Ti stai chiedendo in cosa consiste un lavoro con contabilità fornitori? In questo articolo, imparerai la descrizione del lavoro ed esempi di curriculum da pagare per aiutarti a ottenere il tuo prossimo lavoro.
I professionisti della contabilità fornitori devono essere in grado di gestire un volume elevato di dati, prestare grande attenzione ai dettagli ed essere in comunicazione quotidiana con datori di lavoro e fornitori. Devono inoltre essere in grado di applicare i principi contabili e gestire il lavoro di natura analitica, valutativa e consultiva.
Il dipartimento Contabilità fornitori è responsabile della stabilità finanziaria di un'azienda. Sono incaricati di garantire che tutti i debiti siano pagati e che l'azienda abbia abbastanza soldi per coprire le sue spese. La contabilità fornitori è in genere un reparto distinto nelle grandi società, tuttavia, con le imprese più piccole, le responsabilità della contabilità clienti e fornitori sono regolarmente combinate.
Quali sono le tre funzioni di base della contabilità fornitori?
Sebbene le dimensioni di un'azienda determinino in ultima analisi il ruolo svolto dalla contabilità fornitori, la maggior parte delle aziende può trarre vantaggio dall'avere specialisti in contabilità fornitori o avere un appaltatore part-time che entra per svolgere il lavoro settimanalmente o bisettimanalmente consente all'azienda di concentrarsi su altri aspetti. I conti da pagare svolgono almeno tre funzioni di base oltre al pagamento delle bollette. Queste funzioni potrebbero includere: creazione e monitoraggio dei budget; emissione fatture; e la gestione dei pagamenti. Di seguito sono riportate le tre funzioni di base di una contabilità fornitori;
#1. Emissione di pagamenti interni interni
La contabilità fornitori spesso lavora internamente per distribuire i rimborsi interni, controllare e gestire la piccola cassa e controllare la distribuzione dei certificati di esenzione dall'imposta sulle vendite. Le spese di rimborso interno sono conformi alle procedure di audit aziendale che richiedono ai dipendenti di presentare un rapporto manuale sul giornale, le ricevute o entrambi per stabilire le richieste di rimborso.
La piccola cassa viene generalmente utilizzata per spese minori come varie spese postali, forniture per ufficio o pranzi durante una riunione aziendale. Contabilità fornitori spesso emettono certificati di esenzione dall'imposta sulle vendite che rilasciano ai capi dipartimento per garantire che gli acquisti aziendali legittimi non includano le spese dell'imposta sulle vendite.
#2. Elaborazione dei pagamenti dei fornitori
Una delle funzioni principali della contabilità fornitori è l'elaborazione delle fatture e dei pagamenti in entrata di un'azienda. Questa è una delle funzioni che vengono in mente per prime quando si pensa ai doveri della contabilità fornitori. I professionisti della contabilità fornitori tengono traccia delle informazioni di contatto dei fornitori, dei termini di pagamento e delle informazioni IRS W-9 in un database informatico. Ciò consente loro di trovare e contattare facilmente i fornitori quando necessario.
Il controllo interno è ciò che determina se il processo di acquisto inizia con un ordine di acquisto pre-approvato o se gli impegni post-acquisto confermano gli acquisti. I pagamenti dei fornitori includono anche rapporti di analisi di fine mese che mostrano i proprietari e la direzione dell'azienda quanto l'azienda deve attualmente ai fornitori.
#3. Gestisci le spese di viaggio d'affari
Nelle grandi aziende o nelle aziende in cui il proprietario e altri dipendenti (ad es. venditori) viaggiano frequentemente, le funzioni di contabilità fornitori potrebbero includere responsabilità di gestione dei viaggi come la prenotazione anticipata di biglietti aerei, auto a noleggio e hotel. Se i controlli interni consentono anticipi di viaggio, Contabilità fornitori elabora le domande e distribuisce i fondi di viaggio. Su quella del viaggiatore ritorno, Payment Engagements è quindi responsabile della riconciliazione del denaro pagato con il denaro effettivamente speso o dell'elaborazione delle richieste di rimborso del viaggio.
