L'une des méthodes de communication textuelle les plus populaires, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du bureau, est le courrier électronique. Un message courtois, clair, succinct et exploitable est délivré au destinataire d'un e-mail professionnel bien rédigé. Cela peut demander un certain effort pour devenir compétent dans la rédaction d'e-mails qui respectent toutes ces normes. Dans cet article, nous découvrirons comment rédiger une adresse e-mail professionnelle pour un emploi, qui est un écrivain professionnel et ce qu'est la communication par e-mail professionnelle.
Comment rédiger un e-mail professionnel
Un e-mail écrit dans une situation professionnelle, par exemple entre des collègues, un manager et un employé, un étudiant et son professeur, ou un candidat à un emploi et un recruteur, est appelé e-mail professionnel. Les e-mails professionnels ont un message distinct et utile.
Un e-mail professionnel peut être rédigé de différentes manières. Il peut s'agir d'une lettre de remerciement, d'une lettre de démission à votre entreprise ou d'une lettre de motivation envoyée avec un CV pour une candidature. Quelle que soit la raison de votre e-mail, vous devez le rédiger de manière professionnelle pour améliorer vos chances de succès.
8 conseils pour créer un e-mail professionnel
Quel que soit le sujet de votre e-mail, il peut être divisé en les mêmes parties fondamentales. Vous n'aurez peut-être pas toujours besoin d'utiliser tous ces composants, mais vous devez toujours réfléchir attentivement à chacun d'entre eux.
#1. Assurez-vous que la ligne d'objet contient le sujet.
La ligne d'objet de votre e-mail est la première chose que votre destinataire voit lorsqu'il l'ouvre dans sa boîte de réception. La ligne d'objet d'un e-mail marketing peut déterminer si le destinataire l'ouvre ou le supprime. Votre ligne d'objet doit être succincte, convaincante et pertinente.
Dans l'objet de votre e-mail, soyez le plus précis possible. Le destinataire saura à quoi s'attendre de votre e-mail de cette manière. Le destinataire appréciera une ligne d'objet concise qui lui permet de lire et de répondre plus facilement à votre e-mail ; il n'est pas nécessaire d'être imaginatif ou clickbait ici.
#2. S'adresser correctement au destinataire
La meilleure méthode pour s'adresser au destinataire d'un e-mail professionnel consiste à utiliser "Cher", son prénom ou son nom et le titre honorifique approprié. Si vous n'êtes pas sûr, utilisez soit son prénom, soit son prénom et son nom comme titre honorifique.
Au lieu de "Bonjour" ou "Salut", vous pouvez commencer l'e-mail par le nom du destinataire. Cela ne s'applique généralement qu'aux personnes avec lesquelles vous avez déjà une relation, comme un collègue ou un manager.
#3. Restez concentré
Un e-mail professionnel ne doit traiter qu'un seul sujet. Il peut s'agir d'une requête, d'une demande, d'une réponse ou d'une explication. Le corps de l'e-mail doit se concentrer sur ce sujet, quel qu'il soit. Gardez votre e-mail bref, mais n'omettez pas de détails importants. Le raccourci pour cela est "seulement aussi longtemps que nécessaire".
#4. N'oubliez pas de vous déconnecter.
Ajoutez une approbation appropriée et votre signature après avoir rédigé la ligne de clôture de l'e-mail, qui doit inclure un appel à l'action ou une tâche active. Tous les détails dont le destinataire pourrait avoir besoin pour vous contacter de manière appropriée, tels que votre titre, votre numéro de téléphone, votre extension et votre adresse e-mail, doivent être inclus dans une signature professionnelle. Bien que nous soyons conscients que quelqu'un pourrait simplement appuyer sur répondre pour répondre, fournir votre adresse e-mail évite toute ambiguïté sur la façon de vous contacter.
# 5. Relire
Vérifiez votre e-mail pour les erreurs avant de l'envoyer. Vérifiez-le rapidement pour vous assurer qu'il n'y a pas de fautes de frappe, d'orthographe ou de grammaire. Les erreurs de courrier électronique peuvent ruiner l'intégralité de votre message et vous donner une apparence non professionnelle.
#6. Évitez d'utiliser un ton désinvolte.
Cela implique généralement d'éviter l'utilisation d'emoji.
