Non importa in quale campo lavori o cosa fai per vivere, prima o poi dovrai inevitabilmente assistere a un incontro di lavoro. Ogni azienda è diversa, ma è normale che le aziende con un layout di ufficio tengano molte riunioni ogni giorno. Indipendentemente da ciò, è fondamentale sapere quali tipi di argomenti sono trattati nelle riunioni sul posto di lavoro, come gestire una riunione efficiente e quale corretta etichetta delle riunioni comporta. A un facilitatore della riunione può essere chiesto di prendere dei verbali o di inventare dei rompighiaccio per il gruppo di cui è responsabile. In questo articolo, discuteremo di cosa tratta la riunione d'affari della chiesa, i minuti e come gestirli in uno spazio ristorante.
Cos'è l'incontro di lavoro?
Un incontro di lavoro è un incontro di persone per discutere scopi, piani e obiettivi relativi al loro lavoro. È un raduno di persone con lo scopo di prendere una decisione, risolvere un problema, avere idee o organizzare un progetto; è formale e di solito segue un ordine del giorno.
Un incontro è un incontro di due o più persone con lo scopo di discutere e magari risolvere un problema. I gruppi possono riunirsi, sia che si tratti del Consiglio di Amministrazione, dell'Associazione dei Dipendenti o dei Capi Funzionali. Ogni raduno deve portare avanti la causa e non può limitarsi a divagare.
Per fare questo, è essenziale che tutti i presenti facciano la loro parte per aiutare il gruppo a raggiungere il suo pieno potenziale. In un contesto aziendale, una riunione può aiutare a raggiungere una serie di obiettivi. Per illustrare la sua utilità, si consideri quanto segue: risolvere una controversia tra dipartimenti, informare i lavoratori di aggiornamenti cruciali per l'azienda, ecc.
I direttori e le parti interessate devono riunirsi quando ha senso per scopi aziendali, discutere questioni pertinenti e quindi prendere decisioni. Vale a dire, le riunioni sono fondamentali per il processo decisionale e, per estensione, per il buon funzionamento di qualsiasi organizzazione.
Tipi di riunioni di lavoro
Una delle strade più fruttuose per il miglioramento in quest'epoca di maggiore enfasi su produttività, efficienza e redditività è un attento esame delle metriche che circondano lo svolgimento delle riunioni di lavoro.
È importante conoscere la natura di un incontro prima di immergersi nella sua preparazione. Una riunione settimanale sullo stato è molto diversa da una riunione di emergenza che può richiedere un'azione immediata.
#1. Riunioni di aggiornamento sullo stato
Le riunioni regolari del team sono qualcosa che quasi tutte le aziende hanno sperimentato. Il loro scopo originale era quello di tenere tutti informati sullo stato dei progetti in corso e di garantire che tutti fossero sulla stessa pagina sul metodo con cui quei progetti sarebbero stati completati. Questi incontri hanno lo scopo di correggere eventuali problemi di comunicazione che causano inutili ripetizioni di attività o problemi.
Sebbene non siano i più entusiasmanti o interessanti, incontri di lavoro come questo sono essenziali per risolvere problemi, delegare responsabilità e fare scelte importanti. Tali discussioni hanno il potenziale per evolversi in concisi incontri ed è meno probabile che superino il limite di tempo.
#2. Riunioni decisionali
Anche se nella maggior parte dei casi i manager hanno l'ultima parola, le decisioni aziendali chiave vengono spesso discusse in comitati o anche in gruppi più grandi. Alcune decisioni possono essere prese durante le riunioni di aggiornamento dello stato, ma quelle più importanti richiederanno le proprie riunioni.
Per ottenere i migliori risultati, il processo decisionale può essere suddiviso in una serie di sessioni. Ciò darebbe a tutti i soggetti coinvolti tutto il tempo per conoscere i fatti, discutere le possibili soluzioni e esprimere il proprio voto. Di conseguenza, potrebbe trascorrere molto tempo in inutili riunioni e catene di posta elettronica.
#3. Riunioni per la risoluzione dei problemi
Lo scopo di una riunione di risoluzione dei problemi è simile a quello di una riunione decisionale. Le riunioni per la risoluzione dei problemi sono essenziali ma non sono prevedibili perché i problemi saranno unici per ogni team e organizzazione.
È possibile che situazioni urgenti richiedano tali assembramenti. Potrebbe essere difficile trovare una soluzione a un problema se, ad esempio, la causa principale non è stata individuata e devono essere gestite più priorità concorrenti. In ogni caso, questi incontri offrono ai colleghi l'opportunità di discutere il problema in questione, generare idee e, infine, trovare una soluzione praticabile.
#4. Incontri di Team Building
Sebbene ogni incontro sia un'opportunità per una squadra di avvicinarsi un po' l'uno all'altro attraverso lo scambio di battute all'inizio e lo sviluppo di una comprensione più profonda delle loro controparti, a volte è importante avere un incontro specificamente progettato per favorire lavoro di squadra.
Questi incontri, che possono assumere la forma di eventi sul posto di lavoro o uscite per il team, il dipartimento o l'intera azienda, hanno il potenziale per ispirare una certa lealtà e coinvolgimento da parte della forza lavoro. Rappresentano l'occasione ideale per incoraggiare i lavoratori a interagire tra loro e coltivare rapporti più personali, entrambi benefici per lo sviluppo e l'espansione dell'azienda.
#5. Incontri di condivisione delle idee
Invece di inviare una lunga e-mail o un thread di chat sconnesso, potrebbe essere più efficiente riunire tutti i membri del gruppo e discutere gli ultimi sviluppi di persona.