Altre funzioni di contabilità
Contabilità fornitori funziona anche per ridurre i costi cercando dettagli che possono far risparmiare denaro all'azienda, come il pagamento di una fattura durante un periodo di sconto di cassa consentito da molti fornitori. L'addetto alla contabilità fornitori è spesso il primo punto di contatto tra l'azienda ei rappresentanti dei fornitori. Pertanto, costruire e mantenere buoni rapporti è spesso un obbligo del dipendente. Relazioni solide possono avvantaggiare un'azienda quando si lavora con i fornitori. Ad esempio, buoni rapporti possono portare a condizioni di credito più favorevoli durante un crollo delle vendite stagionali.
Gli specialisti della contabilità fornitori a volte esaminano le fatture prima di pagarle per assicurarsi che siano corrette. L'addetto alla contabilità fornitori può chiamare il commerciante se la fattura è superiore al normale o contattare un dipendente interno se risulta che il dipendente non ha scelto l'opzione più economica o non ha cercato un fornitore approvato dall'azienda durante l'acquisto per conto di l'azienda.
Quali sono le competenze chiave per la contabilità fornitori?
Sebbene non sia richiesta una laurea per una posizione di contabilità fornitori, è necessaria una conoscenza pratica dei fondamenti di contabilità e contabilità. Per un lavoro in contabilità fornitori, una laurea nei seguenti campi sarebbe vantaggiosa:
- Economia o finanza
- Amministrazione aziendale
- Contabilità
Altre abilità richieste includono;
- Competenza nella compilazione di note spese per il data entry.
- Esperto in Microsoft Excel.
- Conoscenza dei principi contabili e dei processi di contabilità fornitori.
- Familiarità con i processi di ordine di acquisto.
- Capacità di lavorare in autonomia e di prendere l'iniziativa.
Una descrizione del lavoro di contabilità fornitori dovrebbe includere standard specifici per l'immissione dei dati e l'attenzione ai dettagli. È essenziale che i dipendenti siano costantemente in grado di impegnarsi in modo professionale perché comunicheranno quotidianamente con datori di lavoro e fornitori.
Esempi di descrizione del lavoro di contabilità fornitori
Se stai cercando di assumere un professionista in contabilità fornitori, la descrizione del lavoro dovrebbe essere simile a questa:
Riepilogo offerte di lavoro
Cerchiamo un impiegato qualificato per la contabilità fornitori per elaborare tutte le fatture ricevute per il pagamento e per gestire il pagamento tempestivo, accurato ed efficiente di tutti i debitori.
Responsabilità
- Elaborazione delle rimesse in conformità con le politiche e i regolamenti finanziari
- Eseguire transazioni finanziarie regolari, come la convalida, la separazione e la registrazione delle informazioni sui conti da pagare.
- Per assicurarsi che tutte le fatture e i pagamenti siano contabilizzati e registrati correttamente, riconciliare il libro mastro della contabilità fornitori.
- Confrontando i conti dei fornitori e gli estratti conto mensili dei fornitori, confermare eventuali differenze ed esaminarle.
- Facilitare il pagamento delle fatture scadute contattando i clienti e fornendo promemoria delle fatture.
- Creare report che descrivono lo stato dei conti fornitori.
- Riconoscere i centri di costo e le note spese
- Comprende le norme che disciplinano il processo di contabilità fornitori (W-9, imposta sulle vendite, ecc.)
Qualifiche e competenze
- Una storia di lavoro come impiegato di contabilità fornitori
- Solida comprensione dei fondamenti della contabilità dei debiti
- Dimostrata attitudine al calcolo, alla registrazione e alla gestione dei dati contabili e delle informazioni finanziarie
- Abilità nell'inserimento dei dati e talento per le statistiche
- Conoscenza pratica di fogli di calcolo e software specializzati
- Conoscenza di MS Office e inglese
- alto livello di precisione e cura dei dettagli
- Laurea in Contabilità, Finanza o Economia aziendale
Come mi preparo per un colloquio sui conti da pagare?
