In qualità di proprietario di una piccola impresa che lavora per tenere traccia dell'inventario, sai che picchi e cali imprevisti nella domanda dei clienti, intoppi nella catena di approvvigionamento e prodotti classificati in modo errato possono rendere il monitoraggio dell'inventario un enorme problema. Tuttavia, questo è un fastidio che non dovresti affrontare quando gestisci la tua attività. Per mantenere ed espandere con successo la tua attività, devi essere in grado di controllare il tuo inventario in modo fluido e coerente in modo da sapere cosa sta vendendo, cosa no e quando riordinare. Qui, esamineremo le basi del controllo e della gestione dell'inventario, inclusi alcuni software che puoi utilizzare per la tua attività.
Che cos'è un controllo dell'inventario in azienda?
Il controllo dell'inventario è la pratica per garantire che tutte le cose in un magazzino o negozio aziendale siano contabilizzate e nelle quantità corrette. Aiuta le organizzazioni a tenere traccia dei prodotti immagazzinati, valutare i livelli delle scorte e ridurre al minimo le perdite dovute a furto o spreco. Un controllo dell'inventario è un passaggio necessario per mantenere efficiente la tua attività; dopotutto, se non sai cosa hai, non sarai in grado di dare ai clienti ciò di cui hanno bisogno. I controlli dell'inventario comportano una valutazione metodica degli articoli disponibili, la conferma dell'accuratezza di fatture e ordini di acquisto e il riempimento degli scaffali secondo necessità. In poche parole, è il segreto per una gestione efficace dell'inventario!
Come effettuare un controllo dell'inventario aziendale
Il modo particolare in cui controlli il tuo inventario varierà a seconda delle dimensioni della tua attività, dei prodotti che vendi, del tuo budget e di una serie di altre considerazioni. Tuttavia, ecco alcune misure di alto livello che ogni azienda può adottare:
#1. Designare qualcuno che si occupi della gestione dell'inventario.
Se la tua azienda gestisce una grande quantità di inventario con una varietà di prodotti (soprattutto cose deperibili), potresti voler assumere un responsabile dell'inventario a tempo pieno. Se l'inventario fisico è una componente minore della tua organizzazione, il monitoraggio dell'inventario può essere delegato a un manager in aggiunta agli altri suoi compiti.
#2. Scegli un sistema per la gestione dell'inventario.
A seconda della quantità e della complessità del tuo inventario, potresti essere in grado di gestirlo con un foglio di calcolo (o, in alcuni casi, un blocco note). Tuttavia, nella maggior parte dei casi, il software di gestione dell'inventario farà risparmiare alle organizzazioni tempo e denaro fornendo dati di monitoraggio dell'inventario più accurati.
#3. Determina la frequenza con cui dovrai eseguire l'inventario.
Se utilizzi un software di gestione dell'inventario, il tuo programma gestirà gran parte del monitoraggio dell'inventario giornaliero e settimanale per te e ti terrà aggiornato tramite dashboard. I gestori dell'inventario possono monitorare questi dashboard su base giornaliera e, se necessario, per garantire che tutto sia in ordine, nonché preparare report da condividere con altre parti interessate.
Se gestisci l'inventario manualmente, dovresti controllare i livelli di inventario regolarmente o almeno mensilmente per stare al passo con carenze, scorte eccessive e merce aziendale in scadenza. Dovrai anche tenere traccia di quando arriva il nuovo inventario e quando l'inventario parte per aggiornare manualmente i livelli delle scorte sul tuo foglio di calcolo.
#4. Installa la tua attrezzatura per il monitoraggio dell'inventario.
Indipendentemente dal fatto che tu utilizzi software o meno, i dispositivi di tracciamento dell'inventario (scanner di codici a barre, scanner di codici QR, scanner RFID e così via) possono aiutarti a eliminare gran parte del noioso sforzo del tracciamento dell'inventario.
Se non disponi di un software di gestione dell'inventario, puoi comunque utilizzare scanner di codici a barre per migliorare il monitoraggio dell'inventario. Invece di sincronizzarsi con il tuo software di inventario, lo scanner di codici a barre fornirà semplicemente una stringa di dati al computer o al dispositivo mobile a cui è connesso, trasformando efficacemente il tuo scanner in un dispositivo di input. Questo metodo non è efficace quanto l'utilizzo di un software di gestione dell'inventario che rileva i dati scansionati e aggiorna automaticamente le informazioni sull'inventario, ma è significativamente più efficiente e preciso rispetto all'inserimento manuale di stringhe di dati in un foglio di calcolo.
#5. Controlla regolarmente il monitoraggio del tuo inventario.
