Un Office Manager o Business Manager ha il compito di assicurarsi che un ufficio e tutte le sue aree funzionino senza intoppi ogni giorno. I loro compiti includono parlare con i capi dipartimento, trasmettere informazioni importanti o cambiamenti politici dai superiori e mettere in atto incentivi per convincere le persone a lavorare di più. Questo articolo elaborerà di più sui compiti del responsabile dell'ufficio, della lista di controllo, dei doveri del responsabile dello studio medico e dentistico e anche del curriculum dei compiti del responsabile dell'ufficio
Compiti del responsabile dell'ufficio
I responsabili dell'ufficio possono essere il punto di contatto iniziale per le parti interne ed esterne al tuo ufficio, il che può avere un impatto su vari aspetti del servizio clienti e della comunicazione dei loro obblighi lavorativi. A seconda delle dimensioni del gruppo, i compiti e le responsabilità possono includere:
#1. Gestione del personale
- Trova e assumi nuovi candidati.
- preparare le pratiche burocratiche per le nuove assunzioni e le persone che lasciano il lavoro.
- eseguire l'orientamento del personale per i nuovi assunti.
- trovare e impostare piani di formazione per i dipendenti.
- Motivare, insegnare e guidare il personale.
- delegare e gestire compiti di lavoro.
- monitorare le prestazioni, che include valutazioni e commenti.
- risolvere controversie e reclami.
- Mantenere i registri delle presenze dei dipendenti.
- conservare i file personali dei dipendenti.
#2. Contabilità
- monitorare e tenere traccia dei costi.
- Prepara note spese.
- mantenere il budget dell'ufficio.
- i rapporti finanziari mensili ti aiutano a tenere il passo con il tuo sistema di tracciamento.
- elaborazione dei conti ricevuti e dei conti da pagare.
- Seguire gli account scaduti.
- fare riconciliazioni di conti.
- gestire la piccola quantità di denaro.
#3. Libro paga
- Guarda e annota quante ore sono state lavorate, compresi gli straordinari
- Tieni traccia delle ferie e dei periodi di malattia
- Amministrare i benefici
- Calcola le dichiarazioni dei redditi
- Scrivere e consegnare assegni sui salari
#4. Segreteria
- Fissa colloqui e appuntamenti
- Tieni traccia di date e orari
- Gestire l'organizzazione del viaggio
- Preparare e inviare i verbali delle riunioni
- Preparati e preparati per i colloqui
- Preparare e inviare la corrispondenza
- Crea documenti speciali e mostrali alle persone
- Rispondi, controlla e instrada le chiamate in arrivo
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Elenco di controllo dei compiti del responsabile dell'ufficio
C'è molto da fare per i responsabili dell'ufficio. Il loro lavoro è molto vario e va dalla conservazione di documenti aziendali sensibili alla revisione delle prestazioni dei dipendenti e alla creazione di budget annuali. Facciamo un salto e andiamo direttamente alle liste di controllo dei compiti del responsabile dell'ufficio. Eccoli:
#1. Registrare l'elenco di controllo per lo smaltimento
L'eliminazione dei record è una parte importante della gestione dei record perché, se non eseguita correttamente, può portare a costosi problemi legali o violazioni di big data. Anche se potrebbe sembrare un processo semplice, le aziende spesso si mettono in pericolo non seguendo regole rigide.
Di conseguenza è fondamentale per le aziende di tutte le dimensioni, in particolare quelle che gestiscono migliaia di record contenenti informazioni sensibili, implementare una strategia di eliminazione dei record. Indipendentemente dal fatto che i tuoi documenti siano su carta o in formato digitale, debbano essere gettati via o siano conservati in un deposito, questo piano ti guiderà attraverso tutti i passaggi per assicurarti di eliminarli in modo legale ed efficiente.
#2. Lista di controllo per le ispezioni di sicurezza in ufficio
I responsabili degli uffici hanno il grande dovere di assicurarsi che i loro uffici siano sicuri e protetti. Non farlo può essere molto costoso, sia economicamente che per l'immagine dell'azienda. La lista di controllo dei compiti del capo ufficio è una componente cruciale di un'ispezione sul posto di lavoro ben completata, in quanto è l'unico metodo per garantire che tutto sia stato fatto per prevenire incidenti, infortuni e malattie.
#3. Lista di controllo per la valutazione dei rischi dell'ufficio
Per tenere sotto controllo la salute e la sicurezza della tua organizzazione, devi valutare e controllare regolarmente i rischi in ogni area dell'ufficio. Dai pericoli comuni come inciampare e cadere all'ergonomia e al modo in cui i lavoratori utilizzano le apparecchiature per ufficio, questa lista di controllo ha tutto il necessario per eseguire una valutazione completa del rischio di un intero spazio di lavoro. È simile alla lista di controllo dell'ispezione di sicurezza in molti modi, ma ha anche compiti extra per capire quanto sono consapevoli i dipendenti e rivedere la valutazione del rischio con i colleghi una volta completata.