Non solo il relatore può approfondire l'argomento in questione, ma i membri del team possono anche partecipare a domande e risposte in tempo reale. Oltre a favorire un maggiore lavoro di squadra, relazioni più profonde e un'esperienza di incontro più interessante, questi incontri rendono anche interattivo lo scambio di idee consentendo ai colleghi di scambiarsi idee l'uno con l'altro. Riunioni di questo tipo potrebbero richiedere molto tempo, ma spesso forniscono risultati fruttuosi, come concetti di nuovi prodotti, penetrazione del mercato e vantaggi competitivi.
#6. Incontri sull'innovazione
Gli incontri incentrati sull'innovazione sono la soluzione ideale per soddisfare il bisogno di nuove idee che sorgono periodicamente in tutti i tipi di organizzazioni. È impossibile indurre artificialmente la creatività, ma puoi provare a generare quante più idee puoi e poi selezionarle per identificare quelle più applicabili alla situazione.
Inoltre, le riunioni incentrate sull'innovazione possono sembrare fonte di confusione per coloro che vi partecipano, ma sono vitali per garantire che la tua organizzazione rimanga competitiva piuttosto che aderire alle stesse procedure operative anno dopo anno. Questo perché gli incontri sull'innovazione danno all'organizzazione l'opportunità di sperimentare nuove pratiche.
Quali sono i 4 obiettivi principali di un incontro di lavoro?
Se sei un imprenditore o un manager, probabilmente trascorri una buona parte della tua giornata in una riunione. Questi potrebbero essere con l'alta dirigenza, dipendenti, fornitori o clienti. Tuttavia, a seconda di chi stai incontrando e di cosa deve essere discusso, i tuoi obiettivi per ogni riunione probabilmente varieranno. Problemi che potrebbero avere un impatto significativo sulle operazioni aziendali, nel bene e nel male, giustificano un incontro di lavoro formale. Il successo di una riunione richiede familiarità con i tipi più comuni di obiettivi della conferenza. Ecco i 4 obiettivi principali di un incontro di lavoro.
#1. Per risolvere i problemi
Trovare una soluzione praticabile a un problema è un esempio di obiettivo della conferenza. Ad un certo punto sorgeranno problemi che possono avere un impatto sulla produttività, l'efficienza e il morale sul posto di lavoro. Puoi convocare una riunione del tuo team di gestione per capire cosa fare se, ad esempio, il tuo servizio clienti ha ricevuto numerosi reclami dai clienti. Non tutti i problemi che emergono sul lavoro richiedono una riunione di emergenza, ma tutto ciò che minaccia la produttività o il morale dei dipendenti deve essere affrontato immediatamente.
#2. Per annunciare un cambiamento
Se un manager ha bisogno di discutere un cambiamento imminente di una linea guida, uno scopo, un obiettivo, la composizione della squadra o qualsiasi altra cosa del genere, dovrebbe tenere una riunione. Questo viene fatto in modo che il manager possa discutere la logica delle modifiche, i vantaggi delle modifiche e la cronologia delle modifiche durante la riunione.
La direzione risponderà in modo da alleviare le preoccupazioni e le domande sollevate dal team. Ciò aiuterà nel processo di diminuzione della naturale resistenza al cambiamento che accompagna tali alterazioni.
#3. Pensare alle idee
Un vecchio proverbio che afferma "due teste sono meglio di una" è spesso l'obiettivo principale di un obiettivo durante una riunione di lavoro. Per dirla in altro modo, potresti decidere di tenere una riunione per sviluppare concetti per un prodotto o servizio nuovo di zecca o per ideare strategie per una campagna di marketing nuova di zecca. Poiché l'obiettivo di una riunione di brainstorming è produrre quante più idee possibili per identificare quali sono pratiche, queste sessioni sono spesso meno pianificate e formali rispetto ad altri tipi di conferenze di lavoro.
Tenendo presente questo, dovresti incoraggiare il tuo team a esprimere apertamente le proprie idee in modo che non si sentano impacciati o sminuiti se l'idea che suggeriscono non è del tutto pertinente. Ciò impedirà loro di sentirsi sminuiti o imbarazzati se il concetto che raccomandano non è esattamente pertinente.
#4. Al fine di stabilire relazioni
Oltre a questo, si tengono riunioni per coltivare legami significativi sia all'interno che all'esterno delle organizzazioni. Quando si partecipa a questi incontri, è importante tenere a mente l'altra parte. Chiedi agli altri di condividere i loro pensieri su un argomento prima di te.
Presta attenzione ai loro punti di vista e incoraggiali a considerare i problemi da un'angolazione diversa o più approfondita. Quando è necessario, fornisci un feedback positivo. La lode dovrebbe venire dal cuore ed essere precisa.
Cosa è necessario in una riunione di lavoro?
I dipendenti negli uffici di tutto il mondo dedicano una parte considerevole del loro tempo a partecipare e contribuire a un incontro di lavoro. Le riunioni produttive e utili per i partecipanti condividono alcuni punti in comune che le distinguono da quelle che sono una perdita di tempo e risorse. Se sei responsabile dell'organizzazione o della conduzione di una riunione, utilizza una lista di controllo della riunione per assicurarti di massimizzare il tempo disponibile, diminuendo o eliminando la necessità di riunioni di follow-up per coprire lo stesso terreno.
