Les entreprises de toutes tailles s'efforcent d'obtenir un suivi et des rapports précis sur les dépenses. C'est toujours un défi de trouver de meilleures façons de gérer l'afflux de papier qui accompagne le suivi des factures et autres achats. Il en va de même pour la rédaction de rapports fiables et faciles à comprendre, leur vérification et leur approbation, puis la rémunération des personnes en fonction de ce que disent les rapports. Le contrôle des dépenses professionnelles des employés devient plus facile et moins fastidieux grâce aux outils de gestion des dépenses basés sur le cloud. Les outils de gestion des dépenses sont utilisés par les entreprises pour rationaliser le remboursement et l'audit des fonds sortants. Cet article se concentre sur le meilleur logiciel de gestion des dépenses automatisées, y compris les outils de gestion d'American Express. Nous aborderons également divers outils de gestion des déplacements et des dépenses.
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Qu'est-ce que le processus de gestion des dépenses ?
Le processus de gestion des dépenses consiste à gérer, payer, vérifier et rembourser les dépenses engagées par les employés. Il comprend également les outils utilisés pour analyser les données et les procédures qui régissent l'attribution des fonds.
La gestion des dépenses peut être effectuée manuellement ou automatiquement et consiste souvent en deux procédures distinctes. La première méthode est une série d'actions prises par un employé pour soit demander des fonds pour accomplir une tâche, soit demander le remboursement de l'argent déjà dépensé pour une tâche qui a été accomplie.
Cela pourrait impliquer de soumettre un formulaire papier ou une saisie électronique de données au supérieur hiérarchique pour examen et approbation dans le cadre du processus de gestion des coûts. La deuxième phase consiste pour les services comptables à effectuer un audit et une analyse des données fournies, en plus d'obtenir un soutien et d'émettre des paiements.
Comment gérer les notes de frais ?
Conseil sur l'administration de vos notes de frais professionnelles à l'aide des outils de gestion automatisés ;
- Maintenir une politique de dépenses transparente. Déterminez les types de débours que votre entreprise est prête à absorber et assurez-vous que votre personnel est au courant de cette politique dans son intégralité.
- Simplifiez la déclaration et le suivi des dépenses.
- Distribuer les cartes de crédit pour l'entreprise.
- Établir un calendrier d'audit régulier.
Outils de gestion automatisée des dépenses
Les méthodes conventionnelles de déclaration et de remboursement des coûts sont pleines de complications et de dangers. Ils impliquent des processus intrinsèquement frauduleux et sujets aux erreurs de traitement manuel des reçus réels et de vérification manuelle. Le moral, les finances et les résultats d'une entreprise sont tous affaiblis par l'inefficacité de la gestion traditionnelle des dépenses. Par conséquent, la plupart des entreprises prospères utilisent des outils automatisés de gestion des dépenses pour réduire leur vulnérabilité à ces menaces.
Les gestionnaires de dépenses, les comptables et les approbateurs peuvent tous pousser un soupir de soulagement lorsqu'ils passent à des outils automatisés de gestion des dépenses pour gérer les rapports et les paiements. C'est une ressource vitale dans le milieu de travail productif et soucieux de l'environnement d'aujourd'hui.
L'automatisation de la gestion des dépenses aide les entreprises à rationaliser les étapes nécessaires pour rembourser les travailleurs pour les voyages d'affaires, les repas, l'hébergement et d'autres frais accessoires. En plus de s'assurer que l'organisation ne paie pas en trop dans les domaines de dépenses autorisés ou non approuvés, les outils automatisés de gestion des dépenses garantissent également le respect de la politique de gestion des dépenses de l'entreprise.
En automatisant le processus de suivi et de reporting des dépenses, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles sont conformes à la réglementation et qu'elles sont tenues responsables de leurs dépenses.
Qu'est-ce qu'un outil de gestion automatisée des dépenses ?