Un ton professionnel doit être utilisé lors de la rédaction d'un e-mail. Éloignez-vous de toute langue qui semble assez décontractée pour figurer dans un message texte, y compris l'argot et les expressions familières. De même, évitez d'utiliser des clichés tels que "juste revenir en arrière" lors d'un suivi.
#7. Surveille ton langage
N'oubliez pas que n'importe qui peut transférer votre e-mail à n'importe qui d'autre. Semblable à la façon dont n'importe qui peut imprimer, capturer ou télécharger votre e-mail. Si vous ne voulez pas d'enregistrement écrit d'une conversation, ne le dites pas dans un e-mail, car les e-mails sont des enregistrements écrits des conversations.
#8. Soyez précis dans vos instructions
Ne présumez jamais que le destinataire est au courant de l'emplacement d'un certain fichier ou des références que vous avez utilisées pour étayer vos arguments dans un essai récent. Assurez-vous que votre destinataire comprend tout ce que vous dites et proposez des liens, le cas échéant, afin qu'il puisse le trouver rapidement.
Comment rédiger un e-mail professionnel pour un emploi
Plus de 7 secondes (à peu près le même temps qu'il faut pour lacer vos chaussures) scannant votre message.
Être distinctif est essentiel pour réussir. Être professionnel est la même approche que vous devez utiliser dans tous les e-mails de suivi des candidatures ; cela n'implique pas d'essayer d'être intelligent ou scandaleux.
Que faut-il pour rédiger un email professionnel pour un emploi ?
Définissons d'abord un e-mail d'emploi. Il sert de véhicule pour les présenter, plutôt qu'une lettre de motivation ou un CV.
Le recruteur ne prendra même pas la peine d'étudier votre CV ou d'ouvrir votre lettre de motivation si vous n'y consacrez pas beaucoup de temps ou si elle est incorrecte. Ne laissez pas cela être vous, car s'ils traitent 250 réponses, ils recherchent activement une justification pour rejeter les candidatures.
Bien que chaque recruteur ait une procédure de candidature unique, vous devez toujours inclure quelques éléments très typiques, tels que :
#1. Lettre de motivation
Votre lettre de motivation est un élément formel du processus de candidature dans lequel vous vous identifiez, décrivez vos qualifications, expliquez pourquoi vous postulez pour le poste et discutez de la valeur que vous pouvez apporter à l'entreprise.
Nous ne vous guiderons pas dans le processus de rédaction d'une lettre de motivation. Mais commencez par les incroyables ressources en ligne disponibles.
Votre lettre de motivation peut être jointe sous forme de fichier Word ou PDF. Utilisez un fichier qui peut être téléchargé, imprimé et partagé ; n'utilisez pas de services cloud comme Google Docs.
#2. CV (reprendre)
Votre CV est une chance de mettre en valeur vos réalisations, de raconter l'histoire de votre carrière professionnelle et de donner un aperçu rapide de vos compétences. Encore une fois, nous n'entrerons pas dans les détails sur la façon de rédiger un CV attrayant, mais nous suggérons d'adopter une structure simple et compréhensible.
Créez un document qui peut être téléchargé, imprimé et partagé plutôt que d'essayer d'utiliser des types de fichiers fantaisistes.
#3. Échantillons de travail (facultatif)
Montrez, ne dites pas, comme le conseillent les professionnels. Vous pouvez mettre en évidence vos capacités et vos réalisations antérieures dans votre e-mail de candidature. Dans votre e-mail, vous pouvez créer un lien vers votre site Web ou vos comptes de réseaux sociaux, joindre un portfolio ou inclure des photos ou des vidéos.
Voici quelques indications de notre part : donnez des exemples et décrivez l'effet. Qui se soucie si la conception de votre affiche est belle ? Mais si la même affiche augmente les ventes de 50 %, la situation est différente.
Le deuxième conseil est d'utiliser un nombre limité d'exemples - trois est un nombre formidable. Trop de gens semblent sans espoir.
Troisièmement, ne distribuez que du contenu original. Définissez clairement votre rôle dans toutes les équipes ou organisations avec lesquelles vous avez travaillé. Ne faites jamais passer la création de quelqu'un d'autre pour la vôtre.
