Nel mondo degli affari esistono best practice, procedure operative standard e molti tipi di processi. I processi aiutano a mantenere l'ordine e forniscono regole per un flusso di lavoro continuo. Sono ciò che fa funzionare le aziende.
La gestione dei processi aziendali (BPM) è uno degli strumenti più importanti che un'azienda può utilizzare. Continua a leggere per imparare tutto ciò che devi sapere su di esso, inclusa la sua definizione, molti tipi, vantaggi e applicazioni.
Che cos'è la gestione dei processi aziendali (BPM)?
Business Process Management (BPM) è un insieme di strumenti e soluzioni BPM che aiutano le organizzazioni a raggiungere l'agilità attraverso l'automazione, la gestione e l'ottimizzazione dei processi. Lo scopo della tecnologia BPM è promuovere il miglioramento continuo, la scalabilità e l'efficienza operativa in un'organizzazione analizzando, ottimizzando e migliorando i processi aziendali end-to-end per raggiungere obiettivi aziendali strategici, come il miglioramento del framework dell'esperienza del cliente.
La gestione dei processi aziendali (BPM) è anche definita come una disciplina organizzativa in cui una società fa un passo indietro ed esamina tutti questi processi individualmente e collettivamente. Valuta le condizioni presenti e suggerisce aree di miglioramento al fine di creare un'organizzazione più efficiente ed efficace.
Ogni dipartimento di un'azienda ha il compito di trasformare alcune materie prime o dati in qualcos'altro. Ogni reparto può essere responsabile di una dozzina o più procedure di base.
Cosa non è il BPM
- Gestione dei processi aziendali Il BPM non è un software. Sono disponibili strumenti BPM per assistere nell'implementazione di processi aziendali standard e automatizzati. HappyFox Workflows, ad esempio, aiuta le aziende ad automatizzare processi aziendali complessi, in più passaggi e ripetitivi. BPM, d'altra parte, non è un prodotto software in sé e per sé.
- La gestione delle attività non è BPM. Task o Project Management è la gestione o l'organizzazione di un gruppo di attività. Software di gestione dei progetti come Microsoft Project, Jira, Asana o Trello possono aiutare nella gestione di attività e progetti ad hoc. La gestione dei processi aziendali, d'altra parte, si occupa principalmente di procedure ricorrenti e continue che aderiscono a uno schema prevedibile o alla gestione dei processi.
Cosa fa la gestione dei processi aziendali?
Procedure aziendali inadeguate possono causare scompiglio se lasciate disorganizzate e non sistematizzate. Gli individui percepiscono solo una piccola parte di un processo più ampio. Poche persone possono scansionare e vedere le conseguenze complete di un processo aziendale, incluso dove inizia e finisce, i dati importanti richiesti ed eventuali colli di bottiglia e inefficienze.
I processi caotici e non gestiti danneggiano le aziende e provocano uno o più dei seguenti scenari:
- Tempo sprecato
- Altri errori
- Maggiore colpevolezza
- Scarsità di dati
- Dipendenti insoddisfatti
Le organizzazioni possono migliorare i propri processi utilizzando la gestione dei processi aziendali e garantendo che tutte le operazioni vengano eseguite senza intoppi.
Fasi del ciclo di vita di BPM per la gestione dei processi aziendali
Passaggio n. 1: progettazione
La maggior parte dei processi contiene un modulo per la raccolta dei dati e un flusso di lavoro per l'elaborazione dei dati. Crea il tuo modulo e decidi chi sarà responsabile di ogni attività nel flusso di lavoro.
Passaggio n. 2: creare un modello
Creare una rappresentazione grafica della procedura. Correggi dettagli come scadenze e condizioni per fornire un quadro chiaro della sequenza di eventi e del flusso di dati durante il processo.
Passaggio n. 3: prova
Eseguire la procedura testandola prima con un piccolo gruppo e poi estendendola a tutti gli utenti. Assicurati che le informazioni critiche siano accessibili solo a chi ne ha bisogno.
Passaggio 4: tieni d'occhio le cose.
Tieni d'occhio il processo mentre avanza attraverso la pipeline. Per garantire il successo del monitoraggio dei processi, utilizzare le metriche corrette per valutare i progressi, quantificare l'efficienza e individuare i colli di bottiglia dei processi.