Les outils automatisés de gestion des dépenses sont des logiciels conçus spécifiquement pour aider les travailleurs à suivre et à comptabiliser les dépenses de l'entreprise. Les services financiers l'utilisent également pour suivre les demandes de voyage, les dépenses et les remboursements. Vous pouvez réduire le risque d'erreur dans le processus autrement fastidieux de gestion des dépenses professionnelles en utilisant des outils automatisés de gestion des dépenses.
De plus, il facilite la réception et le traitement des rapports de frais de déplacement de la main-d'œuvre mobile d'une organisation. Cependant, les notes de frais passent toujours par des examens pour d'éventuelles infractions à la politique avant d'être remboursées. L'essentiel de la gestion des dépenses est toujours là, mais l'élimination de la saisie manuelle et des contrôles a fait une grande différence pour toutes les personnes concernées.
Quel outil de gestion de vos dépenses professionnelles utilisez-vous ?
Quelle que soit la situation de votre entreprise, que vous soyez un propriétaire unique, une startup en pleine expansion ou une société bien établie, la suggestion suivante vous aidera à économiser du temps, du stress et de l'argent.
- Expensify
- Vague
- Scanbot
- Banque de reçus
- FreshBooks
Qu'est-ce qu'un logiciel payant ?
C'est le genre de logiciel qui automatise une partie importante du processus de remboursement aux employés des dépenses liées à l'entreprise. Le programme élimine ou réduit considérablement les besoins en papier, raccourcit le temps passé à gérer les dépenses et réduit considérablement les erreurs.
QuickBooks fait-il la gestion des dépenses ?
Oui. Garder un œil sur et organiser toutes les transactions financières de votre entreprise est un jeu d'enfant avec QuickBooks. Il ne faut que quelques secondes pour télécharger ou envoyer des reçus à QuickBooks. En utilisant l'application mobile QuickBooks, vous pouvez prendre des images de vos reçus et les télécharger.
Outils de gestion des dépenses American Express
L'année dernière, American Express Company AXP a lancé des outils automatisés de gestion des dépenses au profit de ses titulaires de cartes Business Gold et Platinum au Royaume-Uni. Le « AmexExpense » a été développé en collaboration avec Findity, leader du secteur, pour fournir des rapports et des analyses de dépenses rationalisés.
Les outils de gestion des dépenses d'American Express facilitent la capacité du service financier à traiter les dépenses de l'entreprise avec un minimum d'effort. Les entreprises peuvent désormais facilement acquérir des reçus en ligne, éliminant ainsi la nécessité pour les clients d'enregistrer des copies papier. Après la transaction, les reçus numériques peuvent être vérifiés par rapport aux enregistrements. Les entreprises gagnent ainsi du temps dans le processus de rapprochement, qui serait autrement laborieux en raison de la nécessité d'un rapprochement manuel approfondi.
L'outil de gestion des dépenses d'American Express "AmexExpense" fournit une correspondance transparente des codes de grand livre et des catégories de dépenses en connectant les données des clients avec les principaux fournisseurs de services de comptabilité tels que Xero, Quickbooks et Sage. De plus, les données de transaction sont protégées par les systèmes de sûreté et de sécurité robustes d'American Express, qui à leur tour protègent les utilisateurs de l'application.
Le programme permet également aux utilisateurs de générer des rapports de dépenses en un temps record, offrant aux organisations une recherche approfondie sur les dépenses des employés. Par conséquent, les services de conformité peuvent plus facilement définir des contrôles de carte appropriés et des limites de dépenses pour réduire les dépenses inutiles des employés et les demandes de remboursement frauduleuses. En plus d'aider les entreprises, les outils automatisés de gestion des dépenses d'American Express espèrent également accélérer le processus mensuel de soumission des coûts des employés.
Pourquoi les outils de gestion des dépenses d'American Express ?
La sortie d'AmexExpense illustre l'engagement d'American Express à améliorer ses services aux titulaires de cartes en élargissant sa gamme de cartes disponibles et en rationalisant ses opérations internes. De même, le segment Global Commercial Services de la société propose une large gamme d'options de paiement, de gestion des dépenses et de financement commercial. Fondamentalement, ces efforts devraient à terme augmenter les revenus du segment.
