I dipendenti di qualsiasi azienda possono sostenere spese aziendali che devono pagare di tasca propria. Ciò include tutto, dalle spese di viaggio e pranzi dei clienti alle forniture per ufficio e attrezzature tecnologiche. I dipendenti presenteranno una nota spese per richiedere il rimborso di qualsiasi importo pagato perché tali spese sono sostenute per conto dell'azienda. Questo articolo ti insegnerà tutto ciò che devi sapere sui rapporti di riepilogo delle spese, incluso cosa contengono, perché sono necessari e, soprattutto, come compilare questo rapporto utilizzando un software e un modello.
Una nota spese è un elenco categorizzato e dettagliato delle spese sostenute per conto dell'organizzazione. Questo rapporto aiuta il datore di lavoro o il team finanziario a determinare quanti soldi sono stati spesi, cosa è stato acquistato e quanto del costo è stato rimborsato. I vantaggi delle note spese, tuttavia, non si limitano alle richieste di rimborso. Rendono inoltre più semplice per le aziende presentare dichiarazioni dei redditi, richiedere detrazioni fiscali e completare audit.
Che cos'è una nota spese?
Quando un dipendente richiede il rimborso delle spese aziendali che ha pagato con i propri soldi, tali spese sono delineate su un documento cartaceo o digitale chiamato nota spese. Queste spese sono in genere organizzate per categorie, come forniture per ufficio, pranzi o chilometraggio. Sono inoltre dettagliati in modo da elencare diverse entità e le relative spese. Ciò consente controlli più granulari durante il processo di approvazione piuttosto che dichiarare semplicemente l'importo complessivo delle spese sostenute. Le ricevute associate per ciascuna transazione dettagliata sono in genere incluse nella nota spese.
Cosa è incluso in un rapporto di riepilogo delle spese?
Le note spese sono disponibili in una varietà di formati. Molti sono cumulativi e mostrano la spesa totale per un'azienda o un dipartimento in un periodo specifico (un mese, un trimestre o un anno, ad esempio). Le note spese possono anche essere più dettagliate, delineando le singole spese per un dipendente o un progetto specifico. Questi rapporti sono costituiti da:
- La data in cui è stata pagata la spesa
- Se la spesa può essere attribuita a un determinato cliente o progetto.
Il beneficiario o il venditore a cui è andato il denaro - L'intero importo pagato, comprese le tasse, le commissioni e le commissioni
- La categoria o il tipo di spesa
I rapporti possono includere note riguardanti l'importo complessivo pagato o elementi specifici, come il motivo per cui il costo è stato sostenuto o eventuali costi successivi previsti legati allo stesso cliente o progetto, oltre a questi dettagli superficiali.
Perché le note spese sono necessarie
Le note spese sono significative perché consentono ai manager di tenere traccia delle spese dell'azienda o di un reparto specifico o di un team, in particolare i costi associati a un cliente o progetto specifico.
Oltre ad assistere la direzione, le note spese consentono ai dipendenti di essere compensati per spese aziendali vive come viaggi o intrattenere clienti o potenziali clienti.
Le note spese vengono spesso utilizzate per i seguenti scopi:
- Monitoraggio del dipartimento e delle spese aziendali, nonché un flusso di cassa complessivo
- Dedurre le spese dalle entrate lorde per calcolare i profitti
- Pagare i dipendenti per spese aziendali legittime
- Tenere traccia delle spese associate a una linea di prodotti, un particolare progetto o un cliente
Le note spese vengono utilizzate per una varietà di obiettivi da diverse aziende. Consulenti e avvocati, ad esempio, utilizzano frequentemente questi report per tenere traccia delle spese legate a un determinato cliente, mentre le organizzazioni manifatturiere gestiscono le spese relative a specifiche linee di prodotti. Sono utilizzati dai rappresentanti di vendita per segnalare e ottenere il rimborso delle spese di viaggio e di intrattenimento.
