CONTROLLI INTERNI: Significato ed Esempi

Le decisioni e le azioni strategiche aziendali intraprese da un'impresa privata richiedono assolutamente fatti accurati e affidabili. Ci sono passaggi che puoi intraprendere per aumentare la tua sicurezza che le informazioni che fluiscono da diverse parti della tua azienda siano aggiornate, precise e affidabili. È qui che entra in gioco il sistema di controllo interno. In questo articolo, ti aiuteremo a capire cosa sono i controlli interni per la contabilità, le procedure ed esempi. Continuare a leggere…

Cosa sono i controlli interni?

I controlli interni di un'azienda sono i processi, i regolamenti e le procedure che mette in atto per combattere le frodi, promuovere la responsabilità e assicurare l'accuratezza delle informazioni finanziarie e contabili.

In altre parole, il controllo interno è un processo che garantisce che un'organizzazione raggiunga i propri obiettivi in ​​termini di efficacia ed efficienza operativa, oltre a fornire un'accurata rendicontazione finanziaria e a rispettare le leggi, le politiche e i regolamenti applicabili. Il controllo interno è un concetto ampio che comprende tutto ciò che un'organizzazione fa per controllare i rischi che deve affrontare.

È un metodo attraverso il quale è possibile effettuare l'allocazione, la gestione e la valutazione delle risorse di un'organizzazione. Svolge un ruolo significativo nell'identificare le attività fraudolente e nel porvi fine. Allo stesso modo, aiuta a proteggere le risorse dell'organizzazione, sia materiali (come proprietà e macchinari) che immateriali (come la proprietà intellettuale).

A livello organizzativo, gli obiettivi dei controlli interni riguardano l'affidabilità dell'informativa finanziaria, la fornitura di un feedback tempestivo sul raggiungimento degli obiettivi operativi o strategici e il rispetto di leggi e regolamenti. A livello di singola transazione, si riferisce alle misure adottate per raggiungere un determinato obiettivo.

Come funziona il controllo interno?

Le procedure del sistema di controllo interno limitano la quantità di variazione nel processo, che si traduce in risultati più facili da prevedere. Dagli scandali contabili dei primi anni 2000, disporre di forti controlli interni è diventata una funzione aziendale essenziale per ogni singola società negli Stati Uniti. Di conseguenza, nel 2002, il Congresso ha approvato il Sarbanes-Oxley Act con l'obiettivo di proteggere gli investitori da pratiche contabili ingannevoli. Aumenta anche la precisione e l'affidabilità di qualsiasi informazione divulgata dalle società.

Il fatto che i manager siano ora responsabili della preparazione dei rapporti finanziari e degli audit trail come risultato di questo sviluppo ha un impatto significativo sulla governance delle società. Pertanto, i dirigenti colpevoli di non aver sviluppato e amministrato adeguatamente i controlli interni sono soggetti a severe sanzioni penali.

L'esame dei processi e della documentazione che ha accompagnato la redazione del bilancio costituisce la base del giudizio del revisore dei conti. La valutazione delle procedure contabili e di controllo interno di una società e la formazione di un parere sull'adeguatezza di tali procedure e controlli è oggetto di una revisione contabile.

I controlli interni di un'organizzazione, così come il governo societario e le procedure contabili, sono soggetti a controllo nel corso di un audit interno. Garantiscono il rispetto di leggi e regolamenti, rendiconti finanziari accurati e tempestivi e la raccolta dei dati. Aiutano inoltre a mantenere l'efficienza operativa identificando i problemi e correggendo gli errori prima che vengano scoperti in un audit esterno.

Non esiste un sistema di controllo interno simile a un altro. Tuttavia, molti principi fondamentali che circondano l'integrità finanziaria e gli standard contabili si sono evoluti in pratiche di gestione standard. I controlli interni possono essere costosi, ma quando vengono implementati in modo efficace, possono aiutare a semplificare le operazioni e aumentare l'efficienza operativa, oltre a ridurre le frodi.

Tipi di controlli interni

I controlli interni rientrano in due categorie principali: misure preventive e investigative. Fondamentalmente, entrambi i tipi sono necessari per un efficiente sistema di controllo interno, poiché ciascuno svolge una funzione particolare nel sistema nel suo insieme. Tuttavia, ci sono alcune domande che devi porre per aiutare a determinare il controllo appropriato mentre stai eseguendo procedure di routine o quando stai pensando di adottare una nuova procedura o processo. Il controllo è necessario per determinare se un controllo è necessario o meno. Chiedilo a te stesso;

• Cosa potrebbe andare storto qui?
• Quali misure preventive hai messo in atto per assicurarti che nulla vada storto?
• In che modo puoi controllare per essere sicuro che nulla sia andato storto?