#1. Ordine del giorno
Un incontro di persone significative con l'obiettivo di discutere questioni di reciproco interesse è ciò che un incontro è destinato a realizzare. Nel caso in cui sia necessaria una riunione, dovrebbe essere predisposto un ordine del giorno che descriva in dettaglio gli argomenti che saranno discussi. L'ordine del giorno dovrebbe includere anche la quantità di tempo che sarà dedicata a ciascun argomento, nonché i nomi di eventuali relatori significativi. Metti da parte un po' di tempo alla fine della riunione per esaminare eventuali questioni in sospeso e per parlare dei passi successivi da compiere. Inoltre, è importante che l'ordine del giorno sia distribuito sia prima che durante la riunione.
#2. Strutture
Effettuare prenotazioni per uno spazio per riunioni sufficientemente ampio da accogliere tutti i partecipanti in modo confortevole e favorevole a una conversazione senza essere interrotti dal rumore esterno o dal traffico pedonale. Se farai web conference o avrai comunque bisogno di un accesso a internet, scegli una stanza che non sia troppo lontana dai bagni e controlla che abbia prese di corrente, connessioni telefoniche e una connessione internet. È importante assicurarsi che l'illuminazione della stanza possa essere regolata in modo da non disturbare una presentazione. Assicurati che ci siano dei pennarelli disponibili nel caso in cui la stanza disponga di una lavagna o di una lavagna a fogli mobili.
#3. Tecnologia
Assicurati di avere un proiettore pronto per qualsiasi presentazione che coinvolga video, PowerPoint o altre forme di multimedia. Inoltre, assicurati che sia disponibile un vivavoce per tutte le chiamate in conferenza. Informarsi preventivamente con le persone che verranno presentate se intendono o meno portare il proprio computer o se ne avranno bisogno o meno per presentare la loro presentazione. Preparati in anticipo per familiarizzare con la tecnologia e, se la riunione includerà una conferenza Web, prendi accordi con un fornitore per abilitare la riunione e partecipa alla riunione preparata. Invia ai partecipanti le istruzioni su come telefonare alla riunione in modo che possano partecipare.
#4. Partecipanti e Relatori al Convegno
Assicurati che le persone che devono essere presenti alla riunione possano essere lì. È necessario rinviare l'incontro nel caso in cui una o più persone in possesso di informazioni cruciali siano irreperibili. Dovrebbe essere incoraggiato invitare i relatori a elaborare un argomento o fornire informazioni che possano aiutare il gruppo a raggiungere una conclusione. Mettiti in contatto con loro in anticipo per discutere le loro esigenze per l'incontro in termini di attrezzature o materiali. Assicurati di avere a portata di mano i numeri di telefono dei partecipanti nel caso in cui qualcuno di loro debba essere chiamato per partecipare alla riunione.
Come condurre una riunione di lavoro
Se sei incaricato di organizzare un incontro di lavoro, ecco alcune cose che puoi fare per prepararti:
#1. Concentrati sui tuoi obiettivi
Il primo ordine del giorno è stabilire perché state insieme.
Pensa attentamente al motivo per cui vuoi tenere questo incontro e ai benefici che ne trarrai. Ciò ti aiuterà a ottenere una prospettiva sulla situazione e a funzionare meglio durante le sessioni.
Il che pone la domanda: perché? Sii specifico su ciò che speri di ottenere quando comunichi con il tuo team, che si tratti di condividere informazioni, parlare di nuove idee o prodotti o risolvere un problema specifico.
#2. Preparare un'agenda della riunione
Sapevi che se metti insieme un'agenda completa, puoi dimezzare il tempo della tua riunione?
Dopo aver stabilito il motivo per cui stai facendo qualcosa, puoi fare piani per portare a termine il lavoro. Fai un elenco dei punti che vuoi coprire e quanto tempo vuoi dedicare a ciascuno di essi. Se vuoi che i tuoi ospiti della conferenza si sentano preparati, invia loro il programma in anticipo. In questo modo non solo aiuterai le persone a prepararsi per l'evento, ma risparmierai anche tempo.
#3. Stabilisci uno stato d'animo e un tono appropriati
Impostare il tono corretto per una riunione è essenziale per ogni manager o leader aziendale. Un incontro di lavoro può essere strutturato come preferisci come imprenditore. Il tono può essere formale o informale. Favorire un ambiente di reciproco apprezzamento. Tiene conto e agisce sul feedback dei soggetti consultati.
Se ne senti il bisogno, dovresti provare un'atmosfera diversa. Le riunioni sono tipicamente formali e noiose. Per alleggerire l'atmosfera, puoi tenere una riunione all'aperto o una con un tema specifico.
#4. Rispetta l'orario e la durata della riunione programmata
La maggior parte dei membri del personale non vede l'ora di partecipare a riunioni di lavoro. Peggiora se non inizi e non completi la sessione in tempo. Fai uno sforzo intenzionale per iniziare e completare prontamente la riunione.
Se anche una sola persona arriva in ritardo alla riunione, annullala. Questo è un ottimo metodo per incoraggiare la tempestività e l'onestà sul lavoro.
#5. Inizia la riunione
Se le persone nella riunione non sono i tuoi diretti superiori o colleghi, dovresti iniziare presentandoti ufficialmente. Se nessuno conosce in precedenza, falli andare tutti in giro e dire i loro nomi. Può essere utile nominare un addetto alle note per annotare i verbali della riunione per una successiva revisione e distribuzione. Parla del formato dell'incontro di lavoro e delle questioni chiave che desideri trattare prima di iniziare la presentazione.
