Gli addetti alla reception sono essenziali per il funzionamento di un'azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni o dal suo settore. Gli addetti alla reception, che sono incaricati di gestire la reception, sono effettivamente il volto dell'azienda e aumentano notevolmente l'efficienza sul posto di lavoro. Puoi decidere se lavorare o meno come receptionist è la carriera perfetta per te comprendendo la definizione, l'ambito e le capacità necessarie per prosperare in questo campo. In questo post, esamineremo la definizione di receptionist, le competenze e la descrizione del lavoro e l'importanza di averne uno nella tua azienda.
Cos'è un receptionist
Per decidere se diventare un receptionist è la scelta lavorativa giusta per te, devi prima capire cosa fa effettivamente un receptionist. Gli addetti alla reception sovrintendono alla reception di un'azienda o organizzazione e svolgono compiti amministrativi. A volte sono anche indicati come assistenti amministrativi o impiegati del front office. Dal momento che sono spesso il primo punto di contatto per visitatori e clienti dell'azienda e sono un rappresentante dell'organizzazione, hanno il compito di fare una prima impressione educata.
Gli addetti alla reception beneficiano spesso delle seguenti cose:
- Giorni di vacanza
- Assicurazione sanitaria
- Sconti per i dipendenti
- Assicurazione dentistica
Quali requisiti deve avere un receptionist?
Se sei interessato a imparare a lavorare come receptionist, ci sono alcuni requisiti da tenere in considerazione. Differiscono a seconda del livello di posizione per il quale ci si candida. Di seguito è riportato un elenco di alcune specifiche e credenziali tipiche:
#1. Formazione scolastica
La quantità di istruzione richiesta si basa sulle responsabilità del lavoro. In genere è richiesto un diploma di scuola superiore per l'occupazione di receptionist di livello base, mentre per altre posizioni sono preferiti i diplomi di laurea in gestione aziendale o un campo strettamente correlato.
#2. Addestramento
Diverse aziende forniscono agli addetti alla reception una formazione sul posto di lavoro che include istruzioni sulle particolari politiche e procedure dell'azienda. Anche se potrebbe non essere richiesto per il lavoro, i datori di lavoro spesso desiderano che i loro potenziali addetti alla reception abbiano una precedente esperienza lavorativa.
#3. Certificazioni
Durante la domanda per una posizione come receptionist, una società potrebbe normalmente non richiedere ai candidati di avere certificazioni extra. Tuttavia, il conseguimento di certificati professionali, come un certificato in operazioni di front office, verifica le credenziali di un candidato, dimostra il suo impegno nel proprio campo, mette alla prova i propri talenti e amplia le proprie conoscenze pratiche. Offre anche fantastiche opportunità per il networking.
Stipendi medi per receptionist
Un receptionist guadagna in media $ 28,741 all'anno. A seconda del tuo background e della tua esperienza, è diverso. Il tipo, le dimensioni e l'ubicazione dell'organizzazione hanno tutti un impatto sullo stipendio. Ma è anche possibile lavorare part-time o come lavoro a contratto. Tuttavia, gli addetti alla reception in genere lavorano a tempo pieno.
Cos'è una descrizione del lavoro dell'addetto alla reception
Un addetto alla reception, spesso noto come receptionist, è incaricato di svolgere compiti di segreteria in un ambiente d'ufficio per supportare le operazioni quotidiane. Le loro responsabilità includono anche l'accoglienza degli ospiti quando arrivano per le riunioni con la direzione o il personale di vendita, lo smistamento e la consegna della posta ai dipendenti e la risposta e il trasferimento delle telefonate ai dipendenti.
Compiti e responsabilità dell'addetto alla reception
La maggior parte del tempo di un receptionist viene spesa per rispondere alle chiamate. Tuttavia, un receptionist può anche occuparsi di:
- Organizzazione di appuntamenti per tutto il personale o per determinate persone, come i dirigenti
- Elaborazione delle fatture e assistenza ai clienti o ai consumatori per qualsiasi richiesta riguardante i loro addebiti
- Organizzazione di fatture, clienti e record dei clienti in file, ecc.
- Guidare gli ospiti all'ufficio appropriato
- Fornire risposte rapide e cortesi a ogni richiesta del cliente
Cosa fa un receptionist nella descrizione del lavoro?
Gli addetti alla reception lavorano spesso per aziende in una varietà di settori, aiutando sia i clienti che il personale. Collaborano a stretto contatto con i dipendenti dell'ufficio per preparare la posta in uscita, creare copie di documenti e inviarli via fax, nonché per informarli delle chiamate in arrivo. Devono gestire le operazioni dell'ufficio rispondendo anche alle chiamate dei clienti, rispondendo alle domande e guidando gli ospiti all'ufficio appropriato. Inoltre, la descrizione del lavoro dell'addetto alla reception potrebbe anche essere incaricata di inventariare le scorte di forniture per ufficio e di effettuare gli ordini appropriati.
