Un repository di documenti è un sistema di archiviazione di file in cui gli utenti possono archiviare e recuperare documenti. Consente un facile accesso alle informazioni aziendali da parte di tutti i dipendenti, indipendentemente dalla posizione o dal reparto. I repository di documenti consentono alle organizzazioni di acquisire, gestire e condividere qualsiasi tipo di dati in modo facilmente accessibile. Ora, diamo un'occhiata al software di archiviazione dei documenti degli studenti e dei documenti domestici.
Cosa sono gli archivi di documenti?
Un repository di documenti è un sistema per l'archiviazione e la gestione dei documenti. È un luogo in cui i documenti vengono archiviati, gestiti e consultati da utenti autorizzati.
Un tipico esempio di repository di documenti potrebbe essere qualsiasi sistema che archivia i file in una o più posizioni, come l'unità locale o un servizio di archiviazione ad alto volume come Dropbox. Questo tipo di applicazione può essere utilizzato da grandi organizzazioni perché consente loro di gestire il proprio flusso di lavoro più facilmente rispetto a se dovessero affidarsi esclusivamente all'invio di singoli file tramite posta elettronica da persona a persona
Esistono due tipi principali di archivi di documenti: centralizzati (posizione singola) e distribuiti (posizioni multiple). I sistemi centralizzati tendono ad essere più facili per le aziende più grandi; tuttavia, i sistemi distribuiti consentono tempi di accesso più rapidi grazie alla disponibilità simultanea di più posizioni, a scapito di una maggiore complessità durante la creazione di nuovi dipartimenti all'interno di un'organizzazione poiché ogni dipartimento richiederà la propria interfaccia dashboard (UI) personalizzata.
SharePoint è un repository di documenti, il che significa che viene utilizzato per archiviare, gestire e condividere documenti. SharePoint è stato originariamente creato come DMS (sistema di gestione dei documenti). Tuttavia, si è evoluto in molto di più.
Ecco uno dei modi principali per utilizzare SharePoint:
- Un sistema di gestione dei contenuti aziendali (ECM) si riferisce a tutti i diversi strumenti e applicazioni utilizzati da un'organizzazione per archiviare, gestire e condividere i propri dati su più piattaforme, come Microsoft Office 365 o Google Drive. Ciò include cose come sistemi di posta elettronica come Gmail o Outlook; soluzioni di archiviazione di file come Box; app di comunicazione come Slack; strumenti di videoconferenza come Skype for Business; piattaforme di social media come Facebook Messenger ecc.
Software di archivio di documenti
Ai fini delle imprese e di altre organizzazioni, "software di archivio di documenti" si riferisce a un insieme di strumenti per la gestione e la condivisione di documenti.
Le aziende utilizzano archivi di documenti per archiviare i documenti in un'unica posizione centrale in modo che più persone possano accedervi contemporaneamente. Il vantaggio dell'utilizzo di un repository di documenti è che non devi preoccuparti di tenere traccia di chi ha quale pezzo di carta o file sulla tua scrivania: il sistema lo farà per te!
Archivio documenti dello studente
Student Document Repository è un software utilizzato per archiviare e gestire i documenti degli studenti. Puoi utilizzarlo nella gestione dei documenti degli studenti, come i loro compiti, progetti e test. Il Repository dei documenti dello studente ha anche un'opzione che ti consente di inserire i tuoi appunti in modo da poter fare riferimento quando necessario.
Dovresti provare questo programma sul tuo computer prima di acquistarlo perché potrebbero esserci alcuni problemi con il processo di installazione se non eseguito correttamente.
Perché abbiamo bisogno di un archivio di documenti?
Un repository di documenti è un sistema che consente di archiviare, organizzare e gestire i documenti. Puoi usarlo per diversi scopi, come archiviare e gestire i tuoi flussi di lavoro o persino creare un portfolio online. Ci sono molti vantaggi nell'usare un software di repository di documenti come:
- Facile da usare
- Opzioni flessibili
- Scalabile
Che cos'è un archivio di documenti centralizzato?
Un repository di documenti centralizzato è un database che archivia i documenti. È l'equivalente di uno schedario centrale, il luogo in cui puoi conservare tutti i tuoi file importanti.