À la lumière de la reprise économique mondiale en cours, qui a ouvert la porte à une hausse des dépenses de consommation et à la reprise des activités commerciales, il semble que le moment choisi pour des initiatives comme la plus récente soit également opportun. En conséquence, davantage de demandes de remboursement de dépenses sont attendues, soulignant le besoin pressant d'une méthode simplifiée et efficace de soumission des dépenses. L'objectif des outils de gestion Amex Expense est de tirer le meilleur parti des conditions actuelles en réduisant le temps consacré au traitement des dépenses. En retour, cela libère plus de ressources pour les entreprises à consacrer à des activités qui les aideront à étendre leurs opérations.
Outils de gestion des dépenses pour les entreprises
La productivité des employés et les économies financières peuvent être maximisées en investissant dans un logiciel de suivi des dépenses. Pour couronner le tout, des outils de gestion des dépenses vous aident, vous et votre comptable, à mieux comprendre les tendances financières de votre entreprise tout au long de l'année, ce qui est très utile au moment des impôts.
En règle générale, il est idéal pour vous de penser à utiliser des outils de gestion des dépenses pour les entreprises et les habitudes de dépenses typiques. Si, par exemple, votre personnel conduit beaucoup pour le travail, vous voudrez peut-être vous concentrer sur des outils de gestion des dépenses qui peuvent surveiller le kilométrage. Cependant, assurez-vous qu'il y a une intégration entre le tracker et votre logiciel de comptabilité pour réduire la saisie manuelle.
Comment fonctionnent les outils de gestion des dépenses professionnelles ?
Des outils de gestion des dépenses qui peuvent vous aider à garder un œil sur les dépenses de votre entreprise sont disponibles à la fois en ligne et sous forme d'application mobile. Une fois que vous vous inscrivez à un service, vous obtenez un compte et la permission d'ajouter des utilisateurs jusqu'à votre maximum contractuel.
Selon le type d'outils de gestion des dépenses qui vous intéresse, il se peut que l'on vous demande des détails financiers ou commerciaux de base tout au long du processus d'inscription. L'intégration de vos informations bancaires et/ou de carte de crédit dans le logiciel maximisera son utilité. Après avoir soumis les reçus des dépenses professionnelles approuvées, votre personnel sera remboursé directement sur ses comptes bancaires personnels liés.
Les outils de gestion des dépenses pour les entreprises vous aident à organiser vos dépenses et à identifier les modèles de gaspillage. De plus, ils peuvent aider à contrôler les coûts. Cependant, il est utile de combiner des dépenses similaires, telles que celles liées à l'inventaire ou à la publicité, pour vérifier si vous respectez les limites de dépenses que vous avez définies. Ces déductions rendent moins difficile le maintien de l'argent.
Afin de suivre les finances de votre entreprise, consultez certains des meilleurs outils de gestion des dépenses disponibles pour les entreprises de toutes tailles.
- Expensify
- Dépense Zoho
- MileIQ
- Certifier
- Voyages d'accord
Outils de gestion des voyages et des dépenses
En règle générale, les coûts des voyages d'affaires s'accumulent rapidement, il est donc important pour les entreprises de surveiller attentivement leurs dépenses. C'est beaucoup de travail pour coordonner les voyages d'affaires, mais vous pouvez éviter de perdre de l'argent en utilisant des outils de gestion des déplacements et des dépenses.
Que sont les outils de gestion des déplacements et des dépenses ?
Les outils de gestion des déplacements et des dépenses sont des logiciels spécialement conçus pour gérer et garder un œil sur les dépenses de déplacement de l'entreprise. Les outils de gestion des déplacements et des notes de frais sont essentiels pour les entreprises qui envoient du personnel en déplacement professionnel. En effet, il peut être utilisé pour tout, de l'organisation de voyages à la gestion du personnel pendant son absence, en passant par la génération de rapports de dépenses.
