Al giorno d'oggi, la maggior parte delle persone utilizza mezzi elettronici, come e-mail, messaggi di testo e social media, per conversare tra loro. Prendersi il tempo per mettere nero su bianco e assicurarsi che la tua lettera commerciale segua uno stile standard può sembrare arcaico, ma è più importante che mai per gli imprenditori. Una lettera commerciale ben scritta può aiutarti a esprimere il tuo punto di vista, sia che tu stia incoraggiando qualcuno a leggere un rapporto, presentandoti a un possibile cliente o mostrando gratitudine. Le lettere scritte sono ancora essenziali per la strategia di comunicazione di qualsiasi piccolo imprenditore. In questo pezzo, ti mostreremo il formato di come scrivere una lettera commerciale.
Cos'è una lettera commerciale?
Una lettera commerciale è una lettera formale scritta in tono professionale e inviata da un'azienda all'altra. Queste lettere possono essere utilizzate per comunicare in modo professionale con clienti, dipendenti, parti interessate e altre persone. Gli individui possono anche usarli.
Una lettera commerciale ben scritta può distinguersi, sia che tu stia cercando di informare un potenziale cliente sul tuo prodotto, collaborare con un'altra azienda, invitare qualcuno a partecipare al tuo evento o consegnare un messaggio di ringraziamento. Tuttavia, scrivere una lettera commerciale è indice di professionalità e raffinatezza; tuttavia, può essere uno sforzo laborioso se non si ha familiarità con l'idea comunicata nella lettera.
In effetti, l'idea stessa di lettere commerciali può sembrarti antiquata e straniera.
Potresti trovarti a chiederti se qualcuno usa ancora carta intestata elegante e una semplice busta bianca. Forse è solo una cosa del passato, con e-mail e sms.
Inoltre, non si può negare che la tradizionale scrittura di lettere ha ancora uno scopo importante nel mondo degli affari di oggi. In media, secondo una ricerca, un impiegato riceve 100 e-mail al giorno.
Ciò indica che l'invio di una lettera alla casella di posta di qualcuno piuttosto che alla sua casella di posta elettronica aumenta la probabilità che la sua lettera venga letta. Una lettera commerciale ben scritta può aiutarti a distinguerti dalla massa, sia che tu stia cercando di informare un potenziale cliente sul tuo prodotto, collaborare con un'altra azienda, invitare qualcuno a partecipare al tuo evento o semplicemente esprimere gratitudine.
Quali sono i tipi di Lettere commerciali?
La corrispondenza commerciale, o "lettere commerciali", è all'ordine del giorno. Facilitano la capacità dell'organizzazione di far comprendere e documentare le sue interazioni con parti esterne. In genere, le società inviano lettere ad altre società. Tuttavia, può anche essere consegnato a un cliente o a un fornitore. La giornata di un'azienda è piena di scrittura di una lettera commerciale in un'ampia varietà di stili.
Una lettera commerciale di solito segue un formato standard in modo che sia chiara e facile da leggere. Devi conoscere e seguire questo schema se vuoi comunicare bene e mantenere un aspetto professionale. La reputazione di un'azienda è rappresentata in ogni tipo di comunicazione che invia. Ecco perché devi assicurarti che le tue lettere commerciali siano adeguatamente preparate. Ecco i tipi di lettere commerciali:
#1. Lettere di vendita
È sicuro affermare che le lettere di vendita sono lo stile di lettera commerciale più tipico. Lo scopo di queste lettere è parlare alla persona della tua attività e incoraggiarla a fare qualcosa.
Per questo motivo, la riga di apertura di una lettera di vendita è così cruciale per avere un impatto. Puoi fare un'affermazione forte o fare riferimento a statistiche pertinenti. La maggior parte delle volte, una lettera di vendita presentava un prodotto o un servizio a persone che non l'avevano mai usato prima. Pertanto, seguire il formato corretto per una lettera commerciale è fondamentale.
Fattori da considerare durante la composizione di una lettera di vendita:
- Crea un primo paragrafo accattivante.
- Inserisci un invito all'azione convincente che spieghi cosa speri faccia il cliente.
- Mantenere brevità e chiarezza.
#2. Lettere di raccomandazione
Una lettera di raccomandazione viene scritta da un professionista su un altro professionista per confermare le sue capacità e l'etica del lavoro. Questa lettera è anche nota come lettera di referenze. Una lettera di referenze potrebbe aiutare qualcuno a trovare un lavoro, entrare all'università o essere preso in considerazione per un'altra opportunità professionale.
