La carta di credito aziendale è ancora un modo popolare per gestire le spese aziendali. Fornisce alle aziende un metodo unico per consentire ai dipendenti di pagare un'ampia gamma di spese legate al lavoro, come biglietti del treno o dell'aereo, conti del ristorante, soggiorni in hotel e forniture per ufficio, qualunque cosa richiedano per svolgere il proprio lavoro.
Tuttavia, l'azienda stabilisce determinate politiche e procedure per garantire un utilizzo efficace della carta di credito da parte dei dipendenti
In questo articolo parleremo della società di carte di credito a responsabilità limitata e della migliore politica per l'emissione e l'utilizzo di carte di credito.
Definizione di carta di credito aziendale
Una carta di credito aziendale viene rilasciata ai dipendenti di un'azienda e consente loro di addebitare spese aziendali legittime. In questo modo, la soddisfazione dei dipendenti è assicurata perché non devono spendere soldi di tasca propria.
Queste carte vengono emesse direttamente tra la tua azienda e la società emittente della carta di credito, a nome della tua azienda con il nome del dipendente su di esse. Le carte di credito aziendali sono estremamente efficienti sotto ogni aspetto, dai limiti di spesa ai feed diretti delle carte ai premi.
Politiche e procedure aziendali per le carte di credito
Una polizza riduce il rischio di emettere carte di credito aziendali prevenendo l'uso improprio della carta, sia accidentale che intenzionale. Pertanto, se un'azienda fornisce carte di credito, dovrebbe anche sviluppare una politica che riassuma come i dipendenti devono usarle.
# 1. L'obbligo del titolare della carta di credito aziendale
Le carte di credito aziendali dovrebbero essere solo per spese aziendali; non per spese personali. Inoltre, l'utilizzo della carta di credito aziendale dovrebbe essere limitato al solo portatore; non deve essere condiviso con i colleghi. I titolari di carta sono responsabili della comprensione delle regole e dei limiti, in quanto sono obbligati a rimborsare qualsiasi spesa limitata o al di fuori dei guadagni dell'azienda e della politica della carta di credito.
#2. Spesa con carta di credito per società a responsabilità limitata
Stabilire limiti ragionevoli è una buona idea, sebbene questi possano differire per i diversi dipendenti. È probabile che un professionista delle vendite internazionali, ad esempio, spenda di più per viaggi e alloggi all'estero rispetto a qualcuno che si trova principalmente in un ufficio.
Quando i limiti di spesa dei dipendenti si stanno avvicinando, alcuni fornitori di carte aziendali inviano avvisi. Questo avverte il dipendente che potrebbe aver bisogno di richiedere un'autorizzazione aggiuntiva e avvisa il team finanziario di aumentare la spesa prevista.
#3. Eccezioni per l'utilizzo delle carte di credito aziendali
Alcuni articoli potrebbero richiedere ulteriori approvazioni, ad esempio articoli ad alto costo come voli all'estero o spese per attività ricreative per l'intrattenimento dei clienti o eventi del personale. Chiaramente, elenca queste eccezioni e spiega chi deve approvarle e come farlo. Di conseguenza, i tuoi dipendenti possono ottenere prontamente l'approvazione per le spese necessarie.
Un'altra eccezione potrebbe essere la spesa per spese personali in circostanze estreme. Se il tuo dipendente è in pericolo o ha un reale bisogno, puoi consentire la spesa per il trasporto o l'alloggio necessari, ma la politica deve specificare le circostanze esatte e come il dipendente dovrebbe avvisarti.
#4. Recupero delle spese della carta di credito aziendale
Per mantenere il controllo dei costi e l'aderenza alle politiche, la tua azienda richiede una chiara registrazione delle spese utilizzando una carta di credito. Inoltre, specificare come i dipendenti devono conservare le ricevute e quando possono richiedere il rimborso su carta di credito se la fattura viene inviata direttamente a loro. Questa politica richiede che se la tua azienda paga il conto, devi assicurarti che il dipendente abbia dato giustificazioni aziendali e le ricevute per ogni articolo addebitato prima che sia dovuto il pagamento del saldo della carta di credito.
