Votre entreprise doit vous présenter un formulaire fiscal W-2 à la fin de l'année qui détaille votre revenu annuel, les impôts retenus et les avantages. Ce formulaire est utilisé pour déposer les impôts sur le revenu fédéral et étatique. Le montant d'argent que vous avez gagné auprès de votre employeur l'année dernière et le montant d'impôt qui a été retenu sur cet argent peuvent être vus sur votre W-2. Au cours d'une année donnée, chaque entreprise qui vous a payé 600 $ ou un contrat doit vous fournir un formulaire W-2. Le W-2 est un document important pour de nombreux contribuables, car il leur indique s'ils obtiendront un remboursement d'impôt ou s'ils devront payer des impôts. Voici un guide détaillé sur la façon de remplir un formulaire W-2 pour un employé, les types de W-2 et comment en obtenir un.
Qu'est-ce que W-2 ?
Le formulaire W-2 de l'Internal Revenue Service (IRS) indique le revenu imposable que vous avez reçu de votre employeur. Sur le W-2, vous trouverez également les impôts prélevés sur votre salaire, ainsi que les paiements de sécurité sociale et d'assurance-maladie que vous et votre employeur avez effectués en votre nom.
Sur votre W-2, vous pouvez également trouver des informations importantes sur les taxes fédérales, étatiques et autres qui ont été prélevées sur votre chèque de paie, ainsi que des informations sur les avantages que votre employeur vous a accordés, tels que l'assurance maladie, l'adoption et la garde de personnes à charge. assistance, cotisations à votre compte d'épargne santé, etc. Si vous êtes un employé, les détails de votre W-2 sont cruciaux pour votre déclaration de revenus.
Si vous étiez un employé au cours d'une année donnée, votre entreprise devrait vous délivrer un formulaire W-2 au début de l'année suivante.
Quel est le but d'un formulaire W-2 ?
L'objectif principal du formulaire W-2 est de répertorier les salaires et traitements des employés, ainsi que le montant des impôts fédéraux, étatiques et locaux retenus. Selon la loi, les entreprises doivent remettre des formulaires W-2 aux employés dont les impôts, la sécurité sociale ou les cotisations d'assurance-maladie ont été prélevés sur leur salaire ou salaire.
Étant donné que les entrepreneurs indépendants et les travailleurs indépendants paient leurs impôts en utilisant un ensemble de formulaires différent, leurs employeurs ne sont pas tenus de leur fournir des formulaires W-2. Sur les formulaires W-2, des informations sont fournies à l'Internal Revenue Service et à la Social Security Administration, ce qui leur permet de vérifier si la déclaration de revenus d'une personne est correcte.
Comment remplir un formulaire W-2 pour un employé
En termes de complexité, remplir un formulaire W-2 est un jeu d'enfant. Saisir des données qui peuvent être disponibles à partir de sources existantes telles que la paie et les dossiers des employés
Cependant, les entreprises ont des exigences variables pour remplir le formulaire en fonction de facteurs tels que l'état dans lequel elles exercent leurs activités et si certains avantages sociaux sont imposables ou non.
L'un des aspects les plus difficiles du remplissage du formulaire W-2 est de s'assurer d'épeler et de numéroter tous les champs avec précision. Assurez-vous que vous avez entré les données correctes et qu'aucun nom ou adresse n'a été mal orthographié en cochant les cases à intervalles réguliers. Si vous n'êtes pas sûr de l'impact que les lois fiscales actuelles pourraient avoir sur le statut de retenue à la source de vos employés, vous voudrez peut-être parler à un expert fiscal. Voici quelques étapes simples pour remplir le formulaire W-2 pour un employé :
#1. Cases 1 à 10
Lorsque vous remplissez le côté droit du formulaire W-2, entrez le total des revenus annuels de l'employé provenant des salaires et des pourboires dans la case 1. Ce total tient compte des impôts qui ont été retenus, mais les cotisations au compte de retraite, par exemple, ne le sont pas. Les cases 2, 4 et 6 doivent être utilisées pour répertorier les impôts payés au gouvernement fédéral, tels que l'impôt sur le revenu, la sécurité sociale et l'assurance-maladie.