Les outils de gestion des voyages d'affaires et des dépenses ont plusieurs utilisations pour différents types d'entreprises. Il est crucial que vous ayez une image complète de votre les frais de déplacements professionnels et l'accès à un service client compétent en cas de problème. Il facilite également le processus de facturation et la planification des voyages d'affaires conformément aux exigences de l'entreprise. les conditions de voyage.
Circonstances nécessitant des outils de gestion des déplacements et des dépenses
Comment déterminez-vous si votre organisation pourrait bénéficier ou non de la mise en place d'outils de gestion des déplacements et des dépenses ?
En règle générale, il n'est pas difficile de repérer les indications révélatrices, examinons donc quelques-unes d'entre elles :
- Le montant d'argent que votre organisation dépense en voyages d'affaires est excessif.
- Les rapports sur les voyages d'affaires sont une douleur dans le cou.
- Les voyages d'affaires que vous proposez sont à la fois inefficaces et peu clairs.
Meilleurs outils de gestion des dépenses
Les produits financiers tels que les outils automatisés de gestion des dépenses facilitent la soumission, le suivi, le traitement et le remboursement des dépenses des employés. Il peut également être utilisé pour facturer aux clients le temps travaillé sur les projets et/ou les frais remboursés.
Les fonctionnalités de gestion des dépenses peuvent être trouvées à la fois dans un logiciel de comptabilité complet et dans des applications autonomes. Ces fonctionnalités peuvent également faire partie d'un package comprenant des ressources pour l'achat, la facturation, la budgétisation et des tâches monétaires similaires.
D'un autre côté, dire les meilleurs outils de gestion des dépenses automatisées n'est pas toujours la bonne expression. Donc, ce n'est pas grave si votre meilleur est différent du mien. C'est pourquoi il est important de profiter au maximum de la période d'essai gratuite de 30 jours offerte par la plupart des outils de gestion des dépenses en ligne.
Essayer un logiciel pendant quelques semaines est la meilleure méthode pour voir s'il répondra à vos besoins.
Mais propriétaires de petites entreprises manquent parfois du temps nécessaire pour bien évaluer une candidature. En conséquence, nous sommes allés de l'avant et avons terminé une bonne partie du travail préparatoire en votre nom.
#1. Rydoo
Rydoo fonctionne admirablement grâce à son interface modernisée, capable de gérer non seulement les tâches fondamentales de suivi des dépenses, mais également les flux de travail étrangers et la numérisation OCR. Il fonctionne suffisamment bien pour mériter la distinction d'être numéro un sur cette liste.
AVANTAGES
- Tarification qui est alléchante.
- La numérisation par reconnaissance optique de caractères (OCR) est incluse dans ce service de suivi des dépenses pour les achats à l'étranger
INCONVENIENTS
- La précision de la numérisation OCR est inférieure à celle des produits concurrents sur le marché.
#2. Certifier
Certify est le choix de nos éditeurs en matière d'administration des dépenses pour les petites entreprises, car il offre d'excellentes fonctionnalités, des rapports fiables, une application mobile et des prix avantageux pour les PME. Cet outil répond essentiellement à tous les problèmes de gestion des dépenses.
AVANTAGES
- Forte reconnaissance optique des caractères des reçus numérisés.
- Excellentes capacités de remplissage automatique.
- L'ensemble du processus, du début à la fin, concernant les rapports et les soumissions mobiles
- Application mobile simple d'utilisation.
INCONVENIENTS
- Des frais supplémentaires sont facturés pour les remboursements ACH.
- Les intégrations avec des programmes autres que QuickBooks doivent être gérées directement par Certify.
#3. Dépenser
Expensify va dans la direction opposée et cible les grandes entreprises ayant des besoins complexes en matière d'intégration de logiciels, tandis que la majorité des concurrents de l'industrie du suivi des dépenses se concentrent sur les petites entreprises. Il fonctionne assez admirablement à cet égard également.
