Quasi tutte le operazioni quotidiane delle aziende fanno molto affidamento su un sistema di gestione delle informazioni. Questi sistemi gestiscono le numerose fonti di dati che le aziende utilizzano per supportare il processo decisionale, il che può portare alla loro stabilità a lungo termine. Di conseguenza, le aziende dedicheranno risorse significative ai sistemi di gestione delle informazioni. La comprensione di questi sistemi può aiutare a comprendere come potrebbero essere utilizzati per migliorare le varie attività sul posto di lavoro. In questo articolo definiamo i sistemi di gestione delle informazioni e i sistemi di gestione delle informazioni, ne descriviamo le caratteristiche e le tipologie e ne evidenziamo i vantaggi.
Che cos'è un sistema di gestione delle informazioni (IMS)?
Un sistema di gestione delle informazioni (IMS) è qualsiasi architettura software che consente la raccolta, l'archiviazione, l'organizzazione e la distribuzione delle informazioni. La gestione delle informazioni si riferisce a una serie di compiti organizzativi riguardanti la raccolta, l’archiviazione e la diffusione delle informazioni alle parti interessate. In questo contesto, l’informazione si riferisce a qualsiasi dettaglio che consenta a un’impresa di prendere una decisione. Ad esempio, il numero di vendite effettuate da un'azienda in una determinata settimana. I dati in questione possono essere in diversi formati, tra cui immagini, audio e video. Un ottimo sistema gestionale permette di accedere alle informazioni in modo rapido e accurato. Ciò consente alle parti interessate importanti di prendere decisioni aziendali consapevoli.
Caratteristiche di un sistema di gestione delle informazioni
In generale, un IMS può eseguire una varietà di attività. Le caratteristiche principali di questi sistemi sono le seguenti:
#1. Raccolta di informazioni
Questa componente essenziale è l'acquisizione e l'analisi dei dati sull'attività aziendale. Le aziende spesso raccolgono dati in quattro categorie, che sono:
- Informazioni personali: i dati personali sono qualsiasi informazione che consente a un'azienda di identificare un consumatore. Nome, indirizzo e, in alcuni casi, numero di previdenza sociale (SIN) sono esempi di questo tipo di dati.
- Dati sulla partecipazione: i dati sul coinvolgimento descrivono le interazioni tra un cliente e un'azienda in numerosi punti di contatto. Ad esempio, il numero di visitatori del sito Web di un'azienda, le aperture di posta elettronica e le registrazioni agli eventi.
- Dati comportamentali: in generale, i dati comportamentali sono qualsiasi dettaglio contenente una transazione tra un cliente e un'azienda. La cronologia degli acquisti e i dati sull'utilizzo del prodotto sono due esempi.
- Dati attitudinali: parametri come la desiderabilità del prodotto, la rilevanza del prodotto e la felicità del cliente sono esempi di dati attitudinali.
Un sistema di gestione delle informazioni standard può semplicemente raccogliere, misurare e comunicare questo tipo di dati alle parti interessate.
#2. Archivio dati
L'archiviazione dei dati è una funzionalità che consente all'IMS di archiviare i dati e renderli disponibili agli utenti. Il sistema memorizza questi dati in un dispositivo di archiviazione, che può essere un disco rigido o un server con un database. Il sistema può anche archiviare i dati nel cloud, accessibile tramite Internet. La scelta di conservare le informazioni nel cloud rispetto a metodi di archiviazione più tradizionali, come carta o compact disc, consente di garantire meglio la sicurezza delle informazioni, ripristinarle rapidamente se necessario e renderle accessibili a livello internazionale.
#3. Elaborazione delle informazioni
L'elaborazione delle informazioni si riferisce a qualsiasi serie di procedure che producono risultati. In genere, ciò comporta la modifica dei dati per fornire informazioni preziose. Le informazioni devono essere trasformate da un formato o mezzo a un altro. Ad esempio, se un'azienda registra le transazioni totali per due giorni, può confrontare le transazioni del primo giorno con quelle del secondo per vedere se c'è stato un aumento dei ricavi netti. Invece di calcolare e interpretare manualmente questi dati, un IMS automatizza il processo e si limita a visualizzare i risultati. L'acquisizione, l'organizzazione, la visualizzazione e la diffusione delle informazioni sono tutti esempi di elaborazione delle informazioni.
