Idee per un sistema di archiviazione ben strutturate possono aiutare un'azienda a mantenere in ordine i propri affari. In questo modo, non dovrai capovolgere tutto alla ricerca di informazioni vitali. In questo articolo troverai suggerimenti su come archiviare correttamente i tuoi documenti, oltre a belle idee su come configurare sistemi di archiviazione elettronica per la tua piccola impresa.
Sistemi di archiviazione per le imprese
I sistemi di archiviazione si sono sviluppati nel tempo, dall'archiviazione di scartoffie nelle scatole a sofisticati programmi software che archiviano elettronicamente le informazioni nascoste. Sebbene oggi ci siano molte opzioni disponibili, tutti i file system hanno un obiettivo comune: una gestione efficace dei record. Con numerosi file system disponibili, è fondamentale analizzare le qualità di ciascuno prima di decidere quello migliore. I sistemi di archiviazione più diffusi sono semplici da configurare e forniscono un metodo efficiente di gestione dei file.
I 3 tipi di sistemi di archiviazione
# 1. Archiviazione alfabetica
Per meno di 5,000 documenti, l'archiviazione alfabetica è il file system più diffuso. L'archiviazione in ordine alfabetico è un metodo per organizzare i file in base ai nomi di individui, società, istituzioni, agenzie, argomenti, argomenti o posizioni geografiche nell'ordine del dizionario. Questo approccio funziona bene per i file dei nomi dei clienti o dei clienti. Utilizzare un indice relativo quando si archiviano gli argomenti. L'indice è un elenco di nomi di argomenti destinati a rappresentare ogni argomento in ordine alfabetico. Per determinare in quale nome argomento archiviare la voce, consultare il relativo indice.
#2. Archiviazione numerica
Disporre i file in ordine consecutivo utilizzando i numeri direttamente dal record o un numero fornito durante la creazione di un sistema di archiviazione numerico. Per recuperare i file, la maggior parte dei sistemi utilizza un indice. Un sistema di archiviazione numerica aumenta la produttività aumentando la velocità con cui i file vengono archiviati e localizzati. Consente inoltre un'identificazione più accurata e una maggiore riservatezza. A differenza dei sistemi di archiviazione alfabetici, consente espansioni illimitate e può gestire più di 5,000 record.
#3. Archiviazione alfanumerica
L'archiviazione alfanumerica prevede l'uso sia di nomi che di numeri. Questo tipo di file system viene in genere utilizzato con nomi e numeri di soggetto. Disporre i file in ordine alfabetico o per titolo dell'argomento, quindi per categoria numerica. Per i file alfanumerici è richiesto un indice relativo. I codici numerici assegnati a ciascuna divisione alfabetica verranno elencati nell'indice.
Configurazione di sistemi di archiviazione elettronici per la tua piccola impresa
Ecco alcune idee su come configurare sistemi di archiviazione elettronica per la tua piccola impresa:
# 1. Fare un piano per la conservazione dei documenti.
Il primo passo è solo una preparazione aggiuntiva. È necessario definire linee guida e obiettivi prima di iniziare a utilizzare i sistemi di archiviazione elettronica per la tua piccola impresa. Dovrai sviluppare una strategia generale in alcune aree:
- Creazione di documenti
- Condivisione di documenti
#2. Seleziona il miglior programma di gestione dei file.
Dopo aver deciso una strategia per semplificare la transizione digitale, puoi prendere in considerazione l'acquisto di software. Conoscere l'intervallo di budget, i requisiti di archiviazione approssimativi e il numero di utenti ti aiuterà a confrontare le opzioni. Dovresti anche assicurarti che il tuo programma contenga alcune funzioni cruciali:
- Semplicità d'uso
- Sincronizza
- Semplice integrazione
#3. Creare un piano per l'attuazione.
È giunto il momento di mettere in atto il tuo piano e il tuo software. Tutta la tua preparazione dovrebbe ripagare una volta raggiunto questo punto.
- Comunicare
- Stabilisci i livelli di autorizzazione.
- Crea regole
- Completa i tuoi sistemi
#4. Prendi accordi per lo stoccaggio.
È giunto il momento di mettere in atto i tuoi piani di archiviazione. Tieni a mente alcune cose mentre carichi, salvi e distribuisci i tuoi file.