Competenze e qualifiche per receptionist
Le seguenti sono competenze necessarie affinché un receptionist abbia successo nella sua posizione:
- Abilità comunicative, sia verbali che scritte, per interagire chiaramente con clienti, fornitori e colleghi
- Avere buone capacità organizzative per mantenere registri corretti e individuare tempestivamente le informazioni critiche
- Avere la capacità di stabilire le priorità e portare a termine un'ampia gamma di attività durante la giornata.
- La capacità di rispondere in modo appropriato e interagire efficacemente con i consumatori arrabbiati richiede pazienza e capacità di ascolto.
- Abilità interpersonali che rendono piacevole l'esperienza di ogni cliente, come essere cortesi e sensibili
Prerequisiti per l'istruzione e la formazione del receptionist
La maggior parte dei receptionist deve possedere un diploma di scuola superiore o un GED e alcune posizioni che trarrebbero vantaggio da un'istruzione universitaria possono consentire la sostituzione dell'esperienza sul posto di lavoro. I candidati possono ottenere certificati di receptionist da alcune istituzioni e organizzazioni comunitarie per dimostrare la loro competenza. Per rappresentare efficacemente la tua attività ed essere sempre in grado di indirizzare clienti o clienti dove devono andare, un receptionist competente deve avere il carisma e l'intelletto per farlo.
Requisiti di esperienza dell'addetto alla reception
Gli addetti alla reception sono spesso assunti come impiegati di livello base, il che indica che non dovrebbero avere più di tre anni di esperienza. Il livello di esperienza e le qualifiche richieste agli addetti alla reception che lavorano con dirigenti o in aziende grandi o sofisticate possono essere più elevati.
Abilità dell'addetto alla reception
Le capacità organizzative e multitasking dell'addetto alla reception aiutano i lavoratori del personale a rimanere sull'obiettivo e mantenere l'efficienza dell'azienda. È più probabile che un responsabile delle assunzioni ti riconosca come un forte contendente per il lavoro quando elenchi le capacità di receptionist più richieste sul tuo curriculum. Le seguenti cinque abilità sono spesso richieste per lavorare come receptionist:
#1. Comunicazione
Gli addetti alla reception comunicano spesso con i clienti per telefono, e-mail o di persona. Questa persona comunica quotidianamente con clienti, dipendenti e numerosi reparti. Gli addetti alla reception registrano i messaggi e spesso fungono da collegamento tra le parti nelle conversazioni. Qualsiasi errore nell'inoltro del messaggio danneggerebbe la reputazione dell'addetto alla reception e lascerebbe perplessi gli altri impiegati. La capacità di comunicare in modo chiaro ed efficace, sia verbalmente che per iscritto, è fondamentale per un receptionist poiché aumenta la produttività.
# 2. Organizzazione
Un receptionist dovrebbe essere ben organizzato. I colleghi, i datori di lavoro e chiunque altro interagisca con il personale dell'ufficio rispettano molto questa competenza. Questi esperti organizzano contatti e documenti, si assicurano che il software sia aggiornato e creano file system efficaci. Un buon receptionist può accedere rapidamente a numeri di telefono, documenti e altre informazioni. L'obiettivo di un receptionist è quello di organizzare lo spazio di lavoro. Ad esempio, gli avvocati fanno molto affidamento sulle capacità organizzative di un receptionist o di un segretario legale poiché, senza di loro, farebbero fatica a ricordare gli orari degli appuntamenti, le informazioni di contatto dei clienti e le date del tribunale.
# 3. Multitasking
La capacità di multitasking è essenziale per gli addetti alla reception, soprattutto in un ambiente di lavoro frenetico. Oltre a trattare con chiunque abbia appena varcato la porta e possibilmente a gestire molte telefonate contemporaneamente, i receptionist esperti spesso mettono in attesa le persone. Si ritiene che sotto pressione si possa mantenere la calma mentre si sta bene. Gli addetti alla reception in genere hanno un sacco di lavoro da fare prima che la giornata sia finita. Sono responsabili di dare la priorità a quelli più cruciali e di prestare a ciascuno la giusta quantità di attenzione.
#4. Tecnico
Gli addetti alla reception comunicano spesso via e-mail e utilizzano applicazioni informatiche. Per questi esperti, la competenza con Microsoft Word ed Excel, nonché con fotocopiatrici e sistemi telefonici, è praticamente un requisito. Per renderti più attraente per il tuo potenziale datore di lavoro, sottolinea le tue capacità tecniche e informatiche. Prova a iscriverti a un corso presso il college della tua comunità se non hai le conoscenze necessarie. Resta al passo con gli attuali sviluppi del software e informati sugli strumenti specifici utilizzati dal tuo settore.