Avez-vous une carrière dans le secteur de l'alimentation et des boissons? La case 7 doit inclure le nombre de pourboires que l'employé déclare avoir reçus, tandis que la case 8 doit inclure le nombre de pourboires que l'employé reçoit réellement. Depuis 2011, lorsque le gouvernement a supprimé l'option de répartition pour le crédit d'impôt sur le revenu gagné, il n'y a plus rien à saisir dans la case 9. Désormais, les personnes éligibles à l'EITC le récupèrent en une seule fois au lieu de en petites quantités tout au long de l'année.
Si vous avez un revenu de sécurité sociale, entrez-le dans la case 3. Laissez de côté tous les conseils utiles. Étant donné que ce chiffre représente le revenu imposable avant déductions, il peut être supérieur au montant de la case 1.
Il est possible que tout ce qui apparaît dans la case 1 soit inférieur au nombre dans la case 3. Les travailleurs dont les revenus dépassent le plafond d'imposition de la sécurité sociale de 147,000 2022 $ pour l'année d'imposition 160,200 (ou 2023 5 $ pour l'année d'imposition XNUMX) sont exonérés du paiement des cotisations de sécurité sociale. . Il n'y a pas de limite sur les revenus imposables de Medicare; par conséquent, les salaires et les pourboires sont inclus dans le montant déclaré à la case XNUMX.
De plus, toutes les déductions pour frais de garde d'enfants que vos travailleurs sont autorisés à prendre doivent figurer dans la case 10.
#2. Cases 11 à 14
La case 11 est l'endroit où les employés doivent déclarer l'argent qu'ils ont obtenu d'un régime 457 (b) ou d'autres régimes de retraite non qualifiés. Prévoyez du temps pour entrer les codes et les montants appropriés dans la case 12 pour réclamer vos prestations et paiements supplémentaires. Au verso du formulaire, vous verrez 26 codes allant de A à Z et de AA à EE.
Dans la case 13, vous pouvez utiliser trois cases à cocher différentes pour indiquer que votre travailleur est inscrit à votre régime de retraite, éligible à une indemnité de maladie de tiers et un employé statutaire. Par exemple, un vendeur à temps plein qui travaille principalement pour une entreprise peut être considéré comme un employé statutaire même s'il est techniquement un entrepreneur indépendant.
La case 14 concerne toutes les déductions supplémentaires qui n'étaient pas déjà incluses. Par ailleurs, la prise en charge des frais de scolarité et des frais d'adhésion à un groupe de travailleurs en sont deux exemples.
#3. Cases 15 à 20
Dans les États qui exigent la case 15, indiquez votre numéro d'identification d'État et celui de chaque employé. La case 16 est l'endroit où un employé entre le total de ses revenus soumis à la retenue d'impôt sur le revenu de l'État, et la case 17 est l'endroit où il entre le montant de l'impôt sur le revenu de l'État qui a été retenu sur ses chèques de paie. Dans la case 18, vous devez indiquer le montant total de votre revenu imposable local.
La case 19 est l'endroit où vous devez entrer le montant total des impôts locaux qui ont été retenus. Enfin, le nom particulier de l'emplacement auquel les taxes locales sont attachées doit être inscrit dans la case 20.
Qu'est-ce qu'un salaire W-2 ?
Votre salaire brut est le montant d'argent que vous recevez avant toute retenue ou déduction. Votre formulaire W-2 détaille le montant de votre salaire soumis à l'impôt après retenue à la source. Les assurances maladie, dentaire, vie et invalidité, ainsi que les cotisations 401(k) versées par un employeur, sont tous des exemples d'avantages qui peuvent être déduits du salaire d'un employé avant le calcul des impôts.
Qu'est-ce que l'emploi W-2 aux États-Unis ?
Aux États-Unis, chaque année, les employés reçoivent un W-2 de leur employeur qui indique combien ils ont été payés etd quels impôts ont été retirés de ce salaire. Les W-2 des employés prouvent qu'ils ont été payés via le système de paie de leur employeur et que les impôts ont été déduits au cours de l'année.
Comment puis-je obtenir mon W-2 ?