Passaggio n. 5: migliora
Notare eventuali modifiche che devono essere apportate al modulo o alla procedura per renderle più efficienti durante l'esame. Prendere in considerazione i passaggi per migliorare i processi aziendali.
Best practice per la gestione dei processi aziendali
Nel corso del tempo sono emerse diverse best practice per il BPM, che è un complicato metodo di miglioramento dei processi. Le organizzazioni possono utilizzare le seguenti linee guida per gestire in modo efficiente i propri processi aziendali:
#1. Stabilire scopi e obiettivi specifici.
È fondamentale identificare i risultati desiderati di un processo aziendale e garantire che il processo sia allineato con gli obiettivi generali dell'organizzazione.
#2. Includere le parti interessate nel processo.
Coinvolgere le principali parti interessate nella progettazione e nell'amministrazione dei processi aziendali può aiutare a garantire l'acquisizione e il supporto dei processi.
#3. Documentazione e analisi del processo
La documentazione dei processi aziendali può aiutare le aziende a capire come funzionano le cose, identificare opportunità di miglioramento e misurare i progressi nel tempo.
#4. Utilizzare approcci di modellazione dei processi.
Diagrammi di flusso e BPMN sono due esempi di approcci di modellazione dei processi che possono aiutare le aziende a vedere e comprendere i propri processi, nonché a identificare possibili colli di bottiglia e inefficienze.
#5. Monitorare e valutare costantemente le prestazioni del processo
Le organizzazioni dovrebbero monitorare e misurare regolarmente le prestazioni dei loro processi aziendali, utilizzando queste informazioni per rilevare e affrontare eventuali errori o difficoltà.
#6. Investi in tecnologia per automatizzare e ottimizzare le operazioni.
Le organizzazioni possono utilizzare l'automazione e la tecnologia per semplificare e migliorare i propri processi, riducendo la domanda di lavoro manuale e aumentando la produttività.
#7. Promuovere una cultura di costante sviluppo.
Promuovere una cultura del miglioramento continuo può aiutare le aziende a rimanere agili e adattive, oltre a garantire che i loro processi siano in continua evoluzione per soddisfare le mutevoli esigenze.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di Business Process Management?
Il Business Process Management aiuta le organizzazioni a muoversi verso la trasformazione digitale totale e a raggiungere obiettivi organizzativi più ampi. Ecco alcuni dei principali vantaggi dell'implementazione del BPM nella tua azienda:
#1. Maggiore agilità aziendale:
Per stare al passo con le condizioni del mercato, le procedure aziendali di un'organizzazione devono essere modificate e ottimizzate. Il BPM consente alle aziende di interrompere i processi aziendali, apportare modifiche e riavviarli. La modifica, il riutilizzo e l'adattamento dei flussi di lavoro consente ai processi aziendali di diventare più reattivi e fornisce all'azienda informazioni migliori sugli effetti delle modifiche ai processi.
#2. Minori costi e maggiori ricavi:
Una soluzione di gestione dei processi aziendali elimina i colli di bottiglia, con conseguenti significativi risparmi sui costi nel tempo. Ciò può comportare tempi di consegna più brevi per le vendite dei prodotti, offrendo ai clienti un accesso più rapido a servizi e prodotti e portando a un aumento delle vendite e dei ricavi. Le soluzioni BPM possono anche allocare e tenere traccia delle risorse per ridurre gli sprechi, ridurre i costi e aumentare i ricavi.
#3. Maggiore efficienza:
L'integrazione dei processi aziendali ha il potenziale per migliorare l'efficienza dei processi dall'inizio alla fine; con le informazioni corrette, i responsabili del processo possono monitorare da vicino i ritardi e fornire risorse aggiuntive secondo necessità. L'automazione e l'eliminazione delle attività ripetitive contribuiscono a una maggiore efficienza nel processo aziendale.
#4. Maggiore visibilità:
Il software BPM consente l'automazione monitorando anche importanti parametri delle prestazioni in tempo reale. Questa maggiore apertura porta a una migliore gestione e alla capacità di adeguare in modo efficace strutture e procedure monitorando al contempo i risultati.