#5. Cosa dovresti fare in caso di smarrimento o furto della carta di credito della tua azienda
La carta di credito di un'azienda può avere limiti elevati, quindi in caso di smarrimento, l'azienda potrebbe subire perdite a causa di spese fraudolente. Pertanto, i dipendenti devono essere consapevoli della necessità di denunciare al più presto lo smarrimento della propria carta, nonché di come farlo.
Inoltre, assicurati che questa politica non sia limitata ai dipendenti, ma si estenda al fornitore della carta di credito aziendale in modo che le carte possano essere cancellate immediatamente in caso di smarrimento.
Politiche:
La società si riserva il diritto, con o senza giusta causa, di svincolare e ritirare la carta di credito aziendale in qualsiasi momento.
La carta di credito deve essere utilizzata solo per le spese aziendali e per scopi legati alle responsabilità lavorative del dipendente.
Anticipi di contanti, assegni bancari, traveller's cheque e/o bonifici elettronici sono limitati alla carta di credito aziendale.
I dipendenti che utilizzano la carta di credito aziendale devono assumersi la piena responsabilità di tutti gli acquisti effettuati con la carta.
I dipendenti che hanno accesso alla carta di credito aziendale sono limitati da questa politica a cedere la carta a persone o dipendenti non autorizzati.
Lo scopo di una politica della carta di credito aziendale è quello di
- Delineare le procedure di ammissibilità e autorizzazione
- Indicare i termini e le condizioni della carta di credito aziendale
- Definire le limitazioni e le eccezioni e
- Spiegare le violazioni della carta e il processo di azione disciplinare.
La migliore compagnia di carte di credito
# 1. Il Blue Business Plus.
La carta di credito Blue Business Plus di American Express è famosa per non avere canone annuale. I proprietari di aziende che desiderano accumulare preziosi punti Membership Rewards sulle spese aziendali quotidiane adoreranno la carta Blue Business Plus. È meglio per le ditte individuali che trarrebbero vantaggio da una carta con bassi tassi di interesse iniziali e maggiore potere d'acquisto.
Il biglietto da visita blu offre 15,000 punti bonus dopo aver speso $ 3,000 entro i primi tre mesi dall'apertura del conto senza costi annuali. Inoltre, puoi guadagnare e trasferire punti Membership Rewards a 22 diversi partner di viaggio. Sono disponibili ampie garanzie, assicurazioni sull'acquisto, assicurazioni sui bagagli e assicurazioni secondarie sul noleggio auto.
Altre caratteristiche di questa migliore carta di credito aziendale includono
- Spendi $ 3,000 in acquisti idonei sulla Carta entro i primi tre mesi dall'iscrizione alla Carta per guadagnare 15,000 punti Membership Rewards®.
- Con gli acquisti aziendali quotidiani come forniture per ufficio o cene per i clienti, guadagna 2X punti Membership Rewards. 2X si applica ai primi $ 50,000 di acquisti annuali, quindi 1 punto per dollaro in seguito.
- Con Expanded Buying Power, puoi utilizzare la tua carta oltre il limite di credito.
- C'è un limite a quanto puoi spendere oltre il tuo limite di credito. Tuttavia, varia a seconda dell'utilizzo della carta, della cronologia dei pagamenti, della cronologia dei crediti, delle risorse finanziarie note ad American Express e di altri fattori.
- Per i primi 12 mesi dalla data di apertura del conto, riceverai uno 0% di TAEG introduttivo sugli acquisti. Anche in questo caso, un tasso variabile del 13.24 %-19.24 %, a seconda della solvibilità e di altri fattori all'apertura del conto.
#2. American Express (Amex)
La carta Amex Business Gold è un'ottima opzione per le piccole imprese ad alto costo perché ti consente di guadagnare 4x punti nelle due aree in cui spendi di più. La carta è l'ideale per le aziende che privilegiano la semplicità. Di seguito la carrellata dei vantaggi accompagnati da questa carta di credito aziendale.
- Spendi $ 10,000 per acquisti idonei con la Business Gold Card entro i primi tre mesi dall'iscrizione alla carta per guadagnare 70,000 punti Membership Rewards.