Che cos'è una nota spese mensile?
Le note spese vengono generalmente emesse su base mensile, trimestrale o annuale. Una nota spese mensile elenca tutti gli acquisti necessari effettuati da un'azienda nel corso del mese.
Per detrarre le spese dalle tasse di una società, viene spesso utilizzata una nota spese annuale. Una nota spese mensile verrebbe quindi utilizzata per scopi aggiuntivi, come determinare se la spesa di un'azienda rientra nel suo budget. Una nota spese mensile può essere utilizzata per determinare come i costi possono essere ridotti o eliminati per aumentare i profitti in tempi di difficoltà finanziarie.
Cosa è considerato una spesa?
Ogni volta che un rappresentante d'affari spende denaro per un obiettivo commerciale, è considerato una spesa. Potrebbe essere per ottenere attrezzature, un servizio o qualcos'altro. Tuttavia, la spesa deve essere una spesa aziendale legittima, soprattutto nel caso di dipendenti che chiedono il rimborso. Diverse aziende hanno leggi severe in merito, pertanto i dipendenti devono essere a conoscenza di queste politiche prima di presentare le spese.
Software per note spese
Le aziende possono gestire e tenere traccia di "T&E" o "viaggi e spese di lavoro" più facilmente con l'uso del software per le note spese. Il software di gestione delle spese può migliorare l'aderenza agli standard di spesa aziendale e assistere le aziende nella definizione del budget e nella previsione delle spese future aumentando la visibilità della spesa dei dipendenti.
Di seguito è riportato un elenco dei migliori software di report di riepilogo spese:
#1. libri freschi
FreshBooks è uno strumento di contabilità basato sul Web progettato per le piccole imprese. Inoltre, FreshBooks serve una vasta gamma di aziende, tra cui marketing, consulenza legale e aziendale, servizi commerciali e domestici e tecnologia dell'informazione (IT).
Fatturazione, monitoraggio delle spese, monitoraggio del tempo, reportistica e gestione dei pagamenti sono alcune delle funzioni più importanti di FreshBooks. Gli utenti possono personalizzare le proprie fatture, accettare pagamenti online e impostare solleciti di pagamento automatici. Le spese possono essere monitorate collegando le ricevute alle fatture, impostando le spese ricorrenti e fotografando le ricevute.
#2. SAP Concorre
Concur è un'applicazione software per la gestione delle spese e dei viaggi basata su cloud che aiuta i dirigenti a gestire i propri costi di viaggio. I dirigenti finanziari possono tenere traccia delle spese e dei flussi di cassa relativi ai viaggi.
Lo strumento viaggi e costi di Concur aiuta nella prenotazione, approvazione e pagamento dei viaggi. Inoltre, il software automatizza la raccolta dei dati delle immagini delle ricevute e carica le note spese per l'approvazione.
# 3. Xero
Xero è un sistema di contabilità basato su cloud per le piccole imprese e in via di sviluppo. Inoltre, Xero mette in contatto le piccole imprese con consulenti di fiducia e offre ai proprietari un rapido accesso alla loro situazione finanziaria. Xero può essere accessibile da qualsiasi dispositivo con una connessione Internet attiva perché è una soluzione web-based.
Le piccole imprese possono esaminare i flussi di cassa, le transazioni e i dettagli del conto da qualsiasi luogo grazie alle sofisticate capacità contabili di Xero. Le transazioni bancarie sono tutte importate e codificate automaticamente. Il pagamento delle fatture online aiuta a tenere traccia delle spese e a rimanere aggiornato sulle fatture dovute, aumentando al contempo le connessioni con i fornitori che forniscono prodotti aziendali vitali. Con Xero anche la spesa personale può essere controllata con la visualizzazione e l'approvazione da mobile di ogni scontrino.