#5. Conformità, sicurezza e protezione:
Un BPM completo garantisce che le aziende aderiscano agli standard e seguano la legge. Registrando correttamente le procedure e semplificando la conformità, BPM può anche migliorare le misure di sicurezza. Di conseguenza, le aziende possono sollecitare i propri dipendenti a proteggere le risorse aziendali, come le informazioni private e le risorse fisiche, da abusi, perdite o furti.
Quando le organizzazioni dovrebbero implementare la gestione dei processi aziendali?
Di seguito sono riportati alcuni esempi di processi aziendali in cui l'implementazione del BPM produrrà un ROI elevato.
- I processi dinamici richiedono modifiche alla conformità normativa, come un cambiamento nella gestione delle informazioni dei consumatori in risposta ai cambiamenti nella legislazione finanziaria o sulla privacy.
- Processi aziendali complessi richiedono coordinamento e orchestrazione tra più unità aziendali, divisioni, reparti funzionali o gruppi di lavoro.
- Processi mission-critical misurabili che migliorano direttamente un indicatore di prestazioni critiche.
- Procedure aziendali che richiedono l'utilizzo di una o più app legacy per essere completate.
- Le procedure aziendali presentano eccezioni che devono essere gestite manualmente e/o in modo tempestivo.
Quali sono i diversi tipi di gestione dei processi aziendali?
I sistemi BPM sono classificati in base allo scopo a cui servono. Le tre categorie di gestione dei processi aziendali sono le seguenti:
#1. BPM incentrato sull'integrazione
Senza molto intervento umano, questo tipo di sistema di gestione dei processi aziendali gestisce le procedure che in gran parte rimbalzano tra i sistemi esistenti (ad esempio, HRMS, CRM, ERP). Le soluzioni di gestione dei processi aziendali incentrate sull'integrazione offrono diversi connettori e accesso API per consentire la creazione di processi in rapida evoluzione.
#2. BPM incentrato sull'uomo
Il BPM incentrato sull'uomo si riferisce a processi che sono prevalentemente svolti da esseri umani. Questi hanno spesso numerose approvazioni e doveri completati da persone. Queste soluzioni eccellono nel fornire un'interfaccia user-friendly, notifiche semplici e tracciamento rapido.
#3. BPM incentrato sui documenti
Quando un documento (ad esempio, un contratto o un accordo) è al centro del processo, queste soluzioni di gestione dei processi aziendali sono necessarie. Consentono di instradare, formattare, verificare e firmare le attività mentre procedono nel flusso di lavoro.
La maggior parte dei sistemi di gestione dei processi aziendali sarà in grado di combinare componenti di tutti questi elementi, anche se ognuno di essi si specializzerà in genere in un'area.
Esempi di gestione dei processi aziendali
#1. Risorse Umane
Hai mai pensato che la procedura di onboarding della tua azienda fosse eccessivamente contorta e caotica? Il tuo dipartimento delle risorse umane sta costringendo i candidati a compilare moduli cartacei che li affaticano? Ciò è dovuto alla mancanza di comprensione da parte del dipartimento delle risorse umane della premessa del Business Process Management (BPM).
L'utilizzo della gestione dei processi aziendali consente di automatizzare le operazioni delle risorse umane dall'inizio alla fine, risparmiando denaro, tempo e moduli cartacei. Ecco alcuni esempi di come la gestione dei processi aziendali può aiutare il reparto risorse umane a migliorare i propri processi:
- Approva più rapidamente le schede attività dei dipendenti.
- Integra facilmente i nuovi dipendenti
#2. Saldi
Nella maggior parte delle aziende, il team di vendita dedica molto tempo a coordinarsi con il team di contabilità clienti (AR) per ottenere la liquidazione delle fatture di vendita. Anche piccoli errori nella fatturazione possono far deragliare la carriera dei venditori. È qui che entra in gioco la gestione dei processi aziendali, perché automatizza il processo di approvazione delle fatture, eliminando la possibilità di errori manuali e chiarimenti avanti e indietro tra venditori e team AR.
Ecco alcuni esempi di come la gestione dei processi aziendali può aiutare il reparto vendite a semplificare i propri processi:
- Riduci la durata dei flussi di lavoro del tuo ciclo di vendita.
