Quando sei un piccolo imprenditore, essere pagato in tempo è una priorità assoluta. Se non imposti i giusti termini di pagamento con i tuoi clienti, ciò può portare a pagamenti in ritardo, scarso flusso di cassa e stress inutile nella tua attività. Fortunatamente, ci sono semplici passaggi che puoi seguire per migliorare i tuoi metodi di fatturazione. Questo articolo esaminerà i termini di pagamento, i loro tipi, esempi, importanza e come utilizzarli nella tua attività.
Quali sono i termini di pagamento?
Quando invii una fattura a un cliente, i termini di pagamento dicono loro cosa ti aspetti da lui in futuro. Consentono ai tuoi clienti di sapere come preferisci essere pagato e quando devono pagarti. I termini di pagamento possono includere anche le conseguenze di un mancato o ritardato pagamento. Affinché i tuoi clienti sappiano cosa aspettarsi, è importante stabilire termini di pagamento chiari. Più sono facili da capire, più facile sarà per i tuoi clienti pagarti in tempo.
Perché i termini di pagamento sono importanti?
I termini di pagamento sono importanti per capire quanti soldi un'azienda può avere a disposizione per progetti futuri come ampliamenti, ristrutturazioni, nuove linee di prodotti o campagne pubblicitarie. Questi termini possono specificare pagamenti rateali regolari, che possono aiutare a bilanciare il capitale richiesto per le spese giornaliere e mensili. Se gli imprenditori comprendono il loro flusso di cassa mensile, potrebbero sentirsi meno stressati per pagamenti e entrate.
Chi determina i termini di pagamento?
Di solito, l'imprenditore o il capo della contabilità stabilisce i termini di pagamento per i clienti prima che qualsiasi attività venga conclusa. Questo viene fatto in modo che i clienti possano comprendere chiaramente e seguire i termini di pagamento. Quando si stimano i costi di costruzione e delle risorse, un imprenditore può anche decidere i termini di pagamento prima di aprire le proprie porte.
Esempi di termini di pagamento
In genere, i termini di pagamento sono elencati come abbreviazione su una fattura. Ecco alcuni degli esempi più comuni di termini di pagamento che dovresti conoscere.
- 1MD: Questo rappresenta un credito di pagamento per un intero mese di forniture.
- PIA: Questa abbreviazione sta per "pagamento anticipato", il che significa che il pagamento deve essere effettuato per intero prima della consegna dei beni o dei servizi.
- CIA: Questa abbreviazione sta per "contanti in anticipo", il che significa che l'intero pagamento deve essere effettuato in contanti prima della consegna dei beni o dei servizi.
- Al ricevimento: Non appena il cliente riceve la fattura, è previsto il pagamento.
- Net 7: significa che il pagamento deve essere effettuato entro sette giorni.
- Net 21: Il pagamento deve essere effettuato entro 21 giorni dal ricevimento.
- Net 30: Il pagamento deve essere effettuato entro 30 giorni data fattura. Occasionalmente vengono utilizzate anche Net 60, Net 90 e altre varianti.
- Fine mese (EOM): Il pagamento è dovuto alla fine del mese in cui è stata ricevuta la fattura.
- 15 IFM: Il 15 del mese successivo alla data della fattura è il momento in cui il pagamento è dovuto.
- 2/10 Netto 30: Il pagamento è dovuto entro 30 giorni, ma i clienti possono ottenere uno sconto del 2% se pagano entro 10 giorni.
- MERLUZZO: Questo sta per "contanti alla consegna", il che significa che i beni o servizi devono essere pagati in contanti al momento della consegna.
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- CND: Questa abbreviazione sta per "cash next delivery", il che significa che il pagamento deve essere effettuato prima della consegna successiva. Per le consegne ricorrenti, questo termine di pagamento è generalmente riservato.
- CBS: Questa abbreviazione sta per "contanti prima della spedizione", il che significa che il saldo deve essere pagato prima che il prodotto venga spedito al cliente.
