Dans chaque processus de gestion de projet, les chefs de projet s'efforcent de trouver un équilibre entre la production de produits de haute qualité et la gestion des ressources disponibles. Le triangle de gestion de projet sert de guide sur la manière dont les trois contraintes de temps, de coût et de portée affectent le résultat général du projet. Nous en parlerons en détail dans ce chapitre.
Concepts de base du triangle de gestion de projet
Le triangle de gestion de projet est un modèle qui illustre l'interdépendance de trois contraintes : le temps, l'argent et la portée, et comment changer un facteur nécessite de changer les autres.
Avant le début du projet, les chefs de projet et les clients doivent finaliser le triangle de gestion de projet. Toutes les parties prenantes du projet doivent comprendre et s'accorder sur les contraintes du projet, ce qui ouvrira la voie à une prise de décision éclairée dans le meilleur intérêt du résultat global du projet.
Lorsque les chefs de projet peuvent identifier les trois concepts de base du triangle de gestion de projet, ils peuvent travailler pour produire le projet de la plus haute qualité possible.
Quels sont les éléments du triangle de gestion de projet ?
Les trois variables les plus critiques du triangle de gestion de projet sont souvent le temps, le coût et la portée. Celles-ci sont communément appelées triples contraintes du triangle de gestion de projet. La qualité est généralement désignée comme le 4e élément, mais c'est le point central des trois autres éléments. Pour ainsi dire, la qualité dépend de la manière dont les trois contraintes sont gérées. Regardons en détail ces trois contraintes du triangle de gestion de projet
Temps
Le temps est le temps qu'il faut pour exécuter des activités (au sein d'un projet) ainsi que la durée du projet lui-même. Le calendrier est un autre nom pour la limitation du temps. Les délais peuvent être prolongés si la portée est élargie ou le budget est réduit. Par exemple, si la taille de l'équipe est réduite en raison de contraintes budgétaires, le projet peut prendre plus de temps à se terminer.
Tout retard dans l'obtention de ressources ou des obstacles inattendus pour l'équipe peuvent entraîner des retards de projet, ce qui rend plus difficile pour les chefs de projet de terminer le projet dans les délais impartis. Étant donné que les contraintes de temps sont directement liées au coût et à la portée du projet, l'allongement du calendrier peut entraîner des coûts supplémentaires sous la forme d'acquisition de travailleurs supplémentaires ou d'autres ressources.
Défis de temps possibles
#1. Trop d'optimisme
Il est courant que les chefs de projet surestiment les capacités de leur équipe. Pour concevoir un plan réaliste, il est nécessaire d'examiner les capacités productives, la charge de travail et les conditions existantes de chaque membre de l'équipe.
#2. Retards externes
Si votre projet nécessite certains matériaux d'un fournisseur, le retard de livraison peut entraîner des retards supplémentaires dans l'avancement de votre projet. Les chefs de projet doivent contacter régulièrement le fournisseur afin qu'il soit au courant des dates et heures de livraison cruciales.
#3. Retards internes
Certaines tâches à l'intérieur d'un projet sont interdépendantes, ce qui signifie que vous ne pouvez pas en démarrer une tant que celle qui la précède n'est pas terminée. Les tâches reportées font perdre un temps précieux et de l'argent. Par conséquent, les chefs de projet doivent surveiller régulièrement les dépendances des travaux pour s'assurer qu'ils sont terminés à temps.
#4. Employés démoralisés
La perte d'intérêt et de motivation des employés, ainsi qu'une augmentation de l'absentéisme, sont des problèmes importants auxquels sont confrontés de nombreux chefs de projet. Ces problèmes doivent être résolus le plus rapidement possible. Les employés peuvent devenir physiquement et émotionnellement épuisés par des projets à long terme. Même les petits travaux peuvent devenir fastidieux. Compétent logiciel de gestion des tâches peut aider les membres du projet à attribuer le travail au personnel approprié, garantissant une répartition claire et équitable des tâches.
