Ottenere un controllo sulla spesa per gli appalti è un compito difficile. Il panorama competitivo è in continua evoluzione e il rischio dei fornitori di terze parti sta diventando sempre più comune. Ottenere il miglior prezzo, o la migliore esperienza, non sempre implica ottenere il prezzo più basso. Come puoi assicurarti di ricevere le cose che la tua azienda richiede al prezzo adeguato senza perdere la qualità o esporre la tua azienda a responsabilità? L'approvvigionamento strategico è la risposta. Questo metodo completo aiuta le aziende a evitare i problemi della corsa al ribasso dei prezzi, realizzando al contempo i vantaggi della collaborazione con fornitori selezionati.
Questo post ti fornirà le conoscenze necessarie per adottare un processo di gestione dell'approvvigionamento strategico nel tuo approvvigionamento.
Che cos'è l'approvvigionamento?
Per capire come funziona il sourcing strategico, è necessario avere familiarità con il processo di approvvigionamento e il concetto di sourcing in generale.
Approvvigionamento e acquisti sono sinonimi e le responsabilità aziendali di questo dipartimento si sono evolute nel tempo. Fino agli anni '1980, i dipartimenti di approvvigionamento erano considerati solo come "ordinatori", con un compito relativamente semplice che non richiedeva molta pianificazione strategica. Non è stato affatto un processo cerebrale.
L'approvvigionamento è iniziato con l'emissione di ordini di acquisto senza alcun riguardo per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. La tecnica di acquisto è ora descritta come una funzione orientata alla transazione e un sottoinsieme dell'approvvigionamento.
L'approvvigionamento è considerato un ruolo di gestione aziendale che coinvolge una serie di questioni, tra cui:
- Scelta dei potenziali fornitori
- I contratti e le modalità di pagamento vengono negoziati.
- Far rispettare gli obblighi di conformità normativa
- Esecuzione del contratto
È la parola ombrello per i due elementi principali del processo di acquisizione, l'acquisto e l'approvvigionamento.
Che cos'è l'approvvigionamento?
L'approvvigionamento rientra nell'approvvigionamento, proprio come l'acquisto. Questo è il processo per trovare una "fonte" per i tuoi beni e servizi. Una semplice strategia di approvvigionamento comporta l'individuazione del fornitore di articoli più conveniente. Viene svolto in una vasta gamma di domini e per una varietà di scopi commerciali. La gestione della catena di approvvigionamento è uno dei modi più diffusi di approvvigionamento.
Cos'è l'approvvigionamento strategico?
L'approvvigionamento strategico è un tipo di approvvigionamento che comporta l'utilizzo di diverse tattiche durante l'approvvigionamento di articoli o servizi. Le strategie vengono scelte in base alle circostanze in tempo reale di ciascuna acquisizione e sono determinate da criteri quali il valore della spesa, il rischio di categoria e il carattere del mercato dell'offerta.
Tra le diverse tattiche di approvvigionamento ci sono il crowdsourcing, l'outsourcing, l'approvvigionamento globale e l'approvvigionamento nazionale a basso costo.
Perché è importante l'approvvigionamento strategico?
L'approvvigionamento strategico consente alle aziende di scoprire fornitori che soddisfano gli standard comportando pochi rischi al minor costo possibile. Le aziende possono anche creare profili completi di potenziali fornitori e confrontarli secondo necessità.
I fornitori sono visti come partner preziosi nell'approvvigionamento strategico. Assiste le aziende nel mantenere relazioni con i fornitori a lungo termine.
Questo metodo consente alle aziende di mettere in comune il proprio potere d'acquisto. Le imprese possono quindi garantire un costo di proprietà inferiore e limitare gli elementi di rischio nella loro catena di approvvigionamento, rendendo la catena di approvvigionamento più sostenibile.
Quali sono i vantaggi dell'approvvigionamento strategico?
#1. Aumento del risparmio
Maggiori riduzioni dei costi sono l'immediato vantaggio pratico del sourcing strategico.
#2. Modifica delle fonti e degli obiettivi aziendali
Quando le strategie/attività di approvvigionamento di un'organizzazione sono allineate con i suoi scopi e obiettivi organizzativi, le prestazioni aziendali e le capacità di mitigazione del rischio migliorano.
#3. Miglioramento del fornitore
Quando un'azienda può identificare i suoi fornitori di alto valore, ottiene immediatamente significative riduzioni dei costi mantenendo la qualità del prodotto o del servizio.