Se ti stai preparando per un colloquio per un lavoro di contabilità fornitori, probabilmente sai che puoi aspettarti domande frequenti come: puoi parlarmi di te? Sei più interessato alle domande del colloquio sulla fatturazione che mettono alla prova la tua conoscenza della verifica delle fatture, del monitoraggio degli ordini e dell'elaborazione dei pagamenti. Ad esempio, una domanda che stai cercando sui salari dovuti potrebbe confonderti se non hai pensato in anticipo alla risposta. Prima di qualsiasi colloquio, consulta l'ultima guida ai compensi per avere un'idea di quale stipendio puoi aspettarti da un debitore. Ad esempio, secondo la Guida alla remunerazione del 2022, lo stipendio medio per un account da pagare dovrebbe essere di $ 39,250.
Suggerimenti con cui lavorare, mentre ti prepari per il tuo colloquio
La preparazione è la tua migliore difesa. Sfortunatamente, non puoi esercitarti con tutte le possibili domande in anticipo. Usa i seguenti suggerimenti per il colloquio per assicurarti di non sbagliare quando fai una domanda che sembra uscire dal nulla:
Stai calmo.
Gli intervistatori apprezzano più del contenuto delle tue risposte. Notate anche come formulate le risposte per saperne di più sulla vostra creatività e approccio ai problemi. Mantieni la calma, guarda negli occhi e sii fiducioso come se fossi un contabile.
Chiedi spiegazioni.
Se sei confuso, puoi chiedere una spiegazione. Chiedi all'intervistatore di ripetere o riformulare la domanda. Il tuo intervistatore rispetterà il tuo desiderio di fornire loro la risposta che stanno cercando.
Non essere un codardo.
Non aver paura di fare domande. Questo potrebbe essere particolarmente allettante se ti viene chiesto di una lacuna nel tuo curriculum. Se stai abbandonando la contabilità per terminare in anticipo il tuo programma MBA, dillo. Sii onesto e concreto e preparati per la prossima domanda.
Prendilo.
Supponiamo che un intervistatore ti chieda: "A quale animale assomigli di più?" Quando dici "gatto" puoi aggiungere "perché sono curioso e I finisci sempre per stare in piedi.”Mentre rispondi a queste domande, cerca di evidenziare le competenze di cui hai bisogno come contabile per questa particolare attività. In questo esempio, curiosità e autonomia significano volontà di provare cose nuove e affidabilità.
Prenditi il tuo tempo.
L'intervistatore si aspetta che tu ti prenda il tempo per porre una domanda insolita. Una risposta ponderata è meglio di una risposta frettolosa. Potresti dire qualcosa del tipo: “Questa è una domanda interessante. Fammici pensare."
Fare domande.
Il datore di lavoro non è l'unica persona che dovrebbe fare buone domande. Pensa alle domande che potresti porre in un colloquio di lavoro, ad esempio Di cosa hai bisogno per avere successo in questo lavoro? Puoi dirmi di più sul motivo per cui vuoi ricoprire questa posizione? Come descriveresti la tua cultura aziendale? Infine, ricorda che rischi di perdere il favore se dici di identificarti più con i gatti che con i cani, o se riveli che tutto ciò che hai in frigo è una tavoletta di cioccolato e un barattolo di senape. In realtà, non ne siamo sicuri! Che ne dici di questo: sii onesto, pensa, e sii te stesso di fronte a domande inaspettate.
Come ti presenti in un'intervista sui conti da pagare?
Devi dimostrare chiaramente all'azienda che sei affidabile, affidabile e ben informato sulla contabilità mentre fai domanda per lavori di contabilità.