- CWO: Questa abbreviazione sta per "cash with order", il che significa che il cliente deve pagare la fattura per intero prima che la merce venga prodotta e spedita.
- Sconto di accumulo: Uno sconto offerto su un grosso ordine.
Esempio di come funzionano i termini di pagamento
Diamo un'occhiata a un esempio per capire perché i termini di pagamento sono così importanti per le finanze della tua azienda:
Supponiamo che tu stia per aprire un nuovo negozio. Devi investire $ 5,000 in attrezzature. Di recente hai ricevuto un grosso ordine da un cliente e hai inviato una fattura di $ 7,000. Inoltre, si prevede che il cliente pagherà la fattura entro la fine del mese.
Tuttavia, il cliente non paga in tempo. Di conseguenza, non è possibile acquistare la nuova attrezzatura necessaria. Ora stai pagando l'affitto per il tuo negozio anche se non stai facendo affari lì. A causa del ritardo nel pagamento, inizi a perdere denaro.
Questo esempio dimostra l'importanza dei pagamenti tempestivi delle fatture. Mettere insieme una fattura concisa e di facile comprensione farà molto per assicurarti di essere pagato in tempo. Di conseguenza, puoi permetterti di mantenere le operazioni aziendali e raggiungere i tuoi obiettivi di crescita.
Quali sono i tipi di termini di pagamento?
Le aziende a volte accetteranno di deviare dai loro termini di pagamento standard e dividere o combinare i pagamenti. Di seguito sono elencate le tipologie di accordi più comuni.
#1. Dividere i pagamenti
Se la tua attività si occupa regolarmente di servizi costosi, articoli di lusso o vendita di biglietti di grandi dimensioni, dovresti offrire opzioni di pagamento frazionato nei termini e condizioni della fattura. Il tuo flusso di cassa è il bene più prezioso della tua azienda. La richiesta di pagamento completo per servizi o articoli costosi può allontanare i clienti.
#2. Contrassegno prima delle spedizioni (CBS) e contrassegno prima della consegna (CBD)
Spedire i prodotti può essere un'attività rischiosa, soprattutto se li consegni su lunghe distanze. I tuoi prodotti potrebbero essere danneggiati o persi durante il trasporto. Se non prendi precauzioni e il cliente non paga, la tua azienda potrebbe subire una perdita netta.
#3. Lettera di credito (LOC)
I clienti apprezzano le aziende che danno loro credito. Ciò è particolarmente comune nel settore business-to-business, dove potresti avere acquisti ricorrenti dagli stessi clienti ogni poche settimane/mesi. Ma come puoi offrire questo privilegio a clienti con cui non hai mai lavorato prima e con cui non hai esperienza professionale?
#4. Deposito a rotazione (RD)
RD è un altro metodo di pagamento comune nel settore B2B. Se hai dei dubbi sull'affidabilità di un cliente, puoi monitorare i suoi pagamenti facendogli fornire una ricevuta di deposito, che funge da carta prepagata sicura che può utilizzare per effettuare acquisti da te.
#5. 50% in anticipo
Alcuni clienti potrebbero essere preoccupati per la richiesta di un pagamento anticipato del 50%, ma facilita notevolmente i progetti a lungo termine. Puoi coprire i costi associati senza spendere soldi di tasca tua se ricevi una parte del prezzo totale in anticipo.
#6. NETTO 30 e NETTO 60
Sia per i clienti che per le nuove imprese, vedere "Net 30" o "Net 60" in un modello di fattura può lasciare perplessi. In realtà, significa che i tuoi clienti hanno fino a 30 o 60 giorni dopo aver ricevuto una fattura per effettuare il pagamento. Per evitare confusione e possibili ritardi nei pagamenti, sostituisci questi termini con "30 giorni" e "60 giorni" sulle tue fatture. Tuttavia, consigliamo comunque di includere una data di scadenza specifica.
# 7. sconti
Se vuoi che i tuoi clienti ti paghino più velocemente, dovresti prendere in considerazione l'implementazione di un sistema di sconti. Ad esempio, potresti concedere ai clienti uno sconto dell'1% se pagano l'intero importo entro 7 giorni dalla data di ricezione o uno sconto del 2% se pagano il giorno successivo. Farà risparmiare loro un po' di soldi e tu un po' di capelli grigi.