Adresse e-mail professionnelle
L'aspect le plus fondamental de votre identité Internet est votre adresse e-mail. Il vous permet d'envoyer et de recevoir des e-mails avec n'importe qui, de créer des comptes sur différents sites Web ou applications mobiles, de vous abonner à des newsletters par e-mail provenant de sources fascinantes, d'accepter des notifications importantes, de soumettre des candidatures, etc.
Vous avez besoin d'une adresse e-mail professionnelle, que vous soyez à la recherche d'un emploi, que vous dirigiez une entreprise ou que vous développiez votre réseau.
Une adresse e-mail professionnelle solide donne une impression positive sans se démarquer comme une horreur sur un CV ou une carte de visite. Bien qu'il n'y ait aucune interdiction légale d'utiliser votre adresse e-mail de lycée, cela fonctionnera presque certainement contre vous et vous rendra peu attrayant pour les recruteurs et les responsables du recrutement.
Conseils pour créer une adresse e-mail professionnelle
Bien qu'il ne soit pas difficile de créer une adresse e-mail professionnelle, il y a quelques facteurs à garder à l'esprit :
- Soyez bref – Évitez d'utiliser une longue adresse e-mail pour votre correspondance commerciale. Utilisez une version plus courte et plus mémorable si votre nom est long, comme c'est le cas dans mon cas.
- Rendez-le prononçable - Vous devrez peut-être lire votre adresse e-mail à quelqu'un à un moment donné, en personne ou par téléphone, vous devez donc vous efforcer de le rendre aussi facile à dire que possible. Mon nom de famille est impossible à comprendre pour quiconque, alors je l'ai abrégé en "DRK" sur l'un de mes comptes de messagerie.
- Évitez d'utiliser des accents ou des signes diacritiques dans votre adresse e-mail, même si votre nom complet est orthographié avec eux ailleurs.
Format d'adresse e-mail professionnelle
Bien sûr, [email protected] est le format le plus traditionnel et le plus recommandé pour une adresse e-mail professionnelle. Cependant, il existe d'autres moyens d'obtenir une adresse e-mail professionnelle, notamment :
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
Bien qu'un point soit désormais plus fréquemment utilisé, vous pouvez également utiliser un trait de soulignement pour séparer les noms. Si l'occasion l'exige, vous pouvez utiliser des caractères numériques dans votre adresse e-mail professionnelle, bien qu'il soit généralement préférable de les éviter. Sur certains sites Web, il est également conseillé d'inclure votre ville, votre carrière ou vos compétences dans votre adresse e-mail. Ce n'est pas quelque chose que nous approuvons et est généralement découragé. Vos compétences se développeront au fil du temps, et votre carrière professionnelle peut vous mener à différents endroits, ainsi, des adresses e-mail comme [email protected] ainsi que [email protected] deviendra rapidement inintéressant.
Rédacteur d'e-mails professionnel
Une personne spécialisée dans la rédaction d'e-mails soignés et réussis pour divers objectifs est connue sous le nom de rédacteur d'e-mails professionnel. Ils sont capables de modifier leur message pour s'adapter à des publics et des objectifs particuliers et ont de grandes compétences en rédaction.
Un rédacteur d'e-mails professionnel est apte à organiser les e-mails de manière professionnelle et est conscient de la valeur d'une communication brève et claire. Ils comprennent comment communiquer avec succès leur point de vue grâce à l'utilisation d'une grammaire, d'une ponctuation et d'un ton appropriés.
Les rédacteurs d'e-mails professionnels tiennent compte de l'objectif de l'e-mail, du public cible et du résultat escompté lors de leur rédaction. Pour diverses raisons, telles que les demandes d'emploi, les demandes d'informations de l'entreprise, la communication avec les clients, les ventes et le marketing, le service client, etc., ils peuvent écrire des e-mails.
Ils visent à produire des e-mails convaincants, intéressants et de haut calibre. De plus, ils peuvent être en charge de l'édition et de la relecture des e-mails pour s'assurer qu'ils sont sans erreur et reflètent fidèlement le contenu prévu.
En général, un rédacteur de courrier électronique professionnel aide les personnes et les entreprises à communiquer efficacement par courrier électronique, à renforcer leur image professionnelle et à augmenter leurs chances de réussir à atteindre leurs objectifs.