I seguenti sono componenti di una forte lettera di raccomandazione:
- Rilevanza del suggerimento: al fine di stabilire la credibilità dello scrittore, le lettere di raccomandazione dovrebbero dettagliare il legame dell'autore con il richiedente. Le lettere di raccomandazione sono in genere scritte da qualcuno che conosce bene il candidato, come un collega, un supervisore, un mentore o un istruttore.
- Esame delle competenze del candidato: in genere, la raccomandazione stessa occupa la maggior parte della lettera e fornisce dettagli specifici sulle qualifiche, le qualità personali, le aspirazioni di carriera e l'idoneità del candidato per il posto a portata di mano. Pertanto, è importante che le qualifiche professionali qui riportate siano direttamente applicabili alla posizione o al corso di studi consigliato.
- Esempi: l'autore dovrebbe fornire esempi concreti della competenza dimostrata dal candidato durante il tempo trascorso a lavorare insieme. Da questi dati è possibile ottenere informazioni sulla buona influenza del candidato sui colleghi e sui precedenti datori di lavoro.
- Sommario e conclusione: il paragrafo di chiusura di una lettera di raccomandazione dovrebbe ribadire le qualifiche del candidato e fornire al lettore le informazioni di contatto dello scrittore.
#3. Lettere di reclamo
Una lettera commerciale di questo tipo esprime malcontento per un servizio o un bene, come suggerisce il nome. È facile lasciare che le tue emozioni abbiano la meglio su di te mentre parli di un servizio o prodotto scadente. Una lettera di reclamo dovrebbe essere scritta in modo professionale e chiaro. Vuoi che la tua lettera si distingua e renda facile per il destinatario rispondere positivamente, quindi assicurati di farlo.
Inoltre, il destinatario sarà più propenso ad assisterti se mostri empatia per lui nella tua lettera.
Suggerimenti per creare una lettera di reclamo efficace:
- Concentrati sul risultato finale mentre scrivi la lettera.
- Parla con fermezza ma educatamente.
- Presta attenzione a ciò che stai vendendo. Non usare la lettera come piattaforma per attaccare lo scrittore.
- Essere solidale con l'altra persona può aiutarti a risolvere più rapidamente il tuo problema.
#4. Lettere di dimissioni
Se vuoi lasciare il tuo attuale lavoro, è buona educazione dare un preavviso scritto al tuo datore di lavoro. Alcune aziende accetteranno un avviso verbale di dimissioni, ma la maggior parte vorrà che tu scriva e invii una lettera commerciale come prova che hai lasciato il tuo lavoro.
I seguenti sono elementi comuni da menzionare in una lettera di dimissioni:
- Spiegazione dei motivi dell'abbandono del rapporto di lavoro: Dichiarare formalmente le proprie dimissioni dalla società nel primo paragrafo di questa lettera.
- Motivo dell'abbandono: a seconda delle circostanze, potresti voler far sapere al tuo datore di lavoro il motivo dell'abbandono. Accettare un nuovo lavoro, tornare a scuola o trasferirsi da qualche altra parte sono tutti esempi.
- Date: indicare chiaramente il giorno di fine rapporto di lavoro e la data di consegna della lettera. La tua azienda sarà in grado di pianificare meglio la tua partenza e trovare un sostituto se intraprendi questa azione.
- Gratitudine: un'opzione è esprimere gratitudine al proprio ex datore di lavoro per l'esperienza e le conoscenze acquisite sul posto di lavoro. Questo è un atto di professionalità che può aiutarti in futuro quando potresti aver bisogno di un rinvio dal tuo datore di lavoro.
#5. Lettera di scuse
Gli esseri umani sono responsabili della gestione delle imprese e gli esseri umani sono fallibili. È fondamentale per il futuro successo dell'azienda che questo errore venga riconosciuto e corretto. Fai la prima mossa nella tua lettera dicendo: "Mi sbagliavo". Quindi, scusati sinceramente e spiega cosa farà la tua azienda per prevenire errori futuri. Al termine della lettera, ripeti la tua richiesta di perdono.
Quando crei la tua lettera di scuse, tieni a mente quanto segue:
- Ammetti i tuoi difetti.
- Oltre a inviare una lettera di scuse, dovresti considerare di fare ammenda di persona.
- La lettera dovrebbe contenere una sincera espressione di rammarico.
- Specificare le modifiche o le alterazioni che verranno implementate.
#6. Lettere di licenziamento
Una lettera di licenziamento è un mezzo appropriato ed efficiente per terminare il rapporto di lavoro di un dipendente. "Lettera di risoluzione" è un termine generico per lettere come lettere di separazione, avvisi di cessazione del rapporto di lavoro e lettere che risolvono i contratti.