Come utilizzare i termini di pagamento
Puoi controllare come e quando i tuoi clienti ti pagano utilizzando i termini di pagamento. Questi termini stabiliscono le aspettative di pagamento fin dall'inizio, evitando confusione in seguito.
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti su come sfruttare i termini di pagamento:
- Richiedi il pagamento in anticipo. Potresti voler richiedere il pagamento anticipato in alcune circostanze. Per i fornitori di servizi che vogliono garantire il pagamento prima di iniziare il lavoro, questa può essere una buona opzione.
- Fai una richiesta di deposito. Prendi in considerazione la possibilità di richiedere un deposito se non è possibile richiedere un pagamento anticipato. Per progetti più grandi, ad esempio, richiedere un acconto del 50% è una buona opzione.
- Crea fermi mensili. Puoi impostare un acconto mensile per i clienti con cui lavori regolarmente. Accetti un importo di pagamento mensile prestabilito.
- Imposta i termini della fattura. Dovrai decidere i termini della fattura se lavori per i clienti a fasi alterne. È possibile, ad esempio, impostare i termini della fattura in scadenza al ricevimento oppure scegliere i termini di pagamento Net 90. Tutto dipende da ciò che è meglio per te e per il tuo cliente.
Come impostare termini di pagamento efficaci
Se hai difficoltà a convincere i tuoi clienti a pagare le loro fatture in tempo, potrebbe essere necessario implementare termini di pagamento più efficaci. Ecco sette suggerimenti per migliorare i termini di pagamento dei tuoi clienti.
#1. Utilizzare software di contabilità.
Per iniziare, l'utilizzo di un software di contabilità può aiutarti a semplificare il processo di fatturazione e le finanze. Con il giusto software di contabilità, puoi inviare le fatture più velocemente e con meno errori.
#2. Indica chiaramente i tuoi termini di pagamento.
Prima di iniziare a lavorare con un nuovo cliente, assicurati che comprenda e accetti i termini di pagamento. Spiega verbalmente i termini al tuo cliente e includi una spiegazione scritta nel contratto che invii. Ciò contribuirà a chiarire qualsiasi confusione riguardo a quanto i clienti ti devono e quando il pagamento è dovuto.
#3. Sii Cortese.
Vuoi un semplice trucco per convincere i tuoi clienti a pagarti più velocemente? Sii cortese quando fatturi i tuoi clienti e includi le parole "per favore" e "grazie" da qualche parte sulla fattura.
#4. Fornire più opzioni di pagamento.
Hai mai provato a fare un acquisto in un negozio solo per scoprire che il negozio accetta solo contanti? Considera come ti sei sentito quando te ne sei reso conto: eri infastidito e frustrato dall'inconveniente?
#5. Imposta termini di pagamento più brevi.
Accorciare la data di scadenza è uno dei modi più efficaci per convincere i tuoi clienti a pagare prima. Può sembrare ovvio, ma se dai ai tuoi clienti un lungo periodo di tempo per pagare, di solito lo accetteranno.
#6. Sii adattabile.
Ovviamente, vuoi che i tuoi clienti ti paghino in tempo, ma devi anche capire che a volte lavori con un'altra società e quella società potrebbe avere a che fare con problemi di flusso di cassa. Alcune aziende semplicemente non possono accettare termini di pagamento Net 14 o addirittura Net 30 e apprezzeranno condizioni più flessibili.
#7. Fornire uno sconto per il pagamento immediato.
Prendi in considerazione l'idea di fornire uno sconto per il pagamento anticipato ai tuoi clienti. Le tue condizioni standard, ad esempio, potrebbero essere Net 30, ma i clienti ottengono uno sconto del 2% se pagano la fattura entro sette giorni.
Come si scrivono i termini e le condizioni di pagamento?