#4. Elenco di controllo per la risoluzione dei conflitti in ufficio
L'85% dei lavoratori ha qualche tipo di conflitto e il 29% di loro lo ha sempre. Questo è un numero allarmante che ti fa chiedere se i manager stiano facendo abbastanza per aiutare a risolvere i problemi dell'ufficio e impedire che peggiorino. Naturalmente, la maggior parte dei disaccordi tra due persone può essere gestita senza un aiuto esterno, poiché la prima causa di conflitto sul lavoro è semplicemente una cattiva comunicazione.
Tuttavia, se c'è un grave problema di fondo e il conflitto sta visibilmente danneggiando il morale e la produttività degli altri dipendenti, lasciare che siano gli antagonisti a risolverlo non è la strategia migliore. Essere un mediatore neutrale che ascolta può spesso migliorare la situazione e prevenire l'escalation del conflitto. Questa lista di controllo dei compiti del responsabile dell'ufficio ti guiderà attraverso ogni fase del processo di risoluzione dei conflitti, assicurando che l'ambiente dell'ufficio rimanga calmo e che tutti possano tornare al lavoro di buon umore.
#5. Lista di controllo per la cessazione del rapporto di lavoro
Sbarazzarsi di un dipendente è un processo serio che può avere risultati terribili se non è fatto bene. Ci sono molte cose che devono essere fatte prima che tu possa lasciarli andare, come disattivare il loro accesso alla proprietà dell'azienda, dare loro una lettera sui loro benefici e avere un colloquio di uscita. Indipendentemente dal fatto che il dipendente se ne vada da solo o venga licenziato, questa lista di controllo ti aiuterà ad assicurarti che il processo venga svolto in modo educato, legale ed efficiente.
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Compiti del responsabile dello studio medico
Un direttore dello studio medico, chiamato anche direttore dello studio medico, è responsabile dei lavori amministrativi di uno studio medico e le sue mansioni principali sono la cura delle cartelle cliniche, delle buste paga, delle bollette e dei budget dell'ufficio, nonché l'assunzione e la formazione del personale amministrativo . I compiti del responsabile dello studio medico sono i seguenti:
- Gestire le finanze di uno studio medico o di una struttura
- Prendersi cura degli affari quotidiani
- Supervisionare le routine del paziente e del personale
- Tenere d'occhio il processo di registrazione dei pazienti
- Mantenere in ordine e aggiornate le informazioni mediche e del personale
- Migliorare il servizio clienti e assicurarsi che i pazienti siano felici
- Pianificazione, implementazione e monitoraggio delle politiche e dei processi dell'ufficio
- Assicurarsi che vengano seguite le regole federali, statali e locali, comprese le regole OSHA e HIPAA
- Pianificazione delle riunioni del personale per il personale clinico, non clinico e amministrativo
- Tenere colloqui e assumere persone per uno studio medico
- Formare gli operatori sanitari e fare revisioni del loro lavoro
Compiti del responsabile dello studio dentistico
I compiti di un responsabile dello studio dentistico comportano la supervisione e il supporto di tutte le attività amministrative in uno studio dentistico. Sono incaricati di gestire cose come riunioni del personale, piani, budget dell'ufficio e buste paga mensili. Chiamato anche amministratore dell'ufficio del dentista o responsabile dell'ufficio. Di seguito sono riportati i compiti di un responsabile dello studio dentistico:
- Assicurarsi che l'ufficio funzioni bene creando e gestendo tutti i processi e le pratiche interne
- Mantenere il controllo finanziario della clinica odontoiatrica, la programmazione del personale, la contabilità generale e il sistema di fatturazione.
- Fornire una guida diretta sia ai singoli che ai team per assicurarsi che tutti gli impiegati offrano un ottimo servizio clienti.
- Coordinare l'implementazione quotidiana delle pratiche d'ufficio che migliorano la produttività e l'efficienza.
- Rispondere in modo tempestivo e qualificato ai problemi clinici e operativi.
- Sviluppo ed esecuzione di un budget per l'ufficio di successo
- Assumere, supervisionare e insegnare ai nuovi impiegati
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Riprendono le mansioni di Office Manager
Essere un responsabile dell'ufficio richiede di indossare diversi cappelli ed è probabile che tu abbia condotto interviste o fatto scelte di reclutamento da solo. Ciò significa che sai già quanto tempo e quanti pensieri servono per assicurarti che qualcuno sia adatto per l'azienda. Ora che sei dall'altra parte del tavolo del colloquio, utilizza queste linee guida ed esempi per sviluppare un curriculum da responsabile dell'ufficio che ti faccia assumere.
#1. Scrivi un profilo convincente che riassuma le tue qualifiche
I responsabili delle assunzioni di solito ricevono molte candidature, quindi devi distinguerti rapidamente. Il riepilogo personale ti aiuta a fare proprio questo. Questa parte del tuo curriculum va in cima ed è dove elenchi la tua esperienza e le tue abilità. Cerca parole chiave o competenze che il responsabile delle assunzioni definisce indispensabili, ad esempio essere bravo in Microsoft Office o avere una profonda conoscenza delle leggi HIPAA. Questo è anche un buon posto per parlare della tua esperienza di leadership, di come gestisci i conflitti e di come organizzi bene le cose.