Quando scrivi una lettera di risoluzione, assicurati di includere quanto segue:
- Notifica della data di cessazione: a questo punto, è necessario fornire al dipendente l'avviso di cessazione e la data di cessazione effettiva. Questo evita qualsiasi malinteso e dà al lavoratore il tempo di prepararsi per il licenziamento.
- Motivi di licenziamento: evitare qualsiasi malinteso mantenendo chiara e veritiera la giustificazione per il licenziamento involontario del dipendente. Fornisci esempi a sostegno delle tue affermazioni quando possibile.
- Retribuzione e benefici futuri: Successivamente, delinea qualsiasi indennità di licenziamento o altri vantaggi che otterranno dopo aver lasciato la loro posizione. Ciò può includere stipendio, indennità per ferie o altri benefici dovuti ma non ricevuti. Informali di ciò che accadrà anche alla loro assistenza sanitaria, assicurazione sulla vita e conti pensionistici. Ricorda loro eventuali accordi che hanno firmato durante il processo di onboarding, come un accordo di non divulgazione o altri documenti che potrebbero influire sulla loro retribuzione e sul pagamento dei benefici.
- Fasi successive: in conclusione, si prega di descrivere in dettaglio le fasi successive del dipendente. Informare il dipendente di qualsiasi proprietà aziendale, come un telefono cellulare, un laptop, chiavi, badge identificativi e pass per il parcheggio, che è tenuto a restituire. Quindi, assicurati che sappiano come mettersi in contatto con il loro rappresentante delle risorse umane se hanno ulteriori dubbi sulla loro retribuzione, sui benefici o sulla lettera stessa.
Formato di una lettera commerciale
C'è un'ampia varietà di corrispondenza commerciale che potresti incontrare nel corso del tuo lavoro. Lettere di accompagnamento, lettere di raccomandazione e tutto il resto possono trarre vantaggio da una lettera commerciale ben scritta. Se vuoi essere più persuasivo nella tua scrittura, conoscere la struttura e il formato di una lettera commerciale ti aiuterà. Quello che segue è un formato di lettera commerciale.
#1. le sue informazioni di contatto
Il formato standard della lettera commerciale include l'indirizzo del mittente nella parte superiore. Se non utilizzi la carta intestata, il tuo indirizzo dovrebbe essere scritto sulla prima riga della tua lettera, sopra la data. Se vuoi che la lettera sia chiusa correttamente, il nome e il titolo del mittente saranno già alla conclusione. Sono richiesti solo il numero civico, la città e il CAP. Ecco un esempio di come presentare i tuoi dati di contatto:
#2. L'appuntamento
La data in cui è stata scritta la lettera è inclusa nella riga della data. Se la tua lettera richiede più giorni per essere scritta, tuttavia, includi la data in cui è stata finalmente completata nella riga della data. Utilizza il formato della data americano quando comunichi con le aziende americane. (Il mese viene prima negli Stati Uniti quando si scrive una data. L'undici giugno 2001, per esempio.)
Inoltre, a due pollici dall'alto della pagina, annota la data. Giustifica a sinistra la data o la scheda al centro della pagina e digitala, a seconda del formato della lettera che stai utilizzando. Quest'ultimo richiede che l'indirizzo del mittente sia giustificato a destra sulla carta intestata.
#3. L'indirizzo e il numero di telefono del destinatario
Dovresti mettere uno spazio vuoto dopo la data su una lettera commerciale. I dati del destinatario devono essere inseriti in una nuova riga. Usa questo formato di esempio per presentare i loro dati:
All'attenzione di [nome], [cognome], [accreditamento/i o titolo/i],
Puoi contattarmi a [numero di telefono], [indirizzo email], [città], [stato] e [codice postale].
#4. Saluto di apertura
Includere lo stesso nome completo e titolo dell'indirizzo interno. Usa solo il nome se conosci il destinatario e normalmente ti riferiresti a lui con quel nome (ad esempio, "Cara Maria"). In tutti gli altri casi utilizzare titolo personale e cognome/cognome separati da due punti. Dopo il saluto, salta una riga.
Se non conosci il sesso della persona, usa un saluto neutro, come il suo titolo di lavoro e poi il suo nome. Se non sai di che sesso è la persona, puoi anche usare il suo nome completo come saluto.
#5. Il corpo
Se stai utilizzando il formato blocco o blocco modificato, azzera l'intera lettera e allinea i paragrafi a sinistra. Dovresti inserire una riga vuota tra ogni paragrafo. Sii consapevole della necessità di brevità durante la stesura di una lettera commerciale. Pensa di iniziare con un caloroso saluto e poi affermare il tuo punto principale direttamente nel primo paragrafo. Il prossimo paragrafo dovrebbe iniziare a spiegare perché l'argomento principale è così cruciale. Continua la giustificazione nei paragrafi seguenti fornendo contesto e prove. Nell'ultimo paragrafo, dovresti ribadire lo scopo della lettera e, in alcuni casi, chiedere qualcosa.