#4. Relazioni a lungo termine con i fornitori
Questo metodo aiuta le imprese a sviluppare relazioni commerciali a lungo termine con i loro fornitori. Una relazione a lungo termine non solo fa risparmiare tempo e risorse, ma porta anche a migliorare le prestazioni dei fornitori.
Migliori Pratiche per il Sourcing Strategico
- Usa gli eventi eRFX e le aste elettroniche – Sourcing consente agli acquirenti di automatizzare e standardizzare la creazione, la distribuzione, la raccolta e l'archiviazione degli eventi di sourcing, con conseguente migliore efficienza rispetto alla gestione manuale degli eventi.
- Usa il software per la gestione dei contratti – Il software di gestione dei contratti può assisterti nella gestione di qualsiasi numero di contratti unendo i dettagli del fornitore preferito dagli eventi di eSourcing con l'uso di campi personalizzati per acquisire dati specifici del contratto. Gli accordi con i fornitori potrebbero essere rinnovati nel prossimo anno se non si dispone degli strumenti di gestione necessari, intrappolandosi in prezzi e termini di servizio scadenti.
- Tieni traccia delle spese e dei risparmi – Piuttosto che dipendere da fogli di calcolo per misurare e segnalare i risparmi, un sistema di tracciamento dei risparmi può aiutarti a produrre semplicemente proiezioni di risparmio e documenti di monitoraggio e fornire report che dimostrano i tuoi risultati e il tuo valore.
Quali sono le fasi del processo di approvvigionamento strategico?
Passaggio n. 1: profila la categoria
Definire la categoria di spesa e le sue materie prime. Qual è l'importo attualmente in uso? Chi sono gli utenti e dove possono essere trovati? Quali processi vengono impiegati e chi è coinvolto nella catena di fornitura?
Fase 2: analizzare il mercato dell'offerta per identificare possibili fornitori globali e locali.
Esaminare i componenti di costo del prodotto o del servizio e il mercato del fornitore per i rischi e le possibilità. Variabili come il prezzo delle principali materie prime, la manodopera e il trasporto devono essere prezzate, così come gli elementi di costo dei fornitori.
Passaggio 3: creare una strategia
Il passo successivo è decidere dove acquistare riducendo rischi e costi. I fornitori alternativi e la competitività del mercato devono essere valutati con le parti interessate a bordo.
Passaggio n. 4: determinare il processo di approvvigionamento
Successivamente, un'azienda deve elaborare una strategia di approvvigionamento. Il processo più comune per ottenere offerte è una richiesta di proposta, che include le specifiche del prodotto/servizio, i criteri di consegna e di servizio, la suddivisione dei prezzi e i parametri legali e finanziari.
Passaggio 5: negoziare e selezionare i fornitori
Quando iniziano le discussioni e vengono scelte offerte valide, i fornitori richiederanno spiegazioni e ulteriori informazioni, se necessario. Conduci numerosi colloqui con i tuoi fornitori prima di selezionarli in base al processo di approvazione della tua azienda.
Passaggio n. 6: implementare e integrare
Informare i fornitori di successo e includerli nel processo di implementazione. I miglioramenti alle specifiche o ai processi, nonché i cambiamenti nelle esigenze di consegna o di servizio, faranno parte del piano di approvvigionamento.
Passaggio n. 7: benchmarking e monitoraggio dei risultati
La fase finale è l'inizio di un ciclo continuo che inizia con l'analisi comparativa dello stato attuale della merce o della categoria, il monitoraggio dei risultati e la garanzia del pieno valore ottenuto. Un'azienda torna quindi alla Fase 1 per rivalutare il mercato dell'offerta e riavviare il processo.
Qual è la differenza tra sourcing strategico e sourcing?
La distinzione principale tra approvvigionamento strategico e regolare è che l'approvvigionamento strategico si è evoluto in un processo dinamico, mentre l'approvvigionamento generale è rimasto semplice. Considera solo i prezzi dei fornitori. L'idea è trovare qualcosa con il costo totale di proprietà più basso.
Il costo è semplicemente un elemento dell'equazione nel sourcing strategico. È un componente di una gerarchia dei bisogni aziendali. Un team di sourcing tiene conto di una serie di fattori diversi che possono influire sulla tua connessione con la "fonte", ovvero il fornitore. Ciò include la garanzia di fattori quali:
- Qualità
- Alimentazione
- Servizi
- Innovazione
- Rispetto delle normative
Niente di tutto questo dovrebbe mai essere ceduto solo per motivi di costo. Questo è il processo concettuale generale alla base del sourcing strategico.