Controlli preventivi

Il principio della separazione dei ruoli è al centro di molti controlli preventivi. Questo tipo di sistema di controllo interno mira a limitare la probabilità di errori e attività fraudolente prima che si verifichino. Quando si tratta di qualità, i controlli preventivi sono assolutamente necessari a causa della loro natura proattiva e della loro concentrazione sulla qualità.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di controlli preventivi:

• Separazione dei compiti
• La preventiva autorizzazione di attività e affari (es. autorizzazione al viaggio)
• Controlli di accesso (come l'autenticazione della password)
• Controlli fisici sui beni (serrature di porte e casseforti per riporre contanti e assegni)
• Orientamento e screening dei dipendenti

Controlli investigativi

I controlli investigativi sono controlli che un'azienda esegue dopo aver completato una transazione. Questo, tuttavia, è al fine di identificare eventuali guasti o problemi che potrebbero essersi verificati. I controlli investigativi sono necessari perché forniscono prove che i controlli preventivi agiscono come sono stati progettati e offrono anche l'opportunità di scoprire anomalie dopo il fatto. Ciò rende il controllo investigativo un componente vitale di qualsiasi sistema di controllo.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di controlli investigativi:

• Riconciliazione delle transazioni del dipartimento su base mensile
• Revisioni delle transazioni e delle attività (revisione delle prestazioni dell'organizzazione) 
• La presa di scorte effettive, come un organico monetario o un conteggio delle scorte,

Controlli interni per la contabilità

In genere, quando si parla di controlli interni, ci si riferisce alle politiche contabili e ai processi di revisione contabile. Queste sono le misure che garantiscono che le informazioni finanziarie di una società siano accurate e affidabili. Le aziende di solito stabiliscono sistemi di controlli interni al fine di raggiungere una varietà di obiettivi. Il livello di resistenza di un'azienda alla frode e alle pratiche contabili scorrette può essere dedotto dal tipo di controlli interni che impiega. Ciò determina la conformità dell'azienda con standard di contabilità e rendicontazione di audit credibili.

In altre parole, i controlli interni per la contabilità sono metodi, procedure e politiche che, oltre a rafforzare la responsabilità e garantire l'integrità finanziaria, agiscono anche per prevenire le frodi. Questi controlli consentono a una società di conformarsi alle regole dello stato fornendo allo stesso tempo informazioni finanziarie tempestive e accurate ai propri clienti.

Come dovresti utilizzare i tuoi controlli interni?

I controlli interni non solo possono aiutare un'azienda a diventare più affidabile ed efficace. Contribuiscono inoltre ad aumentare la correttezza dei rendiconti finanziari di quell'azienda. In genere, quando una società segue procedure e regolamenti di controllo interno, dimostra di essere conforme ai principi contabili generalmente accettati. Ciò, tuttavia, aiuterà l'azienda a rilevare e correggere i problemi nell'informativa finanziaria se e quando si verificano.

Nel frattempo, in assenza di adeguati controlli interni, è probabile che il bilancio di una società venga redatto con inesattezze significative. Inoltre, prima di prendere una decisione di investimento, gli investitori indagano sulla qualità dei controlli interni dell'azienda. Pertanto, le aziende devono implementare i controlli interni come componente della loro corporate governance. Ciò è conforme al Sarbanes-Oxley Act del 2002. In quanto tali, questi controlli proteggono gli investitori da azioni fraudolente.

Principi di controllo interno

• Stabilisci le responsabilità
• Mantenere registri adeguati.
• Assicurare i beni e vincolare i dipendenti chiave.
• Tenuta dei registri separata dalla custodia dei beni
• Dividere equamente le responsabilità per le operazioni correlate.

Importanza per i controlli interni contabili dei revisori dei conti

L'affidabilità e l'accuratezza della contabilità finanziaria di un'azienda sono direttamente correlate ai controlli interni, ai processi contabili e alle procedure in essere all'interno di tale attività. Allo stesso modo, i revisori verificano se un'impresa dispone o meno di sistemi di controllo interno sufficienti. Inoltre, se il bilancio della società è conforme o meno agli standard generalmente accettati. Inoltre, i revisori dei conti sono responsabili della valutazione dell'efficienza dei controlli interni contabili di un'azienda e della formulazione di conclusioni sulla base dei risultati ottenuti nell'ambito del processo di revisione contabile.