- Preventivi e fatture devono essere inviati in tempo.
# 3. Finanza
Ogni giorno, un team finanziario è inondato di moduli cartacei ed e-mail poiché tutto ciò che riguarda il denaro deve passare attraverso di loro. Ad esempio, se il team di asset management desidera acquistare 50 computer, trasmette l'offerta del fornitore al team finanziario per l'approvazione. Questo è solo un esempio.
Considera quante e-mail e moduli cartacei ricevono da più team su base giornaliera. È difficile per loro gestire tutto ciò senza un sistema in atto. Gestiscono tutto questo con il software Business Process Management (BPM). Ecco due esempi nel dipartimento finanziario in cui la gestione dei processi aziendali è utile:
- Le richieste di viaggio possono essere approvate con un solo clic.
- Crea flussi di lavoro su misura per condizioni specifiche.
Automazione della gestione dei processi aziendali (BPM).
Il software BPM professionale che incorpora le migliori tecnologie come RPA, intelligenza artificiale e process mining, oltre alla pura modellazione dei processi, è una base elementare per l'automazione completa dei processi aziendali, che è una componente fondamentale del passaggio al digitale. Gli strumenti di Process Mining, ad esempio, scoprono presto il potenziale di automazione e ottimizzazione consentendo una trasparenza obiettiva tramite valutazioni di processo basate su strumenti.
Robotic Process Automation (RPA) è una tecnica per automatizzare i flussi di lavoro facendo in modo che robot software si occupino di faccende monotone. Gli strumenti RPA consentono la creazione di materiale strutturato per questo scopo, nonché la configurazione di bot software per condurre transazioni e comunicare con altri sistemi digitali.
L'applicazione di queste nuove tecnologie si traduce in significativi vantaggi competitivi come una maggiore velocità del processo, risparmi sui costi, una migliore qualità del processo e un utilizzo più efficiente della manodopera. Tuttavia, per evitare di automatizzare attività inutili, il modello di processo dovrebbe essere valutato in modo olistico, con soluzioni di automazione specifiche del processo applicate piuttosto che singoli bot autonomi.
Ogni tecnologia di gestione dei processi aziendali competente dovrebbe contenere le seguenti caratteristiche:
Ora che hai capito perché è necessario un sistema BPM, ecco un elenco delle qualità che dovrebbe avere un buon sistema di gestione dei processi aziendali.
- Applicazione per la creazione di diagrammi di processi visivi
- Designer di moduli con funzionalità di trascinamento della selezione
- Controllo degli accessi in base ai ruoli
- Supporto per dispositivi mobili
- Funzionalità di amministratore estremamente potenti
- SSO (accesso singolo)
- Compatibilità con i sistemi software esistenti
- Analisi e rapporti
- Grandi prestazioni della base di utenti
- Metriche delle prestazioni per il processo
Il BPM assomiglia al Task o al Project Management?
La gestione dei processi aziendali non è la stessa cosa della gestione delle attività (che si concentra su singole attività) o della gestione dei progetti (che si occupa di flussi una tantum o irregolari).
La gestione delle attività è il processo di organizzazione o organizzazione di un gruppo di azioni che derivano da un progetto. Questi impegni sono spesso una tantum e non ripetitivi. Il software di gestione dei progetti come "Microsoft Project" viene utilizzato quando questi progetti sono ben organizzati, come nei lavori di costruzione. Trello, Asana e Kissflow Project sono tutti strumenti eccellenti per la gestione delle attività in progetti ad hoc.
La gestione dei processi aziendali è più interessata ai processi ripetitivi e continui che seguono uno schema prevedibile, rispetto alla gestione dei processi.
Conclusione
I processi aziendali suscettibili di automazione sono spesso quelli che vengono attivati da un evento specifico. Ad esempio, l'invio di una nota spese può avviare una sequenza predefinita di eventi che culmina con il dipendente che riceve un compenso sul proprio conto bancario.
Al contrario, la gestione dei processi aziendali (BPM) è un metodo sistematico per migliorare le operazioni aziendali. Quando viene implementato con successo, tutti capiscono come possono aiutare l'organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi. Ciò porta a un team più felice e produttivo, che porta a clienti più felici, maggiori ricavi e minori costi.
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Riferimenti
