Il processo di reclutamento delle reclute è essenziale in ogni campo perché non puoi farne a meno. Un nuovo assunto avrà un tempo molto più facile per adattarsi ai suoi nuovi team e responsabilità se dispone di una solida lista di controllo per l'onboarding. Vale a dire, se il nuovo dipendente è adeguatamente formato, è più probabile che si adatti alla cultura dell'azienda e faccia ciò che vuole il datore di lavoro. Continua a leggere per conoscere l'elenco di controllo per l'onboarding dei dipendenti e il nuovo elenco di controllo per l'onboarding delle assunzioni IT.
Cos'è l'onboarding?
Un'ampia procedura di onboarding avvantaggia enormemente il nuovo personale. Ciò consente loro di acquisire familiarità con i propri compiti, la dinamica del team, nonché gli scopi e gli obiettivi della posizione. Un buon processo di onboarding porta a un aumento della produttività, del morale e della soddisfazione sul lavoro. Di conseguenza, il coinvolgimento aumenta e i dipendenti rimangono a lungo termine. In altre parole, un accurato programma di onboarding aiuta tutti.
Che cos'è una lista di controllo per l'onboarding?
Le prime settimane o mesi di lavoro di un nuovo dipendente possono essere un turbine. Quindi è utile per i responsabili delle assunzioni creare una lista di controllo per l'onboarding per tenere tutto in ordine. Quindi, con questa lista di controllo, puoi essere certo di aver coperto tutte le basi per accogliere un nuovo dipendente nel team. Serve come base da cui possono essere sviluppati processi specifici di ruolo.
Inoltre, tieni presente che solo perché hai fatto tutto sulla tua lista di controllo di onboarding non significa che sia efficace. I programmi di onboarding più efficaci trovano un equilibrio tra soddisfare i desideri e le esigenze dei dipendenti, preparandoli anche ad abbracciare pienamente i valori fondamentali dell'azienda in modi inaspettati.
Lista di controllo per l'inserimento dei dipendenti
I passaggi per un'efficace lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti sono:
#1. Rendilo ufficiale con il dipartimento delle risorse umane
Per sviluppare una lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti, supponendo che la tua azienda abbia un dipartimento delle risorse umane, invia una richiesta di autorizzazione all'assunzione. Nel frattempo, prima che un nuovo lavoro venga finalizzato, il dipartimento delle risorse umane può richiedere anche la prova di un test antidroga pulito e un controllo del credito. Assicurati anche di porre fine alla ricerca e di rimuovere tutti gli annunci di lavoro che potrebbero essere ancora presenti.
#2. Prepara i moduli necessari per il nuovo assunto
Sulla lista di controllo per l'onboarding, assicurati che il dipendente disponga dei documenti richiesti per accedere il primo giorno di impiego. Tuttavia, ciò esclude i documenti fiscali, i contratti di locazione, i registri delle buste paga e forse altri moduli. Dai al nuovo assunto una copia del manuale e un riepilogo gratificante da leggere. Fornire una persona di contatto che può essere raggiunta se il nuovo dipendente ha dubbi o domande sulla sua retribuzione o benefici. Una copia stampata della descrizione della posizione potrebbe servire come riferimento utile per tenere a mente gli obiettivi organizzativi per la posizione.
#3. Installa l'hardware e il software pertinenti
Se vuoi che i tuoi nuovi dipendenti facciano un buon lavoro, dovresti probabilmente fornire loro gli strumenti di cui hanno bisogno per farlo. Ogni volta che hai un nuovo assunto, dovresti contattare l'IT per fargli installare il software necessario.
Quando si parla di misure di sicurezza da adottare, bisogna sempre sottolineare quanto sia importante avere password complesse, cambiarle spesso e utilizzare l'autenticazione a due fattori. Inoltre, assicurati che qualsiasi software proprietario o estremamente complesso sia completamente documentato e sia accompagnato da materiale di formazione o software che i nuovi dipendenti possano utilizzare.
#4. Determina gli spazi di lavoro
Mentre l'ambiente aziendale può funzionare bene per alcuni nuovi lavoratori, altri possono fare meglio negli uffici privati. L'individuazione delle aree di lavoro per i nuovi assunti dovrebbe essere una priorità assoluta. Il passaggio successivo è assicurarsi che abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno sulla scrivania, inclusi laptop, quaderni, matite e penne. Avere articoli con logo aziendale come magliette e cappellini esposti vicino alle loro scrivanie è un modo semplice per fare una buona impressione.
#5. Preparati per il tour del sito
Offrire un tour dei locali è un ottimo modo per familiarizzare i nuovi assunti con l'area e ridurre l'ansia. Quindi, se vuoi che i tuoi nuovi assunti si sentano a proprio agio nel fare domande e orientarsi, è una buona idea creare una mappa prima di offrire il tour. Nel piano dovrebbero essere inclusi luoghi come la scrivania o la postazione di lavoro del dipendente, l'ufficio del suo supervisore diretto, la sala relax, i servizi igienici, la stanza delle forniture, il centro business e la sala conferenze. La mappa dovrebbe essere digitalizzata in modo che possa essere visualizzata rapidamente e facilmente online.
