È fondamentale formattare la tua e-mail o la tua posta in modo professionale come faresti con una lettera commerciale, sia che invii una richiesta di lavoro, fai domanda per un lavoro o scriva altra corrispondenza professionale. Dopotutto, tutti ricevono molte e-mail, compresi reclutatori e responsabili delle risorse umane. Assicurati che il contenuto delle tue e-mail risalti, piuttosto che la tua disattenzione con la grammatica, il layout o la lingua. L'invio di un'e-mail aziendale è un modo comune per entrare in contatto con clienti, datori di lavoro e altri addetti ai lavori. Esistono diversi formati di posta ufficiale per vari scenari. Vedere esempi di e-mail correttamente formattate potrebbe aiutarti a decidere lo stile migliore da utilizzare in vari contesti professionali. Di seguito trattiamo la lettera, l'indirizzo e il formato di posta corretti che ti guideranno a creare una posta eccellente.
Cos'è la scrittura di e-mail?
Scrivere un'e-mail comporta la creazione del messaggio, la consegna, l'archiviazione e la successiva lettura. L'e-mail si riferisce a qualsiasi forma di comunicazione elettronica. La scrittura di un'e-mail viene scelta rispetto ad altri metodi di comunicazione poiché è sia tempo che conveniente.
Inoltre, l'e-mail, abbreviazione di "posta elettronica", è un modo per comunicare digitalmente tramite Internet e scambiare messaggi e file. Le e-mail sono comunemente utilizzate per la corrispondenza commerciale. Grazie al suo basso costo e ai brevi tempi di elaborazione, è diventato rapidamente il metodo di comunicazione preferito.
La scrittura di lettere ha lasciato il posto all'e-mail come mezzo di comunicazione più contemporaneo grazie ai progressi tecnologici. Tuttavia, l'invio di un'e-mail avanti e indietro è un aspetto cruciale della conversazione moderna. Questo è un mezzo comune per comunicare con il personale in aziende, aziende, ecc. Questa è anche una componente significativa dei programmi scolastici.
Tipi di scrittura e-mail
Ecco le 3 categorie di scrittura di e-mail.
#1. Email semi-formale
Questo è il tipo di comunicazione che include un'e-mail scritta per un collega o un compagno di squadra nel contesto di un progetto. Il linguaggio scelto è di facile comprensione, cordiale e informale. Inoltre, è essenziale comportarsi sempre con decenza e tatto.
#2. E-mail formale
Diciamo che siamo impegnati nel processo di creazione o composizione di un'e-mail per un qualche tipo di comunicazione commerciale. Sarà considerata una mail formale nei toni e nei contenuti. Un'e-mail formale è un'e-mail scritta ai funzionari di un'organizzazione, come un'azienda, un dipartimento governativo, una scuola o qualsiasi altro tipo di funzionario.
#3. E-mail informale
Un'e-mail informale è quella che viene scritta a qualsiasi amico, familiare o parente. Quando si comunica in modo informale tramite e-mail, non esiste una serie di linee guida da seguire. Una persona è libera di comunicare in qualsiasi lingua di sua scelta.
Caratteristiche dell'e-mail
Un'e-mail viene fornita con un sacco di funzioni vantaggiose. Di seguito è riportato un esempio di alcuni di essi:
- Bot integrato per la risposta ai messaggi
- Aggiungi l'indirizzo alla tua rubrica.
- L'uso futuro dell'indirizzo è possibile in questa posizione.
- Un sistema per l'archiviazione e il recupero dei messaggi meccanicamente
- Rassicurazione che un messaggio è stato recapitato
- La capacità di distribuzione della comunicazione di massa
- Per allegare le firme,
- Basato sui dati in base all'ora e alla data correnti
- File, immagini e audio possono essere consegnati come allegati.
- E-mail che può essere letta su un dispositivo mobile
Formato della posta
È fondamentale apprendere le basi della scrittura della posta prima di approfondire i modelli predefiniti. Ogni mail, indipendentemente dall'oggetto, avrà lo stesso formato generale e le stesse caratteristiche. Imparare questi aspetti può aiutarti a scrivere email più professionali e persuasive.
Qual è il formato e-mail corretto?