#6. Termina la tua presentazione
Termina la presentazione tenendo a mente i limiti di tempo. Assicurati che il tuo pubblico sia interessato a ciò che hai da dire parlando in modo efficace e utilizzando indicatori non verbali come gesti ed espressioni facciali. I partecipanti possono condividere i loro pensieri mentre fornisci il materiale, oppure puoi risparmiare tempo per una discussione più approfondita verso la fine dell'incontro, a seconda della natura dell'incontro. Concedi tempo per domande e commenti sull'argomento della riunione una volta conclusa la presentazione.
#7. Concludere con una richiesta di azione
Concludi la riunione riassumendo le decisioni e le azioni che sono state prese durante la discussione. Rendi esplicito il tuo invito all'azione in modo che tutti i soggetti coinvolti sappiano cosa vuoi che facciano. Puoi, ad esempio, richiedere che le persone prendano appunti durante la riunione o implementino alcune delle strategie presentate per aumentare le vendite. Ringrazia tutti coloro che hanno partecipato alla riunione per aver interrotto i loro impegni per essere lì. Questo riconoscimento potrebbe farli sentire apprezzati e rispettati.
#8. Mantieni i contatti, agisci e valuta
Il team dovrebbe esaminare le attività e gli accordi concordati e suddividere il lavoro di conseguenza. Imposta date di scadenza rigorose per il lavoro assegnato. La mancanza di un follow-up pianificato è uno dei risultati più scoraggianti degli incontri di lavoro. I concetti più promettenti discussi nelle riunioni raramente vedono la luce del giorno. Pertanto, è fondamentale avere un buon follow-up dopo l'incontro affinché sia produttivo.
Valuta il successo della riunione e accetta i commenti dei partecipanti. Valuta quanto bene la sessione sta servendo l'obiettivo prefissato su base regolare. Facciamo finta che non abbia le conversazioni franche necessarie per agire rapidamente.
Verbale di riunione d'affari
Non importa quanto li temi o quanto ti piaccia un buon giro di brainstorming, le riunioni sono una parte inevitabile della giornata lavorativa al tuo lavoro e l'unico modo pratico per evitarle è andare in pensione. È possibile avere qualcosa di informale come una riunione di lavoro di gruppo o qualcosa di così serio come una riunione del consiglio di amministrazione, ma l'unica cosa che hanno tutti in comune è l'obbligo di verbalizzare.
Qual è esattamente il verbale della riunione? Intendono prendere appunti sulle conversazioni che si svolgono e sulle decisioni che vengono prese durante la riunione.
Cosa sono i verbali delle riunioni di lavoro?
I verbali di una riunione di lavoro sono una registrazione scritta delle decisioni e delle azioni principali della riunione. Non sono una trascrizione completa della riunione e quindi i dettagli non necessari dovrebbero essere evitati. Invece, devono concentrarsi sui dettagli più importanti. Gli appunti presi durante una riunione casuale servono come registrazione di ciò che è stato detto. Quando un gruppo si riunisce formalmente, come in una riunione di lavoro, i verbali vengono presi e conservati come prova.
Perché dovresti conservare i verbali delle riunioni di lavoro?
Ci sono una serie di vantaggi nel prendere verbali completi delle riunioni di lavoro. Dovresti prendere appunti a causa di quanto segue:
- Ripensa ai dettagli cruciali. Se hai bisogno di cercare informazioni come fatti, decisioni, voti, conflitti e partecipanti, puoi farlo. Se un membro del team è scomparso e vuole sapere cosa è successo, o se c'è una disputa su ciò che è accaduto, questo può essere utile.
- Proteggiti in tribunale. I registri ufficiali degli atti di un'organizzazione e del suo consiglio includono i verbali delle riunioni di lavoro, che sono rispettati da revisori, tribunali e l'Internal Revenue Service. Puoi utilizzare il verbale della riunione d'affari come prova di quanto discusso e deciso grazie a questo verbale scritto.
- Valutare lo sviluppo. I verbali di una riunione di lavoro possono servire come registrazione storica del completamento delle attività, del successo delle scelte e dell'efficienza del follow-through dei membri del team.
- Traccia responsabilità. Tenere traccia di chi ha votato per cosa e chi ha preso quali decisioni può essere fatto con l'aiuto dei verbali delle riunioni. Questo potrebbe servire a ricordare a quegli individui che sono ritenuti responsabili delle loro azioni.
- La preparazione è la chiave. Puoi trarre vantaggio dalla revisione dei verbali delle riunioni passate mentre pensi al futuro. Per gestire la pianificazione possono essere richieste le decisioni ei dati raccolti in assemblea.
- Stabilisci una linea di base. I verbali delle precedenti riunioni di lavoro potrebbero servire come utile riferimento per riprendere da dove il team aveva interrotto. Puoi usarlo come punto di partenza per la riunione successiva, risparmiando tempo che altrimenti verrebbe impiegato per riprendere conoscenza con il materiale prima di passare al nuovo materiale.
Quali sono le 5 basi dell'etichetta aziendale?
Lavorare per un'azienda la cui cultura è diversa dalla tua può rendere particolarmente difficile sentirsi a proprio agio nelle interazioni professionali perché anche gli aspetti più fondamentali dell'etichetta aziendale possono variare da una cultura all'altra. Mentre stai imparando a conoscere i dettagli delle dinamiche di gruppo e delle norme del team della tua azienda, è utile tenere a mente alcune costanti che si applicano ovunque.
Puoi fare una buona prima impressione e mostrare rispetto per i tuoi colleghi praticando queste cinque cortesie aziendali essenziali.
# 1. Sii puntuale
Essere puntuali dimostra che apprezzi il tempo dei tuoi colleghi, che si tratti di un colloquio o di una normale riunione in piedi. Se essere puntuali non è qualcosa a cui hai sempre pensato, è tempo di rispolverare alcune abilità di gestione del tempo in modo da poter rispettare i tuoi obblighi.