#5. Pénuries de personnel
De nombreux projets sont retardés en raison d'une pénurie de travailleurs qualifiés. Il peut y avoir diverses raisons à cela, notamment des personnes préoccupées par des projets plus prioritaires, l'absentéisme, une stratégie de PM faible, etc. Les petites pénuries de personnel peuvent être comblées en réorganisant les responsabilités, mais les problèmes majeurs de personnel nécessitent la coopération des principales parties prenantes, notamment le comité de gestion du changement du projet.
Prix
Chaque projet se voit attribuer un montant fixe, communément appelé budget. Cet argent est nécessaire pour terminer un projet. Le salaire des employés, l'argent pour les outils et l'équipement, le loyer des bureaux et d'autres ressources peuvent être inclus dans le coût du projet. Augmenter la taille de l'équipe ou prolonger le temps nécessaire pour terminer un projet peut également avoir un effet sur le coût du projet.
Les clients sont toujours préoccupés par les dépenses d'un projet. Il est essentiel pour les chefs de projet d'offrir aux clients une estimation précise du projet, ce qui peut être difficile. Le coût du projet changera certainement à mesure que la portée ou les dates s'écartent de la conception originale.
Défis de coûts possibles
- Dépenses de projet sous-estimées
Ceux-ci peuvent survenir à la suite d'estimations budgétaires irréalistes ou incorrectes. Une autre raison majeure pourrait être l'incapacité à prévoir les inefficacités potentielles, telles que les conflits de planification des ressources.
- Mauvaise responsabilisation
Même un budget de projet bien planifié peut être dépassé si aucune tâche n'est assignée pour gérer les dépenses, générer des rapports de coûts en temps opportun et réviser le budget. Quelqu'un devrait être chargé du suivi budgétaire.
- Projets retardés
Cela peut entraîner une restructuration des budgets pour tenir compte des salaires, des frais généraux supplémentaires, des assurances étendues (le cas échéant) et des frais de litige si le retard enfreint les accords de niveau de service.
- Augmentation des frais de personnel
Cela se produit généralement lorsque davantage de personnes sont embauchées pour faire face à la dérive de la portée à mesure que la date limite change. Chaque membre de l'équipe doit être conscient de la portée du projet dès le début.
Domaine
La portée du projet est une section du plan de projet qui répertorie des tâches, des projets, des objectifs, des livrables et des dates particuliers. L'énoncé de la portée du projet comprend les sections suivantes : Énoncé des travaux, Exclusions de la portée, Contraintes, Jalons, Livrables finaux, Critères d'acceptation et Approbation finale du client.
La contrainte de portée donne des objectifs aux chefs de projet et leur permet d'estimer les coûts du projet et de planifier toutes les tâches pour les personnes appropriées. Toute modification de la portée du projet à n'importe quelle étape pourrait avoir un impact négatif sur son développement, obligeant les chefs de projet à retarder les dates de livraison ou à augmenter les coûts de main-d'œuvre, ou les deux.
Défis de portée possibles
- Exigences vagues
La dérive de la portée peut faire dérailler même les initiatives les mieux planifiées. Ainsi, les projets planifiés au hasard sont plus susceptibles d'échouer. L'absence d'exigences précises et détaillées peut entraîner une mauvaise conception du projet et une dérive de la portée.
- Demandes de fonctionnalités supplémentaires
L'ajout de nouvelles fonctionnalités au projet n'est recommandé que lorsque le calendrier et le budget du projet le permettent. Même si les chefs de projet pensent que les nouvelles fonctionnalités aideront le projet, ils ne doivent pas laisser le fluage des fonctionnalités détourner le projet de son chemin prévu.
- Spécifications variables
Les spécifications de projet incertaines exposent votre projet à une dérive de la portée. Faire des ajustements de dernière minute au projet, par exemple, ou des clients demandant des travaux supplémentaires, peuvent affecter à la fois le budget et le calendrier. Les chefs de projet doivent documenter tous les livrables critiques, les budgets, les délais, etc. et faire approuver par toutes les personnes impliquées dans le projet.