Sfortunatamente, la gestione dell'inventario non è un'attività "imposta e dimentica". È fondamentale scuotere il sistema di monitoraggio dell'inventario su base regolare (mensile o trimestrale) per eliminare le inefficienze, ricontrollare l'accuratezza e identificare le aree di miglioramento.
Ecco alcuni punti da considerare durante l'esecuzione di un controllo di monitoraggio dell'inventario:
- Conta fisicamente il tuo inventario (gli scanner elettronici possono essere molto utili qui). Verifica che i totali corrispondano a quelli nel foglio di calcolo o nel sistema di gestione dell'inventario. Per eliminare le discrepanze causate da informazioni obsolete, eseguire questa operazione quando l'inventario è bloccato (ad esempio, fuori orario o nel fine settimana).
- I conteggi dei cicli dovrebbero essere eseguiti regolarmente. Un conteggio ciclico è paragonabile a un conteggio completo dell'inventario, tranne per il fatto che viene eseguito su un sottoinsieme dell'inventario per ridurre al minimo le interruzioni. La maggior parte delle aziende esegue conteggi ciclici intenzionalmente, selezionando ad esempio sottosezioni con un valore elevato o tassi di rotazione elevati.
- Contrasta i numeri di inventario con i dati finanziari. Se le tue statistiche di inventario non corrispondono ai tuoi rendiconti finanziari, ad esempio, per il reddito da cose vendute, dovresti esaminarlo di più.
Che cos'è la gestione dell'inventario?
Il processo di ordinazione, immagazzinamento, utilizzo e vendita dell'inventario di un'azienda viene definito gestione dell'inventario. Ciò comprende la gestione delle materie prime, dei componenti e dei prodotti finiti, nonché lo stoccaggio e la lavorazione di tali merci. Esistono varie forme di gestione dell'inventario, ciascuna con vantaggi e svantaggi basati sulle esigenze di un'azienda.
Vantaggi della gestione dell'inventario
Una delle risorse più significative di un'azienda è il suo inventario. Gli input e i beni finali di un'azienda sono il cuore delle sue operazioni nella vendita al dettaglio, nella produzione, nei servizi di ristorazione e in altri settori ad alta intensità di inventario. Una mancanza di inventario quando e dove è necessario potrebbe essere disastrosa.
Allo stesso tempo, l'inventario può essere considerato una passività (sebbene non in senso contabile). Un enorme inventario è vulnerabile a deterioramento, furto, danneggiamento o variazioni della domanda. L'inventario deve essere assicurato e, se non viene venduto in modo tempestivo, può essere venduto in perdita o semplicemente distrutto.
La gestione dell'inventario è fondamentale per le aziende di tutte le dimensioni per questi motivi. Sapere quando rifornire l'inventario, quanto acquistare o produrre, quanto pagare, quando vendere ea quale prezzo può diventare una questione complicata. Le piccole imprese conservano spesso registri di inventario manuali e utilizzano formule di fogli di calcolo (Excel) per determinare i punti e gli importi di riordino. Le aziende più grandi utilizzeranno software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Le migliori organizzazioni fanno ampio uso di applicazioni software as a service (SaaS) altamente personalizzate.
Metodi di gestione dell'inventario
Varie strategie di gestione dell'inventario verranno utilizzate da una società a seconda del tipo di attività o del prodotto in fase di studio. La produzione just-in-time (JIT), la pianificazione del fabbisogno di materiali (MRP), la quantità dell'ordine economico (EOQ) e i giorni di vendita dell'inventario (DSI) sono alcune di queste strategie di gestione. Ce ne sono altri, ma questi sono i quattro approcci più frequenti per l'analisi dell'inventario.
#1. Gestione JIT (Just-in-Time).
Negli anni '1960 e '1970, questo approccio produttivo è stato sviluppato in Giappone. Toyota Motor (TM) ha dato il maggior contributo alla sua crescita. Mantenendo solo l'inventario necessario per produrre e vendere prodotti, le aziende possono risparmiare notevoli somme di denaro e ridurre gli sprechi. Questo metodo consente di risparmiare denaro per lo stoccaggio e l'assicurazione, nonché le spese di smaltimento o scarico dell'inventario in eccesso.
La gestione dell'inventario JIT può essere pericolosa. Se la domanda aumenta in modo imprevisto, il produttore potrebbe non essere in grado di acquisire l'inventario necessario per soddisfare tale domanda, danneggiando la reputazione dei suoi clienti e spingendo gli affari verso i concorrenti. Anche piccoli ritardi potrebbero essere fastidiosi; se un input vitale non viene ricevuto "just in time", può verificarsi un collo di bottiglia.
#2. MRP (Pianificazione del fabbisogno di materiali).