- Guadagna punti 4X Membership Rewards nelle due categorie in cui la tua azienda spende di più ogni mese. Altri acquisti ti fanno guadagnare 1X punti.
- Ogni anno solare, i primi $ 150,000 in acquisti combinati di queste due categorie guadagnano 4X punti.
- Guadagna il 25% sui voli idonei prenotati con Amex Travel quando utilizzi i punti per tutto o parte del volo, fino a 250,000 punti per anno solare.
- Sugli acquisti di $ 100 o più, è disponibile un'opzione di pagamento flessibile con interessi per aiutare a gestire il flusso di cassa.
#3. Carta Platino Business
La carta di credito American Express Business Platinum è la migliore per i viaggiatori abituali che vogliono aggiungere un tocco di lusso ai loro viaggi aziendali. Sebbene la carta abbia una quota annuale elevata, riceverai a slew di preziosi benefici in cambio. Inoltre, includono generosi crediti di viaggio annuali, nonché un accesso impareggiabile alle lounge, oltre alle Amex Centurion Lounge.
Come affermato in precedenza, la Business Platinum Card offre ai suoi utenti una serie di vantaggi, quindi:
- Guadagna 100,000 punti Membership Rewards dopo aver speso $ 15,000 per acquisti idonei nei primi tre mesi di abbonamento alla carta.
- Inoltre, puoi guadagnare 5X punti Membership Rewards su voli e hotel con voucher su amextravel.com.
- Puoi aumentare i tuoi punti Membership Rewards del 50%. Ancora una volta, per ogni acquisto idoneo di $ 5,000 o più, otterrai mezzo punto in più per dollaro. Di conseguenza, puoi guadagnare fino a 1 milione di punti bonus ogni anno.
- Bonus della compagnia aerea del 35%: quando prenoti su amextravel.com con Membership Rewards Pay with Points per tutto o parte di un volo con una compagnia aerea qualificata, puoi ottenere fino a 500,000 punti bonus per anno solare.
#4. Biglietto da visita a inchiostro
I proprietari dell'azienda apprezzeranno la carta di credito Chase Ink Business Cash perché non ha canone annuale. I titolari di carta possono guadagnare il 5% di rimborso su forniture per ufficio e alcune utenze e il 2% di rimborso presso ristoranti e distributori di benzina. Inoltre, l'attuale bonus di iscrizione di questa carta è di ben $ 750. Secondo TPG, vale $ 1,500, esclusi eventuali punti bonus che potresti guadagnare dalle preziose categorie di bonus.
Il fatto che non ci sia canone annuale la rende la migliore carta di credito per i proprietari di piccole aziende. Altri vantaggi interessanti includono
- Dopo aver speso $ 7,500 per gli acquisti nei primi tre mesi dall'apertura del tuo account, riceverai un bonus cashback di $ 750.
- Ogni anno dell'anniversario dell'account, guadagni il 5% di rimborso sui primi $ 25,000 spesi in acquisti combinati presso il rimborso di forniture per ufficio su servizi Internet, via cavo e telefonici. Su tutti gli altri acquisti, riceverai un rimborso dell'1%.
- Ancora più importante, l'ispezione delle transazioni della tua carta per possibili segni di attività fraudolenta utilizzando il monitoraggio delle frodi in tempo reale.
- Non sarai ritenuto responsabile per addebiti non autorizzati effettuati con la tua carta o informazioni sul conto se hai responsabilità zero.
- Infine, sugli acquisti, c'è un TAEG introduttivo dello 0% per i primi 12 mesi.
#5. Marriott Bonvoy affari
Marriott Bonboy è un'altra carta di credito aziendale di American Express che è la migliore per i viaggiatori d'affari. Questa carta è una buona scelta per le piccole imprese che vogliono approfittare dei vantaggi offerti dalle proprietà Bonvoy in tutto il mondo. Per la maggior parte, ha un'offerta di benvenuto e vantaggi migliori rispetto alla versione consumer Marriott.
