding per il supporto
- Coassemble: per sviluppare un'esperienza di onboarding più avvincente
- Innform: noto per offrire esperienze di onboarding ibride e divertenti.
Cosa rende un buon software per l'onboarding dei dipendenti?
Sono disponibili numerosi strumenti e app che includono una funzione di inserimento dei dipendenti. È standard nella maggior parte delle piattaforme HR, anche se spesso manca di profondità e interesse. Ecco alcune delle caratteristiche che un buon software per l'onboarding dei dipendenti dovrebbe avere:
- Semplice da usare. Indipendentemente dal fatto che tu stia inserendo uno o centinaia di nuovi dipendenti, il software di inserimento deve essere intuitivo. Dovrebbe aiutare a snellire e semplificare il processo piuttosto che introdurre procedure complicate, navigazione scomoda o processi difficili.
- Flussi di lavoro e processi automatizzati. Automatizzando alcuni (o tutti) i processi di onboarding dei dipendenti, risparmi tempo e assicuri che tutti ricevano la stessa esperienza di alta qualità. Ho cercato sistemi di onboarding che possano assisterti nella creazione di un sistema o di una routine che puoi riutilizzare.
- Opzioni per la personalizzazione I processi sono meravigliosi, ma dovresti anche cercare metodi per rendere l'esperienza unica. Queste app forniscono alcuni metodi meravigliosi per creare un impatto attraverso la personalizzazione, dal caricamento di fotografie alla personalizzazione della dashboard.
- Opzioni self-service I tuoi nuovi assunti dovrebbero essere in grado di trovare e caricare documenti in modo rapido e semplice, senza complicazioni. Ho dato la priorità alle app con funzionalità self-service per aiutarli a conoscere la tua organizzazione e attraverso il processo di onboarding senza sforzo.
- Cultura e partecipazione sono i punti salienti. Passare attraverso il processo di onboarding digitale può essere isolante. Ho cercato app con funzionalità che ti consentano di dare vita ad alcune delle tue culture aziendali attraverso presentazioni, quiz e aggiornamenti durante i miei test.
Alcune di queste app fanno appello a uno dei criteri sopra menzionati più di altre. Ci sono app vivide, eccitanti e coinvolgenti e altre che ti aiutano a perfezionare le tue routine di inserimento in modo che siano un piacere da usare.
Dopo aver visto queste funzionalità, diamo uno sguardo approfondito alle opzioni software che abbiamo menzionato in precedenza:
# 1. Formazione
Trainual include un manuale di formazione su come creare il tuo playbook aziendale. È un buon approccio per avere un'idea di ciò che l'app può fare e per guidarti attraverso il processo di creazione dei tuoi playbook. Questo approccio utile può essere trovato in tutto il software, con suggerimenti per ogni parte che forniscono una rapida panoramica del suo scopo. Questo è davvero utile se non conosci la configurazione del software di onboarding dei dipendenti come lo ero io.
Trainual adotta l'approccio del corso di apprendimento online al tipo di esperienza di inserimento che i tuoi utenti potrebbero aspettarsi. Fondamentalmente crei mini-corsi (o playbook) su qualsiasi argomento desideri, come la storia, la cultura, il team e il lavoro della tua azienda. Puoi fare lo stesso per regole e processi per creare la tua libreria di risorse interna. Questi playbook risiedono all'interno di aree tematiche e possono essere aggiunti ai preferiti nelle dashboard degli utenti.
#2. Alberello
È semplice gestire l'onboarding di un singolo nuovo assunto senza una solida strategia, ma che dire di centinaia? Sapling semplifica l'inserimento dei membri del team su larga scala, anche in molte sedi, dipartimenti e ruoli.
L'approccio di Sapling all'onboarding si basa su flussi di lavoro, processi e attività. Crea un processo, aggiungi attività e assegnale a qualcuno: la nuova recluta, il suo manager o un collega. Per aiutarti a strutturare il tuo flusso di lavoro, assegna date di scadenza, descrizioni e attività secondarie a ciascuna attività. Quello che apprezzo dell'approccio al flusso di lavoro di Sapling è che puoi impostare date relative a pietre miliari o altre date, quindi puoi organizzare un'e-mail di benvenuto per la tua nuova recluta cinque giorni prima dell'inizio. Ciò facilita la ripetizione e l'automazione dei flussi di lavoro.
#3. Imbarcatore
Le app di inserimento sono spesso progettate per offrire contenuti ai nuovi assunti, mentre Enboarder si concentra sulla creazione di procedure a beneficio di tutti durante questo periodo di transizione.
Enboarder realizza questo attraverso l'uso di un nuovo generatore di flussi di lavoro altamente visivo. Anziché aggiungere un'attività all'interno di una finestra, crei un percorso che ospita diverse attività, attività e assegnazioni. Puoi delegare compiti e responsabilità a nuovi lavoratori e manager, nonché una posizione di amico integrato che puoi assegnare.