Alcune culture, ad esempio, funzionano arrivando sempre a pochi minuti di ritardo. Se non sei sicuro dell'ora di arrivo, è meglio essere puntuali e capire i dettagli in un secondo momento.
#2. Rispetta i tuoi colleghi
È un'etichetta aziendale appropriata mostrare apprezzamento agli altri in contesti sia informali che formali. Durante una cena o un incontro di lavoro, è educato salutare ogni persona quando entra nella stanza, sia con una stretta di mano che con un'altra norma culturale.
Se lavori in remoto e hai riunioni Zoom giornaliere, la stessa politica si applica a te. Anche se non è necessario andare davanti alla telecamera a ogni incontro di lavoro, far sentire la propria voce e riconoscere il contributo degli altri può fare molto per far sentire gli altri apprezzati.
#3. Vestiti decentemente
Vestirsi in modo professionale o casual per un ufficio a casa è una questione di preferenze personali. Poiché gran parte dell'occupazione in ufficio include l'interazione diretta con i clienti e altre parti interessate, diverse aziende richiedono ai propri dipendenti di vestirsi in modo formale almeno per una parte del tempo. È possibile che in alcuni luoghi di lavoro ibridi i dipendenti siano incoraggiati a vestirsi in modo più casual per motivi di comfort e produttività dei dipendenti.
Inoltre, consulta il tuo capo o supervisore se non sei sicuro di cosa costituisca un abbigliamento professionale adeguato. È normale sentirsi a disagio prima di iniziare un nuovo lavoro, ma è una buona idea contattare i colleghi via e-mail prima del primo giorno per farsi un'idea della cultura aziendale. Una strategia alternativa è ricordare l'abbigliamento degli altri candidati durante il colloquio e cercare di imitarlo.
#4. Onore alle aree comuni
Lavorare in remoto comporta ancora una certa collaborazione di persona e online con i colleghi. Tu e i tuoi colleghi potreste avere accesso a una cucina, un bagno, una sala stampanti/fotocopiatrici e un'area lounge in ufficio in comune. Cartelle in Google Drive e software per la gestione dei progetti sono due esempi di possibili luoghi digitali condivisi.
Il modo in cui dai un nome alle cose, mantieni le cose in ordine e gestisci altre persone in luoghi condivisi parlerà a lungo di te come professionista. Che si tratti di raccogliere la spazzatura o di attenersi alle politiche dell'azienda online, le buone maniere negli affari richiedono di rispettare lo spazio degli altri.
#5. Migliora la tua sensibilità
Avere intelligenza emotiva significa essere consapevoli, controllare e sintonizzarsi con i sentimenti e le motivazioni propri e altrui. Possedere alti livelli di intelligenza emotiva può aiutare a costruire un rapporto con i colleghi e perseverare nei momenti difficili. Anche se l'intelligenza emotiva non è una regola ferrea dell'etichetta aziendale, ti servirà bene in qualsiasi situazione controversa.
Diciamo che sei già in ritardo e il tuo datore di lavoro ti lancia un progetto importante e urgente. L'intelligenza emotiva ti consente di avere conversazioni produttive con il tuo supervisore su come dare priorità alle attività. Dato che sei già in ritardo, parla con il tuo capo delle tue preoccupazioni per il sovraccarico di lavoro e scopri cosa puoi fare per recuperare.
Ristorante per riunioni di lavoro
Quando si tratta di programmare un incontro di lavoro, la scelta del luogo appropriato è essenziale per stabilire l'atmosfera e sviluppare un'atmosfera favorevole alla produttività. Un ristorante accuratamente selezionato può fungere da cornice ideale per un fruttuoso incontro di lavoro, il completamento di transazioni commerciali, eventi di networking e attività che formano team. Inoltre, leggi MARKETING DEL RISTORANTE: cosa dovresti sapere e strategie.
Tipi di riunioni di lavoro in un ristorante
Il formato e lo scopo di un incontro di lavoro possono assumere diverse forme. Trovare il ristorante giusto per un incontro di lavoro richiede innanzitutto di sapere di che tipo di incontro si tratta. Diamo un'occhiata ad alcuni esempi tipici:
#1. Incontri di lavoro per la chiusura delle trattative
Trovare un ristorante impressionante e tranquillo è l'ideale per concludere un affare. La decisione peggiore che puoi prendere è quella di andare in un ristorante rumoroso con posti a sedere stretti.
Quando si negoziano le condizioni con un potenziale cliente, è importante farlo in un ambiente informale in cui entrambe le parti si sentano al sicuro condividendo i loro veri sentimenti e intenzioni. È difficile concentrarsi e prestare attenzione a un potenziale cliente quando è presente un rumore di fondo. Il tuo potenziale cliente potrebbe essere meno disponibile con te se i tuoi tavoli sono troppo vicini, poiché potrebbe sentire che gli altri stanno ascoltando.
Inoltre, hai bisogno di un posto dove puoi consumare un pasto piacevole, ricevere un servizio eccellente e concludere la transazione senza fretta. Se puoi permetterti un ristorante con tre portate e un sommelier, vai con quello.
La prima lezione ha lo scopo di preparare il terreno per interazioni future, mentre la seconda ha lo scopo di sigillare l'affare e sollecitare affari. Dovresti salvare i dettagli nitidi fino al corso finale. Scopri perché gli affari non vanno a gonfie vele nell'ultimo capitolo.