#6. Crea l'ambiente di lavoro di cui hai bisogno
Assicurati che lo spazio di lavoro del tuo nuovo dipendente disponga di tutte le forniture necessarie, come un posto e una scrivania puliti, nonché qualsiasi altra cosa di cui potrebbero aver bisogno. Sforzati, se possibile, di mettere insieme un pacchetto di benvenuto per la sede di attività del nuovo dipendente. Questo potrebbe consistere in abbigliamento da lavoro, attrezzature per ufficio o un regalo semplice come una tazza da caffè o una pianta in vaso per il loro ufficio. Se il dipendente lavorerà da casa, potrebbe essere una buona idea regalargli un pacchetto di assistenza con qualche gadget.
#7. Fissare un appuntamento per l'orientamento dei nuovi dipendenti
Il primo giorno di assunzione del nuovo dipendente, dovresti programmare un po' di tempo per un orientamento per i nuovi assunti. In una situazione ideale, questo non solo darà alla persona la possibilità di firmare documenti; offrirà loro anche l'opportunità di conoscere i valori dell'azienda, studiare la struttura dell'organizzazione e scoprire come i diversi reparti interagiscono tra loro.
Lista di controllo per l'onboarding dei nuovi assunti
Le aziende possono utilizzare una lista di controllo per l'assunzione di un nuovo dipendente per assicurarsi che stiano seguendo le procedure corrette. Questo viene fatto per accogliere e integrare il loro nuovo membro del personale nell'organizzazione. Le prime settimane di assunzione di un nuovo dipendente sono cruciali per preparare il terreno per il resto del loro mandato e rivelare se varrà o meno il costo dell'assunzione. I passaggi per un'efficace lista di controllo per l'onboarding di nuovi assunti includono quanto segue:
#1. Compila una domanda di lavoro e inviala alle risorse umane
È fondamentale iniziare il processo di assunzione contattando le risorse umane al fine di creare un'efficace lista di controllo per l'onboarding dei nuovi assunti.
#2. Effettua una verifica della storia
Questo è fondamentale in molti lavori per garantire la sicurezza di clienti e dipendenti.
#3. Ripassa la routine e i fondamenti del lavoro
Contattare il nuovo assunto in questo momento ti consente di rivedere il programma della settimana iniziale, distribuire una scheda attività se necessario e esaminare altre regole e regolamenti di base come il parcheggio e l'abbigliamento.
#4. Controlla le responsabilità e le descrizioni dei lavori
Invia al nuovo assunto un'e-mail con una copia della descrizione del lavoro, rispondi a qualsiasi domanda possa avere e spiega il suo ruolo nell'unità e nell'area funzionale più ampia. Questo ti aiuterà a creare una buona lista di controllo per l'onboarding dei nuovi assunti. Puoi anche aggiungerlo alla lettera che invii a ogni nuovo dipendente.
#5. Compila i documenti necessari mentre inizi un nuovo lavoro
Se ti occupi di questo prima ancora che arrivino al lavoro, sarete entrambi in grado di concentrarvi su questioni più urgenti una volta che arrivano.
Vedi anche: Pratiche migliori per l'onboarding dei nuovi assunti nel 2023
Elenco di controllo per l'onboarding IT
Come parte del più ampio processo di onboarding, che include una lista di controllo, i reparti IT spesso forniscono ai nuovi dipendenti una panoramica dei sistemi che useranno nel loro lavoro, oltre a tutta la formazione necessaria. Un esempio è fornire ai nuovi assunti laptop, smartphone e altri dispositivi. La formazione può anche comportare la spiegazione delle pratiche fondamentali sulla sicurezza e sulla privacy di Internet.
La formazione tecnologica è una parte importante della lista di controllo dell'onboarding IT perché aiuta i nuovi dipendenti ad apprendere le competenze di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Se il lavoro riguarda principalmente la tecnologia o dipende fortemente dalla tecnologia, l'elenco di controllo per l'onboarding IT sarà più dettagliato del solito. È possibile utilizzare l'elenco di controllo per l'onboarding dei dipendenti IT riportato di seguito per organizzare e dare priorità ai passaggi necessari per completare il flusso di lavoro.
- Compilare i dati sulle nuove assunzioni.
- Acquista gli strumenti richiesti.
- Installa dispositivi.
- Creare profili utente per i programmi richiesti.
- Raccogli nuovi assunti nel settore IT per l'orientamento.
- Segui i tuoi corsi sulla privacy e la sicurezza informatica.
- Ottieni le firme dei dipendenti su un accordo di non divulgazione.
Importanza della lista di controllo per l'onboarding IT
Per svolgere il proprio lavoro in modo efficace, i nuovi assunti devono imparare a utilizzare un'ampia varietà di programmi e hardware per computer. Per aiutare i nuovi assunti, una lista di controllo per l'onboarding IT è fondamentale. Pertanto, di seguito è riportata una spiegazione dell'importanza della checklist di onboarding IT:
#1. Ottieni una comprensione dei quadri tecnologici
I dipendenti appena assunti possono sentirsi oppressi dal numero di tecnologie che devono utilizzare per essere efficaci nel loro lavoro. Prima di iniziare le loro attività quotidiane, è utile per loro aver avuto un'introduzione completa alle apparecchiature, al software e alle procedure che userebbero nei loro lavori nel dipartimento di tecnologia dell'informazione.