L'idea alla base di questo tipo di sistema è che puoi accedere ai tuoi documenti da qualsiasi luogo su qualsiasi dispositivo, e non importa se sono archiviati localmente sul tuo computer o in un sistema di archiviazione basato su cloud come Dropbox o Google Drive (che è di proprietà di Alphabet).
Archivio dei documenti della casa
House Document Repository (HDR) è una piattaforma online che consente agli utenti di archiviare, organizzare e condividere i propri documenti. Chiunque abbia bisogno di tenere un registro del proprio lavoro può utilizzare il software.
La parte migliore di House Document Repository è che ha un proprio motore di ricerca, quindi non devi cercare manualmente tutti i tuoi file prima di trovare quello che stai cercando. Basta digitare la parola o la frase e quindi premere invio: il sistema ne troverà tutte le istanze in qualsiasi documento sul tuo computer!
Che cos'è una libreria di documenti?
Una raccolta documenti è una raccolta di documenti archiviati in una posizione centrale. Per archiviare qualsiasi tipo di file, inclusi documenti Word, PDF o immagini, puoi utilizzare le raccolte documenti.
Una raccolta documenti è simile a uno schedario online in cui si archiviano i file in modo che siano accessibili da più dispositivi e posizioni.
Che cos'è Dms su un computer?
Se sei nuovo nel mondo della gestione dei documenti, è importante capire cos'è un DMS. Un software del sistema di gestione dei documenti (DMS) archivia, recupera e distribuisce i documenti in modo efficiente.
Può essere utilizzato da qualsiasi tipo di azienda per archiviare documenti come ordini del giorno, verbali di riunioni, ecc. Diversamente da quelli che andrebbero persi quando si verifica un cambiamento nel top management o qualsiasi altra cosa relativa alle operazioni della tua azienda.
7 migliori strumenti di archivio di documenti
Siamo nel mezzo di una trasformazione digitale. E mentre le aziende cercano nuovi modi per gestire e proteggere i propri dati, si rivolgono sempre più a un'intera gamma di strumenti che le aiutino a dare un senso al modo in cui le informazioni vengono archiviate e condivise. Un'opzione popolare è il software di repository documentato (DR). Ecco cosa devi sapere sui 7 migliori strumenti di DR oggi sul mercato:
#1. All'aperto
Alfresco è una piattaforma ECM (Enterprise Content Management) open source che fornisce un'unica piattaforma unificata per tutte le informazioni ei documenti dell'organizzazione.
Con Alfresco, puoi archiviare e gestire in modo semplice e sicuro enormi quantità di dati. Inoltre, semplifica la condivisione dei contenuti tra i team all'interno della stessa azienda o organizzazioni in diversi settori.
SharePoint è un sistema di gestione dei documenti, una piattaforma di collaborazione, un sistema di gestione dei contenuti e un motore di ricerca aziendale che può essere utilizzato per l'archiviazione dei documenti. È uno strumento efficace per archiviare i dati della tua azienda in un unico posto.
La cosa migliore di SharePoint è che non devi preoccuparti di mantenere più sistemi poiché crea un unico repository per tutti i tuoi file importanti. La seconda cosa migliore è la sua capacità di condividere informazioni con altri utenti o colleghi attraverso servizi come extranet o portali intranet che rende la condivisione più facile che mai!
# 3. Nuxeo
Nuxeo è un software di gestione dei documenti che consente di creare soluzioni personalizzate. Chiunque altro voglia usarlo può perché è una soluzione open source.
Nuxeo è un'applicazione basata sul Web e quindi non richiede installazione sul tuo computer o server. Avrai solo bisogno dell'accesso a Internet affinché la piattaforma funzioni correttamente.
#4. WebXtender
WebXtender è un software di gestione dei documenti basato su cloud che consente di creare, gestire e archiviare documenti in un repository centrale. Puoi usarlo per archiviare tutti i tipi di file, dai documenti alle immagini e ai video, e quindi accedervi da qualsiasi dispositivo o posizione utilizzando l'app mobile WebXtender. Ciò lo rende ideale per le organizzazioni con lavoratori remoti che viaggiano frequentemente o desiderano tenere i propri dati sempre a portata di mano senza doversi preoccupare delle spese di archiviazione di backup.