#2. Rete
È un modo fantastico per stabilire connessioni e ottenere affari di riferimento mentre pranzi. Seleziona la tua posizione con cura. Dato che non puoi essere sicuro della stabilità finanziaria del tuo collega, è meglio scegliere un posto che sia convenientemente posizionato per tutti coloro che sono coinvolti nell'evento di networking. Nel caso in cui non possano permettersi una cena più costosa, dovresti fornire loro una gamma di ristoranti tra cui scegliere.
Dato quanto recentemente vi siete incontrati, è possibile che tu non sia a conoscenza di eventuali limitazioni dietetiche che potrebbe avere il tuo nuovo collega. Mettere la decisione nelle loro mani mette il potere a cui appartiene.
Inoltre, non dimenticare di chiedere al tuo collega qual è il suo partner di rete ideale e seguilo sempre.
#3. Uno a uno
Un pasto con un subordinato potrebbe essere una grande opportunità per legare o un momento noioso per fornire feedback e parlare di nulla. Per massimizzare la possibilità di conoscere il tuo dipendente, lascia che scelga il ristorante, a condizione che sia economico e accessibile.
Se il subordinato sceglie un'opzione non plausibile, offri diverse alternative più ragionevoli e spiega il tuo ragionamento. Durante il tuo uno contro uno, dovresti sempre mirare a qualcosa.
#4. Riunioni aziendali di team building
I manager dovrebbero portare fuori i loro team per un pasto o un happy hour almeno una volta al mese per favorire una buona dinamica di squadra. Il team può rilassarsi e conoscere meglio il proprio manager, e tutti apprezzano i rinfreschi gratuiti. A causa dei limiti finanziari, questo potrebbe non essere un incarico facile, ma deve essere portato a termine.
I luoghi di lavoro più produttivi sono quelli che promuovono il team building attraverso eventi sociali, come un happy hour in un bar vicino con giochi da tavolo, bevande economiche e un'atmosfera vivace in cui i dipendenti possono rilassarsi e distendersi.
Puoi dare un'occhiata a Yelp o leggere qualcosa online per scoprire qualcosa di nuovo. I manager dovrebbero uscire dalle loro zone di comfort e provare qualcosa di nuovo per aumentare il coinvolgimento del personale; questo potrebbe essere qualsiasi cosa, dal karaoke al bowling di fantasia a un bar a tema.
Come scegliere un ristorante per riunioni di lavoro
Ci sono una serie di fattori da tenere in considerazione quando si decide un ristorante adatto per un incontro di lavoro. Quanto segue dovrebbe essere considerato per garantire un'esperienza culinaria piacevole e professionale:
#1. L'ambientazione del ristorante
La posizione del ristorante è un fattore importante per quanto sarà facile tenere lì il tuo incontro di lavoro. Per mantenere le cose senza intoppi ed efficienti, è importante scegliere un ristorante che sia conveniente per tutti. Per assicurarti che i partecipanti alla tua riunione di lavoro siano in grado di presentarsi in orario e dedicare tutta la loro attenzione agli argomenti in questione, pensa ai seguenti problemi mentre selezioni il ristorante.
- Accesso fisico e uditivo universale. Pensa a quanto facilmente tutti coloro che parteciperanno alla riunione potranno raggiungere il ristorante. Scegli un punto accessibile tramite più modalità di trasporto pubblico e, se necessario, con parcheggio sufficiente. Inoltre, assicurati che la struttura sia accessibile alle persone su sedia a rotelle. Un facile accesso migliora l'efficienza e rende la vita più facile a tutti.
- Vicinanza all'ufficio o al luogo della riunione. Può essere più conveniente per tutte le persone coinvolte se i pranzi di lavoro si tengono in un ristorante vicino all'ufficio o al luogo della riunione. Ciò garantisce che tutti possano arrivare al ristorante in orario, con la minima attesa possibile. La vicinanza rende anche facile passare direttamente dalla riunione al pasto, il che è ottimo per l'efficienza.
#2. Ambiente e Ambiente
L'umore e la produttività del tuo incontro di lavoro possono essere notevolmente influenzati dall'ambiente e dall'ambiente del ristorante. Che tu abbia bisogno di una sala riunioni soffocante per firmare contratti o di un barbecue informale in giardino per creare un legame di squadra, scegliere l'atmosfera giusta è essenziale. Qui discuteremo perché è fondamentale tenere conto dell'atmosfera e dell'atmosfera del ristorante al momento della prenotazione. È possibile creare l'atmosfera perfetta per il tuo meeting abbinando l'atmosfera del ristorante ai tuoi obiettivi.
- Rumore ambientale. L'efficacia di una riunione di lavoro tenutasi in un ristorante potrebbe essere notevolmente ridotta da rumori di sottofondo che distraggono. Scegli un bar dove la conversazione non venga soffocata dalla musica di sottofondo. Scegli un ristorante con una sala da pranzo privata, cabine insonorizzate o un posto tranquillo separato se hai bisogno di avere una conversazione seria. Le riunioni sono più produttive e piacevoli se tenute in luoghi con un adeguato grado di rumore di fondo, che favorisce la partecipazione e la conversazione.
- Decorazioni e Illuminazione. Puoi dare il tono a un incontro di lavoro produttivo grazie all'illuminazione e al design del ristorante. Scegli un ristorante in cui l'illuminazione sia giusta, né troppo luminosa né troppo fioca. Pensa all'estetica che vuoi rappresentare durante la conferenza e assicurati che il design della stanza la rifletta.
