Le e-mail di servizio svolgono un ruolo importante nell'e-mail marketing di cui molte persone non sono a conoscenza. sebbene siano leggermente diverse dalle e-mail del servizio clienti, come vedremo in questo articolo, è importante capire cos'è un'e-mail di servizio e come funziona. Qui, ti forniremo una panoramica generale dell'e-mail di servizio con esempi appropriati, nonché i principali fornitori di servizi e-mail e una semplice etichetta e-mail del servizio clienti.
Che cos'è un'e-mail di servizio?
Le e-mail di servizio sono messaggi che includono notifiche, avvisi, ricevute e conferme. Le e-mail di servizio in genere includono informazioni su articoli o servizi a cui il destinatario si è impegnato.
L'e-mail in questo caso non è correlata al marketing. E, a differenza dell'e-mail marketing, dove è richiesta l'autorizzazione per inviare un'e-mail, l'autorizzazione non è richiesta per le e-mail di servizio. Di conseguenza, se le e-mail di servizio non sono considerate e-mail di marketing, potrebbero essere inviate senza autorizzazione.
Perché hai bisogno di e-mail di servizio?
Le e-mail di servizio vengono utilizzate per una varietà di scopi. Il motivo principale è la consegna immediata delle informazioni ai clienti. Ciò ha un impatto significativo sull'intera esperienza del consumatore. E non ci sarebbero clienti da servire se non ci fosse un servizio clienti eccezionale.
Un altro motivo per cui vengono utilizzate le e-mail di servizio è che sono ecologiche. Anziché inviare materiale cartaceo, come ricevute o aggiornamenti informativi, vengono invece inviati online.
Le e-mail di servizio possono essere utilizzate per una varietà di scopi e non devono essere limitate. Articoli come un estratto conto vengono spesso inviati. Di conseguenza, un cliente o un cliente abituale guadagnerebbe molto. Riceverebbero una panoramica del loro account mentre tu continuavi a stabilire relazioni e servirli. Nel complesso, stare al passo con le cose.
Email di servizio con notifiche
L'aggiornamento dei termini e delle condizioni è un perfetto esempio di utilizzo delle e-mail di servizio. I clienti/abbonati devono essere informati ogni volta che i termini e le condizioni vengono aggiornati. E quale metodo migliore per farlo se non tramite e-mail? Non è necessario spedire più pagine di contenuti stampati che verranno eliminati.
Se l'indirizzo commerciale o le informazioni di contatto della tua azienda sono cambiati, viene emessa un'e-mail di servizio per avvisare i clienti.
Un consumatore può anche chiamare o chattare per modificare o modificare un ordine o informazioni sull'account. Avrebbero quindi ricevuto la conferma della modifica quasi istantaneamente. Eventuali materiali aggiornati pertinenti sono distribuiti anche via e-mail.
Per qualsiasi motivo, un cliente decide di reimpostare la propria password, pertanto vengono emesse più e-mail di servizio per reimpostare e confermare una nuova password.
Un altro tipo di avviso è quando un consumatore accede da una posizione sconosciuta o nuova. Viene inviata un'e-mail al consumatore chiedendogli di confermare il proprio accesso.
Email di servizio con conferma d'ordine
Le conferme d'ordine sono più comunemente utilizzate nel settore dell'e-commerce. Un ordine online viene ricevuto da un negozio online. A seguito dell'ordine, viene inviata un'e-mail di conferma con tutte le informazioni importanti sull'acquisto, come la data di acquisto, l'indirizzo di consegna, il prodotto, la ricevuta fiscale e così via.
Un pre-ordine può essere incluso in un ordine online. L'ordine è stato effettuato, ma i prodotti potrebbero non essere in magazzino o disponibili in questo momento. In questo caso, verrà inviata la conferma del pre-ordine. Inoltre, ulteriori e-mail di servizio verranno inviate una volta che l'ordine sarà disponibile e pronto per la spedizione.
Quando l'ordine è stato spedito, può essere emessa un'altra e-mail di servizio. La consegna viene quindi confermata via e-mail, con il cliente che approva la ricezione della merce. In alternativa, prova della firma.
Un'e-mail di follow-up potrebbe essere inviata in un secondo momento per sollecitare l'input.
Email di servizio per il feedback dei clienti
Le e-mail di servizio vengono spesso utilizzate anche per sollecitare il feedback dei consumatori. Vuoi sapere come stai o cosa pensano i tuoi clienti del tuo prodotto o servizio? Tutto quello che devi fare ora è chiedere.
Un sondaggio può essere utilizzato per raccogliere feedback. Questo può anche aiutarti a prendere future decisioni di marketing e commerciali. Forse il nome della tua azienda non è così noto come altri. O forse la tua azienda è debole in una specifica area di competenza. I risultati di un sondaggio possono aiutarti a guidare e definire i tuoi futuri obiettivi e strategie di marketing.