Il formato corretto della posta è costituito da una riga dell'oggetto, un saluto, un corpo, una riga di chiusura e una firma. Quando crei un'e-mail, è importante tenere a mente alcune cose: una riga dell'oggetto breve, un benvenuto personalizzato, un linguaggio semplice e una riga di chiusura e una firma appropriate.
Usa un modello di email per aiutarti a organizzare il tuo messaggio in modo che risponda direttamente alle esigenze e agli interessi del destinatario. Sebbene la struttura delle e-mail possa variare, l'obiettivo di ognuna è lo stesso: trasmettere il messaggio che doveva essere inviato.
Quindi, discutiamo cosa rende un formato di posta elettronica decente e come implementarlo nella tua corrispondenza.
#1. Linea tematica
Il destinatario dell'e-mail vedrà la riga dell'oggetto prima di qualsiasi altra cosa. Di conseguenza, il primo aspetto cruciale della scrittura formale di e-mail è la riga dell'oggetto.
Alcune considerazioni sono le seguenti:
- Assicurati che la riga dell'oggetto sia chiara e concisa.
- È preferibile un oggetto conciso. La lunghezza perfetta per una riga dell'oggetto è di sei parole.
- Inoltre, utilizza i primi caratteri della riga dell'oggetto per trasmettere le informazioni più pertinenti.
- Per perfezionare ulteriormente la tua ricerca, aggiungi un prefisso come "Inoltra", "Rispondi", "Urgente" o "Avviso". Consente al destinatario di sapere che tipo di email ha ricevuto.
Secondo una ricerca, un'e-mail con un oggetto personalizzato ha il 26% in più di possibilità di essere aperta. Sia che tu stia inviando un'e-mail di vendita, un'e-mail personale, una newsletter o qualcos'altro, la riga dell'oggetto dovrebbe riflettere lo scopo dell'e-mail. Suggerirei di sederti e riflettere seriamente sulle tue opzioni prima di stabilirne una.
#2. Saluto
Il saluto è la prossima parte importante di un formato di posta ufficiale. Ogni e-mail ha in mente un destinatario specifico. Il primo passo per scrivere un'e-mail formale è rivolgersi al destinatario in modo appropriato.
Usa "A chi può interessare" o "Gentile signore o signora" quando scrivi a qualcuno di cui non conosci il nome.
Gli alti funzionari dovrebbero essere indirizzati come "Al direttore", "Caro dottor Ghosh" o "Cara signora Kim", piuttosto che usare il loro nome.
Potrebbe essere sufficiente dire semplicemente "Ciao" prima del nome di un collega quando ci si rivolge a loro. Sii sempre educato e ricorda di usare un saluto appropriato. In un'e-mail aziendale, dovresti sempre utilizzare un nome completo, non semplicemente un nome o un cognome.
#3. Corpo dell'e-mail
La parte principale di qualsiasi email aziendale è il corpo del testo. È possibile ottenere un formato standard per la posta professionale aderendo ad alcune semplici linee guida.
- Il primo paragrafo della tua email dovrebbe presentare te stesso e lo scopo del tuo messaggio. Se non conosci il destinatario, inizia con un'introduzione e una nota che spieghi perché stai scrivendo.
- Fornisci quanti più dettagli possibili sul tuo problema, domanda o risposta. Usa un linguaggio semplice che chiunque può afferrare, ma non divagare dall'argomento principale includendo dettagli irrilevanti. Sii breve e conciso.
- L'ultima frase dell'e-mail dovrebbe riflettere il tono serio e la corretta struttura dell'intero messaggio. mentre fai una domanda, potresti dire qualcosa come "Non vedo l'ora di sentirti presto" o "Spero di ricevere presto una tua risposta" e mentre rispondi a una domanda puoi dire qualcosa come "Spero Ho risposto a sufficienza alla tua domanda/ai tuoi dubbi.”
#4. Firma
La tua firma e-mail (a volte chiamata piè di pagina) funge da addio. Il modo in cui lo realizzi influirà sull'impressione che hai fatto finora. Questa è la tua occasione per impressionare il tuo lettore e guadagnare i suoi elogi rendendo l'esperienza indimenticabile. Tuttavia, se commetti un errore qui, il tuo intero messaggio o offerta potrebbe essere messo in discussione. Dovresti assicurarti che la tua firma e-mail sia ordinata e ben organizzata.