Questo metodo di gestione dell'inventario dipende dalle previsioni di vendita, il che significa che i produttori devono tenere registri di vendita accurati al fine di prevedere con precisione le esigenze di inventario e comunicare tali esigenze ai fornitori di materiali in tempo. Un produttore di sci, ad esempio, può utilizzare un sistema di inventario MRP per garantire che materiali come plastica, fibra di vetro, legno e alluminio siano disponibili in magazzino in base agli ordini previsti. L'incapacità di un produttore di soddisfare gli ordini deriva dall'incapacità di stimare efficacemente i ricavi e pianificare le acquisizioni di inventario.
#3. EOQ (quantità di ordine economica)
Questo modello viene utilizzato nella gestione dell'inventario per calcolare quante unità un'azienda dovrebbe aggiungere al proprio inventario con ogni ordine batch al fine di ridurre i costi totali di inventario assumendo una domanda costante dei consumatori. Nel modello, le spese di inventario comprendono le spese di mantenimento e di installazione.
Il modello EOQ mira a garantire che venga ordinata la quantità appropriata di inventario per lotto, in modo che un'azienda non debba effettuare ordini troppo frequentemente e non abbia un eccesso di inventario disponibile. Si presume che esista un compromesso tra i costi di mantenimento dell'inventario e i costi di impostazione dell'inventario e che i costi totali di inventario si riducano quando vengono ridotti sia i costi di installazione che quelli di mantenimento.
4. Giorni di vendita di inventario (DSI)
Questo rapporto finanziario rivela il numero medio di giorni necessari a un'azienda per convertire il proprio inventario, compresi i prodotti in lavorazione, in vendite. DSI è anche noto come età media dell'inventario, giorni di inventario in sospeso (DIO), giorni di inventario (DII), giorni di vendita nell'inventario o giorni di inventario.
La statistica riflette quanti giorni durerà l'attuale fornitura di inventario di un'azienda, indicando la liquidità dell'inventario. Un DSI inferiore è generalmente auspicabile perché suggerisce un tempo più breve per eliminare l'inventario, anche se il DSI medio varia a seconda del settore.
Software di gestione dell'inventario disponibile per le piccole imprese
# 1. Inventario di Zoho
Zoho Inventory offre molte funzionalità. Per iniziare, Zoho offre un piano gratuito piuttosto completo che consente ai clienti di accettare ordini arretrati su articoli esauriti, impostare il drop shipping e gestire transazioni multivaluta. Ciò consente alle piccole imprese di mantenere organizzato il proprio inventario senza doversi preoccupare delle loro spese limitate.
Tuttavia, se scegli di aumentare il tuo piano, riceverai funzionalità aggiuntive. Puoi gestire diversi magazzini, conservare numeri di serie e lotti e collegare vari negozi Shopify al tuo account. Avrai anche ottime integrazioni di terze parti, come quella con Amazon e il suo servizio Fulfilled By Amazon (FBA).
Tuttavia, si ritiene che Zoho sia più adatto alle organizzazioni di piccole e medie dimensioni. Sebbene i suoi piani includano una serie di restrizioni sugli ordini, incluso il piano Elite lanciato di recente (per $ 239 al mese, fatturato annualmente), che consente ordini illimitati, sono le altre funzionalità che consentono a Zoho di soddisfare le piccole e medie imprese. Non ci sono restrizioni su ordini, etichette di spedizione o tracciamento con il piano elite. È un piano eccellente per le medie imprese che effettuano molte spedizioni ed e-commerce, con cinque negozi Shopify e 15 magazzini.
Se gestisci una piccola impresa e non hai bisogno di evadere centinaia di ordini al mese, Zoho Inventory è un'ottima soluzione. Puoi anche continuare con Zoho quando sei pronto per crescere.
#2. Inventario afflusso
InFlow Inventory è un eccellente sistema di gestione dell'inventario per le piccole imprese con un budget limitato. Il software è incredibilmente semplice da usare, con molte funzionalità di monitoraggio dell'inventario automatizzate. Ha anche un'eccellente app mobile per la scansione dei codici a barre e per mantenere aggiornati i tuoi agenti di vendita e il responsabile dell'inventario sui livelli di inventario delle scorte.
Sebbene semplifichi la gestione dell'inventario, inFlow limita il numero di ordini che puoi gestire ogni mese prima di essere pagato in più. Il piano più costoso, ad esempio, include 10,000 ordini di vendita al mese.
# 3. Ordoro
Quando ti destreggi tra vari canali di vendita, è difficile esercitare strategie di gestione dell'inventario appropriate. Fortunatamente, Ordoro semplifica la vendita multicanale. Puoi stabilire beni principali all'interno del tuo sistema di inventario con Ordoro, consentendoti di aggiornare descrizioni, foto, marchi e altro su tutti (o parte) dei tuoi canali di vendita a tuo piacimento.