Approvvigionamento vs Sourcing strategico
L'approvvigionamento non è la stessa cosa dell'approvvigionamento strategico. Le operazioni di approvvigionamento consistono in transazioni tattiche quotidiane come l'emissione di ordini di acquisto ai fornitori. Il sourcing strategico, d'altro canto, comprende un'ampia gamma di attività di sourcing, quali:
- Espansione fornitori
- Pensiero strategico
- Contrattazione contrattuale
- Modelli di esternalizzazione
- Infrastrutture per la gestione della catena di approvvigionamento
Sfumature della terminologia degli appalti
Il gergo degli appalti può lasciare perplessi. È difficile cogliere le sottigliezze della convenzione di denominazione. Esistono differenze significative tra i termini "approvvigionamento" e "approvvigionamento".
Ad esempio, la maggior parte delle aziende considera l'acquisto strategico piuttosto che tattico. Considerando che l'approvvigionamento è considerato un processo lungo. Questa distinzione è sottolineata dal fatto che i KPI (indicatori chiave di prestazione) per un'attività di approvvigionamento sono molto diversi da quelli per l'approvvigionamento.
Queste distinzioni si applicano anche ad altre terminologie relative agli appalti come "approvvigionamento strategico" e "gestione della catena di approvvigionamento", che, sebbene si riferiscano tutte a luoghi lungo lo stesso continuum di processo, non dovrebbero mai essere utilizzate in modo intercambiabile. Le tecniche, le dinamiche e le implementazioni differiscono tutte in modo significativo.
Tutte queste attività sono attività aziendali interconnesse che sono correlate alla rete di fornitori esistenti e potenziali di un'azienda.
Gestione della catena di approvvigionamento e approvvigionamento strategico
L'approvvigionamento e la gestione della supply chain sono indissolubilmente legati, così come il sourcing strategico. Mentre l'approvvigionamento è il processo per ottenere le merci e i servizi richiesti da un'azienda, la gestione della catena di approvvigionamento è l'amministrazione dell'infrastruttura e dei servizi necessari per ottenere tali articoli. Una catena di approvvigionamento comprende tutti coloro (interni o esterni) coinvolti nel mettere un prodotto o servizio nelle mani di un consumatore.
In generale, il termine “filiera” si riferisce alla fase post-contrattuale del processo di approvvigionamento. Ciò copre le preoccupazioni logistiche e le questioni relative a tutti i fornitori, dal livello 1 al livello 3.
Mentre l'approvvigionamento riguarda tutte le analisi precontrattuali e le discussioni con i fornitori prima dell'inizio del contratto, la gestione della catena di approvvigionamento riguarda ciò che accade DOPO la firma del contratto.
Quindi, puoi vedere come sono collegati ma non uguali?
Gli esperti di approvvigionamento stanno ora prendendo in considerazione l'approvvigionamento strategico per ottimizzare le decisioni di gestione della supply chain al fine di ottenere un vantaggio competitivo.
Un obiettivo importante dell'approvvigionamento strategico è quello di migliorare la relazione acquirente-fornitore. L'idea è di utilizzare questi incontri per acquisire una migliore comprensione delle reali capacità di un fornitore e di ciò che può offrire alla tua azienda. Un'organizzazione ottiene questo risultato combinando e integrando le capacità principali con più partner della catena di fornitura.
Il passaggio delle grandi imprese all'approvvigionamento strategico è stato un agente di cambiamento chiave nella gestione della grande flotta della catena di approvvigionamento. Richiede una trasformazione in aree come:
- Approvvigionamento di veicoli
- Discussioni contrattuali
- Scelta di un fornitore
- Accordi sul livello di servizio (SLA)
- Valutazioni dei fornitori di flotte
- Ottimizzazione della gestione della supply chain
Comprendere bene questi processi aiuterà la funzione di approvvigionamento e la gestione della flotta a raggiungere un obiettivo comune. Questo è un acquisto arbitrario e abituale da parte delle parti interessate e delle operazioni sul campo. Promuove l'innovazione necessaria per ottenere il massimo valore dagli asset.
Quando è vantaggioso l'approvvigionamento strategico?
Sebbene l'approvvigionamento strategico presenti molti vantaggi, non è appropriato per ogni progetto di approvvigionamento. Dopotutto, è un processo sofisticato ea volte dispendioso in termini di tempo. Alcune attività semplicemente non richiedono quel livello di dettaglio. Di conseguenza, è fondamentale trovare un equilibrio tra il valore dell'articolo acquisito e l'impegno di tempo necessario per completare un progetto di approvvigionamento strategico.