- Considérations internes
D'autres éléments externes échappent au contrôle des chefs de projet. Cependant, si d'autres problèmes internes, tels que des parties prenantes demandant un nouvel ensemble de livrables, menacent de faire dérailler l'ensemble du projet, le chef de projet doit affirmer son autorité et défendre le plan de projet.
La qualité en fonction du temps, du coût et de la portée
Qualité = Délai + Coût + Portée
Comme indiqué précédemment, la quatrième variable du triangle de gestion de projet (autrement connu sous le nom de « triangle de fer » ou « triangle d'or ») est la qualité. Ce facteur, situé au centre, est directement influencé lorsque l'une des trois autres variables de temps, d'étendue et de coût est modifiée.
Si votre projet est en avance sur le calendrier, par exemple, vous souhaiterez peut-être consacrer plus de temps aux tâches en cours, ce qui peut aboutir à un produit de qualité supérieure. La qualité n'est plus contrainte par aucun critère prédéfini. Pour certains clients, la qualité signifie respecter le budget d'un projet, tandis que pour d'autres, cela signifie le mettre sur le marché à temps. Un chef de projet doit déterminer comment l'entreprise définit la qualité pour le projet donné.
Comment le triangle de gestion de projet affecte la réussite du projet
Chaque projet a des exigences spécifiques sur lesquelles tout le monde doit s'entendre avant le début du projet. Le triangle de gestion de projet aide les chefs de projet à comprendre les limites d'un projet, leur permettant de prendre de meilleures décisions.
Examinons plus en détail certains des avantages du triangle d'or :
- Le triangle de gestion de projet permet aux chefs de projet d'évaluer diverses influences externes et leur impact possible sur une ou plusieurs « variables » du triangle de gestion de projet.
- Les chefs de projet peuvent utiliser le triangle PM pour suivre les budgets, les délais et la portée de leur projet. Ce modèle peut être personnalisé pour répondre aux besoins de pratiquement n'importe quel projet.
- Le triangle de la gestion de projet prouve que les projets ne peuvent pas être bons, bon marché et rapides en même temps. Ce modèle montre comment et où les chefs de projet doivent faire des ajustements ou des compromis si des changements à l'une des variables sont inévitables.
- De nombreux projets échouent en raison d'un manque de communication. Un triangle de gestion de projet est un outil visuel que les chefs de projet peuvent utiliser pour démontrer la relation entre les trois variables, permettant aux membres de l'équipe et aux parties prenantes de bien comprendre les changements requis.
Gérer les trois contraintes dans le triangle de gestion de projet
Voici de vraies solutions pour concilier les contraintes du triangle de la gestion de projet.
- Communiquez avec les parties prenantes : consultez les parties prenantes pour déterminer quels changements sont acceptables et quelles contraintes doivent être priorisées. Le délai est-il immuable, et le budget est-il contraint ? Cela vous donnera une idée de la façon dont le projet peut s'adapter si des changements sont nécessaires. Il s'agit d'une étape importante dans les premières étapes du projet, mais la communication doit être continue tout au long.
- Établir processus de gestion des risques: La planification des risques doit être une phase de votre processus de gestion de projet pour éviter une dérive de la portée et respecter le budget et les délais. Identifiez les dangers, puis élaborez un plan pour les atténuer. Si vous souhaitez plus d'informations, lisez comment gérer les risques du projet.
- Créer des processus de gestion du changement : Le changement est presque toujours inévitable. Un processus de gestion des changements établit une méthode standardisée pour les modifications à approuver ou à refuser. Cela tient l'équipe informée des changements au fur et à mesure qu'ils se produisent et de la manière dont ils affectent le projet. Cela peut également aider à limiter la dérive du champ d'application.
- Choisissez une méthodologie basée sur les contraintes : En fonction des contraintes auxquelles vous faites face, vous pouvez décider de choisir une approche de gestion de projet. Les procédures de type cascade sont fréquemment utilisées pour gérer des projets avec des contraintes sévères. Si vous avez besoin de plus de flexibilité, un processus Agile comme Scrum serait plus adapté. Une approche Lean peut aider avec des projets où les inefficacités doivent être réduites autant que possible.