AVANTAGES
- Expensify maintient sa convivialité en apportant des améliorations intelligentes au flux de travail.
- Comprend des innovations telles que les remboursements automatisés et la collecte de kilométrage GPS, entre autres avantages.
INCONVENIENTS
- Il y a une courbe d'apprentissage sévère associée à l'interface utilisateur.
#4. Banque de reçus
Receipt Bank rationalise le processus d'enregistrement des dépenses en réduisant la quantité de saisie de données requise ; néanmoins, certains utilisateurs peuvent avoir besoin d'une formation supplémentaire avant de se familiariser avec ses procédures.
AVANTAGES
- Une application mobile simple d'utilisation et qui réduit le temps passé à saisir les données.
- Compatibilité exceptionnelle avec les logiciels de comptabilité.
INCONVENIENTS
- Processus de gestion et autorisations inhabituels.
- Il n'y a pas d'option pour signaler les violations de la politique.
#5. Abaque
Abacus est un logiciel d'enregistrement des dépenses qui combine une interface utilisateur intuitive avec un ensemble complet de fonctionnalités. Ce programme donne aux utilisateurs la possibilité d'entrer rapidement des dépenses plutôt que d'attendre qu'un rapport mensuel soit généré.
AVANTAGES
- Des coûts gérables.
- Design contemporain.
- Fonction de texte intégrée qui aide à accélérer le processus de déclaration et de remboursement.
INCONVENIENTS
- Pour l'essai, vous devez fournir des informations sur votre compte bancaire.
#6. Dépenses d'accord
La solution de suivi des dépenses connue sous le nom de Concur Expense fait désormais partie de SAP et a prouvé sa fiabilité et sa maturité au fil des ans. Bien que cela en fasse une option plus viable pour les grandes entreprises, le produit a encore des défis à relever en termes de facilité d'utilisation et de coût.
AVANTAGES
- Concur Cost est une solution de suivi bien établie qui comprend également une application mobile qui a récemment subi une refonte. Ensemble, ces deux composants offrent un suivi complet des dépenses.
INCONVENIENTS
- Comme il existe de nombreux types de services complémentaires, il peut être difficile de fournir une estimation précise du prix final.
#sept. DépenseChemin
ExpensePath est une bonne solution pour suivre les dépenses des petites et moyennes entreprises. Il a une interface facile à utiliser, un nombre raisonnable d'options de personnalisation et un prix raisonnable.
AVANTAGES
- Des interfaces faciles à utiliser et accompagnées d'un guide d'administration pour un soutien supplémentaire.
- Fournit une structure de prix flexible, ce qui est particulièrement avantageux pour les petites entreprises.
INCONVENIENTS
- L'appareil photo ne capture pas les données exactes sur la devise, la date et le fournisseur ; manque de fonctionnalité pour l'OCR.
- Nécessite une saisie manuelle.
#8. Point de dépense
ExpensePoint est incontestablement conçu avec le comptable à l'esprit par opposition au consommateur qui tente de collecter rapidement des informations concernant les dépenses. D'autre part, pour les entreprises qui mettent un accent similaire, cette application fournit d'excellents rapports et une administration granulaire des politiques.
AVANTAGES
- Contrôle des politiques de dépenses à un niveau très fin.
- Le reportage est assez impressionnant.
INCONVENIENTS
- Pour l'utilisateur moyen, l'interface utilisateur peut être un peu compliquée.
#9. Dépense Zoho
Zoho Expense réussit bien dans cette catégorie, principalement en raison du fait qu'il possède un ensemble de fonctionnalités robustes en plus de solides options de personnalisation et d'un prix adapté aux petites entreprises. Une évidence pour les personnes qui utilisent déjà les produits Zoho, et certainement quelque chose à prendre en considération pour ceux qui n'ont jamais travaillé avec un service Zoho auparavant.
AVANTAGES
- Forte capacité de personnalisation.
- Intégration exceptionnelle avec les solutions de Zoho en plus d'autres services tels que Lyft.