#2. Aggiungi una sezione Esperienza professionale orientata ai risultati
Quando scrivi la parte relativa all'esperienza professionale del tuo curriculum, vuoi descrivere accuratamente i tuoi doveri e responsabilità passati, ma devi anche tenere a mente chi stai scrivendo per il responsabile delle assunzioni. Mentre scrivi i tuoi annunci di lavoro, prova a includere parole d'ordine dalla descrizione del lavoro, come come hai utilizzato un determinato software o come hai gestito i reclami dei clienti. Per fornire ai supervisori delle assunzioni una maggiore comprensione della tua esperienza, inclusi i numeri ogni volta che puoi, come il numero di clienti sul posto di lavoro.
#3. Includi l'istruzione e le certificazioni pertinenti
Quando cerchi un lavoro come responsabile d'ufficio, è importante elencare eventuali titoli di studio o certificazioni che ti rendano un buon candidato. Alcuni lavori richiedono almeno una laurea, mentre altri potrebbero interessarsi di più a quanto tempo sei stato sul campo. Essere un Certified Office Manager è un grande vantaggio, ma altre certificazioni software, così come le certificazioni SEO e CRM, possono dimostrare che hai talenti extra che ti aiuteranno ad avere successo una volta assunto.
#4. Elenca le abilità e le competenze chiave rilevanti
La parte del tuo curriculum chiamata "Competenze e competenze chiave" dovrebbe essere un semplice elenco di punti elenco che mostrano cosa puoi portare al lavoro. Puoi aggiungere a questo elenco sia abilità tecniche che sociali, che a volte vengono chiamate "competenze trasversali". Se puoi, è una buona idea leggere rapidamente la descrizione del lavoro e aggiungere parole chiave e must-have importanti a questo elenco. Prova a includere queste abilità frequentemente ricercate se non sei sicuro di cosa scrivere.
Qual è il ruolo più importante di un Office Manager?
Un capo ufficio ha uno dei ruoli più significativi in un'azienda. Gestisce le attività amministrative generali, crea processi che migliorano l'efficienza, guida e motiva i dipendenti e si assicura che i team comunichino tra loro.
Che cos'è un riepilogo professionale per un responsabile dell'ufficio?
Responsabile dell'ufficio organizzato con eccellenti capacità per gestire le funzioni d'ufficio e dirigere il personale amministrativo per soddisfare le esigenze dei dirigenti. Orientato alle prestazioni e orientato agli obiettivi, con una profonda comprensione delle esigenze di trattative contrattuali, budget, buste paga e ordini d'ufficio.
Qual è la differenza tra un Office Manager e un Operations Manager?
Ci si aspetta che i responsabili delle operazioni osservino il quadro generale, lavorando ogni giorno per migliorare tutti gli elementi dell'attività al fine di promuovere gli obiettivi dell'azienda. Nel frattempo, i responsabili dell'ufficio sono le persone che entrano in azione, definendo il tono di un ufficio e assicurando che i membri del team siano coinvolti e soddisfatti del loro lavoro.
Quali sono gli esempi di gestione dell'ufficio?
Può comportare un'ampia gamma di compiti, come assicurarsi che l'ufficio sia aggiornato, prendersi cura delle attrezzature per ufficio, creare un'atmosfera amichevole, gestire il budget dell'ufficio, accogliere visitatori e nuovi dipendenti, organizzare attività in ufficio ed eventi fuori sede per il personale dell'ufficio e pianificazione.
Qual è un altro nome per Office Manager?
Un responsabile dell'ufficio, che può anche essere conosciuto come un amministratore dell'ufficio o semplicemente un amministratore, è la persona in un'organizzazione che funge da collegamento tra il team di gestione e il personale. I responsabili degli uffici sono responsabili di un'ampia gamma di attività, alcune delle quali includono il monitoraggio delle consegne, l'organizzazione delle aree di lavoro e l'assistenza ai dirigenti quando richiesto.
Cosa rende un buon manager?
Un manager competente è qualcuno che è in grado di dare il buon esempio alla propria squadra e sa come capitalizzare le proprie capacità individuali per aiutare la squadra a raggiungere i propri obiettivi. I manager più efficaci si prendono il tempo per conoscere i membri del proprio staff e cercano metodi per supportarli in modo che possano fornire il loro miglior lavoro. È essenziale mantenere una comunicazione chiara con il personale in merito a obiettivi, aspettative e feedback in ogni momento.
Qual è la parte più impegnativa dell'essere un responsabile dell'ufficio?
Liberarsi dei lavoratori.
Questa probabilmente sarà sempre la parte più difficile del lavoro di un manager e non dovresti mai abituarti troppo. Non c'è un modo semplice per aggirare questo, e non diventa più facile, non importa quanto lo fai.
Riferimenti
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