Méthodologie agile et triangle de gestion de projet
Tandis que le Méthodologie agile n'est apparu qu'en 2001, le triangle de gestion de projet, parfois appelé triangle de fer, est utilisé depuis les années 1950. C'était autrefois une technique très importante pour comprendre l'équilibre des trois contraintes dans la livraison du projet.
De nombreuses équipes de projet ont demandé si le triangle de gestion de projet classique pouvait toujours être utilisé lors de l'adoption d'approches nouvellement présentées telles qu'Agile, car de nouveaux cadres de gestion de projet ont été publiés.
La différence fondamentale entre les deux est que, bien que dans la gestion de projet traditionnelle, les trois contraintes (portée, temps et budget) aient été spécifiées au début du projet, la méthodologie Agile adopte une approche itérative, permettant à ces composants du projet de se développer.
Parce que les triples restrictions sont répandues, Agile renverse cela sur sa tête.
La gestion de projet traditionnelle permet des variations de coût et de temps tout en gardant la portée fixe. En conséquence, le temps et le coût sont modifiés pour développer une stratégie réalisable. La difficulté avec cette technique est que la portée d'un projet change fréquemment au cours de son cycle de vie, affectant à la fois le temps et les dépenses. En conséquence, les trois limitations sont ajustées, ce qui entraîne une augmentation des coûts et des retards de livraison. Même si le projet était terminé, les parties prenantes étaient insatisfaites en raison de l'augmentation des dépenses et des retards.
La technique agile, en revanche, maintient les coûts et les délais fixes tout en permettant des changements de portée. En conséquence, les agilistes ont conçu un triangle à triple contrainte inversé. Étant donné que l'objectif est de répondre aux exigences prioritaires du client dans les délais et les coûts spécifiés, agile permet à la portée de varier dans le temps. Au fur et à mesure que le projet progresse, agile permet de redéfinir les priorités.
Comment le triangle de fer peut-il être utilisé dans la gestion de projet ?
Chaque projet doit équilibrer les trois contraintes les plus courantes de tout projet : le temps, l'argent et la portée. Une variable ne peut pas être modifiée sans influencer au moins l'une des autres.
Le chef de projet doit gérer efficacement les compromis entre les trois côtés du triangle de la triple contrainte. Ces limites servent de rappel visuel de la façon dont les décisions peuvent affecter d'autres aspects de votre projet.
L'équilibre intelligent et intégré des trois contraintes du projet peut décider de la qualité globale du projet. Ces aspects ne peuvent pas être équilibrés séparément. L'article du PMI (Project Management Institute) "Beyond the Iron Triangle" souligne que les chefs de projet doivent tenir compte des éléments souples (moral, intérêt et attentes sociétales) car ceux-ci peuvent affecter les projets tout autant que les trois restrictions du triangle de gestion de projet.
Qu'est-ce que le triangle d'or en gestion de projet ?
Le triangle d'or est ce dont nous avons discuté dans ce chapitre. C'est simplement un autre nom pour le triangle de gestion de projet. On l'appelle aussi le triangle de fer.
Quelles sont les trois parties d'un projet ?
Les trois parties d'un projet sont le budget, le calendrier et la portée. Ils forment le triangle de gestion de projet.
Comment les chefs de projet peuvent-ils hiérarchiser les contraintes du triangle de gestion de projet ?
Les chefs de projet peuvent hiérarchiser les contraintes du triangle de gestion de projet en identifiant les objectifs les plus importants du projet et en les alignant sur la portée, le calendrier et les contraintes de coût. Ils peuvent également utiliser des techniques telles que la règle 80/20, où ils se concentrent sur les 20 % du projet qui auront le plus grand impact et prioriseront en conséquence.
Quel est le lien entre le triangle de la gestion de projet et la qualité du projet ?
Le triangle de gestion de projet est lié à la qualité du projet dans la mesure où la portée, le calendrier et les contraintes de coût ont tous un impact sur la qualité finale des livrables du projet. Un chef de projet doit équilibrer ces contraintes pour s'assurer que le projet est livré dans les délais, dans les limites du budget et au niveau de qualité souhaité.