A seguito dell'approvazione del Sarbanes-Oxley Act da parte del Congresso nel 2002, i dirigenti sono stati ritenuti legalmente responsabili dell'attuazione dei controlli interni. L'istituzione di controlli interni all'interno di un'organizzazione nonché l'efficiente gestione di tali controlli sono di competenza dei dirigenti della società. Tuttavia, una società può trovarsi allo sbando o in una crisi contabile se non dispone di controlli interni sufficienti.

Perché i controlli interni sono necessari

I controlli interni hanno lo scopo principale di garantire che un'azienda rispetti tutte le leggi e i regolamenti contabili applicabili. Ciò consente a una società di riconoscere i propri problemi contabili e di correggerli anche prima dell'inizio dei propri audit interni. Tuttavia, è essenziale tenere presente che i controlli interni delle diverse aziende operano in modi molto diversi. A causa dell'assenza di un insieme standardizzato di controlli interni che devono essere implementati da tutte le aziende, vi è una notevole variazione nei tipi di sistemi di controllo utilizzati dalle varie aziende.

I controlli interni, oltre ad evitare azioni fraudolente, aiutano un'azienda a promuovere un elevato grado di efficacia, motivo per cui sono così importanti. I controlli interni hanno un collegamento con l'efficienza operativa in un'azienda.

Svantaggi dei controlli interni

Nonostante siano di fondamentale importanza per mantenere registri finanziari accurati e ottimizzare le operazioni aziendali, i controlli interni presentano alcune limitazioni. Considerando che l'efficienza o la funzionalità dei controlli interni di un'azienda è solitamente oggetto di opinioni e giudizi umani, è semplice aggirare questi controlli ed equilibri che dovrebbero proteggere l'azienda.

Inoltre, i revisori talvolta basano le proprie conclusioni sull'efficacia delle operazioni di un'impresa, nonostante non abbiano conferito alle procedure e alle politiche di controllo interno del sistema contabile della società il loro impegno adeguato o serio.

Procedure di controllo interno

Un sistema contabile deve disporre di un controllo interno in atto per garantirne la continua affidabilità. Questi controlli consistono principalmente in regole e procedure. Nel campo della contabilità, l'accuratezza e l'affidabilità sono della massima importanza. Le procedure di controllo interno in materia di contabilità rientrano in un totale di sette categorie distinte, ciascuna delle quali svolge un ruolo significativo nell'individuazione degli errori e nel contrastare le attività fraudolente prima che si trasformino in problemi più gravi.

Le sette procedure che compongono le procedure di controllo interno del sistema contabile di un'organizzazione includono:

# 1. Separazione dei doveri

La separazione dei compiti comporta la condivisione di obblighi di contabilità, depositi, rendicontazione e audit tra due o più persone. Più distinte sono le responsabilità di ciascuna persona, minore è la probabilità che un lavoratore commetta atti fraudolenti. L'allocazione delle responsabilità tra due o più persone in una piccola impresa con solo pochi addetti alla contabilità potrebbe avere lo stesso scopo di richiedere che le attività chiave siano valutate dai colleghi. Ciò è particolarmente utile per le aziende che hanno appena iniziato.

#2. Controlli di accesso al sistema di contabilità

Con l'aiuto di password, blocchi e registri di accesso elettronici, è possibile proteggere un sistema contabile da intrusi e aiutare a determinare l'origine di eventuali errori o discrepanze emergenti. Inoltre, un monitoraggio completo degli accessi può contrastare i tentativi di ottenere accessi non autorizzati o fraudolenti.

#3. Controlli di accesso al sistema di contabilità

Nel corso di una verifica fisica, il contante e altri beni materiali sono registrati nel sistema contabile. Ciò include scorte, materiali e strumenti. Il conteggio fisico può portare alla luce incongruenze nei saldi dei conti evitando completamente l'uso di record elettronici. Uno di cui potresti non essere a conoscenza prima. Il conteggio del contante nei negozi al dettaglio può avvenire su base regolare o forse molte volte su base giornaliera. Inoltre, occasionalmente, magari una volta all'anno o una volta ogni tre mesi, dovresti svolgere le operazioni più laboriose, come il conteggio manuale dell'inventario.