- L'option d'abonnement Zoho One est un choix très rentable.
INCONVENIENTS
Obligation de soumettre les dépenses accompagnées d'un rapport, ce qui peut entraîner un retard dans la réception du paiement dans le cas où une entrée inexacte a été faite.
#dix. Dépenses Web
Webexpenses est un fournisseur de logiciels de gestion des dépenses en ligne pour les entreprises de toutes sortes dans plus de 70 pays à travers le monde. Le programme est utilisé dans tous les secteurs, y compris le secteur de la vente au détail, le secteur financier, le secteur technologique, le secteur de la construction et le secteur à but non lucratif. Fournit un retour raisonnable pour le coût "
AVANTAGES
- Excellents rapports, avec le potentiel d'être compatibles avec une variété de progiciels de comptabilité.
- Utilisation de l'application mobile pour importer les coûts nouvellement engagés.
INCONVENIENTS
- La fonction de fractionnement de la TVA ne fonctionne pas avec le lot de téléchargement CC ; il doit être changé manuellement à la place.
- Il y avait des problèmes sporadiques avec la stabilité de l'application (il fallait vider le cache)
Pourquoi la gestion des dépenses est-elle importante ?
Les entreprises ont la responsabilité de réaliser des audits exhaustifs de leurs dépenses afin de garantir que l'entreprise respecte la législation applicable et de vérifier que leur personnel ne dépense pas trop ou n'achète pas de produits sans rapport avec son travail. Fournir une visibilité sur les sommes d'argent qui entrent et sortent de l'entreprise est l'un des moyens par lesquels la technologie pour Gestion des dépenses peut aider à des audits d'entreprise.
Conclusion
Pour bien gérer ses finances, une entreprise doit savoir exactement comment et par qui l'argent est dépensé. Une entreprise peut se retrouver dans de terribles difficultés si elle s'appuie sur des données inadéquates collectées à ses propres frais. C'est pourquoi et quand les outils automatisés de gestion des dépenses sont utiles.
Les outils de gestion des dépenses sont utilisés par les entreprises pour rationaliser la tâche fastidieuse de rapprochement et de remboursement des employés pour les dépenses professionnelles. Les notes de frais peuvent être rédigées, envoyées, approuvées, remboursées et comptabilisées à l'aide du programme. De même, les utilisateurs peuvent facilement télécharger, suivre et soumettre leurs reçus de dépenses grâce au flux de travail automatisé du logiciel. Les administrateurs peuvent obtenir ces reçus de remboursement grâce à un processus simplifié pour autoriser les réclamations et vérifier toute violation de la politique de l'entreprise. De plus, le logiciel aide les entreprises à surveiller l'argent que leurs employés dépensent pour les activités de l'entreprise.
FAQ sur les outils de gestion des dépenses
Quels sont les meilleurs outils de gestion des dépenses
Vos besoins et votre budget détermineront le logiciel de suivi des coûts qui vous convient le mieux. Bien que nous ayons compilé une sélection des systèmes de gestion des dépenses les plus connus et les mieux conçus, le meilleur système pour votre entreprise dépendra en fin de compte de sa nature et de ses exigences spécifiques.
Quel est le tarif en vigueur pour les programmes de création de notes de frais ?
Le logiciel de suivi des dépenses est généralement facturé sur une base mensuelle par utilisateur. Les produits coûtent généralement entre 5 $ et 8 $ par utilisateur et par mois, avec des tarifs spéciaux disponibles pour les entreprises et les grandes entreprises.
Quels sont les avantages d'utiliser un programme pour suivre et gérer vos dépenses.
Les entreprises et leurs employés peuvent économiser du temps et des efforts en utilisant un logiciel de gestion des coûts qui automatise le processus d'enregistrement, d'attribution et de remboursement des dépenses des employés. C'est un gain de temps pour les gestionnaires et les comptables car il rationalise et centralise le processus de gestion et peut automatiser les opérations manuelles banales.
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