I sistemi di gestione dei casi sono applicazioni software che consentono di tenere traccia di tutti i dati dei clienti necessari per fornire programmi e servizi efficaci. Alcune aziende non implementano o non hanno la gestione dei casi nelle loro aziende. Implementarlo farà crescere il tuo business. C'è anche software per le imprese di immigrazione ma questo articolo approfondirà i sistemi di gestione dei casi di software legale per gli studi legali.
Cosa sono i sistemi di gestione dei casi?
Il software di gestione dei casi è un sistema digitale che consente alle aziende di tracciare e archiviare le informazioni in una posizione centralizzata e allo stesso tempo di riferire su di esse. Le informazioni sui casi sono disponibili per un'ampia gamma di utenti, consentendo alle parti interessate di collaborare sui casi e condividere le informazioni in un ambiente sicuro.
È possibile installare un sistema di gestione dei casi su una rete locale o accedervi tramite Internet. Il software di gestione dei casi basato sul Web è il più popolare perché è disponibile 24 ore al giorno, sette giorni alla settimana e vi si può accedere da qualsiasi luogo con una connessione Internet. Consentono di raccogliere grandi quantità di informazioni a cui è possibile accedere facilmente e rapidamente (più dei sistemi di archiviazione cartacei o di Excel). Possono anche automatizzare alcune attività di analisi dei dati, facendoti risparmiare tempo e riducendo gli errori.
Il software del sistema di gestione dei casi è uno strumento digitale che consente alle aziende di gestire i casi. La gestione dei casi implica la conservazione di record dettagliati su un incidente specifico e l'indirizzamento di tutti quei record lungo un percorso specifico. Diversi sistemi di gestione dei casi forniscono varie funzioni. Differiscono anche in base al settore che intendono supportare.
Sistemi di gestione dei casi legali
I sistemi di gestione dei casi legali (LCMS) sono strumenti digitali utilizzati dagli studi legali per gestire e organizzare i propri casi legali e clienti. Consente un flusso di lavoro più snello e processi di fatturazione, monitoraggio del tempo e gestione dei documenti più efficienti, consentendoti di concentrarti sul lavoro fatturabile.
Il suo software ti offre anche una panoramica dei casi del tuo studio legale e dei dettagli ad essi associati, come scadenze, documenti, note, fatture e così via. Il software dei sistemi di gestione dei casi legali è classificato in tre tipi. Loro fanno;
# 1. Software per la gestione dei casi in sede
Le soluzioni in sede sono installate e ospitate su server o computer nel tuo ufficio; ciò significa che ogni utente finale richiede una licenza e tu, in quanto proprietario dello studio legale, sei responsabile di tutti gli aspetti della manutenzione della piattaforma, della sicurezza dei dati e della disponibilità.
#2. Software generico per la gestione dei casi
Alcuni dei problemi relativi al server e alla manutenzione sollevati dal software legale in sede sono risolti dall'aspetto basato su cloud del software generico di gestione dei casi. Tuttavia, non tutte le soluzioni basate su cloud sono adattate ai requisiti specifici della tua azienda di lesioni personali.
Queste soluzioni software per sistemi di gestione dei casi legali possono assisterti in alcuni aspetti della gestione dei casi di lesioni personali, ma non forniranno la gestione dei casi specifica e su misura di cui hai bisogno.
#3. Software di gestione dei casi incentrato sulla pratica
Questi sistemi di gestione delle cause legali sono basati sul cloud e incentrati sulla pratica, offrendoti il meglio di entrambi i mondi. Le lesioni personali sono un'area di pratica molto specifica e specializzata, con aspetti dei casi allineati specificamente alle richieste di risarcimento per lesioni; il software di gestione dei casi per gli studi legali di lesioni personali dovrebbe riflettere questo. Ciò comporta la presa in considerazione di flussi di lavoro, modelli e disposizioni relative ai costi di emergenza specifici.
Sistemi di Case Management per Studi Legali
Gli studi legali a volte possono essere infinitamente caotici. Avvocati, paralegali e personale di supporto devono organizzare, analizzare e gestire tutti gli aspetti di più casi.
Esistono numerose opzioni di sistemi di gestione dei casi (CMS) disponibili per gli studi legali. È necessario selezionare un software su misura per le proprie esigenze specifiche. Ogni studio legale è distinto e le preferenze degli avvocati possono differire. Fortunatamente, ci sono opzioni di seguito che ti consentono di adattare i sistemi di gestione dei casi per i tuoi studi legali alle tue esigenze specifiche.