#4. Distribuzione delle informazioni
La distribuzione delle informazioni si riferisce a tutti i processi che un'organizzazione utilizza per distribuire le informazioni ai suoi stakeholder. Le diverse parti interessate interagiscono con queste informazioni in vari modi. Alcuni ne garantiscono la qualità, l’accessibilità e l’utilità, ma altri, come i dirigenti, lo utilizzano per prendere decisioni.
L'accessibilità delle informazioni è definita come la capacità di un IMS di visualizzare i dati in modo da consentire alle parti interessate di accedere al contenuto. In un'azienda, i contenuti sono normalmente disponibili in modo paritario, anche se questo può essere modificato in base alle diverse tipologie di stakeholder. Ad esempio, l'accesso alle informazioni di un alto dirigente può differire da quello di un operatore di marketing, ma tutti gli operatori di marketing di un dipartimento hanno accesso alle stesse informazioni.
I vantaggi di un sistema di gestione delle informazioni
Alcuni dei vantaggi di un efficace sistema di gestione delle informazioni sono i seguenti:
- Aiuta nel processo decisionale: un IMS fornisce a più parti interessate informazioni aziendali dettagliate che possono utilizzare per fare scelte dipartimentali.
- Migliora l’erogazione e l’efficienza del servizio: è più facile trovare aree di miglioramento nei processi aziendali quando i giudizi sono ben informati. Diversi team possono quindi concentrare i propri sforzi su queste aree di miglioramento, magari aumentando la propria produttività e migliorando i servizi forniti ai clienti.
- Aiuta a raggiungere gli obiettivi aziendali: una corretta elaborazione delle informazioni può aiutare le parti interessate a comprendere meglio gli obiettivi aziendali e a identificare aree o possibilità di miglioramento.
Sistema informativo di gestione (MIS)
Un sistema informativo di gestione (MIS) è un campo basato sui dati che si concentra sull'organizzazione, l'analisi e l'applicazione dei dati aziendali per influenzare le decisioni. Un MIS genera report frequenti per ogni livello di gestione all'interno di un'organizzazione, pertanto la loro complessità varia a seconda delle dimensioni dell'azienda. Questo sistema può coordinare, controllare, analizzare e visualizzare i dati al fine di aumentare l'efficienza nella generazione di report e archiviarli in una posizione comoda. All'interno di un ambiente organizzativo, gli studi MIS spesso includono persone, processi e tecnologia.
Evoluzione del MIS
Sistemi informativi gestionali hanno attraversato diverse fasi, tra cui:
- Mainframe: erano computer enormi che consentivano alle organizzazioni di intraprendere attività che richiedevano grandi quantità di elaborazione di dati. Occupavano intere stanze, utilizzavano schede perforate e disponevano di operatori che consegnavano manualmente i report dei dati elaborati a chi ne faceva richiesta.
- Minicomputer: con lo sviluppo dei minicomputer, le operazioni con le schede perforate sono state sostituite dall'immissione di dati tramite un'interfaccia computerizzata. Ciò ha consentito anche alle aziende più grandi di gestire centri di calcolo in sede.
- Personal computer: con il progresso dei personal computer, le organizzazioni sono state in grado di assumere specialisti MIS. Sebbene si trattasse di un metodo efficace ed economico, richiedeva che le informazioni necessarie per la reportistica fossero presenti su ogni singolo computer poiché non potevano comunicare tra loro.
- Reti di client e server: con l'aumento della complessità tecnologica, i dipendenti desideravano trasmettere la conoscenza in modo rapido ed efficiente. Le reti client/server hanno risolto questo problema consentendo a numerosi computer di connettersi a una rete condivisa come server e condividere dati.
- Informatica aziendale: le reti ad alta velocità e la convergenza delle informazioni provenienti da più dipartimenti in piattaforme software furono elementi chiave di questo periodo. Queste piattaforme software, spesso note come software aziendale, hanno reso semplice per i computer l'accesso a tutti i server di un'azienda, migliorando ulteriormente il processo di generazione delle informazioni.