L'applicazione offre funzionalità avanzate per la gestione e la collaborazione dei documenti, tra cui il controllo delle versioni (una funzionalità che consente agli utenti di vedere le modifiche apportate da altri), i metadati (dati su singole parti di contenuto), la sicurezza (in modo che gli utenti possano pubblicare solo elementi privati) e il flusso di lavoro automazione in modo che le attività vengano completate automaticamente quando vengono soddisfatti determinati criteri (come la creazione di un processo di approvazione).
#5. OCR
L'OCR (Optical Character Recognition) è una tecnologia che converte le immagini di testo in testo modificabile. Con l'OCR, le immagini di documenti, foto e altro possono essere trasformate in testo utilizzabile.
Il software OCR è molto utile per l'archiviazione, la ricerca e la condivisione di documenti. Utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per trasformare le parole in un'immagine o in un documento in testo modificabile.
#6. CustomShow – Software per presentazioni aziendali
CustomShow è uno strumento di presentazione aziendale che ti consente di creare e modificare presentazioni, presentazioni e altri contenuti.
È disponibile sia in versione gratuita che a pagamento. La versione gratuita include funzionalità limitate ma offre abbastanza per iniziare con il programma. è stata vista da molti clienti come l'opzione migliore per i principianti che hanno appena iniziato a creare le loro presentazioni su Internet o localmente sui loro computer/laptop/tablet, ecc. . Per coloro che desiderano più funzionalità rispetto a quelle disponibili nella versione gratuita, è possibile acquistare diversi pacchetti a prezzi diversi a seconda di quanto tempo (fino a 2 anni) desideri che il tuo piano di abbonamento duri prima di avere accesso a tutte le sue funzionalità di nuovo quando scade (ma avrai comunque accesso fino ad allora).
#7. Clearslide (precedentemente SlideRocket)
strumento di presentazione per creare e condividere presentazioni online. È stata acquisita da Clearslide nel 2018, che offre una soluzione software di presentazione chiamata ClearSlide.
Clearslide è una soluzione software di presentazione basata su cloud che consente agli utenti di creare sondaggi, quiz, sondaggi, moduli e dashboard direttamente all'interno della finestra del browser. Ciò semplifica le attività per le aziende che desiderano ottenere di più dai propri visitatori creando contenuti accattivanti su pagine Web o pagine di destinazione senza dover installare plug-in o componenti aggiuntivi aggiuntivi sul server host del proprio sito Web.
Sommario
Il miglior software per l'archivio dei contenuti dei documenti di case e studenti ti aiuterà a organizzare i tuoi processi e semplificherà la collaborazione del tuo team. Ti dà anche la possibilità di creare nuovi documenti dall'interno dell'applicazione, il che può essere molto utile quando si crea qualcosa di nuovo che necessita di un aggiornamento costante. Inoltre, ci sono molte funzionalità diverse disponibili con ogni pezzo di software che abbiamo recensito oggi, come funzionalità di collaborazione o sistemi di controllo delle versioni, in modo che tutti i membri del tuo team sappiano esattamente cosa sta succedendo in ogni momento!
Domande frequenti sul software del repository di documenti migliori
Perché abbiamo bisogno di un repository di documenti?
L'uso di un repository di documenti aiuta a proteggere le tue informazioni e i tuoi file crittografando i tuoi dati.
Che cos'è la gestione elettronica dei record ERM?
Utilizza tecniche automatizzate per gestire i record indipendentemente dal formato.
Quale DMS è il migliore?
Di seguito sono riportati i 5 migliori software di gestione dei documenti:
- M-File
- Templafy
- eFileCabinet
- firma ora.
- Hightail
Riferimenti
- SISTEMI DI GESTIONE DEL CONTRATTO: 2022 Top Best Software
- I migliori 20 software per la gestione del cambiamento nel 2022: recensioni dettagliate
- Gestione della configurazione del software: guida dettagliata a SCM
- Software di gestione del flusso di lavoro: le migliori opzioni nel 2022
- Il miglior software di gestione dei dati per la tua piccola impresa nel 2022