Entro i primi tre mesi di iscrizione alla carta, puoi guadagnare 75,000 punti. Inoltre, puoi ricevere fino a $ 150 in crediti sull'estratto conto su acquisti idonei se spendi $ 3,000 sulla carta. Ulteriori vantaggi della carta di credito Bonvoy includono
- Negli hotel che partecipano al programma Marriott Bonvoy, puoi guadagnare 6 punti.
- Puoi anche guadagnare 4x punti presso ristoranti, distributori di benzina, servizi di telefonia wireless acquistati direttamente dai fornitori di servizi e spedizioni effettuate negli Stati Uniti. Tutti gli altri acquisti idonei ti faranno guadagnare 2x punti.
- Ogni anno, in occasione dell'anniversario del tuo conto Card, avrai una notte in omaggio. Inoltre, una notte gratuita aggiuntiva.
- Con la tua carta, otterrai lo status Marriott Bonvoy Silver Elite gratuito. Inoltre, dopo aver effettuato $ 35,000 di acquisti idonei sulla tua Carta in un anno solare, verrai aggiornato allo stato Gold Elite.
#6. Capital One Spark Miglia
Il prossimo a entrare nell'elenco delle migliori carte di credito aziendali è Capital One Spark Miles. Questa carta è un modo conveniente per guadagnare premi su qualsiasi acquisto aziendale, indipendentemente dalla categoria. Queste miglia possono quindi essere riscattate per il viaggio o trasferite facilmente ai partner.
Con questa carta, non dovrai destreggiarti tra diverse categorie di bonus perché guadagnerai 2 volte su ogni acquisto. Inoltre, le tessere per i dipendenti sono gratuite e guadagnano 2x punti su tutti gli acquisti.
Capital One Spark è una carta economica con una tariffa annuale di soli $ 95 che viene esclusa il primo anno. Secondo le valutazioni di TPG, il bonus di iscrizione vale solo $ 850, che è meno di alcune delle migliori carte di credito per viaggi aziendali. Al contrario, questa è la carta da ottenere, se forse stai cercando una carta con alcuni vantaggi extra per quando viaggi.
#7. Biglietto da visita unito
Per una tariffa annuale bassa di $ 99, la carta United Business offre una serie di vantaggi di viaggio che andranno a beneficio degli imprenditori che preferiscono volare con lo United. I seguenti sono alcuni dei motivi per cui questa carta di credito aziendale è una delle migliori: su ristoranti, voli e soggiorni in hotel, questa Business Card offre infinite miglia 2 per ogni dollaro speso.
Inoltre, tutti gli altri acquisti ti fanno guadagnare un miglio per ogni dollaro speso. I titolari della carta ottengono, d'altra parte, un credito di $ 100 per Global Entry o TSA PreCheck, un primo bagaglio registrato gratuito, imbarco prioritario e uno sconto del 25% sugli acquisti in volo United, tra gli altri vantaggi.
#8. Carta di credito Southwest Rapid Rewards Premier
I viaggiatori d'affari e i viaggiatori frequenti del sud-ovest che desiderano ottenere lo stato di A-List o guadagnare un Companion Pass dovrebbero probabilmente richiedere questa carta. I seguenti vantaggi sono ciò che rende questa carta di credito aziendale una delle migliori in circolazione: Sugli acquisti Southwest, la Southwest Rapid Rewards Premier Credit Card offre due punti per dollaro. Inoltre, ogni dollaro speso per altri acquisti ti fa guadagnare un punto.
Per la maggior parte, i punti della carta possono aiutarti a qualificarti per il Companion Pass, che ti consente di volare con un accompagnatore gratuitamente quando è disponibile un posto. Dopo aver speso $ 5,000 per gli acquisti nei primi tre mesi, otterrai 80,000 punti. Anche in questo caso, dopo l'anniversario del tuo Cardmember, riceverai 9,000 punti bonus. Quando disponibili, sono disponibili quattro imbarchi premium all'anno, insieme a crediti WiFi a bordo.
Ancora di più, $ 1 su Southwest Airlines ti fa guadagnare 3 punti. Ciò significa 2 punti per ogni dollaro speso per social media e pubblicità sui motori di ricerca, servizi Internet, via cavo e telefonici e 1 punto per ogni dollaro speso per tutto il resto.
Chi ottiene una carta di credito aziendale?