Che cos'è l'e-mail del servizio clienti?
Le risposte via e-mail alla domanda, al feedback o al reclamo di un cliente sono note come e-mail del servizio clienti. I clienti possono contattare la tua azienda utilizzando un modulo di contatto sul tuo sito Web, un indirizzo e-mail fornito sul tuo sito Web o contattando il servizio clienti. La tua azienda può inviare e-mail automatizzate al servizio clienti o comporre e-mail personalizzate per i clienti. In genere, le e-mail del servizio clienti risolvono il problema di un cliente con un prodotto o servizio. Ecco alcuni usi alternativi per le e-mail del servizio clienti:
- Problem-solving
- Rispondere alle critiche
- Fornire assistenza
- Fornire servizi di installazione
- Risoluzione delle difficoltà tecnologiche
- Fare domande
- Indagando con loro per un feedback
Esempi di e-mail del servizio clienti
Ecco alcuni esempi di e-mail di assistenza clienti per aiutarti a costruire le tue risposte:
#1. Rispondere a una domanda
Di seguito è riportato un esempio di risposta e-mail a una query del client:
Ciao John.
Grazie per averci contattato in merito alle stime di consegna per il tuo ordine personalizzato.
Ci vogliono dalle tre alle quattro settimane perché le cose personalizzate arrivino a destinazione. Ho esaminato il tuo ordine n. HW-659 e ho visto che è in fase di completamento. Dovrebbe arrivare tra sette e dieci giorni lavorativi.
In caso di domande, non esitare a contattarci.
Cordiali saluti,
Maria
Customer Service Representative
#2. Rispondendo a diverse domande
Ecco un esempio di un consumatore che ha diverse domande:
Shirly, buon pomeriggio.
Grazie per averci contattato in merito al tuo ordine personalizzato n. HW-659. Le tue domande trovano risposta qui.
"C'è un modo per riordinare gli stessi articoli senza ripetere il processo di personalizzazione?"
Sì, puoi riorganizzare gli ordini procedendo nel seguente modo:
- Accedi al tuo account.
- Quindi seleziona "Cronologia account".
- Seleziona "Acquisti".
Se desideri riordinare, vai all'acquisto e seleziona "Acquista di nuovo".
“Come faccio ad applicare più codici sconto?”
Al momento non accettiamo più codici sconto in una singola transazione. Posso proporti di acquistare le tue cose separatamente e di utilizzare gli altri tuoi codici sconto in questo modo?
Vi prego di contattarmi se avete domande.
Migliore,
Sam
Customer Service Representative
#3. Rispondere a un reclamo del consumatore
Se un cliente ha un reclamo, puoi rispondere come segue:
Buona giornata Diana.
Grazie per i tuoi recenti commenti. Mi dispiace che non siamo stati in grado di soddisfare le tue aspettative di qualità con l'ordine n. HW-659 e che il tuo articolo sia arrivato danneggiato.
Ho rimborsato l'intero importo dell'articolo nel tuo account. Dovresti avere i soldi sul tuo conto entro 48 ore. Ti abbiamo inviato un articolo sostitutivo tramite spedizione celere. ABC456123 è il numero di tracciamento per quel pacco.
Vi prego di contattarmi se avete domande o commenti.
Grazie mille.
Paul
Customer Service Representative
Etichetta dell'e-mail del servizio clienti
Con tutte queste e-mail inviate e ricevute ogni giorno, il rispetto delle normali linee guida sull'etichetta e-mail potrebbe aumentare la probabilità che partner commerciali e consumatori rispondano e interagiscano con un messaggio.
Ecco alcune best practice di etichetta e-mail del servizio clienti che tutti possono utilizzare:
#1. Usa una buona ortografia e grammatica.
Gli errori di ortografia e grammatica rendono il mittente meno professionale, facilitano la lettura del messaggio e dimostrano rispetto per il destinatario. Un'e-mail destinata a promuovere un programma "pubblico" ma che omette la "i", ad esempio, potrebbe causare molta confusione e umiliazione; l'errore non è inedito, come confermato dai dipendenti del settore pubblico, e rimane un problema diffuso. Inoltre, errori grammaticali comuni, come mescolare loro, loro e loro, sono presentati in modo sciatto. Anche i migliori scrittori (ed editori, del resto) di tanto in tanto commettono errori di battitura ed errori grammaticali. Usa il controllo ortografico per rilevare errori frequenti. Prendi in considerazione l'idea di fare un ulteriore passo avanti e di utilizzare un correttore ortografico e grammaticale più avanzato, come Grammarly.