Un employé a droit à une copie de sa déclaration de salaire et d'impôt (formulaire W-2). Si votre entreprise ne met pas votre W-2 à disposition par voie électronique, vous devez le recevoir avant le 31 janvier par courrier ordinaire ou par livraison personnelle. Demandez aux ressources humaines ou au bureau de la paie de votre entreprise si vous pouvez utiliser Internet au travail.
Qui est considéré comme un employé W-2 ?
Les employés qui reçoivent un formulaire W-2 sont des travailleurs à temps plein qui travaillent pour une seule entreprise. Les gestionnaires sont généralement classés comme travailleurs W-2 car leur travail consiste à superviser le travail des autres travailleurs.
En outre, les employés titulaires d'un W-2 reçoivent souvent un salaire et bénéficient d'avantages tels qu'une assurance maladie et des régimes de retraite. Il est plus coûteux d'embaucher des travailleurs W-2 que 1099 sous-traitants en raison du coût des avantages sociaux. La gestion des employés W-2 peut parfois être plus délicate.
Les nouveaux employés W-2 sont soumis à la collecte obligatoire de documents par leurs employeurs. Le formulaire W-4 est inclus car les entreprises doivent déduire la part de l'impôt fédéral sur le revenu de leurs employés de leurs chèques de paie.
Quelle est la différence entre les employés 1099 et W-2 ?
La différence entre W-2 et 1099 employés dépend des formulaires fiscaux utilisés pour déclarer leurs salaires. Les employés qui travaillent 40 heures par semaine ou plus reçoivent le formulaire IRS W-2, qui détaille leurs salaires et avantages annuels. Les salaires, traitements et pourboires des entrepreneurs indépendants sont déclarés sur le formulaire 1099.
Les employés qui sont payés via le système 1099 sont considérés comme des entrepreneurs indépendants plutôt que comme des employés. Les travailleurs W-2, en revanche, peuvent être des employés réguliers ou temporaires. Contrairement aux employés W-2, qui ont davantage de devoirs envers leurs employeurs, les sous-traitants 1099 n'ont aucun intérêt à rester dans votre entreprise et sont libres de démissionner à tout moment. Cela peut s'étendre à tout produit de travail que l'employé W-2 crée tout en utilisant le temps ou les ressources de l'entreprise.
Les employés W-2 reçoivent une assurance maladie et un régime de retraite 401 (k) en échange de leur service. Les personnes qui sont payées dans le cadre du système 1099 n'ont pas droit à ces protections en vertu de la loi. Au lieu de cela, la plupart des personnes qui travaillent en tant qu'entrepreneurs 1099 le font parce qu'elles participent à un projet temporaire ou testent les eaux avec une nouvelle entreprise. De plus, les employés W-2 sont plus fréquents parmi les superviseurs et les travailleurs à temps plein qui ont régulièrement de lourdes charges de travail. Aussi, lisez 1099 EMPLOYÉ : Tout ce que vous devez savoir.
Quels sont les avantages d'être un employé W-2 ?
Voici quelques avantages d'être un employé W-2 :
#1. Dédié à votre organisation
La liberté qui accompagne le travail en tant qu'entrepreneur est un attrait majeur pour de nombreuses personnes. Ils n'ont probablement pas l'intention de rester très longtemps avec vous, et même s'ils le font, vous n'êtes probablement pas leur principale source d'argent. Les employés au sens traditionnel sont plus susceptibles d'être fidèles à leur entreprise s'ils sont bien traités.
#2. Moins besoin d'orientation pour les nouveaux employés
Même si les entrepreneurs indépendants en savent généralement beaucoup sur leurs domaines d'expertise, ils ne savent peut-être pas grand-chose sur le fonctionnement de votre entreprise. Puisqu'un nouvel entrepreneur doit toujours être intégré, c'est le cas. Lorsqu'il s'agit de formation, les employés n'en ont souvent besoin qu'une seule fois.
#3. Fournir une plus grande stabilité
En ce qui concerne les tenants et les aboutissants de votre organisation, les employés ont parfois plus d'avantages que les sous-traitants en matière de continuité. Un employé W-2 à long terme peut être promu à la direction ou avoir la possibilité de remplacer un collègue qui part.