- Mantieni la tua organizzazione.
- Crea sottocartelle
- Convenzioni di denominazione
#5. Pianificare la manutenzione continua.
Mantieni il flusso del processo dopo che il tuo sistema di archiviazione digitale è attivo e funzionante. Se lasciato solo e non mantenuto, un ambiente elettronico può diventare rapidamente congestionato come quello fisico.
- Controlli di manutenzione programmata
- Archiviazione di documenti
Cosa dovresti considerare durante l'installazione di sistemi di archiviazione elettronici per la tua piccola impresa
# 1. La tua situazione finanziaria
Quando selezioni il software di gestione dei documenti, assicurati che rientri nel tuo budget. Fortunatamente, sono disponibili varie opzioni di archiviazione elettronica a basso costo.
#2. La curva dell'apprendimento
A parte i costi di sistema, è fondamentale considerare le tue capacità così come l'esperto di tecnologia del resto del tuo ufficio per programmare te stesso (e il tuo team) in modo appropriato.
#3. Numero totale di utenti
Alcuni sistemi addebitano in base al numero di utenti, mentre altri impongono requisiti utente minimi (o massimi). Prima di acquistare un software, assicurati di sapere quante persone lo utilizzeranno (o una stima ravvicinata).
Come archiviare correttamente i tuoi documenti
Hai mai fatto aspettare qualcuno mentre cercavi un documento importante nella tua scrivania? O hai mai lottato per rispettare una scadenza perché hai smarrito un file critico del computer? Devi imparare come archiviare correttamente i tuoi documenti per evitare queste situazioni imbarazzanti
Indipendentemente dal fatto che lavori con documenti cartacei, file elettronici o una combinazione dei due, mantenerli organizzati e accessibili è fondamentale. Risparmierai tempo a caccia di oggetti e avrai le informazioni corrette a portata di mano ogni volta che ne avrai bisogno. Ecco alcuni suggerimenti su come archiviare correttamente i tuoi documenti:
# 1. Non risparmiare documenti superflui.
Per archiviare correttamente i tuoi documenti, evita l'abitudine di salvare tutto ciò che ti capita. Dedica qualche minuto alla scansione delle informazioni e conserva un file solo se è importante per le tue attività professionali o se è richiesto dalla tua azienda. Troppi documenti inutili contribuiscono a ingombrare e rendere più difficile trovare cose in futuro.
#2. Usa una convenzione di denominazione uniforme per i tuoi file e cartelle.
Dividi una cartella principale, ad esempio, in sottocartelle per clienti, fornitori e colleghi. Per identificare di cosa o chi sono le cartelle, usa nomi più brevi. Puoi anche utilizzare la codifica a colori per aiutarti a riconoscere diversi gruppi di cartelle.
#3. Conserva i documenti pertinenti, indipendentemente dal tipo, insieme.
Ad esempio, invece di avere una cartella per le presentazioni per tutti i progetti, un'altra cartella per i fogli di calcolo per tutti i progetti e così via, mantieni rapporti, lettere, note di presentazione, fogli di calcolo e grafici relativi a un progetto specifico in un'unica cartella. Sarai in grado di trovare documenti per un progetto specifico molto più velocemente in questo modo.
#4. Distinguere tra lavoro in corso e completato.
Alcune persone preferiscono mantenere il lavoro in corso o presente sulla scrivania o sul desktop del computer fino al termine del lavoro. Quindi lo trasferiscono nella directory appropriata, dove vengono archiviati i file della stessa categoria, una volta completati. Sposta i file su cui non stai più lavorando nelle cartelle in cui il tuo lavoro completato viene salvato regolarmente (ad esempio, settimanalmente o ogni due settimane).
#5. Non riempire eccessivamente le cartelle.
Se hai molti file in una cartella o molte sottocartelle in una singola cartella, dividili in raggruppamenti più piccoli (sottocartelle o sottocartelle). È possibile, ad esempio, separare una cartella denominata "Piano aziendale" in sottocartelle etichettate "BP2021", "BP2022" e "BP2023". Allo stesso modo, puoi suddividere una cartella intitolata Delta Traders per un cliente in sottocartelle denominate "Presentazioni di vendita Delta Traders" e "Contratti Delta Traders". Piuttosto che avere un lungo elenco di file, l'obiettivo è organizzarli in cartelle o sottocartelle logiche.