Il sourcing strategico è appropriato per i seguenti progetti:
- Alto valore, adeguatamente definito e fondamentale per l'azienda
- Altamente specializzato e complesso
- La posta in gioco è alta e questo fa parte di un progetto di ristrutturazione organizzativa.
Le situazioni che coinvolgono l'approvvigionamento strategico includono quanto segue:
- Selezione del software di gestione delle relazioni con i clienti
- Servizio finanziario o valutazione dei benefici per i dipendenti
- Scegliere un architetto per un nuovo progetto di costruzione
Scenari che si prestano meglio a modalità di approvvigionamento alternative
A causa del livello di dettaglio e del tempo richiesto per l'approvvigionamento strategico, alcune circostanze semplicemente non saranno adatte al processo. Ecco un paio di tali casi.
- Trovare una soluzione di gestione dei progetti per un singolo reparto è un esempio di appalto di basso valore e basso rischio.
- Raccolta di offerte per soddisfare i requisiti delle norme quando esiste già una forte preferenza per un fornitore specifico
- Prova una RFP light per un normale acquisto transazionale di forniture per ufficio.
- Prendi in considerazione una richiesta di informazioni (RFI) mentre raccogli idee, prezzi e organizzi un acquisto futuro.
- Utilizzo di una richiesta di qualifiche (RFQ) per trovare il miglior esperto da consultare su uno sforzo di marketing.
- Ottenere l'affare migliore con una transazione semplice: prendi in considerazione una richiesta di preventivo (RFQ).
Chi partecipa al processo di approvvigionamento strategico?
Una varietà di dipendenti e dipartimenti all'interno della tua azienda sarà coinvolta nelle tue iniziative di approvvigionamento strategico. In genere, il reparto acquisti possiede e gestisce il processo. Per promuovere la specializzazione in questo settore, molte aziende hanno recentemente sviluppato posti di lavoro come manager di approvvigionamento strategico.
Come con la maggior parte dei progetti di appalto, altre parti saranno inevitabilmente coinvolte. Ad esempio, nel caso di un progetto di approvvigionamento CRM, sarebbero coinvolte le parti interessate delle vendite, del marketing e delle operazioni. Inoltre, le tecnologie legali, finanziarie e informatiche sono spesso coinvolte.
Infine, praticamente ogni sforzo di approvvigionamento strategico richiederà l'approvazione e la valutazione dei dirigenti.
Sourcing strategico: come effettuare la transizione
Un'iniziativa di approvvigionamento alla volta, viene implementato l'approvvigionamento strategico. All'inizio potrebbe sembrare un cambiamento significativo, ma gli elementi del processo sembreranno familiari. In effetti, l'approvvigionamento strategico e l'approvvigionamento tradizionale condividono una serie di principi.
Avanzerai attraverso il ciclo di approvvigionamento strategico man mano che trovi gli acquisti o le attuali relazioni con i fornitori che si adattano all'approccio, iniziando con l'analisi della spesa, quindi la selezione dei fornitori e infine il coinvolgimento continuo.
Strumenti di approvvigionamento strategico
Il software di approvvigionamento strategico è essenziale per le aziende che danno la priorità ai risparmi sugli acquisti. Questi sistemi, spesso basati su cloud e collaborativi, sono progettati per centralizzare e automatizzare il sourcing strategico, aumentando l'efficienza e l'efficacia.
Le caratteristiche del software di sourcing strategico possono includere:
- Gestione dei progetti
- Monitorare i tuoi risparmi
- Distribuzione e valutazione RFP digitale
- Deposito di modelli RFP
- Raccolta e analisi dei dati
- Collaborazione sia interna che esterna
- Gestione dei rapporti con i fornitori
- Gestione delle categorie
- Mercato per i fornitori
Conclusione
Infine, l'approvvigionamento strategico è il processo di raccolta di informazioni, collaborazione con i migliori fornitori e garanzia di valore ed efficienza continui dell'approvvigionamento. Va oltre i semplici acquisti transazionali e si concentra sul quadro generale: come aiutare l'azienda a raggiungere i suoi obiettivi.
Allo stesso modo, le alleanze con i fornitori formate come conseguenza dell'approvvigionamento strategico aiutano a superare gli ostacoli man mano che emergono, aumentando i risultati e riducendo i costi.
La complessità dell'approvvigionamento strategico sarà, ovviamente, diversa da un'azienda all'altra. Il fondamento e gli obiettivi del processo, tuttavia, rimangono invariati. Fortunatamente, puoi iniziare i tuoi sforzi di approvvigionamento strategico con un progetto alla volta.
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Riferimenti