#5. Servizio consumatori
Il punto di contatto iniziale di un cliente è spesso un addetto alla reception. Le interazioni dell'addetto alla reception con i clienti rappresentano l'intera attività. Un addetto alla reception sgradevole potrebbe far sì che un cliente o cliente abbia un'opinione negativa dell'attività. Occasionalmente, tale condotta potrebbe comportare una recensione negativa. Gli addetti alla reception dovrebbero essere gentili, accomodanti e attenti. A volte tutto ciò che serve è un sorriso e la capacità di dare le risposte appropriate. Al fine di soddisfare i clienti e incoraggiare la ripetizione degli affari, un eccellente servizio clienti è un must. Probabilmente non faresti più affari con il tuo rivenditore di abbigliamento preferito se il team di assistenza clienti non risolvesse il tuo problema di spedizione.
L'importanza di un receptionist
Quando un cliente o un visitatore chiama la tua attività, ottiene la prima impressione dal tuo receptionist. Assicurati che sia eccellente! Un receptionist è molto più di una semplice persona che risponde al telefono. Rappresenta la tua professionalità e funge da estensione della tua attività. Ecco l'importanza di avere un receptionist nella tua azienda:
#1. Produttività
A prescindere dalle dimensioni della tua azienda, l'assunzione di un addetto alla reception aumenterà la tua produttività e quella del tuo staff. L'addetto alla reception dovrebbe essere in grado di dare priorità ai progetti per l'intero team e trasmettere messaggi oltre a gestire le continue interruzioni dei telefoni che squillano in modo che nulla passi attraverso le fessure.
#2. Professionalità
Un addetto alla reception istruito sarà informato e in grado di comprendere la terminologia e le procedure specifiche della tua azienda. L'importanza di un receptionist è che consente loro di parlare con clienti, lavoratori e altri chiamanti senza sembrare agitati o incerti.
#3. Efficacia dei costi
Considera che assumere un receptionist è troppo costoso. Uno dei costi principali per la maggior parte delle piccole e medie imprese è l'assunzione di personale. Salario, benefici, attrezzature e altri costi associati potrebbero sommarsi a una spesa annuale significativa. A seconda del volume delle chiamate, potresti pensare di utilizzare un servizio di risposta in tempo reale, che ti dà accesso a un receptionist esperto fuori sede con conoscenza del tuo particolare settore.
# 4. Organizzazione
Hai molto da fare come imprenditore. È difficile bilanciare da solo le tue normali responsabilità e quelle di un receptionist. Un addetto alla reception può fornirti una carrellata organizzata di ogni incontro che hanno, dare priorità alle chiamate e interrompere le interruzioni telefoniche.
#5. Prime impressioni
L'addetto alla reception della tua azienda ha spesso il primo contatto con i clienti, motivo per cui sono importanti. Quando i clienti chiamano il tuo numero aziendale, può essere un po' intimidatorio e potrebbe implicare che le tue operazioni sono su scala molto ridotta se rispondi tu stesso al telefono. Un receptionist dà l'impressione di essere una macchina ben oliata.
Quali sono i tipi di receptionist?
Diversi lavori e doveri di front office
- Receptionist focalizzato sulle risorse umane.
- Addetta alla reception assistente di direzione
- Receptionist basato sul servizio clienti.
- Receptionist focalizzato sui visitatori. …
- Receptionist del responsabile dell'ufficio
- Receptionist come Morale Booster..
- Receptionist assente.
- Addetta al marketing sui social media
Come si intervista un receptionist?
Domande generali:
- Cosa direbbe di te il tuo ex datore di lavoro?
- Perché sei curioso della nostra attività?
- Perché sei attratto da questa posizione?
- Quali qualità deve possedere un buon receptionist?
- Quale aspetto di un lavoro d'ufficio ti attrae?
- Quali sono i tuoi maggiori vantaggi quando si tratta di lavorare in ufficio?
Quali sono i 4 doveri di un receptionist?
I compiti e gli obblighi di un addetto alla reception includono l'accoglienza degli ospiti, l'assistenza nei loro spostamenti in un ufficio e la fornitura di rinfreschi durante l'attesa.
Come può un receptionist gestire un cliente arrabbiato?
Come gestire i clienti furiosi:
- Mantieni la calma.
- Utilizzare tecniche di ascolto attivo.
- Ribadi ciò che hanno detto i tuoi consumatori.
- L'hanno portato alla tua attenzione, quindi ringraziali per questo.
- Dovrebbero essere descritti i passi da seguire per risolvere il problema.
- Decidi un orario per contattarli di nuovo, se necessario.
- Sii sincero.
Cosa dovrebbe indossare un receptionist?
Un addetto alla reception dovrebbe senza dubbio vestirsi in modo professionale e casual. Solo gli abiti possono essere indossati con i leggings. Poiché i nostri addetti alla reception rappresentano l'azienda, ci aspettiamo che forniscano un'immagine raffinata. I leggings non sono appropriati in questa atmosfera professionale, che richiede un abbigliamento professionale.
Quali sono i due compiti principali di un receptionist?
Serve gli ospiti dando loro calorosi saluti e indicazioni secondo necessità. avvisa i membri del personale dell'arrivo dei visitatori. mantiene i sistemi di comunicazione e sicurezza. fornisce informazioni rispondendo a domande o indirizzando i visitatori.
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Riferimenti