- Il cloud computing si riferisce alla disponibilità di molti servizi tramite Internet. Permette agli utenti che non sono fisicamente presenti nei locali di un'organizzazione o direttamente collegati alla sua rete privata di accedere ai suoi server.
Tipi di sistemi informativi gestionali
I sistemi informativi gestionali sono classificati in diverse categorie, le più frequenti delle quali sono:
#1. Sistema di Supporto Decisionale
I sistemi di supporto alle decisioni (DSS) supportano principalmente i processi decisionali di un'organizzazione analizzando enormi volumi di dati. I dati sulle vendite, il reddito previsto e altre informazioni relative alle operazioni come le statistiche sul lavoro sono esempi di categorie di dati. Le persone possono gestire manualmente un DSS o renderlo completamente automatizzato. I dirigenti senior e l'alta dirigenza sono spesso gli utenti del DSS di un'azienda perché il processo decisionale è di loro responsabilità.
# 2. Sistemi informativi contabili
I sistemi informativi contabili (AIS) sono sistemi che raccolgono, archiviano ed elaborano dati finanziari e contabili per i decisori. Un AIS impiega teorie e pratiche provenienti dall'informatica, dall'auditing, dalla contabilità e dal marketing. Aiuta a garantire l'accuratezza delle transazioni finanziarie informando anche le parti interessate. La procedura AIS si compone tipicamente di tre fasi:
- L'AIS raccoglie e salva informazioni sulle operazioni finanziarie di un'organizzazione.
- Queste informazioni vengono fornite ai decisori e vengono preparati rendiconti finanziari e relazioni gestionali.
- Protegge i dati e ne semplifica l'elaborazione e la registrazione.
#3. Sistemi informativi di marketing
Un sistema di informazioni di marketing raccoglie, elabora e diffonde informazioni relative alle attività di marketing di un'azienda. Queste informazioni potrebbero provenire dall'interno dell'organizzazione o da concorrenti esterni e vengono utilizzate per informare le decisioni di marketing da parte delle parti interessate. I sistemi informativi di marketing possono anche monitorare il successo del marketing, assistendo i direttori marketing e i leader aziendali nel determinare la redditività delle operazioni di marketing. Questo sistema può essere utilizzato anche insieme ad altri sistemi informativi gestionali per aiutare le aziende a comprendere meglio le circostanze e l’ambiente operativo.
#4. Sistemi di gestione delle risorse umane
La gestione delle risorse umane si riferisce alla strategia di un'organizzazione per gestire le proprie persone in modo produttivo. Un HRMS è una suite software che tiene traccia della gestione delle risorse umane e dei processi correlati durante tutto il ciclo di vita di un dipendente. I leader e il personale delle risorse umane sono gli utenti principali di questi sistemi, che vengono spesso utilizzati per conformarsi alle norme sul lavoro e fiscali. Attraverso rapporti regolari sulle prestazioni, un HRMS consente a un'azienda di comprendere completamente i processi relativi al personale e alla forza lavoro.
Che cos'è un sistema informativo cliente (CIS)?
Un sistema informativo sui clienti memorizza e rende disponibili tutti i dati relativi ai clienti. Tipicamente collega materiali e documenti a un sistema di database strutturato che specifica il singolo cliente, come un CRM. Le organizzazioni possono aiutare i team di vendita a vendere in modo più rapido ed efficiente rendendo le informazioni essenziali sui clienti facilmente accessibili attraverso un sistema intuitivo.
Per un accesso rapido alle informazioni essenziali sui clienti, efficaci piattaforme di gestione dei contenuti si collegano agli strumenti che i venditori utilizzano ogni giorno. Questa forma di collegamento consente ai clienti di percorrere il processo lead-to-order in modo più rapido ed efficiente, con meno attriti.
In che modo i sistemi informativi aiutano nella gestione delle relazioni con i clienti?