#3. Capienza e disposizione dei posti a sedere
La pianificazione di un incontro di lavoro in un ristorante richiede un'attenta attenzione alla capacità e al layout della struttura. È fondamentale assicurarsi che ci sia abbastanza spazio per tutti al ristorante e che sia abbastanza silenzioso da permettere alle persone di parlare. Il livello di comfort e la capacità di comunicazione del gruppo possono essere entrambi migliorati scegliendo un ristorante con disposizione dei posti a sedere accettabile, come sale da pranzo private o disposizione flessibile dei posti a sedere. Di seguito un'analisi più approfondita di questi elementi:
- Aree da pranzo separate o individuali. Se la discrezione è della massima importanza, cerca ristoranti con sale da pranzo private o altri spazi discreti per riunioni di lavoro. Puoi avere conversazioni private in queste impostazioni con piccole interruzioni. Quando si discute di argomenti delicati o si tengono riunioni private, le sale da pranzo private sono un'ottima opzione.
- Scelte per grandi e piccoli raduni. Verifica che la sede della riunione disponga di spazio per l'intero gruppo. Scegli un ristorante con sale per banchetti o enormi tavoli comuni se stai cenando con un gruppo numeroso. I luoghi intimi e accoglienti sono i migliori per le riunioni più piccole. Inoltre, il comfort e l'attenzione di tutti i partecipanti dipendono dalla capacità di riorganizzare le sedie secondo necessità.
#4. Selezioni culinarie
Il successo di un incontro o di una cena di lavoro dipende dalla varietà di cibi e bevande offerte dal ristorante. Per soddisfare al meglio le richieste dei tuoi visitatori, è importante pensare alle loro preferenze e limitazioni alimentari individuali. Puoi assicurarti che tutti alla conferenza siano a proprio agio e ben soddisfatti scegliendo un ristorante che abbia una vasta gamma di opzioni di menu e possa soddisfare esigenze dietetiche particolari.
- Antipatie e restrizioni nelle scelte alimentari. Quando decidi un ristorante per riunioni di lavoro, assicurati che ci siano opzioni per persone con esigenze dietetiche particolari, come quelle vegetariane o vegane, senza glutine o allergiche. Tutti gli ospiti potranno rilassarsi e godersi il pasto senza problemi grazie a questa attenzione.
- Varie opzioni alimentari. Tutte le esigenze dietetiche dei partecipanti possono essere soddisfatte offrendo un'ampia gamma di opzioni per i pasti. I commensali si divertiranno in generale in quanto potranno selezionare i piatti che soddisfano maggiormente i loro gusti. I partecipanti alle riunioni hanno spesso gusti molto diversi, quindi è importante scegliere un ristorante che possa soddisfarli tutti.
#5. Variazione dei costi
Quando si decide un ristorante per un incontro di lavoro, è fondamentale tenere a mente i costi. Per ottenere il valore dei tuoi soldi, devi trovare un equilibrio tra prezzo e qualità. Puoi pianificare un incontro di lavoro produttivo senza spendere una fortuna bilanciando i seguenti fattori: costo, qualità desiderata ed esperienza complessiva.
- Fattori finanziari. Pensa ai costi prima di prendere una decisione definitiva su un ristorante per cene di lavoro. Scegli un ristorante che rientri nel limite di spesa stabilito per il raduno. Non lasciarti ingannare dal prezzo basso nel pensare che il ristorante abbia risparmiato sul cibo o sul servizio.
- Protezione della stabilità finanziaria. Assicurati che il ristorante che scegli per le riunioni di lavoro abbia un prezzo ragionevole pur fornendo buon cibo e servizio. Pensa al valore che hai per i tuoi soldi in termini di cibo, servizio e atmosfera. Puoi imparare molto sulla reputazione del ristorante e se sarà adatto o meno per un incontro di lavoro se leggi le recensioni o chiedi consigli.
Riunione d'affari della Chiesa
Le chiese sono uniche tra i gruppi. Tuttavia, hanno ancora obblighi identici a quelli di qualsiasi società o ente di beneficenza. Essi, come l'importanza di una leadership ecclesiastica competente, sono enfatizzati in tutta la Bibbia. Non tutti sono ansiosi di partecipare alle riunioni della chiesa, ma è importante riunirsi regolarmente per discutere di cose come l'edificio e il budget. È per assicurarsi che la chiesa funzioni bene e possa effettivamente servire le persone.
Perché le chiese hanno bisogno di riunioni di lavoro?
In questi giorni, il lato pratico delle cose è dove brilla davvero un incontro di lavoro della chiesa. Questo perché mantenere una chiesa in buone condizioni richiede un'attenzione costante. Il budget, la raccolta fondi, gli eventi, i terreni, le nuove strutture, la manutenzione, i ministeri di sensibilizzazione e altro ancora possono essere argomenti di discussione.
I funzionari della chiesa devono riunirsi per formulare una strategia, formare una squadra e controllare spesso per assicurarsi che il progetto funzioni bene. Ciò richiede sempre un incontro di lavoro formale.
Quando si tratta dei dettagli di un incontro d'affari in chiesa, la Bibbia tace. Tuttavia, descrive in dettaglio le responsabilità dei dirigenti della chiesa. Pastori e diaconi ricoprono due ruoli essenziali nella chiesa locale. Inoltre, leggi I 10 migliori software di gestione della chiesa del 2023: opzioni gratuite e a pagamento.
Le riunioni della chiesa primitiva erano incentrate sullo sviluppo della legge dottrinale e sul fornire aiuto a coloro che ne avevano bisogno in conformità con gli insegnamenti di Gesù e la Bibbia.