#4. Documentazione finanziaria standardizzata

La tenuta dei registri può essere più coerente nel tempo se standardizzi i documenti che stai utilizzando per le transazioni finanziarie come fatture, richieste di materiale interno, ricevute di inventario e rapporti sui costi di viaggio. Questo può aiutare a mantenere l'integrità dei record. Inoltre, quando si cerca la causa di una discrepanza nel sistema, l'utilizzo di formati di documento standard potrebbe semplificare il controllo dei dati precedenti e restringere le possibili cause. Tuttavia, quando c'è una mancanza di coerenza, è possibile che alcuni aspetti della revisione vengano tralasciati o fraintesi.

#5. Saldi di prova giornalieri o settimanali

Un sistema di contabilità in partita doppia migliora il livello di affidabilità perché assicura che i libri siano costantemente in equilibrio. Un sistema a partita doppia, tuttavia, può ancora essere sbilanciato in qualsiasi momento a causa di errori. Tuttavia, il calcolo dei saldi di prova su base giornaliera o settimanale potrebbe aiutarti a trovare ed esplorare eventuali anomalie nel sistema il prima possibile.

#6. Riconciliazioni periodiche nei sistemi contabili

Quando esegui le riconciliazioni contabili su base periodica, puoi assicurarti che i saldi nel tuo sistema contabile sincronizzare con i saldi nei conti di altre entità, come banche, fornitori e clienti di prestito. Ad esempio, quando ti esibisci riconciliazione bancaria, confronterai i saldi di cassa e le registrazioni di depositi e ricavi nel tuo sistema contabile con quelli nei tuoi estratti conto bancari. La disparità tra questi conti supplementari può rivelare difetti o discrepanze nella tua contabilità, o forse evidenziare che le imprecisioni possono provenire da altre parti.

#7. Requisiti dell'autorità di approvazione

È possibile aggiungere un altro livello di responsabilità a questo registri contabili richiedendo a particolari gestori di consentire determinati tipi di transazioni. Ciò dimostrerà che le autorità competenti hanno osservato, valutato e dato la loro approvazione alle operazioni in questione.

In generale, richiedere l'approvazione di pagamenti e spese sostanziali impedirà ai lavoratori disonesti di condurre una condotta significativa transazioni fraudolente con fondi aziendali. Sapendo che c'è una necessità di approvazione, sarà meno probabile che si impegnino in tale attività.

Conclusione

Il sistema di controllo interno di un'azienda può dare una garanzia equa, anche se non assoluta, che tale azienda raggiunga gli obiettivi della sua organizzazione. L'idea di affidabilità ragionevole denota un livello elevato di affidabilità che vede un limite come risultato dei costi e dei benefici dell'attuazione di meccanismi di controllo progressivi.

Quando un'organizzazione ha un forte controllo interno, garantisce che la sua rendicontazione finanziaria sia accurata. Allo stesso modo, garantisce di essere conforme alla maggior parte delle norme e dei regolamenti rilevanti per il suo settore. Tuttavia, il successo o meno di un'organizzazione nel raggiungimento dei propri obiettivi operativi e strategici può dipendere da fattori esterni all'impresa, come il livello di avanzamento tecnologico o il livello di concorrenza. 

Le procedure di controllo interno possono solo offrire informazioni tempestive o feedback sui progressi compiuti verso il raggiungimento degli obiettivi operativi e strategici. Pertanto, non può garantire il raggiungimento di questi obiettivi.

Domande frequenti sui controlli interni

Chi è responsabile dei controlli interni?

Nel sistema di controllo interno della CSU, ognuno ha un ruolo da svolgere. Alla fine, spetta alla direzione della CSU assicurarsi che siano in atto sufficienti salvaguardie. Spetta a ciascun dipendente far funzionare questo sistema di controllo interno.

Che cos'è l'audit interno?

Auditing interno, secondo l'AII; è un'attività di consulenza e garanzia di valore aggiunto che aiuta un'organizzazione a funzionare in modo più efficiente.

Quali sono le quattro finalità del controllo interno?

Le 4 finalità fondamentali del controllo interno e delle procedure sono;

1. Tutela dei beni
2. Affidabilità del bilancio
3. Efficienza operativa
4. Conformità alle direttive della direzione.

Qual è l'aspetto più importante del controllo interno?

Il personale è la componente più critica del controllo interno. Si possono trascurare altri controlli una volta che il personale è competente e affidabile. E, alla fine, usciranno ancora bilanci credibili.

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