Comment le triangle de gestion de projet s'applique-t-il aux projets virtuels ?
Le triangle de gestion de projet s'applique aux projets virtuels de la même manière qu'à tout autre projet. Les projets virtuels peuvent présenter des défis uniques, tels que la communication et la coordination entre les membres de l'équipe qui travaillent à distance, mais le triangle de gestion de projet peut toujours être utilisé pour gérer la portée, le calendrier et les contraintes de coût du projet.
Quels sont les défis courants auxquels sont confrontés les chefs de projet lorsqu'ils tentent d'équilibrer les contraintes du triangle de gestion de projet ?
Certains défis courants auxquels sont confrontés les chefs de projet lorsqu'ils tentent d'équilibrer les contraintes du triangle de gestion de projet incluent la dérive de la portée, les changements inattendus dans le projet, le manque de ressources, les délais irréalistes et les dépassements de budget. Les chefs de projet doivent être capables d'identifier et de gérer efficacement ces défis pour s'assurer que le projet est livré dans les délais, dans les limites du budget et au niveau de qualité souhaité.
Comment les chefs de projet peuvent-ils utiliser le triangle de gestion de projet pour communiquer l'état du projet aux parties prenantes ?
En informant constamment les parties prenantes de l'état du projet et en veillant à ce qu'il respecte la portée, le calendrier et les restrictions budgétaires, les chefs de projet peuvent utiliser le triangle de gestion de projet pour communiquer efficacement l'état du projet. Cela peut être accompli par le biais de rapports d'état de projet récurrents, de tableaux de bord de projet ou d'autres formes de communication qui permettent aux parties prenantes d'accéder à des informations sur l'état du projet et les problèmes potentiels. Le triangle de gestion de projet peut également être utilisé par les chefs de projet comme une aide visuelle pour clarifier les compromis et les décisions prises et aider les parties prenantes à comprendre l'avancement du projet.
Comment le triangle de la gestion de projet s'applique-t-il aux projets d'externalisation ?
Le triangle de gestion de projet est le même pour tous les projets, y compris ceux qui incluent l'externalisation. Les projets externalisés auront des difficultés particulières à gérer la portée, le calendrier et les restrictions budgétaires dans de nombreux fuseaux horaires, cultures et langues. Les restrictions de portée, de temps et d'argent peuvent toujours être gérées, ainsi que tous les risques, en utilisant le triangle de gestion de projet comme cadre.
Comment les chefs de projet peuvent-ils utiliser le triangle de gestion de projet pour améliorer les performances du projet ?
En l'utilisant comme cadre pour reconnaître et gérer la portée, le temps et les contraintes de coût du projet, les chefs de projet peuvent utiliser le triangle de gestion de projet pour améliorer les performances du projet. Les chefs de projet peuvent garantir que le projet est livré dans les délais, dans les limites du budget et au niveau de qualité prévu en examinant et en révisant régulièrement le plan de projet et en faisant des compromis entre les restrictions si nécessaire. Le triangle de gestion de projet peut également être utilisé par les chefs de projet pour mieux communiquer avec les parties prenantes, identifier et gérer les risques potentiels et améliorer les performances du projet.
En conclusion
La qualité de votre projet dépend de la maîtrise des trois contraintes du triangle de gestion de projet. Une mauvaise gestion de ces trois éléments fera très probablement dérailler votre projet et le fera s'effondrer. Pour vous aider à gérer avec succès ces trois contraintes, vous pouvez rechercher outils de gestion de projet en ligne. Il y en a beaucoup parmi lesquels choisir!
Foire aux Questions
Comment s'appelle le triangle de gestion de projet ?
Le triangle de gestion de projet est appelé triangle des triples contraintes ou triangle de fer.
Le triangle de fer est-il obsolète ?
Bien que le triangle de fer ne soit plus utilisé pour mesurer le succès d'un projet, il n'est pas encore dépassé.
Qui a inventé le triangle de gestion de projet ?
Martin Barnes a inventé le triangle de gestion de projet.
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Bibliographie