# 1. CASEPeer
I potenti strumenti integrati di CASEpeer ti consentono di valutare costantemente il flusso di lavoro della tua organizzazione, identificare le opportunità per lo sviluppo dei dipendenti, comunicare in modo più efficace sui casi dei clienti e massimizzare la produttività ei risultati. È destinato esclusivamente agli studi legali di lesioni personali. Questo sistema basato su cloud include funzionalità organizzative e di risparmio di tempo come:
- Strumenti per tenere traccia di richieste, offerte, privilegi, commissioni e costi in fase di liquidazione
- Richiesta di individuazione dedicata e monitoraggio della risposta
- Calendario integrato
- Prescrizioni e notifiche automatizzate
#2. FileVine
È altamente personalizzabile e ti consente di conservare tutti i tuoi appunti, documenti, comunicazioni con i clienti e calendari in un unico posto. Altre caratteristiche includono:
- Sono possibili più utenti.
- Capacità dei clienti di inviare messaggi di testo ed e-mail
- Gestione dei compiti e delle scadenze
- È compatibile con oltre 2,000 programmi.
- Una buona opzione per la gestione dei documenti.
#3. litigare
È una soluzione completa per studi legali di medie e grandi dimensioni. Tuttavia, si basa anche sulla popolare piattaforma Salesforce, utilizzata per l'automazione e l'analisi da molte aziende. Include:
- Forte sicurezza
- Automazione delle attività
- La dashboard può essere personalizzabile per tenere traccia degli indicatori chiave di prestazione.
# 4. Il mio caso
Mycase è una soluzione software per la gestione dei casi che include gestione dei documenti, monitoraggio del tempo, fatturazione, riscossione dei pagamenti e calendario. Fornisce una prova gratuita di 10 giorni per consentirti di testare il software e determinare se è adatto alla tua pratica. Alcune delle sue caratteristiche principali sono le seguenti:
- Interfaccia utente semplice e diretta.
- Invece di dover aggiungere opzioni, una semplice struttura dei prezzi include tutte le funzionalità.
- Le firme elettroniche sono illimitate.
#5. Gestione Clio
Tra le funzionalità disponibili figurano la fatturazione, la gestione dei contatti, la gestione dei documenti, il calendario, la contabilità, la gestione delle attività, i pagamenti online e il monitoraggio del tempo. È adattabile e offre soluzioni personalizzabili sia per le piccole che per le grandi imprese. I punti salienti di Clio includono quanto segue:
- Portale client per la condivisione di documenti sicura.
- Le tempistiche per le questioni mostrano chi ha apportato le modifiche e quando sono state apportate.
- C'è un modulo separato per l'assunzione del cliente/gestione della relazione con il cliente.
#6. Prove
Trialworks è una soluzione basata su cloud sviluppata da avvocati di prova che include funzionalità come l'assunzione di casi mobili, la gestione dei documenti, il calendario e la gestione dei processi. Alcune caratteristiche distintive sono le seguenti:
- Strumenti orientati al contenzioso
- Basato sulla nota piattaforma Microsoft Office
- Disponibile come software da utilizzare su una rete locale o come servizio basato su cloud.
- Sono disponibili servizi di conversione del database (come servizio separato)
Law Ruler utilizza ora i sistemi di gestione dei casi per gli studi legali, accessibili con Office 365 per semplificare il flusso di lavoro. L'analisi dettagliata del dashboard ti consente di monitorare lo stato del caso, i lead e le prestazioni di marketing. Altre caratteristiche includono:
- I calcolatori di regolamento sono integrati.
- Promemoria di testo ed e-mail automatizzati
- Dialer click-to-call integrato basato sull'intelligenza artificiale
Un'efficace gestione dei casi migliora sia il servizio clienti che i servizi legali. Quando non devi preoccuparti della logistica quotidiana della gestione dei casi, hai più tempo da dedicare ai tuoi clienti e lavorare sui loro casi.
Software per sistemi di gestione dei casi
L'assunzione, il monitoraggio dei casi e il reporting sono tutti ottimizzati dai sistemi software di gestione dei casi. Centralizza tutte le informazioni sui casi al fine di fornire un'unica fonte di informazioni aggiornate sui casi attivi. Il software più avanzato per la gestione dei casi include anche uno strumento di reporting per tutti i dati accumulati per la gestione e la prevenzione dei rischi.
I sistemi software di gestione dei casi consentono alla tua organizzazione di archiviare e tenere traccia di tutti i dati dei clienti in un'unica posizione. Le informazioni di contatto, le note del caso, la pianificazione degli appuntamenti, la cronologia, le comunicazioni con i clienti e la fatturazione sono tutte incluse.
