Adottare un tipo efficace di comunicazione aziendale è uno dei modi più semplici per aumentare guadagni e morale. Sfortunatamente, non è così semplice come sembra.
Grazie alla tecnologia odierna, la comunicazione aziendale sta cambiando. Anche se non è così formale come una volta, mantenendo a tono professionale è ancora fondamentale per proiettare l'immagine corretta per la tua azienda. Si tratta anche di promuovere una comunicazione aperta e produttiva all'interno dell'organizzazione.
La forma di comunicazione appropriata può aumentare la produttività del personale, semplificare i processi e aumentare il morale generale in un'organizzazione. Questo articolo offre un corso accelerato sullo sviluppo di una buona comunicazione verbale e non verbale nella tua azienda al fine di entrare in contatto con i clienti e promuovere discussioni interne più produttive. Esamineremo anche i diversi tipi e metodi di comunicazione aziendale per una comunicazione efficace.
Che cos'è la comunicazione d'impresa?
Le comunicazioni commerciali si riferiscono allo scambio di informazioni tra dipendenti sia all'interno che all'esterno di un'organizzazione.
Una comunicazione aziendale efficace si riferisce al modo in cui dipendenti e management si collegano tra loro per ottenere risultati obiettivi organizzativi e diventare più allineati con i valori aziendali fondamentali. Quindi, il suo obiettivo principale è migliorare le pratiche organizzative, rimuovere i silos, tenere le persone informate e ridurre gli errori.
Il successo e la crescita di ogni organizzazione dipendono da una comunicazione aziendale efficace. La comunicazione aziendale, a differenza della comunicazione quotidiana, è solitamente orientata agli obiettivi.
Nonostante ciò, la ricerca rivela che il 60% dei professionisti della comunicazione interna non tiene traccia delle comunicazioni interne.
Affinché un'impresa aziendale abbia successo, tutte le regole dell'azienda, valori aziendali fondamentali, le normative e le politiche devono essere trasmesse ai dipendenti sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione.
Tipi di comunicazione aziendale
Le comunicazioni commerciali sono classificate in quattro tipi.
# 1. Comunicazione interna verso l'alto
La comunicazione aziendale interna verso l'alto si verifica quando un subordinato comunica con la direzione o un individuo ai vertici della struttura organizzativa. Per avere una vera comprensione del funzionamento dell'azienda, ogni leader dovrebbe consentire alle informazioni di fluire verso l'alto.
Quindi, sondaggi, feedback, moduli e report sono tipi comuni di comunicazione aziendale interna verso l'alto che i dipendenti forniscono ai loro manager o team leader.
Un rapporto di marketing, ad esempio, può includere informazioni come il traffico totale del sito Web, l'interazione con i social media o il totale dei lead creati.
#2. Comunicazione interna verso il basso
La comunicazione interna verso il basso si verifica quando un superiore comunica con uno o più subordinati. Questo tipo di comunicazione aziendale può assumere la forma di una lettera, di un promemoria o di un ordine vocale.
Quando si parla con i dipendenti, i dirigenti dovrebbero mantenere un tono professionale e diretto. Un promemoria su un nuovo processo operativo aziendale, come requisiti di sicurezza e nuove normative, è un esempio di questa forma di comunicazione.
#3. Comunicazione laterale interna
La comunicazione aziendale laterale interna avviene sul posto di lavoro tra i dipendenti. Pertanto, i dipendenti possono connettersi in una varietà di metodi al giorno d'oggi, tra cui chat, messaggi di testo, e-mail e soluzioni software di comunicazione con i dipendenti.
Questo tipo di comunicazione può avvenire all'interno o tra i reparti ed è più comune di altri tipi di comunicazione aziendale. Inoltre, una comunicazione frequente tra i dipendenti è essenziale per il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti.
#4. Comunicazione esterna
La comunicazione commerciale esterna si riferisce a qualsiasi interazione con entità di terze parti come clienti, potenziali clienti, fornitori o partner.
Questo tipo di comunicazione aziendale avviene con una frequenza meno frequente rispetto a tutti gli altri tipi di comunicazioni interne all'azienda.
Metodi di comunicazione aziendale
Quando si tratta di comunicazione aziendale, è vocale o scritta. Inoltre, la comunicazione avviene di persona/faccia a faccia oa distanza. Nessuno di loro è migliore o peggiore per la tua organizzazione da solo; tutto dipende dalle circostanze.