Il secondo ufficio consente ai funzionari della chiesa di trovare soluzioni ai problemi. Quando i discepoli ei pastori sono responsabili della preghiera e del servizio, gli indigenti soffrono la fame, per esempio.
Suggerimenti utili per un'efficace riunione d'affari della Chiesa
Ci sono passaggi che puoi fare per massimizzare la produttività del tuo prossimo incontro di lavoro in chiesa.
#1. Le riunioni della Chiesa dovrebbero essere ridotte al minimo
Non importa che le chiese tengano incontri d'affari mensili. Raccomando invece di tenere riunioni una volta ogni tre mesi. La leadership può essere temporaneamente decentralizzata in sottocomitati in questo momento.
Dare a questi gruppi l'autorità di fare scelte per conto proprio, senza richiedere troppi permessi esterni, renderà molto più semplice per loro affrontare eventuali problemi che si presentano. In questo modo, puoi aggiornare la tua congregazione sugli ultimi avvenimenti e celebrare i tuoi successi con loro durante le riunioni d'affari trimestrali o annuali della chiesa.
#2. Si prega di seguire le "Regole dell'ordine di Robert"
Il manuale di procedura parlamentare Robert's Rules of Order ha ottenuto un'ampia accettazione. Il processo decisionale del gruppo, compresa la presentazione, la discussione e il voto di una mozione, è disciplinato da queste linee guida.
Le regole dell'ordine di Robert dovrebbero essere sempre a portata di mano durante le riunioni. In caso di dubbi o disaccordi, avrai la possibilità di consultare il testo originale.
#3. Raccogli le richieste dei membri in anticipo
Le tue riunioni aziendali dovrebbero essere educative. Offrire ai tuoi membri un forum per domande e commenti è un ottimo approccio per assicurarsi che ricevano tutte le informazioni di cui hanno bisogno.
Il modo migliore per ottenere queste informazioni dipenderà fortemente dalle dimensioni della tua congregazione. Potrebbe essere più facile fare telefonate personali e visite di persona in una chiesa più piccola. Inviare e-mail, pubblicare sul tuo sito web o sui social media e fare un annuncio durante i servizi sono tutti ottimi modi per raggiungere un numero maggiore di membri.
Il punto è mostrare alla tua iscrizione che apprezzi il loro feedback e l'onestà.
Quando hai un elenco di domande, puoi dare loro la priorità e creare un piano d'azione per affrontarle.
#4. Usa risorse esterne
Ci saranno momenti in cui sarà necessario che la tua chiesa parli di argomenti delicati. Questi problemi potrebbero, nel peggiore dei casi, portare a uno scisma all'interno della tua appartenenza.
In una situazione del genere, dovresti cercare assistenza esterna. È possibile che i tuoi preconcetti come leader e membro della chiesa stiano offuscando il tuo giudizio. Pertanto, dovrebbe essere cercato un moderatore neutrale.
Sarà utile che una terza parte obiettiva offra suggerimenti che non avevi considerato. Se vuoi che la tua riunione proceda senza intoppi, è una buona idea scegliere un moderatore che conosca le regole dell'ordine di Robert.
#5. Nominare qualcuno per prendere appunti alle riunioni
Al termine della riunione, dovrebbe essere designato qualcuno per redigere i verbali. Questa persona ovviamente non può essere quella incaricata del raduno. I compiti di un segretario in genere includono la presa di appunti durante le riunioni.
Gli appunti delle riunioni dovrebbero includere:
- Ora e luogo dell'incontro
- Partecipanti
- Voti e modifiche
- Accettazione di idee e passaggio di mozioni
- Nuovi affari
- Data e ora della prossima riunione
- Risultati delle elezioni
- Oggetti d'azione
Il segretario della tua chiesa deve stampare i verbali di ogni incontro di lavoro e consegnarli a tutti i membri presenti. Nella prossima riunione, i membri voteranno se approvare o meno questo verbale.
Una volta approvati, dovrebbero essere archiviati insieme ad altri documenti importanti. Per dimostrare ulteriormente la trasparenza, dovresti pubblicare online i riepiloghi delle riunioni del consiglio.
Conclusione
Gli incontri di lavoro sono fondamentali per ogni organizzazione di successo. È utile per tenere sotto controllo ciò che l'azienda ha fatto per arrivare dove vuole andare. Come bonus aggiuntivo, incoraggia il lavoro di squadra facilitando la comunicazione, la condivisione di idee, la risoluzione dei problemi e il processo decisionale.
Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, riunioni di lavoro regolari sono essenziali per tenere traccia dei progressi e raggiungere gli obiettivi. Dal momento che né la direzione né il suo staff possono evitare completamente un incontro di lavoro, la migliore linea d'azione è trovare un mezzo felice che produca incontri produttivi per tutti i soggetti coinvolti. Pertanto, è essenziale che un leader aziendale sia in grado di connettersi a tutti gli incontri di lavoro per gestire efficacemente le persone.
Domande frequenti
Quali sono i 5 tipi di riunioni formali?
Alcuni tipi comuni di riunioni formali sono:
- Riunioni del consiglio.
- Riunioni di gruppo o dipartimentali.
- Revisioni trimestrali.
- Riunioni del comitato.
- Dibattiti governativi.
Cosa non fare in una riunione di lavoro?
Cose importanti che non dovresti mai fare in una riunione di lavoro
- L'incontro non deve sfuggire di mano.
- Sii umile.
- Presta molta attenzione e non limitarti a discutere
- Non sembrare troppo energico
- Siamo oltre quella fase a questo punto
- Evitare la preparazione delle domande
- Richieste superflue.
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