Le carte di credito aziendali sono quelle fornite ai membri del personale di aziende affermate, che consentono loro di addebitare le spese aziendali consentite, come soggiorni in hotel e biglietti aerei, senza dover utilizzare la propria carta o contanti.
Conviene una carta di credito aziendale?
Vantaggi come cashback, premi e assicurazione di viaggio sono spesso offerti con le carte di credito aziendali. Ma tieni presente che alcuni possono imporre una tariffa di utilizzo annuale. Le aziende possono evitare di pagare gli interessi sui prestiti con carta di credito allo stesso modo degli individui se pagano l'intero saldo ogni mese.
È difficile ottenere una carta di credito aziendale?
È improbabile che un emittente di credito esegua un controllo rigoroso sul tuo credito personale per le carte di credito aziendali poiché non richiedono una garanzia personale. Ciò implica che la tua azienda potrebbe ancora essere idonea per una carta di credito aziendale anche se hai un punteggio di credito personale basso.
Costruisci credito con una carta aziendale?
Sì, le carte di credito aziendali possono aiutarti a migliorare il tuo punteggio. L'utilizzo di una carta di credito aziendale aiuta a preservare un basso tasso di utilizzo del credito e un'adeguata gestione dell'account può aiutare l'azienda ad espandere il proprio limite di credito e migliorare il proprio punteggio di credito.
Chiunque può utilizzare una carta di credito aziendale?
In senso legale, è accettabile addebitare le spese personali su una carta di credito aziendale. Tuttavia, l'utilizzo di una carta di credito aziendale per le spese personali è probabilmente contro i termini e le condizioni della carta, che potrebbero avere ripercussioni molto serie.
È più facile ottenere credito con una LLC o una società?
Secondo l'Internal Revenue Service, un'azienda deve essere registrata negli Stati Uniti e avere cittadini degli Stati Uniti come azionisti per poter ricevere una carta di credito. Di conseguenza, le società possono trovare più semplice ottenere una carta di credito rispetto a una LLC poiché gli azionisti delle società devono essere cittadini degli Stati Uniti.
Conclusione
Una carta di credito aziendale è l'opzione migliore per le grandi aziende che hanno un gran numero di viaggiatori d'affari e hanno bisogno di tenere traccia delle loro spese di T&E. Il team finanziario può impostare limiti di spesa, monitorare facilmente le spese dei dipendenti e monitorare la conformità con le carte di credito aziendali. Inoltre, possono evitare il lungo compito di riconciliare manualmente le transazioni. I dipendenti, invece, ne beneficiano perché non devono più spendere soldi di tasca propria e attendere il rimborso.
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Domande frequenti sulla carta di credito aziendale
Una società a responsabilità limitata può ottenere una carta di credito?
Qualsiasi tipo di società può richiedere una carta di credito, sia essa ditta individuale o società a responsabilità limitata. Inoltre, avere un buon punteggio di credito può fornirti vantaggi aggiuntivi come periodi senza interessi più lunghi, punti premio o cashback.
Come si chiamano le carte di credito aziendali?
Queste carte, note anche come carte di credito commerciali, possono aiutare i dipendenti (e i datori di lavoro) a gestire le spese più facilmente.
Una carta di credito aziendale influisce sul mio punteggio di credito?
Se hai una carta di credito aziendale, molto probabilmente il tuo credito sarà semplice. Sebbene l'emittente possa controllare il tuo credito prima di emetterti una carta, l'attività della carta viene riportata sul rapporto di credito dell'organizzazione.
Chi ha bisogno di una carta di credito aziendale?
Se sono necessarie da 75 a 100 carte di credito dei dipendenti o più, gli emittenti consigliano di prendere in considerazione una carta di credito aziendale senza restrizioni perché tali carte offrono strumenti di tracciamento più solidi.
Posso pagare i miei dipendenti con carta di credito?
I dipendenti hanno diritto a determinate tutele legali. Innanzitutto, un dipendente deve accettare volontariamente di essere pagato con carta di debito o di credito elettronica. Un datore di lavoro non può obbligare un dipendente ad accettare questo metodo di pagamento ai sensi della legge.