#4. Quickbook in linea
Gli utenti di QuickBooks Online possono scaricare e riconciliare le transazioni con carta di credito, consentendo alle aziende di gestire le schede attività settimanali e tenere traccia dei depositi bancari.
Inoltre, Quickbooks Online è un software di contabilità basato sul Web che gestisce tutti gli aspetti delle finanze di un'azienda. Contabilità, buste paga, gestione delle fatture, riconciliazione bancaria, monitoraggio delle spese, rendicontazione finanziaria, gestione fiscale e altre attività possono essere gestite con l'aiuto del software.
Come compilare una nota spese
Lo scopo fondamentale della compilazione di una nota spese è identificare le spese da includere. Questo può essere basato sul beneficiario, sulla categoria di spesa (tipo di spesa) o sul progetto o cliente a cui era legata la spesa. Oppure può essere basato sul dipendente che ha sostenuto la spesa.
Una nota spese può essere creata in diversi modi.
- Identifica le spese che desideri includere nel rapporto.
- Includi le informazioni di cui sopra nel tuo elenco di spese che soddisfano i tuoi criteri.
- Somma tutte le spese del tuo rapporto.
- Aggiungi note relative alle spese sostenute o ai totali pagati.
- La data, il numero e il titolo del rapporto si basano sul suo contenuto.
Come creare una nota spese
Se utilizzi software di contabilità per piccole imprese come QuickBooks Online, Xero o FreshBooks, probabilmente sai che non puoi creare o compilare una nota spese in questi e sistemi simili.
Invece, la maggior parte dei pacchetti software di contabilità per piccole imprese ha collaborato con app di note spese di terze parti progettate espressamente per monitorare le spese e produrre note spese. Puoi anche utilizzare un modello di Microsoft Excel o uno dei modelli gratuiti disponibili su Internet.
A seconda della tua attività, del software di contabilità che utilizzi e di quanto automatizzato desideri che sia il processo, esistono diversi modi per preparare o compilare una nota spese. Indipendentemente dagli strumenti che usi, la cosa più importante è crearne uno.
#1. Utilizza un modello online.
Un modello di nota spese standard, come quello fornito da Excel, viene utilizzato da molte aziende più piccole. I modelli di Excel sono facilmente scaricabili e ti consentono di inserire i dati degli elementi pubblicitari nelle colonne appropriate, dove verranno calcolati automaticamente.
Questo foglio di calcolo Excel è molto utile per le piccole imprese che desiderano tenere traccia delle spese senza spendere soldi per software aggiuntivo.
Le categorie di spese aziendali predefinite nel modello sono utili e possono essere facilmente modificate se necessario. Se hai spese extra che non rientrano in queste categorie, puoi sempre aggiungere un'altra colonna.
Naturalmente, le informazioni sul foglio di calcolo devono essere inserite nel tuo software di contabilità per gestire eventuali rimborsi ai dipendenti e garantire che le tue spese aziendali siano accurate e aggiornate.
#2. Utilizzare software di contabilità.
Sebbene il software di contabilità sia importante nel processo di gestione delle spese, la maggior parte dei prodotti software di contabilità per piccole imprese oggi sul mercato non include una funzionalità che consente agli utenti di creare note spese. Invece, puoi utilizzare una delle numerose app di gestione delle spese di terze parti create appositamente per tale scopo.
#3. Utilizzare software per la gestione delle spese.
Certify si integra direttamente con QuickBooks Online, mentre Abacus interagisce con QuickBooks Online, Sage e Xero.
ReceiptBank è un altro programma software di gestione delle spese a basso costo che automatizza l'intero processo di generazione dei report. Anche Zoho ha un'app per la gestione delle spese che funziona in tandem con Zoho Books.
Il vantaggio di utilizzare questo software di terze parti è l'automazione che forniscono al processo di preparazione di una nota spese.