Ordoro ha anche strumenti di gestione dei fornitori che semplificano il dropshipping. Ad esempio, puoi assegnare fornitori a determinati prodotti nel tuo catalogo. Quindi, se un cliente desidera determinate cose, Ordoro può indirizzare automaticamente l'ordine al fornitore appropriato, eliminando l'intermediario (tu), aumentando l'efficienza della catena di approvvigionamento e assicurando che i tuoi consumatori ricevano i loro articoli il prima possibile.
Ordoro consente anche strategie di gestione dell'inventario atipiche. Ad esempio, puoi sopravvalutare intenzionalmente i tuoi prodotti o limitare la quantità di articoli in magazzino visibili ai tuoi clienti, entrambi creano il senso di scarsità e incoraggiano i tuoi potenziali acquirenti a completare l'acquisto. Infine, questo ti consente di ottenere un profitto maggiore ed evitare di mantenere costosi beni in eccedenza.
#4. Cin7
La maggior parte delle soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) include moduli per ogni parte della tua organizzazione (come contabilità, punto vendita, inventario e spedizione) e paghi per ogni modulo che aggiungi al tuo piano. Queste spese si accumulano, rendendo i sistemi ERP proibitivi per tutti tranne che per le aziende più grandi.
Cin7 rompe gli schemi includendo moduli integrati come parte del tuo piano. Cin7 include funzionalità di e-commerce B2B, funzionalità di produzione e persino un sito di pagamento oltre a un sistema POS completamente integrato. Ciò si aggiunge alle funzioni di scansione dei codici a barre, monitoraggio dell'inventario ed evasione degli ordini che ti aspetteresti da un sistema di gestione dell'inventario.
Cin7 fornisce anche funzionalità avanzate di previsione della domanda e multicanale, inclusa la sincronizzazione cross-channel di cinque minuti. Ciò garantisce di disporre di un sistema di inventario dinamico sempre aggiornato, che consente di ottenere una corretta gestione dell'inventario senza alcuno sforzo.
#5. Migliora
Upserve offre una soluzione di inventario dinamico per soddisfare le esigenze specifiche dei ristoranti. Il software, in particolare, si concentra maggiormente sul monitoraggio della data di scadenza e sulle richieste uniche della catena di approvvigionamento (come il trasporto refrigerato) rispetto ad altre soluzioni software di controllo dell'inventario.
Sì, Upserve è costoso, ma offre tutto ciò che potresti desiderare in un unico abbonamento. Puoi gestire i tuoi ordini online, i servizi POS e la gestione del lavoro da numerose località. Upserve fornisce anche informazioni e strumenti per aiutarti a gestire la tua attività in modo più efficiente.
Inoltre, Upserve offre funzionalità su misura per i ristoranti. Ad esempio, puoi utilizzare il software di inventario Upserve per creare ricette per i cibi che vendi, personalizzando ogni ricetta con gli ingredienti esatti e le quantità richieste. Quando vendi quel piatto, Upserve può detrarre automaticamente la quantità degli articoli utilizzati dai livelli di inventario. Puoi anche utilizzare questa capacità per determinare i prezzi dei menu e identificare gli sprechi alimentari.
Qual è l'80/20 dell'inventario?
Secondo la regola 80/20, l'80% dei risultati deriva dal 20% di sforzi, consumatori o un'altra unità di misura. Applicata alle scorte, la regola afferma che l'80% dei ricavi di un'azienda proviene dal 20% dei suoi articoli.
Quanto spesso viene controllato l'inventario?
A seconda delle dimensioni del magazzino e delle esigenze dell'organizzazione, i conteggi periodici possono essere eseguiti ogni due mesi o ogni tre settimane. Ciò fornirà maggiore consapevolezza rispetto alle possibilità annuali o stagionali, ma richiederà anche più tempo e impegno. I lavoratori devono verificare che l'inventario venga eseguito in modo coerente tra i conteggi.
Quali sono i tre principali metodi di inventario?
Le metodologie di valutazione dell'inventario includono FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out) e WAC (Weighted Average Cost).
In conclusione
Il controllo dell'inventario è una componente fondamentale delle operazioni aziendali. La gestione dell'inventario dipende dal tipo di attività e dal tipo di merce venduta. Potrebbe non esserci un tipo perfetto di gestione dell'inventario perché ognuno presenta vantaggi e svantaggi. Tuttavia, l'utilizzo della forma più appropriata di metodo di gestione dell'inventario può fare molto.
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Riferimenti