#6. Saluto di chiusura
Dopo il corpo principale della lettera, è comune lasciare un paragrafo vuoto e quindi scegliere un buon saluto di chiusura. Alcuni saluti tipici da usare quando si termina una lettera commerciale sono:
- Cordialmente
- Sinceramente
- Distinti saluti
- Rispettosamente
- Grazie
- Cordiali saluti.
#7. Recinzioni
Includi una riga con la scritta "Allegati" sotto la riga della firma per far sapere al destinatario che ci sono altri materiali, come un curriculum, allegati alla lettera. Un'alternativa è indicare il contenuto della busta nominando ogni singolo pezzo di carta. Ad esempio, se hai inviato un gran numero di documenti e vuoi assicurarti che il destinatario li legga tutti, potresti voler fornire un elenco dei loro nomi. Inoltre, leggi LETTERA DI SOSTEGNO: Come scrivere una lettera di sostegno.
Quali sono le parti di una lettera commerciale?
Sebbene molti tipi diversi di lettere abbiano requisiti di formattazione e presentino contenuti diversi, la maggior parte delle lettere commerciali condivide alcuni elementi comuni. Ecco parti di una lettera commerciale.
- Contattaci
- Linea tematica
- Saluto/saluti
- Introduzione
- Informazioni dettagliate
- Conclusione
- Firma.
Come scrivere una lettera commerciale
Tuttavia, le lettere sono ancora un mezzo di comunicazione vitale nel settore degli affari. Scrivere una lettera di presentazione impressionante può aiutarti a essere assunto. E avrai bisogno di una proposta allettante per convincere qualcuno a parlare all'evento della tua azienda.
I professionisti spesso non capiscono quanto siano importanti le lettere commerciali ben scritte perché pensano che questo tipo di comunicazione sia antiquato. Per questo motivo, la maggior parte delle persone non può nemmeno crearne uno semplice. Ecco alcuni suggerimenti su come scrivere una lettera commerciale:
- Includere la data e il nome, l'azienda e l'indirizzo del destinatario.
- L'uso di "Caro" o un altro saluto formale dimostra che stai prendendo sul serio te stesso e il tuo lavoro.
- Crea una prefazione accattivante.
- Spiega perché stai scrivendo nel corpo principale della lettera.
- Il tuo messaggio dovrebbe concludersi con una chiara richiesta di qualche tipo di azione.
- Usa una conclusione formale, come "Cordiali saluti", per mostrare professionalità.
- Si prega di apporre fisicamente la propria firma sulla lettera.
- Inserisci le tue informazioni di contatto, inclusi nome, indirizzo postale, numero di telefono e indirizzo e-mail.
Qual è lo scopo principale di una lettera commerciale?
Le lettere commerciali sono generalmente utilizzate per trasmettere informazioni, dare indicazioni, porre domande, effettuare richieste, restituire pagamenti, emettere ordini, dare consigli, apportare correzioni o porre nuove domande. Per riassumere, una lettera commerciale serve principalmente a: L'obiettivo principale di qualsiasi lettera commerciale formale è fornire informazioni relative alle operazioni della società.
Conclusione
Qui in questo articolo imparerai i dettagli della creazione di una lettera commerciale professionale. Una volta imparati i molti tipi di lettere commerciali ei diversi formati per scriverli, sarai in grado di creare una lettera professionale ogni volta che l'occasione lo richiede. Scrivere lettere professionali è un gioco da ragazzi se impari il formato standard di una lettera commerciale.
Ora sai quando è necessario comporre diversi tipi di lettere commerciali. In questo caso, puoi fare buon uso della tua calligrafia.
Domande frequenti sulle lettere commerciali
Qual è lo scopo di una lettera commerciale?
- Completa un affare
- Creazione della domanda
- Espansione dell'attività
- Instaurazione della relazione
- Risolvere problemi
Quali caratteristiche definiscono una lettera commerciale?
- La durata di questo è trascurabile.
- Dritto al punto. Rende i suoi punti ovvi e incoraggia ulteriori azioni da parte del lettore.
- Mostra cortesia.
- Il tono è piuttosto serio in tutto il pezzo.
- È privo di errori.
Quindi, perché abbiamo bisogno di lettere commerciali e cosa fanno?
Esiste un'ampia varietà di scopi per scrivere una lettera commerciale, inclusa la richiesta di informazioni o l'azione da parte del destinatario, effettuare un ordine con un venditore, correggere l'incomprensione del destinatario, fornire una risposta immediata, esprimere rammarico per un'offesa o esprimere buona volontà.
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