La comunicazione scritta è eccellente per conservare una traccia cartacea delle decisioni e delle attività prese, nonché per sviluppare strategie e piani. Gli incontri verbali consentono la produzione istantanea di idee e un flusso di pensieri più aperto.
Alcune attività hanno un'unica sede. Alcuni hanno uffici in fusi orari diversi. Nel frattempo, altri sono completamente remoti e mancano anche di un luogo fisico (Buffer e Zapier sono ottimi esempi di società indipendenti dalla posizione). Questi sono gli approcci di comunicazione aziendale che si applicano a uno o tutti gli scenari sopra elencati:
# 1. Comunicazione basata su Internet
Ciò include canali di comunicazione aziendale comuni come e-mail e app di messaggistica istantanea (come Slack, Hangouts o persino Nextiva Chat).
I vantaggi di e-mail e messaggi includono la capacità di condurre conversazioni private in un ambiente di lavoro frenetico, nonché di condividere un messaggio con un grande gruppo di persone, da poche a centinaia, allo stesso tempo.
#2. Teleconferenze
I telefoni hanno ridotto la barriera geografica allo svolgimento di riunioni efficaci e frenetiche. Consente uno scambio di idee più efficace grazie alla comunicazione non verbale (tono di voce) rispetto alla comunicazione testuale. I sistemi telefonici cloud hanno il potenziale per migliorare l'onboarding e la cooperazione generale del team.
#3. Videoconferenza
Eccellenti soluzioni di videoconferenza consentono alle persone in aree lontane di tenere riunioni il più vicino possibile alle riunioni di persona. Portano anche le riunioni telefoniche al livello successivo.
#4. Incontri di persona
Le discussioni di persona possono aiutare un'azienda a far avanzare rapidamente le idee. Secondo la ricerca, gli incontri di persona producono più idee di quelli virtuali.
Un'agenda ben pianificata, d'altra parte, è fondamentale per riunioni produttive. Il 46% dei dipendenti raramente o mai lascia una riunione sapendo cosa fare dopo.
#5. Documenti e relazioni ufficiali
La documentazione delle attività che hanno un'influenza su altri individui e dipartimenti è una componente essenziale di un sistema di comunicazione aziendale ben oliato.
Pertanto, la capacità di fare riferimento in qualsiasi momento a un documento scritto diminuisce la possibilità di confusione o contestazione e aggiunge chiarezza alla comunicazione.
#6. pubblicazioni
Gli incontri con i gruppi più grandi sono spesso condotti attraverso presentazioni integrate da report e presentazioni PowerPoint.
Quindi, questi sono eccellenti per presentare nuove idee in un modo che consenta domande e spiegazioni.
#7. Forum di discussione e domande frequenti
Un luogo interno in cui i dipendenti possono fare riferimento alle domande più frequenti su vari argomenti dipartimentali e chiederne di nuove che li aiuteranno a essere più produttivi e anche aggiornati su un argomento.
#8. Questionari
I sondaggi interni e quelli sui clienti sono entrambi ottimi modi per ottenere input e valutazioni su argomenti cruciali. I sondaggi forniscono un ciclo salutare di modifiche supportate dal feedback e aprono anche un canale di contatto a tutti i livelli di un'azienda.
#9. Attività di servizio al cliente
Ciò potrebbe comprendere qualsiasi tipo di azione del servizio clienti. Esempi sono l'assistenza tramite chat dal vivo, i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), il processo di onboarding dei clienti, il feedback dei clienti e altri servizi.
Quindi, la tua prossima domanda logica è probabilmente:
Quali metodi efficaci di comunicazione aziendale richiede la mia azienda?
La risposta è determinata principalmente dalle dimensioni e anche dai desideri della tua azienda. Non esiste una risposta valida per tutti. Una cosa è certa: ti preparerai per il successo se impiegherai solo strategie di comunicazione aziendale efficaci che richiedi e intendi utilizzare.
Come esempio:
Vuoi una bacheca del forum, quindi tu e il tuo team trascorrete settimane a ricercarla e configurarla.
Dopo un po', ti rendi conto che nessuno lo sta usando perché il loro team o i loro documenti forniscono loro risposte più velocemente. Le soluzioni non necessarie ti sono costate tempo e denaro.