#6. Disporre i documenti in ordine cronologico.
Per archiviare correttamente i tuoi documenti, fai risaltare la data di un documento evidenziandolo, aggiungendolo a un documento cartaceo o inserendolo nel titolo di uno elettronico. Ciò ti consente di ordinare i tuoi fogli in ordine cronologico senza doverli aprire singolarmente. Potrai trovarli più facilmente in futuro.
#7. Converti documenti cartacei in formato digitale.
Questo è utile se non si dispone di molto spazio per i documenti cartacei, si desidera conservarli senza distruggerli completamente, se è necessario distribuire i documenti elettronicamente o se si desidera rendere più sicura la memorizzazione delle informazioni. (Tuttavia, questo non è appropriato per molti tipi di documenti, come contratti legali o documenti con firme originali, quindi esercita qui il tuo miglior giudizio.)
Idee per sistemi di archiviazione per l'ufficio
L'idea di creare, organizzare o ripulire un sistema di archiviazione d'ufficio può far nascondere anche i più coraggiosi tra noi dietro un elenco di altre "cose da fare" più urgenti. Non devi più nascondere! Queste idee collaudate possono aiutarti a ottenere e mantenere il tuo sistema di archiviazione dell'ufficio in perfetta forma.
# 1. Codificazione del colore
Le persone hanno codificato a colori da quando le pratiche burocratiche e i file system dell'ufficio erano all'ordine del giorno decenni fa. Le idee per la codifica a colori non falliscono mai ed è relativamente veloce e facile da implementare, anche se si dispone di un sistema di archiviazione particolarmente complesso. La codifica a colori ti motiverà a archiviare correttamente i tuoi documenti, trovare i file rapidamente e rendere più piacevole il processo di archiviazione.
Questa strategia organizzativa è ideale per trasformare mucchi di carta in pacchetti ordinati e il più prevedibili possibile.
#2. Digitalizza
Digitalizzando i file, stai essenzialmente costruendo un sistema di archiviazione senza carta. Dopo aver convertito tutti i file cartacei in formato digitale, molte persone trovano molto più facile organizzare un sistema di archiviazione digitale rispetto a un sistema di archiviazione cartaceo. Se preferisci digitalizzare i tuoi file, devi prima scansionare e convertire i tuoi vecchi file, che possono essere una procedura che richiede tempo e lavoro.
#3. Decidi una data di scadenza.
Può sembrare un trucco, ma ridurre il numero di file da ordinare è uno dei modi migliori per gestire un sistema di archiviazione dell'ufficio. Eliminare i file in base al contenuto può essere difficile poiché è difficile stabilire quali file devono essere conservati e quali possono essere eliminati, ma l'eliminazione dei file in base all'età fornisce una tecnica sicura e regolamentata per selezionare ciò che puoi eliminare.
#4. Separa e conquista
Se i file che devi organizzare sono rilevanti solo per determinati dipartimenti, incarica qualcuno di ciascuno di questi gruppi di organizzare i loro file mentre stabilisci un quadro generale di gestione dei file.
I file dovrebbero essere organizzati sui muri.
Invece di usare uno schedario o uno scaffale, appendi i portadocumenti alle pareti.
#5. Ordina per importanza
Chiunque abbia mai passato del tempo a cercare tra i file conosce il desiderio di trovare esattamente ciò di cui hai bisogno piuttosto che 100 cose che non ti servono. Ad esempio, per rendere il recupero dei documenti più divertente per tutti, prova a strutturare i file dell'ufficio in ordine di priorità.
#6. Prendi l'abitudine di organizzare regolarmente.
Anche il miglior file system dell'ufficio non ti terrà organizzato da solo. È consigliabile tenerlo a mente e pianificare di fare una piccola quantità di lavoro su base settimanale per mantenere il sistema ordinato. Contribuire con un piccolo sforzo su base regolare risulterà molto meno oneroso che tentare di ripulire tutto in una volta un anno di file maltrattati.