Requisiti del software dei sistemi di gestione dei casi
Oltre alla semplice gestione dei casi, il miglior software di assistenza clienti va ben oltre. Questa è ovviamente una considerazione importante quando si seleziona una piattaforma cloud, ma dovrebbe essere minima piuttosto che la caratteristica principale. Ecco alcune cose da cercare quando si seleziona una piattaforma di servizio clienti basata su cloud.
# 1. Gestione del ciclo di vita dei casi personalizzabile
Ogni azienda ha requisiti distinti. Un sistema di gestione dei casi può essere adattato alle esigenze di qualsiasi azienda. Le regole logiche in una serie di funzioni devono essere impostate per adattarsi alle esigenze specifiche di un'organizzazione. I modelli di modulo personalizzabili sono considerevoli per la produzione, l'archiviazione e l'amministrazione di casi in tempo reale.
#2. Integrazione
La soluzione dovrebbe essere in grado di comunicare con sistemi esterni tramite API flessibili, consentendo agli utenti di stabilire comunicazioni bidirezionali in tempo reale tra la piattaforma e le applicazioni e le reti pertinenti.
#3. Avanzamento analitico
La soluzione dovrebbe fornire report e analisi completi. A differenza dei tradizionali report unidimensionali, l'analisi dell'intelligence predittiva ti consente di agire più rapidamente sulle tue informazioni. Con un robusto motore di analisi, dovresti essere in grado di connettere e interrogare più origini dati, offrendoti nuovi modi per visualizzare i tuoi dati e KPI. Tutto ciò implica che puoi anticipare le esigenze e apportare modifiche di conseguenza.
#4. Servizio clienti personalizzato
La maggior parte dei sistemi di gestione dei casi consente ai knowledge worker di interagire con i clienti tramite il canale di loro scelta. Email, telefono, app di messaggistica e software di chat dal vivo sono tutte opzioni.
È inoltre possibile accedere immediatamente ai profili dei clienti, insieme a tutte le informazioni rilevanti e alle interazioni precedenti. I clienti possono sentirsi apprezzati quando i rappresentanti del servizio clienti hanno tutte queste informazioni a portata di mano.
#5. Piattaforma con più canali
Un sistema globale di gestione dei casi funziona con una varietà di dispositivi. I record sono al sicuro per i dati e le informazioni sono accessibili tramite telefoni, tablet e computer Android, iOS e Windows. Indipendentemente dal mezzo, tutti i dati sono immediatamente sincronizzabili con il database centrale.
#6. Aiuti alla produttività
Una piattaforma di assistenza clienti dovrebbe anche aumentare la produttività automatizzando, classificando e consentendo di aggiornare in blocco e chiudere più casi contemporaneamente.
#7. Portali per il self-service
I clienti possono accedere ai portali self-service perché possono risolvere i problemi da soli. Tuttavia, questi portali in genere includono articoli informativi, una pagina delle domande frequenti, una pagina della comunità o un forum. Questi portali sono anche componenti critici del servizio clienti.
Quali sono i vantaggi dell'implementazione di un sistema di gestione dei casi?
Includono;
- Servizio clienti migliorato e personalizzato.
- Risoluzione dei casi efficiente grazie a una collaborazione efficace
- Aggiornamenti in tempo reale e rapido accesso alle informazioni
- L'accesso remoto è consentito dalla gestione centralizzata dei dati.
- Le pratiche burocratiche sono ridotte con la registrazione digitale.
- Maggiore trasparenza e audit trail
Quali sono i cinque ruoli principali della gestione dei casi?
Il case manager svolge le funzioni primarie di valutazione, pianificazione, facilitazione, advocacy, monitoraggio e valutazione in collaborazione con il cliente e altri professionisti sanitari coinvolti nella cura del cliente.
Quale problema risolve la gestione dei casi?
La gestione dei casi è un processo collaborativo che valuta, pianifica, implementa, coordina, monitora e valuta le opzioni e i servizi per soddisfare i bisogni di salute degli individui attraverso la comunicazione e le risorse disponibili al fine di promuovere risultati di qualità ed economici.
Attraverso il patrocinio, la valutazione, la pianificazione, la comunicazione, l'istruzione, la gestione delle risorse e l'agevolazione del servizio, la gestione del caso aiuta i clienti a raggiungere il benessere e l'autonomia.
Quali sono i 4 tipi di gestione dei casi?
All'interno di questa definizione, la gestione del caso di successo consiste di quattro componenti chiave: assunzione, valutazione dei bisogni, pianificazione del servizio, monitoraggio e valutazione. Per garantire il successo del cliente, le organizzazioni di servizi umani di tutte le dimensioni devono implementare correttamente questi quattro componenti.
Quali sono alcuni esempi di gestione dei casi?