#2. Crea una linea tematica distinta.
La riga dell'oggetto è la prima cosa che i destinatari vedono ed è l'aspetto più importante per determinare se aprono o meno la tua email. Scrivi una riga dell'oggetto che invogli le persone ad aprirlo: qual è la cosa più importante che dovrebbero sapere sui contenuti della tua email? Cosa hanno da guadagnare?
Un'e-mail che pubblicizza la più grande vendita dell'anno della tua azienda, ad esempio, può evidenziare quante cose sono scontate e per quanto tempo i destinatari devono partecipare, ad esempio: 60% di sconto su tutti i vestiti estivi solo questo fine settimana. Un'e-mail che presenta il tuo articolo di contenuto recente, d'altra parte, può evidenziare il problema principale che risolve, ad esempio I tuoi problemi di miglioramento della casa risolti.
È fondamentale che la riga dell'oggetto rifletta il contenuto dell'e-mail, oltre ad essere onesta e attirare l'attenzione. Convincere qualcuno a leggere la tua e-mail non è una vittoria se l'e-mail non mantiene la promessa fatta nella riga dell'oggetto e rischi di perdere la fiducia dei tuoi destinatari ingannandoli.
#3. Invia e-mail solo ai destinatari che hanno aderito.
Questa non è solo un'eccellente etichetta e-mail per i professionisti del marketing; è anche la legge. Invia e-mail solo a coloro che si sono iscritti attivamente alla tua lista per evitare di essere inseriti in una lista nera e che le tue e-mail vengano catturate nei filtri antispam. Se qualcuno riceve un'e-mail da te che non ha richiesto, è più probabile che la respinga come posta indesiderata piuttosto che come qualcosa che vale la pena aprire e leggere. Il mantenimento degli standard di attivazione delle e-mail non solo ti proteggerà dagli elenchi di spam, ma aumenterà anche il successo delle e-mail che invii.
#4. Segui le specifiche del carattere e del colore del marchio.
Quando crei modelli di email, considera prima la guida di stile della tua azienda. I caratteri tipografici e i colori utilizzati nelle e-mail professionali dovrebbero essere coerenti con quelli utilizzati sul tuo sito Web e su altre piattaforme di marketing, e in genere esiste uno standard anche per le comunicazioni interne tra partner commerciali e colleghi. Se il sito Web aziendale è tutto verde acqua e viola con carattere Arial, un'e-mail arancione e nera in Comic Sans sembrerà provenire da un marchio completamente diverso. Il mantenimento di un'identità visiva coerente consente ai consumatori e ai colleghi della stessa azienda di collegare tutte le loro esperienze e punti di contatto con te, incluse e-mail di marketing, e-mail individuali, e-commerce, blog e altro ancora.
#5. Tieni a mente le dimensioni dell'email.
Molte forme di contenuto tipiche hanno dimensioni di file enormi, come infografiche, film e PDF di ebook. Gli allegati di grandi dimensioni possono essere rifiutati o contrassegnati come spam da un client di posta elettronica. Anche se raggiungono la posta in arrivo, saranno lenti da caricare e potrebbero consumare larghezza di banda della posta in arrivo che il destinatario non può permettersi.
Invece di allegati e-mail, incorpora materiale quando possibile, ma solo quando non aumenta le dimensioni dell'e-mail. Se i tuoi contenuti superano le dimensioni di 100 KB, includi invece un link al file ospitato sul tuo sito web.
Sebbene le risorse di marketing scaricabili siano spesso collocate dietro un cancello di generazione di lead, è comunque fondamentale tenere a mente le dimensioni dell'e-mail quando si consegnano messaggi a clienti, potenziali clienti o partner commerciali interni. Quando si ha a che fare con clienti che richiedono assistenza, le vendite, il successo dei clienti o i team di assistenza clienti possono trovare utile inviare un allegato e l'ultima cosa che si desidera fare è ingombrare l'e-mail di qualcuno con PDF o JPEG di grandi dimensioni quando sono nel mezzo di uno scenario difficile.
#6. Includi un forte invito all'azione (CTA).
Ogni e-mail di marketing che invii ha uno scopo. È fondamentale essere chiari sull'azione che si desidera che il destinatario compia dopo aver letto l'e-mail. A volte si tratterà di un acquisto, ma il più delle volte l'email marketing porterà ad attività più soft come fare clic per leggere un articolo di un blog, seguire la tua attività sui social media o completare un sondaggio. Determina l'azione chiave che desideri che il destinatario esegua prima dell'invio e utilizzala per creare un invito all'azione che lo motivi a farlo.
#7. Usa i punti esclamativi con parsimonia.