Oppure investi in apparecchiature per videoconferenze di alta qualità quando tutto ciò di cui hai veramente bisogno è un sistema telefonico aziendale affidabile per gestire le tue riunioni remote.
La comunicazione basata sul Web sarà utilizzata da tutte le aziende. Tutte le altre modalità, invece, saranno determinate dalle condizioni uniche di ciascuna organizzazione. Prenditi il tempo per analizzare l'importanza di ciascuno per il tuo scenario.
Leggi anche: Piano di continuità aziendale: perché è importante
Perché è importante una comunicazione aziendale efficace?
Ecco i principali motivi per cui la comunicazione aziendale è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda:
# 1. Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti.
Secondo la ricerca di Ragan sul coinvolgimento dei dipendenti, la principale componente di comunicazione interna che si correla statisticamente al modo in cui le persone sono coinvolte nella comunicazione della leadership. I team di comunicazione interna svolgono un ruolo importante nel supportare, istruire e ricordare ai leader la necessità della comunicazione.
#2. Riduce il sovraccarico di posta elettronica
L'e-mail viene utilizzata nelle aziende per una varietà di scopi, tra cui richieste di informazioni, comunicazioni con i dipendenti e feedback, rapporti sullo stato, assegnazione di attività, comunicazioni con clienti e fornitori, inviti a riunioni, distribuzione di documenti, avvisi delle risorse umane su varie attività del team, vantaggi e compleanni auguri.
Secondo Radicati, il lavoratore medio d'affari trascorre il 25% della propria giornata lavorativa in faccende legate alla posta elettronica.
Tuttavia, solo una piccola percentuale delle e-mail che arrivano nella nostra casella di posta richiede la nostra immediata attenzione. Separiamo le email importanti in base al mittente o all'oggetto. Inoltre, molte delle email che riceviamo sono completamente irrilevanti per noi
#3. Aumenta la produttività dei dipendenti
Quattro dipendenti su cinque ritengono che una comunicazione aziendale interna efficiente migliori le proprie prestazioni lavorative.
A causa del sovraccarico di informazioni, i dipendenti spesso perdono tempo a cercare i contenuti di cui hanno bisogno per completare il proprio lavoro.
Inoltre, il dipendente medio trascorre 2.5 ore al giorno alla ricerca di informazioni. Quindi, questo si traduce in un'intera settimana di tempo perso ogni mese per scoprire qualcosa che dovrebbe essere a portata di mano dei dipendenti.
#4. Migliora la comunicazione intra-dipartimentale
È estremamente difficile mantenere comunicazioni interdipartimentali efficaci all'interno delle aziende senza una strategia di comunicazione adeguata.
I dipendenti devono essere in grado di comunicare e collaborare facilmente per essere più produttivi.
Ad esempio, il tuo dipartimento di ricerca deve comunicare con il tuo team di marketing e il tuo ufficio commerciale deve comunicare con il dipartimento IT.
#5. Migliora la comunicazione con i dipendenti remoti
I team a distanza sono la via del futuro. Secondo il Global Mobile Workforce Forecast Update, oltre il 40% della popolazione attiva mondiale sarà mobile entro il 2023. Inoltre, nei paesi ricchi come gli Stati Uniti, le cifre potrebbero eventualmente superare il 75%.
Ciò richiede un nuovo approccio alla comunicazione, alla leadership e alla gestione. I team remoti affrontano problemi di comunicazione come il coordinamento tra i fusi orari, i silos di informazioni e il superamento degli ostacoli linguistici e culturali. Inoltre, la distanza rende difficile per i membri del team sentirsi parte di una squadra.
#6. Riduce il turnover dei dipendenti
Il turnover dei dipendenti è sostanzialmente inferiore nelle aziende in cui i dipendenti sono più coinvolti e soddisfatti. I datori di lavoro devono garantire che i propri dipendenti siano tenuti informati su ciò che è importante per il loro lavoro al fine di attrarre e trattenere i Millennial e le giovani generazioni sul posto di lavoro.
D'altra parte, troppe informazioni irrilevanti causano spesso stress, disimpegno e insoddisfazione, con conseguente minore fidelizzazione del personale.