#7. Distinguere tra lavoro in corso e completato
Questa brillante idea semplifica l'intero metodo di archiviazione. I file per i progetti completati possono ancora essere organizzati, ma separarli dai file per continuare il lavoro renderà la scoperta dei file molto più veloce ed efficiente.
Quali sono i 5 sistemi di archiviazione di base?
5 sistemi di archiviazione di base includono:
- Archiviazione soggetto
- Archiviazione alfabetica
- Archiviazione numerica
- Archiviazione geografica
- Archiviazione cronologica
Come si costruisce un buon sistema di archiviazione?
- Crea categorie uniformi in grado di accettare facilmente documenti scritti e salvati in una varietà di formati cartacei ed elettronici.
- Condurre un inventario dei record
- Creare un sistema di archiviazione centralizzato.
- Elimina i file ogni anno
Come organizzo i miei sistemi di archiviazione per piccole imprese?
- Tieni una sessione di brainstorming
- Ordina tutti i tuoi documenti correnti
- Raccogli gli input della squadra.
- Scegli un sistema di ordinazione semplice
- Etichetta costantemente tutto
- Considera la codifica a colori
- Seleziona un armadio in cui puoi crescere.
Quale sistema di archiviazione viene utilizzato principalmente nelle grandi organizzazioni?
Il sistema di archiviazione verticale è utilizzato principalmente nelle grandi organizzazioni.
Qual è il sistema di archiviazione più adatto a tutti gli uffici?
Il sistema di archiviazione orizzontale è il sistema di archiviazione più idoneo.
Qual è il sistema di archiviazione più utilizzato?
Il modo più naturale e popolare per organizzare i file è utilizzare un approccio alfabetico. Anche il sistema alfanumerico più elementare necessita di standard di archiviazione da stabilire, tra cui procedure di archiviazione scritte, tecniche di riferimenti incrociati e procedure per l'archiviazione di modifiche di nomi duplicati, tra le altre cose.
Qual è il metodo più semplice di organizzazione dei file?
La forma più semplice di organizzazione dei file in DBMS è la struttura sequenziale dei file. Questa strategia è efficace in termini di velocità quando si tratta di grandi quantità di dati perché l'accesso ai dati avviene in questo modo abbastanza rapidamente.
Quali sono le 2 tecniche di archiviazione più comuni?
L'approccio a fogli mobili e il metodo collettivo sono le due principali tecniche di archiviazione. I documenti archiviati singolarmente sono perforati prima di essere inseriti in un file standard. È abbastanza semplice archiviare e rimuovere documenti da un file.
A cosa dovrebbe servire un file per piccole imprese?
Buste paga, costi aziendali, estratti conto della carta di credito, estratti conto bancari, dichiarazioni fiscali annuali, dichiarazioni fiscali trimestrali, inventario, nastri del registratore di cassa, diari di viaggio e dichiarazioni di vendita e reddito dovrebbero essere tutti inclusi in questi file.
Quale metodo di archiviazione è considerato il più efficiente?
Molte persone credono che il sistema di archiviazione a cifre terminali sia il più efficace. Dopo l'unità centrale e l'ultima unità di numeri in questo sistema, l'ultima cifra o gruppo di ultime cifre (cifre terminali) funge da unità principale utilizzata per l'archiviazione.
In conclusione,
Mentre ti prepari a implementare un sistema di archiviazione ben strutturato, la tua vita in ufficio diventerà meno disordinata. Ci sarà una curva di apprendimento per la migrazione dei file online, ma diventerà più facile da gestire e mantenere con il tempo. Le idee per i sistemi di archiviazione in questa guida ti daranno un'idea di come configurare i sistemi di archiviazione elettronici, anche per la tua piccola impresa.
Domande frequenti sui sistemi di archiviazione per le aziende
Cos'è un buon sistema di archiviazione?
Un buon sistema di archiviazione dovrebbe essere semplice e non eccessivamente complicato. Allo stesso tempo, l'uso del file system non può essere rinunciato per motivi di semplicità.
Quali sono i moderni metodi di archiviazione?
I moderni metodi di archiviazione sono classificati in archiviazione verticale e orizzontale.
Quale app è la migliore per conservare i documenti?
Le migliori app per conservare i documenti includono:
- Google Docs
- Documents to Go
- Ufficio rapido Pro
- DropBox
- Ufficio Kingston
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