Loro sono;
- Orientamento ai dipendenti
- Elaborazione dei reclami
- Approvazioni e richieste
- Bug tracking e messaggi di errore
- Richieste di servizi
Che cos'è il software di gestione dei casi legali?
Gli studi legali possono automatizzare i loro flussi di lavoro quotidiani con l'uso di software di gestione dei casi legali, che possono visualizzare le attività, tenere traccia del tempo fatturabile e creare un calendario. Ciò aiuta le aziende ad aumentare la produttività e massimizzare le entrate, espandendo così le loro imprese.
Il software di gestione dei casi è disponibile per l'acquisto da parte delle aziende come componente autonomo, "migliore di razza" o integrato di una piattaforma di gestione delle pratiche più ampia (in cui la funzionalità di gestione dei casi sarebbe abbinata ad altre, come applicazioni di fatturazione legale o applicazioni di gestione dei documenti legali). La maggior parte delle operazioni commerciali dell'azienda, tra cui contabilità, reporting e persino marketing, sono in genere gestite da soluzioni di gestione pratica. Al contrario, i sistemi di gestione dei casi si concentrano sui requisiti interni dell'azienda per la gestione e l'archiviazione del caso e dei dati del cliente. La complessità di questi sistemi può variare, come discuteremo più dettagliatamente nella sezione seguente.
I clienti che acquistano un software di gestione dei casi autonomo devono assicurarsi che il prodotto si colleghi ad altri programmi software utilizzati dall'azienda, come il sistema di gestione dei documenti o la piattaforma di contabilità legale.
Che cos'è un Case Manager?
Un case manager organizza tutti i passaggi che un incidente, un evento, una richiesta o un'indagine deve intraprendere per raggiungere il suo obiettivo o trovare una soluzione. Sono incaricati di esaminare, pianificare, eseguire, valutare e riferire su un caso particolare dall'inizio alla fine.
Le responsabilità di un case manager includono:
- Valutare i rischi associati a un particolare incidente, cliente o dipendente prima di registrarlo come caso
- Sviluppare una strategia personalizzata in funzione del risultato desiderato
- Compreso l'aiuto aggiuntivo di altri professionisti aziendali ed esperti in un flusso di lavoro o il collegamento di persone con fornitori di servizi esterni
- Tenere traccia dei tempi, delle pietre miliari e degli aggiornamenti generali dello stato di un caso
- Valutazione dell'esito di un caso e creazione di report per l'azienda
Quali sono alcuni casi d'uso per la gestione dei casi?
Tre stili di lavoro sono emersi come particolarmente adatti per una strategia di gestione del caso. Tra questi ci sono, ma non limitati a:
- Gestione investigativa dei casi
- Gestione delle richieste di servizio
- Gestione degli incidenti
La mia azienda richiede un sistema di gestione dei casi?
Per rispondere a questa domanda, pensa e chiediti:
- Quali sono le attuali procedure di gestione dei casi nella vostra organizzazione?
- Offrono ai tuoi dipendenti esperti la libertà e la flessibilità di cui hanno bisogno per servire i tuoi clienti nel miglior modo possibile?
- Il tuo personale ha accesso a una visione completa di tutti i dati necessari per portare a termine il proprio compito, consentendo loro di affrontare i problemi?
Se la risposta è NO, in quella situazione, potresti prendere in considerazione l'utilizzo di un software per la gestione dei casi.
Conclusione
Un buon sistema di gestione dei casi aiuta le aziende ad avere successo in tutti gli aspetti aziendali. Senza la gestione dei casi nella tua azienda, potresti avere battute d'arresto e la tua azienda potrebbe non crescere. Tuttavia, per evitarlo, è necessario disporre di un buon sistema di gestione dei casi. Questo articolo parla del "sistema di gestione dei casi".
Domande frequenti sui sistemi di gestione dei casi
Quanti modelli di case management esistono?
Per le organizzazioni non profit, ci sono tre principali modelli di gestione dei casi ombrello e sette sottomodelli totali. È fondamentale che qualsiasi azienda li consideri e determini in che modo ognuno potrebbe influire sul benessere generale dei propri clienti.
Quali sono i 6 compiti principali della gestione dei casi?
- Selezione.
- Valutare.
- Valutazione del rischio
- Planning.
- Implementazione.
- Valutazione del risultato.
Come coinvolgi i clienti nella gestione dei casi?
Incoraggiare il cliente a fissare obiettivi per se stesso. Considera i risultati sia a breve che a lungo termine. Assicurati di non spingere i tuoi obiettivi o quelli della tua agenzia sul cliente, ma piuttosto di incoraggiarlo a perseguire i propri.
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Riferimenti