#2. Configura tutti gli account di cui hai bisogno
I nuovi assunti dovranno accedere a più di un paio di account per utilizzare il software necessario per il loro lavoro, inclusi gli strumenti di interazione e sicurezza. I nuovi dipendenti hanno la possibilità di stabilire tutti i loro account digitali. Questo viene fatto con l'aiuto dei professionisti IT della tua azienda quando partecipano a un programma di checklist di onboarding IT.
#3. Educare te stesso in materia di sicurezza e protezione
Quando viene assunto un nuovo dipendente, gli viene dato accesso a tutte le informazioni segrete che l'azienda potrebbe avere immediatamente. Aiutare i dipendenti IT appena assunti a imparare come gestire e proteggere i dati sensibili. Durante il processo di onboarding, ottengono un resoconto completo delle regole dell'azienda per la sicurezza e la privacy. Questo rende più facile per loro svolgere il lavoro.
#4. Sentiti sicuro nell'usare la tecnologia
Non solo i nuovi assunti dovrebbero conoscere la tecnologia che useranno, ma dovrebbero anche imparare a usarla. Tuttavia, devono anche avere piena fiducia nella loro capacità di applicare tale innovazione per soddisfare le esigenze del loro lavoro. Un approccio di onboarding completo per la tecnologia dell'informazione garantisce che tutto il personale appena assunto sia adeguatamente formato sul software e sull'hardware pertinenti.
Come creare una lista di controllo per l'onboarding IT
Una lista di controllo per l'onboarding IT dovrebbe essere redatta con largo anticipo rispetto al primo giorno di lavoro del dipendente. Questo viene fatto quando il processo di inserimento di un nuovo dipendente inizia molto prima di tale data. A seconda del tipo di attività che svolgi, potresti aver bisogno di alcune versioni diverse, come le seguenti:
- Un elenco completo dei prerequisiti per iniziare a lavorare con la tecnologia dell'informazione.
- Requisiti per ogni posizione disponibile all'interno dell'azienda.
- Un elenco in cui ogni dipartimento ha la sua voce distinta.
- In ogni lavoro, ci sono una serie diversa di doveri che devono essere svolti.
Infine, i reparti IT e risorse umane della tua azienda dovrebbero collaborare per creare una lista di controllo aziendale. Puoi utilizzare la versione generale come punto di partenza per le versioni che dovrebbero essere più specifiche. Quindi, i capi dei dipartimenti potranno modificare la lista di controllo in base alle proprie esigenze. Inoltre, quando un nuovo dipendente viene assunto per uno dei reparti di un'organizzazione, la persona incaricata dell'assunzione può stilare un elenco di requisiti che tale dipendente deve soddisfare.
Excel e Fogli Google sono due esempi di software che possono essere utilizzati per creare documenti facili da modificare e condividere. Nell'elenco di controllo dell'onboarding IT, puoi annotare tutte le responsabilità e i promemoria e puoi anche assegnarli a un membro del team diverso.
Quali sono le 4 fasi dell'onboarding?
Essi comprendono:
- Pre imbarco.
- Orientare e far sentire i nuovi dipendenti benvenuti.
- Formazione.
- Adattati alle tue nuove responsabilità.
Quali sono le 5 C dell'onboarding?
Conformità, chiarezza, fiducia, connessione e cultura sono successivamente diventate le cinque "C" dell'onboarding.
Quanto dovrebbe essere lunga una lista di controllo per l'onboarding?
La lunghezza della lista di controllo per l'onboarding di un'azienda dipenderà da ciò che fa l'azienda e da come assume nuovi dipendenti. Tuttavia, dovrebbe comprendere tutto, dall'ottenere un nuovo dipendente orientato all'assistenza nell'acclimatarsi alla nuova posizione.
Quali sono i 3 elementi più importanti per un onboarding di successo?
I tre elementi più importanti per un onboarding di successo includono:
- Dai a tutti una parte da recitare.
- Presenta te stesso e gli altri.
- Trasmettere i principi e l'etica dell'azienda.
Quali sono le tecniche di onboarding?
- Inizia con l'orientamento alle risorse umane.
- Esplora l'Ufficio.
- Coprire i fondamenti.
- Associati a un mentore.
- Fissare degli obiettivi.
- Inizia a lavorare sulle attività.
- Effettua regolarmente il check-in e comunica.
Riferimenti
- forbes.com
- indeed.com
- getguru.com
Articoli Correlati
- ONBOARD DEL DIPENDENTE: cosa dovresti sapere sull'intero processo di onboarding
- Nuove pratiche di assunzione per l'inserimento nel 2023
- BEST PRACTICE DI ONBOARDING: per dipendenti e clienti.
- ON-BOARDING: significato, processo, cosa dovresti sapere e lista di controllo
- Come assumere dipendenti per piccole imprese e startup: una guida dettagliata