Scrivi i termini e le condizioni di pagamento come segue:
#1. Scrivi l'introduzione
Evidenzia il nome del tuo servizio o prodotto nella parte superiore del documento dei termini e delle condizioni. Questo è paragonabile al primo passo per imparare a scrivere un contratto commerciale. In cima ai tuoi termini e condizioni e sopra i dettagli del contratto, inclusi tutti gli affiliati, i nomi commerciali, le filiali e le società madri.
#2. Descrivi i termini e le condizioni.
Scrivi termini e condizioni in un linguaggio semplice. I semplici termini e condizioni delle vostre proposte e del sito web devono affrontare tutti gli aspetti legali, garantendo che non siate responsabili.
#3. Crea una dichiarazione per ringraziare i clienti per la loro attività.
Includere una dichiarazione di riconoscimento del servizio clienti nei termini e condizioni per garantirne la validità. Ad esempio, il sottoscritto accetta i termini e le condizioni qui stabilite.
#4. Elenca il legittimo proprietario
Includi informazioni sulle attività e azioni per le quali non sei responsabile per limitare la tua responsabilità. Crea un elenco di azioni proibite in modo che l'utente finale ne sia a conoscenza.
#5. Stabilire una politica privata
Un altro componente dei tuoi termini e condizioni chiari è la tua politica sulla privacy. Questa sezione specifica come intendi gestire le informazioni riservate sui clienti. Includi informazioni su come rinunciare alla vendita o alla condivisione delle tue informazioni.
#6. Aggiungi le firme di entrambe le parti e la data
Alla fine dei termini e delle condizioni devono essere inclusi una data e uno spazio per le firme di entrambe le parti.
Importanza dei termini di pagamento
La capacità di prevedere il flusso di cassa, intraprendere nuovi progetti e investire in nuove opportunità sarà facilitata da termini di pagamento chiaramente definiti.
Secondo uno studio della banca statunitense, se sei troppo permissivo sui termini di pagamento o non segui i clienti che hanno saldi in sospeso, il flusso di cassa della tua azienda potrebbe risentirne.
Quali sono i termini di pagamento standard?
Net 10, net 15, net 30, net 60 e net 90 sono forme comuni (scritte anche come net 10 giorni, ecc.). Ad esempio, i termini di pagamento standard di 30 giorni potrebbero essere designati come 30 giorni netti o 30 giorni netti, a indicare che il pagamento è dovuto sull'importo della fattura 30 giorni dopo la consegna di beni o servizi.
Come si decidono i termini di pagamento per i clienti?
Quando scegli i termini di pagamento, tieni presente quanto segue:
- Indaga sulla storia creditizia di ogni cliente (tira un rapporto di credito aziendale se puoi).
- Regola i termini di pagamento in base all'importo della fattura.
- Includi termini e commissioni chiari in tutti i contratti e le fatture per evitare malintesi su quando dovresti aspettarti il pagamento.
Quali sono le migliori condizioni di pagamento?
Principali termini di pagamento e fatturazione:
- Pagamento al momento del servizio.
- Dovuto al ricevimento.
- Deposito richiesto.
- Ricorrente.
- È richiesto un acconto del 50%.
- Contrassegno (COD)
- Factoring fatture.
Qual è il termine di pagamento più sicuro?
Lettere di credito
Se entrambe le parti sono disposte, questo può essere uno dei metodi di pagamento più sicuri per entrambe le parti.
Quali sono i termini di pagamento mensile?
I termini di pagamento specificano come, quando e come i tuoi clienti pagano la tua azienda. In genere, i pagamenti delle fatture sono soggetti a termini di pagamento. Sono un accordo che stabilisce le tue aspettative di pagamento, incluso quando il cliente deve pagarti e le penali per i ritardi di pagamento.
Conclusione
Un passaggio essenziale nella contabilità aziendale è l'impostazione di un processo di fatturazione con termini di pagamento specifici. I termini di pagamento stabiliscono le aspettative per i tuoi clienti e danno priorità ai tuoi pagamenti, determinando relazioni con i clienti più professionali e produttive.
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Riferimenti