#4. Coassemblare
L'apprendimento online può essere noioso e difficile da completare. Coassemble non è uno di questi. Questo software di formazione e onboarding dei dipendenti dà nuova vita alla creazione e alla distribuzione di programmi di onboarding ai membri del tuo team.
La capacità di creare corsi online che fungono da programma di inserimento è al centro di Coassemble. È simile a un playbook online, ma con aspetti molto più interattivi. Sono disponibili quiz pop, ruote, diagrammi di flusso, flashcard, timeline e altre funzionalità.
#5. Informare
Mentre molte aziende stanno passando al lavoro a distanza, potresti voler includere riunioni di persona o sessioni di formazione nel tuo processo di onboarding. Questo è qualcosa che Innform spiega magistralmente, aggiungendo anche una sensazione di divertimento e ludicizzazione all'esperienza.
Come si sceglie il miglior software per l'onboarding dei dipendenti?
Ogni eccellente software per l'onboarding dei dipendenti dovrebbe essere semplice da usare, veloce da automatizzare e fornirti più della tua risorsa più preziosa: il tempo. A parte questo, abbiamo tutti requisiti distinti. Alcuni dipartimenti delle risorse umane vogliono aggiungere più cultura e coinvolgimento all'esperienza, mentre altri richiedono una potente piattaforma di inserimento che li assista nell'inserimento dei nuovi assunti a livello globale. Considera quali funzionalità sono più importanti per te, quindi utilizza questa guida per aiutarti a individuare le soluzioni migliori per te. Prova alcune app prima di scegliere quella che funziona meglio per il tuo team.
Cosa vogliono i nuovi assunti dall'onboarding?
I nuovi assunti vogliono sapere come ottenere le risorse di cui hanno bisogno per avere successo nella loro nuova posizione durante tutto il processo di onboarding. Indipendentemente dal livello in cui si trovano, i nuovi assunti avranno domande sul protocollo e sulle pratiche. La tua organizzazione ha una propria cultura.
Chi è responsabile della conduzione del processo di onboarding dei dipendenti?
Il processo di onboarding dei dipendenti è solitamente guidato dal supervisore o dal manager diretto del nuovo dipendente, con il supporto del dipartimento delle risorse umane.
Quali tipi di informazioni sono generalmente coperti durante il processo di onboarding?
Durante il processo di onboarding, i nuovi dipendenti di solito ricevono informazioni su politiche, procedure, vantaggi e aspettative aziendali. Possono anche ricevere una formazione su mansioni e abilità lavorative specifiche.
Esistono requisiti legali per l'onboarding dei dipendenti?
Non esistono leggi federali che impongano specificamente l'onboarding dei dipendenti, ma alcuni stati e comuni potrebbero avere leggi e regolamenti propri in materia di onboarding, in particolare per quanto riguarda la fornitura ai nuovi assunti di informazioni sui diritti e le responsabilità ai sensi delle leggi statali e locali.
In che modo la tecnologia può essere utilizzata per supportare il processo di onboarding dei dipendenti?
La tecnologia può essere utilizzata per supportare il processo di onboarding dei dipendenti in vari modi, ad esempio attraverso programmi di formazione online, piattaforme di onboarding digitale e moduli e documenti elettronici.
Come si può utilizzare l'onboarding dei dipendenti per migliorare la fidelizzazione dei dipendenti?
Un'integrazione efficace dei dipendenti può aiutare a migliorare la fidelizzazione dei dipendenti facendo sentire i nuovi assunti accolti e apprezzati, fornendo loro le informazioni e le risorse di cui hanno bisogno per avere successo nel loro nuovo ruolo e aiutandoli a diventare rapidamente membri produttivi del team.
Un processo di onboarding dei dipendenti può essere utilizzato anche per reintegrare i dipendenti che sono stati lontani dall'azienda per un periodo di tempo?
Sì, gli stessi principi di un processo di onboarding dei dipendenti possono essere applicati al reinserimento dei dipendenti che rientrano in azienda dopo un periodo di assenza. Questo può aiutare a garantire che vengano rapidamente aggiornati su eventuali modifiche o aggiornamenti che si sono verificati durante il loro tempo lontano e per aiutarli a reintegrarsi con il team.
In conclusione
L'inserimento dei dipendenti è molto importante per ogni azienda e, con un sistema di inserimento automatizzato in atto, i nuovi assunti possono dedicare meno tempo a compilare scartoffie e più tempo a conoscere i principi dell'azienda, esplorare il posto di lavoro e fare nuove amicizie.
Domande frequenti
Quali sono le 5 C dell'onboarding?
Le cinque C dell'onboarding sono conformità, classificazione, fiducia, connessione e cultura.
Chi è responsabile dell'onboarding?
Il supervisore delle assunzioni è solitamente responsabile dell'onboarding.
Qual è la differenza tra orientamento e onboarding?
L'onboarding si riferisce a una serie di eventi che insegnano ai nuovi lavoratori ciò che devono sapere per adempiere alle responsabilità dei loro nuovi ruoli. L'orientamento, invece, si riferisce all'accoglienza iniziale offerta da un'azienda a un nuovo assunto.
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Riferimenti