È fondamentale tenere presente che il datore di lavoro valuterà la tua personalità e la tua fiducia in base a come ti presenti. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a presentarti come il miglior candidato per il lavoro.
#1. Concentrati su ciò che ti rende speciale
Sii specifico quando descrivi i tuoi punti di forza e i tuoi risultati in un'auto-presentazione per un'intervista sui conti da pagare. Fornisci esempi specifici di come differisci dagli altri candidati. La tua storia lavorativa, le tue competenze e i tuoi punti di forza critici possono venire prima, seguiti dal tuo obiettivo professionale.
#2. Sii fiducioso
La distinzione tra fiducia e presunzione è spesso fraintesa. Mentre Confidence si occupa di fornire un servizio di alta qualità, Conceit è interessata solo a soddisfare i propri bisogni. Se desideri essere assunto da un datore di lavoro, la fiducia è essenziale. Siate certi, ma non esagerate e comunicate al datore di lavoro che state cercando esclusivamente il lavoro che soddisfi i vostri desideri.
#3. Utilizza esempi realistici
Non includere mai esempi della tua vita personale nella tua domanda di intervista da pagare per i conti di auto-presentazione. Fornisci esempi concreti di come le tue capacità e il tuo background si applicano alla posizione. Fornire esempi personali potrebbe dare all'azienda l'idea che non sei in grado di tenere separati la tua vita personale e il tuo lavoro.
#4. Sii breve.
Usa questa domanda sulla tua auto-presentazione come un'opportunità per fare una presentazione. Sii conciso e al punto. Annota le qualità che ti rendono distinto e più qualificato prima del colloquio come preparazione. Per aumentare la tua sicurezza, familiarizza con esso.
Perché dovremmo assumerti per i conti da pagare?
Questa particolare domanda è una domanda a scelta tra i datori di lavoro, potrebbe esserti posta alla fine del colloquio. Ecco come dovrebbe suonare la tua risposta.
"Tre cose, in particolare, attirano la mia attenzione." Prima di tutto, avere una posizione in cui l'attenzione ai dettagli è fondamentale mi dà molta soddisfazione sul lavoro. Poiché sei un'azienda con standard elevati e poiché il lavoro di addetto alla contabilità fornitori ha molte responsabilità, mi interessa molto. In secondo luogo, sei un'azienda che mi aiuterà ad avere successo in questa posizione e mi darà spazio per espandermi e migliorare. Mi piace essere attivo e, dopo aver letto la descrizione del lavoro dell'addetto alla contabilità fornitori per questa posizione, posso dire con certezza che non avrò tempo per fare nulla. Infine, voglio lavorare per un'azienda che promuove l'innovazione, la lungimiranza e il successo dei dipendenti. Questi tre fattori mi rendono molto entusiasta di entrare a far parte della vostra azienda
Che cos'è una registrazione prima nota nei conti fornitori?
Il giornale dei conti da pagare è gli importi pagabili nelle scritture contabili ai creditori di una società per l'acquisizione di prodotti o servizi sono indicati come registrazioni. Questi sono elencati come passività correnti nel bilancio e tutti i pagamenti effettuati vengono detratti da questo conto.
La responsabilità dei conti da pagare sorge ogni volta che ha luogo una transazione che comporta l'acquisto di beni o servizi sul conto. L'azienda deve costruirlo e inserirlo nei libri contabili. La fattura del venditore viene utilizzata per calcolare quanti soldi devono essere scritti nelle voci del giornale di registrazione per i conti da pagare. Spesso include dettagli sull'importo del pagamento richiesto dall'acquirente e sulla data di scadenza.
Conclusione
Ora dovresti comprendere appieno cosa fa uno specialista di contabilità fornitori e come creare un curriculum come specialista di contabilità fornitori. Se disponi delle competenze e delle qualifiche necessarie, dovresti essere sulla buona strada per il tuo prossimo lavoro come addetto alla contabilità fornitori.
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