Quelle est la différence entre un formulaire W-4 et un formulaire W-2 ?
Bien qu'ils partagent un nom à consonance similaire, un W-4 et un W-2 sont des documents très différents.
La première différence réside dans le préparateur de formulaire. Pour déclarer vos informations fiscales à votre employeur, vous devez remplir un formulaire W-4. Votre employeur vous remettra un W-2 et l'enverra à l'Internal Revenue Service et à la Social Security Administration afin de répondre à leurs exigences de déclaration annuelle.
Deuxièmement, le W-4 indique à votre employeur les informations à utiliser pour déterminer le montant d'impôt à prélever sur votre salaire. Sur le formulaire W-2, votre employeur indiquera votre salaire et le montant de l'impôt retenu.
Chaque année, vous devriez revoir votre retenue d'impôt pour vous assurer que vous mettez de côté le bon montant de vos chèques de paie. Vous pouvez demander à votre employeur de modifier votre retenue à la source sur le formulaire W-4 si vous obtenez un remboursement d'impôt important, mais que vous préférez recevoir des chèques de paie plus importants plus souvent et payer moins d'impôts à la fin de l'année.
De la même manière, si vous n'avez pas payé suffisamment d'impôts et que vous devez de l'argent à l'IRS, vous pouvez donner à votre employeur un W-4 révisé pour que plus d'argent soit prélevé sur votre salaire. Cependant, cela peut vous aider à éviter de payer des impôts avec votre déclaration de revenus et d'éviter des pénalités si vous ne payez pas assez.
Comment sécurisez-vous votre W-2 ?
#1. Mots de passe
Assurez-vous que chaque compte sensible que vous possédez, y compris votre compte ADP, vos comptes d'avantages sociaux, de paie et bancaires, ainsi que tout autre compte sensible susceptible de contenir des informations fiscales, dispose d'un mot de passe à la fois unique et robuste. De plus, évitez d'utiliser le même mot de passe pour plusieurs comptes et assurez-vous de ne jamais révéler votre mot de passe à qui que ce soit.
#2. Élimination appropriée
Pour empêcher les voleurs d'identité d'accéder aux informations financières personnelles, jetez et éliminez les documents inutiles. Assurez-vous d'avoir complètement vidé la corbeille de votre ordinateur portable et tout autre endroit où il aurait pu être stocké.
#3. Transférez en toute confidentialité
Le transfert de documents en personne est l'option la plus sûre, car vous aurez un contrôle total sur les détails du transfert et il n'y aura pas d'intermédiaire entre vous et votre spécialiste en déclarations. Cependant, voici quelques éléments à garder à l'esprit si vous devez envoyer des fichiers par voie numérique.
- Évitez d'utiliser le courrier électronique pour transmettre des informations privées comme votre W-2.
- Utilisez un programme de cryptage Internet sécurisé et donnez à votre spécialiste en déclarations le mot de passe pour la libération électronique. Ne l'envoyez pas par courrier électronique.
- Utilisez un service de partage de fichiers sécurisé pour échanger des informations.
Conclusion
En conclusion, lorsque vous produisez vos impôts, vous ne pouvez pas oublier votre W-2 et les informations qu'il contient.
Les formulaires W-2 décrivent l'impact monétaire des impôts sur le salaire annuel d'un travailleur. En plus de cela, ils informent les employés s'ils pourraient recevoir une déclaration de revenus car ils ont trop payé.
Si votre W-2 contient des erreurs, en tant qu'employé, vous devez en informer immédiatement votre supérieur. De plus, si le nom sur le formulaire ne correspond pas à la carte de sécurité sociale, vous avez besoin d'un nouveau formulaire.
FAQ W-2
Qui doit remplir le formulaire W-2 ?
Si vous gagnez 600 $ ou plus en tant que travailleur à temps plein ou à temps partiel pour une organisation, vous devez déposer un W-2.
Que contient un formulaire W-2 ?
- Business Information
- Information sur les employés
- Salaire des employés
- Détails du régime de retraite
- Prestations pour personnes à charge
Quel type d'employés obtient W-2 ?
- Employés à plein temps.
- Salariés à temps partiel.
- Employés temporaires.
- Employés saisonniers.
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