La gestione delle relazioni con i clienti dovrebbe essere facilitata dai sistemi informativi fornendo un record del cliente a 360 gradi che contenga non solo dati in tempo reale da un CRM ma anche contenuti associati da altri sistemi informativi come un repository di gestione dei contenuti o un archivio di file.
L'utilizzo di una piattaforma di gestione dei contenuti o di informazioni sui clienti che aggrega tutte queste informazioni può far risparmiare ai team di vendita tempo e fatica spesi nella ricerca delle informazioni di cui hanno bisogno per facilitare le interazioni con i clienti. Una visione unificata e completa del cliente in tutta l'azienda migliora i processi di vendita e favorisce informazioni più approfondite che aiutano a scoprire più possibilità, aumentare la fidelizzazione dei clienti e promuovere relazioni più forti.
Come si migliora il monitoraggio dei consumatori?
Per consentire il monitoraggio e la visibilità completi dei clienti, le organizzazioni dovrebbero valutare tutte le comunicazioni dei clienti in entrata e in uscita e implementare sistemi per garantire che le principali parti interessate abbiano un facile accesso a questi contenuti.
Le piattaforme di informazione sui consumatori che offrono ai team di vendita una prospettiva completa e affidabile del consumatore, comprese le conversazioni precedenti, la cronologia degli acquisti e persino i reclami precedenti, mantengono le operazioni operative senza intoppi e spesso contribuiscono a creare esperienze cliente più piacevoli.
Le organizzazioni possono anche utilizzare soluzioni di acquisizione intelligente potenziate dall’intelligenza artificiale per automatizzare i messaggi in arrivo al fine di fornire un monitoraggio efficace dei clienti e garantire che le richieste dei consumatori vengano soddisfatte in modo rapido e coerente.
In che modo le operazioni di vendita migliorano la gestione dei contenuti?
Le operazioni di vendita sono fondamentali per fornire agli utenti soluzioni collegate ed efficaci. I contenuti dei clienti sono spesso dispersi tra sistemi e organizzazioni. Le operazioni di vendita dovrebbero prendere l'iniziativa di integrare questi dati nei record dei clienti nel CRM.
Le organizzazioni dovrebbero fornire un'infrastruttura integrata che migliori la produttività attraverso persone, contenuti e sistemi meglio connessi, fornendo al contempo ai team di vendita una visione completa del cliente a 360 gradi. I team di vendita possono aggiungere un valore significativo ai propri sistemi CRM attraverso una migliore gestione dei contenuti per alimentare meglio i processi e migliorare le interazioni con i clienti automatizzando le attività ripetitive e rafforzando al tempo stesso la governance delle informazioni per evitare rischi.
Quali sono i vantaggi dell’integrazione della gestione delle informazioni sui clienti?
I venditori utilizzano i sistemi CRM per acquisire, gestire e misurare le interazioni con i clienti, ma altri contenuti, come contratti, lettere di offerta, preventivi e fatture, forniscono un contesto vitale per il coinvolgimento del cliente. I team di vendita potrebbero perdere informazioni dettagliate sull'account che forniscono una migliore esperienza al cliente ed espongono nuove prospettive di guadagno a causa dei silos di dati e dei sistemi disconnessi.
Con una piattaforma di gestione dei contenuti che si interfaccia con i sistemi CRM e aggrega le informazioni chiave sui clienti dove e quando i venditori ne hanno bisogno, le organizzazioni possono:
- Migliorare la soddisfazione del cliente aiutando i team di vendita a rispondere alle richieste dei clienti il più rapidamente possibile.
- Con l'accesso in tempo reale ai contenuti relativi all'account su tutti i punti di contatto direttamente dalle app CRM, puoi abbreviare i cicli di vendita e chiudere le trattative più velocemente.
- Consenti ai team di vendita di dedicare più tempo alla ricerca di potenziali clienti e meno tempo alla ricerca di informazioni rilevanti per l'account nei sistemi.
- Scopri nuove opportunità di vendita aumentando la visibilità e gli approfondimenti sulle opportunità di cross-sell e upsell.
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- SISTEMI DI INFORMAZIONE DI GESTIONE (MIS): definizione e tutto ciò che devi sapere(Si apre in una nuova scheda del browser)
Riferimenti