Inoltre, se vuoi fare una buona prima e duratura impressione, dovresti pensare a creare una firma email professionale. La firma e-mail standard di solo testo dei primi giorni di e-mail è a tua disposizione. In entrambi i casi, assicurati di elencare tutti i tuoi lavori rilevanti e i dettagli di contatto. È anche una buona idea includere collegamenti cliccabili al tuo sito Web principale, ai tuoi profili di social media più attivi e a una pagina di destinazione.
5 formato di posta con esempi
Qui esamineremo i cinque tipi di posta più comuni e il formato ideale per ciascuno di essi:
#1. Formato di posta professionale
Le e-mail relative al lavoro sono sempre scritte in tono formale. Il contatto iniziale di un libero professionista con nuovi clienti, ad esempio, dovrebbe essere condotto tramite un'e-mail professionale. Nell'ambiente odierno, è importante che queste e-mail siano adattate al singolo destinatario.
Ecco il formato corretto per una mail aziendale:
- Crea una riga dell'oggetto accattivante e adattala a ogni singolo lettore.
- Determina il saluto appropriato in base alla tua familiarità con il destinatario.
- Inizia l'e-mail spiegando chi sei e perché hai deciso di contattare questa persona. Stabilisci un rapporto prima di fare una presentazione di vendita.
- Termina l'e-mail con un succinto invito all'azione e una firma professionale.
Ecco un eccellente esempio di e-mail aziendale che utilizza un tono allegro e invitante e un saluto immediato del destinatario per nome.
Hi Paul,
Sono Kyrian e sono responsabile delle vendite qui alla ABC Company. Vorrei parlarti del tuo account.
Sono lieto di informarvi che diverse vendite in corso termineranno nella prossima settimana. Fammi sapere se c'è un buon momento per parlare.
Tanti auguri Kyrian
#2. Formato di posta di ringraziamento
Un'e-mail di gratitudine viene in genere inviata dopo che si è verificata una sorta di interazione. Il destinatario potrebbe averti aiutato con un progetto, aver risposto a una richiesta personale che hai inviato, essere stato intervistato da te o anche solo aver accettato di incontrarti.
Non sprecare il tempo del destinatario con una lunga e-mail di ringraziamento; invece, vai dritto al punto. Inoltre, le e-mail di ringraziamento non sono sempre necessarie e a volte possono solo intasare la posta in arrivo di qualcuno che potrebbe essere incredibilmente impegnato, quindi pensa attentamente se inviarne una ti farà bene o meno.
Ecco il formato corretto della mail di ringraziamento.
Ciao [nome]
Molte grazie per [quello che hanno fatto]. È stato un piacere collaborare con te e non vedo l'ora che arrivi la nostra prossima occasione per farlo.
Se c'è qualcos'altro in cui posso aiutarti, non esitare a contattarci.
Tutto il mio meglio,
Nome: (titolo ufficiale)
#3. Formato della posta di promemoria
Se questa è la tua prima, seconda o terza volta che corrispondi a questa persona via mail, il formato del tuo messaggio dovrebbe cambiare di conseguenza. Ci sono informazioni necessarie da includere nella tua prima email di contatto.
Non è necessario fornire molte informazioni di base in una mail di follow-up o promemoria. Invece, ricorda gentilmente e brevemente all'altra parte ciò che è stato concordato in precedenza (nell'ipotesi che possa essere stato dimenticato o relegato in fondo alla lista delle cose da fare).
Questo stimolo extra può aiutarti a fare le cose più velocemente e nell'ordine che ti interessa di più. Inoltre, la stragrande maggioranza delle persone apprezza la tua coerenza e ti rispetta di più per il promemoria.
Ecco l'esempio corretto del formato della posta di promemoria
Ciao [nome],
Questa e-mail serve solo come promemoria amichevole che hai un colloquio programmato con [nome], che sta facendo domanda per [nome del ruolo].
L'ora e il luogo dell'incontro per il colloquio sono [ora] [giorno] [luogo].