Questi programmi hanno lo scopo di svolgere le seguenti attività:
- Fotografare le ricevute
- Riconciliare i costi con le istituzioni finanziarie
- Genera automaticamente note spese
- Inoltrare alle persone appropriate per l'approvazione
Modello di nota spese
Un modo semplice per tenere traccia delle spese è con un modello di nota spese. Tuttavia, quando l'importo delle spese nella tua organizzazione aumenta, ti consigliamo di eseguire l'aggiornamento a un software di monitoraggio delle spese che consente di risparmiare tempo.
- Un modello di nota spese di Excel gratuito è disponibile in Microsoft Office.
- Questo registro del chilometraggio per Excel ti aiuta a monitorare e rimborsare il tuo chilometraggio.
- Le tue spese di viaggio vengono tracciate e sommate utilizzando questo semplice modello di nota spese stampabile.
- Un modello di nota spese Word e PDF facile da usare
Come si scrive una nota spese di base?
Come si crea un foglio spese?
- Scegli un modello o un software per il monitoraggio delle spese.
- Se necessario, modifica le colonne e le categorie (come l'affitto o il chilometraggio).
- Includi le spese e gli addebiti dettagliati.
- Somma tutto.
- Allega o salva le ricevute pertinenti.
- Invia il rapporto tramite e-mail o stampalo.
Qual è il processo per le note spese?
Come preparare le note spese per la tua piccola azienda
- Stabilire una politica.
- Crea un modello di monitoraggio delle spese.
- Conserva le ricevute in un luogo separato.
- Verifica la tua spesa due volte.
- Riepiloga le spese e le entrate.
- Approva rapidamente i rapporti e gestisci i rimborsi.
- 5 best practice per la rendicontazione delle spese nella tua azienda.
Che cos'è un rapporto spese giornaliero?
I dipendenti possono tenere traccia delle proprie spese alla fine della giornata utilizzando un modulo di nota spese giornaliera. Che tu gestisca un piccolo team o un grande ufficio, un modulo per il resoconto delle spese giornaliere sul tuo sito web ti aiuterà a risparmiare tempo e denaro.
Come si chiama una nota spese?
Il modulo noto come nota spese descrive in dettaglio i costi associati alla gestione di un'impresa. Una piccola impresa può richiedere note spese ai propri dipendenti per compensare le spese legate all'attività come gas o cibo.
Qual è lo scopo delle note spese?
Questo rapporto aiuta il datore di lavoro o il team finanziario a determinare quanti soldi sono stati spesi, cosa è stato acquistato e quanto del costo è stato rimborsato.
Qual è l'importanza di una nota spese?
Le note spese sono essenziali per comprendere la situazione finanziaria della tua azienda. Le note spese rivelano quanti soldi vengono spesi nell'intera azienda, in un dipartimento o in un progetto. I dipendenti possono anche utilizzarli per ottenere il rimborso delle spese relative all'attività.
Conclusione
Per comprendere appieno le finanze della tua azienda, devi prima capire come vengono spesi i tuoi soldi. Le note spese aiutano a tenere traccia di tutti i fondi in entrata. Questi rapporti possono fornirti una visione accurata di quanto denaro viene speso all'interno della tua azienda. Per assicurarti che i tuoi record siano corretti, devi prima capire cosa sono le note spese, come vengono utilizzate, cosa è incluso in esse e perché sono fondamentali.
Articoli Correlati
- STRUMENTI PER LA GESTIONE DELLE SPESE: Guida dettagliata e migliori strumenti da utilizzare
- XERO VS QUICKBOOKS: la migliore guida alle recensioni del 2023 e tutto ciò di cui hai bisogno (+ suggerimenti gratuiti)
- CATEGORIE DI SPESA AZIENDALE: Le migliori categorie di spesa aziendale del 2023 da considerare
- CHE COS'È UN RAPPORTO DI SPESA E COME FUNZIONA?
- RAPPORTO DI SPESA ABITAZIONE: cosa e come calcolarlo
Riferimenti