Communication professionnelle par e-mail
Le fait d'écrire et d'envoyer des e-mails de manière respectueuse, succincte et adaptée à un contexte formel ou professionnel est connu sous le nom de communication par e-mail professionnelle. Pour communiquer correctement votre message et maintenir votre professionnalisme, cela implique d'utiliser une grammaire, une ponctuation et un langage professionnel précis.
Voici quelques attributs essentiels de la communication professionnelle par e-mail :
#1. Concis et clair
Envoyez des e-mails concis et bien ciblés. Lors de la communication, évitez l'ambiguïté et les détails superflus en utilisant un langage simple et sans ambiguïté.
#2. Formatage correct
Maintenez un ton de courrier électronique professionnel pendant la communication en utilisant une ligne d'objet, une ouverture, des paragraphes de corps et une fermeture clairs. Rendez votre e-mail logique et facile à lire en utilisant des paragraphes ou des puces si nécessaire.
#3. Voix discrète et polie
Gardez le ton de votre e-mail poli et respectueux en tout temps. Pour transmettre le professionnalisme et le respect, utilisez des salutations et des salutations formelles comme "Cher Monsieur/Madame". ou "Bonjour [Nom du destinataire]", ainsi qu'un langage poli.
#4. Vocabulaire et langage appropriés
Utilisez une terminologie professionnelle adaptée à votre entreprise. Évitez d'utiliser du jargon, de l'argot ou un langage trop décontracté. Soyez conscient des variations culturelles et adaptez votre formulation aux besoins du destinataire.
#5. Signature et adresse e-mail professionnelles
Utilisez une adresse e-mail formelle qui contient votre nom ou une variante proche de celui-ci. Terminez votre e-mail avec une signature professionnelle contenant votre nom complet, le titre de votre poste (le cas échéant), vos coordonnées et tout lien pertinent ou information supplémentaire.
#6. Réactions rapides et appropriées
Répondez à chaque e-mail dès que possible, en confirmant la réception et en résolvant toutes les questions ou préoccupations dès qu'elles surviennent. Gardez votre communication professionnelle et évitez les retards inutiles.
Gardez à l'esprit que votre professionnalisme, votre souci du détail et votre respect des autres se reflètent dans votre correspondance professionnelle par e-mail. Vous pouvez générer des interactions par e-mail efficaces et expertes dans une variété de scénarios commerciaux en respectant ces règles.
Quelles sont les cinq règles d'étiquette des e-mails ?
- En conséquence, adressez-vous à votre destinataire. Assurez-vous que le nom du destinataire et le titre associé sont correctement orthographiés deux, trois fois.
- Utilisez des remarques d'ouverture et de clôture appropriées.
- Mettez le bon format.
- Évitez d'utiliser TOUTES LES MAJUSCULES.
- Consolidez des fichiers volumineux.
Qu'est-ce qu'une bonne phrase d'ouverture pour un e-mail ?
Bonjour, [Nom du destinataire] J'espère que vous allez bien et que vous lisez mon e-mail. J'espère que votre journée s'est bien déroulée jusqu'à présent, [Nom du destinataire] Bonjour [matin/après-midi/soir]. Pour me présenter comme [votre fonction] chez [votre nom d'entreprise], je m'appelle [votre nom]. Je vous envoie un e-mail à cause de [objet de l'e-mail].
Quels sont les quatre éléments de base d'un e-mail professionnel ?
- La ligne d'objet, sans doute la partie la plus importante de l'e-mail, détermine s'il sera lu ou supprimé.
- La salutation
- La partie médiane
- La conclusion
Résumé
Écrire un e-mail gagnant peut être difficile, mais si vous utilisez les conseils de cet article comme guide, vous serez sur la bonne voie. Même si tous les e-mails ne recevront pas de réponse, le suivi de vos prospects augmentera votre retour sur investissement.
Pour vous démarquer dans les boîtes de réception de vos destinataires, n'oubliez pas de revérifier chaque composant de vos e-mails professionnels, soyez bref et ajoutez quelques touches personnelles. Avant d'envoyer vos e-mails, relisez-les, puis attendez trois à cinq jours avant d'envoyer des messages de suivi.
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Bibliographie