Se c'è qualcosa che posso fare per aiutarti a prepararti a intervistare questa persona, per favore fammelo sapere.
Migliore,
[Il tuo nome]
#4. Formato della posta di scuse
È nella natura umana sbagliare e sbagliare di tanto in tanto. È inevitabile commettere errori che feriranno, infastidiranno o frustreranno altre persone. Inoltre, di solito è la migliore linea d'azione scusarsi e andare avanti.
Se ti scusi sinceramente, l'altra persona non si offenderà affatto. Le scuse sincere sono sempre la migliore politica.
Tuttavia, quando chiedi scusa, è importante usare parole che mostrino compassione anche per la persona che ti dispiace, piuttosto che parole che rivelino i tuoi veri sentimenti. Non biasimarli e non offrire giustificazioni.
Ecco l'esempio corretto del formato della posta di scuse
Per chi è coinvolto:
A nome di [azienda o ragione sociale], mi scuso sinceramente per il servizio che abbiamo fornito durante la tua recente visita al nostro ristorante.
Apprezzo che tu mi abbia avvisato di questi problemi e ti assicuro che stiamo facendo tutto quanto in nostro potere per affrontare queste preoccupazioni e prevenire tali eventi in futuro.
Ti preghiamo di prendere questa carta regalo da $ 100 da utilizzare a tuo piacimento presso il nostro ristorante in futuro come nostre sincere scuse.
Non vedo l'ora di rivederti presto a [inserire il nome dell'azienda o dell'organizzazione].
Sinceramente tuo,
(Inserisci qui il tuo nome e titolo)
#5. Richiedi il formato della posta
Le e-mail di richiesta sono in genere brevi e mirate, con il mittente che si rivolge direttamente al destinatario con una richiesta. Potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa, dalla ricerca di un incontro alla connessione a una rete aziendale o persino alla richiesta di una presentazione professionale. Quando si risponde a una richiesta fatta via e-mail, il destinatario ha la possibilità di dire "sì" o "no". Tuttavia, specifica sempre esattamente ciò di cui hai bisogno in un'e-mail di questo tipo.
Formato della posta per congedo per malattia
Salve [Nome del supervisore],
Scrivo per chiedere un permesso dal lavoro per malattia tra [date]. Per riprendermi dall'intervento, il mio medico mi ha consigliato di prendermi due settimane di assenza dal lavoro. Il [data], ho intenzione di tornare in ufficio.
Se hai ulteriori domande, non esitare a contattarmi.
Saluti,
Nome qui
Come migliorare le tue capacità di scrittura di e-mail
Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a diventare uno scrittore di posta migliore:
#1. Installa un correttore ortografico e grammaticale
Ci sono componenti aggiuntivi che puoi installare sul tuo computer che controlleranno le tue e-mail per problemi come ortografia, grammatica e formulazione inefficiente. Questi componenti aggiuntivi potrebbero essere utili per trovare errori nel tuo lavoro che potresti aver perso durante la correzione di bozze e apportare rapide correzioni. Le estensioni possono essere utili, ma dovresti diffidare dei consigli che forniscono. Invece di dipendere esclusivamente da un programma di controllo ortografico o da un plug-in del browser, assicurati di rileggere tu stesso la tua scrittura.
#2. Leggi il tuo lavoro per gli errori
Correggere la tua e-mail prima di premere il pulsante di invio potrebbe aiutarti a rilevare eventuali errori grammaticali o stilistici. Se riscrivi qualsiasi parte della tua e-mail, dovresti prestare particolare attenzione alle frasi che hai appena riscritto durante la revisione del tuo lavoro. Non è raro che le persone omettano frasi o ripetano parole quando scrivono. È una buona idea avere un secondo paio di occhi che guardi qualsiasi email che stai per inviare a un socio o contatto di affari di alto profilo.
#3. Correggi errori tipici di grammatica e ortografia
Se un componente aggiuntivo continua a suggerire la stessa cosa, o sai di commettere spesso stupidi errori di grammatica, rispolvera le regole della buona scrittura per migliorare le tue abilità. L'uso improprio del tuo, del loro e così è un errore comune. Inoltre, quando sai cosa cercare, è molto più facile individuare gli errori nel tuo lavoro.