I punti esclamativi possono sembrare un modo semplice per aggiungere un po' di luminosità a un'e-mail, ma possono dare l'impressione che tu stia provando troppo. Prendi in considerazione la possibilità di ricevere un'e-mail con oggetto: "Benvenuto nella nostra lista di e-mail!!!!"
Non sembra molto professionale per la maggior parte delle persone. Un punto esclamativo potrebbe aiutarti a comunicare l'entusiasmo di tanto in tanto, ad esempio quando firmi un'e-mail a fine gennaio con "Felice anno nuovo!" o dire a un nuovo cliente: "Siamo entusiasti di lavorare con te!" Ma usane solo uno alla volta e usali con parsimonia, assicurandoti che ricevano la giusta enfasi quando li usi.
Che cos'è esattamente un fornitore di servizi di posta elettronica aziendale?
Il fornitore di servizi di posta elettronica aziendale gestisce e serve le strutture di posta elettronica aziendale. Questo servizio fornisce un servizio di posta elettronica premium, che differisce in modo significativo dai servizi di webmail gratuiti come Yahoo e Google. Sono adatti per le piccole e medie imprese.
Nell'indirizzo di posta elettronica viene incluso anche il nome a dominio dell'azienda utilizzando il servizio di posta elettronica aziendale. Invece degli indirizzi e-mail standard @yahoo.com, @hotmail.com o @gmail.com, le aziende possono avere l'indirizzo e-mail personalizzato in base al nome desiderato per apparire più professionali.
Altre tecnologie moderne distinguono i servizi di posta elettronica aziendale dai tradizionali provider di webmail gratuiti. Il servizio ospiterà il nome di dominio dell'azienda e i meccanismi di autenticazione della sicurezza della posta elettronica, inclusi reindirizzamento, replica e filtraggio.
Quali sono i principali fornitori di servizi di posta elettronica aziendale?
I primi dieci fornitori di servizi di posta elettronica includono:
- G Suite
- Ufficio 365
- Microsoft Outlook
- Yahoo Small Business
- Rackspace
- Kerio Connect
- Amazon WorkMail
- intermedia
- Ice Warp
- La suite dell'app OX
Come si scrive un'e-mail di servizio?
- Sii una persona.
- Sii puntuale
- Quando appropriato, chiedi scusa
- Ottieni subito le informazioni di cui hai bisogno
- Stabilisci la coerenza.
- Non prendere nulla sul personale
- Rispondi a tutte le richieste del cliente
- Quando e dove possibile, condividi le risorse.
Come si risponde a un'e-mail di richiesta di servizio?
- Assicurati di avere tutte le informazioni necessarie per rispondere.
- Evita di complicare le cose.
- Usa la lingua del cliente.
- Chiedi informazioni in modo professionale e cortese
- Quando fai una domanda, tieni a mente le tre S
- Le informazioni importanti devono essere formattate
- Correggi sempre il tuo lavoro.
Quali sono 3 esempi di servizi di posta elettronica?
Per servizi di posta elettronica aziendali sicuri e ricchi di funzionalità, Gmail, Outlook e ProtonMail sono tutte opzioni eccellenti.
Come si invia un'e-mail di proposta di servizio?
- Una rapida introduzione e tutte le informazioni di base pertinenti.
- Perché stai inviando la proposta?
- Stabilisci i tuoi obiettivi e obiettivi, così come i loro.
- Evidenzia i tuoi talenti distinti.
- Discuti brevemente il budget e come verrà speso.
- Includi un invito all'azione e una richiesta di follow-up.
Qual è un esempio di un messaggio del servizio clienti?
Salve [nome cliente] e grazie per averci contattato. Riconosciamo che potrebbe esserci un problema con il tuo ordine. Stiamo indagando in questo momento e ti ricontatteremo non appena sapremo cosa sta succedendo. Ciao [nome cliente], ho appena ricevuto il tuo biglietto.
Riassumere,
Le e-mail di servizio generano un'ottima impressione nella mente dei clienti. Un cliente ottiene l'accesso a tutte le informazioni pertinenti relative al proprio acquisto o impegno. La posta elettronica è il mezzo ideale per una comunicazione diretta e immediata. Lo stesso si può dire con gli SMS; conferme e ispirazioni immediate vengono consegnate direttamente sul tuo telefono.
Quindi, se puoi utilizzare le e-mail di servizio per il marketing, in ultima analisi, dipende da come le usi rispettando le regole pertinenti. Tuttavia, le e-mail di servizio possono essere viste come marketing indiretto in alcune circostanze. La richiesta di feedback o l'esecuzione di un sondaggio, ad esempio, può comportare tassi di annullamento dell'iscrizione inferiori e un coinvolgimento più elevato. Questo ti tiene sempre sotto i riflettori.
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Riferimenti