Uno degli scopi principali delle aziende impegnate nella comunicazione interna è promuovere le migliori pratiche di condivisione delle informazioni.
Pertanto, i datori di lavoro devono facilitare la condivisione delle informazioni all'interno delle loro aziende in un mondo in cui i dipendenti sono in continua crescita e imparano cose nuove.
Scambio di conoscenze e conoscenza organizzativa soffrire in assenza di un piano di comunicazione aziendale interna ben definito.
Leggi anche: Gestione della conoscenza: processi, tipi, esempi e strumenti
#8. Aumenta la difesa dei dipendenti
I datori di lavoro che sanno come connettersi con successo con i propri dipendenti hanno molto più successo nel convertire il proprio personale in ambasciatori del marchio.
L'ambasciatore del marchio non è così difficile da ottenere come molte aziende immaginano. In effetti, i dipendenti soddisfatti sarebbero ansiosi di partecipare a programmi di ambasciatore del marchio.
#9. Aumenta la fidelizzazione e la soddisfazione dei clienti
Una migliore comunicazione aziendale porta a livelli più elevati di soddisfazione del cliente. Quando si verifica un'interruzione nella comunicazione all'interno di un'azienda, le cose di Business Communication accadono in termini di servizio clienti e soddisfazione.
In primo luogo, il personale con ruoli a contatto con i clienti non avrà le informazioni necessarie. In secondo luogo, i clienti noteranno il morale basso dei dipendenti e di conseguenza avranno un'esperienza negativa.
Secondo uno studio, l'atteggiamento dei dipendenti ha un impatto considerevole sulla soddisfazione del cliente, il che porta a un aumento del reddito.
Cos'è la comunicazione aziendale interculturale?
La comunicazione aziendale interculturale si riferisce allo scambio di informazioni, idee, opinioni e messaggi tra individui o gruppi di diversa estrazione culturale.
Cos'è la comunicazione d'impresa interculturale?
La comunicazione aziendale interculturale si riferisce allo scambio di informazioni, idee, opinioni e messaggi tra individui o gruppi di culture diverse.
Quali sono le sfide della comunicazione aziendale interculturale?
Le sfide della comunicazione aziendale interculturale includono barriere linguistiche, differenze culturali, problemi di comunicazione e mancanza di comprensione.
Qual è la differenza tra comunicazione aziendale interna ed esterna?
La comunicazione aziendale interna si riferisce alla comunicazione all'interno di un'organizzazione, mentre la comunicazione aziendale esterna si riferisce alla comunicazione tra un'organizzazione e le parti interessate esterne.
Qual è l'importanza dell'ascolto attivo nella comunicazione aziendale?
L'ascolto attivo è importante nella comunicazione aziendale perché favorisce la comprensione, riduce le incomprensioni e aiuta a costruire relazioni.
Domande frequenti sulla comunicazione aziendale
Come può un'azienda comunicare meglio?
Comunicazione aziendale efficace: 8 passaggi per una migliore...
- Elimina le ipotesi. …
- Trova un buon posto e un buon momento per parlare con tutte le persone coinvolte. …
- Per essere ascoltato, ascolta prima. …
- Fare domande. …
- Esprimere le emozioni è importante, ma sii sempre rispettoso.
Quali sono i 4 tipi di comunicazione?
Ogni persona ha uno stile di comunicazione unico, un modo in cui interagiscono e scambiano informazioni anche con gli altri. Esistono quattro stili di comunicazione di base: passivo, aggressivo, passivo-aggressivo e assertivo. È importante capire ogni stile di comunicazione e perché le persone li usano.
La comunicazione aziendale ha sempre contenuti specializzati, un pubblico specifico, uno scopo specifico, un momento specifico e un luogo specifico. La prossima caratteristica importante della comunicazione aziendale è la chiarezza. Il filosofo cinese Confucio ha giustamente osservato: 'Nel linguaggio la chiarezza è tutto
Come può un'azienda comunicare meglio?
Comunicazione aziendale efficace: 8 passaggi per una migliore...
- Elimina le ipotesi. …
- Trova un buon posto e un buon momento per parlare con tutte le persone coinvolte. …
- Per essere ascoltato, ascolta prima. …
- Fare domande. …
- Esprimere le emozioni è importante, ma sii sempre rispettoso. …
- Presta attenzione ai messaggi non verbali.
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