#4. Prendi la tua scrittura lentamente
Anche quando hai fretta di rispondere a una mail, prenderti il tuo tempo finirà per farti risparmiare tempo a lungo termine. Non dovresti affrettarti a rispondere a un'e-mail, poiché così facendo potresti perdere dettagli vitali. Si potrebbe dedicare più tempo alla scrittura di e-mail per chiarire confusione o correggere malintesi. Se rallenti, puoi assicurarti che il tuo messaggio arrivi chiaramente.
Formato lettera postale
Anche se gli SMS e le e-mail sono più popolari che mai, è comunque necessario sapere come indirizzare correttamente una lettera. Le lettere formali sono ancora utilizzate oggi, in particolare per la corrispondenza commerciale e per le domande di lavoro. Le lettere di accompagnamento sono spesso il primo punto di contatto tra un potenziale datore di lavoro e un candidato, quindi è importante fare una buona impressione.
Pertanto, il formato della lettera di posta deve includere il mittente corretto e le informazioni sulla data, i saluti e un indirizzo per il destinatario previsto. Padroneggiare l'arte della corretta etichetta delle lettere dà il tono all'intera comunicazione e lascia un'impressione duratura sul destinatario. Inoltre, leggi FORMATO LETTERA UFFICIALE: Quali sono i migliori formati per qualsiasi attività commerciale?
Cose da includere quando ci si rivolge a un formato di posta formale
È importante tenere a mente alcune linee guida mentre si scrive una lettera commerciale o professionale per assicurarsi che il messaggio venga ricevuto nella migliore luce possibile. Il formato corretto per la scrittura di lettere di posta è il seguente:
#1. I dettagli di contatto sono in alto
Il destinatario della tua lettera dovrebbe sapere chi sei, qual è il tuo titolo, dove lavori e dove vivi, oltre a dove inviare una risposta. I dettagli del mittente dovrebbero essere simili a questi:
- Prima riga: nome completo
- Seconda riga: nome dell'azienda
- Terza riga: Indirizzo
- La quarta riga: città o paese, seguita dal nome dello stato e dal codice postale. Il nome dello stato può essere abbreviato nella sua abbreviazione postale ufficiale di due lettere.
- L'indirizzo dovrebbe apparire sotto il nome del mittente e dovrebbe essere allineato a sinistra.
- Se stai scrivendo a qualcuno in un altro paese, inserisci il nome del paese nella quarta riga.
- Includere un indirizzo e-mail e un numero di telefono per facilitare la comunicazione.
# 2. Data
Successivamente, nel margine sinistro o destro, digita la data di invio della lettera. Usa le lettere per scrivere il mese e le cifre per indicare il giorno e l'anno. La data può essere scritta in una varietà di formati, ad esempio 15 ottobre 2020.
#3. Nome e indirizzo del destinatario
Questi dati si trovano sul lato sinistro della pagina, sotto l'indirizzo del mittente. Il nome e l'indirizzo postale del destinatario sono inclusi. Questo dimostra che ti sei preso il tempo per conoscere il destinatario e ti aiuterà a formare un legame più forte con lui. Inoltre, includi la posizione o i risultati accademici del destinatario.
Per un professore di inglese, dovresti indirizzare la lettera a "Paul Jones, Ph.D." Il nome dell'azienda dovrebbe andare sulla seconda riga sotto il nome. Nella terza riga inserire la via e la città del destinatario; sul quarto, includi lo stato e il codice postale. Sulla quarta riga, scrivi il nome del paese se il destinatario vive al di fuori degli Stati Uniti.
#4. Saluti
Salta una riga dopo il nome del destinatario e scrivi invece il saluto. Se usi un saluto formale o informale dipende da quanto bene conosci il destinatario della lettera. Se non hai mai incontrato il destinatario prima, è meglio iniziare con "Caro", il saluto più comune. Dopo il saluto segue il nome del destinatario, seguito da due punti o virgola.
Usa "Gentile signore o signora" seguito da due punti se non sei sicuro del sesso del destinatario. Se il destinatario è una donna e non sai se è sposata o meno, usa "Ms." come il saluto. Dottore, Professore e Onorevole sono formali quanto qualsiasi altro titolo. Questi sono alcuni esempi di saluti:
- Caro signor Paolo
- Gentile signora Williams
- Caro dottor Adams
- Caro Professore Marco
Come si scrive la posta?
