La pandemia di COVID-19 ha cambiato il modo in cui operano i luoghi di lavoro. Con un aumento della tendenza al lavoro a distanza e un numero sempre maggiore di lavoratori che scelgono di lavorare da casa, alcune delle migliori aziende sono passate al modello di lavoro da casa permanente.
Tuttavia, non tutte le aziende possono permetterselo e si è parlato di posti di lavoro ibridi.
Secondo un rapporto di Harvard Business Review, oltre il 90% dei datori di lavoro prevede di farlo passare a un modello di lavoro ibrido per i propri dipendenti. Tuttavia, lo stesso rapporto afferma anche che se le cose non dovessero andare per il verso giusto, le aziende potrebbero cambiare rotta e chiedere ai dipendenti di tornare in ufficio a tempo pieno.
Ciò significa che l'ufficio convenzionale non scomparirà presto e siamo ancora molto lontani da un ecosistema di lavoro completamente digitale.
Uno dei pericoli di essere di nuovo in ufficio è il lavoro di ufficio fisico che ogni azienda deve affrontare. Questi file e documenti fisici dell'ufficio sono fondamentali per un flusso di lavoro efficace.
Tuttavia, l'ordinamento dei documenti fisici non è facile come digitare "CTRL+F" o utilizzare l'opzione di ricerca sul computer. Pertanto, è fondamentale ordinare questi documenti in modo efficiente per una migliore produttività sul lavoro.
Ecco alcuni semplici suggerimenti e trucchi che ti aiuteranno a mantenere un ottimo sistema di gestione dei file al lavoro. Con questi suggerimenti, sarai in grado di trovare il file che ti serve e quando ne avrai bisogno. Diamo un'occhiata.
Usa un comodo sistema di smistamento
Esistono diversi sistemi di ordinamento progettati per semplificare la gestione dei file per le aziende. Il modo più semplice per ordinare i tuoi file e documenti è assicurarti che siano nel posto giusto e nell'ordine giusto una volta che hai finito con loro.
In genere le aziende tendono a ordinare i propri documenti e file in ordine alfabetico, che è la cosa più semplice da fare. È lo stesso sistema seguito dalle biblioteche di tutto il mondo per ordinare i propri libri. In un tale metodo di ordinamento, ogni tipo di file o cartella ottiene il proprio spazio, sia sulla scrivania che sull'armadio.
L'ordinamento non riguarda quanto sei bravo a mettere le cose in ordine, ma a rimettere le cose al loro posto. Etichetta semplicemente i tuoi file in ordine alfabetico e mettili al loro posto quando hai finito con loro.
Usa la codifica a colori per un ordinamento efficace
È stato stabilito che i segnali visivi sono i più efficaci e lo stesso funziona anche per l'ordinamento. Uno dei migliori metodi di ordinamento utilizzati dalla maggior parte delle aziende è la codifica a colori di file e documenti. Etichetta i tuoi file con colori per indicarli in base alla categoria e all'importanza. Sarai in grado di identificare molto più velocemente in questo modo.
Utilizza cartelle o raccoglitori colorati per ordinare i tuoi documenti. Le note adesive colorate sono le migliori per codificare a colori singole pagine o sezioni di un file. Puoi scegliere qualsiasi colore per contrassegnare un documento o una categoria di file. Usa colori distinti e audaci invece di diverse sfumature dello stesso colore per far risaltare i tuoi documenti o file.
Contrassegna i documenti in modo appropriato
Nel caso in cui non ti senti a tuo agio con la codifica a colori o l'ordinamento per qualche motivo, puoi utilizzare altri segnali visivi per ordinarli. Uno dei modi per farlo è avere francobolli per varie categorie, come an timbro approvato, timbro in sospeso, timbro completato e così via
Puoi semplicemente contrassegnare ogni file nell'angolo per classificarlo e avere uno spazio separato per ogni classificazione.
Ci sono aziende sul mercato che realizzano francobolli personalizzati per aziende con qualsiasi design e materiale. Ci sono anche timbri autoinchiostranti e modulari, che hanno testo o alfabeti sostituibili. Basta modificare il testo, timbrare i documenti e farli scorrere nella rispettiva cartella o file.
Separa documenti diversi
È sempre una buona idea avere uno scaffale o uno spazio separato per diversi tipi di documenti e file. Con spazi segregati come questo, non è necessario codificarli a colori o ordinarli in alcun modo. Assicurati solo di mettere il file o la cartella sullo scaffale corretto dopo l'uso.
È una tecnica che è stata impiegata per secoli da grandi uffici aziendali, banche e istituzioni educative. Senza alcun vincolo di spazio, questo è il modo migliore per ordinare e gestire in modo efficace enormi quantità di file e documenti. Con lo spazio designato per file particolari, diventa più facile sapere dove cercare.
Infine, assicurati di non conservare i documenti vecchi e scartati nello stesso armadietto o scaffale di quelli attuali. Avere uno spazio dedicato per gli archivi e mettere i vecchi documenti in questo spazio.
Queste sono alcune delle migliori tecniche di gestione dei file che ti aiuteranno a raggiungere l'efficienza sul posto di lavoro.
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