L'e-mail è il metodo di comunicazione più affidabile e formale nonostante la proliferazione di altri canali. L'e-mail viene utilizzata ovunque, a differenza dei social network o delle app di messaggistica. Per questo motivo, la posta elettronica è diventata uno dei metodi più popolari di comunicazione aziendale. Poiché sempre più aziende utilizzano un modello ibrido in cui alcuni dipendenti lavorano da uffici remoti centralizzati e altri da casa, la percentuale di comunicazioni aziendali condotte tramite e-mail è salita alle stelle. L'e-mail aziendale è ancora considerata professionale e sofisticata, al contrario di chat e commenti nei software di collaborazione in team, che possono essere diretti e anche un po' informali. Come canale asincrono, si colloca tra i più significativi. Inoltre, l'e-mail può essere ricevuta, letta, compresa e ricevere risposta dai destinatari previsti. Ecco passo dopo passo per scrivere una mail decente.
- Mantieni un'identità online professionale.
- Usa un argomento facilmente comprensibile.
- Dai il via alle cose con un allegro ciao.
- Fornisci un contesto
- Spiega il punto in poche parole.
- Apri l'invito all'azione.
- Inserire commenti riassuntivi
- Firma solo con una firma valida.
- Controlla errori di battitura, errori grammaticali e sanità mentale.
- Fai attenzione alle impostazioni CC/Ccn
- Usa sempre lo stesso formato di posta.
Busta formato posta
La posta e la consegna dei pacchi sono mezzi comuni di comunicazione e spedizione a lunga distanza. Imparare a indirizzare correttamente una busta è un'abilità e un formato necessari per inviare e ricevere posta. Tuttavia, è più probabile che lettere e pacchi raggiungano la loro destinazione e ricevano una risposta se vengono inclusi l'indirizzo corretto e altri dettagli.
Inoltre, l'indirizzo del destinatario e il tuo sono le due informazioni più importanti da menzionare quando si indirizza una busta. Normalmente sono disponibili tre righe per l'indirizzo di una lettera personale: il nome del destinatario, la via, la città, la provincia e il CAP. È pratica comune includere il nome dell'azienda, il dipartimento o il nome del destinatario, l'indirizzo e la città, lo stato e il codice postale su righe separate quando si invia una lettera a un'azienda. Ecco una busta formato posta.
(Angolo in alto a sinistra)
[Il tuo nome completo]
[Il tuo numero civico e il tuo nome]
[La tua città, provincia e codice postale]
(Centro al centro di una busta)
[Nome destinatario]
[Nome dell'azienda (se applicabile)]
[Numero civico e nome del destinatario]
[Città, provincia e CAP del destinatario]
Conclusione
Un'e-mail o un formato di posta è simile a quello di una lettera in quanto inizia con un riconoscimento del lettore, quindi presenta le idee a portata di mano e quindi si chiude con un invito all'azione. Seguendo le migliori pratiche per il layout delle e-mail, puoi attirare l'attenzione dei tuoi lettori, motivarli ad agire e fornire loro chiari canali di comunicazione con te.
Tuttavia, i migliori formati di posta elettronica non sono qualcosa a cui devi attenersi religiosamente.
Domande frequenti sul formato della posta
Qual è il modo più formale per iniziare una lettera?
Il saluto standard per le lettere formali è "Caro", seguito dal nome del destinatario. Sono accettati nome e cognome o titolo e cognome. Tuttavia, se non sei sicuro del nome del destinatario, "Gentile signore o signora" è il saluto appropriato da usare.
Come si inizia e si termina un'e-mail?
Ecco come iniziare e terminare un'e-mail.
- Caro. Se non conosci questa persona prima, è meglio attenersi a questa forma di indirizzo sicura, ufficiale ed educata.
- Ciao. Il saluto "ciao" unisce cortesia, formalità e cordialità.
- L'informale "ciao" è accettabile.
- Sinceramente tuo.
- Saluti e auguri.
- Cordiali saluti.
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